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Lohn und Gehalt mit Lexware

Schritt für Schritt das Programm Lexware lohn + gehalt erklärt. Firmenstammdaten erfassen, Mitarbeiter anlegen, Krankenkassen verwalten, Lohnarten anlegen, Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile, Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubszeiten, Erzeugen von Lohnabrechnungen, SV-Meldungen, Monatsabschluss, Lohnsteuerbescheinigung, u.v.m.

Ursula Rohrlack

Lohn und Gehalt mit Lexware. Schritt für Schritt das Programm Lexware lohn + gehalt erklärt. Fir-menstammdaten erfassen, Mitarbeiter anlegen, Krankenkassen verwalten, Lohnarten anlegen, Ein-malzahlungen, geldwerte Vorteile, Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubszeiten, Erzeu-gen von Lohnabrechnungen, SV-Meldungen, Monatsabschluss, Lohnsteuerbescheinigung, u.v.m.

Hinweis: In dieser Druckversion wird mit der Softwareversion Lexware lohn + gehalt 20.02 bzw. Lexware financial office 20.03 gearbeitet.

Autorin:Ursula Rohrlack,Freie Dozentin für Rechnungswesen sowie Lohn und Gehaltan verschiedenen Berliner Volkshochschulen und anderen Bildungsträgern

1. Auflage, Druckversion vom 27.02.2017, POD-12.0.2

Verlag: EduMedia GmbH, Augustenstraße 22/24, 70178 StuttgartRedaktion: Maria-Magdalena KielholzLayout, Satz und Druck: Schlötel GmbH, Ziegelhüttenweg 4, 98693 IlmenauPrinted in Germany

Bildquellen: Alle Bildschirmfotos stammen aus dem Programm „Lexware lohn + gehalt“.Alle Abbildungen in Kapitel 2 „Übungsfälle“: Copyright 2011 Benutzung unter Lizenz von shutterstock.com.

© 2014-2017 EduMedia GmbH, StuttgartAlle Rechte, insbesondere das Recht zu Vervielfältigung, Verbreitung oder Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkesdarf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischerSysteme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Der Verlag haftet nicht für mögliche negative Fol-gen, die aus der Anwendung des Materials entstehen.

Internetadresse: http://www.edumedia.de

ISBN 978-3-86718-810-4

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Lernen leicht gemacht!

Für Ihren optimalen Lernerfolg enthält dieses Buch …

Basiswissen zur Programmbedienung:Erklärt alle wichtigen Programmfunktionen desLexware-Programms.

authentische Übungsszenarien:Wenden Sie das erworbene Wissen in ausführlichenÜbungsszenarien aus der beruflichen Praxis an.

Musterklausuren:Bereiten Sie sich anhand authentischer Musterklausu-ren auf Prüfungssituationen vor.

Lösungen:Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse der Übungen undMusterklausuren anhand der Lösungsdarstellungen.

Was Sie wissen sollten ...

Im Buch werden die Programmfunktionen von Lexware lohn + gehalt und von Lexware financial office erklärt. Bei anderen Lohnprogrammen von Lexware (z. B. lohn + gehalt plus/Premium, Business Office) können einzelne Bedienungsschritte abweichen. Aufgrund der weitgehend gleichen oder sehr ähnlichen Gestaltung der Programmfunktionen kann das vorliegende Buch jedoch auch als Lernhilfe für diese ab-weichenden Programmversionen von Lexware verwendet werden.

Achten Sie bitte darauf, dass Sie aus den Firmen, die Sie nur zu Übungszwecken anlegen, niemals Daten an Institutionen (Finanzamt, Krankenkassen u. a.) übersenden! Um ein versehentliches Senden der Daten auszuschließen, kennzeichnen Sie diese Firmen als Testfirmen.

Damit unsere Unterrichtsmaterialien lebendig und lesbar bleiben, haben wir in dem vorliegenden Band auf Wortungetüme wie „LeserInnen“ u. ä. verzichtet und stattdessen die männliche Form verwendet. Bitte haben Sie Verständnis für unser Vorgehen, liebe Leserin. Sie sind selbstverständlich ebenso gemeint, wenn wir z. B. von „dem Arbeitgeber“ oder „dem Beschäftigten“ sprechen.

3

Inhaltsverzeichnis I

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung in die Lohnabrechnung mit Lexware . . . . . . . . . . . . . . . .7

1.1 Systemvoraussetzungen ............................................................................................................. 8

1.2 Installation und Aktualisierungen ............................................................................................. 8

1.3 Allgemeine Programmbedienung .............................................................................................. 9

Programmstart mit Lexware lohn + gehalt .......................................................................................9

Programmstart mit Lexware financial office .....................................................................................9

Möglichkeiten der Funktionsaktivierung ........................................................................................11

Bewegen im Dialogfenster ...............................................................................................................11

Hilfen im Programm ........................................................................................................................11

Das Service Center ...........................................................................................................................11

Lexware Scout ..................................................................................................................................12

1.4 Das Anlegen einer Firma .......................................................................................................... 12

Erfassen von Firmenstammdaten mit dem Firmenassistenten in Lexware lohn + gehalt .............12

Erfassen von Firmenstammdaten mit dem Firmenassistenten im Lexware financial office ..........16

Ändern von Firmenstammdaten .....................................................................................................21

1.5 Das Einrichten von Krankenkassen .......................................................................................... 22

Die Krankenkassenverwaltung ........................................................................................................22

Krankenkassenangaben allgemein ...........................................................................................22Krankenkassen neu anlegen .....................................................................................................25

Krankenkassenangaben der aktuellen Firma ...................................................................................26

1.6 Berufsgenossenschaften bearbeiten ....................................................................................... 28

Berufsgenossenschaften allgemein ..................................................................................................28

Berufsgenossenschaften der aktuellen Firma ..................................................................................29

1.7 Das Anlegen eines Mitarbeiters ............................................................................................... 30

Das Erfassen von Vorträgen .............................................................................................................36

