salinan peraturan kepala lembaga ilmu pengetahuan indonesia nomor 010/e/2013 tentang pedoman tata...

SALINAN

PERATURAN

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 010/E/2013

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,

Menimbang : bahwa sehubungan dengan telah diundangkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dan untuk tertib administrasi naskah dinas di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), perlu menetapkan Peraturan Kepala LIPI tentang Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI;

Mengingat : 1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013;

2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013;

3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010;

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69);

5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia;

6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;

M E M U T U S K A N :

Menetapkan : PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA.

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, yang selanjutnya disebut Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI, ditujukan untuk menjadi pedoman bagi Pejabat dan/atau Pelaksana pengelola tata naskah dinas di lingkungan LIPI dalam pengelolaan naskah dinas.

Pasal 2

Sistematika Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi: Bab I Pendahuluan Bab II Jenis dan Format Naskah Dinas Bab III Penyusunan Naskah Dinas Bab IV Pengurusan Naskah Dinas Korespodensi Bab V Pejabat Penanda Tangan Naskah Dinas Bab VI Penggunaan Logo LIPI dalam Naskah Dinas Bab VII Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, dan Penggandaan

Naskah Dinas Bab VIII Penutup

Pasal 3

Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Kepala LIPI ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala LIPI ini.

Pasal 4

(1) Pada saat Peraturan Kepala LIPI ini mulai berlaku, Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002, tanggal 2 Januari 2002 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

(2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masih dapat dipedomani paling lama sampai dengan tanggal 23 Agustus 2014.

Pasal 5

Peraturan Kepala LIPI ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala LIPI ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Desember 2013

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ttd. LUKMAN HAKIM

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Desember 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 1498 Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek, ttd. Bogie Soedjatmiko Eko Tjahjono NIP 19560226 198603 1 001

1

SALINAN

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LIPI NOMOR : 10/E/2013 TANGGAL : 17 DESEMBER 2013

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS


BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)

merupakan landasan dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat

yang berhubungan dengan kedinasan. Tata Naskah Dinas mengatur

naskah kedinasan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan

dan pembangunan.

Pedoman Tata Naskah Dinas secara nasional telah diatur dalam

Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan peraturan

tersebut, Pedoman Tata Naskah dinas LIPI yang telah diatur dengan

Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002 tentang Pedoman Tata

Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan LIPI perlu disesuaikan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI dimaksudkan sebagai acuan

penyelenggaraan Tata Naskah Dinas oleh Satuan Kerja di lingkungan

LIPI.

2. Tujuan

Pedoman ini bertujuan untuk menyeragamkan pengelolaan Tata

Naskah Dinas LIPI dan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis

yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi

LIPI.

2

C. Dasar Hukum

1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,

Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja

Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa

kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun

2013;

2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi

dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen,

sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan

Presiden Nomor 4 Tahun 2013;

3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010;

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013

Nomor 69);

5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia;

6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah

diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;

D. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh satuan kerja di

lingkungan LIPI;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas di

lingkungan LIPI;

3. terciptanya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah

dinas.

E. Asas

Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI disusun berdasarkan asas sebagai

berikut:

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan

efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah

3

dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa

Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk

yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan

dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu

kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan

tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,

penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan

distribusi.

F. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi:

1. jenis dan format naskah dinas;

2. penyusunan naskah dinas;

3. pengurusan naskah dinas korespondensi;

4. pejabat penanda tangan naskah dinas;

5. penggunaan lambang negara dan logo di dalam naskah dinas;

6. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.

G. Pengertian Umum

Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut:

1. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan.

2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media

yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4

3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan

tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo,

dan cap dinas.

4. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung

jawab kedinasan pada jabatannya.

5. Logo LIPI adalah logo sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala

LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan

Indonesia.

5

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan

naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut sebagai

berikut:

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan

pokok atau kebijakan pelaksanaan yang menjadi pedoman dan

dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap Satuan

Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) yang berupa produk

hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan,

pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur

(SOP), dan surat edaran.

a. Peraturan

Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format,

dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan

perundang-undangan.

b. Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang

bersifat umum di lingkungan LIPI yang perlu dijabarkan ke

dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan

dengan karakteristik satuan kerja yang bersangkutan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang

lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan

serta ditandatangani pejabat yang berwenang.

3) Susunan

a) Lampiran

Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan

ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang

diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan

6

tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama

pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta

ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala Pedoman terdiri dari tulisan pedoman dan

judul yang ditulis secara simetris dengan menggunakan

huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari:

(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan

tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian

umum;

(2) materi pedoman;

(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan

dan penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki

Bagian kaki pedoman terdiri dari:

(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang

ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

baca koma;

(2) tanda tangan;

(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar.

7

Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 1.


PEDOMAN

................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

...........................................................................................................................


...........................................................................................................................

C. Dst

BAB II

A. ...........................................................................................................................

B. dan seterusnya

BAB III

A. ...........................................................................................................................

B. dan seterusnya

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA..........

NOMOR.......TAHUN............

TENTANG................................

Logo dan nama LIPI yang telah

dicetak

Penulisan

Lampiran

Judul yang

ditulis

dengan

huruf kapital

NAMA JABATAN,

tanda tangan

dan cap jabatan

NAMA LENGKAP

Nama jabatan dan

Nama lengkap ditulis dengan

huruf kapital tanpa

gelar

8

c. Petunjuk Pelaksanaan

1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang

memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan

pelaksanaannya.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

petunjuk pelaksanaan adalah pejabat yang berwenang.

3) Susunan

a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran

peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan

logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas serta

dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang,

dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital.

b) Kepala

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari tulisan

petunjuk pelaksanaan dan rumusan judul petunjuk

pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan

secara simetris di atas.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari:

(1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud

dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup,

pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan yang dengan

jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,

koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal

lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

d) Kaki

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari:

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk

pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dan

diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

9

Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2.

d. Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus

dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi

pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari

berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.


PETUNJUK PELAKSANAAN

................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

......................................................................................................................


.......................................................................................................................

C. Dst

BAB II

PELAKSANAAN

A. ......................................................................................................................

B. dan seterusnya

BAB III

A. ......................................................................................................................

B. dan seterusnya

KEPALA


ttd

LUKMAN HAKIM

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA..........

NOMOR.......TAHUN............

TENTANG................................

Logo dan nama LIPI yang telah

dicetak

Penulisan

Lampiran

Judul pettunjuk

pelaksanaan

yang ditulis dengan huruf

kapital dengan

huruf kapital

Nama jabatan dan

nama lengkap yang

ditulis dengan huruf

kapital tanpa gelar

10

Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan

diatur dengan peraturan perundang-undangan.

e. Surat Edaran

1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat

pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan

mendesak.

2) Wewenang Penandatanganan

Kewenangan untuk menandatangani surat edaran oleh pejabat

pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan

kepada pejabat pimpinan sekretariat atau pejabat yang

ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat edaran terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama

organisasi/satuan kerja, yang ditulis dengan huruf

kapital, diletakkan secara simetris;

(2) tulisan surat edaran yang dicantumkan di bawah nama

organisasi/satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital

dan nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;

(3) kata tentang yang dicantumkan di bawah frasa surat

edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) rumusan judul surat edaran yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari:

(1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;

(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas; lain

yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yag dianggap

mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran terdiri dari:

(1) tempat dan tanggal penetapan;

(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca

koma;

11

(3) tanda tangan pejabat;

(4) nama lengkap pejabat penanda tangan yang ditulis

dengan huruf kapital;

(5) cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/

memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada

pejabat dan pihak terkait lainnya.

Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 3.


SURAT EDARAN

NOMOR.....TAHUN........

TENTANG

................................................................

A. Latar Belakang

.......................................................................................................................


.......................................................................................................................

C. Ruang Lingkup

.......................................................................................................................

D. Dasar

.......................................................................................................................

E. Dan seterusnya

Ditetapkan di...........

Pada tanggal.............

KEPALA


ttd

LUKMAN HAKIM

Logo dan nama satuan kerja yang

telah dicetak

Penomoran yang

berurutan dalam

satu tahun takwin

Judul Surat Edaran yang

ditulis dengan

huruf kapital

Kota sesuai dengan

alamat satuan kerja

dan tanggal

penandantanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang


kapital

12

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam yaitu

Keputusan.

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang

bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan

pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk:

1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/

keanggotaan/material/peristiwa;

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/

tim;

3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup

tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri dari:

(a) kop naskah dinas yang berisi Logo LIPI ditulis dengan huruf

kapital secara simetris;

(b) kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris

(e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma

secara simetris

13

2) Konsiderans

Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari:

(a) kata menimbang, yaitu konsiderans yang memuat

alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu

ditetapkannya Keputusan;

(b) kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan

perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran

Keputusan.

3) Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri:

(a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis

dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi

kiri dengan huruf awal kapital;

(b) substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah

kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi

dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh

Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan

Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam

pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/

diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan terdiri dari:

(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

(b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;

(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan,

yang ditulis dengan huruf capital dan tanpa mencantumkan

gelar.

14

d. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan

telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh

pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum, administrasi

umum, atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi

Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan

sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai

dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat

penanda tangan (nama jabatan dan nama lengkap ditulis

dengan huruf awal kapital).

e. Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

Hal yang perlu diperhatikan: pengertian, kewenangan, format, dan

tata cara penulisan Keputusan disesuaikan dengan ketentuan yang

berlaku.

15

Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.


KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA


TENTANG

................................................................

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Menimbang : a. bahwa..........................................................................................;

b. bahwa..........................................................................................;

Mengingat : 1. ....................................................................................................;

2. ....................................................................................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN...........................TENTANG ..........................................

........................................................................................................

KESATU :

……………………..........................................................................................................

KEDUA :

……………………..........................................................................................................

KETIGA :

……………………..........................................................................................................



KEPALA


ttd

LUKMAN HAKIM

Logo dan nama

satuan kerja yang

telah dicetak

Judul Keputusan


kapital

Alasan tentang perlu ditetapkan

Keputusan

Ketentuan perundang-undangan

yang menjadi dasar

ditetapkan keputusan

Subtansi tentang

kebijakan yang

ditetapkan

Kota sesuai dengan alamat instansi dan

tanggal

penandatanganan



kapital tanpa

mencantumkan gelar

16

3. Naskah Dinas Penugasan

a. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau

arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas

yang bersifat sangat penting.

2) Wewenang Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menandatangani instruksi adalah

pejabat yang berwenang.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala instruksi terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi gambar logo LIPI dan nama

instansi atau satuan kerja yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris;

(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(3) nomor instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(4) kata tentang yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(5) judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

baca koma secara simetris.

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri dari:

(1) kata menimbang yang memuat latar belakang penetapan

instruksi;

(2) kata mengingat yang memuat dasar hukum sebagai

landasan penetapan instruksi.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.

17

d) Kaki

Bagian kaki instruksi terdiri dari:

(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal

penetapan instruksi;

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi,

yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan

gelar.

4) Distribusi

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok

sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan

perundang-undangan.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak

dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

18

Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 5.


