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Présentation Paramétrage La DSN Arrêt de Travail La DSN Mensuelle Sage Paie i7 - DSN Guide Utilisateur Phase 2 1

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  • Prsentation

    Paramtrage

    La DSN Arrt de

    Travail

    La DSN Mensuelle

    Sage Paie i7 - DSNGuide Utilisateur

    Phase 2

    1

  • Toutes les informations prsentes dans cette formation sont fournies titre indicatif et ne sont pas

    exhaustives. Elles concernent la DSN Phase 2 , et son fonctionnement dans le cadre de lutilisation

    de Sage Paie & RH gnration i7 et Sage DS.

    Ces informations sont susceptibles de modification, en particulier pendant la phase de dmarrage de

    la DSN, et ne peuvent en aucun cas engager la responsabilit de NRC.

    Des mises jour rgulires sont opres sur le site officiel de la DSN DSN-info.fr concernant le

    fonctionnement de la DSN. Nous vous invitons le consulter rgulirement.

    2

  • Prsentation

    3

  • La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dmatrialise des donnes issues de la paie

    et la transmission dmatrialise de signalements dvnements.

    Dans un contexte de complexit administrative et dclarative trs forte, le gouvernement a fait de la

    DSN un des chantiers majeurs de Pacte national pour la croissance, la comptitivit et lemploi.

    Les entreprises peuvent transmettre la DSN en remplacement des dclarations :

    Phase 1 :

    lattestation de salaire pour le versement des indemnits journalires (DSIJ) sauf AT et MP

    lattestation employeur destine Ple emploi (AED)

    la dclaration et lenqute de mouvements de main duvre (DMMO et EMMO)

    la radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance complmentaire et

    supplmentaire

    Phase 2 :

    lattestation de salaires pour les indemnits journalires de scurit sociale AT et maladie

    professionnelle

    le relev mensuel des contrats de mission (travail temporaire)

    le bordereau rcapitulatif des cotisations URSSAF (BRC/DUCS)

    le tableau rcapitulatif annuel des cotisations URSSAF (TR)

    La DSN, une dclaration pour les remplacer toutes

    4

  • 5

  • Il existe trois types de DSN :

    DSN de Signalement dArrt de travail / Reprise de travail

    Une DSN par vnement arrt de travail de nature Maladie, Maternit, Paternit et AT

    Une DSN par vnement de reprise du travail anticipe

    => A destination des CPAM

    DSN de Signalement de Fin de contrat de travail

    Une DSN par vnement Fin de contrat de travail

    => A destination de Ple Emploi

    DSN Mensuelle

    Une DSN mensuelle par tablissement

    Avec les salaris, leurs contrats et paies du mois

    + Un rcapitulatif des vnements du mois (arrts de travail, ruptures de contrat, autres suspensions

    du contrat de travail)

    6

    DSN

    De

    Signalement

    dvnement

  • DSN transmises chaque mois Dates d'exigibilit

    DSN Mensuelle (Par tablissement)

    Le 5 ou le 15 du mois suivant

    l'chance DUCS URSSAF ( 12h)

    DSN de signalement d'arrt de travail

    => pour chaque vnement d'absence : maladie,

    maternit, paternit et AT (DSIJ)

    Si subrogation : le 5 ou le 15 du mois

    suivant

    Si non subrogation : au cours du mois

    (dans les 5 jours ouvrs suivant la

    date de connaissance de l'vnement)

    DSN de signalement de Fin de contrat de travail

    =>pour chaque rupture de contrat de travail (AED)

    Dans les 5 jours ouvrs qui suivent la

    rupture du contrat de travail

    Dates

    dexigibilit

    7

  • Dclarations substitues Rgles de substitution

    DSIJ Attestation de salaire pour le versement des IJ

    Maladie / Maternit / Paternit

    Remplace par un signalement Arrt de

    travail . Trois mois aprs lenvoi de la premire

    DSN Mensuelle sauf AT et MP (12 mois)

    DMMO Dclaration des Mouvements de Main duvre Ds lenvoi de la premire DSN Mensuelle

    EMMO Enqute sur les Mouvements de Main duvre Ds le dbut du trimestre suivant ladhsion la DSN

    Dclaration de radiation adresse aux organismes grant les

    contrats collectifs (prvoyance, assurance, mutuelle)

    Ds lenvoi de la premire DSN Mensuelle

    AED Attestation Employeur destine Ple emploi

    Remplace par le signalement Fin de contrat de

    travail

    Au bout de 12 mois civils antrieurs au DJTP

    pour les fins de contrats dont la date de dbut

    est antrieure ladhsion la DSN

    A la fin de contrat pour les contrats dont la

    date de dbut est postrieure ladhsion la

    DSN

    Rgles de

    substitution

    En phase 2, nous nallons pas gnrer de DSN pour les fin de contrat, tant donn quil faut un an de dclaratif.8

  • Paramtrage

    Afin que soient transmises toutes les informations ncessaires au traitement des dclarations, les paramtrages suivants sont ncessaires lorsque vous crez un nouveau salari.