Nachträgliche Änderung der Mitarbeiterdaten ...............................................................................38

1.8 Die Antwortzentrale ................................................................................................................. 38

1.9 Das Eingeben der Bezüge der Arbeitnehmer .......................................................................... 39

Lohnangaben ...................................................................................................................................41

Laufendes Arbeitsentgelt ..........................................................................................................41Einmalzahlungen .....................................................................................................................42Vermögenswirksame Leistungen ..............................................................................................42Geldwerter Vorteil ....................................................................................................................43Netto Be- und Abzüge ...............................................................................................................43Dienstwagen .............................................................................................................................44Stundenerfassung .....................................................................................................................44Stunden Berufsgenossenschaft .................................................................................................46

Betriebliche Altersversorgung ..........................................................................................................46

Angaben zu Fehlzeiten, Erstattung, u. a. .........................................................................................49

Erstattung U1 und U2 ..............................................................................................................50Zuschuss zum Mutterschaftsgeld .............................................................................................51Bezüge bei Sozialleistung ..........................................................................................................52Urlaub .......................................................................................................................................52Textfeld .....................................................................................................................................53

4

InhaltsverzeichnisI

Angaben zu Vorträgen .....................................................................................................................53

Vorträge aus Fremdfirmen ........................................................................................................53Eigene Vorträge aus dem Vorjahr .............................................................................................53

1.10 Das Anlegen von Lohnarten ..................................................................................................... 55

Neuanlage Laufendes Arbeitsentgelt ...............................................................................................55

Neuanlage eines Einmalbezuges ......................................................................................................58

Neuanlage eines Geldwerten Vorteils .............................................................................................58

Neuanlage von Nettobezügen und -abzügen ..................................................................................58

1.11 Die Kontenverwaltung .............................................................................................................. 59

1.12 Der Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent ............................................................... 60

Das Erstellen von Beitragsnachweisen ............................................................................................61

Zusätzliche Lohnarten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfassen .....................................63

1.13 Die Datensicherung ................................................................................................................... 64

1.14 Der Monatsabschluss ................................................................................................................. 66

1.15 Korrekturen nach dem Monatsabschluss ................................................................................ 67

Korrekturen von Mitarbeiterdaten ..................................................................................................67

Korrektur von Mitarbeiter-Abrechnungssdaten .......................................................................67Korrektur von Mitarbeiter-Stammdaten ..................................................................................68Korrekturen von Krankenkassen-Stammdaten ........................................................................68

1.16 Monatlich zu druckende Auswertungen .................................................................................. 69

Lohn- / Gehaltsabrechnungen ........................................................................................................69

Stunden- und Fehlzeiten .................................................................................................................69

Lohnjournal .....................................................................................................................................70

Buchungsliste ...................................................................................................................................70

Beitragsabrechnung .........................................................................................................................71

Beitragsnachweis .............................................................................................................................73

Lohnsteueranmeldung ....................................................................................................................74

Lohnsteuerbescheinigung ...............................................................................................................75

Lohnsteuerbescheinigung mit Elster ........................................................................................75Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung ohne Elster ...............................................................76

Sozialversicherungsmeldung ...........................................................................................................77

SV-Meldung und UV-Jahresmeldung ausgeben .......................................................................77Elektronische SV-Meldungen per SV-net oder Dakota ............................................................78

1.17 Der Jahresabschluss ................................................................................................................... 79

1.18 Jährlich zu druckende Auswertungen ...................................................................................... 80

Lohnkonto .......................................................................................................................................80

Jahreslohnjournal ............................................................................................................................81

1.19 Exkurs: Die Übertragung der Buchungsliste im Lexware financial office ............................ 81

Einrichten der Buchhaltung in den Firmendaten ...........................................................................81

Übergabe der Buchungsliste in den Buchhalter ..............................................................................83

Funktion manuell aktivieren ....................................................................................................83Funktion als Automatik einrichten ..........................................................................................83

5

Inhaltsverzeichnis I

2 Übungsfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85Hinweise zu den Übungs- / Prüfungsaufgaben ............................................................................... 86Firmenstammblatt ...........................................................................................................................86

Personalstammblatt .........................................................................................................................87

Krankenkassenstammblatt ..............................................................................................................87

Firmenübergreifende Stammdaten ..................................................................................................88

1. Fall: Bürofachhande......................................................................................................................91Lösungen zum 1. Fall .......................................................................................................................96

2. Fall: Fahrradeinzelhandel .......................................................................................................... 109Lösungen zum 2. Fall .....................................................................................................................113

3. Fall: Kleintransporte .................................................................................................................. 129Lösungen zum 3. Fall .....................................................................................................................133

4. Fall: Fliesenfachgeschäft ............................................................................................................ 140Lösung zum 4. Fall .........................................................................................................................144

5. Fall: Raumausstattung ............................................................................................................... 154Lösungen zum 5. Fall .....................................................................................................................157

6. Fall: Elektrofachgeschäft............................................................................................................ 167Lösung zum 6. Fall .........................................................................................................................172

3 Wissenskontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185

Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229Firma Musterlohn - Grunddaten ...................................................................................................230

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) .......237

Abkürzungen .................................................................................................................................239

Abbildungsverzeichnis ...................................................................................................................239

Sachwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240

7

Einführung in dieLohnabrechnung mit Lexware

In diesem ersten Abschnitt werden Sie mit den Pro-grammfunktionen von Lexware lohn + gehalt sowieLexware financial office1 vertraut gemacht, die benö-tigt werden, um die im zweiten Abschnitt zusammen-gestellten Übungsfälle bearbeiten zu können. An den Stellen, an denen die Bedienung von Lexwarelohn + gehalt und Lexware financial office voneinan-der abweichend ist, werden die unterschiedlichen Vor-gehensweise der beiden Versionen nacheinander er-läutert.

