samenvatting administratieve organisatie h1-h10

8/20/2019 Samenvatting Administratieve Organisatie H1-H10

1/33

Inleiding Administratie OrganisatieHoofdfase Semester 2

Hoofdstuk 2. Organisatie en leiding

2.1 Organisatie

Organisatie een groepering van mensen die in onderlinge samenwerking metbehulp van middelen activiteiten ontplooien om op doelmatige wijzeovereengekomen doelstellingen te bereiken.

Continuïteit meerwaarde of toegevoegde waarde dat is nodig om als bedrijf oplangere termijn te blijven bestaan.

Drie kenmerken van een organisatie:1. Doelbewustheid

Dat organisaties niet vanzelf ontstaan maar bewust worden opgericht dooriemand om een bepaalde doelstelling te bereiken.

2. DoelgerichtheidAanbieden of voortbrengen van producten waaraan in de samenlevingbehoefte bestaat en wel tegen een prijs die de samenleving bereid is tebetalen.

3. DoelmatigheidDat het voortbrengen of aanbieden van producten plaatsvindt tegen zo laagmogelijke kosten (eci!nt" (op de juiste wijze# met de juiste middelen".

2.2 Leiding

Leider: $ Doelstellingen van de organisatie formuleren$ De wijze vaststellen en de middelen beschikbaar stellen waarmee de

doelstellingenbeste kunnen worden gerealiseerd

Vier funties van leiding:1. %lannen2. &rganiseren3. Dirigeren en co'rdineren. )ontroleren

*amengevat+ 1. Doelbepaling (planning"

2. Doelrealisatie (control"

!anagement"roes een samenhangend geheel van activiteiten.

2.# Doel$e"aling

%at,ormuleren van de doelstellingen die de leiding met die organisatie wil bereiken.


2/33

Hoe&p welke wijze en met welke middelen de producten doelmatig kunnen wordengefabriceerd en-of verhandeld. (budgettering" (kosten# processen en sstemen"

%ie,unctie$ en takenbeschrijving. /epaalde werkzaamheden te laten uitvoeren doormedewerkers (delegatie".

&eslissingen onders'eiden in:1. *trategische beslissingen

0elatie tussen de organisatie en de omgeving.

2. actische beslissingenet scheppen van voorwaarden om een eectieve en eci!nte uitvoeringmogelijk te maken. (capaciteit# personeelsbeleid"

3. &perationele beslissingen4oorbereiding van de uitvoering.

2.( Doelrealisatie

Doelrealisatie houdt in dat de medewerkers in een organisatie met behulp van deter beschikking gestelde middelen die werkzaamheden (activiteiten" verrichten dienodig zijn om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. [budget,structurering, personele bezetting, beschikbare middelen, taakstelling]

)*etueren +realiseren,- vier as"eten:1. 5ectiviteit

ier voorkomt het 6wat7$ co'rdinatie-activiteiten door middel van proceduren en instructies$ gebruikte middelen door middel van normen

2. Doelmatigheidier voorkomt het 6hoe7$ tijd$ en materiaalverbruiksnormen

3. (interne" )ontrole)ontrole door of namens de leiding ten behoeve van de leiding.$ preventief# proces en resultaat controle

. )ontroleet beheersen door managers van activiteiten die in de organisatie onderieders verantwoordlijkheid plaatsvinden.


3/33

2. Control

De doelstelling en de wijze waarop de doelstelling behoort te worden gerealiseerd#worden in de administratieve organisatie aangeduid met de *&88$situatie.

9at de organisatie daadwerkelijk heeft bereikt# zowel wat het eindresultaat betreftals de wijze waarop gewerkt# wordt de :*$situatie genoemd.

)ontrol is nodig# dus :* en de *&88 vergelijken# verschillen vastleggen# verschillenanalseren en maatregelen corrigeren.

Activiteiten van de leiding samenvatten+

$ %lanningDoelbepaling en zorg dragen voor middelen en methoden voor de

doelrealisatie.$ )ontrol

/eheersing van de activiteiten die moeten leiden tot de doelrealisatie.

Control en ontrole vers'illen:Control is gericht op het signaleren van fouten en onjuistheden en ontrole opbeheersing van het functioneren van het organisatie.

Internal ontrol wordt aangeduid als een proces dat is ontworpen ten behoeve vanhet verkrijgen van een redelijke zekerheid over+$ de eectiviteit en de ecienc van de bedrijfsprocessen$ de betrouwbaarheid van de ;nanci!le informatie$ de naleving van de van toepassing zijnde wet$ en regelgeving$ het beveiligen van waarden om ongeautoriseerde verwerving# gebruik of

vervreemding tegen te gaan

&i/ management ontroles0steem kan 'et management ge$ruik maken vande volgende instrumenten:$ selectie van het personeel$ trainen en opleiden van personeel$ organsitiecultuur$ beloningssteem$ regels en procedures$ controle

2. !anagementontrolmodellen

Deming irle

lan3Do3C'ek3At30lus$ plan+ stel vast wat bereikt moet worden# waarom# door wie# en waarmee$ do+ voer het plan uit$ check+ meet of de activiteiten het gewenste resultaat realiseren


4/33


5/33

Hoofdstuk #. 6unties en "roessen

#.1 7elatie funties

6unties in een organisatie geven de doelstellingen aan van de te verrichten

werkzaamheden.

ussen functie en proces is er een directe relatie.$ 0elatie belangerijk omdat de informatievoorziening zicht richt op personen

die functies vervullen en daardoor direct te maken heeft met processen

Vier soorten ativiteiten +funtie3indeling,:1. :nkoopactiviteiten2. @agazijnactiviteiten3. 4erkoopactiviteiten. ,inancieel$administratieve activiteiten

6untionele "roessen:1. %rimaire proces

$ kernactiviteiten van een organisatie vinden plaats

2. &ndersteunende (secundaire" processen$ gericht op het tot stand brengen en in stand houden van hetmiddelencomple> van een organisatie

#.2 6unties'eiding

Vi/f funties te onders'eiden:1. /eschikkende functies

et bevoegd zijn om de organisatie tegenover derden te verbinden ( inkoop$en verkoopfunctie"

2. /ewarende functieset zorg dragen voor het bewaren van goederen en geldmiddelen (kassier"

3. 0egistrerende functieset vastleggen van gebeurtenissen en toestanden (;nancieel$administratievefunctie"

. )ontrolerende functieset interne controle namens de leiding

. Bitvoerende functieset uitvoeren van opgedragen taken

#.# %aardekringloo"

Het 5aardekringloo""roes legt verbanden tussen de verschillende processenwaarmee inzicht wordt verkregen in het verloop van waarden.

B e l a n g e r i j k


6/33

et toepassen van controletechnische functiescheiding is van belang.

%aarom is 'et van $elang8Co kan de leiding controleren dat alle activiteiten juist en volledig worden

gedaan binnen de organisatie.

