sap real estate management – verträge und immobilien mit ... · 2konditionen 128...

125

2

Kapitel 2

Konditionen

Zu welchen Konditionen? Das ist die entscheidende Frage in Vertragsver-

handlungen. SAP RE bietet Ihnen umfassende Möglichkeiten, Vertragskon-

ditionen abzubilden. Erfahren Sie, wie Konditionen in SAP RE angelegt und

über die Laufzeit des Vertrages angepasst werden können.

Wenn in SAP RE von Konditionen eines Vertrages gesprochen wird, geht es

nicht um Konditionen im weiteren Sinne wie etwa Absprachen über Kündi-

gungs- und Verlängerungsmöglichkeiten oder Regelungen über die Reno-

vierung, sondern um Vertragskonditionen im engeren, monetären Sinne.

Es geht also darum, wie viel der Vertragsnehmer dem Vertragsgeber für

die Nutzung des Vertragsobjekts zu zahlen hat. Diese Vertragskonditionen

bzw. die auf ihrer Grundlage generierten Finanzströme bilden die Basis für

periodische Buchungen zum Vertrag (Sollstellungen für debitorische Ver-

träge bzw. Habenstellungen für kreditorische Verträge).

2.1 Konditionen und Finanzströme

Im Zusammenhang mit Vertragskonditionen spielen folgende Aspekte

eine Rolle:

� Aus welchen Bestandteilen setzt sich die Miete bzw. das Nutzungsentgelt

zusammen?

� Wie hoch ist der zu zahlende Betrag? Ist es ein fixer Betrag, oder wird er

berechnet, und auf welchen Grundlagen?

� Wie oft und zu welchen Terminen ist der Betrag fällig?

� Wer ist zahlungspflichtig?

� Ist Steuer auf den Betrag zu berechnen, und wie hoch ist diese?

Diese Aspekte werden in SAP RE durch Konditionsarten mit ihren Berech-

nungsvorschriften, Rhythmusklauseln und Buchungsklauseln abgebildet.

6467.book Seite 125 Freitag, 30. November 2018 7:35 19

2 Konditionen

126

2.1.1 Konditionen anlegen

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Konditionen im SAP-System

anlegen.

Konditionen eines Mietvertrages

Die Mieterin Marion Magnolie hat bei der Wohnungsbaugesellschaft

»Schöner Wohnen« eine Wohnung gemietet, die vor Kurzem modernisiert

wurde. Sie zahlt 340 EUR Miete und 87 EUR Modernisierungszuschlag sowie

63 EUR Vorauszahlung für Nebenkosten. Aufgrund von Lärmbelästigungen

durch Handwerkerarbeiten wurden der Mieterin im Februar 100 EUR ein-

malig als Mietminderung zugestanden. Da die Arbeiten dann doch länger

andauerten, wurde später für den Zeitraum von März 2017 bis August 2017

eine Mietminderung in Höhe von 10 % auf die Grundmiete inklusive Moder-

nisierungszuschlag vereinbart.

Zusätzlich hat die Mieterin einen Kleingarten gepachtet, der mit dem glei-

chen Mietvertrag abgebildet wird. Die Pacht beträgt 2,50 EUR pro Jahr pro

Quadratmeter Gartenfläche. Auch für den Kleingarten werden Nebenkos-

ten abgerechnet. Die Vorauszahlung beträgt monatlich 5 EUR. Sie ist jähr-

lich am 1. Januar im Voraus mit der Pacht zu zahlen.

Abbildung 2.1 Registerkarte »Konditionen« im Vertrag



127

2

In Abbildung 2.1 sehen Sie die Registerkarte Konditionen im Vertrag mit

den Konditionen, die im Beispiel beschrieben sind. Die Registerkarte teilt

sich in ein Übersichtsbild oben – mit der Liste der Konditionen – und ein

Detailbild zur Kondition. Schauen Sie sich die Spalten in der Übersicht in

Abbildung 2.1 an.

BerechnungsobjektJede Kondition bezieht sich auf ein Objekt des Vertrages (Registerkarte

Objekte oder auf den Vertrag insgesamt. Dieses Objekt wird im Zusammen-

hang mit der Kondition Berechnungsobjekt genannt (Spalte Berechnungs-

objekt). Sie können das Berechnungsobjekt austauschen, indem Sie im

Detailbild der Kondition auf den Button (Objekt tauschen) klicken. Sie

bekommen dann – wie auch beim Neuanlegen einer Kondition – eine Aus-

wahl der verfügbaren Berechnungsobjekte, wie in Abbildung 2.2 gezeigt.

Abbildung 2.2 Auswahl der Berechnungsobjekte

KonditionszweckIn der Spalte Zweck in Abbildung 2.1 ist der Konditionszweck dargestellt.

Der Konditionszweck bestimmt, ob die Kondition gebucht werden soll

(Buchmiete) oder nicht (statistische Kondition). Sie sehen in der informato-

rischen Spalte Stat.Kon, dass die Kondition mit dem Zweck »Marktmiete«

als statistisch gekennzeichnet ist. Diese Angabe dient nur zu Vergleichs-

zwecken, und der Betrag wird nicht gebucht. Alle anderen Konditionen wer-

den gebucht. Der Konditionszweck bestimmt, ob die Kondition einmalig

(»Buchmiete einmalig«) oder periodisch (»Buchmiete«) gebucht wird. Im

Beispiel ist die Mietminderung in Höhe von 100 EUR einmalig.

KonditionsartDie Art der Kondition wird über die Konditionsart angegeben. In unserem

Beispiel werden die Konditionsarten »Grundmiete«, »Modernisierungszu-

schlag«, »Vorauszahlung für Betriebskosten«, »Pacht« und »Mietminde-

rung« verwendet. Sie können eine Konditionsart in einem Vertrag mehrfach

für den gleichen Zeitraum verwenden, wenn sich die Konditionen im

Berechnungsobjekt oder im Konditionszweck unterscheiden. Im Beispiel in

Abbildung 2.1 kommt die Konditionsart »VZ Betriebskosten« (VZ = Voraus-

zahlung) zweimal vor, einmal für das Berechnungsobjekt »Wohnung«, das

andere Mal für das Berechnungsobjekt »Kleingarten«.


2 Konditionen

128

Berechnungs-

vorschrift und

Einheitspreis

In der Spalte Berechnungsvorschrift, die sich im Detailbild als Feld Vor-

schrift wiederfindet, ist festgelegt, wie die Kondition zu ermitteln ist. Am

einfachsten ist die Angabe eines Festpreises. Sie können aber auch einen

Preis pro Flächeneinheit angeben oder eine andere Regel, wie die Konditi-

onsbeträge zu ermitteln sind. Für die Berechnung wird der Inhalt des Feldes

Einheitspreis herangezogen. Er enthält in unserem Beispiel im Fall der

Grundmiete den Festpreis und im Fall der Pacht den Quadratmeterpreis

(siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3 Kondition mit m2-Preis als Berechnungsvorschrift

Für die Berechnung werden meist weitere Angaben benötigt, z.B. auf Basis

welcher Bemessung (Wohnfläche, Gartenfläche, Gesamtfläche) des Berech-

nungsobjektes der Gesamtpreis zu ermitteln ist. Diese Festlegungen wer-

den im Customizing der Berechnungsvorschrift getroffen und auf der

Registerkarte Berechnung zur Vertragskondition ergänzt. Für die Berech-

nung nach Quadratmeter Gartenfläche sind keine weiteren Angaben im

Vertrag notwendig, wie Abbildung 2.4 zeigt. Für diese Berechnungsvor-

schrift wurde im Customizing festgelegt, welche Bemessungsart des Miet-

objektes der Berechnung zugrunde zu legen ist. In der Tabelle in Abbildung

2.4 unten sehen Sie, dass als Berechnungsgröße 185 m2 ermittelt wurden.

Hieraus wurde durch Multiplikation mit dem Einheitspreis der Gesamtbe-

trag der Kondition ermittelt.

Abbildung 2.4 Registerkarte »Berechnung« mit Vorschrift m2-Preis



129

2

Berechnungsvorschriften werden im Customizing von SAP RE unter Kon-

ditionen und Bewegungen � Berechnungs- und Verteilungsvorschriften �

Berechnungsvorschriften angelegt. Sie können auf der Basis einer Vielzahl

von fest programmierten Berechnungsvorschriften (interne Berechnungs-

vorschriften) im Customizing eigene Berechnungsvorschriften anlegen

(externe Berechnungsvorschriften) und diese in den Konditionen des Vertra-

ges verwenden. Sie können für jede dieser Vorschriften festlegen, welche

Bemessungsarten der Berechnung zugrunde zu legen sind. Je nach Art der

Berechnungsregel können bzw. müssen Sie dann im Vertrag weitere Anga-

ben zur Berechnung machen. Diese Angaben finden Sie auf der Register-

karte Berechnung, so auch im Beispiel der Mietminderungskondition.