Inhalt

Systemvoraussetzungen

Das Anlegen einer Firma

Das Einrichten von Krankenkassen

Das Anlegen eines Mitarbeiters

Das Eingeben der Bezüge der Arbeitnehmer

Das Anlegen von Lohnarten

Die Kontenverwaltung

Der Monatsabschluss

Korrekturen nach dem Monatsabschluss

Monatlich zu druckende Auswertungen

Der Jahresabschluss

Jährlich zu druckende Auswertungen

Exkurs: die Übertragung der Buchungsliste im Lexware financial office

1 Bei anderen Lohnprogrammen von Lexware (z. B. lohn + gehaltplus/pro/premium) können einzelne Bedienungsschritteabweichen. Aufgrund der weitgehend gleichen oder sehr ähnlichenGestaltung der Programmfunktionen kann das vorliegende Buchjedoch auch als Lernhilfe für diese abweichendenProgrammversionen von Lexware verwendet werden.

8

Systemvoraussetzungen1

1.1 Systemvoraussetzungen

Für den Einsatz des Programms Lexware lohn + gehalt sollten folgende Systemvor-aussetzungen erfüllt sein:

Hard- und Software Windows 7 Home ab SP1, Windows 8.1, Windows 10 (jeweils deutsche Version)

Pentium Prozessor ab 2 GHz oder höher

mind. 2 GB Arbeitsspeicher, empfohlen 4 GB

Grafikauflösung 1024 x 768 oder 1366 x 768

mindestens 10 GB freier Festplattenspeicher

DVD-Laufwerk

Internet-Zugang für Produktaktivierung sowie Online-Aktualisierungen

E-Mail-Adresse für Online-Komponenten

1.2 Installation und Aktualisierungen

Die Programm-CD ist mit einem Setup-Programm ausgestattet, das Sie mit einemAssistenten durch die Installation führt. Wichtig hierbei ist, dass Sie für die Zeit derInstallation - wenn irgend möglich - sämtliche anderen Programme ausschalten,die im Hintergrund arbeiten. Das trifft insbesondere auf Virenscanner und Firewallzu. Einige Virenscanner haben in der Vergangenheit bereits zu Fehlern bei derLexware-Installation geführt.

Das Programm sowie das enthaltene Elster-Modul werden im laufenden Jahr übli-cherweise einige Male über das Internet aktualisiert. Teilweise ist eine durchge-führte Aktualisierung sogar die Voraussetzung für das Weiterarbeiten mit lohn +gehalt, wie beispielsweise seit mehreren Jahren die so genannte „Februar-Aktuali-sierung“ notwendige Voraussetzung für den Monatswechsel vom Januar in den Fe-bruar ist.Die Aktualisierungen können Sie im Internet unter www.lexware.de im Support-Bereich finden, oder aber Sie machen es sich leicht und lassen das Programm dieAktualisierung selbst suchen, ggf. herunterladen und installieren. Dies können Sienach dem Start des Programms einrichten im

Menüpunkt ? Software aktualisieren.

9

Allgemeine Programmbedienung 1

1.3 Allgemeine Programmbedienung

Beim erstmaligen Öffnen des Programms startet Lexware unterschiedlich, je nach-dem, ob Sie mit der Version Lexware lohn + gehalt arbeiten oder mit Lexwarefinancial office:

Programmstart mit Lexware lohn + gehalt

Das Programm startet automatisch mit dem Firmenassistenten, der beim Anlegeneiner Firma (der Firmenstammdaten) behilflich ist (siehe dazu ab Seite 12). An-schließend zeigt das Programm die so genannte Startseite, auf der die häufigstenFunktionen als Icons abgebildet sind, um ein bedienerfreundliches schnelles Öff-nen zu ermöglichen.

Programmstart mit Lexware financial office

Das Programm startet automatisch mit der Startseite der Zentrale.

Lexware financial office (LFO) beinhaltet die drei Einzelprogrammen buchhalter,lohn + gehalt sowie faktura. Die Zentrale bildet den Knotenpunkt zwischen diesendrei Modulen. In jeder Firma ist es möglich, mit einem oder mehreren der einzel-nen Module zu arbeiten. Auch können aus lohn + gehalt bzw. aus faktura automa-tisch Buchungssätze in den buchhalter übertragen werden (vgl. ab Seite 81). Daherwerden modulübergreifende Eingaben in der Zentrale getätigt, nicht in den Einzel-programmen. Das betrifft

die Firmenverwaltung (siehe dazu ab Seite 12),

die Datensicherung (siehe ab Seite 64) und

die Benutzerverwaltung, die im Menüpunkt Extras zu finden ist.

10

Allgemeine Programmbedienung1

Anschließend an Ihre Eingaben in der Zentrale öffnen Sie das Modul lohn + gehaltdurch Mausklick auf .

Lexware öffnet die Startseite Lohn+Gehalt, auf der die häufigsten Funktionen alsIcons abgebildet sind, um ein bedienerfreundliches schnelles Öffnen zu ermögli-chen. Über die Taskleiste können Sie bei Bedarf jederzeit in die Zentrale umschalten.

11

Allgemeine Programmbedienung 1

Möglichkeiten der Funktionsaktivierung

Das Programm bietet in der Regel mehrere Möglichkeiten, eine Funktion zu aktivie-ren:

über die Menüleiste

über die Symbolleiste

über ein Symbol auf der Startseite

über eine Tastenkombination

Im Folgenden werden überwiegend der Weg über die Menüleiste und die Tasten-kombination aufgeführt. Die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste oder aufder Startseite sind im Allgemeinen selbsterklärend.

Bewegen im Dialogfenster

Die meisten Eingaben im Programm Lexware lohn + gehalt werden Sie über Dialog-fenster tätigen, in denen Sie - ähnlich wie in einem Formular - bestimmte Felderausfüllen oder aus vordefinierte Auswahlmöglichkeiten wählen. Dabei können Siedas jeweilige Feld im Dialogfenster mit der Maus anklicken, oder - damit es schnel-ler geht - mit bestimmten Tasten durch das Formular bewegen:

oder : Sich bewegen in der Buchungsmaske

: Sich bewegen von Eingabefeld zu Eingabefeld

+ : Sich ein Feld zurück bewegen

Sind Eingabefelder mit einem Pfeil oder eine Lupe markiert, so öffnen Sie miteinem Klick auf diese Symbole Auswahllisten, aus denen Sie die gewünschte Ein-gabe heraussuchen können.

