schüleraustausch: zertifizierung durch ri inhalt - 1 -

Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RI

Inhalt - 1 -

• Zertifizierung – Warum?• Status Zertifizierung• Grundlagen• Organisation• Grundlegende Anforderungen von RI

Haftpflichtversicherung Körperschaft öffentlichen Rechts: Rotary Jugenddienst e.V Schutz der Programmteilnehmer


Schüleraustausch:Zertifizierung durch RI

Inhalt - 2 -

• Pflichten des Clubs Überblick Auswahl der Beteiligten Ausbildung und Qualifikation Sonstige Pflichten Dokumentation – die Austauschtabelle

• Pflichten des Distrikts• Rotary International


Wir sind dabei, weil es Sinn macht.

• Arbeitserleichterung• Qualitätssicherung• Standardisierung• Imagefaktor

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIWarum?


Papier ist geduldig. Zertifizierung leben! Streben nach Qualität ist ein stetiger Prozess.1. Handeln2. Kontrollieren3. Verbessern4. Besser und bewußter Handeln…Das Bewusstsein aller Beteiligtenist entscheidend für die Qualität.

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIWarum?


454 Distrikte sind zertifiziert76 Distrikte sind nicht zertifiziert

Alle deutschen Distrikte sind zertifiziert. Nicht zertifizierte Distrikte und Clubsscheiden aus dem Austausch aus.

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIStatus weltweit


• Seit 30.Juni 2006 ist Distrikt 1900 zertifiziert.• 62 (von 77) Clubs im Distrikt 1900 sind zertifiziert.• Die Zertifizierung jedes Clubs erlischt automatisch am

31.10 jeden Jahres, wenn sie nicht zuvor erneuert wurde.

• nicht zertifizierte Clubs verlieren den Zugang zur Datenbank von RJD

• Zugang mit Identifikation + Passwort ist Eintrittskarte zum Erstellen von Bewerbungen

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIStatus Distrikt 1900


Grundlagen:YEX Handbook 746 EN

(Herausgeber: Rotary International = RI)Deutsches Programmhandbuch YEX

(Herausgeber: Rotary Jugenddienst Deutschland)

Siehewww.rotary1900.de/schueleraustausch

Info für - Jugenddienst - Programmhandbuch

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIGrundlagen


Deutscher Multidistrikt

RotaryJugenddienstDeutschland

e.V. =RJD

RI

Sponsor-Club

Sponsor-Distrikt

Bewerber

Ausländischer Multidistrikt

Gast-Distrikt

Gast-Club

AusländischerTrägerverein

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIOrganisation


• Haftpflichtversicherung muss alle Aktiven schützen

• Körperschaft öffentlichen Rechts muss Austauschprogramme durchführen

• Rotary Codes of Policies 2.110 und 41.080 zum Schutz der Programmteilnehmer

müssen installiert sein Programm-Handbuch A, Anlage 1

Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIGrundlegende Anforderungen


Grundlegende Anforderungen von RI

Haftpflichtversicherung von RJDfür alle Amtsträger

• Umfang und Bedingungen siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für – Jugenddienst – Versicherung – Versicherung für Amtsträger und

Versicherungsschein LVM• Knackpunkt: Die Versicherung schützt nur, wenn

der betroffene Verantwortliche die Regeln eingehalten hat.



Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:

Rotary Jugenddienst e.V.

Vereinszweck:• Durchführung aller

Austauschprogramme• Versicherung der Amtsträger• Öffentlichkeitsarbeit auf

nationaler Ebene• Programme, Richtlinien,

Handbücher ausarbeiten und verteilen


Vorstand: 3 PersonenAmtszeit 3 Jahre Wiederwahl max. 1 mal Beirat: 3 Personen Aus dem GovernorratMitgliederversammlung:Stimmrecht hat Clubpräsident (übertragbar)



Rotary Jugenddienst e.V.Struktur


Gesamtvorstand:1 Vorsitzender + 1 Stellvertreter1 Schatzmeister14 Distrikt-Jugenddienstbeauftragte1 Beauftragter des Deutschen Governorrates für Jugenddienst18 Personen



Rotary Jugenddienst e.V.Struktur


Mitglieder werden auf Wunsch durch Beitritt: • jeder Rotary Club in

Deutschland• Jeder deutsche Rotarier



Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder

• Beitrittsformulare hier oder siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch/06_infos/FormBeitrittVereinJD.pdf


Der Verein ist alleiniger Austauschträger.Gehen Sie voran.

Machen Sie mit alsPersönliches Mitglied!





Ihre Beitritterklärung heute: Ein PIN Rotary D1900 für Sie!





