sap records management - uni-goettingen.de · sap records management ... • derzeit gibt es 3601...

31.05.2010

SAP Records ManagementEinführung der elektronischen Drittmittelakte

-EDMA

-Projektvorstellung für Pilot-Einrichtungen

1

31.05.2010

• Vorstellung des Projektes• Präsentation bisheriger Ergebnisse• Erörterung projektbezogener Fragestellungen

Agenda

2

31.05.2010

Was sind Drittmittel?

• Drittmittel sind Mittel, die zur Förderung von Forschung und Entwicklung sowie des wissenschaftlichen Nachwuchses und der Lehre zusätzlich zum regulären Hochschulhaushalt (Grundausstattung) von öffentlichen oder privaten Stellen eingeworben werden (NHG/BLR).

• Bsp.: DFG, Bund, EU, Stiftungen (z.B. VW-Stiftung)

3

Was sind Sondermittel?

• Sondermittel sind Mittel der Nds. Landesministerien, i.d.R. MWK, die zusätzlich zur jährlichen Finanzhilfe auf Einzelantrag für ad-hoc-Maßnahmen bewilligt werden.

• Bsp.: Baumaßnahmen, Großgeräte, HSP, Berufungen

31.05.2010

Dritt-/Sondermittel-Volumen

• Laufzeit: ca. 2 – 5 Jahre• Derzeit gibt es 3601 Innenaufträge in der Universität• 892 neue Innenaufträge in 2009 Steigerung um mehr als

10% im Vergleich zu 2008• DriMi-Bewilligungsbeträge (ohne Exzellenzförderung) von 2005

bis 2009 um 85% gestiegen

4

31.05.2010

Bewilligte Drittmittel

5

41.865.283 €

31.877.483 €

47.580.959 €45.556.221 €

38.321.380 €

45.070.118 €

55.333.972 €

69.927.515 €

82.675.964 €

41.865.283 €

31.877.483 €

47.580.959 €45.556.221 €

38.321.380 €

45.070.118 €

53.822.572 €

59.149.815 €

70.898.437 €

0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 1.511.400 €

10.777.700 €11.777.527 €

0 €

10.000.000 €

20.000.000 €

30.000.000 €

40.000.000 €

50.000.000 €

60.000.000 €

70.000.000 €

80.000.000 €

90.000.000 €

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Bewilligte Drittmittel gesamt

Bewilligte Drittmittel ohne Exzellenzinitiative

Bewilligte Drittmittel Exzellenzinitiative

31.05.2010

Drittmittelerträge

• Drittmittelerträge = ausgezahlte und verwendete Drittmittel• Forschungsprojekt-Ausgaben für Personal, Sachgüter und

Investitionen

6

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

2004 2005 2006 2007 2008 2009

Sonstige - 13,6

EU - 2,4

Bund - 10,3

DFG - 42,8

Mill

ione

n €

36,642,0

48,8 48,2

59,9

69,1

31.05.2010

• Niedrige Transparenz• Verteilte Aktenaufbewahrung• Hoher Suchaufwand• Geringe Verfolgbarkeit / Ordnungsmäßigkeit• Redundanzen / Inkonsistenzen

Ist-Situation - Problemstellung

7

Drittmittelakte

• Antragsformulare• Bewilligung / VN• Verträge• Berichte / Belege• Schriftverkehr• …

31.05.2010

Soll-Situation

8

Elektronische Akte im SAP Records Management zur Verbesserung der

Situation

usw.

Formulare

Berichte/ Belege

Hochschul-einrichtung

Dekanat

FS / SFE

Finanzabt.

Personalabt.

Nut

zer

31.05.2010

Projektziele

• Umstellung der Aktenführung bei DriMi-Projekten von papierbasiert zu elektronisch

• Erarbeitung eines Referenzmodells auf Landesebene zur Abbildung der elektronischen Drittmittelakte (CCC Hannover)

• Schaffung der Voraussetzungen für die mögliche Einführung weiterer elektronischer Akten (z.B. für Beschaffung)

• Projektbeteiligte:– CCC Hannover– Uni Hannover– Uni Braunschweig– Uni Oldenburg– Uni Göttingen

9

31.05.2010

Warum brauchen wir Ihre Hilfe?