Hilfen im Programm

Wie Sie es auch bei anderen Programmen gewohnt sind, finden Sie

im Menüpunkt ?

eine Reihe von Hilfen (vgl. Abbildung auf Seite 8). Hier ist besonders auf zwei Punktehinzuweisen:

Im Hilfe- und Supportcenter finden Sie diverse Erklärungen und Checklistensowie die kompletten Handbücher zum Programm.

Wenn Sie die lohn + gehalt Hilfethemen anklicken, öffnet sich der Ratgeber,der alphabetisch oder durch Suchfunktion sowohl fachliche Informationen lie-fert als auch Hinweise zur Programmbenutzung. Den Ratgeber finden Sie übri-gens auch bei allen Dateneingaben, die mit einem Assistenten verbunden sind(z. B. Firmenassistent oder Mitarbeiterassistent). Hier ist er an einem Fragezei-chen zu erkennen und gibt an dieser Stelle Hintergrundinformationen direktzu den auszufüllenden Feldern.

Das Service Center

Mit Klick auf diesen Link werden Sie - eine aktive Internet-Verbindung voraus-gesetzt - zum Service Center von Lexware weitergeleitet, wo Sie diversen Supportfinden sowohl zu programmtechnischen Fragen als auch zum Hintergrund-Wissender Bereiche Arbeitsrecht und Lohnabrechnung.

Tab Enter

Enter

Umschalt Tab

12

Das Anlegen einer Firma1

Lexware Scout

Lexware scout untersucht die eingegebenen Daten, und zwar sowohl in Bezug auftechnische Probleme als auch hinsichtlich offensichtlich fehlender oder unplausib-ler Dateneingabe. Bei erkannten Fehlern erhalten Sie vom Scout automatisch Feh-lermeldungen, die Sie nach Wunsch als Übersicht oder Bearbeitungsliste anzeigenlassen können. Ein Anklicken des Wortes „Korrektur“ führt Sie genau zur Falschein-gabe, damit Sie die nötige Korrektur vornehmen können.

Der Scout kann auch manuell zur Prüfung der Daten aufgerufen werden.

Menüpunkt Extras Lexware scout

+ +

oder über den Link auf der Startsteite.

1.4 Das Anlegen einer Firma

Wie bereits auf Seite 9 erläutert, ist die Vorgehensweise je nach Programmversionanfänglich unterschiedlich. Die im Folgenden verwendeten Daten der Firma„Musterlohn GmbH“ finden Sie im Anhang dieses Buches.

Erfassen von Firmenstammdaten mit dem Firmenassistenten in Lexware lohn + gehalt

Beim erstmaligen Öffnen des Programms Lexware lohn + gehalt startet das Pro-gramm automatisch mit dem Firmenassistenten, der beim Anlegen einer Firma(der Firmenstammdaten) behilflich ist.Wurde bereits eine Firma angelegt und soll eine weitere Firma angelegt werden, sokann der Firmenassistent manuell gestartet werden.

Funktion aktivierenFunktion aktivieren Der Firmenassistent wird manuell gestartet über

Datei Neu Firma

oder + + +

Alt X L

Alt D N F

13

Das Anlegen einer Firma 1

Dialog & Interaktion

Seite 1 von 9Der Firmenassistent heißt Sie auf der 1. Seite willkom-men und bietet Ihnen eine Checkliste zur Hilfestel-lung an. Mit Weiter starten Sie die Anlage IhrerFirma.

Auf der ersten Seite tragen Sie die FirmendatenName, Straße, PLZ und Ort ein, wenn Sie möchten,auch die Telefonnummer. Die Eingabe der Bankver-bindung der Firma ist zwingend notwendig, wenn Sieals Zahlungsart Überweisungen, Schecks, den Daten-trägeraustausch (DTA) oder Online-Zahlungsverkehrnutzen wollen.

Falls Sie weitere Firmenkonten anlegen möchten,können Sie dies direkt hier oder über den MenüpunktVerwaltung Firmenbankkonten tun. ImZahlungsverkehr stehen Ihnen alle angelegten Fir-menkonten zur Auswahl.

Nach Bearbeitung des ersten Fensters klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weiter.Es öffnet sich die zweite Seite des Firmenassistenten.

Seite 2 von 9Auf der zweiten Seite des Firmenassistenten werdendie Finanzamtsdaten abgefragt, unter anderem dieNummer des Finanzamtes. Jedes Finanzamt hat eineindividuelle Nummer. Sollte diese Nummer nicht be-kannt sein, kann über den Ratgeber eine entspre-chende Liste aufgerufen und die Nummer gesuchtwerden.

Ebenfalls auf der Seite 2 wird festgelegt, ob die Lohn-steueranmeldung monatlich, vierteljährlich oderjährlich abgegeben wird. Die Bankverbindung des Fi-nanzamtes muss unbedingt eintragen werden, wenndie Zahlung der Lohnsteuer per Überweisung, Scheck,Datenträger oder Online-Zahlungsverkehr vorgenom-men werden soll. Für die elektronischen Datenüber-tragungen an das Finanzamt ist unbedingt die Mail-Adresse der Firma anzugeben.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter und Siegelangen ins nächste Fenster.

Seite 3 von 9

Auf der 3. Seite des Assistenten geben Sie die Betriebs-nummer Ihrer Firma an. Besonderheit Berlin: Berlinhat als einziges Bundesland zwei Sozialversicherungs-Rechtskreise. Deshalb müssen Sie hier ggf. einen Ha-ken setzen, wenn sich Ihre Betriebsstätte in Berlin(Ost) befindet .

