sap global zaman yönetimi

Zaman Yönetimi- Arçelik Global Zaman YönetimiHRSP

HRSP | HR Technology Company

Konular

•Global zaman yönetimi hazırlık• Vardiya takibi ile ilgili işlemler• Standart sistem üzerindeki geliştirmeler• Ülke bazlı projelendirmede dikkat edilmesi gereken konular• Arçelik Global Zaman Yönetimi proje tanıtımı


Global Zaman Yönetimi Hazırlık

• Hazırlık aşamasında en önemli olan konu anaveri tanımlarının tüm ülkelerde geçerli olacak şekilde kodlanmasıdır.

- Vardiya Bilgileri

Aylık çalışma programları1. Krk. 2.Krk 3. & 4. Krk 5.Krk 6.ve 7.Krk 8.Krk örnekS = StandardM = SabahD = GündüzA = Öğleden SonraN = GeceP = Kısmi ZamanX = Karışık Düzen

Haftalık çalışma günü

Haftalık çalışma saati

Ondalık kısım

Sıra nosu HT günü, 0 diğerleri, H ya da U stajerler için

S5405000 = Standard çp, haftada 5 gün, 40.5saat/hafta sıra no 00



- Devam & Devamsızlık Türleri Kod Aralığı Tanım

1000 – 1199 Ücretli izinler1200 – 1299 Ücretsiz izinler1300 – 1399 Ücretsiz hastalık İzinleri1400 – 1499 Ücretli hastalık İzinleri5000 – 5099 Görev ile ilgili izinler5100 – 5199 Eğitim ile ilgili izinler



- Zaman Yönetimi Ücret Türleri Kod Aralığı Tanım

5000 – 5199 Ücretli izinler ile ilgili ücret türleri5200 – 5299 Ücretsiz izinler ile ilgili ücret türleri5300 – 5399 Ücretsiz hastalık İzinleri ile ilgili ücret türleri5400 – 5499 Ücretli hastalık İzinleri ile ilgili ücret türleri5500 – 5599 Normal çalışma, Fazla mesai puantaj verileri ile

ilgili ücret türleri6000 – 6099 Görev ile ilgili izinler için ücret türleri6100 – 6199 Eğitim ile ilgili izinler için ücret türleri


Vardiya Takip İşlemleri

• Zaman yönetimi ve puantaj hesaplamaları için en önemli anaveri olan vardiya bilgisi birçok şirkette takip açısından iş yükü oldukça fazla olan bir süreçtir.

• Vardiya bilgileri için kullanılan bilgi tipleri aşağıdaki gibidir.• 0007 Planlanan Çalışma Süresi BT• 2003 Vardiya Vekaleti BT

• Vardiya yönetimi ile ilgili standart uyarlamalar• PP61 vardiya takip modülü• Dinamik vardiya tayini işlemleri


0007 Planlanan Çalışma Süresi BT

Bu bilgi tipinde çalışanların ana vardiya bilgisi tutulmaktadır. Bordro hesaplamaları ile ilişkili bir bilgi tipi olduğundan günlük ya da kısa dönemli değişiklikler için kullanılmamaktadır.


2003 Vardiya Vekaleti BT

Bu bilgi tipinde çalışanlar için günlük, kısa dönemli vardiya değişiklikleri yapılabilir. Ayrıca sistemde tanımlı olmasa bile belirli bir saat aralığı çalışanın vardiya saati olarak belirlenebilir.


PP61 Vardiya Planlama Modülü

SAP’nin standart bir modülüdür. Bu modül kullanılarak vardiya amirlerinin SAP üzerinden çalışanlarının vardiyalarını, izin bilgilerini girmeleri ve kontrol etmeleri sağlanabilir.


Dinamik Vardiya Tayini

Puantaj işlemleri sırasında rotasyonlu vardiyalar için (3’lü vardiya sistemi) kullanılabilen bir hesaplama şeklidir. Sistemde iki yöntemde dinamik vardiya tayini yapılabilir.

- Hafta tatilleri hariç çalışanın giriş çıkış saatlerine göre en çok hangi günlük çalışma tipine uygun çalıştı ise bu günlük çalışma programı çalışana sistem tarafından tayin edilir. Manuel işlem yapılmaz.

- Hafta tatilleri hariç çalışanın giriş saatine göre müşteri tarafından daha önceden belirlenen kurallara bakılarak kurala uyan günlük çalışma programı çalışana sistem tarafından tayin edilir. Manuel işlem yapılmaz. Örneğin çalışan;

07:00 ile 09:00 arası işe gelirse günlük çalışma programı 08:00 / 16:00 dır.

15:00 ile 17:00 arası işe gelirse günlük çalışma programı 16:00 / 24:00 dür.

23:00 ile 24:00 arası işe gelirse günlük çalışma programı 00:00 / 08:00 dir.

00:00 ile 01:00 arası işe gelirse günlük çalışma programı 00:00 / 08:00 dir.


Standart Sistem Üzerindeki Geliştirmeler

- SAP’nin birden fazla ve karmaşık standart zaman yönetimi kontrol ekranları yerine HRSP PDKS programımız ile tüm puantaj işlemlerinin tek ekranda kolay ve anlaşılır şekilde yönetilmesini sağladık. Ayrıca bu program ile puantörlerin çalışanlar için belirli günlerdeki kayıtlara ait sistem üzerinde notlar alabilmelerini sağladık.

- Bordro hesaplamaları öncesindeki puantaj kontrol raporları ve diğer puantaj raporlarının tek bir HRSP PDKS icmal programı ile alınması sağladık.

- Yasal olarak belirlenen kurallar dahilinde saatlik çalışanlar için haftalık 45 saat uygulamasına yönelik denkleştirme işlemlerinin manuel işleme olanak vermeden sistem üzerinden yapılmasını sağladık.

- Beyaz yaka çalışanlar için puantaj hesaplaması yapıldığında müşteri tarafından belirlenen çekirdek saatler aralığında esnek çalışma sürecinin manuel işleme olanak vermeden sistem üzerinde yapılmasını sağladık.

- Günlük çalışma programlarını lokasyon bazlı çoklamak yerine günlük çalışma programlarının lokasyon bazlı yemek aralarını, giriş çıkış toleranslarını ayırabildik.


Standart Sistem Üzerindeki Geliştirmeler

- Puantaj işlemleri sırasında saatlik izin girişlerinde izinlerin başlangıç bitiş saatlerini girme yükünü ortadan kaldırdık. Çalışanın giriş çıkış saatlerine göre eksik kalan süreler için puantör tarafından belirlenen izin türünü kullanarak izinli saat bilgisini sisteme hesaplattık.

- Arge bölümünde çalışan personeller için bordro hesaplamalarında arge teşvikleri için kullanılacak olan arge ile ilgili puantaj hesaplamalarının arge giriş çıkış saatlerine göre normal pauntaj hesaplamaları ile aynı anda yapılmasını sağladık.

- Müşteriye özel puantaj düzeltme işlemleri için daha önceden analiz edilmiş olan puantaj mesajlarını kullanarak portal ekranlarından vardiya amirlerinin kendine bağlı çalışanlar için izin girişleri, fazla mesai talepleri yapabilmelerini sağladık.

- Yıllık izinlerde kullanılan gün hesaplamasında sorun yaratan günlük çalışma saati 9 saat olan ve Cumartesi Pazar hafta tatili olan çalışanlar için 5 gün izin kullandıklarında 1 gün yıllık izin hakkından düşülmesi sürecini otomatize ettik.


Personel Devam Kontrol Programı

Puantaj işlemleri ile ilgili demo..


PDKS İcmal Raporu

PDKS programındaki gibi tüm zaman ücret türü için birer sütun bulunmaktadır. Bu sütunlar kullanılarak istenen puantaj raporları hazırlanabilir. Örnek olarak program bir çalışan için çalıştırılmış çıkan liste aşağıdaki gibidir.


Lokasyon Bazlı Tolerans Tablosu


Lokasyon Bazlı Yemek Arası Tablosu


Portal Eksik Saat Düzeltme

- Puantaj hesaplamalası sonrası çıkan mesajların vardiya amirlerine ve beyaz yaka çalışanlara gönderilmesi ile portal tarafından izin giriş işlemlerini yapabilmeleri sağlanmıştır.


Portal Eksik Saat Düzeltme


Portal Fazla Mesai Talep

- Puantaj hesaplamasından önce ya da sonra vardiya amirlerinin çalışanları için veya beyaz yaka çalışanların kendileri için fazla mesai talepleri yapabilmesi sağlanmıştır.


Portal Fazla Mesai Talep

- Beyaz yaka çalışanların talep ekranı..


Portal Fazla Mesai Talep- Mavi yaka çalışanlar için vardiya amirlerinin toplu talep ekranı..


Global Zaman Yönetimi Ülke bazlı projelendirmede dikkat edilmesi gereken konular

- Puantaj hesaplama kurallarının ülke bazlı değiştirilmesi gerekmektedir.