    9

  • - Si plusieurs contrats pendant le mme mois, il convient de les diffrencier en alimentant le champ Rfrence / N Contrat de travailSur les versions rcentes, la zone est alimente automatiquement la cration dun salari ou dun nouveau contrat.

    - le motif de contrat CDD

    La nature du contrat et la date de dbut doivent tre correctement renseignes. Il convient galement de vrifier si besoin (via le bouton Anciens contrats), si les contrats prcdents comportent tous une date de fin.

    Pour un CDD, il faut indiquer en plus : - la date de fin prvisionnelle

    Onglet Contrat

    10

  • Onglet Poste

    Pour les stagiaires concerns, renseigner le statut catgoriel "98 -retraite complmentaire ne dfinissant pas de statut catgoriel"

    11

  • Onglet PaieLa mise en sommeil est dsormais associe obligatoirement une suspension du contrat de travail.Lors de son activation, renseigner les dates de dbut, de fin ainsi quun des motifs disponibles.

    Pour chaque salari, il convient de renseigner lunit de temps de travail ainsi que la quotit de travail mensuelle.

    Afin de faciliter la saisie de la quotit, une documentation est disponible sur le site DSN Info : http://www.dsn-info.fr/documentation/note-mesures-activites-et-absences-dsn.pdf

    12

    http://www.dsn-info.fr/documentation/note-mesures-activites-et-absences-dsn.pdf

  • Onglet DADSU

    Afin que la DUCS URSSAF reste cohrente, il faut absolument affecter le taux AT auquel est rattach le salari.

    Il faut galement que seules les rubriques AT du salari soient actives dans les bulletins (mme si les autres ne sont pas utilises)

    13

  • Onglet Infos Libres

    Renseigner le nombre dheures prendre en compte par jour dabsence

    14

    Uniquement pour les paramtrages dheures DSN en mode rels.

  • La DSN Arrt

    de Travail

    Principes du signalement Le signalement Arrt de Travail Le signalement de reprise anticipe La gestion des prolongations

    15

  • Une DSN de signalement arrt de travail est faite par vnement de nature :

    Maladie

    Maternit

    Paternit

    AT et Maladie professionnelle

    Une DSN de signalement reprise du travail anticipe est faite si le salari travaille avant la date de

    reprise normale.

    Cette information est destination des CPAM

    Principes du signalement

    16

    Les DSN de Signalement Arrt de travail se substituent aux dclarations DSIJ actuelles.

    Quand une DSN Signalement Arrt de Travail est transmise, une DSIJ est donc reconstitue et envoye

    la CNAM (sur la base des informations du signalement lui-mme et des donnes transmises via les

    DSN mensuelles prcdentes).

  • En cas de non subrogation En cas de subrogation

    Transmission de la DSN de signalement Arrt de

    Travail dans un dlai de 5 jours compter de la

    date de connaissance de larrt (et pas la date

    effective de larrt).

    => Permet de rpondre aux contraintes des

    entreprises qui grent les arrts de travail avec un

    dlai de remonte de linformation en Paie : saisie

    en M+1 des arrts du mois M

    Le signalement darrt de travail peut

    tre transmis au-del du dlai des 5

    jours et au plus tard la dernire

    chance de transmission de la DSN

    Mensuelle (le 5 ou le 15 du mois M+1).

    Le signalement peut donc tre

    transmis en mme temps que la DSN

    Mensuelle.

    Principes du signalement

    17

  • Principes du signalement

    Description de la structure dun signalement arrt de travail.

    S21.G00.60 Arrts de travail

    Le motif de larrt (S21.G00.60.001)

    La date de dernier jour travaill (S21.G00.60.002)

    Date de fin prvisionnelle (S21.G00.60.003)

    Information indiquant sil y a subrogation ou non (S21.G00.60.004)

    Les dates de dbut et de fin de la subrogation (S21.G00.60.005 et S21.G00.60.006)

    Date de reprise (S21.G00.60.010)

    Motif de reprise (S21.G00.60.011)

    18

  • Le Signalement Arrt de travail

    Exemple : Un salari est en arrt maladie du 20 au 30 octobre

    DSN Signalement Arrt de travail (arrt maladie)