INSTRUKSI

...................................................................


TENTANG

................................................................

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,

(nama jabatan)

Dalam rangka..................................................................dengan ini memberi instruksi

Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai;

2. Nama/jabatan pegawai;

3. dts

Untuk :

KESATU :

.......................................................................................................................

KEDUA :

.......................................................................................................................

KETIGA :

.......................................................................................................................

KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi......ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.



KEPALA

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,

ttd

LUKMAN HAKIM

Logo dan nama

LIPI/satuan kerja

yang telah dicetak

Judul instruksi yang ditulis dengan huruf

kapital

Alasan tentang perlu

ditetapkan Instruksi

Daftar pejabat yang

menerima Instruksi


tanggal

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis

dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan

gelar

Substansi tentang arahan yang

diinstruksikan

19

b. Surat Perintah

1) Pengertian

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat

yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai

lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan

tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandantangan

Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau

pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,

dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perintah terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama

instansi, yang ditulis dengan huruf awal kapital secara

simetris;

(2) kata surat perintah yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(3) nomor berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari:

(1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat

perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan

landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang

ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara

simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan

jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata

kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang

harus dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki surat perintah terdiri dari:

(1) tempat dan tanggal surat perintah;

20

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat

perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada

setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat

perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada

pejabat/instansi yang terkait.


a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai

yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri

dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan

keterangan.

c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

selesai dilaksanakan.

21

Format Surat Perintah dapat dilihat pada Contoh 6.

LEMBAGA ILMU PENGETAUAN INDONESIA

SURAT PERINTAH

Nomor......./..../.../tahun


Menimbang : a. bahwa....................................................................................................;

b. bahwa………………………………………………… ………………………………………………;

Dasar : 1. ...............................................................................................................;

2. ………………………………………………………………..…………………………………………..;

Memberi Perintah

Kepada : 1. Nama, nip, jabatan

2. Nama, Nip, jabatan

3. dan seterusnya.

Untuk : 1. ………………………………………………………………………………………………………………;

2. ……………………………………………………………………………………………………………..;

3. dan seterusnya.

Nama tempat, tanggal……

Kepala

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,

Ttd dan cap

Prof. Dr. Lukman Hakim, M.Sc

Tembusan:

1. ……………….

2. …………..…..

3. Dst.

Logo dan nama

LIPI/ satuan kerja

yang telah dicetak

Nama Jabatan yang

menandatangani

Peraturan/dasar

ditetapkan Surat

Perintah

Daftar Pejabat yang menerima

perintah

Substansi arahan

yang diperintahkan

Kota sesuai alamat

satuan kerja dan tanggal

penandatanganan



awal kapital

22

c. Surat Tugas

1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang

berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai

lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan

sesuai dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau

pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,

dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama satuan

kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2) kata surat tugas yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(3) nomor berada di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari:

(1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar;

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat

tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan

ditetapkannya surat tugas tersebut;

(2) diktum dimulai dengan frasa memberi tugas yang ditulis

dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris,

diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan

pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada

ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus

dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari:

(1) tempat dan tanggal surat tugas;

(2) nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf

awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri

dengan tanda baca koma;

23

(3) tanda tangan pejabat yang memberi tugas;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat

tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada

setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/

instansi yang terkait.


a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari

kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan

keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

selesai dilaksanakan.

24

Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 7.

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN


SURAT TUGAS

Nomor......./..../.../tahun

KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN

Menimbang : a. bahwa.......................................................................................;

b. bahwa…..…………………………………….……...…………………………;

Dasar : 1. ..................................................................................................;

2. ………………………………….…………………..……………………………..;

Memberi Tugas

Kepada : 1. Nama, nip, jabatan

2. Nama, Nip, jabatan

3. dan seterusnya.

Untuk : 1. ………………………………………………….………………..……………………;

2. ……………………………………….………………………………………………..;

3. dan seterusnya.

Nama tempat, tanggal……

Kepala

Biro Umum dan Perlengkapan LIPI,

Ttd dan cap

Amas, SE., MM

Tembusan:

1. ……………….

2. …………..…..

3. Dst.

Logo dan nama

satuan kerja yang

telah dicetak

Penomoran yang

berurutan dalam satu tahun takwin

Nama jabatan yang

menandatangani

Peraturan/dasar

ditetapkan Surat

Tugas

Daftar Pejabat

yang menerima

tugas

Substansi arahan

yang ditugaskan

Kota sesuai alamat

satuan kerja dan tanggal

penandatanganan



awal kapital

25

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Internal

a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat

dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian

kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin,

berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan

yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh

pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan

organisasi/kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala nota dinas terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan

kerja ditulis secara simetris di tengah atas;

(2) kata nota dinas ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(3) kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti

dengan tanda baca titik;

(5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata hal ditulis dengan huruf awal kapital;

(7) kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea

pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat,

dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama

pejabat, dan tembusan (jika perlu).

26


a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan

nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode

klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN


NOTA DINAS

Nomor......./..../.../tahun

Yth : ...................................................

Dari : ...................................................

Hal : ...................................................

Tanggal : ...................................................

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………..……………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………..……………………………………….

……………………………………………………………………………………….…………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………..

Ttd

Amas, SE., MM.

Tembusan:

1. ……………….

2. …………..…..

3. Dst.

Penomoran yang berurutan

dalam satu

tahun takwin

Membuat laporan,

pemberitahuan, pernyataan, atau

permintaan yang

sifatmya rutin, berupa catatan

ringkas

Nama lengkap

yang ditulis dengan huruf awal

kapital, tidak

dibubuhi cap dinas

27

b. Memorandum

1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat

mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan,

peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.


Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan

instansi/satuan kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan

tanggung jawab.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala memorandum terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan

kerja ditulis secara simetris di tengah atas;

(2) kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf

kapital;

(3) kata nomor ditulis di bawah kata memorandum dengan

huruf kapital;

(4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital;

(5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata hal yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(7) kata tanggal yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka,

alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan

jelas.

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan

nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.


a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern

instansi;

28

c) Penomoran memorandum dilakukan dengan

mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan

penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 9.


MEMORANDUM

Nomor......./..../.../tahun

Yth : ...................................................

Dari : ...................................................

Hal : ...................................................

Tanggal : ...................................................

……………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………..…………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ttd

Dr. Akmadi Abbas, M.Eng, Sc

Tembusan:

1. ……………….

2. …………..…..

3. Dst.

Nama satuan kerja

Penomoran yang berurutan dalam

satu tahun takwin

Memuat materi yang

bersifat mengingatkan satu masalah atau

menyampaikan

saran/pendapat kedinasan

nama lengkap yang ditulis dengan huruf

awal kapital tidak

dibubuhi cap dinas

29

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal

Jenis naskah dinas korespondensi eksternal hanya ada satu macam,

yaitu surat dinas.

a. Pengertian

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,

atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi

maupun antarsatuan kerja di lingkungan LIPI.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat dinas eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari:

a) kop surat dinas yang berisi logo LIPI secara simetris;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik dengan huruf awal

kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah

kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata yth. ditulis di bawah hal dan diikuti dengan nama

jabatan yang dikirimi surat;

e) alamat surat, ditulis di bawah yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka,

isi, dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri

tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat;

c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis dengan huruf

awal kapital;

d) stempel/cap dinas yang digunakan sesuai dengan

ketentuan;

30

e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima

(jika ada)

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat

dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran

dicantumkan jumlahnya;

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan

huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda

baca

31

Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.

Nomor :……../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn)

Sifat :

Lampiran :

Hal :

Yth. ……………………………..

…………………………………….

…………………………………….

……………………………………(Alinea pembuka)……………………………………….…………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………(Alinea isi) ……………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………(alinea penutup)……………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Kepala

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Ttd dan cap

NAMA LENGKAP

Tembusan:

1. ……………….

2. …………..…..

3. Dst.


(INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono

Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710

Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784

Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]

Kop surat yang berupa logo, nama

instansi dan alamat

lengkap yang telah

dicetak

Tempat dan tanggal

pembuatan surat

Alamat tujuan yang

ditulis di bagian kiri

Nama jabatan dan nama

lengkap yang ditulis

dengan huruf awal

kapital

Nama Lengkap

32

3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan

kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk

menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat,

upacara, dan pertemuan lainnya.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari:

a) kop surat undangan yang berisi logo dan nama instansi;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik di sebelah kiri di

bawah kop surat undangan;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah

kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata yth. ditulis di bawah hal yang diikuti dengan nama

jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:

a) alinea pembuka;

b) isi undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat,

dan acara;

c) alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis

dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat

ditulis dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang

membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada

surat undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk

kartu.

33

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11A.

Nomor :……../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn)

Sifat :

Lampiran :

Hal :

Yth. ……………………………..

…………………………………….

…………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Hari, tanggal :………………………………………….

Hari, tanggal :………………………………………….

Hari, tanggal :………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Kepala


Ttd dan cap

Lukman Hakim

Tembusan:

1. ……………….

2. …………..…..

3. Dst.

nama instansi dan alamat lengkap

yang telah dicetak

Tempat dan tanggal

pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri,

dan jika jumlahnya

cukup banyak, dapat dibuat di daftar

lampiran



awal kapital




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


Prof. Dr. Lukman Hakim

/kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

Hari,tanggal : ......................................... Waktu l : .........................................

Tempat : .........................................

34

Format lampiran Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11B.

Lampiran Surat : …………….

Nomor : …………….

Tanggal : …………….

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. …………………………………………………………………………………………………………………….

2. …………………………………………………………………………………………………………………….

3. …………………………………………………………………………………………………………………….

4. …………………………………………………………………………………………………………………….

5. …………………………………………………………………………………………………………………….

6. …………………………………………………………………………………………………………………….

7. …………………………………………………………………………………………………………………….

8. …………………………………………………………………………………………………………………….

9. …………………………………………………………………………………………………………………….

10. …………………………………………………………………………………………………………………….

Nama Jabatan,

Ttd dan cap

Nama Lengkap

35

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11C.

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Suadara

Pada acara

…………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………..

Hari……/(tanggal)………., pukul ……… WIB

Bertempat di ……………………………………..

� Harap hadir 30 menit sebelum

Acara dimulai dan undangan

dibawa

� Konformasi :

…………………………………………

Pakaian

Pria

Wanita

TNI/Polri

:

: ………..

: ………..

: ………..


36

C. Naskah Dinas khusus

1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan

bersama tentang objek yang mengikat di antara kedua belah pihak

atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum

yang disepakati bersama.

a. Perjanjian Dalam Negeri

1) Pengertian

Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi, baik di

pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman

bersama atau perjanjian kerja sama.


Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam

negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan

ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,

wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri

terdiri dari

(1) Logo diletakkan secara simetris di sebelah kanan dan

kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;

(2) nama instansi;

(3) judul perjanjian;

(4) nomor.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat

perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama

penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian

dan saksi-saksi (jika dipandang perlu) serta dibubuhi

meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

37

b. Perjanjian Internasional

Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12.