Abbildung 2.5 Berechnung einer Mietminderungskondition

Mietminderung

berechnen

In Abbildung 2.5 sehen Sie, wie die Mietminderungskondition abgebildet ist.

Es wird im Feld Vorschrift die externe Berechnungsvorschrift »E3 %-Anteil

Konditionsgruppe« benutzt. Der Einheitspreis wird durch diese Berech-

nungsvorschrift als prozentualer Anteil interpretiert (Feld %Anteil). Im Bei-

spiel soll die Mietminderung 10 % von allen Konditionen des Berechnungs-

objektes betragen, die den Konditionszweck »A Buchmiete« haben und die

der Konditionsgruppe »MIND Grundmiete inkl. Zuschläge« angehören. Die

Konditionsgruppe MIND wurde im Customizing definiert und enthält die

Konditionsarten Grundmiete und Modernisierungszuschlag. Folgerichtig er-

gibt sich eine Mietminderung in Höhe von 42,70 EUR, das entspricht 10 %

der Summe aus 340 EUR und 87 EUR. Konditionsgruppen werden weiter un-

ten im Zusammenhang mit dem Customizing erläutert. Die Definition der

Konditionsgruppe für dieses Beispiel sehen Sie in Abbildung 2.23.

Rhythmusklausel

Nachdem Sie die Konditionen mit den richtigen Beträgen versorgt haben,

stellt sich die Frage, wie Sie die unterschiedlichen Zahlungsperioden (Miete

monatlich, Pacht jährlich) abbilden können.


2 Konditionen

130

Rhythmusklausel

Die Festlegung des Zahlungsrhythmus erfolgt im Vertrag über Rhythmus-

klauseln. Die Rhythmusklausel legt die Zahlweise (monatlich, jährlich) und

den Zahltermin (vorschüssig, mittelschüssig, nachschüssig) fest. Unser Ver-

trag benötigt drei Rhythmusklauseln:

� für die Wohnungsmiete: monatlich fällig am dritten Werktag

� für die Pacht: jährlich fällig am 1. Januar

� für die Nebenkosten zur Pacht: jährlich fällig zum 1. Januar, wobei die

Höhe der Nebenkosten zwar monatlich angegeben wurde, die Zahlung

aber jährlich erfolgt

Rhythmusklauseln legen Sie im Vertrag auf der Registerkarte Buchungspa-

rameter an. Klicken Sie auf den Button (Klausel anlegen), und wählen

Sie Rhythmus. Erfassen Sie hier die notwendigen Angaben, wie im Beispiel

in Abbildung 2.6 gezeigt.

Abbildung 2.6 Beispiel für eine Rhythmusklausel

Rhythmus In den Feldern Rhythmus und in geben Sie an, wie die Zahlung getaktet wird

– hier also eine Zahlung pro Jahr. Der Eintrag »Januar« im Feld Rhythmusbe-

ginn bedeutet, dass der Zahlungsrhythmus immer im Januar anfängt.

Wenn der Vertrag erst im April beginnt, wird auf diese Weise die Miete im

ersten Jahr für April bis Dezember berechnet und ab dem zweiten Jahr

immer von Januar bis Dezember. Falls die Miete immer von April bis April

berechnet werden soll, stellen Sie den Rhythmusbeginn auf »Beginn der

Kondition« ein.

Anteilige Perioden Über das Feld Zeitanteilig legen Sie fest, ob für angebrochene Zeiträume am

Mietbeginn oder -ende anteilige Zahlungen vereinbart wurden oder ob

immer der Betrag für die gesamte Periode zu bezahlen ist. Die Berech-

nungsmethode (Feld Berech.Meth.) legt fest, wie die zeitanteilige Berech-

nung erfolgt: mit 30 Tagen pro Monat oder taggenau.



131

2

Monatsbetrag

angeben, aber

jährlich zu zahlen

Das Feld Betragsbezug legt fest, wie der Betrag, den Sie für die Kondition

angegeben haben, zu verstehen ist. Im Beispiel wurde »Monatsbetrag« ange-

geben. Die Vorauszahlung der Nebenkosten für den Kleingarten beträgt

5 EUR pro Monat und wurde so auch in der Kondition angegeben, die Zah-

lung erfolgt aber in einer Summe pro Jahr (60 EUR, Felder Rhythmus und in).

FälligkeitDie Felder Zahlweise und Fälligkeit (+/-) bestimmen, wann genau die Zah-

lung für eine Periode fällig ist. Im Beispiel wurde die Zahlweise »Vorschüs-

sig« gewählt, d.h., die Zahlungen finden jeweils am Beginn der Berech-

nungsperiode statt. Durch Addieren oder Subtrahieren von Tagen gemäß

der Fälligkeitsregel lässt sich die Fälligkeit dann verschieben – z.B. auf den

dritten Werktag des Monats.

Quarter-DaysDas Feld Feste Perioden benötigen Sie für die Abbildung von Jahresmieten,

bei denen innerhalb des Jahres mehrere jeweils gleich hohe Teilzahlungen

geleistet werden. Die Termine können unregelmäßig über das Jahr verteilt

sein, sodass die Zeiträume zwischen den Zahlungszeitpunkten ungleich

lang sind – dennoch wird an jedem der Zahlungstage immer der gleiche

Anteil der Jahresrate fällig. Diese Zahlweise ist z.B. in Großbritannien üblich,

die Zahlungstermine werden dort Quarter-Days genannt.

Rhythmusklausel

auf Kondition

anwenden

Um festzulegen, welche Rhythmusklausel für welche Kondition gilt, wech-

seln Sie auf die Registerkarte Konditionen und dort auf die Registerkarte

Klauseln. Ordnen Sie die Nummer der Rhythmusklausel der jeweiligen

Kondition zu (siehe Abbildung 2.7).

Abbildung 2.7 Zuordnung der Rhythmusklausel zur Kondition

Buchungsklausel

Es bleibt die Frage zu klären, wer die Kondition zahlt und wie die Steuern

berechnet werden. Hierfür wird die Buchungsklausel benutzt, die der Kon-

dition zugeordnet ist. In Abbildung 2.7 sehen Sie, dass das Feld Buchungen

auf der Registerkarte Klauseln leer ist. Dieses Feld dient der Zuordnung der

Buchungsklausel zur Kondition. Dass das Feld leer ist, bedeutet aber keines-


2 Konditionen

132

falls, dass hier keine Buchungsklausel zugeordnet ist. Vielmehr ist – Sie

sehen es am Text <Standard> – hier die Standard-Buchungsklausel mit dem

leeren Schlüssel (Schlüssel SPACE) zugeordnet. Sie können sich diese

Buchungsklausel entweder auf der Registerkarte Klauseln ansehen oder

direkt hier per Klick auf den Button (Klausel anzeigen bzw. ändern) in die

Buchungsklausel wechseln. Abbildung 2.8 zeigt die Buchungsklausel.

Abbildung 2.8 Beispiel für eine Buchungsklausel

Steuer, Partner und

Bankverbindungen

Die Buchungsklausel enthält alle Angaben, die für die Buchung der Kondi-

tion notwendig sind, insbesondere das Feld Partner für denjenigen, der die

Zahlung leistet bzw. erhält, und die Informationen zur Steuerberechnung

in den Feldern Steuerart, Brutto, Steuergruppe. Das Feld Steuerart enthält

die Information, ob Vorsteuer oder Ausgangssteuer gebucht wird. Im Feld

Steuergruppe ist die Höhe der Steuer verschlüsselt. Auf Details zur Ermitt-

lung der Steuerbeträge gehen wir in Abschnitt 3.1, »Periodisches Buchen«,

ein. Wenn Sie das Feld Brutto markieren, wird der Einheitspreis der Kondi-

tion als Bruttowert interpretiert.

2.1.2 Finanzströme generieren

Partnerfinanzstrom

Mit den Daten der Konditionen, der Rhythmusklausel und der Buchungs-

klausel kann das System nun einen Finanzstrom aufbauen. Der Finanz-

strom stellt den Plan dar, in welchem Rhythmus welche Zahlungen fällig

sind. Er wird zur Unterscheidung des weiter unten erläuterten Objektfi-

nanzstroms Partnerfinanzstrom (oder auch Zahlungsfinanzstrom) genannt.

Der Finanzstrom bildet die Grundlage der periodischen Buchungen, die wir

in Abschnitt 3.1, »Periodisches Buchen«, besprechen.