14

Das Anlegen einer Firma1

Seite 4 von 9

Wenn Sie Sozialversicherungsmeldungen erzeugenmöchten, weil Sie unterjährig von einem anderen Ab-rechnungssystem zu Lexware wechseln, aktivieren Sieauf der 4. Seite des Assistenten das Kontrollfeld .

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in dasnächste Fenster des Assistenten.

Seite 5 von 9

Auf der 5. Seite geben Sie an, wie Erstattungen ausdem Umlageverfahren behandelt werden sollen.

Seite 6 von 9Auf der 6. Seite erfassen Sie die Betriebsdaten IhrerFirma sowie den Ansprechpartner für eventuelleRückfragen der Agentur für Arbeit.

15

Das Anlegen einer Firma 1

Seite 7 von 9

Auf dieser Seite legen Sie Daten zur Berufsgenossen-schaft fest.

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in dasnächste Fenster des Assistenten.

Seite 8 von 9

Auf der 8. Seite geben Sie die Arbeitszeit eines Voll-zeitbeschäftigten an. Diese Angaben werden für dieautomatische Ermittlung der Arbeitsstunden benö-tigt, die an die Berufsgenossenschaft zu melden sind.Durch Klicken auf Bearbeiten öffnet sich einFenster, in dem Sie die Arbeitszeiten entweder detail-liert erfassen können (wie hier dargestellt) oder pau-schal, indem Sie nur die beiden unteren Felder be-nutzen.

Die hier hinterlegten Arbeitszeiten können für dieMitarbeiteranlage übernommen werden.

Seite 9 von 9Hier wird der erste Monat Ihrer mit Lexware lohn +gehalt geführten Lohnbuchführung generiert.

Achtung: Diese Einstellung lässt sich nicht mehr än-dern.

Außerdem legen Sie fest, ob für Ihre Firma Insolvenz-geldumlage zu berechnen und abzuführen ist . Arbeitgeber der öffentlichen Hand sind von dieserUmlage befreit. Ist Ihre Firma bei der Einstellung vonMitarbeitern zur Sofortmeldung verpflichtet, gebenSie dies hier an .

Aktion beenden

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern wird die Firma in Lexware gespei-chert.

Bitte beachten Sie: Wird die Eingabemaske ohne zu speichern verlassen (z.B. mitAbbrechen), gehen alle bereits erfassten Daten verloren und müssen neu einge-geben werden. Dies gilt für alle Daten, die über einen Assistenten (z.B. Firmen-,Krankenkassen-, Mitarbeiterassistenten) angelegt werden.

85

Übungsfälle

In diesem Kapitel üben Sie anhand interessanter Pra-xisfälle das Einrichten einer Firma, das Anlegen vonPersonalstammdaten und das Erstellen einzelner Ge-haltsabrechnungen.Zur Kontrolle des Lernerfolges sind jedem Übungsfallneben Hinweisen zu den einzelnen Aufgaben die Ab-rechnung der Brutto-Netto-Bezüge und das Lohnjour-nal beigefügt.

Inhalt

Anlegen der Firmenstammdaten

Anlegen von Krankenkassen

Anlegen der Personalstammdaten

An- und Abmelden von Mitarbeitern

Einrichten von Lohnarten

Erstellen der Abrechnungen für Arbeiter, Ange-stellte und geringfügig Beschäftigte

Durchführen von Korrekturabrechnungen

Überprüfen der Ergebnisse anhand von Abrechnun-gen (Brutto-Netto-Bezüge) und Lohnjournalen

91

1. Fall: Bürofachhandel 2

1. Fall: Bürofachhandel

Einfache Gehaltsabrechnung

Aufgaben

Aufgabe 1:

Legen Sie eine neue Firma mit den nachstehend aufgeführten Stammdaten an. Die mit Lexware abge-rechneten Gehälter beginnen im Februar 2017.

Firmenstammdaten:

Firma/Anschrift: Bürofachhandel „kombiniert mit dem eigenen Namen“Bücherwurmstr. 47; 63179 Obertshausen (Hessen)E-Mail: [email protected]

Bankverbindung: Raiffeisenbank OffenbachIBAN DE58 5056 0102 1222 3456 78BIC GENODE51OF2

Finanzamt: Offenbach a. M. II; Nr. 2644; Steuernummer: 044 890 12345

Die Lohnsteueranmeldung erfolgt monatlich. Dem Finanzamt wurde Erlaubnis zum Lastschrifteinzug gewährt.

Betriebsnummer: 492 705 51

Ansprechpartner: Ewald MaierTel.: 06104/303030, Fax.: 06104/303031, Mail: [email protected]

Berufsgenossenschaft: BGHW (Einzelhandel); Betriebsnummer: 32064004;Mitgliedsnummer: 4567890211; PIN 13456;Gefahrentarifstelle für alle Mitarbeiter: 02

Krankenkassen: AOK Hessen; KKH Die Zahlung an die Krankenkassen erfolgt per Lastschrift. Das Unternehmen ist umlagepflichtig. Es kommen die allgemeinen Sätze zur Anwendung.

Allgemeine Angaben:

........................................................................................................................................................................................................................................Notizen

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

Die betriebliche Arbeitszeit beträgt wöchentlich 40 Stunden (Mo - Fr je 8 Std.) Es bestehen keine weiteren Betriebsstätten. Die Auszahlung der Löhne und Gehälter ist zum Monatsletzten fällig. Der Betrieb ist weder tarifgebunden, noch besteht eine Betriebsvereinbarung. Die Zahlungen an die Mitarbeiter erfolgen per Scheck. Bei pauschalierten Lohnarten wird die Kirchensteuer im Nachweisverfahren

ermittelt.

92

1. Fall: Bürofachhandel2

Aufgabe 2:

Legen Sie die einzelnen Mitarbeiter entsprechend den Mitarbeiterstammblättern an.