PERJANJIAN KERJASAMA

ANTARA


DAN

…………………………………………………………………………….

TENTANG

…………………………………………………………………………………

NOMOR……………………….

NOMOR……………………….

Pada hari ini,…………..tanggal…….,bulan……….,tahun……..bertempat di …….yang bertanda tangan

dibawah ini

1. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai I

2. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai II

Bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang ………………..yang diatur dalam ketentuan sebagai

berikut:

Pasal 1

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJASAMA

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Pasal 4

BIAYA

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Judul perjanjian

(nama naskah

dinas, para pihak,

objek perjanjian)

Penomoran yang berurutan dalam

satu tahun takwin

Memuat identitas

pihak yang mengadakan dan

menandatangani

perjanjian

Memuat materi perjanjian, yang

ditulis dalam

bentuk pasal-

pasal

38

Pasal 5

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Pasal 6

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat

dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan

dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk force Majeure adalah:

a. Bencana alam

b. Tindakan pemerintah di bidang fiscal dan moneter;

c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap

Pasal 7

PENUTUP

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………....

Nama Instansi Nama Instansi

Nama Jabatan Nama Jabatan

Ttd dan cap intansi ttd dan cap instasi

Nama nama

39

2. Surat Kuasa

a. Pengertian

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang

kepada organisasi/satuan kerja, orang/ perseorangan atau pihak

lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan

tertentu dalam rangka kedinasan.

b. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat kuasa terdiri dari:

a) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi,

yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital;

b) judul surat kuasa;

c) nomor surat kuasa.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang

dikuasakan.

3) Kaki

Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,

bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan

para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.

40

Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13.

SURAT KUASA

NOMOR…./…./…/..../2013

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :………………………………………….

NIP :………………………………………….

Jabatan :………………………………………….

Alamat :………………………………………….

Memberi kuasa kepada

Nama :………………………………………….

NIP :………………………………………….

Jabatan :………………………………………….

Alamat :………………………………………….

Untuk ……………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tempat, tgl,bulan, tahun….

Penerima kuasa Pemberi kuasa,

Ttd materai dan ttd

Nama Lengkap Nama Lengkap

Penomoran yang

berurutan dalam

satu tahun takwin

Identitas pemberi

kuasa

Identitas penerima

kuasa

Pernyataan tentang

pemberian

wewenang kepada pihak lain untuk

melakukan sesuatu

tindakan tertentu


tanggal

penandatanganan




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


Nomor……/SU/KS/I/2013

Meterai, ttd

41

3. Berita Acara

a. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang

proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani

oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

b. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari:

a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi

diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) judul berita acara;

c) nomor berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:

a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan

para pihak yang membuat berita acara;

b) substansi berita acara.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan

penandatanganan nama jabatan/pejabat, dan tanda tangan

para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

42

Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14.

BERITA ACARA

NOMOR…./…./…/..../2013

Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing:

1. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

dan

2. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah

melaksanakan

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. dan seterusnya

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan………………………………………

……………………………………………………………………….

Di buat di …………….….

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA,

Ttd materai dan ttd


Mengetahui/Mengesahkan

Nama jabatan,

Ttd

Nama lengkap

Penomoran yang

berurutan dalam satu

tahun takwin

Memuat identitas

para pihak yang melaksanakan

kegiatan

Memuat kegiatan

yang dilaksanakan

Kota sesuai

dengan alamat

instansi

Tanda tangan

para pihak dan

para saksi




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


Meterai dan ttd

BERITA ACARA

NOMOR…./…./…/..../2013

Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing:

1. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

dan

2. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah

melaksanakan

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. dan seterusnya

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan………………………………………

……………………………………………………………………….

Di buat di …………….….

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA,

Ttd materai dan ttd


Mengetahui/Mengesahkan

Nama jabatan,

Ttd

Nama lengkap




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


43

4. Surat Keterangan

a. Pengertian

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal

atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat keterangan terdiri dari

a) kop surat keterangan yang berisi logo LIPI dan nama

instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital;

b) judul surat keterangan;

c) nomor surat keterangan.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang

menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan

tujuan diterbitkannya surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,

tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama

pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian

kaki terletak pada bagian kanan bawah.

44

Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh 15.

SURAT KETERANGAN

NOMOR…./…./…/..../2013

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :………………………………………….

NIP :………………………………………….

Jabatan :………………………………………….

Alamat :………………………………………….

Dengan ini menerangkan bahwa

Nama :………………………………………….

NIP :………………………………………….

Jabatan :………………………………………….

Alamat :………………………………………….

………….……………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Tempat,………………………………

Pejabat Pembuat Keterangan

Ttd dan cap instansi

Nama Lengkap

Logo dan nama satuan kerja yang

telah dicetak

Penomoran yang berurutan dalam satu

tahun takwin

Memuat identitas

yang memberikan

keterangan

Memuat informasi

mengenai suatu hal

atau seseorang untuk kepentingan

kedinasan

Memuat identitas

yang diberi

keterangan

Kota sesuai dengan

alamat instansi dan

tanggal penandatanganan




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


45

5. Surat Pegantar

a. Pengertian

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk

mengantar/menyampaikan barang atau naskah.


Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat pengantar terdiri dari:

a) kop naskah dinas;

b) nomor;

c) tanggal;

d) nama jabatan/alamat yang dituju;

e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom

terdiri dari:

a) nomor urut;

b) jenis yang dikirim;

c) banyaknya naskah/barang;

d) keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat pengantar terdiri dari:

a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi

(1) nama jabatan pembuat pengantar;

(2) tanda tangan;

(3) nama dan NIP;

(4) Cap jabatan/instansi.

b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi

(1) penerima;

(2) tanda tangan;

(3) nama dan NIP;

(4) cap instansi;

(5) nomor telepon/faksimile;

(6) tanggal penerimaan.

46

d. Penomoran

Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran Surat Dinas.

e. Hal yang perlu Diperhatikan

Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.

(Tgl, Bln, Thn)…..

Yth. ………………….

……………………….

……………………….

SURAT PENGANTAR

Nomor…./SU.4/UM/II/2013

No. Naskah Dinas yang Dikirim Banyaknya Keterangan

Diterima tanggal……

Penerima Pengirim

Nama Jabatan Nama Jabatan

Ttd ttd dan cap instansi


NIP……………… NIP………………




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


No. Naskah Dinas yang dikirim Banyaknya Keterangan

47

6. Pengumuman

a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi

atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.


Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala pengumuman terdiri dari:

a) kop naskah dinas yang memuat logo LIPI dan nama

organisasi/satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah kop naskah

dinas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan

nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;

c) data tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) rumusan judul pengumuman yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris di bawah tentang.

2) Batang Tubuh

Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat

a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;

b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:

c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak.

3) Kaki

Bagian kaki pengumuman terdiri dari:

a) tempat dan tanggal penetapan;

b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

dengan huruf awal capital dan diakhiri dengan tanda baca

koma;

c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

48

e) cap dinas

d. Hal yang perlu Diperhatihan

1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan

kepada kelompok/golongan tertentu.

2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat

tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.

PENGUMUMAN

NOMOR…./…./…/..../2013

TENTANG

……………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Dikeluarkan di………………………………

Pada tangal…………………………………

Kepala


Ttd dan cap

Lukman Hakim

Nama dan alamat

instansi yang telah

dicetak

Penomoran yang

berurutan dalam

satu tahun takwin

Judul pengumuman

yang ditulis dengan

huruf kapital

Memuat alasan ,

peraturan yang menjadi dasar dan

pemberitahuan

tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak


tanggal

penandatanganan




Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784


49

D. Laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

3. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam

huruf kapital dan diletakkan secara simetris.

b) Batang Tubuh

Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari:

1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan

serta ruang lingkup dan sistematika laporan;

2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor

yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan

yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;

3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan;

4) Penutup, merupakan akhir laporan.

c) Kaki

Bagian kaki laporan terdiri dari:

1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;

2) nama jabatan pejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf

awal kapital;

3) tanda tangan;

4) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

E. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat

atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu

persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang

disarankan.

50

2. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala telaahan staf terdiri dari:

1) judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah

atas;

2) uraian singkat tentang permasalahan.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari:

1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas

tentang persoalan yang akan dipecahkan;

2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai

dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan

kejadian di masa yang akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, memuat landasan analisis dan

pemecahan persoalan;

4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap

persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan

kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin

atau dapat dilakukan;

5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi yang

merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6) Tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan

jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan

yang dihadapi.

c) Kaki

Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:

1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;

2) tanda tangan;

3) nama lengkap;

4) daftar lampiran.

51

Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 18.

A. Persoalan

Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan

dipecahkan.

B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang berasalan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai

dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang

C. Fakta yang mempengaruhi

Bagian fakta ynag mempengaruhi memuat fakta yang merupan landasan analisis dan

pemecahan persoalan

D. Analisis

Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta

akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak

yang mungkin atau dapat dilakukan.

E. Kesimpulan

Bagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan cara bertindak atau jalan keluar

sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.

F. Saran

Bagian saran memuat secara ringkat dan jelas tentang saran tindakan untk mengatasi persoalan

yang dihadapi.

Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staff

Ttd

Nama lengkap

TELAAHAN STAF

TENTANG

………………………………………………………………..

52

F. Formulir

Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah

untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam

bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi

keterangan yang diperlukan.

G. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi

informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam

multimedia elektronik.

Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik akan diatur

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

53

BAB III

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan Penyusunan

Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,

padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Oleh karena itu,

penyusunan naskah dinas perlu memperhatikan syarat-syarat berikut

ini:

1. Ketelitian

Dalam menyusun naskah dinas harus tecermin ketelitian dan

kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,

kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.

Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam

mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.

2. Kejelasan

Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan

materi.

3. Singkat dan Padat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan

benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan Meyakinkan

Naskah dinas harus runtut dan logis berarti bahwa penuangan

gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis

dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga

memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan

Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku dan berlaku

sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format

maupun dari penggunaan bahasanya agar isi naskah dinas mudah

dan dipahami.

B. Nomenklatur dan Pengkodean

1. Nomenklatur

Pembakuan sebutan nama organisasi dan satuan kerja di lingkungan

LIPI dalam bahasa Inggris (berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI

No. 1078/M/2006, 28 Juni 2006, tentang Pembakuan Kembali

Sebutan Nama Organisasi dan Satuan Kerja di Lingkungan LIPI dalam

54

Bahasa Inggris).

SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA SINGKATAN


Indonesian Institute of Sciences LIPI

1. Kepala

Chairman Ka LIPI

2. Wakil Kepala

Vice Chairman Waka LIPI

3. Sekretariat Utama

Executive Secretary Settama

3.1. Biro Perencanaan dan Keuangan

Bureau of Planning and Finance BPK

3.2. Biro Organisasi dan Kepegawaian

Bureau of Organization and Personnel BOK

3.3. Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek

Bureau for Cooperation and Promotion of

Science and Technology

BKPI

3.4. Biro Umum dan PerlengkapanBureau of

General Affairs and Supplies BUP

3.5. Pusat Penelitian Perkembangan Iptek

Research Center for Development of Science

and Technology

PAPPIPTEK

3.6. Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan

Peneliti

The National Training and Education Center for

Researchers Development

Pusbindiklat

Peneliti

4. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian

Deputy for Earth Sciences Deputi Bidang IPK

4.1 Pusat Penelitian Geoteknologi

Research Center for Geotechnology P2 Geoteknologi

4.2 UPT Balai Informasi dan Konservasi

Kebumian Karang Sambung

UPT BIKK Karang

Sambung

4.3 UPT Loka Uji Teknik Penambangan Jampang

Kulon

UPT LUTP

Jampang Kulon

4.4 UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan

Mitigasi Bencana Liwa UPT LUTPMB Liwa

4.5 Pusat Penelitian Oseanografi

Research Center for Oceanography P2 Oseanografi

4.6 UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung,

Sulawesi Utara UPT LKBL Bitung

4.7 UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua UPT LKBL Biak

4.8 UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual,

Maluku Tenggara UPT LKBL Tual

4.9 UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon,

Maluku UPT BKBL Ambon

55

4.10 UPT Loka Pengembangan Kompetensi

Sumber Daya Manusia Oseanografi, Pulau

Pari

UPT LPKSDM

Pulau Pari

4.11 UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut,

Mataram

UPT LPBIL

Mataram

4.12 Pusat Penelitian Limnologi

Research Center for Limnology P2 Limnologi

4.13 Pusat Penelitian Metalurgi

Research Center for Metallurgy

P2 Metalurgi

5. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati

Deputy for Life Sciences Deputi Bidang IPH

5.1. Pusat Penelitian Biologi

Research Center for Biology P2 Biologi

5.2. Pusat Penelitian Bioteknologi

Research Center for Biotechnology P2 Bioteknologi

5.3. Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya

Bogor

Center for Plant Conservation, Bogor Botanical

Garden

PKT KR Bogor

5.4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan

Biomaterial

Research and Development Unit for

Biomaterials

UPT BPP

Biomaterial

5.5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya

Cibodas

UPT BKT KR

Cibodas


Purwodadi

UPT BKT KR

Purwodadi


“Eka Karya” Bali

Technical Implementation Unit for Plant

Conservation-Bali Botanic Garden

UPT BKT KR Bali

6. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik

Deputy for Engineering Sciences Deputi Bidang IPT

6.1. Pusat Penelitian Fisika

Research Center for Physics P2 Fisika

6.2. Pusat Penelitian Kimia

Research Center for Chemistry P2 Kimia

6.3. UPT Balai Pengembangan Proses dan

Teknologi Kimia

Research Unit for Chemical Processes

Development and Engineering

UPT BPPTK

6.4. Pusat Penelitian Informatika

Research Center for Informatics P2 Informatika

6.5. Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan

Mekatronik

Research Center for Electrical Power and

Mechatronics

P2 Telimek

6.6. UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung

Technical Implementation Unit Lampung

UPT BPM Lampung

56

6.7. Pusat Penelitian Elektronika dan

Telekomunikasi

Research Center for Electronics and

Telecommunication

P2ET

6.8. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi

Technical Implementation Unit for Signal and

Navigation

UPT LPSN

6.9. Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat

Guna

Centre for Appropriate Technology Development

BBPTTG Subang

7. Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan

Kemanusiaan

DEPUTY FOR SOCIAL SCIENCES AND

HUMANITIES

Deputi Bidang

IPSK

7.1. Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan

Kebudayaan

Research Center for Society and Culture

P2KK

7.2. Pusat Penelitian Ekonomi

Research Center for Economics P2 Ekonomi

7.3. Pusat Penelitian Kependudukan

Research Center for Population P2 Kependudukan

7.4. Pusat Penelitian Politik

Research Center for Politics P2 Politik

7.5. Pusat Penelitian Sumberdaya Regional

Research Center for Regional Resources PSDR

8. Deputi Bidang Jasa Ilmiah

DEPUTY FOR SCIENTIFIC SERVICES

Deputi Bidang

Jasil

8.1. Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi dan

Metrologi

Research Center for Calibration,

Instrumentation and Metrology

P2 KIM

8.2. Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi

Pengujian

Research Center for Quality System and

Testing Technology

P2SMTP

8.3. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

Center for Scientific Documentation and

Information

PDII

8.4. Pusat Inovasi

Center for Innovation Pusinov

8.5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi UPT BPI

8.6. UPT Balai Informasi Teknologi UPT BIT

8.7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) UPT BMR

9. Inspektorat

Inspectorate Inspektorat

57

2. Pengkodean

a. Kode Organisasi dan Satuan Kerja

SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA KODE

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN

INDONESIA K

WAKIL KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN

INDONESIA WK

SEKRETARIAT UTAMA SU

1. BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN SU.1

1) Bagian Perencanaan, BPK SU.1.01

2) Bagian Penyusunan Anggaran, BPK SU.1.02

3) Bagian Verifikasi dan Perbendaharaan,

BPK SU.1.03

2. BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SU.2

1) Bagian Organisasi dan Tata Laksana, BOK SU.2.01

2) Bagian Kepegawaian, BOK SU.2.02

3) Bagian Pengembangan, BOK SU.2.03

3. BIRO KERJA SAMA DAN PEMASYARAKATAN

ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI SU.3

1) Bagian Kerja Sama, BKPI SU.3.01

2) Bagian Peningkatan Kemampuan Ilmiah,

BKPI SU.3.02

3) Bagian Hubungan Masyarakat, BKPI SU.3.03

4) Bagian Hukum, BKPI SU.3.04

4. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SU.4

1) Bagian Rumah Tangga, BUP SU.4.01

2) Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, BUP SU.4.02

3) Bagian Perlengkapan, BUP SU.4.03

5. PUSAT PENELITIAN PERKEMBANGAN ILMU

PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI SU.5

58

1) Bagian Tata Usaha, Pappiptek SU.5.01

2) Bidang Penelitian Sistem Manajemen Ilmu

Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek

SU.5.02

3) Bidang Penelitian Kebijakan dan

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi, Pappiptek

SU.5.02

4) Bidang Sistem Informasi Manajemen,

Pappiptek

SU.5.03

6. PUSAT PEMBINAAN, PENDIDIKAN, DAN

PELATIHAN PENELITI (PUSBINDIKLAT

PENELITI)

SU.6

1) Bagian Tata Usaha, Pusbindiklat Peneliti SU.6.01

2) Bidang Perencanaan dan Pengembangan,

Pusbindiklat Peneliti

SU.6.02

3) Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan

Pelatihan, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.03

4) Bidang Penilaian dan Akreditasi,

Pusbindiklat Peneliti

SU.6.04

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN

KEBUMIAN IPK

1. PUSAT PENELITIAN GEOTEKNOLOGI IPK.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Geoteknologi IPK.1.01

2) Bidang Sistem Informasi Kebumian dan

Tata Ruang, P2 Geoteknologi IPK.1.02

3) Bidang Sumberdaya Bumi dan Rekayasa

Mineral, P2 Geoteknologi IPK.1.03

4) Bidang Geologi Teknik dan Konservasi

Kebumian, P2 Geoteknologi IPK.1.04

5) Bidang Dinamika Bumi dan Bencana

Geologi, P2 Geoteknologi IPK.1.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Geoteknologi IPK.1.06

2. PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI IPK.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Oseanografi IPK.2.01

2) Bidang Dinamika Laut, P2 Oseanografi IPK.2.02

3) Bidang Sumber Daya Laut, P2 Oseanografi IPK.2.03

59

4) Bidang Sarana Penelitian, P2 Oseanografi

IPK.2.04

3. PUSAT PENELITIAN LIMNOLOGI IPK.3

1) Bagian Tata Usaha, P2 Limnologi IPK.3.01

2) Bidang Dinamika Perairan Darat, P2

Limnologi IPK.3.02

3) Bidang Produktivitas Perairan Darat, P2

Limnologi IPK.3.03

4) Bidang Sistem Komputasi Perairan Darat,

P2 Limnologi IPK.3.04

4. PUSAT PENELITIAN METALURGI IPK.4

1) Bagian Tata Usaha, P2 Metalurgi IPK.4.01

2) Bidang Rekayasa Metalurgi, P2 Metalurgi IPK.4.02

3) Bidang Konservasi Bahan, P2 Metalurgi IPK.4.03

4) Bidang Metalurgi Fisik dan Manufaktur,

P2 Metalurgi IPK.4.04

5) Bidang Metalurgi Ekstraksi, P2 Metalurgi IPK.4.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Metalurgi IPK.4.06

5. UPT Balai Informasi dan Konservasi

Kebumian Karang Sambung IPK.5

6. UPT Loka Teknik Penambangan, Jampang

Kulon IPK.6

7. UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan

Mitigasi Bencana Liwa, Lampung Barat IPK.7

8. UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung,

Sulawesi Utara IPK.8

9. UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua IPK.9

10. UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual,

Maluku Tenggara IPK.10

11. UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon,

Maluku IPK.11

12. UPT Loka Pengembangan Kompetensi

SDM Oseanografi, Pulau Pari IPK.12

13. UPT Loka Pengembangan Bio Industri

Laut, Mataram IPK.13

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN HAYATI IPH

1. PUSAT PENELITIAN BIOLOGI IPH.1

60

1) Bagian Tata Usaha, P2 Biologi IPH.1.01

2) Bidang Botani, P2 Biologi IPH.1.02

3) Bidang Zoologi, P2 Biologi IPH.1.03

4) Bidang Mikrobiologi, P2 Biologi IPH.1.04

5) Bidang Sarana dan Pengelolaan Koleksi,

P2 Biologi IPH.1.05

2. PUSAT PENELITIAN BIOTEKNOLOGI IPH.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Bioteknologi IPH.2.01

2) Bidang Biologi Molekuler, P2 Bioteknologi IPH.2.02

3) Bidang Biologi Sel dan Jaringan, P2

Bioteknologi IPH.2.03

4) Bidang Bioproses, P2 Bioteknologi IPH.2.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Bioteknologi IPH.2.05