Finanzstrom

anzeigen

Um den Finanzstrom anzuzeigen, wechseln Sie auf die Registerkarte Kondi-

tionen, und klicken auf einen der Buttons (Finanzstrom anzeigen)



133

2

oder (Finanzstrom simulieren). Solange der Vertrag noch inaktiv

ist, können Sie den Finanzstrom nur simulieren. Sie kommen aus der

Finanzstromanzeige in die Anzeige der Konditionen zurück, indem Sie auf

den Button (zurück zu den Konditionen) klicken.

Abbildung 2.9 Finanzstrom zum Beispielvertrag

Plan-SätzeAbbildung 2.9 zeigt einen Ausschnitt aus dem Finanzstrom zum Beispielver-

trag. Sie sehen hier, dass zu jeder Buchkondition für den jeweiligen Zeitraum

ein Datensatz erzeugt wird, ein Plan-Satz für die periodische Buchung. Plan-

Sätze werden mit dem Status-Icon (noch zu buchen) gekennzeichnet.

Perioden und

Fälligkeiten

Zur Erinnerung: Die Rhythmusklausel bestimmt den Rhythmus der Zah-

lungen und die Fälligkeit. Für jede Periode, die der Rhythmus vorgibt, wird

ein Plan-Satz erzeugt. Wie Sie in Abbildung 2.9 sehen, sind die Wohnungs-

mieten jeweils für Monatsperioden berechnet (Felder Ber. von und Berech.

bis) und immer zum dritten Werktag des Monats fällig (Feld Fällig am). Die

Pacht dagegen bezieht sich auf das ganze Jahr (im Feld Berech. bis ist der

31.12.2018 eingetragen) und ist am 1. Januar fällig.

Finanzstrom als

Buchungsvorrat

Der Finanzstrom wird als Buchungsvorrat für die periodischen Buchungen

immer eine gewisse Zeit im Voraus erzeugt. Der Buchungsvorrat kann aller-

dings – insbesondere bei unbefristeten Verträgen – nicht bis in alle Ewigkeit

im Voraus generiert werden. Daher steuern Sie im Customizing von SAP RE

unter Vertrag � Vertragsart � Vertragsarten definieren, wie viele Jahre in

Voraus der Finanzstrom generiert werden soll. Abbildung 2.10 zeigt den

Ausschnitt aus der Definition der Vertragsart mit dem entsprechenden

Feld FS-Zeitraum.


2 Konditionen

134

Abbildung 2.10 Customizing der Vertragsart mit Zeitraum für den Finanzstrom

Finanzstrom

generieren

Weil die Finanzströme immer nur eine gewisse Zeit im Voraus generiert

sind, müssen Sie sie von Zeit zu Zeit verlängern, d.h. weiter in die Zukunft

hinein generieren. Dazu ist es ratsam, regelmäßig, spätestens zum Ende

eines Halbjahres oder zum Jahreswechsel Transaktion RECDCGOL (Generie-

rung von Finanzströmen für Verträge) aufzurufen und den Report, der

durch die Transaktion aufgerufen wird, im Batch (als Hintergrundjob) ein-

zuplanen.

Testgenerierung Für Tests z.B. nach einem Releasewechsel oder nach dem Einspielen einer

Programmkorrektur durch einen SAP-Hinweis kann auch Transaktion

RECDCFCMP (Finanzstromvergleich & Simulation) eingesetzt werden. Diese

erlaubt einen Vorher-Nachher-Vergleich der Finanzströme (vor bzw. nach

der Generierung des Finanzstroms). Das Programm dient dazu festzustel-

len, ob die Programmänderung gegebenenfalls zu unerwünschten Nebenef-

fekten – wie Nachbuchungen in früheren Perioden – führt. Die Transaktion

ist nur für den Einsatz durch geschulte Anwender geeignet und sollte auf we-

nige Verträge eingegrenzt werden. In den genannten Transaktionsnamen

steht CD für condition, CF für cash flow, CMP für compare, CG für cash flow

generation.

Finanzstrom ab Sie haben bereits gesehen, dass die wesentliche Steuerung des Aufbaus des

Finanzstroms durch die Kondition und ihre Rhythmusklausel erfolgt. Der

Beginn der Kondition bestimmt zusammen mit der Fälligkeit und dem

Rhythmus aus der Rhythmusklausel, für welche Zeitperioden Plan-Sätze in

den Finanzstrom eingestellt werden. Darüber hinaus finden sich weitere

Steuerungsparameter für den Finanzstrom auf der Registerkarte Laufzeit

des Vertrages.

Abbildung 2.11 Ausschnitt aus der Registerkarte »Laufzeit«



135

2

Erste Buchung abIn Abbildung 2.11 sehen Sie, dass hier ein sehr alter Vertrag im System exis-

tiert – er besteht schon seit dem 01.01.1980. Wenn Sie alte Verträge in Ihr

System übernehmen, wollen Sie natürlich auch bestimmte historische

Informationen übernehmen, wie z.B. den tatsächlichen Vertragsbeginn.

Nun wurden aber die Mieten bis zur Datenübernahme im Vorsystem

gebucht. Es darf also für den Zeitraum zwischen dem historischen Vertrags-

beginn und der Produktivsetzung von SAP RE keine Buchungen geben. Um

dies zu steuern, steht in den Laufzeitdaten das Feld Erste Buchung ab zur

Verfügung. Im Beispiel starten die Buchungen erst am 01.01.2018.

Finanzstrom abSie können aber den Finanzstrom schon früher beginnen lassen, wenn Sie

im Feld Finanzstrom ab ein entsprechendes Datum setzen. In unserem Bei-

spiel wird der Finanzstrom schon für ein halbes Jahr vor dem Produk-

tivstart generiert. Abbildung 2.12 zeigt, wie der Finanzstrom in diesem Fall

aussieht. Die Datensätze vor dem Produktivstart sind mit dem Status-Icon

(als gebucht markiert) gekennzeichnet und werden in der periodischen

Buchung nicht berücksichtigt.

Abbildung 2.12 Finanzstrom mit Sätzen, die als »gebucht« markiert sind

Finanzstromanzeige

Sie können über das Feld Anzeige (oben rechts in Abbildung 2.12) bestim-

men, welchen Teil des Finanzstromes Sie sehen wollen. Wenn hier der Vor-

schlagswert »Standard« eingestellt ist, wird die letzte gebuchte bzw. als

gebucht markierte Periode als erster Eintrag angezeigt. In der Abbildung

wurde auf den Wert »Alle« umgestellt.


2 Konditionen

136

Rückwirkende

Änderungen

Aber welchen Sinn hat es, Finanzstromsätze zu generieren, die im neuen

System gar nicht gebucht werden dürfen? Dieses Vorgehen ist geeignet, um

Änderungen an Konditionen, die den Zeitraum vor der Produktivsetzung

betreffen, abbilden zu können. Falls Sie z.B. feststellen, dass die Miete rück-

wirkend geändert werden muss oder dass der Vertrag rückwirkend zu kün-

digen ist, müssen für den Zeitraum vor der Datenübernahme Differenzbu-

chungen erzeugt werden. Da man das im Altsystem nicht mehr tun kann,

wird es in SAP RE gemacht. Im Beispiel soll die Pacht rückwirkend zum

01.10.2017 auf 32 EUR erhöht werden. Wenn Sie auf die Registerkarte Kondi-

tionen wechseln, sehen Sie, dass die Kondition zur Änderung gesperrt ist

(siehe Abbildung 2.13). Das liegt daran, dass die Finanzstromsätze für Juli bis

Dezember 2017 als gebucht gelten. Die gleiche Sperre wird benutzt, wenn

die Kondition tatsächlich gebucht ist.

Abbildung 2.13 Gesperrte Kondition

Kondition ändern Wenn Sie nun auf den Button (In Änderungsmodus wechseln) klicken,

erscheint ein Pop-up-Fenster mit einer Sicherheitsabfrage. Klicken Sie hier

auf den Button Zeitscheibe (siehe Abbildung 2.14), um eine Zeitscheibe ab

01.10.2017, dem Datum der Pachterhöhung, hinzuzufügen. Falls Sie die

Kondition für den gesamten Gültigkeitszeitraum ändern müssen, klicken

Sie auf Ändern.

Abbildung 2.14 Änderung einer Kondition: Sicherheitsabfrage



137

2

NachbuchungenFür den Zeitraum zwischen dem 01.10.2017 und dem Datum der ersten

Buchung müssen Nachbuchungen erzeugt werden, gegebenenfalls auch für

Zeiträume, in denen schon Buchungen in SAP RE stattgefunden haben. Sie

sehen das Ergebnis in Abbildung 2.15: Für die Monate Oktober bis Dezember

werden jeweils 2 EUR nachgebucht. Die Plan-Sätze ab Januar 2018 werden

auf 32 EUR geändert.