- Vardiya yapılarının her ülke için analiz edilmesi gerekmektedir.

- Resmi tatil günlerinin her ülke için analiz edilmesi gerekmektedir.

- Yıllık izin hesaplamalarının her ülke için analiz edilmesi gerekmektedir.

- Devam & Devamsızlık türlerinin her ülke için analiz edilmesi gerekmektedir.

- Zaman yönetimi ücret türlerinin her ülke için analiz edilmesi gerekmektedir.

- HRSP PDKS programında ve icmal raporunda yer alan zaman yönetimi ücret türlerine ait sütun isimlerinin ülke bazlı tanımlamalarının yapılması gerekmektedir.


Arçelik Global Zaman Yönetimi

Proje Tanıtımı


• Eski Zaman Yönetimi ve SAP HCM Zaman yönetimleri sistemleri karşılaştırma

ÖNCEKİ ZAMAN YÖNETİMİ PROGRAMI

SAP HCM ZAMAN YÖNETİMİ PROGRAMI


Personel girişleri eski sistemde hem özlük tarafına, hem puantaj tarafına ayrı ayrı kayıt girişi yapılıyor.


Personel girişleri –çıkış işlemleri sadece Özlük tarafında yapılıyor. Zaman yönetimi tarafı otomatik olarak bilgileri Özlük bilgilerinden alıyor. • Puantörler mükerrer işlem

yapmıyor.• Kayıt tek elden yapıldığı için Özlük

ve Puantaj tarafındaki kayıtları eşit oluyor.

• Çalışanların ücret ve SGK gün ödemelerinde problem olmuyor.


Personel kart hareketlerini aktarmak için puantörler manuel işlem yapıyorlar.


Personel kart hareketlerini aktarmak için puantörler ek bir işlem yapmıyorlar. Sistem otomatik olarak her yarım saatte bir kayıtları sisteme aktarıyor.


İşletme bazlı günlük puantaj hesaplaması manuel olarak yapılmaktadır. Çalışma süresi personel sayısı ve dataların yoğunluğa göre yaklaşık 1 gün için 15-30 dakika arasında işlem sürmektedir.


İşletme bazlı günlük puantaj hesaplaması her gece saat 04:00’te job programı ile otomatik olarak yapılmaktadır. Yapılan işlem ile puantörlere günlük 15-30 dakika arası zaman kazancı olmaktadır.


Haftalık 45 saat denkleştirme işlemi manuel yapılmakta idi. Bu işlem kullanıcının insiyatifinde olup, kullanıcının işlem yapması halinde denkleştirme işlemi oluyordu. Kullanıcının işlemi yapmaması veya unutması durumunda denkleştirme işlemi yapılmıyordu.Sistem üzerinden denkleştirme hesaplama işlemi her ay yaklaşık olarak personel sayısına göre 1-1,5 saat sürmekte idi.


Haftalık 45 saat denkleştirme işlemi sistem tarafından her gün puantaj hesaplaması yapıldığında otomatik olarak yapılmaktadır. Kullanıcı insiyatifinde olmadığı için, unutma, eksik hesaplama yapma gibi bir risk bulunmamaktadır. Kullanıcılara her ay sonu yaklaşık olarak 1-1,5 saatlik ilave zaman kazandırmaktadır.


Aylık puantaj hesaplama işlemi ay sonunda manuel olarak yapılmaktadır. Bu işlem personel sayısana göre 1-3 saat arasında sürmektedir. Eksik hesaplama yapıldığında ücret ödemelerinde problemler olmakta idi.Aylık puantaj programından kümüle rapor alınmak istendiğinde tekrar hesaplama yapılması gerekmekte idi. Bir yıllık data alınmak istendiğinde yaklaşık olarak 1 günlük çalışma çalışması gerekiyordu.


Aylık puantaj hesaplaması her gün otomatik olarak yapılmaktadır. Hesaplama için puantörler ilave bir işlem yapmamaktadırlar. Otomatik işlem yapıldığı için kullanıcı bazla hata yapma olasılığı yoktur. Ay sonlarında her bir puantöre ortalama 1-3 saat arasında zaman kazancı olmaktadır.

Aylık puantajdan rapor alınmak istendiğinde, aylık, dönem aralığı seçerek ve tam yıl olarak rapor alınabilinir, raporu almak için ilave bir hesaplama yapılması gerekmemektedir.


Yıllık takvim oluşturma manuel olarak yapılmaktadır. Her bir işletme için ayrı bir takvim tanımı yapıldığından, İşletmeler arasında standart uygulamalar olmamaktadır.Her bir işletmede farklı takvim tanımı yapılmakta idi.


