Schnelleinstiegviflow in 10 Schritten

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Die in diesem Produkt beschriebenen Firmen, Geschäftsprozesse, Produkte, Personen und Ereignisse sind frei erfundene Beispiele. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Geschäftsprozessen, Produkten, Personen und Ereignissen ist rein zufällig.

viflow ist eingetragene Marke der ViCon GmbH in Deutschland. Microsoft, Windows, Visio und das Visio-Logo sind entweder Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderer Länder.

Stand: vf 6.0.0 DIE PROZESS-EXPERTEN

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Installation .............................................................................. 4

Schritt 1: Vor dem ersten Start ............................................. 5

Schritt 2: Neues Prozessmodell anlegen ............................. 9

Schritt 3: Prozesse anlegen und öffnen ............................. 10

Schritt 4: Die Programmoberfläche .................................... 11

Schritt 5: Bereiche modellieren .......................................... 13

Schritt 6: Prozesse modellieren .......................................... 14

Schritt 7: Informationen modellieren .................................. 15

Schritt 8: Dateien verknüpfen und Hyperlinks einfügen ..... 17

Schritt 9: Unterprozesse erstellen ...................................... 19

Schritt 10: WebModel exportieren und anwenden ............... 20

Die wichtigsten Funktionen und Einstellungen ..................... 22

Inhalt

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InstallationInstallation – viflow

Installations-DVD in das Laufwerk einlegen Im Fenster Auto-matische Wiedergabe auf Installation viflow 6 klicken im Setup-Fenster den Anweisungen des Installationsprogramms folgen

Wenn das Fenster Automatische Wiedergabe nicht erscheint, das Laufwerk-Verzeichnis im Windows Explorer öffnen und im Ordner viflow doppelt auf die Datei setup.exe klicken.

Installation – Visio

viflow benötigt für die Grafikdarstellung Microsoft Visio. Wenn noch kein Visio installiert ist, erfolgt die Visio-Installation automatisch mit der viflow-Installation.

Installations-DVD in das Laufwerk einlegen Im Fenster Auto-matische Wiedergabe auf Ordner öffnen, um Dateien anzuzeigen klicken Doppelklick auf Datei setup.exe im Ordner visio den Anweisungen des Installationsprogramms folgen

• Wenn bereits Visio installiert ist, entfällt die Visio-Installation!• Wenn das Fenster Automatische Wiedergabe nicht erscheint, das Laufwerk-Verzeichnis im Windows Explorer öffnen und im Ordner visio doppelt auf die Datei setup.exe klicken.• Eine eventuell vorhandene Visio-Testversion muss vor der Installation der Visio-Vollversion deinstalliert werden.

|5Schritt 1

Vor dem ersten Start …

... möchten wir Sie mit einigen grundlegenden Begriffen vertraut machen: Alles, was Sie im Laufe der Modellierung mit viflow modellieren und in viflow eingeben, wird in einem Prozessmodell (Dateiendung: *.vfp – viflow-Prozessmodell) gespeichert.

Ein solches Prozessmodell kann nur in viflow bearbeitet werden und enthält alle Prozesse mit Detaillierungen. Wie Sie zum Projektstart ein neues Prozessmodell anlegen, erfahren Sie im nächsten Schritt. Im letzten Schritt wird erklärt, wie Sie aus einem viflow-Prozessmo-dell ein WebModel (HTML-Ausgabe) erzeugen. Ein viflow-Prozessmodell besteht aus drei Hauptelementen:

• Prozesse• Informationen• Bereiche

Aus der Prozessmodell-Datei kann ein WebModel (HTML-Ausgabe) erzeugt werden, das im Internet-Browser betrachtet werden kann. viflow ist also nur für das Erstellen – nicht aber für das Betrachten des Prozessmodells notwendig.

6 |

Prozesse und Verzweigungen

Ein Prozess bezeichnet eine Tätigkeit oder einen Arbeitsschritt. Es bleibt dem Anwender selbst überlassen, wie detailliert er eine Tätigkeit beschreibt. Beginnen Sie erst einmal damit, den Prozess grob zu beschreiben. Sie haben in viflow die Möglichkeit, den Pro-zess jederzeit weiter zu detaillieren oder neu zu benennen. Tätigkeiten innerhalb einer Prozessgrafik werden in Form einzelner Prozess(schritt)e so dargestellt:

Als Verzweigungen werden Tätigkeiten bezeichnet, die eine Ent-scheidung beinhalten.

Verzweigungen werden von viflow wie Prozesse verwaltet und können wie diese mit (Unter-)Prozessen beliebig detailliert werden.Die Form der Prozess- und Verzweigungsshapes können über die Info-Schaltfläche direkt am Shape geändert werden.