    S21.G00.60 :Motif de larrt : 01 maladieDernier jour travaill : 19/10/2015Date de fin prvisionnelle : 30/10/2015Subrogation : 01 ouiDates

    Envoi dun signalement Arrt de travail (lors de la connaissance de lvnement arrt maladie)

    DSN MensuelleAlimentation

    automatique des champs

    DSN mensuelle doctobre

    - S21.G00.50 Paie Date de versement : 31/10/2015

    - S21.G00.51 Rmunration Du 01/10/2015 au 31/10/2015

    - S21.G00.60Motif de larrt : 01 maladieDernier jour travaill : 19/10/2015Date de fin prvisionnelle : 30/10/2015

    Date de reprise : 02/11/2015Motif de la reprise : normale

    Dans la DSN Mensuelle : La date et le motif de reprise sont renseigns sur la reprise a eu lieu.Pour un arrt sur deux mois la date et le motif de reprise seront renseigns sur la DSN mensuelle du 2me mois

    19

  • Le Signalement Arrt de travailCration de larrt dans Sage Paie

    1

    2

    3

    *

    * Indiquer la date la plus

    lointaine pour la subrogation

    20

  • Le Signalement Arrt de travailLancement du module DS

    1

    2

    3

    21

  • Le Signalement Arrt de travailGnration de la dclaration

    Le logiciel charge les

    informations dans le module

    dclaratif

    La dclaration nouvellement cre apparait en gras.

    22

  • Le Signalement Arrt de travailLe suivi des DSN

    Cest la principale fentre de gestion des DSN. On la retrouvera galement lors de la cration des

    DSN Mensuelles

    Elle comporte :

    Une barre daccs aux fonctionnalits, en haut de lcran

    Un accs aux diffrents types de DSN sous forme donglets

    La liste des dclarations, en corps> Un double clic sur la ligne permet douvrir la dclaration

    23

  • Le Signalement Arrt de travailAvertissements

    24

    Message davertissement : Historique des trois mois de DSN Mensuelle non trouv

  • Le Signalement Arrt de travailDescriptif des informations de la dclaration

    Les informations sont classes par catgories (classes en onglets) :

    Contient les informations relatives lenvoi, lmetteur (logiciel, socit, contact)

    Contient les informations relatives la dclaration (type, numro )

    Contient les coordonnes de ltablissement

    Contient les donnes relatives au salari

    Cet onglet se divise en trois sous onglets : Salari, Contrat et Arrt de travail

    25

  • Le Signalement Arrt de travailLes contrles effectuer

    Afin denvoyer la dclaration, des contrles sont effectuer :

    Vrifier lexactitude des informations contenues dans longlet Salari

    Lancer le contrleur du cahier des charges afin de vrifier si la dclaration respecte bien

    la norme (sous peine dtre refuse lors de lenvoi)

    Deux outils de contrle sont votre disposition :

    Loutil Sage :

    Loutil net entreprise :

    Pour plus defficacit, les deux peuvent tre utiliss lun aprs lautre.

    Lavantage de loutil de Sage est quil nous amne directement sur le champ corriger par

    un simple double clic sur la ligne derreur. Le DSN-VAL est plus efficace car mis jour plus

    rgulirement (cf. Annexe MAJ DSN-VAL)

    26

  • Le Signalement Arrt de travailLe DSN-VAL

    Il faut se fier au numro de la rubrique afin de retrouver facilement linformation dans la

    dclaration.

    Un fichier Excel vous a t remis avec les correspondances des rubriques dans Sage Paie.

    27

  • Le Signalement Arrt de travailLenvoi

    Une fois la dclaration contrle, il faut lenvoyer.

    Deux possibilits se prsentent :

    La dclaration en ligne (envoi via Sage Direct), en

    renseignant les coordonnes du compte Net-

    entreprises (garde en mmoire)

    La gnration du fichier .txt (pour dpt manuel sur

    Net-entreprises)

    Un mode test est galement disponible.

    La dclaration ayant t vrifie au pralable, il nest pas

    obligatoire de laisser la case Contrler la

    dclaration coche.

    Dans Sage Direct, le statut de la dclaration reste en orange,

    cest normal. Le certificat de conformit est disponible dans

    le , ainsi que sur net-entreprise, et vous le

    recevez galement par mail.

    28

  • Le Signalement Arrt de travailLa reprise anticipe

    Le seul cas de transmission dun signalement de reprise est une reprise anticipe.

    Si la reprise a lieu la date prvue, le dclarant ne transmet pas de signalement de reprise.