Abbildung 2.15 Nachbuchungen in als »gebucht« markierten Perioden

Objektfinanzstrom

Der Finanzstrom, den Sie sich bisher angesehen haben, dient dazu, die zah-

lungsrelevanten Buchungen zu einem Vertrag zu erzeugen, d.h. also debi-

torische Buchungen für debitorische Verträge und kreditorische Buchun-

gen für kreditorische Verträge.

PartnerfinanzstromDiese Buchungen finden immer auf einem Partnerkonto statt, auf dem

Konto eines debitorischen oder kreditorischen Geschäftspartners. Daher

wird der Finanzstrom auch Partnerfinanzstrom oder Zahlungsfinanzstrom

genannt. Die Gegenbuchung, die hierbei erzeugt wird, ist entweder eine Er-

lösbuchung (für debitorische Verträge) oder eine Kostenbuchung (für kre-

ditorische Verträge). In beiden Fällen wird die Gegenbuchung auf das Con-

trollingobjekt Vertrag kontiert, da der Vertrag der »Verursacher« der Kosten

bzw. der Erlöse ist.

Nun will man aber in aller Regel im Controlling die Kosten eines kreditori-

schen Vertrages auf dem kostenverursachenden Objekt sehen, analog im

debitorischen Fall die Erlöse auf dem vermieteten Objekt.

Beispiele: Kosten und Erlöse kontieren

Beispiel 1: Sie haben einen Laden vermietet. Die Erlöse sollen auf dem Miet-

objekt sichtbar werden.


2 Konditionen

138

Beispiel 2: Sie haben einen Vertrag mit einem Dienstleister über die Reini-

gung der beiden Terminals am Flughafen »Heinrich Zille« abgeschlossen.

Die Kosten dafür sollen auf die beiden Objekte nach Fläche aufgeteilt wer-

den.

Tabelle 2.1 stellt die Beispiele und die gewünschten Buchungssätze dar,

wobei in Klammern das jeweilige Kontierungsobjekt angegeben ist.

Verteilungsregel

und Objektfinanz-

strom

Die Übertragung bzw. Verteilung der Kosten/Erlöse vom Kontierungsob-

jekt »Vertrag« auf ein anderes Kontierungsobjekt wird durch eine Vertei-

lungsregel gesteuert. Mithilfe dieser Verteilungsregel wird ein zweiter Fi-

nanzstrom, der Objektfinanzstrom, generiert, der Umbuchungen zwischen

dem Vertrag und den Objekten erzeugt. Gelegentlich wird der Objektfi-

nanzstrom auch Verteilungsfinanzstrom genannt.

Um eine Verteilungsregel zu erfassen, wechseln Sie auf die Registerkarte

Konditionen zum Vertrag, markieren Sie die Kondition, und wechseln Sie

anschließend auf die Registerkarte Verteilung. Abbildung 2.16 zeigt ein Bei-

spiel für eine Verteilungsregel. Das Verteilungsobjekt ist das Berechnungs-

objekt der Kondition. Wählen Sie über das Feld Vorschrift eine geeignete

Verteilungsregel aus, hier ist es die Regel »Objektbemessung«. Die Regel

wird auf alle dem Berechnungsobjekt zugeordneten Objekte angewendet.

Je nach ausgewählter Regel erscheinen weitere Felder (im Beispiel die Fel-

der Bemessungsart und Bemessungseinheit), mit denen Sie die Vorschrift

parametrisieren können. In der Tabelle im unteren Teil des Bildes wird das

Ergebnis der Verteilung angezeigt. Die Spalte Verteilungsgröße enthält im

Beispiel die Werte zur Bemessungsart A003 (Nutzfläche), nach deren Ver-

hältnis der Konditionsbetrag aufgeteilt wird.

Beispiel Buchung Partnerfinanzstrom Buchung Objektfinanzstrom

Vermietung

Ladenper Debitor

an Erlöse aus Vermietung

(Vertrag)

per Erlös aus Vermietung

(Vertrag)

an Erlös aus Vermietung

(Mietobjekt)

Reinigung

Gebäudeper Kosten (Vertrag)

an Kreditor

per Kosten (Gebäude 1)

per Kosten (Gebäude 2)

an Kosten (Vertrag)

Tabelle 2.1 Buchungsbeispiele Partnerfinanzstrom und Objektfinanzstrom



139

2

Abbildung 2.16 Beispiel für eine Verteilungsvorschrift

Objektfinanzstrom

anzeigen

Um den Objektfinanzstrom anzuzeigen, wechseln Sie im Konditionenbild

über einen der Buttons (Finanzstrom anzeigen) oder

(Finanzstrom simulieren) in die Finanzstromsicht. Die Anzeige des Objekt-

finanzstroms ist versteckt und muss erst durch Klick auf den Button

(Objektfinanzstrom ausklappen) eingeblendet werden. Abbil-

dung 2.17 zeigt den Objektfinanzstrom zur Verteilungsvorschrift aus Abbil-

dung 2.16 im oberen Teil und den zugehörigen Partnerfinanzstrom im

unteren Teil des Bildes.

Abbildung 2.17 Objektfinanzstrom und Partnerfinanzstrom

Bilanzielle

Bewertung

Die im Zusammenhang mit dem Objektfinanzstrom beschriebene Vorge-

hensweise für das Buchen der Kosten und Erlöse entspricht den Richtlinien


2 Konditionen

140

des deutschen Handelsgesetzbuches (HGB). Wenn Sie nach IFRS (IFRS 16)

oder US-GAAP (US-GAAP ASC 842) bilanzieren, lesen Sie den Abschnitt 6.1,

»Bilanzielle Bewertung von Verträgen«, der Ihnen Informationen gibt, wie

Sie die Bewertung nach diesen Bilanzierungsrichtlinien vornehmen kön-

nen. Ausführlich wird das Thema im Buch »IFRS 16 – Leasingbilanzierung

mit SAP« (von Anke Köppe und Sabine Toman) besprochen.

2.1.3 Customizing: Konditionen

Die Customizingeinstellungen für Konditionen finden Sie im Einführungs-

leitfaden von SAP RE unter Konditionen und Bewegungen.

Konditionsarten

Konditionen in den Verträgen unterscheiden sich nach Konditionsarten.

Ehe diese definiert werden können, müssen die in den Konditionen be-

nutzten Berechnungs- und Verteilungsvorschriften angelegt werden.

Berechnungs- und

Verteilungs-

vorschriften

Beginnen Sie also damit, zu prüfen, ob die im Auslieferungscustomizing

verfügbaren Berechnungs- und Verteilungsvorschriften für Ihre Zwecke

ausreichen. Sie können eigene Vorschriften einrichten und dabei auf eine

Vielzahl von programmintern bereitgestellten, sogenannten internen Vor-

schriften zurückgreifen. Die Texte im Einführungsleitfaden geben Ihnen

ausführliche Informationen hierzu.

Konditionsarten Konditionsarten legen Sie im Customizing von SAP RE an unter Konditio-

nen und Bewegungen � Konditionsarten und Konditionsgruppen � Konditi-

onsarten definieren. Abbildung 2.18 zeigt die Details zur Definition einer

Konditionsart. Vergeben Sie einen vierstelligen Schlüssel (alphanume-

risch), und pflegen Sie möglichst sprechende Bezeichnungen. Das Feld

Eigenschaft enthält steuernde Informationen, z.B. die Festlegung, dass es

sich bei der Kondition um eine Vorauszahlung (für Nebenkosten oder

Umsatzmieten) handelt. Für die »Grundmiete« bleibt das Feld leer.

Jede Kondition, die Sie buchen wollen, benötigt eine Bewegungsart. Auf die

Einrichtung der Bewegungsarten gehen wir in Abschnitt 3.2, »Buchen mit

Immobilienkontierung im SAP-Finanzwesen«, ein. Das Kennzeichen Ertrag

benötigen Sie nur für Vorauszahlungen. Dieses Kennzeichen wird in

Abschnitt 4.2.9, »Buchungen der Nebenkostenabrechnung«, und Abschnitt

5.1.3, »Umsatzmiete buchen«, erläutert.

Im Abschnitt Vorschlagswerte im Customizing der Konditionsart haben Sie

die Möglichkeit, Vorbelegungen für Berechnungsvorschriften und Vertei-

lungsvorschriften zu hinterlegen.



141

2

Abbildung 2.18 Customizing einer Konditionsart: Detailbild

Konditionszweck

Unter Konditionen und Bewegungen � Konditionsarten und Konditions-

gruppen � Konditionszweck definieren legen Sie Konditionszwecke fest.