3. PUSAT KONSERVASI TUMBUHAN KEBUN

RAYA BOGOR IPH.3

1) Bagian Tata Usaha, PKT Kebun Raya

Bogor IPH.3.01

2) Bidang Konservasi Ex-Situ, PKT Kebun

Raya Bogor IPH.3.02

4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan

Biomaterial IPH.4

5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya

Cibodas IPH.5


Purwodadi IPH.6


“Eka Karya” Bali IPH.7

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN TEKNIK IPT

1. PUSAT PENELITIAN FISIKA IPT.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Fisika IPT.1.01

2) Bidang Instrumentasi Fisis dan

Optoelektronika, P2 Fisika IPT.1.02

3) Bidang Fisika Bahan Baru, P2 Fisika IPT.1.03

4) Bidang Fisika Industri dan Lingkungan,

P2 Fisika IPT.1.04

61

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Fisika IPT.1.05

2. PUSAT PENELITIAN KIMIA IPT.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Kimia IPT.2.01

2) Bidang Kimia Analitik dan Standar, P2

Kimia IPT.2.02

3) Bidang Bahan Alam, Pangan dan

Farmasi, P2 Kimia IPT.2.03

4) Bidang Teknologi Proses dan Katalisis, P2

Kimia IPT.2.04

5) Bidang Teknologi Lingkungan, P2 Kimia IPT.2.05

6) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi, P2 Kimia IPT.2.06

3. PUSAT PENELITIAN INFORMATIKA IPT.3

1) Bagian Tata Usaha, P2 Informatika IPT.3.01

2) Bidang Sistem Informasi, P2 Informatika IPT.3.02

3) Bidang Otomasi, P2 Informatika IPT.3.03

4) Bidang Komputer, P2 Informatika IPT.3.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Informatika IPT.3.05

4. PUSAT PENELITIAN TENAGA LISTRIK DAN

MEKATRONIK IPT.4

1) Bagian Tata Usaha, P2 Telimek IPT.4.01

2) Bidang Mekatronik, P2 Telimek IPT.4.02

3) Bidang Peralatan Transportasi, P2

Telimek IPT.4.03

4) Bidang Elektronika Daya dan Mesin

Listrik, P2 Telimek IPT.4.04

5) Bidang Rekayasa, P2 Telimek IPT.4.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Telimek IPT.4.06

5. PUSAT PENELITIAN ELEKTRONIKA DAN

TELEKOMUNIKASI IPT.5

1) Bagian Tata Usaha, P2 ET IPT.5.01

2) Bidang Telekomunikasi, P2 ET IPT.5.02

62

3) Bidang Elektronika, P2 ET IPT.5.03

4) Bidang Bahan dan Komponen

Mikroelektronik, P2 ET IPT.5.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 ET IPT.5.05

6. UPT BALAI BESAR PENGEMBANGAN

TEKNOLOGI TEPAT GUNA IPT.6

1) Bagian Tata Usaha, UPT BPTTG IPT.6.01

2) Bidang Pengembangan Teknologi, UPT

BPTTG IPT.6.02

3) Bidang Jasa dan Kerja Sama, UPT BPTTG IPT.6.03

7. UPT Balai Pengembangan Proses dan

Teknologi Kimia IPT.7

8. UPT Balai Pengolahan Mineral, Lampung IPT.8

9. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi IPT.9

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

DAN KEMANUSIAAN IPSK

1. PUSAT PENELITIAN KEMASYARAKATAN

DAN KEBUDAYAAN IPSK.1

1) Bidang Humaniora, P2 MB IPSK.1.01

2) Bidang Perkembangan Masyarakat, P2

MB IPSK.1.02

3) Bidang Hukum, P2 MB IPSK.1.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 MB IPSK.1.04

2. PUSAT PENELITIAN EKONOMI IPSK.2

1) Bidang Industri dan Perdagangan, P2

Ekonomi IPSK.2.01

2) Bidang Pembangunan Daerah, P2

Ekonomi IPSK.2.02

3) Bidang Keuangan dan Perbankan, P2

Ekonomi IPSK.2.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Ekonomi IPSK.2.04

3. PUSAT PENELITIAN KEPENDUDUKAN IPSK.3

1) Bidang Kependudukan, P2

Kependudukan IPSK.3.01

2) Bidang Ketenagakerjaan, P2


63

3) Bidang Ekologi Manusia, P2


4) Bidang Tata Operasional, P2


4. PUSAT PENELITIAN POLITIK IPSK.4

1) Bidang Perkembangan Politik Lokal, P2

Politik IPSK.4.01

2) Bidang Perkembangan Politik Nasional,

P2 Politik IPSK.4.02

3) Bidang Perkembangan Politik

Internasional, P2 Politik IPSK.4.03

4) Bidang Tata Opersional, P2 Politik IPSK.4.04

5. PUSAT PENELITIAN SUMBER DAYA

REGIONAL IPSK.5

1) Bidang Perkembangan Asia Tenggara, P2

Sumber Daya Regional IPSK.5.01

2) Bidang Perkembangan Asia Pasifik, P2

Sumber Daya Regional IPSK.5.02

3) Bidang Perkembangan Eropa, P2 Sumber

Daya Regional IPSK.5.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Sumber

Daya Regional IPSK.5.04

DEPUTI BIDANG JASA ILMIAH JI

1. PUSAT PENELITIAN KALIBRASI,

INSTRUMENTASI, DAN METROLOGI JI.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 KIM JI.1.01

2) Bidang Kalibrasi, P2 KIM JI.1.02

3) Bidang Instrumentasi, P2 KIM JI.1.03

4) Bidang Metrologi, P2 KIM JI.1.04

5) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi, P2 KIM JI.1.05

2. PUSAT PENELITIAN SISTEM MUTU DAN

TEKNOLOGI PENGUJIAN JI.2

1) Bagian Tata Usaha, P2SMTP JI.2.01

2) Bidang Penelitian Sistem Mutu, P2SMTP JI.2.02

3) Bidang Teknologi Pengujian, P2SMTP JI.2.03

4) Bidang Kerja Sama Teknik dan Jasa

Ilmiah, P2SMTP JI.2.04

64

3. PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI

ILMIAH JI.3

1) Bagian Tata Usaha, PDII JI.3.01

2) Bidang Dokumentasi, PDII JI.3.02

3) Bidang Informasi, PDII JI.3.03

4) Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan

Dokumentasi dan Informasi, PDII JI.3.04

5) Bidang Sarana Teknis, PDII JI.3.05

4. PUSAT INOVASI JI.4

1) Bidang Kerja Sama Komersial dan

Pemanfaatan Hasil Penelitian, P Inovasi JI.4.01

2) Bidang Pengelolaan Hak Kekayaan

Intelektual, P Inovasi JI.4.02

5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi JI.5

6. UPT Balai Informasi Teknologi JI.6

7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS) JI.7

INSPEKTORAT INS

b. Kode Masalah

Kode masalah dicantumkan sesuai dengan pokok permasalahan

yang termuat di dalam surat keluar ataupun surat keputusan.

Untuk menentukan masalah, surat harus disesuaikan dengan

pola klasifikasi. Yang dimaksud dengan pola klasifikasi adalah

penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang ada

sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam

satu lokasi secara kronologis, logis, dan konsisten. Dalam

penyusunan pola klasifikasi diperlukan penyeragaman, baik

dalam cara pengelompokan maupun cara pemberian kode

sehingga tercapai suatu kesatuan bahasa dan pengertian.

Penyusunan pola klasifikasi dikelompokkan menjadi:

- Pola klasifikasi fasilitatif, yaitu kegiatan-kegiatan yang

mendukung tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

- Pola klasifikasi substantif, yaitu kegiatan-kegiatan yang

menyangkut tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

65

1) Kode masalah naskah dinas dengan pola klasifikasi

fasilitatif sebagai berikut:

MASALAH/KLASIFIKASI KODE

Administrasi, Perencana, dan Penelitian AP

Hukum HK

Hubungan Masyarakat HM

Informasi IF

Kepegawaian KP

Kerja Sama KS

Keuangan KU

Perlengkapan/Inventaris LK

Pengembangan Pegawai, Pendidikan, dan

Pelatihan LT

Organisasi dan Tata Laksana OT

Umum UM

Pengawasan, Pemeriksaan WS

2) Kode permasalahan naskah dinas pola klasifikasi

substantif sebagai berikut:


Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan

Kebumian PK

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati PH

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik PT

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial

dan Kemanusiaan PS

Penelitian dan Layanan Jasa Ilmiah PI

66

3) Kode masalah naskah dinas arahan


Pembentukan panitia, tim, kelompok kerja,

dan sebagainya yang bertugas di bidang

ilmiah (termasuk penggantian/ penambahan

anggota)

A

Inventaris LIPI tidak bergerak: tanah,

bangunan, dan sebagainya B

Inventaris LIPI bergerak: mobil, meja, kursi,

kapal, dan sebagainya C

Organisasi dan Jabatan Fungsional D

Jabatan Fungsional Peneliti D.1

Jabatan Fungsional Widyaiswara D.2

Jabatan Fungsional Pranata Komputer D.3

Jabatan Fungsional Arsiparis D.4

Jabatan Fungsional Pustakawan D.5

Jabatan Fungsional Teknisi Litkayasa D.6

Jabatan Fungsional Perekayasa D.7

Jabatan Fungsional Analis

Kepegawaian

D.8

Jabatan Fungsional Auditor D.9

Jabatan Fungsional Perencana D.10

Jabatan Fungsional Pranata Humas D.11

Jabatan Fungsional Perancang

Perundang-undangan

D.12

Jabatan Fungsional Dokter D.13

Jabatan Fungsional Dokter Gigi D.14

Jabatan Fungsional Perawat D.15

Jabatan Fungsional Assesor SDM

Aparatur

D.16

Jabatan Fungsional Pengelola Barang

dan Jasa

D.17

Jabatan Fungsional Analis Kebijakan D.18

Jabatan Fungsional Auditor

Kepegawaian

D.19

Penerbitan: majalah, literatur, bahan

pustaka, buku pedoman, dan sebagainya E

67

Proyek, petunjuk operasional (PO), dan

sebagainya F

Hukum, pelanggaran, sanksi, dan

sebagainya G

Pendidikan dan pelatihan: pendidikan

penjenjangan, latprajab, kursus, dan

sebagainya

H

Organisasi di luar kedinasan: Korpri,

Dharma Wanita, Bapor, peribadatan, dan

sebagainya

I

Kepegawaian: Pjs, Plh, Pj, dan sebagainya J

Calon Pegawai Negeri Sipil J.1-a

Pegawai Negeri Sipil J.1-b

Aktif Kembali J.1-f

Kenaikan Pangkat Reguler J.3-a

Kenaikan Pangkat Istimewa J.3-b

Kenaikan Pangkat Pilihan J.3.c

Masa Persiapan Pensiun J.4.a

Pemberhentian J.5-a

Pensiun J.5-b

Pengangkatan dalam jabatan;

Pemberhentian dalam jabatan; SP

pindah; dan SP peltu

J.d

Lain-lain J.10

Kerja sama, perjanjian, kontrak, dan

sebagainya K

Keuangan: karcis masuk, tarif,

bendaharawan, dan sebagainya L

Struktur Organisasi dan Tata Kerja M

C. Nama Instansi/Satuan Kerja/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas

Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman

pertama dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama

instansi/satuan kerja atau nama jabatan.

Pencantuman Kepala Naskah Dinas sebagai berikut:

68

1. Nama Jabatan

Kertas dengan kepala nama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

dan logo LIPI digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani

oleh pejabat eselon I. Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri

dari gambar logo LIPI dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis

dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan

ukuran logo LIPI dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi

dan sesuai dengan ukuran kertas.

2. Nama Instansi/Satuan Kerja

Kertas kepala nama instansi/satuan kerja dan logo LIPI kerja serta

alamat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat

yang berwenang. Kepala nama instansi/satuan kerja ditulis

dengan huruf kapital.