• Piloten sind repräsentativ ausgewählt• Hilfe wird benötigt,…

– um die Prozesse in den Hochschuleinrichtungen zu untersuchen– um die Durchführung der Kommunikation / Koordination zu

erarbeiten– um Ihre Meinung zu Gestaltungsmöglichkeiten für das Projekt

einzuholen• dezentrale / zentrale Umsetzung

– da Ihre Erfahrungen mit Dritt-/Sondermitteln bei der Projektdurchführung von großem Wert sein kann

– um Ihre Erfahrungen angemessen zu berücksichtigen• Test des Prototypen vor dem uniweiten Roll-out

10

31.05.2010

Projektzeitrahmen

11

Dez 09 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Jun 10 Jul 10 Aug 10 Sep 10 Okt 10 Nov 10 Dez 10Bestätigung

des Projekt-

auftrages

Analyse der Prozesse auf Referenzmodellebene (Fachkonzepterstellung)

Implementierung des Referenzmodells

Entwicklung des Deltafachkonzeptes für die

Universität Göttingen

Abnahme Fach-

konzept

Abnahme Referenz-

modell

Abnahme Deltafach-konzept

Aus-schreibungHardware

Dez 09 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Jun 10 Jul 10 Aug 10 Sep 10 Okt 10 Nov 10 Dez 10

Jan 11 Feb 11 Mrz 11 Apr 11 Mai 11 Jun 11 Jul 11 Aug 11 Sep 11

Implementierung PilotstartModifika-tion des Systems

FlächendeckenderRoll-Out

Projekt-abschluss

Dokumente scannen Schulung der Piloten

Schulung der

MitarbeiterAbnahme

der Implemen-

tierungJan 11 Feb 11 Mrz 11 Apr 11 Mai 11 Jun 11 Jul 11 Aug 11 Sep 11

Beurteilung muss

möglich sein

Ist-Analyse Uni Göttingen

Pilotstart

Schulung der Piloten

31.05.2010


Agenda

12

31.05.2010

Vorteile des SAP RM-Einsatzes

• Organisation und Bereitstellung prozessorientierter Information• Inhalte können chronologisch oder strukturiert aufbereitet

werden• Zentrale Datenhaltung Vermeidung von Redundanzen und

Inkonsistenzen• Geringer Suchaufwand• Records Management baut auf vorhandenen SAP-Modulen auf• Gewährleistung der Verfolgbarkeit und Ordnungsmäßigkeit• Kürzere Wegezeiten / Bearbeitungszeiten• Höhere Datenqualität und -aktualität• Verteilung der Akten auf unterschiedliche Sachbearbeiter/innen

kann beibehalten werden

13

31.05.2010

Das Logo

14

31.05.2010

Umstellungsvariante

• Variante 1: nur neue Akten elektronisch

• Vorteil: schnellere und einfachere Umstellung

• Nachteil: elektronische Akte nicht in SAP gefunden Akte in Papierform verwenden

• Variante 2: alle laufenden Akten elektronisch

• Vorteil: alle benötigten Akten zentral verfügbar

• Nachteil: Höhere Kosten für Dienstleister und Lizenzen (wegen größerer Aktenanzahl)

15

31.05.2010

Dritt-/Sondermittel Prozess – (1/3)

16

31.05.2010


17

31.05.2010


18

31.05.2010

Künftige allgemeine Aktenstruktur – (1/3)

19

31.05.2010


20

31.05.2010


21

31.05.2010

Liste der Informations-URLsBezeichnung URL BemerkungFormulare der Abteilung Finanzen http://www.uni-goettingen.de/de/24128.html in allen AktenFormulare der Abteilung Personal http://www.uni-goettingen.de/de/7684.html in allen AktenRichtlinien http://www.uni-goettingen.de/de/26592.html in allen AktenWichtige Informationen für Studierende und Mitarbeiter

http://www.uni-goettingen.de/de/65302.html in allen Akten

Drittmittelleitfaden http://www.uni-goettingen.de/de/118867.html in allen AktenFörderportal des Bundes http://foerderportal.bund.de/ BMBFAiF-Leitfaden http://www.aif.de/igf/leitfaden.php BMBF