Schritt 1

|7Schritt 1

Informationen

Informationen werden in der Prozessgrafik als Pfeile zwischen den einzelnen Prozessen und Verzweigungen dargestellt und symbolisieren so den Informationsfluss innerhalb eines Prozess-ablaufs.

So sieht eine Information zwischen zwei Prozessen aus:

Jede Information kann mit einem Dokument verknüpft und einem Prozess, einer Verzweigung oder einem Bereich zugeordnet wer-den.

Die verknüpften Dokumente lassen sich direkt aus viflow und dem WebModel (HTML-Ausgabe) öffnen.

8 | Schritt 1

Bereiche

Als Bereiche werden in viflow hauptsächlich Abteilungen oder Organisationseinheiten bezeichnet. Was Sie in viflow als Bereich verwenden, bleibt dem Anwendungsfall überlassen – so können Bereiche zum Beispiel auch für Personen, Rollen oder IT-Systeme stehen. Bereiche werden in der Grafik als waagerechte Balken, sogenannte Swimlanes (Schwimmbahnen), dargestellt:

Und so sieht eine vollständige viflow-Prozessgrafik mit Prozessen, Informationen und Bereichen aus:

|9Schritt 2

Neues Prozessmodell anlegen viflow starten im Fenster Neu – Wählen Sie eine Vorlage auf

Schnellstart (oder auf andere Vorlage) doppelklicken Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination STRG+S

im Feld Dateiname des Fensters Speichern unter Namen für das neue Prozessmodell eingeben Klick auf Speichern

Diese Ansicht erscheint nach dem Erstellen eines neuen Prozessmodells:

10 | Schritt 3

Prozesse anlegen und öffnenBevor Sie mit dem Modellieren beginnen können, muss zunächst ein neuer Prozess angelegt und geöffnet werden.

Beim Erstellen eines Prozessmodells auf Basis von Vorlagen, die mindestens einen Prozess enthalten (z.B. „Beispielprozessmodell“), wird automatisch eine Prozessgrafik geöffnet.

Im Register Start auf die Schaltfläche Neu klicken

unter Kurzname die Prozessbezeichnung (und ggf. weitere Da-ten) eingeben

Klick auf OK die (noch leere) Prozessgrafik wird geöffnet

Wenn das Prozessmodell noch keine Prozesse enthielt, wird der neu angelegte (also der erste) Prozess automatisch geöffnet. Sind bereits mehrere Prozesse vorhanden, erscheint der neue Prozess zunächst links im Prozessmodell. Zum Modellieren klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Prozess und wählen Öffnen.

|11Schritt 4

Die ProgrammoberflächeDiese Ansicht erscheint nach dem Erstellen eines neuen Prozessmo-dells (*.vfp), das einen neu erstellten Prozess enthält. Dieser Prozess erscheint links im Prozessmodell und als – noch leere – Prozessgra-fik im rechten Bereich der Programmoberfläche.

Die Grafikansicht Für das Modellieren und Betrachten der Prozessgrafiken

Das Prozessmodell Für die Navigation in Prozessen, Informationen und Bereichen

Im Prozessmodell werden alle viflow-Objekte aufgelistet – Prozesse, Informationen und Bereiche.

Das viflow-Menüband Für alle wichtigen viflow- (und Visio-) Funktionen

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12 | Schritt 4

Das Eigenschaftenfenster Für Eingabe, Bearbeitung und Betrachtung der Eigenschaften der einzelnen viflow-Objekte

Das Eigenschaftenfenster kann auf verschiedene Wege geöffnet werden, z.B. beim Ziehen von Objekten aus der Schablone auf das Zeichenblatt, beim Anlegen neuer Objekte über Start – Neu, durch Doppelklick auf Informationen oder Bereiche in Prozessmodell oder -grafik oder durch den Aufruf von Eigenschaften im Kontextmenü durch Rechtsklick auf ein Objekt. Wenn nacheinander mehrere Objekte geändert werden sollen, kann das Eigenschaftenfenster geöffnet bleiben: Bestätigen Sie die Änderung eines Objektes mit Übernehmen und markieren Sie das nächste Objekt, das bearbeitet werden soll.

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|13Schritt 5

Bereiche modellieren Klick auf das Symbol Bereich in der viflow-Schablone bei ge-

drückter Maustaste das Objekt auf das Blatt ziehen im Eigen-schaftenfenster unter Kurzname den Namen des Bereichs eintragen

ggf. weitere Daten eintragen (z.B. Bereichsart festlegen) Klick auf OK alle beteiligten Bereiche auf diese Weise modellieren Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination STRG+S

Ist die viflow-Schablone nicht zu sehen, klicken Sie in der Grafikan-sicht unter Shapes auf Schablonen – viflow. Bereiche werden im Prozessmodell nach Bereichsarten (z.B. Organi-sationseinheiten) gruppiert. Bereiche mit nicht definierter Bereichs-art erscheinen unter Sonstige.