Bagi satuan kerja yang telah memperoleh sertifikasi ISO dapat

mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas

dengan ukuran yang disesuaikan.

D. Penomoran Naskah Dinas

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan.

Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan

penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

1. Nomor Naskah Dinas Arahan

Penomoran naskah dinas arahan diatur sebagai berikut:

a. Peraturan, penomoran peraturan merupakan tanggung jawab

Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan IPTEK (BKPI) yang terdiri

atas tulisan Nomor (nomor diurut dalam satu tahun takwin),

kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

Format penomoran peraturan sebagai berikut:

PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN

INDONESIA

NOMOR … /kode/tahun

Tahun terbit

Kode masalah

Nomor urut

69

b. Keputusan,

1) penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani

oleh Kepala LIPI merupakan tangung jawab BKPI, yang

terdiri dari tulisan nomor naskah (nomor diurut dalam

satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf

kapital, dan tahun terbit.

Format penomoran Keputusan Kepala LIPI sebagai berikut:

KEPUTUSAN


Nomor … /kode/tahun

Tahun terbit

Kode masalah

Nomor urut

2) Penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani

Sekretaris Utama dan Deputi merupakan tanggung jawab

dari BKPI-LIPI, format penulisan sebagai berikut:

Contoh penomoran keputusan sekretaris utama sebagai

berikut:

KEPUTUSAN

SEKRETARIS UTAMA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN

INDONESIA

NOMOR … /A/SU/2013

Tahun terbit

Kode jabatan

Kode masalah

Nomor urut

c. Surat Edaran, Instruksi, Surat Perintah, dan Surat Tugas

Penomoran surat edaran, instruksi, surat perintah, dan surat

tugas merupakan tanggung jawab tata usaha/sekretariat

satuan kerja yang dientri dari modul intra LIPI. Nomor ditulis

huruf awal kapital selanjutnya angka nomor ditulis dengan

angka arab, kode jabatan ditulis huruf kapital, kode masalah

ditulis dengan huruf kapital, bulan ditulis dengan angka

70

romawi, tahun ditulis dengan tahun terbit.

Format penomoran sebagai berikut:

SURAT EDARAN

Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

INSTRUKSI


SURAT PERINTAH


SURAT TUGAS


Contoh penomoran surat edaran sebagai berikut:

SURAT EDARAN

NOMOR … /SU/A/XI/2013

Tahun terbit

Kode masalah

Bulan terbit

(angka romawi)

Kode jabatan

Sekretaris

utama

Nomor urut

2. Nomor Naskah Korespondensi

Penomoran naskah dinas korespondensi terdiri atas penomoran

naskah dinas untuk nota dinas, memorandum, surat dinas

eksternal, dan surat undangan. Penomoran naskah dinas

korespondensi organisasi/satuan kerja merupakan tanggung

jawab tata usaha/pengelola persuratan, yang dientri pada modul

TNDE Intra LIPI.

71

a. Nota Dinas dan Memorandum

Format penomoran untuk nota dinas dan memorandum sebagai

berikut:

NOTA DINAS


MEMORANDUM


Keterangan:

nomor : nomor urut dalam modul TNDE Intra

LIPI

kode jabatan : kode jabatan penanda tangan

kode masalah : kode masalah dari isi nota

dinas/memorandum

bulan : bulan surat dibuat/ditulis dalam

angka romawi

tahun terbit : tahun terbit surat ditulis dengan

angka arab

b. Surat Dinas dan Undangan

Dalam penomoran, surat dinas eksternal dan surat undangan

harus memberikan kode derajat pengamanan. Kode tersebut

untuk menentukan derajat pengamanan surat. Jenis kode

derajat pengamanan terdiri dari:

SR : Sangat Rahasia

R : Rahasia

B : Biasa

Format penomoran surat dinas dan surat undangan sebagai

berikut:

Kode derajat pengamanan-nomor/kode jabatan/kode

masalah/bulan/tahun

Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani Kepala LIPI

Nomor: SR-001/K/OT/II/2013

SR : kode derajat pengamanan surat dinas

o : nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra

72

LIPI)

K : kode jabatan untuk Kepala LIPI

OT : kode masalah/klasifikasi arsip

II : bulan dengan angka romawi

2013 : tahun terbit dengan angka arab

Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani satuan kerja

Nomor: B-001/SU.1/KP/II/2013

B : kode derajat pengamanan surat dinas

001: nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE

Intra LIPI)

SU.1 : kode jabatan untuk Biro Perencanaan dan

Keuangan LIPI

KP : kode masalah/klasifikasi arsip

II : bulan dengan angka romawi

2013 : tahun terbit dengan angka arab

3. Nomor Salinan Surat

Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa

surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya

tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun

sebagai berikut:

a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat

rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman

pertama.

b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu

salinan.

c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama

dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus

dicantumkan sebagai lampiran.

73

Contoh untuk surat yang dibuat dengan tiga salinan, maka setiap

salinan diberi kode seperti di bawah ini (di pojok kanan bawah).

1/3

2/3

3/3

Keterangan:

1/3 : salinan ke-1 dari 3 salinan, bilangan angka

ke-1 menunjukkan alamat yang dituju

2/3 dst . : bilangan angka ke-2 menunjukkan jumlah

salinan yang beredar sesuai dengan jumlah tembusan dan

seterusnya.

E. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka

arab (1, 2, 3, dst.) dan dicantumkan secara simetris di tengah atas

dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor,

kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah

dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

Contoh Penomoran Halaman:

(tidak usah diberi nomor di halaman 1)

-2-

-3-

74

F. Ketentuan Jarak Spasi

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian

dan estetika dengan mempertimbangkan jenis dan isi naskah dinas.

G. Penggunaan Huruf

Naskah dinas menggunakan huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12,

sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan.

H. Lampiran

Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus

diberi nomor urut dengan angka arab (1, 2, 3, dst.). Nomor halaman

lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

I. Daftar Distribusi

Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat

sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah.

Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

J. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai

dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan

dilakukan sebagai berikut:

1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat

Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans

dasar.

2. Surat dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan

ditulis pada alinea pembuka dan diikuti substansi materi surat

yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan

harus ditulis secara kronologis.

Cara menulis rujukan sebagai berikut:

Rujukan berupa naskah: penulisan rujukan berupa naskah

mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi

rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas,

jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas,

75

tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.

Rujukan berupa surat dinas: penulisan rujukan berupa surat

dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang

menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis surat,

jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal

penandatanganan surat, dan hal.

Rujukan berupa surat dinas elektronik: penulisan rujukan

berupa surat dinas elektronik (surat yang dikirimkan melalui

sarana elektronik) diatur tersendiri.

Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah tidak harus

dicantumkan seperti pada surat dinas yang ditujukan kepada

instansi pemerintah.

K. Ruang Tanda Tangan

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas

yang memuat nama jabatan (misalnya Kepala, Deputi, dan Kepala

Satuan Kerja) yang dirangkaikan dengan nama organisasi/satuan kerja.

1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah

baris kalimat terakhir.

2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama dan tidak disingkat.

3. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat baris.

4. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat

mengatur ditulis dengan huruf kapital, sedangkan nama pejabat

yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur

ditulis dengan huruf awal kapital.

5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ±3

cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris

terpanjang.

L. Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah

dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara

penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan

naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri

sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi

dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang

digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:

76

1. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2

baris di bawah kop, apabila tidak

menggunakan kop naskah dinas, sekurang-

kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas

2. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah

kertas

3. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari kiri kertas

4. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari kanan

kertas

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di

atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu

naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam

paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

M. Penggunaan Bahasa

Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan

menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu

diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan

benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku yaitu Tata

Bahasa Baku Bahasa Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa

Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

N. Media/Sarana Naskah Dinas

Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang

dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

1. Kertas Naskah Dinas

a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram.

b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu

lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau

kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu,

serendah-rendahnya menggunakan kertas dengan kadar

keasaman (pH) 7.

c. Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang

ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri.

d. Surat dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih

77

dengan kualitas terbaik white bond.

e. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi

adalah A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8,27 x 11,69 inci). Di

samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat

digunakan kertas dengan ukuran berikut:

1) A3 (297 x 420 mm);

2) A5 (148 x 210 mm);

3) Folio (210 x 330 mm).

2. Sampul Naskah Dinas

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,

terutama untuk surat keluar instansi. Sampul dinas dipergunakan

untuk mencantumkan alamat tujuan surat keluar. Sampul naskah

dinas berwarna putih dan cokelat serta dicetak logo dan nama

satuan kerja.

O. Susunan Surat Dinas

1. Kop Surat

Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi

pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut.

a. Kop Surat Nama Jabatan

1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat yang

menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama

jabatan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani

oleh Kepala LIPI.

2) Kop surat nama jabatan terdiri atas logo LIPI di tengah dan

nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila

nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau

akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan

ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan

hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.

b. Kop Surat Nama Instansi/Satuan Kerja

1) Kop surat nama instansi/satuan kerja menunjukkan nama dan

alamat instansi/satuan kerja. Kertas dengan kop surat yang

dimaksud digunakan untuk memudahkan surat-menyurat

eksternal.

78

2) Kop surat untuk naskah dinas arahan, nota dinas, dan

memorandum dicetak tidak menggunakan alamat.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:

a. tanggal ditulis dengan angka arab;

b. nama bulan ditulis lengkap;

c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab.

3. Hal Surat

Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok

kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan

berikut:

a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang

dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;

b. memudahkan identifikasi;

c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

4. Alamat Surat

a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari

instansi pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat

ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi.

b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan

urutan sebagai berikut:

1) nama jabatan;

2) jalan;

3) kota;

4) kode pos.

5. Paragraf dan Spasi Surat

Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu

dengan yang lain dan merupakan satu-kesatuan. Fungsi paragraf

adalah mempermudah pemahaman penerima dan memisahkan atau

menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat dinas

diketik 1 spasi dan diberi jarak 1,5 atau 2 spasi di antara paragraf

yang satu dengan paragraf yang lain. Surat yang terdiri atas satu

paragraf, jarak antarbarisnya adalah 2 spasi. Pemaragrafan ditandai

dengan takuk, yaitu ±6 ketuk atau spasi.

6. Warna Tinta

Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam,

sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru

tua.

79

7. Salinan

Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan

terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan

kepada pejabat terkait.

8. Tingkat Keamanan

a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat

dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan

keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak

sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan

membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang

berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara.

Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak

berhak, surat ini akan merugikan negara.

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu

(Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam

rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan

ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas

dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut

disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang

sama dengan warna cap pada surat asli.

c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas

yang tidak termasuk butir a dan b. Namun, tidak berarti bahwa

isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak

berhak mengetahuinya.

9. Kecepatan Penyampaian

Penyampaian surat harus sesuai dengan kepentingan surat. Kriteria

kecepatan penyampaian surat sebagai berikut:

a. Sangat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/

disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.

b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan

dalam batas waktu 2 x 24 jam.

c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan

menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.

