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IMPLEMENTAZIONE EFFICIENTE DI SAP BUSINESS ONE

INQUADRARE ED EVITARE SFORAMENTI DEL BUDGET E DEI TEMPI

Le aziende che acquistano dei software ERP (Enterprise Resource Planning) per la gestione aziendale, di solito finiscono con lo spendere per i servizi di consulenza e implementazione una cifra equivalente a quella sborsata per le licenze software. Questo dato può costituire un elemento importante per i clienti, motivandoli ad approfondire i fattori chiave che contribuiscono al successo dell’implementazione dei software, nonché le insidie da evitare.

Fin troppo spesso i progetti si rivelano più costosi del previsto, oppure più lenti di quanto stimato e, come se non bastasse, il software implementato in molti casi non risponde alle esigenze specifiche dell’organizzazione e/o alle aspettative del cliente in termini di funzionalità e fruibilità. SAP sa che nell’ambiente commerciale di oggi, le aziende semplicemente non possono permettersi di dedicare troppo tempo all’implementazione delle soluzioni software.

Tempi d’implementazione prolungati compromettono la produttività del personale e riducono i servizi offerti ai clienti, mettendo a repentaglio la posizione che l’azienda ha sul mercato ed esponendola alle minacce della concorrenza.

Nel grafico, il tasso di successo dei progetti di implementazione IT. Fonte: “CHAOS Report 2006”, The Standish Group International


Metodologia d’implementazione accelerata per SAP Business One

L’implementazione non deve necessariamente costituire un trauma. Un’implementazione perfettamente pianificata, focalizzata sul cliente e che si svolge secondo una struttura ben delineata, ha un’elevatissima probabilità di successo in cui integrazione e migrazioni avvengono senza ostacoli, le interruzioni sono poche e l’utente ottiene un rapido ritorno sull’investimento. Considerati tutti questi fattori, per l’applicazione SAP Business One, SAP ha sviluppato una metodologia d’implementazione accelerata, la quale offre una formula chiara e di dimostrata efficacia per la gestione di progetti e aspettative del cliente, nonché per fornire le giuste indicazioni in termini di comunicazione e documentazione.

Per mettere a punto la metodologia d'implementazione accelerata (prima conosciuta come SAP AIP), SAP si affida alle competenze dei suoi partner, attingendo alla loro comprovata esperienza nel settore. Questa metodologia rappresenta quindi lo standard per le implementazioni best practice di SAP Business One. L'obiettivo di questo documento è descrivere le principali fasi che compongono la metodologia d'implementazione accelerata, offrendo così una visione migliore del modo in cui SAP gestisce l'implementazione del tuo nuovo investimento nell'ERP.

Per ciascuna fase dell'implementazione, sono descritti i punti principali e id relativi componenti. Sono valutate, inoltre, le risorse necessarie e si suggeriscono le best practice che i clienti devono essere pronti ad adottare prima dell'implementazione di SAP Business One. Implementazione in cinque fasi La metodologia d'implementazione accelerata divide i progetti in fasi. Comincia quando il cliente sottoscrive il contratto, passando dall’area vendita a quella progettuale. Prosegue, poi, coprendo l'intero processo d’implementazione fino alla conferenza conclusiva sulla revisione e l'ottimizzazione che si svolge diverse settimane dopo che il progetto è stato consegnato al cliente.

Cinque fasi della metodologia d’implementazione accelerata


Le cinque fasi della metodologia SAP

Preparazione del progetto L'obiettivo di questa fase è organizzare la preparazione e la pianificazione iniziali per l'implementazione di SAP Business One. Sebbene ogni implementazione di SAP Business One si caratterizzi per obiettivi, portata e priorità esclusivi, le fasi della preparazione del progetto aiutano a identificare e pianificare le principali aree su cui concentrare l'attenzione. Sono incluse tutte le problematiche di natura tecnica e tutto quanto attiene alla gestione dei progetti. Con il meeting iniziale, il team d'implementazione SAP comunica il piano del progetto e l'impegno - in termini di tempo e risorse - previsto per la tua azienda. Vengono identificati ruoli e responsabilità dei vari partecipanti al progetto. In aggiunta, viene consegnato il software SAP Business One e si provvede a completare l'installazione preliminare di un sistema di prova.