#.( De 9nanieel3administratieve funtie

De 9nanieel3administratieve funtie $estaat uit:1. ,inanci!le component

&mvat de activiteiten die gericht zijn op de beheersing(control" van degeldbeweging dus#$ 8iuiditeit$ 0entabiliteit$ *olvabiliteit

2. 0egistratieve component heeft een+

1. :nformatief aspect$ het verstrekken van samengevatte en geanalseerde informatie tenbehoeve van de besluitvorming. (;nanci!le ratio7s# budgetresultaten"$ het verplict verstrekken van gegevens aan de ondernemingsraad. (*:AD#)/* etc."$ het verstrekken van detailinformatie# vaak op ad hoc$basis.

2. 4erantwoordingsaspectier gaat het om informatieverstrekking vooral de afdeling administratie$ wettelijke verplichting$ jaarverslag

3. )ontroleaspecteeft betrekking op het verkrijgen van zekerheid over de juistheid envolledigheid van de verstrekte informatie

!aatregelen moeten 5orden getro*en om eker te i/n over:1. Euistheid2. 4olledigheid3. oelaatbaarheid

#. ersoneelsfuntie

ersoneelsfuntie $evat vier volgende as"eten:

1. et aantrekken van het aantal benodigde personeelsleden die voldoen aan deveresiten. (opstellen van de functiepro;elen" instroom

2. et verder bekwamen van personeelsleden om de betreende functieoptimaal te vervullen. (opleidingen en trainingen" doorstroom

3. et stimuleren van personeelsleden om goede prestaties te leveren.(salarisverbetering"


7/33

. et zorg dragen voor een doordracht en zorgvuldig uitgevoerdeafvloeingsregeling of ontslagplan. uitstroom

Het "ersoneels"roes

et hoofd personeelszaken (0@" zal streven naar beheersing(control" van depersoneelsstromen.

Dit houdt in+ het streven naar een bezetting die optimaal aansluit op de wisselendeomstandigheden zodat de doelstelling van de organisatie op doelmatige wijze kanworden verwezenlijkt. (informatieverzorging"

7egistraties met $etrekking tot 'et funtioneren van "ersoneelsleden:1. %ersonalia van de organisatie2. et functioneren van de personeelsleden (geleverde prestaties en gedrag van

personeelsleden"3. 9erkomstandigheden en werksfeer

. De kosten verbonden aan het aanstellen van personeelsleden(loonrekeningen etc."


8/33

Hoofdstuk (. Informatieverorging

(.1 Interne3 en e;terne informatieverorging

S0steem is een geFntegreerd geheel van een verzameling van elementen metonderlinge relaties.

Informatieverorging kan worden omschreven als het voorzien ininformatiebehoeften van+

1. :nterne informatieverzorging (alle leden van een organisatie":s gericht op het eectief en eci!nt functioneren van een organisatie$eectief+ houdt in gericht zijn op het eectueren G het bereiken G vanconcrete doelstellingen

&m een goed functionerend ssteem van informatieverzorging te verkrijgen#moet eerst vastgesteld worden wat de informatiebehoeften zijn van demensen die in die organisatie werken.

2. 5>terne informatieverzorging (5>terne belanghebbenden met betrekking totde organisatie"&rganisaties moeten aan wettelijke voorschriften houden.

5>terne informatieverzorging omvat bovendien de informatievestrekking aanbelanghebbenden bij de organisatie# maar ook aan de in de organisatiegeFnteresseerden.

(.2 Informatie$e'oeften

4an informatie is sprake indien de gegevens een bijdrage leveren aan hetkennisbeeld van de ontvanger.De functie is dan ook het uitgangspunt bij de inventarisatie vaninformatiebehoeften.


9/33

2. de procesbeheersing+ procescontrol

3. et operationele nivuau9erknemers hebben :nformatiebehoefte nodig over+$ wat op een bepaald moment moet worden gedaan (taakopdracht"$ hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd (procedures en

werkinstructief"

(.# Het gegevensver5erkend "roes

Vier fasen:1. et verkrijgen of verzamelen van (basis" gegevens2. et vastleggen van (basis" gegevens3. et bewerken en-of bewaren van (basis" gegevens. et distribueren van gegevens

=egevensver5erkend "roes 6het geheel van mensen# apparatuur en activiteitengericht op het verwerken en verstrekken gegevens ten behoeve van deinformatieverzorging in en over een organisatie7

(.( >5aliteit van de informatieverorging

>5aliteiteneisen aan informatieverorging:1. 5ectiviteit# dit houdt in dat de verstrekte informatie 6naadloos7 aansluit

op de informatiebehoeften van de gebruiker.2. /etrouwbaarheid3. Doelmatigheid

. ijdigheid. )ontinuFteitH. &verzichtelijkheid

,outieve# onvolledige# of niet$tijdige informatie kan leiden tot onjuiste beslissingenmet alle nadelige gevolgen.

>5aliteiteneisen aan gegevensver5erking:1. Doelmatigheid# heeft direct te maken met het kostenaspect van de

informatieverzorging gericht op+$ de wijze waarop het gegevensverwerkend proces functioneert$ onderhoudbaarheid

$ ?e>ibiliteit

2. /etrouwbaarheid door middel van+$ geprogrameerde controles$ continuFteit$ controleerbaarheid$ privac


10/33

(. Informaties0stemen

:nformatiesstemen zorgen ervoor dat de gewenste informatie beschikbaar komt.

5en informaties0steem de;ni!ren we als een gestructureerd samenstelvoorschriften# procedures# apparatuur en programmatuur gericht op het doen

functioneren van gegevensverwerkende processen.

?ransatiegeri't informaties0steem0elatie tussen processen en sstemen./ijvoorbeeld inkoopbestelling# magazijactiviteiten&esturingsgeri'te informaties0stemenDeze sstemen dienen om besluitvormingsprocessen uit te voeren en bij te dragenaan een verantwoorde besluitvorming (beslissing".

(. Informatie$eleid3 en 3management

Informatie$eleid verstaan we de formulering van doelstellingen# randvoorwaarden

en richtlijnen met betrekking tot de informatieverzorging.

Conder informatiebeleid ontstaan risico7s ten aanzien van eectiviteit#doelmatigheid en betrouwbaarheid van de informatieverzorging.

Informatiemanagement is een essenti!le managementfunctie.$ het doel van deze functie is het bijdragen aan de eectiviteit en de ecienc vande organisatie door middel van het in stand houden en het verbeteren van hetfunctioneren van de informatiehuishouding.

