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Présentation Paramétrage La DSN Arrêt de Travail La DSN Mensuelle Sage Paie i7 - DSN Guide Utilisateur Phase 2 1

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• Présentation

• Paramétrage

• La DSN Arrêt de

Travail

• La DSN Mensuelle

Sage Paie i7 - DSNGuide Utilisateur

Phase 2

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Toutes les informations présentes dans cette formation sont fournies à titre indicatif et ne sont pas

exhaustives. Elles concernent la DSN « Phase 2 », et son fonctionnement dans le cadre de l’utilisation

de Sage Paie & RH génération i7 et Sage DS.

Ces informations sont susceptibles de modification, en particulier pendant la phase de démarrage de

la DSN, et ne peuvent en aucun cas engager la responsabilité de NRC.

Des mises à jour régulières sont opérées sur le site officiel de la DSN « DSN-info.fr » concernant le

fonctionnement de la DSN. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.

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Présentation

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La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie

et la transmission dématérialisée de signalements d’événements.

Dans un contexte de complexité administrative et déclarative très forte, le gouvernement a fait de la

DSN un des chantiers majeurs de Pacte national pour la croissance, la compétitivité et l’emploi.

Les entreprises peuvent transmettre la DSN en remplacement des déclarations :

Phase 1 :

l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (DSIJ) sauf AT et MP

l’attestation employeur destinée à Pôle emploi (AED)

la déclaration et l’enquête de mouvements de main d’œuvre (DMMO et EMMO)

la radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance complémentaire et

supplémentaire

Phase 2 :

l’attestation de salaires pour les indemnités journalières de sécurité sociale AT et maladie

professionnelle

le relevé mensuel des contrats de mission (travail temporaire)

le bordereau récapitulatif des cotisations URSSAF (BRC/DUCS)

le tableau récapitulatif annuel des cotisations URSSAF (TR)

La DSN, une déclaration pour les remplacer toutes

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Il existe trois types de DSN :

DSN de Signalement d’Arrêt de travail / Reprise de travail

• Une DSN par évènement arrêt de travail de nature Maladie, Maternité, Paternité et AT

• Une DSN par évènement de reprise du travail anticipée

=> A destination des CPAM

DSN de Signalement de Fin de contrat de travail

• Une DSN par évènement Fin de contrat de travail

=> A destination de Pôle Emploi

DSN Mensuelle

• Une DSN mensuelle par établissement

• Avec les salariés, leurs contrats et paies du mois

+ Un récapitulatif des évènements du mois (arrêts de travail, ruptures de contrat, autres suspensions

du contrat de travail)

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DSN

De

Signalement

d’événement

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DSN transmises chaque mois Dates d'exigibilité

DSN Mensuelle (Par établissement)

Le 5 ou le 15 du mois suivant

l'échéance DUCS URSSAF (à 12h)

DSN de signalement d'arrêt de travail

=> pour chaque évènement d'absence : maladie,

maternité, paternité et AT (DSIJ)

Si subrogation : le 5 ou le 15 du mois

suivant

Si non subrogation : au cours du mois

(dans les 5 jours ouvrés suivant la

date de connaissance de l'évènement)

DSN de signalement de Fin de contrat de travail

=>pour chaque rupture de contrat de travail (AED)

Dans les 5 jours ouvrés qui suivent la

rupture du contrat de travail

Dates

d’exigibilité

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Déclarations substituées Règles de substitution

DSIJ – Attestation de salaire pour le versement des IJ

Maladie / Maternité / Paternité

Remplacée par un signalement « Arrêt de

travail ». Trois mois après l’envoi de la première

DSN Mensuelle sauf AT et MP (12 mois)

DMMO – Déclaration des Mouvements de Main d’Œuvre Dès l’envoi de la première DSN Mensuelle

EMMO – Enquête sur les Mouvements de Main d’Œuvre Dès le début du trimestre suivant l’adhésion à la

DSN

Déclaration de radiation adressée aux organismes gérant les

contrats collectifs (prévoyance, assurance, mutuelle)

Dès l’envoi de la première DSN Mensuelle

AED – Attestation Employeur destinée à Pôle emploi

Remplacée par le signalement « Fin de contrat de

travail »

• Au bout de 12 mois civils antérieurs au DJTP

pour les fins de contrats dont la date de début

est antérieure à l’adhésion à la DSN

• A la fin de contrat pour les contrats dont la

date de début est postérieure à l’adhésion à la

DSN

Règles de

substitution

En phase 2, nous n’allons pas générer de DSN pour les fin de contrat, étant donné qu’il faut un an de déclaratif.8

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Paramétrage

Afin que soient transmises toutes les informations nécessaires au traitement des déclarations, les paramétrages suivants sont nécessaires lorsque vous créez un nouveau salarié.