80

P. Ketentuan Surat-menyurat

1. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat

tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk

mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju

tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan

mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.

2. Alur Surat-menyurat

Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan

tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang

berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

3. Disposisi

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan

naskah dinas korespondensi; ditulis secara jelas pada lembar

disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu-

kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.

Format disposisi dapat dilihat pada contoh:

81

BAB IV

PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung penyelenggaraan tugas

fungsi organisasi. Jika pelaksanaan korespondensi tidak diatur dengan

cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan

naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan

efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.

A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum)

Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota

dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan

nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di tata

usaha/sekretariat pimpinan atau di bagian lain yang menyelenggarakan

fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan

pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal

1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas

harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak

menimbulkan salah penafsiran.

b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara

dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana

komunikasi resmi.

c. Jawaban terhadap surat yang masuk:

1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada

penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu

proses komunikasi.

2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap

konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

2. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Masuk

Surat masuk adalah naskah dinas dari eksternal atau internal

instansi yang diterima dalam sampul tertutup atau terbuka untuk

disampaikan kepada tujuan surat. Untuk memudahkan

pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk

82

sebaiknya dipusatkan di Bagian Tata usaha atau di bagian lain

yang menyelenggarakan fungsi tata usaha

persuratan/kesekretariatan pada satuan kerja. Penanganan surat

masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut:

a. Penerimaan

Penerimaan surat masuk adalah kegiatan menerima surat dari

eksternal atau internal instansi yang diantar oleh kurir.

b. Pemilahan/Penyortiran

1) Tahap pemilahan/penyortiran surat masuk dikelompokkan

berdasarkan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan

penyampaian.

Tingkat keamanan surat sebagai berikut:

a) Sangat Rahasia : SR

b) Rahasia : R

c) Biasa : B

Tingkat kecepatan penyampaian surat sebagai berikut:

a) Sangat Segera

b) Segera

c) Biasa

2) Pemilahan/penyortiran surat dinas dilakukan untuk

menentukan apakah akan disampaikan kepada pimpinan

atau langsung kepada pejabat yang menangani.

3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) atau

sampul tidak berkop dinas, termasuk surat yang harus

disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam

keadaan sampul tertutup.

c. Pencatatan

1) Surat masuk dicatat pada buku agenda dan lembar

pengantar surat masuk oleh Bagian Tata Usaha atau

bagian yang menangani kesekretariatan yang selanjutnya

akan disampaikan kepada pimpinan.

2) Pada tingkat pengolah pencatatan/entri data surat masuk

dilakukan dengan modul TNDE Intra LIPI, surat masuk

dilampirkan formulir lembar disposisi manual. Lembar

disposisi manual merupakan sarana yang digunakan oleh

pejabat/pimpinan dalam memberikan arahan surat masuk.

83

Surat masuk dan lembar disposisi manual merupakan

kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3) Pencatatan pada tingkat unit pengolah dilakukan dengan

melampirkan formulir lembar disposisi manual.

4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan

SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau

pejabat tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan

satuan kerja.

5) Pencatatan nomor surat masuk dimulai dari nomor 1 pada

bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam

satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31

Desember.

d. Pengolahan

1) Tahap pengolahan surat masuk dilakukan setelah

pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil

sehubungan dengan surat masuk tersebut.

2) Tindak lanjut dari surat masuk dapat dibuat naskah dinas

baru atau naskah dinas tersebut disimpan.

e. Penyimpanan

Naskah dinas surat masuk harus disimpan sesuai dengan

Pedoman Tata Kearsipan LIPI.

f. Sarana Penanganan Surat Masuk

1) Buku agenda penerimaan surat masuk;

2) Lembar pengantar;

3) Lembar disposisi yang dicetak dari intra LIPI dengan mengentri

data surat masuk sesuai dengan tahapan pada modul TNDE

Intra LIPI:

• Nomor agenda : nomor urut mulai dari 1, 2, 3, dst.

• Tanggal terima : tanggal surat masuk diterima

• Nomor dan tanggal surat masuk : nomor dan tanggal yang tertera pada

naskah dinas surat masuk

• Asal surat :nama instansi/satuan pengirim naskah dinas

• Perihal : pokok surat

• Lampiran : jumlah berkas

• Isi ringkas naskah dinas : maksud isi naskah dinas

84

(Jika jaringan intra LIPI bermasalah, pencatatan dilakukan

secara manual dengan menggunakan formulir lembar disposisi.)

3. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Keluar

Naskah dinas surat keluar adalah naskah dinas yang dibuat untuk

dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat keluar.

Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut:

a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan konsep hingga ke

penandatanganan surat dinas. Penyiapan naskah dinas surat

keluar dilaksanakan sebagai berikut:

a) adanya instruksi pimpinan;

b) reaksi atas suatu aksi;

c) adanya konsep baru.

2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar sebagai berikut:

a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh

pejabat/pegawai yang membidangi berdasarkan arahan

pimpinan seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau

pejabat yang ditunjuk.

b) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan lebih

dulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat

atau pejabat yang diserahi wewenang.

c) Setiap konsep surat dinas sebelum disetujui oleh pejabat

yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal

dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan

konsep surat dinas tersebut.

d) Setelah konsep surat dinas yang disetujui dicetak pada

kertas kop dinas, surat dinas yang sudah dicetak

sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang

dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di

bawahnya yang bertugas menyiapkan surat dinas.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah

pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di

sebelah kiri sebelum nama pejabat penanda tangan

surat.

2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah

pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di

sebelah kanan setelah nama pejabat penanda

85

tangan.

3) Naskah dinas surat keluar yang sudah

ditandatangani oleh pejabat/pimpinan, proses

selanjutnya sebagai berikut:

• Pemberian tanggal surat, tanggal naskah dinas sebaiknya sesuai dengan

tanggal tanda tangan pejabat/pimpinan.

• Penomoran naskah dinas, pemberian nomor naskah dinas sesuai dengan

ketentuan pada modul TNDE Intra LIPI.

b. Pencatatan

Surat keluar dicatat/dientri dalam daftar pencatatan surat keluar

elektronik yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya

sesuai dengan ketentuan modul TNDE Intra LIPI.

c. Penggandaan

Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas

dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya

alamat yang dituju. Perbanyakan naskah dinas dilakukan dengan

cara sebagai berikut:

1) Menyalin adalah memindahkan teks asli ke dalam alat lainnya

yang mengakibatkan perubahan format dan ukuran.

Penggandaan dengan cara menyalin, legalisasinya berbunyi

seperti contoh berikut:

Contoh:

Disalin sesuai dengan aslinya

Jakarta, ………………………………

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Ttd dan cap dinas

NAMA TERANG

NIP

2) Memindai (scaning) adalah melakukan pembacaan data dengan

cara memindahkan bentuk media dari kertas ke bentuk

elektronik dan dapat dicetak duplikatnya untuk kepentingan

administrasi dengan legalisasi keabsahan.

86

3) Fotokopi (salinan dengan fotokopi) apabila diperlukan legalisasi

dilakukan seperti pada menyalin.

Contoh:

Fotokopi sesuai dengan aslinya

Jakarta, ………………………………

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Ttd dan cap dinas

NAMA TERANG

NIP

Hal yang harus diperhatikan dalam penggandaan sebagai berikut:

1. Penggandaan surat dinas dilakukan setelah surat keluar

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang;

2. Naskah dinas yang digandakan belum diberi cap dinas;

3. Pemberian cap dinas pada hasil penggandaan harus

asli/basah;

4. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju

(alamat distribusi) termasuk jumlah tembusan;

5. Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan

penyampaiannya sangat segera dan segera harus

didahulukan;

6. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat

rahasia dan rahasia harus diawasi dengan ketat;

7. Tata usaha pimpinan/sekretariat berkewajiban menjaga agar

penggandaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku;

d. Pengiriman

1. Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke sampul

dinas sesuai dengan alamat tertuju;

2. Sampul dinas surat keluar harus menunjukkan tingkat

keamanan naskah dinas tersebut. Tingkat keamanan naskah

dinas dapat dilihat pada kode awal penomoran naskah dinas;

3. Sampul dinas surat keluar juga harus diberi cap tingkat

kecepatan penyampaian. Cap tingkat kecepatan penyampaian

87

naskah dinas surat keluar sebagai berikut:

• Sangat Segera/Kilat

• Segera

• Biasa

4. Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisi

sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan formulir tanda bukti

pengiriman tersendiri;

5. Untuk kepentingan keamanan naskah dinas surat keluar,

sekretaris/pimpinan sekretariat mengutamakan keselamatan

pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat

keamanannya SR/R.

e. Penyimpanan

Naskah dinas surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku dalam Pedoman Tata Kearsipan

LIPI.

88

BAB V

PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS

A. Penandatanganan

Kepala LIPI, Eselon I lainnya, dan Kepala Satuan Kerja di lingkungan

LIPI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam

organisasi atau satuan kerjanya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat

dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat

berwenang. Pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas

eksternal adalah pejabat struktural eselon I dan serendah-rendahnya

kepala satuan kerja.

Kewenangan menandatangani naskah dinas sebagai berikut:

1. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat dinas

antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat

kebijakan/keputusan/ arahan berada di Kepala LIPI.

2. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak

bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat

diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap

tingkat eselon atau kepala satuan kerja yang diberi kewenangan

untuk menandatanganinya.

3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan

korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan

sebagai berikut:

a) Sekretaris Utama LIPI dapat memperoleh pelimpahan

kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang

supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional,

termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh kedeputian.

b) Sekretaris Utama/Deputi dapat memperoleh penyerahan/

pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas yang

berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan

bidang masing-masing.

B. Penggunaan Garis Kewenangan

Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh

pejabat yang mempunyai tugas dan fungsi terkait mendapat

pelimpahan dari pejabat yang berwenang.

1. Penandatanganan

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis

kewenangan dapat dilaksanakan dengan cara:

89

a) Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang

menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat

yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan

tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan

penandatanganan atas nama (a.n.) adalah pejabat satu tingkat

di bawahnya. Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis

lengkap dengan huruf kapital di setiap awal kata, didahului

dengan singkatan a.n. Contoh:

a.n. Kepala LIPI

Deputi/Sekretaris Utama,

ttd

Nama Lengkap

Persyaratan penggunaan tanda tangan a.n. sebagai berikut:

• Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis.

• Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi

tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan.

• Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat

berada pada pejabat yang diatasnamakan.

b) Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang

diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu

tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan

setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti

urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.

Contoh:

a.n. Kepala LIPI

Sekretaris Utama/ Deputi,

u.b.

Kepala Biro... ...............

ttd

Nama Lengkap

90

Persyaratan penggunaan u.b. sebagai berikut:

• Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat

pejabat struktural di bawahnya.

• Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung

jawab pejabat yang melimpahkan wewenangnya.

• U.b dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai

pejabat sementara atau yang mewakili.

• Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi

kuasa.

c) Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat

(Plt.) sebagai berikut:

1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan

karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih

lanjut.