Control+o" e*etiviteit en doelmatig'eid, met $etrekking tot deinformatieverorging:

1. )ontrole op het voldoen aan de gestelde kwaliteiteisen2. Aanvullen en bijstellen van deze eisen3. Iemen van correctieve maatregelen


11/33

Hoofdstuk . Administratieve Organisatie

.1 =rondslagen

De administratieve organisatie betreft het ontwerpen en beoordelen van hetgeheel van informatieverzorgende processen# procedures en instructies die zijngericht op de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen

functioneren van de organisatie.

)r 5ordt onders'eid gemaakt tussen:1. /eheersing van de organisatie als geheel2. /eheersing van de processen

De informatiever5erkende "roessen zijn gerelateerd aan de primaire#$ondersteunende$ en besluitvormingsprocessen. :n deze processen vindenactiviteiten plaats die zijn gericht op de te realiseren doelstellingen van deorganisatie.

.2 ?oe"assing

AO in de "rakti/k

De ge'ele 0lus van 'oofdativiteiten om eeninformatieverorgings"roes tot stand te $rengen en te latenfuntioneren- omvat vier fasen:

1. et ontwerpen en beoordelen van de administratieve organisatiehet gaat hierbij vooral om de functionaliteiten van de administratieveorganisatie in samenhang met de overige sstemen in de organsatie

2. et invoeren# of operationeel maken# van het ontworpen ssteemdus het aanbrengen van wijzigingen en-of toepassingen

dit vereist+$ introductie aan voorlichting van de personeelsleden$ het onderkennen van de conseuienties voor de organisatie en de

medewerkers$ het opmaken en uitvoeren van een veranderingsplan

3. et organiseren van het informatiemanagement


12/33

&rganisaties die

voor de markt

produceren

met doorstromingvan eigengoederen

handelsbedrijvenindustri!lebedrijv

en

argrarische

bedrijven

zonder(overgewende"

doorstroming vaneigen goederen

diesntverlenendebedrijven;nanci!le

instellingen

niet voor de

markt produceren

overheidsinstellingen verenigingen

stichtingen

. et freuent beoordelen en zo nodig actualiseren van de administratieveorganisatie

.# ?0"ologie van organisaties

5en algemeen bekende tpologie is de tpologie van *tarreveld. @et behulp van

deze indeling ontstaat er een beeld per tpe organisatie over de bedreigingen en dete nemen beheersingsmaatrelegen.

,igu

ur .3 pologie van organisaties

.( Ont5er" administratieve organisaties

7i'tli/nen voor 'et ont5er"en van de administratieve organisatie:1. pe organisatie bv. andelsbedrijf waardekringloopproces

2. %robleempunten-attentiepunten vanuit de doelstelling bepalen (risicoanalse"

3. &mvang en structuur van de organisatie (organisatieschema omfunctiescheiding te weten"

. /etrouwbaarheid en continuFteit van de geautomatiseerdegegevensverwerking (inloggegevens controleren# wel of niet toegang="

. %rocessen om de doelstellingen van de organisatie te realiseren(procesorganisatieschema"


13/33

H. Activiteiten die plaats vinden binnen een bepaaldproces (bv. *troomschemaof een procesbeschrijving"

J. 4astlegging van de *&88$situatie

K. Aanwezigheid van een onafhankelijke controlefunctionaris en bevoegdheden

Dienen om een organisatie goed te laten functioneren doordat zij onder meeraangeven+

9at en hoe= 9ie= waarover=/innen de administratieve organisatie wordt vaak van s'ema@s gebruikgemaaktomdat zij een duidelijke overzicht geven van de activiteiten van een proces.

$ Doelmatigheid$ :nzicht$


14/33

$ 0edelijkheidscontroles$ otaalcontroles$ 4olledigheidscontroles

Hoofdstuk . Het verkoo""roes

.1 De verkoo"funtie

De verkoopfunctie heeft in feite twee gezichten+

$ 5>tern (markt" gericht in het aanbieden van producten en diensten- :ntern gericht op de levering van de aangeboden producten en diensten

De marketinggerichtheid kan van zodanig belang zijn dat# met name bij grotereorganisaties# de verkoopfunctie is gesplitst in+

1. 5en marketingfunctie# met als voornaamste doelstellingen+ et onderkennen van de vraag in de samenleving naar te leveren producten

of diensten et verkrijgen van orders door verkoopondersteunende acties

2. 5en verkoopbinnendienstfunctie# met als voornaamste doelstellingen+ 5en correcte uitvoering van orders+ 5en tijdige a?evering in de gewenste

kwaliteit bij concurrerende verkoopcondities. et zorg dragen voor klantenbinding met als doel+ et verkrijgen van

herhalingsorders

&m de marketingfunctie te kunnen vervullen# wordt gebruikgemaakt vanmarketinginstrumenten+

- %roduct+ et assortiment- %lace+ De distributie$ en verkoopkanalen- %romotion+ De reclame en service- %rice+ De verkoopcondities als verkoopprijs# kortingen en boni;caties

et verkoopplan met het daarop gebaseerde verkoopbudget geeft aan+1.

- De te betalen afzet per artikel-dienst- De te behalen omzet- De te behalen marge

2. $ De toelaatbare kosten voor ondersteunende acties


15/33

$ De toelaatbare apparaatskosten (personeels$ en kantoorkosten"

.2 Het voorraad$e'eer

et aanbieden van producten

et behouden van voorraden

et onstaan van kosten

et vaststellen van een servicegraad

5lk bedrijf zal een servicegraad vaststellen. Dit is het percentage klantenorders datdirect kan worden uitgevoerd. 5en laag percentage zal leiden tot klantenverlies eneen hoog percentage tot hogere kosten.

Als gevolg van een gewijzigd behoeftepatroon# technologische ontwikkelingen of eente lage servicegraad# kan de vraag naar een bepaald artikel wegvallen. 4erouderingheeft te maken met de levenscclus van een product.et is voor de verkoopleiding van belang de$ productlevenscclus te bewaken door de verkopen van de artikelen en$ de freuentie waarmee artikelen worden gevraagd# scherp in de gaten te houden.

O"timaliseren $etekent in dit ver$and 'et kri/gen van een doorslaggevendonurrentievoordeel door 'et vinden van even5i't tussen:

$ @a>imalisering van de klantensatisfactie# door bijv. MN van de orders op tijd enconform de klantenspeci;caties te leveren.