Folgende Ansprechpartner müssen jederzeit telefonisch erreichbar sein:• Counselor• Jugenddienst• Clubpräsident• Distrikt-Inboundbeauftragter und• Mindestens 1 weiblicher und 1 männlicher Berater

außerhalb von Rotary

Programm-Handbuch A, Anlage 1


Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds


Jeder Verantwortliche (Counselor, Jugenddienst, Club-präsident, Distrikt-Inboundbeauftragter) muss kennen:

• Organisationsstruktur• Risikomanagement• Notfallprozeduren• Verantwortlichkeiten• Zuständigkeiten• Kommunikationsregeln• Termine

Programm-Handbuch A, Anlage 3




Jeder Inbound braucht exklusiv für sich1 eigenen qualifizierten Counselor.• Der Counselor darf für seinen Inbound zu keiner Zeit

eine der folgenden Funktionen ausüben: Gastvater/Gastmutter, Jugenddienstleiter, Präsident oder Lehrer

• Jeder Counselor muss vor Beginn seiner Tätigkeit ein Counselor-Seminar des Distrikts besucht haben. Das Zertifikat erlischt 3 Jahre nach Besuch des Seminars, wenn es nicht zuvor erneuert wurde.




Genügend Counselors• Jeder Club kann maximal nur so viele Outbounds

nominieren, wie er über Counselors verfügt.• Deren Zertifikate müssen bis zur Abreise des Ihnen

anvertrauten Inbound gültig sein.• Eine Kopie des zugehörigen Counselor-Zertifikates ist

jeder Bewerbung beizufügen.• Mehr Info siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für -

Counselor Leitfaden Counselor Inboundbetreuung und

Risikomanagement




• www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für Jugenddienst – Bewerbungsverfahren – „Verpflichtungserklärung Rotary Clubs D1900“

• Komplett ausgefüllt und unterschrieben von 4 Vertretern des Clubs ist sie Bestandteil jeder Bewerbung

Pflichten des Clubs

ÜberblickVerpflichtungserklärungRotary Clubs D1900


Pflichten des Clubs

Überblick Rolle des Clubjugenddienstes

Clubjugenddienst

Inbound 1

Gast-familie 1

Gast-familie 2

Gast-familie 3Inbound 2

Inbound 3

Counselor 1

Counselor 2

Counselor 3

SchuleDirektor

KlassenlehrerPatenschlüler

ClubPräsident

SchatzmeisterVortragswart

Kranken-versicherung

Distrikt Rotex 1900


• Sorgfältige Auswahl der Outbounds • Intensive Interviews der Gastfamilien mit allen

Familienangehörigen durch zwei Rotarier• Betreuung und Vernetzung der Inbounds mit

Club, Schule, Gastfamilien und Counselors• Melden von schwerem Unfall, Abbruch oder

sexuellem Missbrauch sofort an Distrikt. • Meldung muss nach 72 Stunden bei RI sein.

Pflichten des Clubs

Überblick Grundsätzliches


Die Clubsekretäre sollen ihre neuen Amtsträger bis Januar dem Distrikt über ROCAS mitgeteilt haben, damit der Distrikt Einladungen zustellen kann.Außerplanmäßige Wechsel von Jugenddienst,Counselors oder Gastfamilien sind sofortdem Distrikt mitzuteilen.Alle Anforderungen zur Qualifizierung gelten füreingesprungene Aktive uneingeschränkt.

Pflichten des Clubs

Auswahl der BeteiligtenKommunikation mit den Distrikt


Jeder Inbound braucht 3 Gastfamilien • 2 Rotarier besuchen jede Gastfamilie in deren Wohnung

und sprechen mit allen Mitgliedern der Familie • für jede Gastfamilie werden der Fragebogen Gastfamilie

und die daraus erstellten Interview-Protokolle bereits mit der Bewerbung des Outbound im Oktober eingereicht,

• ebenso die von den Gasteltern erstellten Informationsbogen Gasteltern = Seite 15 + 16 der Bewerbung

Pflichten des Clubs

Auswahl der BeteiligtenGastfamilien


Mit der Nominierung eines Outbound sendet der Club dem Distrikt bis 31. Oktober zeitgleich die Bewerbung mit

• 3 Gastfamilienbögen + Interviewprotokollen• Verpflichtungserklärung auf Zertifizierung (=

„Verpflichtungserklärung Rotary Club“)• Komplette Austauschtabelle (siehe unten)

Unvollständige Bewerbungen können vom Distrikt nicht bearbeitet werden.

Pflichten des Clubs

Auswahl der BeteiligtenDokumentation


Pflichten des Clubs

Ausbildung der BeteiligtenJugenddienst

Jeder neue Jugenddienstleiter muss vor Beginn seiner Tätigkeit am 1. Juli an einem Seminar für neue Jugenddienstleiter teilnehmen.Diese finden stets im Frühjahr statt. Siehewww.rotary1900.de/schueleraustausch - TermineDie Dauer beträgt mindestens 6 Stunden.Eine Vertretung durch andere ist für neue Jugenddienstleiter nicht möglich.


Alternative Erfüllung der Präsenzpflichtfür erfahrene Jugenddienstleiter:Der Jugenddienstleiter kann sich beimJugenddienst-Seminar von einem/rFreund/in aus dem eigenen Club vertretenLassen, wenn er bereits länger als 3 Jahre amtiert.

