sap business one to go 8.81 spany

SAP Business One ...To Go 2007 por SAP AG. Todos los derechos reservados.

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ContenidoQu es SAP Business One? .................................................................................... 1 Ms que una solucin puntual ...................................................................................................... 1 Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1 Una aplicacin para todos ............................................................................................................ 2 Innovacin para la pequea y mediana empresa................................................... 3 Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas............................................................ 3 Vaco de informacin .................................................................................................................. 3 Vaco de procesos ........................................................................................................................ 3 Soluciones de mltiples puntos .................................................................................................... 4 Cmo afronta los retos SAP Business One .................................................................................... 4 Un enfoque nico..................................................................................................... 5 Una solucin integrada ................................................................................................................ 5 Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5 Acceso instantneo a la informacin ............................................................................................ 5 Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6 Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6 Finalidad de este libro ............................................................................................. 6 Introduccin .......................................................................................................... 10 Entender la personalidad de SAP Business One ................................................... 11 Creacin de documentos a partir de partes reutilizables .............................................................. 12 Apertura de documentos mediante el men principal.................................................................. 13 Estructura de transacciones y procesos de la informacin en SAP Business One......................... 13 Preguntas para incrementar la comprensin................................................................................ 14 Conocer dnde se encuentra ................................................................................. 15 La ventana principal .................................................................................................................. 15 El men principal de SAP Business One ............................................................................... 15 La barra de mens y los mens desplegables ......................................................................... 16 La barra de herramientas ....................................................................................................... 17 La barra de estado ................................................................................................................. 17 Ventanas de documento ............................................................................................................. 18 Modos de operacin de ventana............................................................................................. 18 Men contextual ................................................................................................................... 20 Detalles de fila ...................................................................................................................... 20 Encontrar lo que busca .......................................................................................... 21 Bsqueda de interlocutores comerciales y artculos .................................................................... 21 Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos ...................................... 23 Llegar a donde desea ir ......................................................................................... 23 Navegacin con la flecha naranja ............................................................................................... 23 Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 24 Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario ...................................................... 25 Opciones de visualizacin.......................................................................................................... 27SAP Business One To Go i

Opciones de formulario.............................................................................................................. 27 Personalizacin de los nombres de campo.................................................................................. 28 Aadir campos y tablas definidos por usuario ............................................................................ 29 Rellenar campos con bsquedas formateadas ............................................................................. 29 Encontrar respuestas a sus preguntas.................................................................. 30 Ayuda en lnea........................................................................................................................... 30 Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 30 Visin general de la contabilidad financiera......................................................... 34 Configuracin de la contabilidad financiera ......................................................... 37 Paso 1: Configuracin de los perodos contables ........................................................................ 37 Paso 2: Definicin de los segmentos contables ........................................................................... 38 Paso 3: Creacin del plan de cuentas.......................................................................................... 39 Gestin de divisas ................................................................................................................. 40 Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 40 Procedimiento bsico ............................................................................................................ 41 Paso 5: Migracin de datos anteriores ........................................................................................ 42 Configuracin de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) .................................... 43 Realizacin de procedimientos diarios ................................................................. 44 Contabilizacin de asientos de diario manuales .......................................................................... 44 Realizacin de contabilizaciones peridicas ............................................................................... 46 Uso de modelos de contabilizacin ............................................................................................ 46 Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46 Actualizacin de registros ..................................................................................... 47 Anulacin de transacciones ........................................................................................................ 47 Edicin de cuentas de mayor...................................................................................................... 48 Edicin de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) ........................................................ 49 Procedimientos de cierre....................................................................................... 50 Lista de verificacin de cierre del ejercicio ................................................................................ 50 Entrada y salida de pagos...................................................................................... 51 Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51 Creacin de entrada de pagos para facturas especficas .......................................................... 52 Creacin de entrada de pagos en cuenta................................................................................. 53 Salida de pagos .......................................................................................................................... 54 Asistente de pagos ..................................................................................................................... 54 Impresin de cheques ................................................................................................................ 55 Contabilidad de costes .......................................................................................... 55 Cmo se utilizan las reglas de distribucin? ............................................................................. 56 Presupuestacin .................................................................................................... 57 Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57 Mtodos de distribucin del presupuesto.................................................................................... 58 Consultas e informes ............................................................................................. 60 Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One ................................ 62 Diferentes tipos de registros de datos maestros........................................................................... 62 Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65SAP Business One ...To Go ii

Datos maestros y documentos .................................................................................................... 65 Datos maestros y determinacin de cuentas de mayor ................................................................ 66 Cmo se utilizan los datos maestros en los informes .................................................................. 66 Proceso de creacin y gestin de datos ................................................................ 67 Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos maestros......... 69 Creacin de datos maestros de interlocutor comercial ........................................ 71 Ventana de datos maestros de interlocutor comercial.................................................................. 72 Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74 Creacin de datos maestros de artculo................................................................ 75 Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores.............................. 80 Introduccin .......................................................................................................... 80 Estructura de documentos comn............................................................................................... 81 Datos clave................................................................................................................................ 82 Datos clave: Cliente .............................................................................................................. 83 Datos clave: Artculo............................................................................................................. 84 Clculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen.......................................................................... 85 Clculo del ingreso bruto ...................................................................................................... 85 Clculo de volumen y peso.................................................................................................... 86 Recordatorios clave: Adicin de una actividad a un documento de ventas .................................. 87 Paso a paso ............................................................................................................ 87 Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87 Paso 2: Pedido de cliente ........................................................................................................... 88 Creacin de pedidos de cliente .............................................................................................. 88 Repercusin de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91 Paso 3: Entrega .......................................................................................................................... 91 Creacin y contabilizacin de notas de entrega ...................................................................... 92 Paso opcional: Devolucin .................................................................................................... 93 Repercusin de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93 Paso 4: Factura de deudores ....................................................................................................... 94 Creacin y contabilizacin de facturas de deudores ............................................................... 94 Paso opcional: Factura de deudores ms pago........................................................................ 95 Paso opcional: Abono de deudores ........................................................................................ 96 Repercusin de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................ 96 Creacin de un documento a partir de otro .......................................................... 97 Procesamiento de grupos de documentos ............................................................ 98 Asistente de creacin de documentos ......................................................................................... 98 Asistente de reclamaciones ........................................................................................................ 99 Repercusin en contabilidad y en el inventario.................................................. 100 Lista de verificacin de ventas ............................................................................ 102 Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores...................... 103 Introduccin: Estructura comn y datos clave.................................................. 105 Estructura de documentos comn..............................................................................................105 Datos clave ...............................................................................................................................107SAP Business One ...To Go 3

Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107 Datos clave: Artculo............................................................................................................108 Datos clave: Direcciones de pago y envo.............................................................................110 Paso a paso .......................................................................................................... 111 Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111 Creacin y contabilizacin de pedidos ..................................................................................111 Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores ..................................................................113 Repercusin de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114 Cmo se utiliza posteriormente la informacin del pedido ....................................................114 Paso 2: Entrada de mercancas ..................................................................................................114 Creacin y contabilizacin de entradas de mercancas ..........................................................115 Paso opcional: devolucin de mercancas .............................................................................115 Paso opcional: Precios de entrega .........................................................................................116 Repercusin de la entrada de mercancas en contabilidad y en el inventario ..........................117 Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117 Creacin y contabilizacin de facturas de acreedores ............................................................117 Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118 Repercusin de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120 Creacin de un documento a partir de otro ........................................................ 120 Localizacin de documentos base .............................................................................................122 Repercusin en contabilidad y en el inventario.................................................. 123 Lista de verificacin de compras ......................................................................... 124 Definicin de la planificacin de necesidades de material................................. 125 Preparacin de una ejecucin de MRP................................................................ 129 Visin general del proceso de MRP ..........................................................................................129 Configuracin de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129 Lista de materiales ...............................................................................................................129 Datos maestros de artculos e inventario ...............................................................................131 Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP....................................... 133 Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel ....................................................................133 Paso 1: Creacin o seleccin del escenario...............................................................................133 Paso 2: Seleccin de fuentes de datos ...................................................................................135 Paso 3: Ejecucin de MRP y anlisis de las recomendaciones ...............................................136 Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecucin de MRP ...................................138 Ejemplo 2 de MRP: Reduccin de las previsiones .....................................................................139 Ejemplo 3 de MRP: Consolidacin de pedidos ..........................................................................140 Lista de verificacin de MRP ............................................................................... 141 Introduccin a las oportunidades de ventas ...................................................... 143 Visin general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143 Configuracin de la informacin relacionada con las ventas......................................................144 Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One ............................... 146 Introduccin de una oportunidad de ventas................................................................................146 Quin es su contacto interesado? ........................................................................................147 El resultado: Cul es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148SAP Business One ...To Go 4

Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149 Gestin de actividades de ventas ...............................................................................................150 Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook.................................. 152 Qu aspecto tiene la integracin de Microsoft Outlook? ..........................................................154 Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154 Sincronizacin masiva..........................................................................................................156 Guardar un correo electrnico como una actividad ....................................................................156 Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook ................................................................................157 Generacin de instantneas de la actividad de interlocutores comerciales ..................................158 De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160 Creacin de informes sobre oportunidades de ventas ....................................... 160 Ejecucin del informe de oportunidades previstas .....................................................................162 Lista de verificacin de oportunidades de ventas .............................................. 165 Visin general de XL Reporter............................................................................. 167 Componentes de XL Reporter ...................................................................................................167 Report Organizer ..................................................................................................................167 Report Composer .................................................................................................................167 Report Designer ...................................................................................................................168 Quin utiliza XL Reporter? .....................................................................................................168 Creacin de un informe en Report Composer..................................................... 169 Inicio de XL Reporter ...............................................................................................................169 Creacin de un informe con Report Composer ..........................................................................171 Seleccin de elementos de informe ...........................................................................................172 Especificar una seleccin ..........................................................................................................175 Agrupacin del informe ............................................................................................................177 Adicin de perodo financiero...................................................................................................177 Despliegue de columnas ...........................................................................................................178 Adicin de totales al informe ....................................................................................................178 Guardar los informes ........................................................................................... 179 Guardar el informe como una consulta ......................................................................................179 Guardar el informe como una definicin de informe..................................................................179 Adicin del informe al men principal de SAP Business One....................................................182 Ampliacin de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer ........... 183 Visin general de las funciones de creacin de documentos ............................. 185 Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de documentos .. 187 Autorizaciones de usuarios .......................................................................................................188 Procedimientos de aprobacin...................................................................................................190 Creacin manual de borradores de documentos .........................................................................194 Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes ................................ 196 Asistente de obtencin de documentos ......................................................................................196 Asistente de creacin de documentos ........................................................................................198 Accesos directos generales ................................................................................. 202 Accesos directos de tabla .................................................................................... 203SAP Business One ...To Go 5

Accesos directos en documentos de compras y de ventas................................. 203 Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre interlocutores comerciales .......................................................................................................... 204 Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre artculos........... 205

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La esencia de SAP Business OneContenido del captulo J J J JQu es SAP Business One? Innovacin para la pequea y mediana empresa Un enfoque nico Finalidad de este libro

SAP Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada que se ha diseado especialmente para pequeas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visin completa y general del modo en que puede trabajar con SAP Business One y cmo puede ayudar a su empresa a automatizar sus procesos de gestin, ventas, produccin, logsticos y financieros.

Qu es SAP Business One?A diferencia de la mayora de las dems aplicaciones de software que se centran en un rea de negocio especfica, como contabilidad o gestin de las relaciones con el cliente (CRM), SAP Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de funciones bsicas, incluidas finanzas, gestin de clientes, ventas, operaciones y logstica, que atienden las necesidades de gestin empresarial de toda su empresa.

Ms que una solucin puntualSAP Business One es algo ms que un software financiero tpico derivado de la contabilidad o una solucin de gestin de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas como la suya a gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen directamente al cumplimiento automatizado.

Exhaustivo e integradoSAP Business One no es una coleccin de componentes genricos que se han combinado de cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseado y construido especficamente para las pequeas y medianas empresas para ser una aplicacin de software unificada e integrada que d soporte a los procesos de contabilidad, fabricacin, gestin de almacn y otros procesos clave.SAP Business One ...To Go 1

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La esencia de SAP Business One

Una aplicacin para todosLa forma ms sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que intervienen en una empresa:D

Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectan llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.

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Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y empleados.

D

Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea mediante el envo de mercancas o con la prestacin de servicios.

D

Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestacin de servicios.

D

Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.

Ahora imagine que una aplicacin pueda ayudar a todas estas personas a desempear sus tareas y que todos trabajen con el mismo conjunto de informacin con una misma aplicacin que pueda realizar lo siguiente:D

Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma informacin empresarial esencial.

D

Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseadas para respaldar el modo en que trabajan.

D

Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre estn actualizados y disponibles.

D

Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automticamente cuando se superen determinados lmites establecidos por responsables y otros usuarios.

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Simplificar la elaboracin de informes y anlisis con informes de fcil creacin y extraccin de datos en hojas de clculo de Microsoft Excel.


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Innovacin para la pequea y mediana empresaAunque cada empresa es nica, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de actividades y desafos.

Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas Laspequeas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad. Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algn momento, especialmente si el crecimiento ha sido rpido, la mayora de las empresas encuentran que el proceso de incrementar las ventas se est ralentizando porque la informacin no se transmite de forma fluida de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.

Vaco de informacinEl vaco de informacin hace referencia a la ausencia de informacin empresarial oportuna necesaria para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que cumplir a tiempo, la cuestin clave es: Cundo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vaco de informacin, se debe combinar la informacin a partir de varias fuentes, si se ha capturado correctamente la primera vez. Cuando hay un vaco de informacin persistente, las decisiones empresariales se toman sin suficiente informacin, lo que conlleva errores, la repeticin de trabajos o la prdida de oportunidades.

Vaco de procesosExiste un vaco de procesos cuando las tareas empresariales manuales no estn automatizadas, o la automatizacin se detiene en una aplicacin y se debe transferir manualmente a otra. Los vacos de procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de informacin de una aplicacin a otra o mediante la construccin de software frgil y especfico para realizar la transferencia. Los vacos de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de automatizacin. En la figura 1-1 se muestra una integracin efectiva y completa en la que la informacin fluye de un paso a los siguientes puentes del vaco de procesos.


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Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integracin exhaustiva

Soluciones de mltiples puntosLas empresas suelen adquirir soluciones de mltiples puntos para satisfacer necesidades especficas a medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicacin de contabilidad para gestionar el libro mayor y las facturas, o una solucin de gestin de almacenes para realizar el seguimiento del inventario. Mantener esta combinacin de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panormica de lo que sucede en cada parte de la empresa supone mucho trabajo y requiere la extraccin y reconciliacin de la informacin proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en ltima instancia su empresa necesita una solucin ms flexible e integrada.

Cmo afronta los retos SAP Business OneSAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas porque se ha diseado con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.

Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas


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Un enfoque nicoAunque la mayora del software empresarial est enfocado en la automatizacin, pocas empresas de software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la mayora de las ocasiones, un proveedor de software elige un rea, como contabilidad o CRM, y crea un producto dirigido a los procesos concretos que estn relacionados con dicha rea. La cuestin que queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales de otras reas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestin.

Una solucin integradaSAP Business One es un enfoque de "solucin nica" para la gestin de empresarial y la automatizacin de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones estn respaldadas y automatizadas en SAP Business One. La automatizacin de cada proceso est integrada, como los pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de fabricacin de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los lmites histricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.

Procesos empresariales optimizadosEl alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestin de almacenes y fabricacin. Adems, cuando se produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automticas segn sea necesario. Este paradigma de gestin por excepcin aumenta la productividad, ya que reduce la sobrecarga de informacin y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el proceso automatizado segn sea necesario.

Acceso instantneo a la informacinDisponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicacin integrada como SAP Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la informacin empresarial importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran instantneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a travs de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.


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Personalizable y adaptableSAP Business One se ha diseado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fcilmente. Gracias a su integracin con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A travs de la red global de partners de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las necesidades especficas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptacin de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar fcilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.

Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa y con el respaldo de SAPSAP Business One es un nuevo software de gestin empresarial creado desde cero exclusivamente para pequeas y medianas empresas como la suya. Se basa en ms de 30 aos de experiencia de SAP en la creacin de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de ms de 12 millones de usuarios en todo el mundo. Como lder mundial en el software de gestin empresarial, SAP tiene el compromiso de crear soluciones de gestin empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en da y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas ms importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.Nota sobre la internacionalizacin. SAP Business One, al igual que todas las aplicaciones de software de SAP, se ha diseado para empresas de todo el mundo. SAP Business One To Go est dirigido a los usuarios de EE.UU. e incluye informacin que slo es pertinente para las empresas de EE.UU., como la declaracin del formulario 1099. No obstante, en las cuestiones principales todos los usuarios de SAP Business One encontrarn que este libro resulta til y adecuado para su trabajo.

Finalidad de este libroLa finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar, presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuacin trataremos los aspectos bsicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas y los interlocutores comerciales, as como los procesos fundamentales de compras y realizacin de pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One paraSAP Business One ...To Go 6

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fabricacin, ventas mediante CRM e informes, as como formas avanzadas de gestin y automatizacin de documentos. En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas, pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre cmo poner el producto a trabajar en su empresa fluyan rpidamente. Deseamos saber si este libro le ha ayudado a entender SAP Business One y quisiramos que nos dijera cmo podemos mejorarlo. Para unirse a nuestros esfuerzos, enve sus comentarios y sugerencias en un correo electrnico a [email protected].


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La personalidad de SAP Business OneContenido del captulo J J J J J JIntroduccin Entender la personalidad de SAP Business One Conocer dnde se encuentra Encontrar lo que busca Llegar a donde desea ir Encontrar respuestas a sus preguntas

Empezar a trabajar con una nueva aplicacin de software es como intentar orientarse en una ciudad donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la cuadrcula de calles numeradas y la forma en que asignan nmeros, nombres y letras a las avenidas, se puede averiguar de forma bastante rpida donde est cualquier direccin. En Pars, es necesario saber que los arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la ciudad, por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y la parada de metro ms prxima. Pero la geografa es slo un punto de partida. Un da agradable en la ciudad comienza con una visita a un destino, despus se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de all a una discoteca. Este captulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP Business One sepa lo que est viendo. Conocer la aplicacin SAP Business One significa comprender el mapa de los distintos tipos de informacin almacenados (la geografa) y tambin saber cmo se registra una transaccin empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable). Funciones innovadoras como Drag&Relate, campos y tablas definidos por el usuario, as como las bsquedas con formato le conferirn rpidamente el control sobre los procesos empresariales e informacin en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerar queSAP Business One ...To Go 9

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La personalidad de SAP Business One

SAP Business One es fcil de usar gracias a su navegacin intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de avanzar ms, conocer lo flexible e integrado que es.

IntroduccinPara iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.

Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa

La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la contrasea. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botn Change Company para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias


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empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas, divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas. SAP Business One incluye una empresa de ejemplo que tiene todos los datos. Esta empresa se puede utilizar como base de formacin para acelerar el aprendizaje o probar nuevas formas de utilizar SAP Business One. La ltima versin de la empresa de muestra se puede descargar desde el portal de clientes de SAP Business One, tal como se describe ms adelante en Encontrar respuestas a sus preguntas. Una vez que haya accedido al sistema correctamente, puede comenzar el proceso de aprendizaje.

Entender la personalidad de SAP Business OneAntes de pasar a una explicacin detallada de la interfaz de usuario, quisiramos ofrecerle una percepcin del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le ensee la ventana principal de SAP Business One y el men principal, todo le parecer muy simple. Despus, usted preguntar: cmo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin dudar un segundo, quien le haya enseado el programa har clic en el men principal un par de veces, mostrar un pedido vaco en la pantalla, escribir el nombre del proveedor y, con una rapidez sorprendente, aparecer un pedido de dicho proveedor. Ahora puede desplazarse por l y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver los artculos de un pedido. Slo tiene que hacer clic en una pestaa y consultarlos. Desea ver los detalles de un artculo? Con un clic acceder a la pantalla del artculo. En qu almacn se encuentra el artculo? Otro clic y aparecer. Antes de que se haya dado cuenta, habr accedido a una serie de pantallas. La reaccin ms habitual en este momento es, bueno, ha sido rpido. Pero, dnde estoy? Y qu ms puedo hacer? Despus de que haya ledo este captulo, sabr dnde estaba, dnde est y a dnde tiene que ir despus. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querr trabajar con ninguna otra aplicacin que no sea tan cmoda y fcil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar donde todo tiene sentido, necesita una gua durante algn tiempo. Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cmo las pantallas que visualiza estn conectadas de forma ascendente para la bsqueda de informacin mediante el


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men principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la aplicacin. Comienza a comprender cmo se construye cada documento en SAP Business One a partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultar muy sencillo. Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripcin de estas estructuras.

Creacin de documentos a partir de partes reutilizablesSAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos, como pedidos, facturas, rdenes de fabricacin, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamao que se denominan datos maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el captulo 4, hacen referencia a la informacin clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, as como a los artculos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cmo se construye un documento (un pedido) a partir de los datos maestros.

Figura 2-2: Cmo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros reutilizables SAP Business One ...To Go 1 2

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La creacin de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo ms sobre SAP Business One, apreciar las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.

Apertura de documentos mediante el men principalLa segunda cuestin clave que se debe aprender de SAP Business One es cmo poner a trabajar el men principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Main Menu. Mediante Main Menu, tal como se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo.

Figura 2-3: Navegacin ascendente desde Main Menu Recordatorio de navegacin: todos los caminos llevan a Main Menu. Es importante recordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante Main Menu. Main Menu es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datos maestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. A medida que vaya aprendiendo SAP Business One, Main Menu se convertir en el equivalente de su pgina inicial.

Estructura de transacciones y procesos de la informacin en SAP Business OnePara registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades deSAP Business One ...To Go 1 3

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ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en un pedido y, despus, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso empresarial. Cada paso es una transaccin empresarial individual en el sentido ms general de la palabra. Un proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas transacciones. Una de las funciones ms slidas de la aplicacin es la forma en que permite utilizar un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One tambin realiza el seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de documentos relacionados con una determinada transaccin. Las conexiones de transacciones entre documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este captulo y en posteriores.

Preguntas para incrementar la comprensinEl momento en el que SAP Business One se hace mas comprensible, sucede despus de haberlo utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a travs de la experiencia real. Hasta ahora, el presente captulo le ha preparado para responder las siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana:D

Es esto un documento? Son datos maestros? Esta pantalla es diferente y, si lo es, cmo se relaciona con los documentos y los datos maestros?

D

Cmo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?

D

Cmo llego a esta pantalla desde el men principal? Qu navegacin orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados y datos maestros desde esta pantalla?

D

D

Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite aadir datos?

Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseo incorpora de forma natural la navegacin ascendente a travs del men principal y las relaciones orientadas a procesos, as como los mecanismos de navegacin, bsqueda y creacin de documentos basados en dichas relaciones. En el resto de este captulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que est viendo.


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Conocer dnde se encuentraUn aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez, cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.

La ventana principalLa ventana principal se abre automticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central donde se puede iniciar cualquier tarea. Slo la ventana principal tiene una barra de men en la parte superior. Tambin tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Incluye Main Menu, que ahora examinaremos con ms detalle.

El men principal de SAP Business OneTal como se muestra en la figura 2-4, Main Menu dispone de tres pestaas:D

La pestaa Modules muestra la parte superior de la jerarqua de SAP Business One. Enumera todos los mdulos de SAP Business One. En cada mdulo hay una lista de funciones. Haga clic en una funcin para iniciarla o expandirla y ver ms selecciones.

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La pestaa Drag & Relate se utiliza para un mtodo innovador de bsqueda de transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica ms adelante en este captulo.

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User Menu es un men personalizable para acceder rpidamente a las funciones que utiliza con ms frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para obtener ms informacin, consulte Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario ms adelante en este captulo.

Si no aparece Main Menu, puede acceder a l desde la barra de men si elige Window * Main Menu o mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero, no la letra O).


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Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One

La barra de mens y los mens desplegablesLa barra de mens de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Al hacer clic en cada elemento del men se muestra un men desplegable que ofrece ms opciones. Los accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las aplicaciones de escritorio.

Figura 2-5: Barra de mens y barra de herramientas de SAP Business One

La barra de mens incluye los siguientes mens:D

File: Comandos principales, como Close, Print Preview, Export to y Launch Application.

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Edit: Comandos de edicin generales, como Undo, Redo, Cut, Copy, Paste y Delete. Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, como User-Defined Search Field, System Information, Restore Column Width, y Legend.

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Data: Comandos que manipulan datos de aplicacin as como comandos para desplazarse por los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edicin relacionados con los datos.


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Goto: Men dinmico que cambia segn la ventana seleccionada actualmente. Modules: Mdulos mostrados en Main Menu. Tools: Comandos como Print Layout Designer, Form Settings, User Menu, User Shortcuts y User-Defined Fields.

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Window: Comandos asociados con la gestin de ventanas, incluido el acceso a Main Menu, Messages/Alert Overview y Calendar.

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Help: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en lnea.

La barra de herramientasLa barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de mens Se trata de una coleccin de iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas funciones tambin estn disponibles como opciones de men en la barra de mens. Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas estn de color gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la barra de herramientas, haga clic con el botn derecho y, a continuacin, active o desactive las casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian segn lo que est haciendo. Si olvida la funcin de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botn para mostrar un tooltip.

La barra de estadoLa barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business One y contiene varios campos.D

El rea inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de mensajes:D

Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una accin correctiva.

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Un mensaje de informacin aparece sobre un fondo azul e informa de un problema que no impide que contine el procedimiento.


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Un mensaje de confirmacin aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecucin correcta de un procedimiento.

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La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como estn definidas en el servidor.

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El rea superior izquierda contiene informacin importante sobre la ventana activa. Por ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe el formato de entrada y la longitud.

Figura 2-6: Anatoma de la barra de estado

Ventanas de documentoAhora que ya dispone de la panormica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.

Modos de operacin de ventanaExisten cuatro modos de operacin de ventana posibles en SAP Business One:D

Aadir: Aadir un nuevo registro o documento. Buscar: Buscar registros o documentos existentes. Ver: Ver un registro o documento existente. Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.

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Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser aadir o buscar, segn el contexto de lo que est haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventana Business Partner Master Data o Item Master Data, se abre automticamente en modo de bsqueda porque normalmente se suele querer ver la informacin que ya se ha introducido. Por otro lado, si se deseaSAP Business One ...To Go 1 8

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procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automticamente en modo de adicin porque normalmente se quiere aadir un nuevo pedido. Cmo sabe en qu modo se encuentra? El botn de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia a Add, Find, OK (para el modo de visualizacin) o Update, segn el modo actual de la ventana. Puede cambiar de un modo de operacin a otro de varias formas:D

Para aadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros), utilice la funcin de adicin. Existen varias formas de activar dicha funcin, como las siguientes:D

En la barra de mens, seleccione Data * Add. Pulse Ctrl + A en el teclado. En la barra de herramientas, elija el icono de adicin. Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros), utilice la funcin de bsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de bsqueda, con el botn Find en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen varias formas de activar la funcin de bsqueda, incluidas las siguientes:

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En la barra de mens, seleccione Data * Find. Pulse Ctrl + F en el teclado. En la barra de herramientas, elija el icono de bsqueda. Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One cambia automticamente al modo de actualizacin, con lo que el botn Update aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el botn Update para guardar los datos introducidos o modificados; haga clic en el botn Cancel si no desea guardar o actualizar los datos.

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Alerta de cambio de modo de operacin. No siempre se pueden cambiar datos en un documento o un registro de datos maestros una vez que se ha aadido. En determinados momentos, un documento es de slo lectura si el proceso empresarial relacionado con dicho documento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Los datos que no se pueden cambiar estn atenuados en gris y aparece un mensaje de error en la barra de estado si se intenta cambiarlos. SAP Business One ...To Go

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Men contextualAl trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botn derecho del ratn para activar un men contextual que proporciona acceso a las funciones ms utilizadas para dicha seccin de la ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botn derecho en un campo, aparece un men contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones son contextuales, las opciones cambian segn el rea de la pantalla donde haga clic.

Detalles de filaLos documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan informacin sobre cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fcilmente y ampliar la vista disponible en la pantalla, puede abrir la ventana Row Details. Esta ventana permite ver o editar filas de una tabla, como las que se encuentran en la pestaa Contents de un documento de ventas. La ventana Row Details que se muestra en la figura 2-7 se puede abrir haciendo clic con el botn derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o seleccionando Row Details en el men Goto de la barra de mens. Algunos campos son de slo lectura y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se actualiza automticamente, es decir, no hay botn OK o Update en esta ventana.


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Figura 2-7: Acceso a la ventana Row Details

Encontrar lo que buscaSAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y compras y registros maestros de interlocutores comerciales y artculos). Los dos mtodos principales se describen a continuacin: bsqueda de interlocutores comerciales y artculos y uso de las flechas de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un determinado tipo.

Bsqueda de interlocutores comerciales y artculosSAP Business One facilita la bsqueda de informacin de interlocutores comerciales y artculos mientras se introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cmo utilizar el botn de lista de seleccin para buscar un cliente o artculo.


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Figura 2-8: Cmo buscar clientes y artculos en un pedido de cliente

Despus de pulsar el botn de lista de seleccin, aparecer una lista de seleccin en una ventana independiente. Puede desplazarse rpidamente por la lista si escribe el primer carcter del cdigo del interlocutor comercial o del nmero de artculo. La lista de seleccin se desplaza a medida que escribe. Si est ms familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artculo que con sus cdigos, puede utilizar un comodn para realizar la bsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista de seleccin de clientes cuyo nombre empiece por Ch, vaya al campo Name, escriba Ch seguido del carcter comodn * (Ch*) y, a continuacin, pulse Tab para mostrar la lista. Si sabe que slo un nombre de cliente empieza por E, por ejemplo, slo tiene que escribir E (sin el carcter comodn) en el campo Name y pulsar Tab. SAP Business One rellena la informacin de dicho cliente en el pedido. El campo Item Description funciona del mismo modo para buscar informacin de artculo.


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Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentosUna forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura 2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Purchase Order en Main Menu de SAP Business One), puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rpidamente por todos los pedidos que tenga. Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de deudores, etc. Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o ltimo documento; haga clic en las flechas simples para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el nmero de documento. Para ver los ltimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventana Purchase Order, haga clic en la flecha derecha doble para ir al ltimo pedido y, a continuacin, haga clic en la flecha izquierda simple para ir a los anteriores.

Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One

Llegar a donde desea irSAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rpida y correctamente para encontrar la informacin necesaria. En esta seccin se explican algunas de estas funciones de navegacin.

Navegacin con la flecha naranjaLa flecha naranja que aparece prcticamente en cualquier ventana es quiz la herramienta ms prctica de la interfaz de usuario de la aplicacin. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de las opciones de datos maestros, como cdigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario.SAP Business One ...To Go 2 3

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Las flechas permiten desglosar ms detalles de una transaccin sin tener que efectuar una bsqueda o recorrer una estructura de men ascendente.

Figura 2-10: Uso de la flecha de navegacin para acceder a los datos maestros desde una factura

Arrastrar y vincularLa funcin arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia variedad de informacin en tiempo real sobre la empresa rpida y fcilmente. Con arrastrar y vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a transacciones. La funcin busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un cdigo de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transaccin en la pestaa Drag & Relate, puede obtener una panormica excelente del rendimiento de su empresa en determinadas reas. Adems, puede precisar ms la lista resultante si utiliza la funcin de filtro (por ejemplo, seleccionar slo los pedidos de cliente abiertos).


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En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la funcin de arrastrar y vincular para obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artculo.

Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artculo concreto

Men de usuario y accesos directos definidos por el usuarioPuede aumentar la eficacia de navegacin si utiliza User Menu y crea accesos directos de teclado definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con ms frecuencia. Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisin de pedidos y de la actualizacin de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas Purchase Order y Business Partner Master Data en User Menu bajo Forms para facilitar su acceso (consulte la figura 2-12). Para guardar un elemento en User Menu, visualice el documento,


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informe o formulario que desee aadir a User Menu. Con esa ventana como ventana activa, elija Tools * User Menu * Add to User Menu.

Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en User Menu

Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricacin y tener que hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar teclas de funcin, como F1, F2, etc., a determinados documentos.

Figura 2-13: Creacin de accesos directos de teclado definidos por el usuario


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Opciones de visualizacinPuede cambiar varias opciones de visualizacin para personalizar su puesto de trabajo de SAP Business One. Puede aadir un logotipo de empresa o la fotografa del personal al escritorio. Otras opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamao de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.

Opciones de formularioEn SAP Business One, cada usuario puede personalizar fcilmente el contenido y el comportamiento de la mayora de las ventanas mediante la funcin Form Settings. Para activar Form Settings, asegrese de que la ventana que desea personalizar est abierta y activa; a continuacin, haga clic en en la barra de herramientas o elija Tools * Form Settings.

Aunque la ventana Form Settings vara segn el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la ventana Form Settings tpica se divide en tres pestaas:D

Pestaa Table Format: Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla (en el caso de las ventanas que contienen una tabla).

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Pestaa Row Format: Determine cmo aparecen los campos en la ventana Row Details asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar.

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Pestaa Document: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la ventana y la tabla que est personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios que efecte en esta pestaa slo afectan al documento actual y no a todos los documentos de este tipo.

La funcin Form Settings es una caracterstica muy potente. SAP Business One dispone de numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Form Settings puede seleccionar los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el trmino correspondiente es activo). Puede cambiar el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo. Una personalizacin comn consiste en mostrar el almacn desde el que se enviar un artculo en la ventana Sales Order. En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaa Table Format para que el campo Whse(Almacn) est visible y activo, y hemos cambiado la posicin del campo de modo que se muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventana Row Details.


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Figura 2-14: Uso de la funcin Form Settings

Personalizacin de los nombres de campoEn SAP Business One, tambin resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las personalizaciones ms habituales de la ventana Purchase Order consiste en cambiar el campo Vendor Ref. No. por Vendor Invoice No. El cambio de este u otro campo se puede llevar a cabo si se mantiene pulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A continuacin, aparecer una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original.


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Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo

Aadir campos y tablas definidos por usuarioAunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus mdulos, es posible que su empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o para adaptarse a determinadas prcticas empresariales. La funcin User-Defined Fields (que se encuentra en el men Tools) permite crear campos propios en las tablas de datos maestros o transacciones de SAP Business One existentes.Recomendacin sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas y paso a paso sobre los campos y tablas definidos por el usuario, vaya al portal de clientes de SAP Business One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer y descargue la gua Cmo crear campos y tablas definidos por el usuario.

Rellenar campos con bsquedas formateadasOtro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One lo encontramos en su funcionalidad de bsqueda con formato. La bsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el usuario. Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que est disponible en stock y en pedido. En este caso, se utiliza la funcin User-Defined Fields para aadir estos campos adicionales y la funcin de bsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados


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en estos campos. Como la bsqueda con formato es una funcin complicada, puede realizar estos tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementacin.

Encontrar respuestas a sus preguntasAdems del soporte y formacin que le pueda proporcionar su de implementacin, hay disponible una inmensa cantidad de informacin sobre las caractersticas y funciones de SAP Business One a travs de la ayuda en lnea y en el portal de clientes.

Ayuda en lneaPuede usar la ayuda en lnea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendr ayuda contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el campo concreto) en la que se encuentra. Al seleccionar Help * Help en la barra de mens de la ventana principal se muestra la ventana SAP Library, que permite buscar palabras clave o examinar el contenido. La ayuda en lnea proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si est trabajando con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada campo de la pantalla en la ayuda en lnea.

Portal de clientes de SAP Business OneEl portal de clientes de SAP Business One proporciona recursos para ayudarle a dominar SAP Business One. El portal est organizado en reas para los distintos tipos de actividades, como por ejemplo:D

Obtener soporte: Colaborar con su consultor de implementacin en cuestiones de suporte tcnico, buscar en la base de datos de SAP Notes o solicitar una clave de licencia.

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Visin general de la solucin: Revisar la informacin general sobre la aplicacin y obtener ms informacin acerca de cmo integrar SAP Business One con la familia de aplicaciones empresariales mySAP Business Suite.


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Documentacin: Buscar documentacin sobre la ltima versin, incluidas las notas de la versin, guas de procedimientos y otras guas tiles sobre caractersticas y funciones especficas.

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Educacin: Ver las unidades de e-learning sobre componentes clave de los mdulos de SAP Business One, incluida contabilidad, gestin de bancos, datos maestros, compras y ventas.

Figura 2-16: Uso del portal de clientes de SAP Business One

El portal de clientes de SAP Business One est disponible en siete idiomas y se puede acceder en http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Necesita un nombre de usuario S vlido y una contrasea para conectarse. Consulte con su consultor de implementacin para obtenerlos.


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Conceptos bsicos de contabilidad financieraContenido del captulo J J J J J J J J JVisin general de la contabilidad financiera Configuracin de la contabilidad financiera Realizacin de procedimientos diarios Actualizacin de registros Procedimientos de cierre Entrada y salida de pagos Contabilidad de costes Presupuestacin Consultas e informes

SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las finanzas de su empresa de forma eficaz y segn los principios contables generalmente aceptados (PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de automatizacin.D

Realmente en tiempo real: Cada vez que aada (o contabilice) una transaccin, se actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su contabilizacin posterior, a menos que desee hacerlo.

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Asientos de diario automticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automticamente, con lo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o correcciones manualmente.

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Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose gracias a las flechas de navegacin naranja, no slo hasta el libro mayor, sino hasta los


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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

documentos fuente de una transaccin: otra potente funcin que ahorra tiempo y trabajo.D

Automatizacin de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de contabilizaciones peridicas y evitar los errores de contabilizacin gracias al uso de modelos de contabilizacin.

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Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas de control. Adems, las alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral presupuestario.

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Seguimiento de auditora. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditora completo, lo que permite realizar el seguimiento de quin ha efectuado cambios en todos los datos o documentos, y cundo lo ha hecho.

Visin general de la contabilidad financieraLa clave para obtener el mximo rendimiento de las caractersticas de finanzas y contabilidad de SAP Business One radica en un diseo e implementacin cuidadosos para garantizar que todas las partes de la aplicacin describen y realizan el seguimiento con precisin del modo en que funciona su empresa. Evidentemente, la mayora de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de cuentas bien establecido (y otros mtodos de contabilidad financiera) as como bases de datos antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En colaboracin con el consultor de implementacin, se traduce y migra la forma en que funciona la empresa a SAP Business One. En la figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera. Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementacin se puede cambiar el orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias exclusivas de la empresa.Consejo de configuracin. Al configurar el plan de cuentas y los procesos de contabilidad financiera, discuta con su consultor de implementacin los tipos de informes financieros que necesita. Los requisitos de informes financieros condicionan la mayora de las opciones iniciales y las decisiones de configuracin. El consultor de implementacin conoce el software y usted conoce su empresa, y juntos pueden lograr que SAP Business One trabaje a su favor.