Mitarbeiterstammdaten und Vortragsdaten:

........................................................................................................................................................................................................................................Notizen

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

Personalnummer: 01

Name/Anschrift: Ewald Maier; Am Hasenpfad 3; 60557 Frankfurt a.M. (Hessen)

Geboren: 23.06.1954

Nationalität: deutsch

Beschäftigt als: Verkäufer im Außendienst seit 01.12.2007

SV-Nummer: 52 230654 M 009

Elternschaft: nachgewiesen

Ausbildung: Hauptschule mit abgeschlossener Berufsausbildung

Krankenkasse: KKH

Lohnsteuermerkmale: III / 2,0 / ev. - rk.Freibetrag jährlich 12.000,00 €Freibetrag monatlich 1.000,00 €Identifikationsnummer 11234567890

Wochenarbeitszeit: 40 Stunden (5 Tage je 8 Stunden)

Urlaubsanspruch: 3 Tage Resturlaub für 2016, 24 Tage Urlaub für das lfd. Jahr

Aufgelaufene Werte der bisher manuell erstellten Gehaltsabrechnung:

SV-Tage1 / Steuertage jeweils 30 Tage

Gesamt-/ Steuerbrutto 3.200,00 €

Lohnsteuer 20,16 €

Solidaritätszuschlag 0,00 €

Kirchensteuer 0,00 €

SV-Entgelt1 / BG-Entgelt 3.200,00 €

Beiträge AN

KV2 272,00 €

RV3 299,20 €

AV 48,00 €

PV 40,80 €

Auszahlung 2.519,84 €

1 Hinweis: wenn nichts anderes angegeben ist, gelten die SV-Werte ebenfalls für die Insolvenzgeldumlage. Dies ist auch bei den folgenden Übungsaufgaben der Fall.

2 Der KV-Beitrag versteht sich bei den Vortragsdaten aller Mitarbeiter inklusive Zusatzbeitrag. Das ist auch bei den folgenden Übungsaufgaben der Fall.

3 Der RV-Anteil des Arbeitnehmers entspricht - sofern nichts Anderes angegeben wird - in allen Aufgaben jeweils dem Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung.

93


........................................................................................................................................................................................................................................Notizen

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

Personalnummer: 02

Name/Anschrift: Gerhard Reimann, Bahnhofstr. 26. 63165 Mühlheim (Hessen)

Geboren: 03.07.1977 in Hannover


Beschäftigt als: Lagerarbeiter seit 01.02.2017

SV-Nummer: 56 030777 R 499

Elternschaft: nicht nachgewiesen

Ausbildung: Hauptschule ohne abgeschlossene Berufsausbildung

Krankenkasse: AOK Hessen

Lohnsteuermerkmale: I / -,- / keineIdentifikationsnummer 11987654321

Wochenarbeitszeit: betriebsüblich

Urlaubsanspruch: noch 22 Tage Urlaub für das lfd. Jahr

Sonstiges: Im Januar war Herr Reimann arbeitslos.

Personalnummer: 03

Name/Anschrift: Annette Schmidt; Laakirchner Str. 110; 63179 Obertshausen (Hessen)

Geboren: 21.07.1997 in Obertshausen


Beschäftigt als: Auszubildende als Verkäuferin seit 01.02.2017; voraussichtliches Ende der

Ausbildung am 31.01.2020

SV-Nummer: liegt noch nicht vor


Ausbildung: Mittlere Reife

Krankenkasse: KKH

Lohnsteuermerkmale: I / -,- / rkIdentifikationsnummer 10258349973

Wochenarbeitszeit: 40 Stunden (5 Tage je 8 Stunden)

Urlaubsanspruch: 22 Tage für das lfd. Jahr

Sonstiges: Im Januar war Frau Schmidt auf der Suche nach einem Ausbildungsplatz.

94


Aufgabe 3:

Erstellen Sie die Lohn- / Gehaltsabrechnungen für den Monat Februar 2017 unter Berücksichtigung der Vorträge aus der manuellen Abrechnung und der nachstehend aufgeführten Angaben.

Angaben zu den Bezügen der einzelnen Arbeitnehmer für Februar 2017

........................................................................................................................................................................................................................................Notizen

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................

Personalnummer: 04

Name/Anschrift: Harald Bayer; Schmidtgasse 13; 63179 Obertshausen (Hessen)

Geboren: 11.06.1994

Nationalität: niederländisch

Beschäftigt als: Buchhalter (Teilzeit) seit 01.02.2017

SV-Nummer: 52 110694 B 341


Ausbildung: Abitur; zur Zeit Student im Fach Betriebswirtschaft

Krankenkasse: KKH

Lohnsteuermerkmale: I / -,- / keineIdentifikationsnummer 11235467896

Wochenarbeitszeit: 18 Stunden (Mo - Do je 4,5 Stunden)

Urlaubsanspruch: noch 16 Tage für das laufende Jahr

Allgemeine Infos: Dies ist das erste Arbeitsverhältnis in diesem Jahr für Herrn Bayer.

Personal-Nr., Name: 01, Ewald Maier

Bezüge: Gehalt: 1.700,00 €

laufende Prämie: 1.500,00 €

Herr Maier, der 26 km vom Betrieb entfernt wohnt, erhält ab Februar 2017 vomArbeitgeber einen monatlichen Fahrkostenzuschuss in Höhe von 25,00 €. Dieser wird in der gesetzlich zulässigen Höhe zu Lasten des Arbeitgebers pauschal versteuert. Außerdem zahlt der Arbeitgeber ab Februar einen monat-lichen Kindergartenzuschuss in Höhe von 40,00 € für die nachgewiesenen Unterbringungskosten des noch nicht schulpflichtigen Kindes.Genommener Urlaub im Februar: 14. - 17.02.2017

95


Aufgabe 4:

Führen Sie den Monatswechsel in den März 2017 durch, und erstellen Sie die Lohn- / Gehaltsabrech-nungen für den Monat März 2017 Berücksichtigung der unten stehenden Informationen.

Abweichende Gehaltsinformationen für März 2017

Personal-Nr., Name: 02, Gerhard Reimann

Bezüge: Stundenlohn 9,10 €

Normalstunden 160 Std.