Abbildung 2.19 zeigt die Detaileinstellungen zum Konditionszweck. Die

wesentliche Eigenschaft eines Konditionszwecks ist im Feld Interner Zweck

zu verschlüsseln. Hier bestimmen Sie, ob die Kondition, die mit diesem

Zweck im Vertrag angelegt wird, eine zu buchende Kondition (Buchkondi-

tion) ist oder eine rein informatorische, statistische Kondition. Sie entschei-

den zudem, ob es sich um eine periodisch wiederkehrende Kondition

handelt, deren Rhythmus über die Rhythmusklausel gesteuert wird, oder

ob es sich um eine Einmalkondition handelt.

Vorschlags-

kondition

Konditionen können nicht nur in Verträgen, sondern auch in Mietobjekten

angelegt werden. Entscheiden Sie, ob der Konditionszweck für Verträge

(Feld Vertragszweck) oder Mietobjekte (Feld Mietobjektzweck) oder für


2 Konditionen

142

beide relevant ist. Sie können festlegen, dass es sich um den Default-Wert

handelt (Vorbelegung bei Neuanlage einer Kondition). Über das Feld Über-

nahmezweck können Sie bestimmen, dass alle Konditionen, die diesen

Zweck benutzen, aus dem Mietobjekt in den Vertrag zu diesem Mietobjekt

als Vorschlag übernommen werden.

Abbildung 2.19 Customizing Konditionszweck: Detailbild

Konditionsgruppen

Konditionsgruppen sind in SAP RE ein sehr mächtiges Steuerungsinstru-

ment. Konditionsgruppen gruppieren Konditionsarten zu verschiedenen

Zwecken. Konditionsgruppen dienen dazu:

� dem Anwender Vorgaben für die Erfassung der richtigen Konditionsar-

ten im Vertragsdialog zu machen

� Konditionen für die Berechnung zusammenzufassen

� Konditionen im Berichtswesen zusammenzufassen

Konditionsarten für eine neue Vertragsart zusammenstellen

Sie haben eine neue Vertragsart Pachtvertrag angelegt und wollen verhin-

dern, dass ein Sachbearbeiter versehentlich falsche Konditionsarten für

diese Art Verträge benutzt. Sie wollen eine explizite Auswahl an Konditi-

onsarten mit geeigneten Vorbelegungen vorgeben.


19

1Zum Einstieg

Im Jahre 2009 haben wir uns erstmals an die Aufgabe gewagt, SAP RE in

einem Buch umfassend darzustellen. Wenn wir heute zurückblicken und die

Entwicklungen, die es zwischenzeitlich im SAP Real Estate Management gab,

in Betracht ziehen, ist es dringend an der Zeit, eine aktualisierte Version auf

den Weg zu bringen. So etwa haben die im Jahre 2016 erschienenen überar-

beiteten Bilanzierungsrichtlinien für Leasingverträge dazu geführt, dass

SAP Real Estate Management eine wesentliche funktionale Erweiterung

erfahren hat – die der bilanziellen Bewertung. Diese Erweiterungen, die oft

unter dem Stichwort IFRS 16 zusammengefasst werden, waren uns ein gan-

zes Buch wert – »IFRS 16 – Leasingbilanzierung mit SAP« (von Anke Köppe

und Sabine Toman, ISBN 978-3-8362-5953-8, erschienen 2018 im Rheinwerk

Verlag). Wenn Sie sich tiefgehend mit dem Thema beschäftigen wollen, sei

Ihnen dieses Buch an Herz gelegt. Für einen Einstieg bieten wir im vorlie-

genden Buch eine Kurzfassung an.

Eine einfache Überarbeitung und Ergänzung des Buches von 2009 war uns

aber nicht genug – wir wollten eine andere Perspektive einnehmen: weg

von der technischen Funktionalität – hin zur praktischen Anwendersicht.

SAP RE aus Sicht des Anwenders

Das Produkt SAP Real Estate Management – im Buch kurz SAP RE genannt –

richtet sich an drei große Anwendergruppen:

� Wohnungsunternehmen, deren Schwerpunkt die Verwaltung frei finan-

zierter und öffentlich geförderter Wohnungen ist

� Vermieter, deren Geschäft die Vermietung von Gewerbeobjekten wie

Büros und Ladengeschäften ist

� Unternehmen, deren Hauptgeschäft nicht die Immobilie ist, sondern die

Immobilien benötigen, um ihren eigentlichen Geschäftszweck erfüllen

zu können – sei es der Bau von Autos, das Bankgeschäft oder die Entwick-

lung von Software

Im englischen Sprachgebrauch werden diese drei Zielgruppen von SAP RE

kurz und knapp als Residentials, Commercials und Corporates bezeichnet.

Jede der drei Zielgruppen hat Besonderheiten, und wir hielten es daher für

sinnvoll, diese Besonderheiten in speziellen Kapiteln zusammenzufassen.


Zum Einstieg

20

Wer sollte

das Buch lesen?

Dieses Buch richtet sich an Anwender und zukünftige Anwender von

SAP RE, unabhängig davon, welcher der drei genannten Gruppen ihr Unter-

nehmen zuzurechnen ist. Dabei geht es in erster Linie um Kunden, die die

On-Premise-Lösung unter SAP S/4HANA einsetzen. Alle im Buch bespro-

chenen Funktionen werden in der Lösung SAP S/4HANA gezeigt. Sie stehen

aber im Wesentlichen auch schon in der SAP Business Suite ab Enhance-

ment Package 6 zur Verfügung – wenn auch mit einer etwas anderen Benut-

zeroberfläche.

Fiori-Apps Die Funktionen von SAP RE können Sie mit der bisher bekannten Benutzer-

oberfläche aus dem SAP GUI oder aber in Form von Fiori-Apps aus dem

Fiori Launchpad aufrufen.

SAP RE in

S/4HANA Cloud

Zusätzlich zur On-Premise-Lösung für SAP RE stehen Ihnen innerhalb der

SAP S/4HANA Cloud für den Bereich von SAP RE Lösungen wie z.B. das

SAP Contract and Lease Management (SAP S/4HANA Cloud for Contract &

Lease Management) für die bilanzielle Bewertung von Verträgen oder die

SAP Cloud for Real Estate location management option zur Verfügung.

Inhalt und Struktur des Buches

Das Buch ist in drei Teile untergliedert:

Im ersten Teil des Buches gehen wir auf das zentrale Element von SAP RE

ein, den Vertrag.

Verträge Sie erfahren, wie Sie mit dem Vertrag in SAP RE Folgendes abbilden können:

� mit Ihren Vertragspartnern getroffene vertragliche Regelungen über die

Nutzung von Vermögensgegenständen, Vereinbarungen über Dienst-

leistungen oder Services

� Vereinbarungen über Zahlungen der Vertragspartner an Sie oder durch

Sie an die Vertragspartner

� Regelungen über Vertragslaufzeiten, Kündigungsregeln oder Verlänge-

rungsoptionen

Immobilien und

Liegenschaften

Wir gehen auf die möglichen Vertragsobjekte ein und erläutern, welche

Immobilienstammdaten in SAP RE verwendet werden können, wie sie

untereinander und mit den Verträgen verknüpft sind. Wir erläutern, wie

Grundbücher, Flurstücke und weitere Liegenschaftsdaten in SAP RE abge-

bildet sind.

Konditionen und

Mietanpassung

Ausführlich gehen wir auf die Möglichkeiten ein, Konditionen für die

Miete, Nebenkosten oder Leasingraten in Verträgen zu hinterlegen. Sie


Inhalt und Struktur des Buches

21

erfahren, wie hieraus unter Beachtung von Rhythmus- und Buchungsklau-

seln Finanzstromsätze erzeugt werden, die die Grundlage für die Buchun-

gen bilden. Die massenweise Anpassung von Vertragskonditionen wird am

Beispiel der freien Mietanpassung erläutert.

Buchhaltung und

Controlling

Sie erfahren, wie kreditorische oder debitorische Buchungen bezogen auf

die Vertragspartner durch periodische Buchungsläufe automatisch erzeugt

und ins SAP-Finanzwesen gebucht werden. Es wird erläutert, wie man aus

dem SAP-Finanzwesen heraus auf Verträge oder Immobilienobjekte bucht

und welche Möglichkeiten das Controlling für SAP RE bietet. Für das Ver-

ständnis der buchhalterischen Aspekte der Lösung werden Grundbegriffe

des SAP-Finanzwesens vorausgesetzt.