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- Si plusieurs contrats pendant le même mois, il convient de les différencier en alimentant le champ Référence / N° Contrat de travailSur les versions récentes, la zone est alimentée automatiquement à la création d’un salarié ou d’un nouveau contrat.

- le motif de contrat CDD

La nature du contrat et la date de début doivent être correctement renseignées. Il convient également de vérifier si besoin (via le bouton Anciens contrats), si les contrats précédents comportent tous une date de fin.

Pour un CDD, il faut indiquer en plus : - la date de fin prévisionnelle

Onglet Contrat

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Onglet Poste

Pour les stagiaires concernés, renseigner le statut catégoriel à "98 -retraite complémentaire ne définissant pas de statut catégoriel"

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Onglet PaieLa mise en sommeil est désormais associée obligatoirement à une suspension du contrat de travail.Lors de son activation, renseigner les dates de début, de fin ainsi qu’un des motifs disponibles.

Pour chaque salarié, il convient de renseigner l’unité de temps de travail ainsi que la quotité de travail mensuelle.

Afin de faciliter la saisie de la quotité, une documentation est disponible sur le site DSN Info : http://www.dsn-info.fr/documentation/note-mesures-activites-et-absences-dsn.pdf

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Onglet DADSU

Afin que la DUCS URSSAF reste cohérente, il faut absolument affecter le taux AT auquel est rattaché le salarié.

Il faut également que seules les rubriques AT du salarié soient activées dans les bulletins (même si les autres ne sont pas utilisées)

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Onglet Infos Libres

Renseigner le nombre d’heures à prendre en compte par jour d’absence

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Uniquement pour les paramétrages d’heures DSN en mode réels.

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La DSN Arrêt

de Travail

• Principes du signalement• Le signalement Arrêt de Travail• Le signalement de reprise anticipée• La gestion des prolongations

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Une DSN de signalement arrêt de travail est faite par évènement de nature :

• Maladie

• Maternité

• Paternité

• AT et Maladie professionnelle

Une DSN de signalement reprise du travail anticipée est faite si le salarié travaille avant la date de

reprise normale.

Cette information est à destination des CPAM

• Principes du signalement

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Les DSN de Signalement Arrêt de travail se substituent aux déclarations DSIJ actuelles.

Quand une DSN Signalement Arrêt de Travail est transmise, une DSIJ est donc reconstituée et envoyée

à la CNAM (sur la base des informations du signalement lui-même et des données transmises via les

DSN mensuelles précédentes).

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En cas de non subrogation En cas de subrogation

Transmission de la DSN de signalement Arrêt de

Travail dans un délai de 5 jours à compter de la

date de connaissance de l’arrêt (et pas la date

effective de l’arrêt).

=> Permet de répondre aux contraintes des

entreprises qui gèrent les arrêts de travail avec un

délai de remontée de l’information en Paie : saisie

en M+1 des arrêts du mois M

Le signalement d’arrêt de travail peut

être transmis au-delà du délai des 5

jours et au plus tard à la dernière

échéance de transmission de la DSN

Mensuelle (le 5 ou le 15 du mois M+1).

Le signalement peut donc être

transmis en même temps que la DSN

Mensuelle.

• Principes du signalement

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• Principes du signalement

Description de la structure d’un signalement arrêt de travail.

S21.G00.60 – Arrêts de travail

• Le motif de l’arrêt (S21.G00.60.001)

• La date de dernier jour travaillé (S21.G00.60.002)

• Date de fin prévisionnelle (S21.G00.60.003)

• Information indiquant s’il y a subrogation ou non (S21.G00.60.004)

• Les dates de début et de fin de la subrogation (S21.G00.60.005 et S21.G00.60.006)

• Date de reprise (S21.G00.60.010)

• Motif de reprise (S21.G00.60.011)

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• Le Signalement Arrêt de travail

Exemple : Un salarié est en arrêt maladie du 20 au 30 octobre

DSN Signalement Arrêt de travail (arrêt maladie)

S21.G00.60 :Motif de l’arrêt : 01 –maladieDernier jour travaillé : 19/10/2015Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015Subrogation : 01 – ouiDates …