Bereich in viflow-Schablone

Prozessgrafik mit Bereichen (Swimlanes)

14 | Schritt 6

Prozesse modellieren Klick auf das Symbol Prozess in der viflow-Schablone bei ge-

drückter Maustaste das Objekt auf das Blatt ziehen im Eigen-schaftenfenster unter Kurzname den Namen des Prozesses eintra-gen ggf. weitere Daten eintragen (z.B. Prozessart festlegen) Klick auf OK alle weiteren Prozesse und Verzweigungen auf diese Weise modellieren Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination STRG+S

Das Symbol Verzweigung besitzt die gleiche Funktionalität wie ein Prozesssymbol und wird für Entscheidungen (z.B. Ja/Nein) verwen-det. In der Standardeinstellung ist in viflow die automatische Numme-rierung der Prozesse eingestellt. Im Register Ansicht sind unter Nummerieren alle Optionen zur Prozessnummerierung zusammen-gefasst.

Prozess in viflow-Schablone

Prozessgrafik mit Prozessen und Bereichen (Swimlanes)

Prozesse im Prozessmodell

|15Schritt 7

Informationen modellieren Klick auf das Symbol Verbinder im Register Start Cursor auf

Verbindungspunkt eines Prozesssymbols führen (bis dieser markiert wird) Klicken und Pfeil zum nächsten Prozesssymbol ziehen Eigenschaftenfenster durch Doppelklick auf den (Informations-)Pfeil öffnen im Feld Kurzname die Informationsbezeichnung eintragen Klick auf Übernehmen Markieren des nächsten (Informations-)Pfeils alle weiteren (Informations-)Pfeile auf diese Weise modellieren Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination STRG+S

vollständig modellierte Prozessgrafik

16 | Schritt 7

Ja- oder Nein-Hinweise bei (Informations-)Pfeilen – z.B. nach Verzweigungen – werden im Eigenschaftenfenster unter Zusatztext eingetragen.

Das Eigenschaftenfenster kann auch durch Markieren des Objekts und anschließendem Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften im Register Start geöffnet werden. Alternativ: Kontextmenü durch Rechtsklick auf das Objekt öffnen und Eigenschaften wählen.

Informationen werden im Prozessmodell nach Informationsarten (z.B. „Formulare“) gruppiert. Bei nicht definierter Informationsart, erscheinen die Informationen unter Sonstige.

|17Schritt 8

Dateien verknüpfen und Hyperlinks einfügenviflow-Informationen und -Prozesse können mit Dateien (z.B. Arbeitsanweisungen im PDF- oder DOC-Format) verknüpft werden – alternativ können auch Hyperlinks auf Internetseiten eingegeben werden.

1. So verknüpfen Sie eine Information mit einer Datei

Rechtsklick auf (Informations-)Pfeil in der Grafik und Eigen-schaften wählen Klick auf Schaltfläche Öffnen hinter dem Feld Hyperlink zu verknüpfende Datei auswählen und mit Öffnen bestätigen Klick auf OK

Informationen, die einen Hyperlink enthalten oder mit Dateien verknüpft wurden, werden im Prozessmodell unter Informationen mit einem Hyperlink-Symbol gekennzeichnet.

Informationen mit Hyperlink sowie Prozesse und Bereiche, denen solche Informationen zugeordnet wurden, erhalten in der Prozess-grafik (in viflow und im WebModel) „Dokument-Symbole“:

Verknüpfung auswählen

Verknüpfung wird angezeigt

18 | Schritt 8

Die Informationen können aber auch den einzelnen Prozess(schritt)en zugeordnet werden:

2. So ordnen Sie Informationen einem Prozess zu

Rechtsklick auf Prozess-/Verzweigungssymbol in der Grafik und Eigenschaften wählen Klick im Eigenschaftenfenster auf Register Informationen Ziehen der Information aus dem Prozessmodell in das Fenster Klick auf Übernehmen Vorgang ggf. für weitere Informationen wiederholen

Durch Ziehen von Informationen aus dem Prozessmodell in das Register Verteilung im Bereichs-Eigenschaftenfenster können diese einem Bereich zugeordnet werden.