Yıllık takvim oluşturma işlemi danışmanlar tarafından şirket geneli için otomatik yapılmaktadır. Şirket geneli için tek takvim kullandığı için, işletmeler arasında uygulama farkları ortadan kalkmıştır.


Çalışma türleri her bir işletmede farklılık gösterdiği için, şirket genelinde toplam 266 adet çalışma türü oluşturulmuştur.


Çalışma türleri şirket genelinde ortaklaştırılarak 39 adete düşürülmüştür.Tüm şirket genelinde aynı ücret türleri kullanılmaktadır.


Vardiya türleri işletmeler bazında farklı oluşturulmuştur. Standart yoktur.Şirket genelinde toplam 975 değişik vardiya tipi mevcuttur.


Vardiya türleri şirket genelinde ortaklaştırılarak 79 adete düşürülmüştür.Tüm şirket genelinde aynı vardiya yapısı kullanılmaktadır.

SAP HCM ZAMAN YÖNETİMİ PROGRAMI• SAP HCM ZAMAN YÖNETİMİ ALT YAPISI GLOBAL OLARAK

TASARLANMIŞ; TÜRKİYE VE YURTDIŞI İŞTİRAKLERDE AYNI ALT YAPININ KULLANILMASI SAĞLANMIŞTIR.

• BU İŞLEM İLE YURTİÇİ VE YURTDIŞINDA GLOBAL CANLI SİSTEME ALINANAN / ALINACAK OLAN SAP HCM ZAMAN YÖNETİMİ SİSTEMİ TEK ELDEN YÖNETİLEBİLMEKTEDİR.

• YAPILAN ÇALIŞMA İLE YURT İÇİ VE YURT DIŞI ÜRETİM ŞİRKETLERİNDE ZAMAN YÖNETİMİNE BAĞLI ALINACAK RAPORLARIN STANDART OLMASI SAĞLANMIŞTIR.


• SAP HCM geçişi öncesinde Zaman Yönetimi sistemlerinin yönetiminden sorumlu merkezi bir birim bulunmamaktaydı. Her bir işletme kendi kendine sistemlerde uyarlama, değişiklik ve uygulama devreye alabiliyordu. Bu durumda, alınan raporlardaki veriler karşılaştırtılabilir durumda değildi ve şirket geneli için istatistikler hesaplanamıyordu.

• Türkiye ve diğer ülkelerde İş Kanunları, Toplu Sözleşmeler ve Şirketin belirlemiş olduğu kurallar çerçevesinde sistemler kurulmuş ve aynı standartlar üzerinde yönetilmektedir.


• Özlük ve puantaj sistemlerine personellerin giriş ve çıkış kayıtları ayrı ayrı yapılmakta idi. Ortaklaştırılması sonrasında bu işlem sadece SAP-HCM özlük tarafında kayıt edilmektedir.

• Sistemlerin ortaklaştırılması sonrasında bu işlemler Zaman Yönetimi tarafında yapılmamaktadır.

• Tek sistem üzerinde yapılan kayıt işlemleri sonrasında çalışanların giriş ve çıkış işlemlerinde yapılabilecek hatalar sonrasında oluşacak ücret ve SGK gün ödemlerine ait hatalı kayıtlar sıfırlanmıştır.


• SAP HCM Zaman yönetimi programında Arge puantajı ayrı ve tek ekran üzerinden yapılabilmektedir.

• Tüm şirket genelinde aynı ücret türleri kullanılmaktadır.

• Eski sistemde Arge puantajı yapılan kayıtların analizinin yapılması ayrı bir çalışma gerektirirken, SAP HCM Zaman Yönetimi programı ile şirket genelinde Arge puantajının analiz çalışması merkezi olarak kolaylıkla yapılabilmektedir.


• SAP HCM Zaman yönetimi programında Aylık puantaj hesaplaması ayrıca yapılmıyor. Sistem günlük hesaplıyor.

• Eski sistemde her ay sonunda puantörler tarafından hesaplanan aylık puantaj kayıtlarının verileri mail yoluyla Mali İşlere gönderilmekte idi.

• SAP HCM zaman yönetimi sonrasında aylık hesaplanan puantaj verileri, sistem tarafından bordro hesaplamasında doğrudan kullanılabilmektedir.


• Eski zaman yönetimi sisteminde ay sonunda işlemi biten puantaj kayıtlarının sabitlenmesine yönelik bir uygulama yoktu.

