salkunhallinnan todelliset vaatimukset
TRANSCRIPT
1© 2013 Dovre Group Plc
Salkunhallinnan todelliset vaatimukset
Käytännön ohjeita ja neuvoja
Kalle Pere, Dovre Group Oyj
2
Miksi salkunhallintaa?
• Mitä projekteja meillä on menossa?
– Onko jollain projekteilla haasteita?
• Millaista tukea projektit tarvitsevat?
– Ohjausryhmätyöskentely
– Projektijohtamisen menetelmät ja välineet
• Riittävätkö resurssit projektien toteuttamiseen?
– Projektien ja linjan resurssineuvottelu
– Resurssikäytön optimointi koko organisaation tasolla
– Millaista osaamista organisaatiossamme tulevaisuudessa
tarvitaan?
– Kapasiteetin ohjaus
• Mitkä projektit pitäisi käynnistää?
– Projekti-ideoiden valmistelu ja valinta
Laajuus
Kustannus Aikataulu
KykyTarve
Motivaatio
Taidot
Tehtävä
1
2
3
4
3
Miksi ei tiedetä, mitä projekteja meillä on menossa?
• Erilaiset projektinhallinnan välineet, tieto pirstaleina eri
henkilöiden omilla koneilla
– Tiedon kokoaminen teknisesti haastavaa
• Projektien dokumentoinnin taso vaihtelee
• Projektin määritelmä puuttuu, ei ole selkeää käsitystä mitä
salkkuun tulisi koota
– Projektien koko
– Projekteja tehdään ”linjatyömäisesti”
• Projektien omistajuutta ei ole nimetty
• Projekteja ympäri organisaatiota, kukaan ei kysy / tarvitse
projektisalkun kokonaiskuvaa
4
Mitä projekteja meillä on menossa?
• Projektisalkku alhaalta ylös kuvattuna– Projektilista
– Projektien luokitukset: Organisaatio, tuotealue, projektityyppi
– Tilannetta kuvaavat liikennevalot: Aikataulu, resurssit, laajuus, riskit…• Kommentti, miksi esim. aikataulu on punaisella
– Muut mittarit; laskettuja mittareita aikataulu ja resurssitiedoista
– Aikataulu – janakaavio projekteista
– Resurssitarve – resurssigraafi summattuna yli projektien
– Kustannukset – suunnitellut vs. toteutuneet projekteittain
– Laajuuden ja sisällön kuvaukset
5
Salkkutiedon luotettavuus
• Onko projektien tiedot päivitetty?
• Mihin laskelmat perustuvat ja onko ne tehty yhdenmukaisella tavalla?
• Projektipäällikkö joka päivittää tietoja projektinsa osalta ei koe saavansa hyötyä salkkutiedosta
• Kykeneekö projektipäällikkö olemaan objektiivinen oman projektinsa suhteen?
Salkkujärjestelmässä olevaa tietoa
tulee käyttää päätöksenteossa. Projektien tietojen katselmointi ja projektien
arviointi projektipäälliköiden kanssa käyttäen
järjestelmää.
Sanalliset kuvaukset luokituksille ja tilatiedoille, ei
vain vihreä, keltainen, punainen.
Projektien loppuarviointien
tekeminen
6
Esimerkki portfolion road-map kuvasta
Projekti 1
Projekti 2
Projekti 5
Projekti 3
Vuosi 1
H 2
Vuosi 1
H 1
Vuosi 2
H 2Vuosi 0
H 2
LTA2
LTA3 LTA4
LTA1
Projekti 4
Projekti 6
Projekti 7
Projekti 8
Projekti 9
Projekti 10
Projekti 11
Projekti 12
Projekti 10
Projekti 13
Projekti 14
7
Millaista tukea projektit tarvitsevat?
• Projekteilla pitäisi olla keinoja liputtaa ongelmia salkkutasolle
• Projektikohtaiset ohjausryhmät
– Yksittäisen projektin tavoitteet ja aikataulu
– Toimittaja- / asiakasprojektit
• Salkkukatselmoinnit ja esim. tuotealueen päätöksenteko
– Projektien priorisointiin liittyvät päätökset
– Resurssien jakaminen
– Aikataulujen synkronointi
• Projektijohtamisen auditointi ja katselmoinnit
– Projektijohtamisen metodologia
– Projektijohtamisen osaaminen
– Projektijohtamisen välineet
• Projektin omistajuus!