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Figura 3-1: Configuracin de la contabilidad paso a paso


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Definiciones Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra su saldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante un perodo especfico. Cuenta de control: Cuenta diseada para controlar las transacciones que se contabilizan en ella. Slo las transacciones de mdulos subsidiarios, como acreedores, deudores e inventario se pueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no se pueden contabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientos malintencionados o sospechosos en cuentas de material, como contabilidad de deudores, cuenta monetaria o de existencias, y proporciona un mejor seguimiento de auditora. Cuenta de compensacin: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registran temporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables, distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones. Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario. Segmentacin de cuentas: Un mtodo contable por el que se crean cdigos de cuenta basados en la estructura jerrquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden a diferentes unidades de negocio, como empresa, divisin, regin, departamento, grupo, etc., y a diferentes categoras, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, lnea de productos, etc. Segmento de cuentas naturales: El primer segmento de un cdigo de cuenta que identifica el tipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los cdigos de cuenta pueden constar de caracteres alfanumricos, no slo de valores numricos, motivo por el que no se denominan nmeros de cuenta. Plan de cuentas: El ndice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor. Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidad por partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio, prdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa. Asiento de diario: Registro de una transaccin que normalmente incluye la fecha de la transaccin, los ttulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripcin de la transaccin. Contabilizacin: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor. Transaccin: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abona en otra.


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Configuracin de la contabilidad financieraLa configuracin correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya gran parte de la automatizacin de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los perodos contables y la determinacin de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacan de forma manual. Por este motivo dedicamos gran parte de este captulo a las cuestiones relacionadas con la configuracin inicial de la contabilidad financiera.

Paso 1: Configuracin de los perodos contablesEl primer paso, que ya debe haber realizado con su consultor de implementacin, es establecer los perodos contables: Tendr perodos contables mensuales? Diarios? Con otra frecuencia? El ejercicio fiscal corresponder al ao natural o se establecer entre dos aos naturales? Para configurar los perodos contables, vaya a Administration * System Initialization * General Settings * pestaa Posting Periods. Desde aqu puede actualizar los perodos generados (como los rangos de fechas) y crear nuevos. Tambin puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal. Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar perodos y ejercicios fiscales, usted y su consultor de implementacin deben tener en cuenta las siguientes advertencias importantes:D

Los informes financieros se pueden ejecutar segn perodos fiscales, pero los informes mensuales, trimestrales y anuales estndar de SAP Business One se basan en un ao natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en 4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados con XL Reporter (consulte el captulo 9).

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No puede haber perodos contables superpuestos y slo un perodo contable es el perodo por defecto cada vez.

Alerta de contabilizacin. Si desea contabilizar un asiento de diario en un perodo anterior, vaya a Administration * System Initialization * General Settings * Posting Periods y convierta el perodo anterior en el actual.


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Paso 2: Definicin de los segmentos contablesSi tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso para usted y su consultor de implementacin es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita. Para definir segmentos de cuentas, vaya a Administration * Setup * Financials * Account Segmentation. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle el nombre o su longitud, del mismo modo que los dems segmentos. Normalmente, las empresas determinan sus segmentos de cuentas en funcin de sus procesos empresariales y necesidades de informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, lneas de negocio, entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cmo se fusionan los segmentos de cuentas para crear un cdigo de cuenta.

Figura 3-2: Cdigo de cuenta segmentado

SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un mximo de 10. Durante la configuracin puede cambiar el tamao y el nombre de cualquier segmento, pero el primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales. Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una expansin, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea aadir en el futuro.


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Alerta de segmentos de cuentas. Es importante que su consultor de implementacin y usted planifiquen el uso de los segmentos de cuentas muy cuidadosamente, porque no se podrn aadir segmentos adicionales posteriormente, los segmentos existentes no se podrn borrar despus de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podr cambiar la longitud o el tipo de un segmento posteriormente.

Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para un plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenacin de todos los segmentos de cuentas. Un cdigo de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura 3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un cdigo de cuenta de gastos de viaje que utilice el departamento de marketing de su empresa tendr exactamente el mismo aspecto que el usado por el departamento de ventas, con la excepcin del segmento del cdigo de cuenta que representa al departamento.

Paso 3: Creacin del plan de cuentasUna vez determinados los perodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estar preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organizacin del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un cajn independiente para las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las cuentas por nivel de un modo lgico que resulta adecuado para sus procesos de contabilidad financiera y de informes.Recordatorio de plan de cuentas. El plan de cuentas es un ndice de todas las cuentas de mayor que utiliza su empresa. Cada cuenta de mayor tiene un cdigo de cuenta, una descripcin de cuenta y otra informacin que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder al plan de cuentas, seleccione Financials * Chart of Accounts.

En la ventana Chart of Accounts, SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de mayor como cuenta de ttulo o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que slo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el mismo nivel. En los informes, una cuenta de ttulo resume todos los saldos de cada cuenta activa que se encuentra debajo de ella. En la segmentacin de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.


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Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Slo se puede convertir en inactiva.

Gestin de divisasLa gestin de divisas est disponible para las empresas que utilizan varias divisas. En SAP Business One, se pueden especificar cuentas de mayor e interlocutores comerciales como multidivisa. Esto permite contabilizar documentos y transacciones de diario a estas cuentas de mayor e interlocutores comerciales en cualquier divisa que se haya definido en la empresa de SAP Business One. Las reconciliaciones, informes y saldos de cuentas de mayor e interlocutores comerciales multidivisas se realizan, calculan y muestran en la divisa local. Cuando se aade una nueva cuenta de mayor, la divisa es multidivisa por defecto.

Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayorUna de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario automticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y despus se aaden los asientos contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura, los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, cmo sabe la aplicacin cmo tiene queSAP Business One ...To Go 40

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crear dichos asientos contables? La determinacin de cuentas de mayor es el proceso de indicar a SAP Business One en qu cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados automticamente. Para aprovechar al mximo la slida automatizacin de la aplicacin, se debe tener un cuidado especial para facilitar a SAP Business One la informacin correcta en la ventana G/L Account Determination. Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Administration * Setup * Financials * G/L Account Determination.Sugerencia de determinacin de cuentas de mayor. El controlador o contable de la empresa

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