• SAP HCM Zaman Yönetimi ile birlikte her ay sonunda işlemi biten puantaj kayıtlarının güvenliği için puantaj dönemi kapatılması işlemi yapılmaktadır.

• Yapılan işlem sonrasında bordroya esas puantaj verileri sabitlenmekte ve aynı şekilde saklanmaktadır. Böylece verilerin herhangi bir müdahale ile değişme ve bozulma riski ortadan kaldırılmı; şirket içi ve şirket dışından yapılacak olan denetimlerde dataların hatasız olarak denetçilere sunulması sağlanmıştır.


• Eski zaman yönetimi sisteminde Esnek çalışma (Telafi ) uygulamasına yönelik bir uyarlama bulunmamaktaydı.

• Her bir işletme bu işlemleri manuel olarak yürütüyordu.

• Tüm şirket genelinde İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi kapsamında, SAP HCM sistemi ile birlikte Esnek Çalışma (Telafi ) uygulamasına yönelik uyarlama yapıldı.

• Yapılan uyarlama ile birlikte manuel işlem yapılması ortadan kaldırıldı. Tüm şirket geneli için takip ve raporlama imkanı getirildi.


• Yurt dışı Seyahat Sistemi SAP HCM sistemine entegre edildi.

• Yapılan işlem ile puantajı yapılan kişilerin kayıtları sisteme otomatik olarak gelmesi sağlanmıştır.

• Yurt dışı seyahatler ile birlikte aynı dönemde yapılan Yıllık izin taleplerinin çakışması ve çalışanların yurt dışı seyahatlerinde olduğu dönemlerde yıllık izin kesintileri ortadan kaldırıldı.


• Mavi Yakalı çalışanların İş Kanunu ve TİS doğrultusunda kullanmakta olduğu, Doğum izni, Ölüm izni, Evlilik izin standart hale getirilmiş ve belirlenen süreler dışında kayıt yapılması engellenmiştir.

• Mavi Yakalı çalışanların Yıllık izin kullanımlarında, acil ihtiyaçlar neticesinde çalışmaları durumunda sistem kart hareketlerine bakarak izin kaydını iptal etmekte ve çalışanlardan, hatalı olarak yıllık izin kesintisi yapılmasını engellemektedir.

SAP HCM ZAMAN YÖNETİMİ PROGRAMI• Ödünç işçilik çalışmalarında, işçilik maliyetlerinin dekont edilmesi

işlemi manuel olarak yapılmakta idi. • SAP HCM Zaman yönetimi sistemi ile birlikte işçilik saatleri otomatik

olarak hesaplanmakta ve Masraf Dağıtımı çalıştırıldığında, ödünç işçi gönderen işletme ve ödünç işçi alan işletmelerin Mali İşler bölümlerinin, SAP-FI üzerinde ayrı ayrı işlem yapmalarına gerek kalmamıştır.

• Ayrıca, SAP HCM Zaman Yönetimi sistemi ile birlikte sahalar arasında oluşan işçilik maliyetleri, sistem tarafından ilgili sahalara otomatik olarak yansıtılmaktadır.

• Sistem işçilik maliyetlerini otomatik olarak FI kayıtlarına atmaktadır.


• SAP HCM sistemi ile birlikte Yıllık İzin kayıtları tek sistem üzerinden yönetilmektedir.

• Bu işlem ile birlikte raporlanması istenen Yıllık izin kayıtları çok kısa bir sürede ve hatasız olarak tek elden raporlanabilir hale gelmiştir.


• Fazla Mesai raporları sistem üzerinden alınabilir olmuştur.

• 270 saat ve günlük 11 saat çalışma sınırları daha kontrollü ve kolay şekilde takip edilebilmektedir.


• Ay sonlarında Beyaz Yaka ve Mavi Yaka çalışanların eksik gün nedenlerini SGK’ ya bildirmek için her bir işletmede yaklaşık olarak yarım günlük manuel işlem yapılması gerekiyordu.

• SAP HCM Zaman Yönetimi sisteminde bu işlem otomatik olduğu için, İşletmeler ilave olarak bu işlemi artık yapmıyorlar.

ContactsBekir KARADENİZHRSP Managing [email protected] +90 532 353 98 33

Serhat DEMİRHRSP Functional Consulting Team [email protected]+90 553 245 33 48

http://www.hrsp.com.trhttp://www.hrspglobal.com

Links

SAP GLOBAL Software Partner since 2009

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.hrsp.com.tr/

http://www.hrspglobal.com/

sap global zaman yönetimi

Business