Linjaesimies
Projekti-päällikkö
Projekti-päällikkö
Projekti-päällikkö
Projektisalkunohry(t)
OrganisaationJory(t)
Linjaesimies
Linjaesimies
Linjaesimies
Projektin ohry
Projektin ohry
Projektin ohry
Tuote /
liiketoiminta /
maantieteellinen
8
Riittävätkö resurssit projektien toteuttamiseen?
• Mistä kapasiteetti muodostuu?– Omat resurssit, ulkopuoliset, rekrytointikyky…
• Mistä resurssien kysyntä muodostuu?– Projektit, linjatyöt, lomat, koulutukset…
• Kapasiteetin ja resurssitarpeen kohtaaminen– Osaamisluokitukset
– Töiden sisällön tuntemus
– Neuvottelumenetelmät
– Reagointikyky kapasiteetin tarpeen muutoksiin
Kapasiteetti Kapasiteetin käyttö
9
Resurssisuunnittelu
• Täsmennettävä: Kuka omistaa työn, kuka resurssit ja kuka
työn lopputulokset
• Projektien resurssitarpeen tarkentuva arviointi, erilaiset
arvioinnin menetelmät projektin elinkaaren aikana
• Resurssitarpeen arviointi osaamisryhmittäin
• Muutoshallinnan vaatima työmäärä, ennusteen päivittäminen
Tehtävä allokaatio
ToteumaProjekti varaus
Projektitason ennuste
Hyväksytty kapasiteettivaraus
Ehdotettukapasiteettivaraus
Tarjous / projektiehdotus
Projektin toimeksianto
Projektin tarkentuva suunnitelma
Projektin seuranta
Taito, geneerinen resurssi Nimetty henkilöVahvistettu määrä
10
Resurssineuvottelu
Taito Jan Feb Mar Apr May Jun
SW Engineer 10 10 10 10 10
Smith Daniels 10 10 10 10 10
HW Designer 10 20 20
Jack Jones 10 20 20
ASIC Designer
Henkilö / Projekti Jan Feb Mar Apr May Jun
Jack Jones 15 10 10 20 20 20
CRM Project 10 20 20
EPM Project 15 10 10 10
Smith Daniels 5 15 15 15 15 15
Maintenance project 5 5 5 5 5 5
CRM Project 10 10 10 10 10
“Projektin suunnittelun aikana, projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta.”
”CRM Projectin projektipäällikkö määrittelee projektin resurssitarpeet.
Resursseja saatetaan tarvita useammasta organisaatioyksiköstä.
Linjaesimies luovuttaa henkilön projektiin.
Useat projektit kuormittavat yksikön henkilöitä.
Resurssi
sopimus
Projektipäällikön näkymä
Linjaesimiehen näkymä
11
Mitkä projektit pitäisi käynnistää?
• Valinnan mallin tulisi huomioida näkökulmat:
– Halu – strategia, organisaation tavoitteet, pakollisuus
– Kyky – resurssikäyttö, kustannukset
– Hyvyys – hyöty, takaisinmaksu
– Riski – suunnitelmien epätarkkuus, onnistumisen todennäköisyys,
vaihtoehdot
• Yleensä käytännössä käyttöön päätyvät yksinkertaiset
valinnan mallit
– yksittäisen kriteerin mukaan vertailu, kuten takaisinmaksuaika, NPV,
IIR
– Usean kriteerin painotettu malli
– Monen kriteerin pisteytysmalli
12
Efficient frontier - ”tehokas rintama”
Jos kaikki ehdotukset toteutettaisiin,
saataisiin nämä hyödyt näillä kustannuksilla
Valittu salkku
Arvo
Kustannus
Jokaiselle projektiehdotukselle
arvioidaan arvo ja kustannus
13
• Vaihtoehtoiset suunnitelmat
– Vertailu ja valinta pienemmän joukon sisällä, mutta vaikutus nähtävä
myös kokonaisuudessa
– Esim: Ostetaan vs. tehdään itse tai erilaiset tekniset
toteutusvaihtoehdot
• Riippuvuudet eri projektien välillä
– Toista ei kannata toteuttaa ellei toteuteta myös toista
– Ajalliset riippuvuudet: Projekti luo valmiudet seuraavalle
• Ohjelmien käyttäminen korkeamman tason johtamisen
välineinä
– Esim: Prosessikehitys, organisaatiomuutos, järjestelmähankinta
tukevat samaa muutosta ja saavutetaan hyötyjä kun niitä johdetaan
yhtenä kokonaisuutena
Muita valintaan vaikuttavia tekijöitä
14
Dovre Group Oyj
Kalle Pere, Senior Consultant
040 7675 108
www.dovregroup.com
Lisätietoja: