sap erp hcm self-services: ein klassiker im modernen gewand

SAP ERP HCM Self-Services ein Klassiker im modernen Gewand

Dierk Poley, Senior Solution Expert SAP HCM

Karlsruhe, 19.-20. März 2013

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 2

Agenda

SAP Self-Services – Historie und aktuelle Herausforderungen

Employee Self-Service - ESS

Manager Self-Service - MSS

Neue Wege gehen – mobile Aspekte und Shared Services

Der schnelle Weg zum Produktivstart

SAP Self-Services Historie und aktuelle Herausforderungen


4 Fokusthemen leiten unsere Strategie für HR Lösungen Benutzerfreundlichkeit, mobile, analytische & cloud-basierte Anwendungen

Analytisches

HCM

Strategische

Ausrichtung von HR

auf Basis von

Fakten

Mobile HCM

Anwendungen

Mitarbeiten das mobile

Arbeiten ermöglichen

Benutzer-

freundlichkeit

Neuen Standards der

nächsten Generation von

Mitarbeitern gerecht

werden

UX

Cloud-basierte

Lösungen

Innovationen einfach

konsumierbar

machen


Self-Service Historie

2010 2004 2005 2007 2008 1997 1999 2002

4.5B 4.6C

4.7

my SAP

ERP 2004

ERP

6.0 EhP2 EhP3 EhP4 EhP5

ESS

ITS

MDT

MSS 60.1

(HTMLB)

ESS / MSS

ERP 2004

WDJ

ESS 1.2

MSS 1.3

ESS 1.3

MSS 1.4

ESS 1.4

MSS 1.5

ESS 1.5

ESS 1.0

MSS 1.0

3.1i


Ausgangssituation

Herausforderung

HR muss administrative Aufgaben reduzieren

Verlagerung administrativer Aufgaben von HR an Führungskräfte

und Mitarbeiter (ESS, MSS)

Optimierung von Ressourcen und Prozessen

Bestmöglichen Service an interne Kunden liefern

Lösung

Self Services für Mitarbeiter und Führungskräfte

Nahtlos in SAP HCM integriert

Shared Service Framework auf Basis Framework

Employee File Management auf Basis von Open Text

Vorteile

Höhere Effizienz und Qualität durch Prozessstandardisierung und Automatisierung

Verkürzte Such- und Prozesszeiten durch sofortigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente

Prozesse können rollenübergreifend gesteuert und automatisch verbucht werden

Einsparung von Lagerkosten für Papierakten

Verbesserte Kontrolle und Einhaltung von Gesetzesanforderungen

Ermöglicht einen mehrsprachigen Einsatz und ist ideal geeignet für Shared Service Center


Eingeschränkte Effizienz Manuelle Prozesse behindern die Personalarbeit

Vorhandene Daten werden von Mitarbeitern

redundant in Formularen oder Vordrucken erfasst.

Ausgedruckte Anträge müssen über die Hauspost zur

Genehmigung vorgelegt werden.

Die Prozessbearbeitung ist durch Schnittstellen und

Medienbrüche gekennzeichnet.

Verlorene Belege können zur Daten- und

Informationsverlusten führen.

Ausdrucke und Formulare können nicht nur

unzureichend vor einer unberechtigten Auswertung

geschützt werden.

Schulungs- antrag

Urlaubs- antrag

Stammdaten

Freigabe

Erfassung im HCM-System


Bedeutung von Self Services

Einbindung von Mitarbeitern und

Führungskräften durch Self Services

Personalarbeit effektiv bearbeiten,

Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten einen

direkten Zugriff auf relevante Daten im HR und

pflegen personalwirtschaftlich relevante Daten

selbstständig,

greifen auf das komplette Informationsangebot

Ihres Unternehmens zu,

drucken auf Wunsch Formulare und

Bescheinigungen selbsttätig,

Prozesse ohne Umwege direkt beeinflussen und

steuern.

Was wird von Self Service

Anwendungen erwartet ?

Einfache Bedienung

keine Schulung,

umfangreiche Hilfestellung durch das System,

Integration mit einem Workflow-Management-

System.


Motivation – Die nächste Generation Self-Services

Self-Services der

nächsten Generation

Neues und verbessertes Interactions Design und UI

Anpassungen und Verbesserungen basieren auf dem Benutzer Feedback und

Erfahrungen.

Harmonisierte UIs

Einheitliche Services und Profile (Talent-, Vergütungsprofile, Persönliches

Profil) basierend auf einer UI Technologie, mit Vorkonfigurierten Sichten

ermöglichen den Zugriff auf HCM Daten über relevante HCM Rollen

Niedrigerer TCO Zusätzliche Einsatzmöglichkeiten mit reduziertem TCO (NWBC)

Einheitliche Technology für Self-Services (Web Dynpro ABAP)


Employee und Manager Self-Service in einem SAP NetWeaver Portal

SAP NetWeaver Portal Erweiterung des Prozesses auf

gelegentliche Benutzer

Performance-

und Succession-

Management Schulungen

Planung und

Analysen

Zeit- und

Personaleinsatz-

planung Globales

Personalwesen

und Personal-

abrechnung

HR-

Self-Services

Rekrutierung Talentmanagement

Mitarbeiterdaten

Organisationsdaten

Kompetenzdaten

Employee Self-Service


SAP Self-Services Employee Self-Services - ESS

Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten einsehen, ggf. aktualisieren und eine Vielzahl von

personalwirtschaftlichen Services nutzen!