- @inimalisering van de daarbij horende kosten en risico7s en daardoor demogelijkheid van een concurrerende verkoopprijs met nog een redelijkewinstmarge.

it dee algemene doelstellingen kunnen voor 'et verkoo""roes devolgende logistieke doelstellingen afgeleid 5orden:

- 8everingsbetrouwbaarheid+ et realiseren van de vooraf afgesproken leverdatum- *nelheid+ De doorloop tussen het ontvangen van een order en het a?everen van het

product- /eschikbaarheid+ et aantal 6nee7$verkopen- ,le>ibiliteit+ De mogelijkheid om tegemoet te komen aan speci;eke wensen van de

klant

Als doelstellingen van de voorraadbeheersing kunnen worden genoemd+- et bewaken van voorraden# inhoudende+

$ et zorg dragen voor voldoende voorraad in verband met het kunnenhandhaven van de servicegraad

$ et voorkomen van te grote voorraden$ et in goede staat houden van aanwezige voorraden

- et bewaken van de product life ccle


16/33

.# Het verkoo""roes

6.3.1 Fasen verkoopprocesAls fasen in 'et verkoo""roes i/n te onders'eiden:

1. De orderverkri/ging+ et aangaan van een relatie met een afnemer naar

aanleiding van bijvoorbeeld reclameactiviteiten# bezoeken vanvertegenwoordigers# of op grond van het imago dat de organisatie heeft weten opte bouwen.5en belangrijk facet hierbij zijn de verkoopcondities. et verkrijgen van orders isde primaire taak van de afdeling 4erkoop.

2. De orderontvangst+- Autorisatie competentietabel- De afnemerscode of de naam van de afnemers- De artikelnummers met de bestelde hoeveelheden.- De ingebrachte ordergegevens aangevuld met een doorlopend ordernummer

en de datum van invoer.

-De ingebrachte orders en-of bestelhoeveelheden getoetst op juistheid envolledigheid.

#. De order$eoordeling+ ierbij gaat het om de vragen+ @ag er geleverd worden= Dit wordt getoetst aan twee aspecten+

$


17/33

6.3. Bijzondere verkoopactiviteiteniertoe kan worden gerekend+

1. Het afsluiten van verkoo"ontraten+ et bedrijf verbindt zich om bijvoorbeeldop vastgestelde tijdstippen of overeengekomen hoeveelheden van bepaaldegoederen te leveren tegen vooraf overeengekomen prijzen. Deze verkoopcontractenworden getekend door het hoofd 4erkoop of door de directie. De

contractverplichtingen worden opgenomen in het grootboekbestand.

2. Het $e'andelen van retourendingen+ De reden van terugzending kan zijn datde verkeerde goederen zijn geleverd of dat de goederen van mindere kwaliteit of beschadigd zijn. De afdeling 4erkoop ontvangt een keuringsformulier of retourbericht via het gegevensverwerkend ssteem of een door de magazijnchef handmatig opgemaakt formulier.

4ervolgens beslist het hoofd 4erkoop over+- &pname in de voorraad (niet$ bestelde goederen in bruikbare staat"- et repareren van herstelbare goederen indien dat economisch verantwoord

is

- et vernietigen van onbruikbare en niet te herstellen goederen.

Afhankelijk van de reden van retournering zal de afdeling 4erkoop in overleg met deafnemer beslissen of de betreende goederen worden vervangen of dat de afnemereen creditnota ontvangt.

6.3.3 !"commerce5$commerce is het geheel van zakelijke afhandelingen en ;nanci!le transacties datter verbetering van de eectiviteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen opelektronische wijze wordt uitgevoerd.

&i/ )3ommere 5ordt onders'eid gemaakt tussen drie groe"en:

- /usiness$to$)onsumer (/2)"+ Dit betreft transacties tussen bedrijven en hun klantenwaarmee geen duurzame relatie is aangegaan. Dit zijn 6virtuele winkels7# zoalsbol.com

- /usiness$to$/usiness (/2/"+ Dit betreft transacties tussen ondernemingen op basisvan een duurzame relatie tussen leveranciers# afnemers en banken.4oorbeeld+ communicatie tussen de detailhandel en de groothandel.

$ /usiness$to$Administration (/2A"+ Dit betreft transacties gericht op debedrijfsvoering# zoals het elektronisch aangifte doen bij de douane of hetverstrekken van gegevens aan het )/*.

.( Informatie$e'oeften

6.#.1 $nleidingDe procesactiviteiten geven inzicht in het verkoopproces om op basis daarvan deinformatiebehoeften te inventariseren van+

- De uitvoerende medewerkers (de operationele informatiebehoeften"- et hoofd 4erkoop voor de procescontrol en de af te leggen verantwoording- et procesmanagament van de direct met het verkoopproces verbonden proces#

zoals het magazijnproces en het ;nancieel$administratieve proces.


18/33

et voorzien in deze informatiebehoeften moet dan de doelstelling zijn van hetverkoopssteem. &ftewel# de informatiebehoeften bepalen de functionaliteit van hetssteem.

6.#. %perationele in&ormatiebehoe&ten

De operationele informatiebehoeften zijn aangegeven in relatie tot de

procesactiviteiten ten behoeve van+$ De orderontvangst+ De aanwezigheid van een autorisatie$competentietabel voor detoegang tot het ssteem# het afnemersbestand en het artikelvoorraadbestand.$ De orderbeoordeling+ 5en signaallijst van niet$uitvoerbare orders wegens+

&verschrijding krediettermijnen en kredietlimieten et niet voorkomen in het artikelassortiment

et niet of slechts ten dele voorradig zijn- De orderverwerking+ 5en uitvoerverslag om de juistheid en volledigheid van de

uitgaande facturen te kunnen vaststellen (zie ook hierna"- De orderuitvoering+ 5en signaallijst van nog niet uitgevoerde orders door+

et magazijn

De e>peditie

6.#.3 'ontrolin&ormatie

et beheersen van de verkoopactiviteiten komt tot uitdrukking in de maandelijksebudgetresultatenoverzichten. ierin wordt de :*$situatie vergeleken met de *&88$situatie. 4astgesteld wordt of de eerder opgestelde doelstellingen uit hetverkoopplan zijn gehaald.

Het gaat 'ier$i/ om:1. De omzet van de afgelopen maand met de behaalde winstmarge en de

bijbehorende speci;caties per artikelgroep en per afnemerscategorie. :n deresultatenoverzichten worden ook opgenomen+

a. De cumulatieve cijfersb. 4ergelijkende cijfers over dezelfde periode van het voorafgaande jaar

2. De gemaakte kosten in totaal en per soort in relatie tot de gebudgetteerdekosten in+

a. De cumulatieve cijfersb. 4ergelijkende cijfers over dezelfde periode van het voorafgaande jaar

/ij een afzet$omzetanalse is het vaak onmogelijk om hierbij alle artikelen van hetassortiment te betrekken. 5ssenti!le dingen zouden dan over het hoofd wordengezien. Co7n informatieverstrekking werkt dan negatief. &m dit te voorkomen# wordthet 6principle of e>ception7 (de uitzonderingsregel" toegepast. Dit houdt in datgevraagd wordt om+

- 5en overzicht van artikelen waarvoor geen of minder dan > orders zijn ontvangen- 5en overzicht van de tien meest gevraagde artikelen of artikelen met de hoogste

marge $ 5en overzicht van de top$1O$afnemers


19/33

)ontrol kan niet beperkt blijven tot een resultaatbeoordeling# maar behoort zich ookte richten op de verkoopactiviteiten. 4oorbeelden van de te verstrekencontrolinformatie zijn de volgende+

O$/et Informatie 1. De orderverkrijging a. De ontwikkeling van het klantenbestand

b. et eect van de verkoopondersteunendeactiviteiten

2. De orderafhandeling et aantal klachten gespeci;ceerd naar de soort

klacht3. et betalingsgedrag a. et gedrag aan onbetaalde facturen naar

ouderdom

b. De 6omlooptijd7 van de vorderingen. Dit is degemiddelde tijd dat een vordering uitstaatberekend met de formule+debiteurensaldo-omzetP3HDit is belangrijk omdat het behalen van een

grotere omzet door leveringen aan wanbetalersgeeft een vertekend beeld van de werkelijkheid.