Im zweiten Teil des Buches besprechen wir – gegliedert nach den Zielgrup-

pen der Lösung – spezielle Schwerpunkte der einzelnen Branchen.

SAP RE für

Residentials

In den Abschnitten zur Wohnungswirtschaft wenden wir uns ausführlich

den wohnungswirtschaftlichen Verfahren für die Mietanpassung zu: Miet-

spiegel, Vergleichsmiete, Gutachten, Modernisierung und Kostenmiete auf

Basis einer Wirtschaftlichkeitsberechnung. Zudem wird die Nebenkosten-

abrechnung im Detail besprochen. Ein gesonderter Abschnitt ist der Woh-

nungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) gewidmet.

SAP RE für

Commercials

Eine Spezialität der Vermietung von Gewerbeimmobilien sind Umsatz-

mietverträge. Wir erläutern, welche Möglichkeiten es gibt, für Ladenge-

schäfte sortimentsbezogen und gestaffelt Mieten auf der Basis von Um-

sätzen oder Absätzen zu ermitteln. Typisch für die gewerbliche Vermietung

sind auch Mieten, deren Höhe einer Indexreihe, z.B. einem Verbraucher-

preisindex, folgt. Mietanpassungen auf Basis von Indexreihen sind ein wei-

teres Thema dieses Abschnitts.

SAP RE für

Corporates

Schließlich gehen wir auf Funktionen ein, die bevorzugt bei Unternehmen

eingesetzt werden, bei denen Immobilien nur Mittel zum Zweck sind und

nicht der Hauptgeschäftszweck. Sie erfahren, wie Sie die Belegung von Bü-

roräumen und Meetingräumen verwalten können. Ein weiterer Abschnitt

widmet sich der bilanziellen Bewertung von Leasingverträgen nach IFRS 16,

US-GAAP ASC 842 und HGB. Schließlich gehen wir auf die Vorsteuerbe-

handlung im Zusammenhang mit § 15 UStG ein.

Technische AspekteSAP RE bietet umfangreiche Schnittstellen an, die modifikationsfreie Erwei-

terungen und somit kundenspezifische Ausprägungen der Software erlau-

ben. Das Kapitel gibt Ihnen anhand von Beispielen Tipps und zeigt Ihnen

Tricks, wie Sie bei solchen Erweiterungen vorgehen können. Wir geben

einen Einblick in die Möglichkeiten, Stammdaten, Verträge und Geschäfts-


Zum Einstieg

22

prozesse grafisch und geografisch zu visualisieren, und gehen auf die Archi-

vierung von Daten sowie den Schutz personenbezogener Daten gemäß der

Datenschutz-Grundverordnung ein.

Wie das Buch zu lesen ist

Um in SAP RE einzusteigen, sollten Sie zunächst in Ruhe den ersten Teil des

Buches mit den drei Kapiteln »Verträge«, »Konditionen« und »Buchhal-

tung in SAP RE« lesen. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Grundla-

gen von SAP RE und dessen zentrales Element, den Vertrag. Die Vertiefung

der einzelnen Themen und die Spezialisierung finden Sie in den Branchen-

kapiteln.

Es ist uns bewusst, dass Unternehmen in vielen Fällen nicht »sortenrein«

Residentials, Commercials oder Corporates sind: Auch ein Wohnungsunter-

nehmen vermietet Ladengeschäfte mit Umsatzmietverträgen, ein gewerb-

licher Vermieter hat auch Wohnungen in seinem Portfolio, ein Wohnungs-

unternehmen hat Büros angemietet und muss die Anmietverträge nach

IFRS 16 bilanzieren, jedes Unternehmen muss sich mit den Fragen der Vor-

steuerbehandlung auseinandersetzen usw.

Blättern ist erlaubt Sie werden also zwischen den Kapiteln blättern müssen. Wir haben uns

bemüht, Querverweise unterzubringen, wo es sinnvoll und notwendig ist.

Wir haben einen ausführlichen Index erstellt, damit Sie auch dann, wenn es

nicht offensichtlich ist, wo bestimmte Fragen behandelt sind, eine Chance

haben, die passenden Informationen zu finden.

Wichtige Informationen, hilfreiche Tipps und Beispiele finden Sie in Käs-

ten, die mit Symbolen am Rand markiert sind:

Tipp

Kästen mit diesem Icon geben Ihnen Empfehlungen zu Einstellungen oder

Tipps aus der Berufspraxis.

Hinweis

Dieses Icon weist Sie auf zusätzliche Informationen hin.

Beispiel

Mit diesem Icon haben wir ausführlichere Beispiele gekennzeichnet.

Achtung

Mit diesem Icon weisen wir Sie auf mögliche Fehlerquellen hin.


Anwendungsmenü und Customizing

23

Anwendungsmenü und Customizing

Sie finden alle Transaktionen, die in SAP RE und im Vertragsmanagement

eine Rolle spielen, im Easy-Access-Menü unter Rechnungswesen � Flexibles

Immobilienmanagement (siehe Abbildung 1).

Alle Customizingeinstellungen von SAP RE finden Sie im Einführungsleit-

faden unter Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) oder durch direkten

Aufruf von Transaktion RECACUST. Wenn im Buch das »Customizing von

SAP RE« angesprochen wird, beziehen wir uns immer auf dieses Kapitel des

Einführungsleitfadens.

Abbildung 1 SAP RE im Easy-Access-Menü

Sprechende

Transaktionsnamen

Man sieht es nicht auf den ersten Blick, aber auf den zweiten: Die Transakti-

onsnamen in SAP RE sind sprechend. Sämtliche Transaktionsnamen be-

ginnen mit RE (Real Estate). Die englische Übersetzung der jeweiligen

Anwendung stand Pate für die weiteren Bestandteile des Transaktionsna-

mens. So steht z.B. im Kürzel von Transaktion RECACUST das RE für Real

Estate, CA für Cross Application, CUST für Customizing. RECN ist die Trans-

aktion für die Vertragspflege – CN steht für Contract. Die periodischen

Buchungen stößt man über RERAPP an – RA steht für Rental Accounting,

PP für Periodic Posting. Wir geben an einigen Stellen im Buch Tipps, damit

Sie sich die Transaktionsnamen einfacher merken können. Eine Liste der in

SAP RE gebräuchlichen Abkürzungen finden Sie im Anhang.


Zum Einstieg

24

Aktivierung von SAP RE

EA-FIN Voraussetzung für die Aktivierung von SAP RE ist, dass die Business Func-

tion Financial Extension Set (EA-FIN) aktiv ist. Diese Business Function ist in

SAP S/4HANA automatisch aktiv. In der SAP Suite muss sie u.U. erst akti-

viert werden. Gehen Sie hierzu in den Einführungsleitfaden (Transaktion

SPRO), und wählen Sie SAP Referenz-IMG � Business Functions aktivieren.

RE-FX SAP RE wird im System häufig als RE-FX bezeichnet. Die Lösung RE-FX ist in

SAP S/4HANA immer aktiv. In der SAP Suite steht parallel noch die Vorgän-

gerlösung RE Classic zur Verfügung. In der SAP Suite können Sie – falls Sie

RE Classic nicht einsetzen – RE-FX aktivieren, indem Sie im Customizing

von SAP RE Grundeinstellungen � Real Estate Extension aktivieren aufrufen

und den entsprechenden Schalter setzen. Die Aktivierung des RE-FX wirkt

nur im jeweiligen Mandanten, nicht systemweit.

BTE-Applikation

aktivieren

BTE ist die Abkürzung für Business Transaction Events und beschreibt eine

Erweiterungstechnik, die SAP RE benutzt, um in anderen Applikationen

eigene Erweiterungen aufzurufen. Benutzen Sie Transaktion BF11 (BTE Ord-

nungskriterien), um die BTE-Applikation RE zu aktivieren.

Buchungskreis und

Kostenrechnungs-

kreis

Zu guter Letzt müssen Sie Einstellungen für den Buchungskreis und den

Kostenrechnungskreis treffen, um die Kontierungen, die SAP RE benutzt,

zu ermöglichen.

Aktivieren Sie im Buchungskreis die Vermögensverwaltung, indem Sie den

Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) aufrufen und dort SAP Referenz-

IMG wählen. Gehen Sie in das Menü Finanzwesen � Grundeinstellungen

Finanzwesen � Buchungskreis � Globale Parameter prüfen und ergänzen.

Setzen Sie hier im Block Verfahrensparameter das Kennzeichen Vermö-

gensverwaltung aktiv.

Aktivieren Sie über Transaktion SPRO im Kostenrechnungskreis die Immo-

bilienverwaltung: SAP Referenz-IMG � Controlling � Controlling Allgemein �

Kostenrechnungskreis pflegen. Setzen Sie in den Grunddaten des Kosten-

rechnungskreises im Block Komponenten aktivieren das Kennzeichen Im-

mobilienverwaltung.