Überstunden 14 Std. davon mit 25% Zuschlag 14 Std.

zusätzlich nachts 20:00-24:00 Uhr 4 Std.

zusätzlich nachts 00:00-04:00 Uhr 4 Std. (Kernzeit) (die Arbeit wurde jeweils vor 0.00 Uhr begonnen)

zusätzlich nachts 04:00-06:00 Uhr 2 Std.

Für die Nachtarbeit werden die höchstmöglichen steuerfreien Zuschläge gewährt.Herr Reimann spart ab dem 01.02.2017 monatlich 40 € vermögenswirksambei der LBS, Vertragsnummer 2613440. Der Betrieb gibt einen Zuschuss von 20 € dazu. Der Sparbetrag wird per Einzugsermächtigung abgebucht.

Personal-Nr., Name: 03, Annette Schmidt

Bezüge: Ausbildungsvergütung 320,00 €

Personal-Nr., Name: 04, Harald Bayer

Bezüge: Gehalt 860,00 €

Personal-Nr., Name: 01, Ewald Maier

Bezüge: Gehalt wie im Vormonatlaufende Prämie: 1.950,00 €

Personal-Nr., Name: 02, Gerhard Reimann

Bezüge: Stundenlohn 9,10 €

Normalstunden 184 Std.

Überstunden 8 Std. davon mit 25% Zuschlag 8 Std.

Nachtzuschlag: mit 25 % Zuschlag 4 Std. mit 40 % Zuschlag 3 Std.

Sonstiges: Anfang des Monats hat Herr Reimann einen Vorschuss in Höhe von 150 €

erhalten, der bei der Lohnabrechnung verrechnet werden soll.

96


Lösungen zum 1. Fall

Hinweise zur Lösung:

1 Maier, EwaldTätigkeitsschlüssel 62232 2211Personengruppe 101Krankenkasse KKH

2 Reimann, GerhardTätigkeitsschlüssel 51311 2111Personengruppe 101Krankenkasse AOK Hessen

3 Schmidt, AnnetteTätigkeitsschlüssel 62232 3113Personengruppe 121 im Februar; 102 ab MärzKrankenkasse KKHIm Februar wird Frau Schmidt als Geringverdiener abgerechnet. Im März nicht mehr, da sie durch den Zuschuss zur Vermögensbildung die Geringverdienergrenze übersteigt.

4 Bayer, HaraldHerr Bayer gilt als Werkstudent, da er neben seinem Studium nicht mehr als 20 Wochenstunden beschäftigt ist. Daher ist er von der KV, PV und AV befreit.

Tätigkeitsschlüssel 72213 4112Personengruppe 106Beitragsgruppe 0100Krankenkasse KKH

Personal-Nr., Name: 03, Annette Schmidt

Bezüge: Ab dem 01.03.2017 hat die Arbeitnehmerin einen Bausparvertrag als vermögenswirksame Leistungen abgeschlossen. Dafür werden 40,00 € per Dauerauftrag an die Wüstenrot-Bausparkasse abgeführt, Kontonummer 789789, IBAN DE92 6003 3000 0000 7897 89, BIC BSWLDE61XXX, (Vertragsnummer 12345678). Sie erhält einen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 20,00 €.

Sonstiges: Frau Schmidts SV-Nummer ist inzwischen bekannt:56 210797 S 545.

Personal-Nr., Name: 04, Harald Bayer

Bezüge: unverändert

97


Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse anhand der Lohnabrechnungen und Journale

Pers.-Nr. 01 Abteilung Kst.-St. SV-Nummer 52230654M009 Steuer ID Nr. 11234567890

Eintritt 01.12.2007 Austritt Geb.datum 23.06.1954 Kasse KKH St.Kl. (Faktor) / Kinder 3 / 2,0

Personengruppe 101 KV / AN-Beitrag KV 14,60% / 8,50% Konfession ev / rk

PV-Zuschlag nein / - Freibetrag mtl. / jährl. 1.000 / 12.000

Gleitzone nein MFB nein Hinzurech. mtl. / jährl.

SV-Tage St.-Tage

KV RV AV PV

monatlich 30 30 30 30 30

kumuliert 60 60 60 60 60

BGR 1 1 1 1

Urlaub Vorjahr 3,00 Urlaub - monatlich genommen 4,00

Urlaubsanspruch 24,00 Resturlaub 23,00

Lohnart Bezeichnung bezahlte Menge Faktor %-Zuschlag St* SV* GB* Betrag

Steuer - Brutto Lohnsteuer Kirchensteuer SolZ KV - Brutto PV - Brutto Steuerrechtl. Abzüge

RV - Brutto AV - Brutto KV - Beitrag PV - Beitrag RV - Beitrag AV - Beitrag SV - rechtl. Abzüge

Aufgelaufene JahreswerteGesamtbrutto Steuer - Brutto

Lohnsteuer Kirchensteuer

SolZ KV - Brutto

PV - Brutto RV - Brutto

AV - Brutto KV - Beitrag

PV - Beitrag RV - Beitrag

AV - Beitrag VWL - Gesamt

Betriebl. Altersversorgung Auszahlungsbetrag

Nr. Netto - Bezüge / Netto - Abzüge

Summe Netto Be-/Abzüge

Auszahlungsbetrag

Nettoentgelt

Gesamtbrutto

Σ Gesamtsumme

1 Teilmonatsentgelt: Es wird die Tageslohnsteuertabelle angewandt und/oder die automatische Lohnartenkürzung durchgeführt.