~13 Millionen User weltweit

Einfache und sichere Bedienbarkeit

Transparenter Return On Investment (ROI)


Self-Services für Mitarbeiter

Mitarbeiter (ESS) können ihre persönlichen Daten einsehen,

ggf. aktualisieren und eine Vielzahl von

personalwirtschaftlichen Services nutzen!

Persönliche Daten

Arbeitszeiten

Urlaubsantrag

Zeit- / Entgeltnachweis

Bewerbung

Travel Management

Talentmanagement

Elektronische Personalakte


Neue Nutzererfahrung für Mitarbeiter mit SAP ERP HCM (EhP 6)

UX


Persönliche Daten - Mitarbeiterprofil

Das neue Konzept: das Persönliche

Profil präsentiert einen Überblick

der Daten in Form von

Visitenkarten/ Biz Cards (UI

Building Blocks) auf einer Seite

Zum Ändern von Daten muss nur

noch ein Service aufgerufen

werden. Von der Überblicksseite

aus wird direkt auf den

Änderungsscreen navigiert.

Reduzierter Aufwand bei der

Erstellung des ESS Menüs. Nur ein

Service für die Änderung der

Persönlichen Daten für alle

unterstützten Länder.


Mitarbeiter Self Service Vorteile und Nutzen

Beteiligung der Mitarbeiter

Stärkung der Verantwortung der Mitarbeiter

Höhere Transparenz der eigenen Personaldaten

Intuitiv erlernbare Oberflächen und Dialoge

Hohe Aktualität der Daten / keine Liegezeiten

Die Personalabteilung hat immer „geöffnet“

Unterstützung der Personalabteilung von

administrativen Routinearbeiten

Mehr Raum für qualitative Personalarbeit

Manager Self-Service


SAP Self-Services Manager Self-Services - MSS

Unterstützung von HR Business-Prozessen

Einfach zu bedienende Oberfläche

Unterstützung mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit


Self-Services für Führungskräfte

Führungskräfte (MSS) können die Daten ihrer

Mitarbeiter einsehen, ggf. aktualisieren und

eine Vielzahl von personalwirtschaftlichen

Services nutzen!

Arbeitsübersicht

Teamübersicht

Allgemeine Informationen

Vergütungsinformationen

Personalentwicklung

Reisen und Spesen genehmigen

Analytics / Reporting

Elektronische Personalakte


New Manager Experience mit ERP HCM

(EhP 6 und MSS AddOn 1.0)

UX


MSS – Sicht auf unterschiedliche Profile

Mitarbeiterprofil

Übersicht und Informationen zu

Arbeitszeit und Urlaub

Organisatorische Daten

Vergütungshistorie

Talent Management

…


MSS – Manager Self-Service: Talenteinschätzung


MSS – Manager Self-Service: Talentinformation

Neue Wege gehen Mobile Aspekte und Shared Services


Mobile Apps für welche Zielgruppen?

Fokus Rollen für mobile Anwendungen im HCM

Bei welchen Zielgruppen im Unternehmen

versprechen wir uns den größten Nutzen?

Welche Personen müssen wir unbedingt in die

Prozesse stärker als bisher involvieren?

Manager

Mitarbeiter

Personalreferent, HR Business Partner


„Mobile Timesheet“ - iPhone App Application for employees

“Mobile Timesheet”

– Unterstützt Mitarbeiter bei der

Arbeitszeiterfassung


„Travel Capture“ - Mobile App

Applikationen für den Mitarbeiter

Unterstützt Mitarbeiter bei der

Reisekostenerfassung

„Receipt Photo Capture “

– Fotografieren der Fotografieren der

Spesenquittungen

Basis ist das SAP Reisekostenmanagement

Kein Sortieren und Einscannen der

Quittungen am Ende der Reise mehr

erforderlich.

Spesenquittung fotografieren und direkt an die

Spesenabrechnung anhängen.

Spart Mitarbeiter und Unternehmen viel Zeit.

Spesenquittungen gehen nicht mehr verloren.

Zusätzlich können Sprach-Notizen zur Reise

aufgenommen werden.


„Mobile Workflow Inbox“

Applikation für den Manager

Unterstützt den Manager bei der

Genehmigung/Ablehnung von Anträgen

Urlaubsantrag

Zeiterfassung

Reiseantrag

Workflow Inbox basierend auf dem Business

Workflow.

Einfacher, schneller und sicheren Zugriff auf die

Geschäftsprozesse.

Beschleunigung der Prozesse für Manager und

Mitarbeiter.


Woher bekomme ich SAP Apps?