Pflichten des Clubs

Ausbildung der BeteiligtenJugenddienst


1 Seminar in jedem Kalenderjahr für alle Aktiven vor dem 31.10. ist Pflicht für:•Distriktbeauftragte• alle Club -Jugenddienstleiter• alle Gasteltern• alle Rotex-Mitglieder• alle Betreuer

(Ersatztermin in anderem Distrikt ist möglich)

Pflichten des Clubs

Ausbildung der BeteiligtenAlle Beteiligten


4 für Outbounds3 für Jugenddienst2 für Counselors 1 für Inbounds

10 Seminare jährlich – ein reiches Angebot An vielen Orten im Distrikt siehe

www.rotary1900.de/schueleraustausch - Termine

Pflichten des Clubs

Ausbildung der BeteiligtenAlle Beteiligten


• Aufnahmegarantie der Schule für den Inbound (= Schulvereinbarung) wird schon im Oktober Bestandteil der Bewerbung des Outbound

• 85,- € / Monat Taschengeld garantiert der Club• jedem Inbound• Archivieren der Unterlagen mindestens 5 Jahre nach

Austauschende (z.B. Bewerbungen, Interview-Protokolle, Austauschtabellen, Schriftverkehr)

• PR mit Distrikt abstimmen

Pflichten des Clubs

Sonstige Pflichten

Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst

Anwendungen• Orientierung für den Inbound• Clubinterne Organisation• Kommunikation Club-Distrikt• Distriktarbeit• Dokumentation• Archiv - 5 Jahre nach Ende des Austauschs

aufbewahren

Pflichten des Clubs

DokumentationDie Austauschtabelle


Pflichten des Clubs



Technische Voraussetzungen• Software MS Excel: • E-Mail-Programm• Speichern als EXCEL 2003 Dokument“

mit Clubname, Austauschjahr undDateiendung .xls z.B. „Hamm-2011-12.xls“

Pflichten des Clubs



• Nachweis, dass Ihr Club die Aufnahme und Betreuung des/der Inbounds im Voraus umfassend organisiert hat und damit die Anforderungen der Zertifizierung erfüllt

• Vorbedingung dafür, dass Bewerbungen von Outbounds bearbeitet werden können.

• Basis der neuen Austauschtabelle des Folgejahres, da viele Angaben unverändert bleiben werden

Pflichten des Clubs

DokumentationDie AustauschtabelleZiele 1


• Die effektive Kommunikationsplattform für alle Beteiligten im Austausch

• Ihr Adressbuch• Ihr Telefonregister• Ihr E-Mail-Verteiler für die Kommunikation

innerhalb des Clubs• Über die Homepages Anbindung der

Inbounds an Club, Distrikt und Rotex

Pflichten des Clubs



• Hilfe bei der PR-und Pressearbeit • Organisationsplan für die perfekte Betreuung

Ihrer Inbounds• Umzugs- bzw. Belegungsplan für Ihre

Gastfamilien und • Nachweis der vorgeschriebenen

Ansprechpartner innerhalb und außerhalb von Rotary

Pflichten des Clubs



Pflichten des Clubs


verwaltet der Jugenddienstleiter• Sofort verfügbar auf dem Desktop seines PC,

Laptop und/oder Smartphone• bei Änderungen stets aktualisiert• verteilt aktualisierte Fassungen umgehend per

Rundmail mittels der Adressen aus der Austauschtabelle selbst an alle in Club und Distrikt als E-Mail-Anhang


• Vorstellung der Programme in Clubs• Koordination der Öffentlichkeitsarbeit• Unterstützung der Clubs• Anforderungen von RI in Clubs umsetzen• Organisation der Seminare• Berichte an RI: Statistik einmal jährlich• Abbrüche und Missbrauch sofort melden

Pflichten des Distrikts

Umsetzung der Anforderungen der Zertifizierung in den Clubs


• Jährlicher Nachweis der Voraussetzungen• Jährlich neuer Antrag des Distriktes an RI mit

Unterschriften des Governors und des YEX-Chairman siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für - Jugenddienst – Zertifizierung – Zertifizierungsantrag…


Erneuerungsantrag für Zertifizierung


Unser Weg:Eigenverantwortung undEigeninitiative der Clubs

Selbstauskunft GastfamilienbogenInterne Zertifizierungmit Eigenanalyse

Bei uns nicht üblich: Zentralistische

Organisation

KontrollePol.

FührungszeugnisExterne Zertifizierung

mit Auditierung


Leitlinien der Organisationim Distrikt 1900


• Zentrale Datenerfassung• Information aller Distrikte (Preconvention,

Rundschreiben, Adressverzeichnisse usw.)

• Richtlinienkompetenz (z.B. Bewerbungsformulare, Regelwerke, Handbücher)

• Überwachung der Aktivitäten der Distrikte• Zertifizierung

Rotary International

Funktionen


• RI verbietet Austausch mit nicht zertifizierten Distrikten

• Zuwiderhandlung wird von RI durch Entzug der Zertifizierung geahndet.

• Analoges gilt für Clubs.

Rotary International

Sanktionen

schüleraustausch: zertifizierung durch ri inhalt - 1 -

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