Principali milestone Le principali milestone per la fase preliminare del progetto sono:

• Consegna del progetto all’implementazione

• Meeting iniziale con

il cliente.

• Consegna e installazione di un sistema di prova per il software SAP Business One.

• Revisione della fase

di progetto e approvazione del cliente.

Suggerimenti per le best practice I suggerimenti per le best practice relative alla fase preliminare del progetto includono:

• Accertare che il team di vendita SAP sia presente al meeting iniziale per fare il punto delle aspettative (definite durante la fase di vendita) e allinearle con chiarezza alla funzionalità del prodotto.

• Confermare esplicitamente disponibilità di risorse, software e hardware con il vostro project manager o l'amministratore IT durante il meeting iniziale.

• Presentare una demo

di SAP Business One approfondita durante il meeting iniziale, per far conoscere il prodotto ai componenti del vostro team.

• Discutere tempi e

modi di disponibilità del vostro personale.

• Creare un comitato

direttivo che garantisca all'implementazione anche il supporto dell'esecutivo.

• Il project manager

sarà incaricato della revisione finale della fase di preparazione del progetto e dovrà sottoscrivere il documento di approvazione fornito dal team d'implementazione SAP.



Progetto operativo In questa fase cruciale viene presa in esame la modalità con cui vorreste utilizzare SAP Business One per supportare la vostra azienda. Vengono organizzati uno o più workshop volti a raggruppare, identificare e analizzare tutte le vostre esigenze funzionali ed individuali, nonché i processi di business della vostra organizzazione. I workshop costituiscono un'opportunità per perfezionare obiettivi e finalità del progetto originale e per rivedere, qualora sia necessario, la pianificazione generale del progetto. Il risultato è il progetto operativo, che documenta in modo dettagliato i risultati raccolti durante la fase dei workshop sui requisiti. Il progetto operativo serve da guida funzionale e tecnica durante le successive fasi del progetto d'implementazione.

Principali milestone Le principali milestone della fase del progetto operativo sono: • Workshop con i

leader funzionali del cliente volti a raccogliere informazioni sulle esigenze dell’azienda.

• Creazione del documento particolareggiato del progetto operativo.

• Determinazione delle

variazioni rispetto all’ambito del progetto iniziale e ai tempi di realizzazione (se applicabile).

• Revisione della fase


Suggerimenti per le best practice I suggerimenti per le best practice relative alla fase del progetto operativo includono:

• Chiedere al partner per l’implementazione di mettere SAP Business One a vostra disposizione durante i workshop in modo da consentire la visione del prodotto in azione e valutare in che modo gestire le specifiche esigenze gestionali.

• Suggerire di

utilizzare il vostro piano dei conti invece di crearne uno nuovo.

• Comunicare

immediatamente se si desidera migrare su SAP Business One i dati storici delle transazioni dell’azienda.

• Accertare che tutte

le esigenze (anche minime modifiche) dell’azienda vengano discusse e documentate nel progetto operativo.



Realizzazione del progetto Si tratta della fase più importante della metodologia d'implementazione accelerata e, di solito, richiede circa dieci giorni. L'obiettivo della fase di realizzazione del progetto è implementare tutti i processi aziendali e i requisiti tecnici identificati nel corso delle fasi precedenti e documentati nel progetto operativo. I consulenti convalidano e aggiornano la configurazione e dimostrano i processi, mentre il tuo team di progetto aggiorna le istruzioni di lavoro (le procedure di business process, ad esempio) e svolge i test d'integrazione e unità.

Principali milestone Le principali milestone per la fase di realizzazione del progetto sono: • Installazione e

personalizzazione del software, in base al progetto operativo.

• Migrazione dei dati (se applicabile).

• Convalida della

configurazione del sistema.

• Collaudo del sistema.

• Definizione del piano

di training e cutover. • Revisione della fase


Suggerimenti per le best practice I suggerimenti per le best practice relative alla fase di realizzazione del progetto includono:

• Ridurre al minimo il numero di variazioni, in quanto le modifiche possono alterare sensibilmente i test.