. De

voorraadbewaking

et ontwikkelen van+

- et aantal orders# de gemiddelde ordergrootte per artikel of artikelgroep- et aantal 6nee7$verkopen- et aantal backorders

. Het verkoo"s0steem

et verkoopssteem is een transactiegericht ssteem# wat inhoudt dat de

afhandeling van verkooporders niet beperkt blijft tot activiteiten op deverkoopafdeling maar zich ook uitstrekt tot+

- et magazijnproces+ et verzamelen# inpakken en verzenden van de besteldegoederen

- et ;nancieel$administratieve proces+ et muteren van het artikelvoorraadbestand De registratie van de vorderingen De mutering van de betreende grootboekrekeningen

ot de functionaliteit van een verkoopssteem behoren dan ook+- et initi!ren van magazijnactiviteiten- De vastleggingen in het grootboek


20/33

Hoofdstuk 4. Het inkoo""roes

4.1 De inkoo"funtie

(.1.1 )iddelenverkrijgingCowel mensen als middelen zullen namens de leiding moeten worden aangetrokken.

egen de achtergrond van het functioneren van organisaties kunnen middelenworden onderscheiden in+

- @iddelen in de vorm van goederen die bestemd zijn om+- :n dezelfde staat worden verkocht (handelsbedrijven"- e worden bewerkt of verwerkt (industri!le bedrijven"- @iddelen om de primaire en ondersteunende processen uit te voeren# zoals

gebouwen# machines# inventarissen en kantoorbenodigdheden.

Iaast de inkoop van goederen vindt ook inkoop van diensten plaats# zoals+- et laten verrichten van onderhoud aan gebouwen

- *choonmaakwerkzaamheden- et inschakelen van adviseurs of tijdelijk personeel

(.1. *e inkoop&unctieDe inkoopfunctie omvat de volgende gebieden+

1. *trategische inkoop+ et formuleren van het inkoopbeleid. Lericht op het vaststellenaan welke doelstellingen de inkoopfunctie dient te voldoen.

4oorbeelden van doelstellingen uit het inkoopbeleid zijn+- et garanderen van een constante productkwaliteit van ingekochte

goederen.- et realiseren van een levertijd die past bij optimalisatie van het eigen

voorraadniveau.- et borgen van continuFteit van de toeleveranciers

2. actische inkoop+ et ori!nteren op mogelijkheden en ontwikkelingen vaninkoopmarkten en aangeboden goederen.De tactische inkoop bevat de volgende stappen+

- *peci;ceren+ ierbij is marktori!ntatie noodzakelijk om kennis op dedoen ten aanzien van+

De leveranciers die de benodigde goederen in de daarbijgewenste kwaliteit kunnen leveren# alsmede van de conditieswaartegen zij leveren.

De kwaliteit van de leveranciers in de zin vanbetrouwbaarheid voor wat betreft overeengekomenlevertijden en kwaliteiten.

De positie van de leverancier in de betreende branche endaaraan gerelateerd hun veronderstelde continuFteit.

De mogelijkheden van e>terne integratie ten aanzien van hetplaatsen van bestellingen en de ;nanci!le afwikkelingdaarvan.


21/33

- *electeren+ et kiezen van de leveranciers waarvan de inkopenworden betrokken. Dit wordt regelmatig doorlopen en daarbij wordende prestaties ge!valueerd.$ )ontracteren+ et maken van afspraken met leveranciers voorlangere termijn. 5r zijn verschillende soorten contracten+

Afroepcontracten+ De levering wordt overeengekomen van

een vaste hoeveelheid met een vaste kwaliteit tegen eenvaste prijs. De gecontracteerde hoeveelheid moet binnen eenbepaalde periode worden afgenomen.

Afnamecontracten+ De inkoper verplicht zich tot afname vande door de leverancier aangeboden hoeveelheden goederentegen een vaste of variabele prijs per kwaliteitseenheid.

&ogstcontracten+ De oogst wordt tegen een vooraf vastgestelde prijs afgenomen. ierbij bestaat onzekerheid tenaanzien van de te ontvangen hoeveelheden en kwaliteiten tenaanzien van de toekomstige prijsontwikkeling.

0aamcontracten+ De onderneming maakt afspraken metmogelijke leveranciers over de condities waartegen goederen

of diensten worden ingekocht# zoals prijs enleveringsvoorwaarden. /eide partijen verbinden zich totafname of levering. 5en raamcontract zal als de behoefte totdaadwerkelijke inkoop bekend is# gevolgd worden door eenoerte of order.

3. &perationele inkoop+ et verwerven van goederen en diensten ten behoeve van hetfunctioneren van een organisatie. 9anneer de juiste voorwaarden geschapen zijnvoor het daadwerkelijke verkrijgen van de goederen# gaan we over tot operationeleinkoop.

4.2 Het o"erationele inkoo""roes

&perationele inkoop kent de volgendeprocesactiviteiten+

1. Het ontvangen van $estelaanvragen:a. :n de vorm van (bestel"aanvraagbonnenb. :n de vorm van een besteladvieslijst.c. :n de vorm van een investeringsaanvraag.

2. Het $eoordelen van $estelaanvragen+$ De beoordeling is gericht op de bevoegdheid van de aanvrager om te mogenbestellen en op zijn beschikbare budgetruimte.

$ /ij de besteladvieslijsten wordt gecontroleerd of het hoofd 4erkoop of %roductie debesteladvieslijsten heeft ge;atteerd.

#. De leveranierskeue+ &p de ontvangen besteladvieslijst is tevens aangegeven deleverancier die tot dusver de gevraagde artikelen heeft geleverd.

(. Het $estellen+ worden de bestelgegevens ingevoerd en opgenomen in hetbestelorderbestand.


22/33

De in te voeren gegevens i/n:

Het ontvangen+ et ontvangen van goederen wordt beschreven in hoofdstuk K.et ontvangen van geleverde diensten kent andere aspecten. 4oor het vaststellenvan de juistheid van de levering van een dienst wordt gebruikgemaakt van despeci;caties. 9anneer de dienst voldoet aan de vooraf opgestelde speci;caties# kan

worden overgegaan tot betaling van de facturen. Letekende urenbriefjes of rapportages van controleurs worden ook gebruikt als bewijs van levering van eendienst.