    Les donnes attendues dans le signalement de reprise :

    Date de fin prvisionnelle (S21.G00.60.003)

    Date de reprise (S21.G00.60.010)

    Motif de la reprise (S21.G00.60.11) : Normal par dfaut (sinon cocher Avec

    reprise temps partiel )

    Dernier jour travaill (S21.G00.60.002) (Mme que le signalement darrt)

    La date et le motif de reprise seront dclars dans la DSN Mensuelle suivante.

    Gnration du signalement de reprise anticipe.

    Le signalement de reprise anticipe est gnr en mme temps que le signalement darrts

    de travail : fonction DSN Arrts de travail sur la liste des arrts de travail.

    29

  • Le Signalement Arrt de travailLa reprise anticipe

    Exemple : Un salari est en arrt maladie du 20 au 30 octobre et reprend son activit le 28.

    DSN Signalement Arrt de travail (arrt maladie)

    S21.G00.60 :Motif de larrt : 01 maladieDernier jour travaill : 19/10/2015Date de fin prvisionnelle : 30/10/2015Subrogation : 01 ouiDates

    Envoi dun signalement Arrt de travail (lors de la connaissance de lvnement arrt maladie)

    DSN MensuelleAlimentation automatique des champs

    DSN mensuelle doctobre

    - S21.G00.60Motif de larrt : 01 maladieDernier jour travaill : 19/10/2015Date de fin prvisionnelle : 30/10/2015

    Date de reprise : 28/10/2015Motif de la reprise : normale

    DSN Signalement Arrt de travail (arrt maladie)

    S21.G00.60 :Motif de larrt : 01 maladieDernier jour travaill : 19/10/2015Date de fin prvisionnelle : 30/10/2015Date de la reprise : 28/10/2015Motif de la reprise : 01 normale

    Envoi dun signalement Reprise anticipe (lors du retour du salari)

    30

  • Le Signalement Arrt de travailLa reprise anticipe

    Cocher Anticipe et renseigner la date de reprise

    31

  • Le Signalement Arrt de travailReprise anticipe

    Le principe est le mme que pour la gnration de larrt initial. Une dclaration de reprise a t cre :

    La procdure de contrle/envoi reste inchange.

    32

  • Le Signalement Arrt de travailLa prolongation

    Pour une prolongation darrt de travail, il ne faut pas produire de signalement.Par contre, la prolongation doit tre porte dans la DSN Mensuelle (priode relle de larrt qui a volu)

    Saisie de la prolongation en PaieSur la liste des arrts de travail, slectionnez larrt qui est prolong et utilisez la fonction Prolongation .

    Un salari est en arrt maladie du 20 au 30 octobre et est prolong jusquau 06/11/2015.

    33

  • Le Signalement Arrt de travailLa prolongation

    Un deuxime arrt est cr dans la Paie, mais il ne doit pas tre signal.

    Dans la DSN Mensuelle, les donnes attendues sont :

    Nouvelle date de fin prvisionnelle (S21.G00.60.003)

    Date de reprise (S21.G00.60.010) et le motif de la reprise (S21.G00.60.11), si lemploy a dj

    repris au moment de lmission de la mensuelle

    Dernier jour travaill (S21.G00.60.002) (qui na pas chang par rapport larrt initial)

    34

  • La DSN

    Mensuelle

    Principe gnral Synchronisation des donnes Traitement et vrification des donnes Annule et remplace

    35

  • La DSN Mensuelle est la dernire tape de traitement du mois.

    Une DSN Mensuelle par tablissement doit tre faite

    > Avec les salaris, leurs contrats et paies du mois

    > + Un rcapitulatif des vnements du mois (arrts de travail, ruptures de contrat, autres

    suspensions du contrat de travail)

    Principe gnral

    Si un tablissement possde des salaris au rgime gnral ET au rgime agricole, dans ce cas, lors de la gnration de la DSN, 2 DSN sont gnres.Une pour le rgime gnral et une pour le rgime agricole.

    36

  • Synchronisation des donnes

    Une fois les bulletins de salaire dits (un calcul sans dition suffira) et avant la clture du mois, il est

    ncessaire de transfrer les donnes de la paie vers Sage Dclarations Sociales.

    Menu Etats / DSN / DSN Mensuelle / Transfert des donnes / Autres et choisir le mois en cours.

    Ou bouton de la barre doutils.

    37

    Un accs direct permet de

    consulter les DSN

    prcdemment cres et ne

    transfert aucune donnes de

    paie.

    * *

  • Traitement et vrification des donnes

    Contrle du nombre de salaris dclars dans la DSN : vous pouvez comparer le nombre de salaris qui apparait en bas gauche de la liste des salaris au nombre de salaris prsents sur le livre de paie.Pour rappel, dans la DSN chaque tablissement est trait dans une dclaration diffrente.