ZIM-Kooperationsprojektehttp://www.zim-bmwi.de/kooperationsprojekte/download-zim-koop

BMBF

Internationales Büro des BMBF http://www.internationales-buero.de/de/853.php BMBFStabsstelle Strategische Forschungsentwicklung http://www.uni-goettingen.de/de/116682.html BMBF, SFB, GRK, StiftungenAbteilung ForschungsService http://www.uni-goettingen.de/de/80112.html BMBF, SFB, GRK, StiftungenDAAD-Hompage http://www.daad.de/de/index.html DAADStabsstelle Beteiligungsmanagement, Technologietransfer und Metropolregion

http://www.uni-goettingen.de/de/42241.html EFRE

EU-Hochschulbüro http://www.uni-goettingen.de/de/23960.html EU-ProjekteDFG – Formulare und Merkblätter http://www.dfg.de/foerderung/formulare_merkblaetter/index.jsp SFB, GRKVolkswagenstiftung http://www.volkswagen-stiftung.de/ StiftungenAlexander von Humboldt Stiftung http://www.humboldt-foundation.de/web/start.html StiftungenDBU - Deutsche Bundesstiftung Umwelt http://www.dbu.de/ StiftungenRichtlinie über die Verwendung von Studienbeiträgen

http://www.uni-goettingen.de/de/108929.html Studienbeiträge

22

31.05.2010

Vorbereitende Arbeit

• Derzeit:– Anlegen in CO (Innenauftrag)– Anlegen in PSM (Fonds)– Zuordnung Innenauftrag / Fonds– Anlegen Objekt in HR– Stellen anlegen in HR

• Soll:– Zusammenfassen der Schritte SB1 – SB4 durch die Transaktion

ZDMP01 (übergreifendes Anlegen)– Stellen anlegen in HR

23

Abt. 6

SB1

SB2

SB3

SB4

SB5 Abt. 5

31.05.2010

Transaktion ZDMP01

24

31.05.2010

Attribute der Akte – (1/5)

Attribut Bemerkung Muss / KannSAP-Innenauftragsnummer M

Bewilligungsnummer/ Geschäftszeichen d. Geldgebers

Nicht bei allen Finanzierungszwecken ausfüllbar (z. B. Teilprojekt eines SFB‘s) Das Attribut-Feld ist in diesen Fällen mit „keine“ zu beschriften

M

Status- aktiv- nicht aktiv

M

ZN Bei VW-Vorab (Aktenstruktur Sondermittel) MAOBJ-Nummer Bei allen DFG-Strukturen MProjekttitel Vollständiger Titel MProjektkürzel KSprechername Als Kann-Feld, da SFE nachträglich einträgt KEU-Programm- Forschungsrahmenprogramm- Bildungsprogramm- Sonstige EU-Programme

Auswahlliste, nur bei EU-Projektstrukturen M

25

• Attribute…– …liefern die Zusatzinformationen zum eigentlichen Element– …können gesucht / gefiltert werden– …können Informationen an Dokumentvorlagen weitergeben

31.05.2010

Attribute der Akte – (2/5)Attribut Bemerkung Muss / KannDrittmittelgeber- BMBF- BMWi- BMELV- BMU- BISp- BLE- BMFSFJ- BMZ- DESY- DLR- PtJ- FNR- VDI- AiF- GFP- KIT- Auswärtiges Amt- Sonstige

Auswahlliste, nur bei Bund-Projektstrukturen M

Exzellenzinitiative- Nachwuchsgruppen- Sabbaticals- Programmpauschale- Courant Research Centre- Free Floater- Lichtenbergkolleg- Göttingen International- Sonstige

Auswahlliste, nur bei Exzellenz-Projektstrukturen M

26

31.05.2010

Attribute der Akte – (3/5)Attribut Bemerkung Muss / KannSB-Programm- Normal- LIS-Programm- Emmy Noether- Forschergruppen- Nachwuchsgruppen- Heisenberg-Professur- Sonstige

Auswahlliste, nur bei SB M

Call nur bei EU-Projektstrukturen MVerantwortlicher Professor/in Aus FI/CO übernehmen MKostenstelle Aus FI/CO übernehmen MEinrichtung Bezeichnung Kostenstelle MProjektbeginn Aus FI/CO übernehmen MProjektende Aus FI/CO übernehmen M