De fatuurontrole+ De controle op de ontvangen inkoopfacturen is eenprocesactiviteit die thuishoort op de ;nancieel$administratieve afdeling.

Het $etalen+ /etaalbaar stellen v-d factuur betaaladvieslijst controle hoofdadministratie authorisatie betaling uitvoering betaling 4.# Informatie$e'oeften

De o"erationele informatie$e'oeften die ver$onden i/n aan 'et uitvoerenvan de o/uist $es"roken "roesativiteiten i/n:

1. De aanwezigheid van bevoegdheidsinstructies ten aanzien van+- De in te kopen goederen of diensten- De limitering van aankoopbedragen- De beoordelingscriteria van bestelaanvragen

2. et beschikbaar zijn van een actuele inkoopdocumentatie3. De aanwezigheid van een autorisatie$competentietabel. 9erkinstructies voor het invoeren en opvragen van gegevens. 5>terne informatie omtrent marktontwikkelingen

De controlinformatie voor het hoofd :nkoop dient hem te ondersteunen bij hetbeheersen van het inkoopproces.

Dee informatie al daarom $etrekking 'e$$en o":1. et procesverloop# door middel van+

a. 5en signaallijst waarop vermeld staat van welke leveranciers bepaaldegoederen of diensten niet tijding zijn ontvangen.

b. 5en klachtenlijst van niet correct uitgevoerde bestelorders waaropbijvoorbeeld onvolledige a?everingen# onjuiste artikelen en beschadigdeartikelen staan vermeld.

2. et procesresultaat# ofwel het commerci!le resultaat als gevolg van (betere"leverings$ en betalingscondities

3. De kostenbeheersing door middel van een budgetverslag waarin de werkelijkekosten per soort zijn gerelateerd aan de gebudgetteerde kosten.

4.( Het inkoo"s0steem

Het inkoopsysteem5en transactiesgericht ssteem dat relaties heeft met+

- @agazijnproces


23/33

- ,inancieel$administratief proces

ot de functionaliteit behoren dan ook+- et informeren v-d magazijnchef - De vastlegging in het voorraadbestand- De vastleggingen in het grootboek

- et signaleren van afwijking

Hoofdstuk B. Het magai/n"roes

B.1 De magai/nfuntie

De magazijnchef is verantwoordelijk voor het goede verloop van hetmagazijnproces. ij heeft een bewarende functie. Deze functie is eigenlijk eenbuerfunctie tussen twee beschikkende functies# namelijk de inkoop$ en

verkoopfunctie.

:nkoopbeschikken

@agazijn/ewaren

4erkoopbeshikken

De functie van magazijnchef als manager van het magazijnproces houdt in+- et ontvangen van goederen- et opslaan en zorgvuldig bewaren van de ontvangen goederen

- et uitleveren van goederen op grond van opdrachten van de afdeling 4erkoop of %roductie- et doen verzenden van goederen. Dit kan betekenen dat+

De organisatie beschikt over een afdeling 5>peditie Lebruik wordt gemaakt van e>terne e>pediteurs (uitbesteding"

De magazijnchef heeft hierbij een bewarende functie. Cijn taak bestaat eruit dat hijontvangt of uitgeeft op basis van de juiste opdrachten en dat hij zich hiervoor kanverantwoorden.

B.2 De magai/ninri'ting

4an groot belang voor het kunnen beheersen van het magazijnproces is eendoelmatige inrichting van het magazijn.

- . /ij een magazijninrichting wordt uitgegaan van een aantal gangen met links enrechts paden. Aan de paden zijn stellingen geplaatst die zijn verdeeld in vakken. :ndeze vakken worden de goederen opgeslagen. Door de straten# paden# stellingenen vakken te voorzien van een cijfer$ of letteraanduiding# kan een sstematischopgebouwde locatiecode worden verkregen.


24/33

$ et onderscheidt dat vaak wordt gemaakt tussen gangbare en minder gangbareartikelen. De gangbare artikelen moet zo dicht mogelijk bij de verzendruimte wordenopgeslagen.

echnologische ontwikkelingen maken het mogelijk het opslaan en verzamelen vanuit te leveren goederen te automatiseren.

B.# Het magai/n"roes

et magazijnproces bestaat uit de volgende fasen+3 Het ontvangen van goederen+

- Iagaan of de goederen in ontvangst genomen mogen worden(inkoopssteem"

- Iagaan of het de juiste artikelen in de juiste hoeveelheid en juiste kwaliteitzijn

- &ntvangen goederen inbrengen in het ssteem

- Het o"slaan en $e5aren van goederen+De ontvangen en goedgekeurde artikelen worden aan de hand van de locatiecodeopgeslagen. iervoor is de magazijnchef verantwoordelijk.ij moet ervoor zorgen dat+

- De nodig geachte brandveiligheidsmaatregelen zijn getroen- ij moet regelmatig nagaan of de daarvoor in aanmerking komende

goederen niet in kwaliteit achtergaan of onderhoud nodig hebben.

- Het uitleveren van goederen+$ De magazijnchef van het magazijn geeft enkel goederen uit die door deafdeling 4erkoop zijn verkocht op basis van kopieverkoopfacturen.(paklijst-picklijst"

3 Het verenden van goederen+ Dit kan zijn opgedragen aan de magazijnchef# maar ook aan de afdeling

5>peditie. &ptimale routeplanning

B.( Informatie$e'oeften

)ontrolinformatie+ 5en magazijnchef is een procesmanager met als functieaspectenplanning en control.

/ij planning moet rekening worden gehouden met de dagelijks wisselendehoeveelheden in$ en uitgaande goederen.

*leutelwoorden bij de controlfunctie zijn toezicht en controle. /eheersingvan het magazijnproces houdt in+


25/33

- 5en tijdige en correcte afhandeling van ontvangen en uitlevering van goederen.- )ontrole op de aanwezigheid en de kwaliteit van de opgeslagen goederen- )ontrole op de getroen beveiligingsmaatregelen (toegang# brand"

Hoofdstuk . Het "rodutie"roes

.1 Het "rodutie"roes

et productieproces is een transformatieproces. De ingekochte goederen wordengetransformeerd in andere goederen. ierdoor wordt aan de goederen waardetoegevoegd. De omvang van deze toegevoegde waarde wordt bepaald door dekosten die worden gemaakt met betrekking tot het uitvoeren van manuele of machinale bewerkingen.

&i/ industrile $edri/ven kunnen 2 'oofdt0"en 5orden onders'eiden:

- /edrijven met massa"rodutie: Deze bedrijven produceren 6voor de markt7. De tevervaardigen producten zijn afgestemd op de behoeften van bepaalde groepenafnemers. @et de wensen van individuele afnemers wordt geen rekeninggehouden.