Envoi d’un signalement « Arrêt de travail » (lors de la connaissance de l’évènement arrêt maladie)

DSN MensuelleAlimentation

automatique des champs

DSN mensuelle d’octobre

- S21.G00.50 « Paie »Date de versement : 31/10/2015

- S21.G00.51 « Rémunération » Du 01/10/2015 au 31/10/2015

- S21.G00.60Motif de l’arrêt : 01 – maladieDernier jour travaillé : 19/10/2015Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015

Date de reprise : 02/11/2015Motif de la reprise : normale

Dans la DSN Mensuelle : La date et le motif de reprise sont renseignés sur la reprise a eu lieu.Pour un arrêt sur deux mois la date et le motif de reprise seront renseignés sur la DSN mensuelle du 2ème mois

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• Le Signalement Arrêt de travailCréation de l’arrêt dans Sage Paie

1

2

3

*

* Indiquer la date la plus

lointaine pour la subrogation

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• Le Signalement Arrêt de travailLancement du module DS

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2

3

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• Le Signalement Arrêt de travailGénération de la déclaration

Le logiciel charge les

informations dans le module

déclaratif

La déclaration nouvellement créée apparait en gras.

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• Le Signalement Arrêt de travailLe suivi des DSN

C’est la principale fenêtre de gestion des DSN. On la retrouvera également lors de la création des

DSN Mensuelles

Elle comporte :

• Une barre d’accès aux fonctionnalités, en haut de l’écran

• Un accès aux différents types de DSN sous forme d’onglets

• La liste des déclarations, en corps> Un double clic sur la ligne permet d’ouvrir la déclaration

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• Le Signalement Arrêt de travailAvertissements

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Message d’avertissement : Historique des trois mois de DSN Mensuelle non trouvé

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• Le Signalement Arrêt de travailDescriptif des informations de la déclaration

Les informations sont classées par catégories (classées en onglets) :

Contient les informations relatives à l’envoi, à l’émetteur (logiciel, société, contact)

Contient les informations relatives à la déclaration (type, numéro …)

Contient les coordonnées de l’établissement

Contient les données relatives au salarié

Cet onglet se divise en trois sous onglets : Salarié, Contrat et Arrêt de travail

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• Le Signalement Arrêt de travailLes contrôles à effectuer

Afin d’envoyer la déclaration, des contrôles sont à effectuer :

• Vérifier l’exactitude des informations contenues dans l’onglet Salarié

• Lancer le contrôleur du cahier des charges afin de vérifier si la déclaration respecte bien

la norme (sous peine d’être refusée lors de l’envoi)

Deux outils de contrôle sont à votre disposition :

L’outil Sage :

L’outil net entreprise :

Pour plus d’efficacité, les deux peuvent être utilisés l’un après l’autre.

L’avantage de l’outil de Sage est qu’il nous amène directement sur le champ à corriger par

un simple double clic sur la ligne d’erreur. Le DSN-VAL est plus efficace car mis à jour plus

régulièrement (cf. Annexe MAJ DSN-VAL)

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• Le Signalement Arrêt de travailLe DSN-VAL

Il faut se fier au numéro de la rubrique afin de retrouver facilement l’information dans la

déclaration.

Un fichier Excel vous a été remis avec les correspondances des rubriques dans Sage Paie.

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• Le Signalement Arrêt de travailL’envoi

Une fois la déclaration contrôlée, il faut l’envoyer.

Deux possibilités se présentent :

• La déclaration en ligne (envoi via Sage Direct), en

renseignant les coordonnées du compte Net-

entreprises (garde en mémoire)

• La génération du fichier .txt (pour dépôt manuel sur

Net-entreprises)

Un mode test est également disponible.

La déclaration ayant été vérifiée au préalable, il n’est pas

obligatoire de laisser la case « Contrôler la

déclaration… » cochée.

Dans Sage Direct, le statut de la déclaration reste en orange,

c’est normal. Le certificat de conformité est disponible dans

le , ainsi que sur net-entreprise, et vous le

recevez également par mail.

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• Le Signalement Arrêt de travailLa reprise anticipée

Le seul cas de transmission d’un signalement de reprise est une reprise anticipée.

Si la reprise a lieu à la date prévue, le déclarant ne transmet pas de signalement de reprise.

Les données attendues dans le signalement de reprise :

• Date de fin prévisionnelle (S21.G00.60.003)

• Date de reprise (S21.G00.60.010)

• Motif de la reprise (S21.G00.60.11) : « Normal » par défaut (sinon cocher « Avec

reprise à temps partiel »)

• Dernier jour travaillé (S21.G00.60.002) (Même que le signalement d’arrêt)

La date et le motif de reprise seront déclarés dans la DSN Mensuelle suivante.