SAP Store: https://store.sap.com/mobile Apple App.Store: Stichwort: sap mobile apps

Der SAP Store als App auf Ihrem Smartphone - jetzt installieren -

https://store.sap.com/mobile

https://store.sap.com/sap/cpa/repository/store/Page.html?app.inport=LoadDetails&param.CountryCode=DE&param.ProductKey=STORE_TEASER





Fokus auf Wertschöpfende Tätigkeiten

Digitale Personalakte ist ein Teil des gesamten „HR

Optimierungs- prozesses“

Effizientere HR Prozesse in der Administration (kein

manuelles Suchen, Ablegen, Klassifizieren, Sortieren

notwendig)

Zugriff jederzeit und überall -

ideal für globale Unternehmen und Shared Services

Organisationen

Signifikante Einsparungen durch Abschaffung von

Papierarchiven

Workflowfunktionalitäten integriert in SAP HCM


Wer arbeitet mit der digitalen Personalakte?

Anforderung Einfach zu bedienende Oberfläche

Einfacher und schneller Zugriff auf die Personalakten und Dokumente

Rolle

Manager oder

Mitarbeiter

Rolle HR Sachbe-

arbeiter welche

in einem

Shared Service

Center arbeiten

Anforderung Workflow-Unterstützung Informationen zur Verfügung stellen

Einfacher und schneller Zugriff auf alle

Personalakten und Dokumente Aufgaben Management

Rolle

HR Mitarbeiter

welche mit

SAP HR/HCM

arbeiten

Anforderung

Nahtlose Integration in SAP HR/HCM

Einfacher und schneller Zugriff auf alle

Personalakten und Dokumente

HR Business Partners

Shared Service Center

Employee and Manager Self Service

SAP Employee File Management


Ticketselfservice am Beispiel SAP



Der Mitarbeiter kategorisiert seinen HR Auftrag („Ticket“) vor und ermöglicht dadurch eine noch schnellere

Bearbeitung im Shared Service Center.



Übersichtliche Eingabe des Sachverhaltes

Nach Absenden des Auftrages steht das „Ticket“ in der Inbox des Shared Service Centers zu weiteren

Bearbeitung zur Verfügung.

Der schnelle Weg zum Produktivstart


SAP Rapid Deployment Solutions – der neue Standard für die Implementierung

von Unternehmenslösungen aus dem SAP-Portfolio

On Demand

On Premise

Mobil

Implementierung

Geschäfts-

lösungen

Analyselösungen

Technologie

Lösungsportfolio Branche und

Geschäftsbereich

SAP HANA

Mobility

Innovationen

Software

Service Inhalt

Enablement

https://blogs.wdf.sap.corp/sapnews_de/2011/06/20/vorhang-auf-fur-sap-hana/hana/


Straffen Sie Ihre Personalprozesse schnell und effizient

Mit der Rapid Deployment Solution SAP® ERP for employee and manager self-service können Sie

Ihre Personalprozesse schnell und effizient straffen. Durch die Nutzung Ihres vorhandenen SAP

NetWeaver® Portals erhalten Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte webbasierten Zugriff auf

Personalinformationen, -prozesse und -services.


Leistungsumfang

Produktivstart in nur neun Wochen

Diese Rapid Deployment Solution bietet:

Self-Service-Szenarien für Mitarbeiter und

Führungskräfte zur Implementierung in eine

vorhandene SAP-NetWeaver-Portalkomponente

die Möglichkeit zur Implementierung von Self-Service-

Szenarien zu einem festen Preis für Unternehmen

jeder Größe

eine festgelegte Implementierungszeit für ein Projekt

mit fest definiertem Umfang

geringere Risiken und bessere Qualität durch

vordefinierte Vorlagen für spezifische Prozesse

Die einzelnen Aktivitäten werden während der

Implementierung in einem speziellen Schritt-für-Schritt-

Leitfaden erklärt


Anwendung Zielgruppe Wertbeitrag

Self Services

Mitarbeiter

Transparenz und Aktualität der eigenen Daten

Einfache und sichere Bedienbarkeit

Aktive Einbindung der Mitarbeiter in die Personalprozesse

Einheitliche, standardisierte und trotzdem personalisierte Prozesse

Führungskräfte Unterstützung der Führungskräften bei Personal- und Kostenverantwortung

Intuitive und personalisierbare Nutzung

Personalabteilung

Basis zur Dezentralisierung personalwirtschaftlicher Aufgaben

Entlastung bei Routinetätigkeiten

Automatisierung von Prozessen durch Workflow-Einsatz

Mehr Effizienz und geringerer Auswand im Personalwesen

Mehr Freiraum für inhaltliche Personalarbeit durch Reduzierung administrativer Tätigkeiten

IT-Abteilung

Einfache, intuitiv bedienbare Oberflächen

Senkung von Wartungsaufwand und Support

Hohe Benutzerakzeptanz

Kurze Implementierungszeiten

Keine zusätzliche Belastung der Hotline/Helpdesk

Warum Self Services? Vorteile für alle Zielgruppen

Vielen Dank

Contact information:

Dierk Poley

Senior Solution Expert HCM


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