BewilligungssummeAus FI/CO übernehmen; bei allen Aktenstrukturen, bei denen Bewilligungen vorhanden sind

M

VertragssummeAus FI/CO übernehmen; bei allen Aktenstrukturen, bei denen Verträge vorhanden sind

M

Umsatzsteuerpflichtig- ja- nein

Auswahlliste K

Körperschaftssteuerpflichtig- ja- nein

Auswahlliste K

Overhead-Abgabe- ja- nein

Bei „ja“ Pop-Up-Fenster, in das die %-Angabe geschrieben werden muss!

M

27

31.05.2010

Attribute der Akte – (4/5)Attribut Bemerkung Muss / KannKatalogisierung:- zentral- dezentral- administrativ

Auswahlliste, nur bei Studienbeiträgen M

Katalogisierung:- Fritz Thyssen Stiftung - Robert Bosch Stiftung - Alfried Krupp von Bohlen und Halbach-Stiftung- Gerda Henkel-Stiftung- AvH (Alexander von Humboldt-Stiftung)- Sonstige

Auswahlliste; nur bei Aktenmodell „Stiftungen/Sonstige“; für Deutsche Bundesstiftung Umwelt (DBU), VolkswagenStiftung, Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft sind separate Aktenmodelle vorgesehen

M

28

• Geschäftszeichen / Aktenzeichen:– Besonderes Attribut– Eindeutiges Identifikations- und Ordnungskennzeichen für

eine Akte und deren Elemente– Können über Generierungsregeln erzeugt werden

Start Counter Aktenplan Datum Ende Counter Fester Text Laufende Nr.

F-D-Geldgeber-Finanzierungszweck/ YYYY-MM-TT / 999

31.05.2010

Attribute der Akte – (5/5)

• Beispiele:– F-D-DFG-SFB/2010-05-

31/001– F-D-DFG-SB/2010-05-

31/001– F-D-Bund-BMBF/2010-06-

01/002– F-S-VW-Vorab/2010-02-

11/012

• F = Finanzabteilung• D = Drittmittel• S = Sondermittel

29

31.05.2010

Attribute der Dokumente

• Werden nur bedingt benötigt, da Einstieg hauptsächlich über die Akte erfolgt

• Zusätzliche Eingaben sollen verhindert werden• Informationen werden aus Aktenattributen automatisch

weitergegeben• Geschäftszeichen des Dokumentes:

– Beispiel: StraKo/2010-05-31/001– StraKo = Dokument Strategiekommission

30

Start Counter Fester Text Datum Ende Counter Fester Text Laufende Nr.

Dokument-Kürzel/ YYYY-MM-TT / 999

31.05.2010


Agenda

31

31.05.2010

Offene Fragen

• Berechtigungskonzept; Wie soll das aussehen?• Erarbeitung von Dokumentvorlagen• Wer macht den „Aktendeckel“ auf?• Ab wann kommen Daten in SAP RM? erst wenn genehmigt?

– Verknüpfung mit ZDMP01?• Scannen der laufenden Akten; Wer übernimmt das? Externer

Dienstleister?– OCR oder Dateiimport (Signatur?)

• Erarbeitung von Vor- und Nachteilen für die zentrale oder dezentrale Systemausgestaltung

• Volltextsuchmaschine von SAP (TREX) verwenden?

32

31.05.2010

Unsere Fragen an Sie!

• Führen Sie selbst DriMi-Akten? Wenn ja, in welcher Form?• Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingestellt werden?

– Was wollen Sie einstellen?• Wie läuft die Kommunikation zw. Projektleitung, -koordinator

und Geschäftszimmer?– Wie wird mit dem Medienbruch umgegangen?

• Wie gehen Sie mit Bewilligungsanschreiben um?– Soll ein Anschreiben verschickt werden oder ist die Einstellung in

SAP RM ausreichend?• Scan-Technik und -Arbeitsplätze: Wo und wie viele?• Wie viele Dokumente fallen in Ihren Einrichtungen nach

Abwicklung des Bewilligungsprozesses noch an?

33

sap records management - uni-goettingen.de · sap records management ... • derzeit gibt es 3601...

Documents