Génération du signalement de reprise anticipée.

Le signalement de reprise anticipée est généré en même temps que le signalement d’arrêts

de travail : fonction « DSN – Arrêts de travail » sur la liste des arrêts de travail.

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• Le Signalement Arrêt de travailLa reprise anticipée

Exemple : Un salarié est en arrêt maladie du 20 au 30 octobre et reprend son activité le 28.

DSN Signalement Arrêt de travail (arrêt maladie)

S21.G00.60 :Motif de l’arrêt : 01 –maladieDernier jour travaillé : 19/10/2015Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015Subrogation : 01 – ouiDates …

Envoi d’un signalement « Arrêt de travail » (lors de la connaissance de l’évènement arrêt maladie)

DSN MensuelleAlimentation automatique des champs

DSN mensuelle d’octobre

- S21.G00.60Motif de l’arrêt : 01 – maladieDernier jour travaillé : 19/10/2015Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015

Date de reprise : 28/10/2015Motif de la reprise : normale

DSN Signalement Arrêt de travail (arrêt maladie)

S21.G00.60 :Motif de l’arrêt : 01 – maladieDernier jour travaillé : 19/10/2015Date de fin prévisionnelle : 30/10/2015…Date de la reprise : 28/10/2015Motif de la reprise : 01 –normale

Envoi d’un signalement « Reprise anticipée» (lors du retour du salarié)

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• Le Signalement Arrêt de travailLa reprise anticipée

Cocher « Anticipée » et renseigner la date de reprise

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• Le Signalement Arrêt de travailReprise anticipée

Le principe est le même que pour la génération de l’arrêt initial. Une déclaration de reprise a été créée :

La procédure de contrôle/envoi reste inchangée.

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• Le Signalement Arrêt de travailLa prolongation

Pour une prolongation d’arrêt de travail, il ne faut pas produire de signalement.Par contre, la prolongation doit être portée dans la DSN Mensuelle (période réelle de l’arrêt qui a évolué)

Saisie de la prolongation en PaieSur la liste des arrêts de travail, sélectionnez l’arrêt qui est prolongé et utilisez la fonction « Prolongation ».

Un salarié est en arrêt maladie du 20 au 30 octobre et est prolongé jusqu’au 06/11/2015.

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• Le Signalement Arrêt de travailLa prolongation

Un deuxième arrêt est créé dans la Paie, mais il ne doit pas être signalé.

Dans la DSN Mensuelle, les données attendues sont :

• Nouvelle date de fin prévisionnelle (S21.G00.60.003)

• Date de reprise (S21.G00.60.010) et le motif de la reprise (S21.G00.60.11), si l’employé a déjà

repris au moment de l’émission de la mensuelle

• Dernier jour travaillé (S21.G00.60.002) (qui n’a pas changé par rapport à l’arrêt initial)

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La DSN

Mensuelle

• Principe général• Synchronisation des données• Traitement et vérification des données• Annule et remplace

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La DSN Mensuelle est la dernière étape de traitement du mois.

Une DSN Mensuelle par établissement doit être faite

> Avec les salariés, leurs contrats et paies du mois

> + Un récapitulatif des évènements du mois (arrêts de travail, ruptures de contrat, autres

suspensions du contrat de travail)

• Principe général

Si un établissement possède des salariés au régime général ET au régime agricole, dans ce cas, lors de la génération de la DSN, 2 DSN sont générées.Une pour le régime général et une pour le régime agricole.

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• Synchronisation des données

Une fois les bulletins de salaire édités (un calcul sans édition suffira) et avant la clôture du mois, il est

nécessaire de transférer les données de la paie vers Sage Déclarations Sociales.

Menu Etats / DSN / DSN Mensuelle / Transfert des données / Autres et choisir le mois en cours.

Ou bouton de la barre d’outils.

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Un accès direct permet de

consulter les DSN

précédemment créées et ne

transfert aucune données de

paie.

* *

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• Traitement et vérification des données

• Contrôle du nombre de salariés déclarés dans la DSN : vous pouvez comparer le nombre de salariés qui apparait en bas à gauche de la liste des salariés au nombre de salariés présents sur le livre de paie.Pour rappel, dans la DSN chaque établissement est traité dans une déclaration différente.