* A=Abfindung, B=SV-Beiträge werden vom Arbeitgeber entrichtet, E=Einmalbezug, F=Frei, L=Laufender Bezug, M=Mehrjährige Versteuerung, P=Pauschale Versteuerung,S=Sonstiger Bezug, V=Vorjahr, GB=Gesamtbrutto, J=Mit Auswirkung auf das Gesamtbrutto, N=Ohne Auswirkung auf das Gesamtbrutto

Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung

Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge Februar 2017

Steuer / Sozialversicherung

BürofachhandelBücherwurmstr. 47, 63179 Obertshausen

HerrnEwald MaierAm Hasenpfad 360557 Frankfurt

3.225,00 EUR

3.200,00 EUR 20,16 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 20,16 EUR

Σ 3.200,00 EUR Σ 20,16 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 20,16 EUR

3.200,00 EUR 3.200,00 EUR

3.200,00 EUR 3.200,00 EUR 272,00 EUR 40,80 EUR 299,20 EUR 48,00 EUR 660,00 EUR

Σ 3.200,00 EUR Σ 3.200,00 EUR

Σ 3.200,00 EUR Σ 3.200,00 EUR Σ 272,00 EUR Σ 40,80 EUR Σ 299,20 EUR Σ 48,00 EUR Σ 660,00 EUR

2.544,84 EUR

6.425,00 EUR 6.400,00 EUR

40,32 EUR 0,00 EUR

0,00 EUR 6.400,00 EUR

6.400,00 EUR 6.400,00 EUR

6.400,00 EUR 544,00 EUR

81,60 EUR 598,40 EUR

96,00 EUR 0,00 EUR

0,00 EUR 5.104,68 EUR2.584,84 EUR

IBAN:BIC:Bank:

2 Gehalt 1.700,00 EURL L J

22 Fahrgeld pauschal (AG) 25,00 EURP F J

29 Prämie 1.500,00 EURL L J

Kindergartenzuschuss6003 Kindergartenzuschuss 40,00 EUR

40,00 EUR

Lexware lohn + gehalt 21.02

98


Pers.-Nr. 02 Abteilung Kst.-St. SV-Nummer 56030777R499 Steuer ID Nr. 11987654321

Eintritt 01.02.2017 Austritt Geb.datum 03.07.1977 Kasse AOK Hesse St.Kl. (Faktor) / Kinder 1 / 0,0

Personengruppe 101 KV / AN-Beitrag KV 14,60% / 8,40% Konfession --

PV-Zuschlag ja / 0,25% Freibetrag mtl. / jährl.


SV-Tage St.-Tage

KV RV AV PV

monatlich 30 30 30 30 30

kumuliert 30 30 30 30 30

BGR 1 1 1 1








SolZ KV - Brutto








Auszahlungsbetrag

Nettoentgelt

Gesamtbrutto

Σ Gesamtsumme







HerrnGerhard ReimannBahnhofstr. 2663165 Mühlheim

1.663,46 EUR

1.635,25 EUR 112,16 EUR 0,00 EUR 6,16 EUR 118,32 EUR

Σ 1.635,25 EUR Σ 112,16 EUR Σ 0,00 EUR Σ 6,16 EUR Σ 118,32 EUR

1.635,25 EUR 1.635,25 EUR

1.635,25 EUR 1.635,25 EUR 137,36 EUR 24,94 EUR 152,90 EUR 24,53 EUR 339,73 EUR

Σ 1.635,25 EUR Σ 1.635,25 EUR

Σ 1.635,25 EUR Σ 1.635,25 EUR Σ 137,36 EUR Σ 24,94 EUR Σ 152,90 EUR Σ 24,53 EUR Σ 339,73 EUR

1.205,41 EUR

1.663,46 EUR 1.635,25 EUR

112,16 EUR 0,00 EUR

6,16 EUR 1.635,25 EUR

1.635,25 EUR 1.635,25 EUR

1.635,25 EUR 137,36 EUR

24,94 EUR 152,90 EUR

24,53 EUR 40,00 EUR

0,00 EUR 1.165,41 EUR1.165,41 EUR

IBAN:BIC:Bank:

1 Lohn 1.456,00 EUR160,00 9,1000 L L J

9 Überstunden 127,40 EUR14,00 9,1000 L L J

10 Überstundenzuschlag (25%) 31,85 EUR14,00 2,2750 25,00 L L J

11 Nachtzuschlag (25%) steuerfrei 13,65 EUR6,00 2,2750 25,00 F F J

12 Nachtzuschlag (40%) steuerfrei 14,56 EUR4,00 3,6400 40,00 F F J

9021 VWL 1 Zuschuss 20,00 EURL L J

VWL 1 Überweisung9024 VWL 1 Überweisung -40,00 EUR

-40,00 EUR


99


Pers.-Nr. 03 Abteilung Kst.-St. SV-Nummer Steuer ID Nr. 10258349973

Eintritt 01.02.2017 Austritt 31.01.2020 Geb.datum 21.07.1997 Kasse KKH St.Kl. (Faktor) / Kinder 1 / 0,0

Personengruppe 121 KV / AN-Beitrag KV 14,60% / 8,40% Konfession rk

PV-Zuschlag nein / - Freibetrag mtl. / jährl.


SV-Tage St.-Tage

KV RV AV PV

monatlich 30 30 30 30 30

kumuliert 30 30 30 30 30

BGR 1 1 1 1








SolZ KV - Brutto








Auszahlungsbetrag

Nettoentgelt

Gesamtbrutto

Σ Gesamtsumme







FrauAnnette SchmidtLaakirchner Str. 11063179 Obertshausen

320,00 EUR

320,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR

Σ 320,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR

320,00 EUR 320,00 EUR

320,00 EUR 320,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR

Σ 320,00 EUR Σ 320,00 EUR

Σ 320,00 EUR Σ 320,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR Σ 0,00 EUR

320,00 EUR

320,00 EUR 320,00 EUR

0,00 EUR 0,00 EUR

0,00 EUR 320,00 EUR

320,00 EUR 320,00 EUR

320,00 EUR 0,00 EUR

0,00 EUR 0,00 EUR

0,00 EUR 0,00 EUR

0,00 EUR 320,00 EUR320,00 EUR

IBAN:BIC:Bank:

3 Auszubildendenvergütung 320,00 EURL L J

0,00 EUR


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