Ziehen der Informationenins Prozess-Eigenschaftenfenster

|19Schritt 9

Unterprozesse erstellenJe nach gewünschtem Detaillierungsgrad unterstützt viflow das Arbeiten in beliebig vielen Prozessebenen. So wird ein unterge-ordneter Prozess erstellt:

Rechtsklick auf Prozess in Grafik oder Prozessmodell und Öffnen wählen die aktuelle Grafik wird geschlossen, die des untergeord-neten Prozesses geöffnet Prozessgrafik wie gewohnt modellieren

Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombina-tion STRG+S

Verfügt ein Prozess über untergeordnete Prozesse, wird dies im Prozessmodell durch ein [+]-Symbol und in der Grafik durch eine Schattierung gekennzeichnet.

Rechtsklick auf den zu detaillierenden Prozess

Der fertig modellierte Prozess im Prozessmodell

20 | Schritt 10

WebModel exportieren und anwendenDas vollständige Prozessmodell mit allen Detailinformationen kann als WebModel (HTML-Ausgabe) exportiert werden.

Klick auf Datei – Exportieren – Als WebModel exportieren Prozesse, die veröffentlicht werden sollen, und Startseite auswäh-len Klick auf Weiter Optionen für die Anpassung der Be- nutzeroberfläche festlegen Klick auf Weiter Hyperlinks eintra-gen und zu veröffentlichende Sprachen festlegen Klick auf Wei-ter Zielordner bestimmen Klick auf Fertigstellen WebModel wird im Standard-Browser angezeigt

Beim nächsten Export des selben Prozessmodells genügt ein Klick auf die Schaltfläche Als WebModel exportieren, um das WebModel mit den bisherigen Einstellungen zu erstellen.

Einstellungen bei Export als WebModel

Das WebModel im Internet-Browser

|21Schritt 10

Navigation im WebModel

Klicken Sie in der Prozessgrafik oder im Navigationsfenster auf ein Objekt, um dessen Eigenschaften zu öffnen. Das Navigationsfenster wird durch Klick auf die Schaltflächen Prozesse, Informationen und Bereiche in der Menüleiste ein-/ausgeblendet. Diese enthält außer-dem die Suchfunktion, Hyperlinks, E-Mail-Adresse (für Feedback) und Einstellungen.

Unterprozesse werden in der Grafik und im Navigationsfenster durch eine Schattierung gekennzeichnet. Das Öffnen der Prozess-grafiken erfordert im Navigationsfenster einen einfachen Klick und in der Prozessgrafik einen Doppelklick auf das schattierte Prozess-symbol.

In den Prozessgrafiken können die Dokumente durch Klick auf das markierte Objekt geöffnet werden.

22 | Wichtige Funktionen

Die wichtigsten Funktionen• Drucken von Prozessgrafiken: Datei – Drucken; Alternativ: Tastenkombination STRG+P

• Neues Prozessmodell erstellen: Datei – Neu, Vorlage wählen; Alternativ: Tastenkombination STRG+N

• Beispiel-Prozessmodell erstellen: Datei – Neu, Vorlage Beispielprozessmodell wählen

• Prozessmodell öffnen: Datei – Öffnen; Datei – Zuletzt verwendet; Alternativ: Tasten- kombination STRG+O

• Prozessgrafik öffnen: Rechtsklick auf Prozess > Öffnen

• Eigenschaftenfenster öffnen: Rechtsklick auf Objekt > Eigenschaften

• Zeichenblatt vergrößern: Taste STRG gedrückt halten > Mauszeiger rechts/unten über Blattrand führen > Klicken, Blattrand verschieben

• Oberflächensprache auswählen: Datei – Optionen – Sprache – Oberflächensprache

• Inhaltssprache auswählen (nur silver/gold): Sprach-Schaltfläche unten links, Klick auf gewünschte Sprache

|23und Einstellungen

• Form der Prozess-Shapes in Grafik ändern: Klick auf Info-Symbol an den Prozessen

• WebModel erstellen: Datei – Exportieren – Gesamtes Prozessmodell exportieren – Als WebModel exportieren

Die Oberflächensprache kann auch in viflow blue geändert werden, das mehrsprachige Modellieren ist jedoch nur in viflow silver und gold möglich.

Die wichtigsten Einstellungen• Inhaltssprachen und Taste für Übersetzung festlegen: Datei – Optionen – Sprache – Inhaltssprache

• EigeneSchabloneanbinden: Datei – Optionen – Prozessgrafik – Zusätzliche Schablone

• LogoundZusatztexteingeben: Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell – Logo und Zusatztext

• Backup-Dateienerstellen/verwalten: Datei – Optionen – Backup

• ObjektartenundDefinitionenfürviflow-Objekte festlegen: Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell – Prozesse/Informationen/Bereiche – Definitionen

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tel 0511 696048-0fax 0511 696048-29

www.viflow.de

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