    Ce nombre doit galement tenir compte des salaris mis en sommeil qui nont pas de bulletin sur le mois en cours.

    Contrle des donnes lies ltablissement pour la DUCS

    Dans la paie diter ltat rsum des cotisations et comparer cet tat celui disponible dans le bouton "Imprimer" / "Cotisations URSSAF" ct Sage DS.

    38

  • Traitement et vrification des donnes

    Le total des deux tats est diffrent du fait que lon ne dclare pas les centimes.

    39

  • Traitement et vrification des donnes

    Il est possible aussi de sortir une DUCS papier pour la vrification.Cependant, si vous avez de la taxe transport, il y aura une ligne 900 par salari sur ltat. Ce nest pas une erreur, cest d au fait que le code INSEE de la commune rattache est renseign (obligatoire en DSN).

    De prfrence, il faut sortir une DUCS EDI

    40

  • Traitement et vrification des donnes

    Vrifier la cohrence des donnes dclares

    Deux outils de contrle sont votre disposition :

    Loutil Sage :

    Loutil net entreprise :

    Comme pour la DSN de signalement, pour plus defficacit, les deux peuvent tre

    utiliss lun aprs lautre.

    Les donnes chiffres doivent tre scrupuleusement vrifies

    41

  • Traitement et vrification des donnes

    Vrification des donnes lies aux salarisDans la DSN bouton Imprimer puis Contrle montants DSN pour faire les comparaisons avec le livre de paie ou ltat rsum des cotisations.

    Au maximum, 10 rubriques peuvent tre slectionnes.Dcocher Nimprimer que les salaris avec carts afin de voir les montants par salaris ainsi que les totaux.

    Note : Les cotisations sont dj vrifies via le bordereau.

    42

  • Traitement et vrification des donnes

    Une fois tous les contrles effectus, il faut envoyer la DSN via le bouton Envoyer , choisir le mode Test ou Rel.

    La procdure est la mme que pour lenvoi dune DSN de Signalement Arrt de travail .

    Un rcapitulatif des envois de DSN est disponible sur net entreprises dans la catgorie DSN.

    Il est fortement conseill daller consulter les contrles mtiers sur NET ENTREPRISE.Une acceptation par NET ENTREPRISE ne signifie pas une acceptation des organismes, notamment des cotisations par lURSSAF.

    En cas de refus (par net entreprise)Si la dclaration est refuse, il faut revenir dans le suivi des DSN (clic droit/marquer comme non envoye) et la modifier, puis la renvoyer.

    43

  • Annule et remplace

    Le 1er dpt effectu chaque mois par le dclarant est une DSN dite Normale .

    Toute DSN Mensuelle pour laquelle vous avez reu un certificat de conformit peut tre modifie par la constitution et lenvoi dune nouvelle DSN Mensuelle de type Annule et remplace .

    La dclaration Annule et remplace nest accepte que dans la limite de la date dchance.Une fois passe la date dchance, les modifications devront tre opres sur la paie dun mois ultrieur.

    Tout signalement pour lequel vous avez reu un certificat de conformit peut tre modifi sans limite de date par lenvoi dun signalement de type Annule et remplace .Si la modification souhaite est une annulation complte, il doit tre mis un signalement de type Annule

    44

    Il nexiste pas de limite au nombre dannule et remplace produites et envoyes

  • Remarques

    Les DSN sont conserver 5 ans. Il est donc trs important de sauvegarder galement le fichier .sdf en complment des fichiers habituels lors de votre sauvegarde mensuelle avant clture.

    45

    Dans le cas dune BDD SQL, sauvegarder la base DS en complment de la base de Paie

  • Merci de votre confiance

    46

  • Annexes

    47

  • DSN NEANTDepuis la version 7.50 du logiciel de paie le statut des tablissements (Normal, Nant, NePasDeclarer)

    en DSN est paramtrer dans le logiciel de paie dans le menu Listes \ Etablissement \ Onglet

    "DSN/DADS".

    Normal : "Etablissement dclarer" = Coch

    Nant : "Etablissement nant" = Coch

    NePasDeclarer : "Etablissement dclarer" = Dcoch

    48

  • MAJ DSN-VAL

    Loutil a t install sur votre poste et un raccourci a du tre cr afin de pouvoir ouvrir le

    contrleur en dehors du logiciel Sage.

    Le logiciel peut proposer la mise jour au dmarrage, si ce nest pas le cas, il faut cliquer

    sur loutil correspondant.

    Le cahier des charges tant susceptible de changer, il est important de tenir le DSN-VAL

    jour.

    49