SAP-Hinweise Falls Sie SAP-Hinweise suchen, die SAP RE betreffen, verwenden Sie für die

Suche die SAP-Komponente RE-FX* für RE-FX oder spezieller z.B. RE-FX-CN

für Vertragsfunktionen, RE-FX-SC für die Nebenkostenabrechnung bzw.

RE-FX-LA für Funktionen der bilanziellen Bewertung.

Auf der Website des Verlags unter www.sap-press.de/4701 finden Sie im

Bereich Materialien zum Buch eine Liste wichtiger SAP-Hinweise, die fort-

laufend aktualisiert wird.


Danke

25

Weniger ist mehrDieses Buch ist keine Dokumentation von SAP RE, sondern hat es sich zur

Aufgabe gemacht, die Grundprinzipien der Anwendung zu erläutern. Sie

werden feststellen, dass es nicht möglich war, auf jedes Kennzeichen und

auf jedes Eingabefeld in der Anwendung und im Customizing einzugehen.

Unser Anliegen ist es, die wesentlichen Einstellungen aufzuzeigen und dar-

über hinaus wo immer möglich einen Ausblick zu geben, was sonst noch in

SAP RE geht – in der Anwendung, über passendes Customizing und durch

Nutzung von User-Exits.

Probieren ist besser

als Studieren

In diesem Sinne: Nehmen Sie das Buch zur Hand, schauen Sie hinein, und

probieren Sie alles im System aus. Drücken Sie ruhig mal die (F1)-Hilfe-

Taste. Sie werden sehen, dass es mehr und bessere Dokumentation gibt, als

man pessimistisch vermutet. Und wenn alles nicht mehr hilft, fragen Sie

den SAP Support – Themenkreis RE-FX* –, oder schreiben Sie an den Verlag.

Danke

Wir möchten uns sehr herzlich bedanken bei den vielen Kollegen, die diese

Lösung SAP RE und dieses Buch ermöglicht haben.

Vielen lieben Dank sagen wir unserem ehemaligen Product Manager Franz

Kehrein für sein ausführliches Feedback zu den Themen der Vermietung

von Gewerbeimmobilien. Wir danken allen Kollegen aus dem RE-Entwick-

lungsteam im Bereich AIS der SAP (vormals IMS), namentlich vor allem

Katrin Biber und Joachim Lachnik, die uns trotz hoher Arbeitslast mit Rat

und Tat unterstützt haben. Wir danken sehr für die Unterstützung unserer

Experten für die Grafikanbindung Stephan Albrecht und Tobias Seber aus

dem SAP-Beratungsteam.

Wir bitten unsere Familien, uns nicht zu verargen, dass wir das eine oder

andere Mal unsere Freizeit in das Buch und nicht in die Familie investiert

haben. Danke, dass Ihr das toleriert habt.

Den Mitarbeitern des Verlages, insbesondere unserer Lektorin Frau Eva

Tripp, sagen wir unseren herzlichen Dank für die gemeinsame Arbeit an

unseren Texten, ihre Geduld und die vielen guten Tipps.

Viel Erfolg mit SAP RE und viel Spaß bei der Lektüre wünschen Ihnen

Sabine Toman und Anke Köppe


Auf einen Blick

TEIL I Grundlagen von SAP RE

1 Verträge ..................................................................................................... 29

2 Konditionen .............................................................................................. 125

3 Buchhaltung in SAP RE ......................................................................... 185

TEIL II Branchenspezifische Funktionen

4 SAP RE für die Wohnungswirtschaft ............................................... 255

5 SAP RE für Gewerbeimmobilien ........................................................ 397

6 SAP RE für Corporates ........................................................................... 451

TEIL III Technische Aspekte

7 Kundenspezifische Erweiterungen und Anpassungen ............. 533

8 Laufende Arbeiten und nützliche Werkzeuge ............................. 579

9 Daten archivieren und löschen ......................................................... 603


7

Inhalt

Geleitwort ......................................................................................................................... 15

Zum Einstieg .................................................................................................................... 19

TEIL I Grundlagen von SAP RE

1 Verträge 29

1.1 Verträge: Überblick und allgemeine Daten ....................................... 29

1.1.1 Beispiele für Verträge .................................................................... 30

1.1.2 Verträge bearbeiten ....................................................................... 35

1.1.3 Vertragskonstellationen ............................................................... 47

1.1.4 Kündigung und Verlängerung von Verträgen ....................... 50

1.1.5 Customizing: Verträge .................................................................. 59

1.1.6 Zusammenfassung ......................................................................... 72

1.2 Geschäftspartner ............................................................................................ 72

1.2.1 Geschäftspartner bearbeiten ...................................................... 73

1.2.2 Geschäftspartner im Umfeld von SAP RE ................................ 78

1.2.3 Debitorische und kreditorische Geschäftspartner ............... 80

1.2.4 Customizing: Geschäftspartner ................................................. 81


1.3 Stammdaten der Immobilienverwaltung ........................................... 85

1.3.1 Nutzungssicht .................................................................................. 86

1.3.2 Bemessungen ................................................................................... 92

1.3.3 Mietobjekte ....................................................................................... 95

1.3.4 Architektonische Objekte ............................................................. 102

1.3.5 Liegenschaften ................................................................................. 106

1.3.6 Instandhaltungsobjekte ............................................................... 109


1.4 RE-Navigator .................................................................................................... 110

1.4.1 Aufbau des RE-Navigators ........................................................... 111

1.4.2 Objekte bearbeiten ......................................................................... 112

1.4.3 Neue Objekte anlegen ................................................................... 115

1.4.4 Personalisierung des RE-Navigators ......................................... 120

1.4.5 Weitere Funktionen ....................................................................... 123



Inhalt

8

2 Konditionen 125

2.1 Konditionen und Finanzströme .............................................................. 125

2.1.1 Konditionen anlegen ..................................................................... 126

2.1.2 Finanzströme generieren ............................................................. 132

2.1.3 Customizing: Konditionen .......................................................... 140

2.1.4 Zusammenfassung ........................................................................ 152

2.2 Mietanpassung .............................................................................................. 152

2.2.1 Anpassungsverfahren ................................................................... 153

2.2.2 Überblick: Prozess der Mietanpassung ................................... 155

2.2.3 Voraussetzungen für die Anpassung ....................................... 157

2.2.4 Anpassungslauf starten ............................................................... 166

2.2.5 Freie Mietanpassung durchführen ........................................... 170

2.2.6 Anpassungsergebnis und Protokoll analysieren .................. 174

2.2.7 Customizing: Nachrichtensteuerung ...................................... 178

2.2.8 Anpassungsdaten bearbeiten .................................................... 180


3 Buchhaltung in SAP RE 185

3.1 Periodisches Buchen ..................................................................................... 185

3.1.1 Periodisches Buchen: Verträge .................................................. 186

3.1.2 Periodisches Buchen: Leerstand ............................................... 201

3.1.3 Customizing: Kontenfindung ..................................................... 202

3.2 Buchen mit Immobilienkontierung im SAP-Finanzwesen .......... 213

3.2.1 Kontierungsblock von SAP RE ..................................................... 214

3.2.2 Customizing: Feldstatus und Kontoeigenschaften ............ 216

3.3 Einmalige Buchungen .................................................................................. 218

3.4 Stornieren von Buchungen ....................................................................... 219

3.5 Weitere Prozesse in der Buchhaltung des SAP RE ........................... 221

3.5.1 Kontenblatt anzeigen ................................................................... 221

3.5.2 Kontenpflege zu Verträgen durchführen ............................... 223

3.5.3 Zahlungseingang buchen ............................................................ 224

3.5.4 Customizing: Zahlungseingang ................................................ 229

3.5.5 Rechnung über Miete .................................................................... 230

3.5.6 Customizing: Rechnungen .......................................................... 232

3.5.7 Mahnen ............................................................................................. 232

3.5.8 Customizing: Mahnen .................................................................. 233


Inhalt

9

3.6 Controlling ........................................................................................................ 234

3.6.1 Objekte von SAP RE als Kontierungsobjekte

im Controlling .................................................................................. 235