2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan

pejabat yang definitif ditetapkan.

Contoh:

Plt. Kepala Biro Umum,

ttd

Nama Lengkap

d) Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat

(Plh.) sebagai berikut:

1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di

tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan

sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang

menggantikannya.

2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan

pejabat yang definitif kembali di tempat.

91

Contoh:

Plh. Kepala Biro Umum,

ttd

Nama Lengkap

e) Ketua TIM/Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen

Penandatanganan surat keluar dapat dilakukan oleh Ketua

Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen dengan

ketentuan sebagai berikut:

1. Penugasan Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat

Komitmen berdasarkan Keputusan Kepala LIPI dan

eselon 1 lainnya sesuai dengan jangka waktu yang

ditentukan.

2. Naskah dinas yang dibuat oleh ketua Tim/Panitia tidak

menggunakan cap dinas organisasi atau satuan kerja,

cap dinas dibuat berdasarkan kegiatan penugasan.

Contoh:

Pejabat Pembuat Komitmen

ttd

Nama Lengkap

f) Untuk Perhatian (u.p.)

Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk

perhatian) untuk keperluan berikut:

1. mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan

dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan

instansi;

2. mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima

surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat

penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;

3. mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu

kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

92

Contoh:

Yth. Kepala LIPI

Jalan Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 17210

u.p.

Deputi Bidang Jasa Ilmiah

KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN

No. Jenis Naskah

Dinas

Kepal

a

LIPI

Wak

a

LIPI

Sestam

a

Dep

uti

Kapus/K

aro/

Ka UPT

Kabag

/

Kabid

Kasubbid

/

Kasubba

g

1. Peraturan √ - - - - - -

2. Keputusan √ - √ √ √ √ √

3. Pedoman √ - √ √ - - -

4. Petunjuk

Pelaksanaan √ √ √ - - -

5. Instruksi √ √ √ √ √ - -

6.

Standar

Operasional

Prosedur (SOP)

√ √ √ √ √ √ -

7. Surat Edaran √ √ √ √ √ -

8. Surat Perintah √ √ √ √ √ √ -

9. Surat Tugas √ √ √ √ √ √ -

10. Memorandum √ √ √ √ √

√ √

11. Nota Dinas √ √ √ √ √

√ √

93

12. Naskah Dinas

Eksternal √ √ √ √

√ - -

13. Surat Undangan √ √ √ √ √

√ √

14. Surat Perjanjian √ √ √ √ √

- -

15. Surat Panggilan √ √ √ √ √

√ √

16. Surat Kuasa √ √ √ √ √

√ √

17. Berita Acara √ √ √ √ √

√ √

18. Surat

Keterangan √ √ √ √

√ √ √

19. Surat Pengantar √ √ √ √ √

√ √

20. Pengumuman √ √ √ √ √

√ √

21. Laporan √ √ √ √ √

√ √

22. Telaahan Staf √ √ √ √ √

√ √

94

BAB VI

PENGGUNAAN LOGO LIPI DALAM NASKAH DINAS

Logo LIPI digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau

identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di semua jajaran aparatur pemerintah, perlu

ditentukan penggunaan logo LIPI pada kertas surat, sampul, dan cap dinas.

A. Ketentuan Penggunaan Logo LIPI

1. Umum

a. Logo LIPI adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf

yang digunakan dalam tata naskah dinas Lembaga Ilmu Pegetahuan

Indonesia sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.

b. Logo LIPI digunakan oleh pejabat berwenang pada organisasi atau satuan

kerja di lingkungan LIPI.

2. Logo LIPI wajib digunakan untuk:

a. kepala naskah dinas;

b. cap dinas;

c. sampul/amplop dinas;

d. dokumen resmi yang diterbitkan oleh LIPI;

e. stop map;

f. papan nama kantor;

g. kartu tanda pengenal pegawai;

h. tanda pengenal pin pegawai;

i. label barang milik negara; dan

j. situs resmi.

3. Logo LIPI dapat digunakan pada:

a. gedung kantor; dan

b. untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.

4. Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam poin 2 dan 3 harus

mendapatkan izin dari Sekretaris Utama.

B. Penggunaan Logo pada Kepala Naskah Dinas

1. Kepala naskah dinas dibuat untuk mencetak naskah dinas sesuai dengan

jenis dan format naskah dinas. Kepala naskah dinas terdiri dari:

a. Kepala Naskah Dinas Internal

b. Kepala Naskah Dinas Eksternal

2. Ukuran kertas kepala naskah dinas sebagai berikut:

a. A4 yang berukuran 210 x 297 mm

b. A3 yang berukuran 297 x 420 mm

c. Folio berukuran 210 x 330 mm

d. A5 yang berukuran 148 x 210 mm

95

3. Bentuk dan spesifikasi logo pada kepala naskah dinas sebagai berikut:

a. Logo pada kepala naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk,

perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

b. Tulisan nama organisasi/satuan kerja dicetak tebal dengan huruf kapital

tipe Times ukuran 16 pt dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis

dengan huruf awal kapital berukuran 12 pt.

c. Jika organisasi atau satuan kerja telah bersertifikasi ISO, logo ISO bisa

diletakkan di sebelah kanan atas dari kepala naskah dinas dengan

ukuran tidak boleh melebihi ukuran logo LIPI.

Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada Kepala Naskah Dinas Internal

96

Format kepala naskah dinas internal untuk eselon I.

Format kepala naskah dinas internal satuan kerja.

97

Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada kepala naskah dinas eksternal

Format kepala naskah dinas eksternal eselon I.

98

Format kepala naskah dinas eksternal eselon I dengan logo tambahan.

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja.

99

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan.

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan

lebih dari satu maka disusun vertikal dengan proporsi besar tidak melebihi

logo identitas utama.

C. Penggunaan Logo LIPI pada Cap Dinas

1. Bentuk dan spesifikasi cap dinas dengan logo LIPI untuk kepala LIPI dan

wakil kepala LIPI sebagai berikut:

100

a. Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5

mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = 0,8

mm dan R2 = R3 = 0,2 mm.

b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran

kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama organisasi. Pada

lingkaran ketiga, terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI” dengan lebar

20 mm dan tinggi menyesuaikan.

c. Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di atas

logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway.

d. Pada bagian bawah tertulis “Kepala” untuk cap dinas kepala LIPI dan

“Wakil Kepala” untuk cap dinas wakil kepala LIPI.

e. Tinta cap instansi berwarna ungu.

Format Cap Dinas Kepala LIPI dan Wakil Kepala LIPI

f. Format cap dinas satuan kerja sebagai berikut: 1) Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 =

18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran

R1= 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm.

2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran

kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama satuan kerja.

3) Pada lingkaran ketiga terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI”

dengan tinggi 17,7 mm sedangkan lebarnya menyesuaikan

proporsional sesuai dengan tinggi.

4) Logo LIPI ditempatkan pada lingkaran tengah dengan posisi

center.

5) Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di

atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue

Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan nama satuan

kerja.

101

6) Tulisan nama satuan kerja ditempatkan di bawah logo LIPI

dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway,

ukuran disesuaikan proporsional dengan tulisan “Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia”.

Bentuk Stempel

Kepala LIPI

Wakil Kepala LIPI

Sekretaris Utama

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian

Deputi

Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik

Deputi

Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan

Deputi Bidang Jasa Ilmiah

102

Biro Perencanaan dan Keuangan

Biro Organisasi dan Kepegawaian

Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek

Biro Umum dan Perlengkapan

Pusat Pembinaan, Pedidikan,

dan Pelatihan Peneliti

Pusat Penelitian Perkembangan Iptek

Pusat Penelitian Geoteknologi

Pusat Penelitian Oseanografi

Pusat Penelitian Limnologi

Pusat Penelitian Metalurgi

103

UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung

UPT Loka Teknik Jambang Kulon

UPT Loka Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa

UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung

UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak

UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon

UPT Loka Pengembangan

Kompetensi SDM Oseanografi Pulau Pari

UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut Mataram

Pusat Penelitian Biologi

Pusat Penelitian Bioteknologi

Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor

UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial

104

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya

Eka Karya Bali

Pusat Penelitian Fisika

Pusat Penelitian Kimia

Pusat Penelitian Informatika

Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik

Pusat Elektronika dan Telekomunikasi

UPT Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat Guna Subang

UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia

UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi

105

Pusat Penelitian Ekonomi

Pusat Penelitian Kependudukan

Pusat Penelitian Politik

Pusat Penelitian Sumber Daya Regional

Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan

Kebudayaan

Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian

Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi, dan

Metrologi

Pusat Inovasi

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

UPT Balai Informasi Teknologi

106

UPT Balai Pengembangan Instrumentasi

UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS)

Inspektorat

UPT Loka Pengembangan Biota Laut Tual

D. Penggunaan Logo LIPI pada Sampul Naskah Dinas

Sampul dinas adalah tempat untuk naskah dinas yang akan dikirim. Ukuran

dan bentuk sampul dinas pada organisasi/satuan kerja di lingkungan LIPI harus

disesuaikan dengan naskah dinas.

• Ukuran sampul dinas:

Ukuran sampul naskah dinas lebih besar dan disesuaikan dengan

ukuran naskah dinas. Untuk naskah dinas A4 dan folio dipergunakan

sampul dengan ukuran 23 x 11 cm.

• Bentuk sampul dinas A4:

107

Bentuk sampul menggunakan logo tambahan

E. Pengawasan

Pimpinan instansi/satuan kerja bertanggung jawab atas pelaksanaan ketentuan

ini dan wajib melakukan pengawasan.

108

BAB VII

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN,

DAN PEMBETULAN NASKAH DINAS

Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan naskah dinas

harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas yang diadakan

perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan tersebut.

A. Pengertian

1. Perubahan

Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas.

Perubahan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.

2. Pencabutan

Pencabutan mempunyai arti bahwa naskah dinas tidak berlaku

sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas

dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

3. Pembatalan

Pembatalan mempunyai arti bahwa semua materi naskah dinas

tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan

naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

4. Pembetulan

Pembetulan atau ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena

terjadi salah pengetikan atau salah cetak atas kesalahan yang

sifatnya tidak substansial, misalnya penulisan angka, huruf, dan

nama orang.

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Pembetulan

1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut,

atau dibatalkan harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan

naskah dinas yang sama jenisnya.

2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan

pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas

tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik

dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas

atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah atau pejabat yang

berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

109

BAB VIII

PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini merupakan acuan bagi

satuan kerja di lingkungan LIPI dalam pelaksanaan Tata Naskah

Dinas untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang

efektif dan efisien.

Dengan menerapkan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini

diharapkan dapat tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman

tentang penyelenggaraan Tata Naskah Dinas sehingga terwujud

tertib administrasi di lingkungan LIPI.

Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,

ttd.

Lukman Hakim

Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek, ttd. Bogie Soedjatmiko Eko Tjahjono NIP 19560226 198603 1 001

salinan peraturan kepala lembaga ilmu pengetahuan indonesia nomor 010/e/2013 tentang pedoman tata...

Documents