Ce nombre doit également tenir compte des salariés mis en sommeil qui n’ont pas de bulletin sur le mois en cours.

• Contrôle des données liées à l’établissement pour la DUCS

Dans la paie éditer l’état résumé des cotisations et comparer cet état à celui disponible dans le bouton "Imprimer" / "Cotisations URSSAF" côté Sage DS.

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• Traitement et vérification des données

Le total des deux états est différent du fait que l’on ne déclare pas les centimes.

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• Traitement et vérification des données

Il est possible aussi de sortir une DUCS papier pour la vérification.Cependant, si vous avez de la taxe transport, il y aura une ligne 900 par salarié sur l’état. Ce n’est pas une erreur, c’est dû au fait que le code INSEE de la commune rattachée est renseigné (obligatoire en DSN).

De préférence, il faut sortir une DUCS EDI

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• Traitement et vérification des données

Vérifier la cohérence des données déclarées

Deux outils de contrôle sont à votre disposition :

L’outil Sage :

L’outil net entreprise :

Comme pour la DSN de signalement, pour plus d’efficacité, les deux peuvent être

utilisés l’un après l’autre.

… Les données chiffrées doivent être scrupuleusement vérifiées …

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• Traitement et vérification des données

• Vérification des données liées aux salariésDans la DSN bouton « Imprimer » puis Contrôle montants DSN pour faire les comparaisons avec le livre de paie ou l’état résumé des cotisations.

Au maximum, 10 rubriques peuvent être sélectionnées.Décocher « N’imprimer que les salariés avec écarts » afin de voir les montants par salariés ainsi que les totaux.

Note : Les cotisations sont déjà vérifiées via le bordereau.

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• Traitement et vérification des données

Une fois tous les contrôles effectués, il faut envoyer la DSN via le bouton « Envoyer », choisir le mode Test ou Réel.

La procédure est la même que pour l’envoi d’une DSN de Signalement « Arrêt de travail ».

Un récapitulatif des envois de DSN est disponible sur net entreprises dans la catégorie DSN.

Il est fortement conseillé d’aller consulter les contrôles métiers sur NET ENTREPRISE.Une acceptation par NET ENTREPRISE ne signifie pas une acceptation des organismes, notamment des cotisations par l’URSSAF.

• En cas de refus (par net entreprise)Si la déclaration est refusée, il faut revenir dans le suivi des DSN (clic droit/marquer comme non envoyée) et la modifier, puis la renvoyer.

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• Annule et remplace

Le 1er dépôt effectué chaque mois par le déclarant est une DSN dite « Normale ».

Toute DSN Mensuelle pour laquelle vous avez reçu un certificat de conformité peut être modifiée par la constitution et l’envoi d’une nouvelle DSN Mensuelle de type « Annule et remplace ».

La déclaration « Annule et remplace » n’est acceptée que dans la limite de la date d’échéance.Une fois passée la date d’échéance, les modifications devront être opérées sur la paie d’un mois ultérieur.

Tout signalement pour lequel vous avez reçu un certificat de conformité peut être modifié sans limite de date par l’envoi d’un signalement de type « Annule et remplace ».Si la modification souhaitée est une annulation complète, il doit être émis un signalement de type « Annule »

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Il n’existe pas de limite au nombre d’annule et remplace produites et envoyées

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• Remarques

• Les DSN sont à conserver 5 ans. Il est donc très important de sauvegarder également le fichier .sdf en complément des fichiers habituels lors de votre sauvegarde mensuelle avant clôture.

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• Dans le cas d’une BDD SQL, sauvegarder la base DS en complément de la base de Paie

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Merci de votre confiance

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Annexes

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• DSN NEANTDepuis la version 7.50 du logiciel de paie le statut des établissements (Normal, Néant, NePasDeclarer)

en DSN est à paramétrer dans le logiciel de paie dans le menu Listes \ Etablissement \ Onglet

"DSN/DADS".

Normal : "Etablissement à déclarer" = Coché

Néant : "Etablissement néant" = Coché

NePasDeclarer : "Etablissement à déclarer" = Décoché

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• MAJ DSN-VAL

L’outil a été installé sur votre poste et un raccourci a du être créé afin de pouvoir ouvrir le

contrôleur en dehors du logiciel Sage.

Le logiciel peut proposer la mise à jour au démarrage, si ce n’est pas le cas, il faut cliquer

sur l’outil correspondant.

Le cahier des charges étant susceptible de changer, il est important de tenir le DSN-VAL à

jour.

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