• Comunicare

chiaramente che il team IT e di progetto saranno responsabili di garantire integrità e qualità dei dati oggetto della migrazione.

• Assicurarsi che i

project leader presenzino a tutte, o quanto meno a quasi tutte, le procedure di convalida del sistema collaudato di accettazione.

• Rivedere tutti i

documenti di output, ad esempio fatture, ordini d’acquisto e report, nonché bilanci patrimoniali, prima dell’approvazione.



Preparazione finale Questa fase è incentrata sulla preparazione di SAP Business One e del cliente al go-live. Le attività chiave in questa fase comprendono il completamento del training per amministratori e utenti, nonché il perfezionamento della configurazione di SAP Business One. Come parte dei test di sistema conclusivi, vengono apportate tutte le modifiche necessarie a risolvere eventuali questioni spinose rimaste in sospeso. Questa fase di solito dura cinque o sei giorni. Principali milestone Le principali milestone per la fase di preparazione finale sono: • Training di

amministratori e utenti chiave.

• Preparazione del sistema al go-live.

• Completamento delle

attività di go-live.

• Revisione della fase di progetto e approvazione del cliente.

Suggerimenti per le best practice I suggerimenti per le best practice relative alla fase di preparazione finale includono:

• Annunciare ufficialmente a tutti gli stakeholder il piano di training e cutover e la pianificazione.

• Verificare che ogni

utente prenda parte al relativo training e che, durante la formazione, lavori direttamente con SAP Business One.

Go-live e supporto In quest’ultima fase l'organizzazione comincia a utilizzare il software e a gestire indipendentemente tutte le attività quotidiane. La fase di go-live e supporto si compone di due sottofasi distinte. In primo luogo, il progetto viene completato con una chiusura formale. Durante questa fase, il software viene usato in modo produttivo nelle operazioni quotidiane; le eventuali questioni e problematiche vengono risolte ed il passaggio al team di supporto alla produzione nonché il trasferimento delle conoscenze vengono completati prima dell'approvazione definitiva del progetto. Quindi è la volta della sottofase di miglioramento continuo, durante la quale il team di supporto alla produzione monitora il software e risolve in itinere i problemi correlati ai business process. Vengono stabilite le corrette procedure di gestione delle modifiche e si completa il training dell'utente finale.


Le cinque fasi della metodologia SAP Le cinque fasi della metodologia SAP

Si mettono a punto i piani di revisione e perfezionamento continuo dei business process. Viene programmata e tenuta la conferenza di revisione e ottimizzazione. Di solito questa fase richiede quattro giorni. Principali milestone Le principali milestone per la fase di go-live e supporto sono: • Implementazione

completa del prodotto SAP Business One.

• Revisione della fase progettuale e approvazione del cliente per go-live e supporto, nonché per completamento del progetto finale.

• Meeting di revisione

e ottimizzazione. Suggerimenti per le best practice I suggerimenti per le best practice per la fase di go-live e supporto includono:

• Per l’accettazione del progetto finale, coinvolgere il comitato direttivo degli esecutivi nell’incontro conclusivo.

• Programmare un incontro di revisione e ottimizzazione da quattro a sei settimane dopo l’incontro di chiusura del progetto, garantendo la partecipazione del progetto al completo.

• Assicurarsi che i

leader funzionali del progetto tengano sotto controllo gli utenti finali per accertare il corretto utilizzo del software, che registrino tutti i problemi e i miglioramenti necessari e che richiedano il supporto iniziale, in azienda, di un consulente SAP Business One.

Benefici per i clienti La metodologia di implementazione accelerata applicata all'implementazione di SAP Business One è una fonte inestinguibile di benefici per i clienti SAP. Questi ultimi possono contare su una chiara comprensione di portata, struttura e durata dell'implementazione di SAP Business One sin dall'inizio del progetto, scongiurando così la minaccia di brutte sorprese e di sforamenti di tempi e budget. Per finire, metodologia significa tranquillità: i clienti sanno che i partner che la applicano offriranno servizi d'implementazione best-practice conformi agli standard definiti da SAP.

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