seÇÃo de gestÃo de documentos sigda - farmanguinhos julho - 2013
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SEÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
SIGDA - FARMANGUINHOS
JULHO - 2013
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MISSÃO
Atuar com responsabilidade socioambiental na promoção da
saúde pública por meio da produção de medicamentos, pesquisa, desenvolvimento tecnológico, geração e difusão de conhecimento.
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ESTRUTURA
Vice Diretoria de Gestão Institucional
Departamento de Administração
Serviço de Documentação
Seção de Gestão de Documentos
Setor de Protocolo
Setor de Expedição
Setor de Reprografia
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1996
INÍCIO DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
Diagnóstico da Situação:
- Perfil Institucional
- Levantamento para Diagnóstico de Arquivo - 119 m de documentos
- desconheciam os procedimentos de gestão de arquivos
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IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS EM FARMANGUINHOS
• Atender aos órgãos reguladores:– Vigilância Sanitária (BPF, BPL, BPC, Farmacovigilância, etc.);– Arquivo Nacional;
– e outros.
• Atender a Portaria 353 /2009-PR :– Constitui o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – SIGDA da
Fundação Oswaldo Cruz, em consonância com o Decreto nº 4.915 de 2003, que organiza as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.
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Instrumentos de Gestão de Documentos
• Com a implantação do SIGDA na Fiocruz foram desenvolvidos os seguintes Instrumentos da Gestão de Documentos:
– Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública Federal – versão FIOCRUZ (5ª versão – 2007);
– Procedimentos de Transferência, Recolhimento e Eliminação documentos (1998);
– Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da Fundação Oswaldo Cruz (1998 com alterações em 2004, 2010 e 2012);
– Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim para uso no Instituto de Tecnologia em Fármacos – Farmanguinhos (1ª versão - 1999, 2ª versão – 2007, em fase de atualização);
– Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Fundação Oswaldo Cruz (1ª versão – 2000, 2ª versão – 2007, em fase de atualização);
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Instrumentos de Gestão de Documentos
• Outros instrumentos utilizados em Farmanguinhos:
– Planilhas para indexação do acervo documental do arquivo intermediário
(controlamos 48 planilhas);
– Sistema de Controle de Empréstimo de Documentos;
– Procedimento Operacional Padrão – POP:
- Transferência de Documentos para a SGD;
- Avaliação, Seleção e Destinação Final de Documentos.
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Volume do acervo(aproximadamente)
• Documentos Correntes: não mensurável no momento.
• Documentos Intermediários:
364 m de documentos textuais
168 m de envelopes de lotes de produto
Total de 532 m de documentos.
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Consulta e Empréstimo de Documentos
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Descarte de Documentos
• 2001 – 35,8 m = 1.530 t
• 2002 – 27,2 m = 1.080 t
• 2006 – 24,5 m ( não foi informado o peso)
• 2010 – 395,7m = 8,210 t
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SIGDA – FARMANGUINHOS1996
Muitos documentos importantes foram destruídos em conseqüência de uma enchente.
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1º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1997(sótão do prédio Planta Piloto)
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2º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 2004(sala ao lado da Flexografia)
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2º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 2004(sala ao lado da Flexografia)
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3º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - 2005 / 2006CTM
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Descarte de Documentos realizado em Setembro - 2010
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Descarte de Documentos realizado em Setembro - 2010