- /edrijven met stuk"rodutie: /ij deze bedrijven is het te vervaardigen productgeheel afgestemd op de speci;eke eisen van de individuele afnemers. Dit zorgtvoor een ordergewijze inkoop op basis van deze speci;eke eisen.

>arakteristiek

Handels$edri/ven Industriele $edri/ven

:nkoopgoederen :nkoop grondstoen

&pslag goederen &pslag grondstof


26/33

:ndustrielebedrijven

bedrijven metmassaproduct

ie

productievoor deQmarktQ

bedrijven metstukproductie

productiegeheel

afgestemd opeisen klant

4erkoop goederen transformatie proces

&pslag eindproduct

4erkoop geoederen

?0"ologie

)etraal staat het productieproces inkoop$ en verkoopproces verkopen in beginsel opgelijke wijze als esproken bij de handels bedrijven

.2 De "rodutiefuntie

De productiefunctie heeft als doel het op economische wijze vervaardigen vanproducten met inachtneming van de voorgeschreven beveiligings$ enmilieumaatregelen.

De productiefunctie omvat een aantal duidelijk te onderscheiden taken+


27/33

1. %roductievoorbereiding2. %roductie$uitvoering

M.3 @assa$ en stukproductieet productieproces bij bedrijven met massaproductie wijkt af van dat bij bedrijvenmet stukproductie.

!assa"rodutie$ steeds dezelfde producten$ herhalingsaspecten$ niet$comple>e productievoorbereiding$ uitgebalanceerde normen (standaarden"$ afwijkingen tussen *&88$ en :* situatie zijn eciencverschillen

Stuk"rodutie$ 5lk product is nieuw$ comple>e productievoorbereiding$ voorcalculatie is schatting

$ 6zachte7 normen$ afwijkingen tussen de voorcalculatie en nacalculatie kunnen bestaan uitcalculatieverschillen (bijstelling v-d norm" en eciencverschillen

.( Het administratieve "rodutie"roes

5en speci;eke categorie productiebedrijven zijn de administratieve organisaties#zoals de /elastingdienst# verzekeringsmaatschappijen en de :/$groep. Dezeorganisaties kennen productieprocessen die lijken op de processen van industri!lebedrijven.

)nkele s"ei9aties van dee administratieve "rodutie"roessen i/n+

- 8ogistieke prestatie$indicatoren- /eheersing van administratieve productieprocesse- :nvloed van de afnemer op het productieproces- De productiemiddelen+- 4oorraden bij administratieve producten

. roesativiteiten

/elangrijk voor tentamen

+..1 -roductievoorbereiding

)assaproductie1. Het maken van een "rodutont5er"+ 5en eenmalige activiteit voor de periode

dat het product loopt2. roesanal0se: Door grote herhalingsfreuentie is er veel aandacht om op zo

doelmatig mogelijke wijze te produceren (uitgebalanceerde normen m.b.t.materialen"

#. De alulatie+ standaardcalculatie met harde normen(. De "lanning+ weinig comple>e (afhankelijk v-d beschikbare capaciteiten"


28/33

. Het gereedmaken van "rodutieorders+ vaak geen aparte orders# maar wordtvolstaan met de afgifte van grondstoen

tukproductie1. Het maken van een "rodutont5er"+ voor elke onder in samenspraak met de

opdrachtgever

2. roesanal0se: het voor elke order opmaken van stuk$ en bewerkingslijsten#. De alulatie+ oertecalculatie(prijsopgave"# voorcalculatie (normstelling"(. De "lanning+ zeer comple>e (afhankelijk v-d beschikbare capaciteiten en

overeengekomen opleveringstermijn". Het gereedmaken van "rodutieorders+ de werkvoorbereiding stelt de

productieorders op

+.. -roductie"uitvoeringDee "roesativiteit omvat de volgende sta""en:

1. De werkdistributie2. De grondstoen$ en materiaaluitgifte#. De tijdregistratie(. De voortgangscontrole. De kwaliteitscontrole. De gereed melding4. De a?evering

. Informatie$e'oeften

&perationele informatiebehoeften

%roductievoorbereiding$ product ontwerp

$ calculatie$ planing

%roductie$uitvoering$ werkdistributie$ grondstoen- materiaalvoorziening$ tijdregistratie$ voortgangscontrole$ kwaliteitscontrole

)ontrolinformatie %roductieresultaat

0esultatenanalse$ eciencverschillen$ bezettingsverschillen$ )alculatieverschillen bij stukproductie

)r is een vers'il tussen de resultatenanal0se $i/ stuk"rodutie$edri/venen $i/ massa"rodutie$edri/ven:


29/33

*tukproductie+ De resultatenanalse of nacalculatie vindt plaats per order enper bewerkingsafdeling.

@assaproductie+ De resultatenanalse vindt periodiek perbewerkingsafdeling plaats met een analse naar ecienc$ enbezettingsverschillen.

.4 Het "roduties0steem

De procesactiviteit in de voorbereidingsfase zijn in hoge mate geautomatiseerd. @etname grote bedrijven kunnen gebruikmaken van automatische machines en robots#terwijl daarnaast omvangrijke# geFntegreerde sstemen beschikbaar zijn+$ technische rekensstemen#$ administratieve sstemen en$ besturingssstemen geFntegreerd.

Hoofdstuk 1E. Het a"aiteits"roes en dienstverlenende$edri/ven

1E.1 Inleiding

Iaast handels$ en industri!le bedrijven zijn er ook de dienstverlenende bedrijven.5en categorie van bedrijven# die uit oogpunt van de administratieve organisatie alslastig wordt ervaren. De oorzaak ligt in de grote verscheidenheid van bedrijven die

tot deze categorie worden gerekend.

1E.2 De a"aiteitsfuntie

Alle dienstverlenende bedrijven stellen iets beschikbaar. /eschikbaar wordt gesteld+- Loederen en duurzame productiemiddelen- 0uimen+

$ 4oor opslag van goederen- 4oor recreatieve doeleinden of evenementen- 4oor huisvesting- @enselijke arbeidskrachten+

$ 9egens tijdelijke tekorten (uitzendbureaus"

- &m ambachtelijke vaardigheden (reparatie en schoonmaak"- &m speci;eke kennis-deskundigheid

>enmerken van 'et $es'ik$aar stellen i/n+- Leen eigendomsoverdracht zoals bij de verkoop van handelsgoederen of industri!le

producten.$ De tijdgebondenheid van de ter beschikking stelling.$ *turen op cpaciteit en bezetting


30/33

/ij dienstverlenende bedrijven gaat het dus om het beheersen van eencapaciteitsproces.