3.6.2 Kosten und Erlöse ........................................................................... 237

3.6.3 Profit-Center ..................................................................................... 239

3.6.4 Planung ............................................................................................... 240

3.6.5 Statistische Kennzahlen ............................................................... 244

3.6.6 CO-Abrechnung ............................................................................... 246

3.6.7 Weitere Funktionen ....................................................................... 247

3.6.8 Customizing: Controlling ............................................................. 249

3.7 Zusammenfassung ........................................................................................ 251

TEIL II Branchenspezifische Funktionen

4 SAP RE für die Wohnungswirtschaft 255

4.1 Mietanpassung in der Wohnungswirtschaft ..................................... 255

4.1.1 Mietspiegel ........................................................................................ 256

4.1.2 Vergleichswohnungen .................................................................. 269

4.1.3 Gutachten .......................................................................................... 277

4.1.4 Modernisierung ............................................................................... 282

4.1.5 Kappung ............................................................................................ 292

4.1.6 Wirtschaftlichkeitsberechnung ................................................. 297


4.2 Nebenkostenabrechnung ........................................................................... 304

4.2.1 Abrechnungseinheiten anlegen ................................................. 304

4.2.2 Umlage nach Verbrauch:

Zähler und Messbelege verwalten ............................................ 313

4.2.3 Vorverteilungs-Abrechnungseinheiten anlegen .................. 316

4.2.4 Kostenträger-Abrechnungseinheiten anlegen ..................... 317

4.2.5 Abrechnungseinheiten für direkte Kosten anlegen ............ 319

4.2.6 Kosten auf Abrechnungseinheiten buchen ........................... 320

4.2.7 Abrechnungsteilnahme der Mietverträge steuern .............. 324

4.2.8 Nebenkostenabrechnung durchführen .................................. 325

4.2.9 Buchungen der Nebenkostenabrechnung ............................. 334

4.2.10 Externe Heizkostenabrechnung durchführen ....................... 345

4.2.11 Vorauszahlungen und Pauschalen anpassen ........................ 349

4.2.12 Korrespondenz erzeugen .............................................................. 351



Inhalt

10

4.3 WEG-, Sondereigentums- und Fremdverwaltung .......................... 353

4.3.1 Definitionen und Grundlagen .................................................... 354

4.3.2 Stammdaten der WEG-Verwaltung ......................................... 355

4.3.3 Verträge innerhalb von

Wohnungseigentümergemeinschaften ................................. 364

4.3.4 Buchhaltung der WEG- und

Sondereigentumsverwaltung .................................................... 372

4.3.5 Sonderumlagen ............................................................................... 376

4.3.6 WEG-Abrechnung, Wirtschaftsplan und

Hausgeldanpassung ...................................................................... 379

4.3.7 Fremdverwaltung ........................................................................... 390

4.3.8 Customizing: WEG-, Sondereigentums- und

Fremdverwaltung ........................................................................... 392


5 SAP RE für Gewerbeimmobilien 397

5.1 Umsatzmiete ................................................................................................... 397

5.1.1 Umsatzmietvertrag anlegen ...................................................... 398

5.1.2 Umsatzmiete abrechnen ............................................................. 407

5.1.3 Umsatzmiete buchen ................................................................... 415

5.1.4 Umsatzabrechnungen korrigieren ........................................... 421

5.1.5 Werbebeiträge abrechnen .......................................................... 423

5.1.6 Kumulative Abrechnung durchführen .................................... 425

5.1.7 Endabrechnung erstellen ............................................................ 428

5.1.8 Spitzenabrechnung durchführen .............................................. 430


5.2 Mietanpassung für Gewerbeimmobilien ........................................... 432

5.2.1 Indexanpassung ............................................................................. 433

5.2.2 Kundenspezifische Anpassungsverfahren ............................. 447


6 SAP RE für Corporates 451

6.1 Bilanzielle Bewertung von Verträgen .................................................. 451

6.1.1 Customizing: Bewertungsregeln .............................................. 453

6.1.2 Bewertungsklausel im Vertrag pflegen .................................. 457


Inhalt

11

6.1.3 Bewertung durchführen ............................................................... 460

6.1.4 Bewertungen buchen .................................................................... 464

6.1.5 Customizing: Kontenfindung der Bewertung ....................... 466

6.1.6 Konditionen in der Bewertung ................................................... 472

6.1.7 Folgebewertungen durchführen ............................................... 477

6.1.8 Infosystem und Werkzeuge ......................................................... 480

6.2 Vorsteuerbehandlung .................................................................................. 481

6.2.1 Vorsteueraufteilung im Überblick ............................................. 482

6.2.2 Optionssätze ermitteln ................................................................. 484

6.2.3 Vorsteueraufteilung durchführen ............................................. 489

6.2.4 Vorsteuerberichtigung .................................................................. 494

6.2.5 Vorsteuerbehandlung ohne Immobilien ................................ 503

6.2.6 Vorsteuerbehandlung für Anlagen ........................................... 510

6.3 Raumreservierung und Raumbelegung ............................................... 514

6.3.1 Raumreservierung .......................................................................... 515

6.3.2 Permanente Raumbelegung und Umzugsplanung ............. 517

6.3.3 Customizing: Raumreservierung und Raumbelegung ....... 518

6.4 Grafische Integration ................................................................................... 520

6.4.1 SAP Visual Enterprise ..................................................................... 521

6.4.2 SAP Geographical Enablement Framework ........................... 524


TEIL III Technische Aspekte

7 Kundenspezifische Erweiterungen und Anpassungen 533

7.1 Gründe für kundenspezifische Erweiterungen ................................. 533

7.2 Werkzeuge ........................................................................................................ 535

7.2.1 Object Navigator ............................................................................. 535

7.2.2 Business Add-Ins ............................................................................. 536

7.2.3 Business Data Toolset .................................................................... 538

7.3 Namenskonventionen und Programmierrichtlinien ...................... 542

7.3.1 Namenskonventionen ................................................................... 542

7.3.2 Allgemeine Programmierrichtlinien ......................................... 543

7.4 BAdI-Implementierungen .......................................................................... 545


Inhalt

12

7.5 API- und BAPI-Funktionsbausteine ....................................................... 550

7.6 Benutzerfelder und tabellarische Erweiterungen .......................... 552

7.6.1 Benutzerfelder einrichten ........................................................... 553

7.6.2 Tabellarische Erweiterungen ...................................................... 561

7.7 Anpassungen im Infosystem .................................................................... 561

7.7.1 Layouts einrichten .......................................................................... 562

7.7.2 Reportprofile verwenden ............................................................. 563

7.7.3 Freie Abgrenzungen ...................................................................... 566

7.7.4 Verwendung von Sets ................................................................... 569

7.8 Korrespondenz ................................................................................................ 571

7.8.1 Korrespondenzanwendungen ................................................... 571

7.8.2 Einstellungen zur Korrespondenz ............................................. 575

7.9 Zusammenfassung ....................................................................................... 577

8 Laufende Arbeiten und nützliche Werkzeuge 579

8.1 Periodische Arbeiten .................................................................................... 579

8.1.1 Wiedervorlagetermine generieren ........................................... 579

8.1.2 Finanzströme generieren ............................................................. 580

8.1.3 Kostensammler generieren ........................................................ 581

8.1.4 Jahresabhängige Nummernkreise ............................................ 582

8.1.5 Saldovortrag für Abgrenzungen aus SAP RE ......................... 583

8.1.6 Laufende Einstellungen ................................................................ 583

8.2 Werkzeuge ........................................................................................................ 585

8.2.1 Immobilienobjekte prüfen .......................................................... 586

8.2.2 Massenänderung der Verantwortlichkeit .............................. 587

8.2.3 Massenänderung der organisatorischen Zuordnung ........ 588

8.2.4 Massenänderung der Buchungsklausel .................................. 589

8.2.5 Arbeitsvorrat bearbeiten ............................................................. 590

8.2.6 Hilfsmittel zur Fehleranalyse ..................................................... 592

8.3 Protokolle und Logs in SAP RE ................................................................. 597

8.3.1 Protokolle auswerten .................................................................... 597

8.3.2 Buchungsprotokolle auswerten ................................................ 598

8.3.3 Änderungsbelege .......................................................................... 600

8.3.4 Postprocessing Office (PPO) ........................................................ 601

8.4 Zusammenfassung ....................................................................................... 602


Inhalt

13

9 Daten archivieren und löschen 603

9.1 Archivierung von Stamm- und Bewegungsdaten von SAP RE ... 604

9.1.1 Archivierung: Voraussetzungen und Begriffe ....................... 604

9.1.2 Stammdaten und Verträge archivieren ................................... 608

9.1.3 Spezielle Archivierungsobjekte .................................................. 614

9.1.4 Customizing: Archivierung .......................................................... 616

9.2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ........................................... 617


Anhang 625

A Abkürzungen .................................................................................................... 625

B Die Autorinnen ................................................................................................ 629

Index ................................................................................................................................... 631


sap real estate management – verträge und immobilien mit ... · 2konditionen 128...

Documents