)r i/n de volgende vers'illen tussen a"aiteits"roessen en"rodutie"roessen:

$ capaciteit$ planning$ reservering$ calculatie 1E.# Het a"aiteits"roes

5en capaciteitsproces verloopt in drie fasen+1. et inkopen van capaciteiten2. et bewaren en in goede staat houden van die capaciteiten3. et ter beschikking stellen van capaciteiten

Als kenmerken voor een a"aiteits"roes kunnen 5orden genoemd:- et investeren- et individualiseren- et inspecteren- et plannen- et calculeren

?5ee fatoren die $e"alend i/n voor 'et $e'eersen van a"aiteiten+ontrol,:

- De bezettingsgraad+ De verhouding tussen de werkelijke bezetting en de normalebezetting. /ij dienstverlenende bedrijven meestal een kritische succesfactor.

- De kostenbeheersing+ /udget

1E.( roesativiteiten

1/.#.1 -roces&asen en activiteiten/ij vrijwel alle dienstverlenende bedrijven kunnen de procesactiviteiten wordeningedeeld in+

- De opdrachtfase+ Deze fase omvat+1. /eoordelen van ontvangen aanvragen op+

a. De kredietwaardigheid van de aanvragerb. De beschikbaarheid van het gevraagde.

2. et uitbrengen van een oerte.

3. et ontvangen van een schriftelijke opdracht of een getekendeovereenkomst.

. et invoeren van de opdrachtgegevens in+$ et opdrachtenbestand (klantenbestand"

- et capaciteitenbestand


31/33

- et grootboekbestand

. et verstrekken van de opdracht tot+$ et uitleveren van het gevraagde artikel of productiemiddel.$ et beschikbaar stellen van de gevraagde ruimte$ et beschikbaar stellen van de gevraagde arbeidskracht.

/eschikbaarbureaus/eroeps$ en ambachtelijke organisaties$ uitvoering en verantwoording$ facturering$ kwaliteitsbeoordeling

- De uitvoeringsfase+ Deze verschilt per categorie van gevraagde capaciteiten- De (;nanci!le" afwikkelingsfase+ Deze verschilt per categorie van gevraagde

capaciteiten.

1/.#. Beschikbaarheid van arbeidskrachten

/ij het beschikbaar stellen van capaciteit van menselijke arbeidskracht zijn tweeorganisatievormen te onderscheiden+

- De uitzendbureaus+ ijdelijke arbeidskrachten naar behoefte contracteren ijdelijke arbeidskrachten op aanvraag tijdelijk ter beschikking stellen van

organisaties waarmee overeenkomsten worden gesloten.- /eroeps$ en ambachtelijke organisaties+ Door het inzetten van personeelsleden in

vaste en tijdelijke dienst# zijn diensten op hun deskundigheidsgebied verlenen aanorganisaties of particulieren op basis van schriftelijke opdrachten.

1/.#.3 Beschikbaarstelling van goederen0productiemiddelen

:n aanvulling op de in 1O..1 genoemde procesactiviteiten zijn voor het beschikbaarstellen van goederen-productiemiddelen de volgende punten van belang+1. De overdracht aan (de vertegenwoordiger van" de aanvrager tegen ondertekening

van een overdrachtsformulier+ Ia controle van de verantwoording door dematerieelbeheerder wordt dit ingevoerd in het opdrachtenbestand#personeelsbestand en het grootboekbestand.

2. De terugontvangst+ Dit aspect valt uiteen in+a. et invoeren in het materieel$ en opdrachtenbestandb. De inspectie. :n het geval dat reparaties moeten worden verricht# brengt dat

met zich mee+- et uitschrijven van een reparatieopdracht voorzien van een

voorcalculatie- et inbrengen van deze gegevens in het materieelbestand

3. De facturering+ 4anuit het opdrachtenbestand worden de facturen vervaardigdconform de gemaakte afspraken

1/.#.# Beschikbaarstelling van ruimten voor evenementen%rocesactiviteiten zijn voor het beschikbaar stellen vangoederen-productiemiddelen de volgende punten van belang+


32/33

$ De freuent wisselende gebruikers.$ De korte tijdsduur van het gebruik

Fuasi3goederenDe beschikbare ruimte wordt gesplitst in kleine eenheden. et recht op het gebruikwordt vastgelegd in plaats$ of toegangskaarten.

roesativiteitenDoor het gebruik van automaten zijn de handmatig verrichte procesactiviteitenonzichtbaar geworden. De handmatige procesactiviteiten worden daarom in het kortomschreven. )onventionele handelingen moeten plaats vinden wanneer niet overde automaten beschikt.

?egen dee a'tergrond kunnen als "roesfasen en "roesativiteiten5orden genoemd:

1. De aanschaf van toegangskaarten+ et bestellen bij een betrouwbare drukker metopgave van een aantal en nummering.

2. De ontvangst van de kaarten+ $ et controleren met de bestelling

$ et zorgvuldig bewaren3. De verkoop van toegangskaarten+

- et naar behoefte afgeven aan de caissiRre of het bespreekbureau- et beoordelen van aanvragen om plaatskaarten op uitvoerbaarheid aan de

hand van een plattegrond of zaalbezettingbestand- et afgeven van toegangsbewijzen tegen betaling

. De toegangscontrole+ et controleren van de geldigheid van de toegangskaartendoor een toegangscontroleur en het ongeldig maken door de controlestrook af tescheuren# de kaarten af te stempelen of een gaatje te knippen

. De afrekening van de verkochte kaarten+ et vaststellen van het aantalbeschikbaar gestelde kaarten minus het aantal onverkochte kaarten S aantalverkocht.

1/.#. %utsourcing/ij outsourcing worden activiteiten-processen uitgevoerd door een andere partij innaam van de opdrachtgever. %rocessen die in aanmerking komen voor outsourcingzijn veelal processen die niet tot de kerncompetenties van de onderneming behoren#dus de ondersteunende processen.4oorbeelden+$ :)$beheer

- *alarisprocessen- %roductieprocessen- Autoadministraties-wagenparkbeheer

et is van groot belang om bij het outsourcen van processen de volgende stappenzorgvuldig te doorlopen+1. de


33/33

1E. Informatie$e'oeften

%lanning control

Dienstverleners moeten ten aanzien van de volledigheid van deopbrengstverantwoording te denken+

- De doorberekening van arbeidsuren

- De doorberekening van overeengekomen vaste bedragen

- De doorberekening van tarieven voor materiaalgebruik

- et leggen van verbandcontroles./ijvoorbeeld tussen het verbruik van hulpstoen en de bedienings vanapparatuur.

- et gebruik van standenregisters voor periodiek te innen bedragen/ijvoorbeeld voor het sturen van capaciteitsprocessen zal de leidinginformatie nodig hebben over de gerealiseerde bezettingdgraad en dewerkelijke kosten

samenvatting administratieve organisatie h1-h10

Documents