sage paie et rh

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  1. 1. Paie & RH un vritable dfi pour les PME L I V R E B L A N C partenaire LIVRE BLANC
  2. 2. Introduction La volont des PME franaises doptimiser leur application de gestion de paie et de ressources humaines est motive par la forte pression lgislative des administrations, mais aussi par une ncessit grandissante de matrise des enjeux lis aux ressources humaines et de pilotage de la masse salariale. Les exigences des gestionnaires de paie et de ressources humaines voluent vers des solutions au fonctionnel plus riche et collaboratif, lutilisation plus fiable et flexible, au suivi plus automatique des obligations rglementaires et au cot le plus juste. Lagestion desRHconcernetouteslesentreprisesmme lespluspetites Nul besoin dtre une multinationale pour se proccuper de ressources humaines. Aujourdhui, toutes les entreprises mme les plus petites sont concernes par cette problmatique, ne serait-ce quau moment dtablir le bulletin de paie de leurs salaris ou de rflchir lvolution de leurs comptences. Mais au-del, la GRH comporte de multiples aspects qui vont du recrutement la gestion de la performance en passant par la formation et le dialogue social. Lagestion desRH, et plusparticulirement dela paie,est un domainecomplexequi requiert descomptences spcifiques Toutes les entreprises qui ont des salaris le savent : grer la paie est difficile et complexe. Un exemple : en France en 2009, il y a eu 130 volutions lgales qui ont concern le bulletin de paie soit une tous les deux jours ouvrs. En cinq ans, le temps de traitement de la paie a t multipli par trois ! Do la ncessit de sentourer de professionnels et davoir les outils adapts cette gestion. Des outils qui seront mis jour rgulirement par lditeur en fonction de lvolution de la rglementation. 4 Plus dinfos sur notre site
  3. 3. 5 Dessolutionscompltespour accompagner la GRHdesentreprisesdetoutetaille Les logiciels de GRH ont dabord concern la paie. Et aujourdhui, toutes les entreprises sont quipes soit directement en interne soit via leur prestataire (expert-comptable, outsourceurs...). Mme les TPE ont leur disposition une palette de solutions car trs tt certains diteurs ont considr quil fallait absolument que ces petites structures bnficient doutils fiables. Le lgislateur qui favorise la dmatrialisation a amen les plus rticentes squiper. Dsormais, les entreprises recherchent des solutions pour les autres pans de la RH (gestion des recrutements, des comptences, de la formation...). Ce sont gnralement des modules, peu coteux, qui sinterfacent assez facilement avec le SIRH de lentreprise ou pour les plus petites dentre elles avec le systme dinformation. Certains diteurs proposent mme aux PME des packages complets qui intgrent plusieurs lments de la RH. Un livreblancpour accompagner lesentreprisesdans leur choixet danslesprocessusdintgrationdesoutils Face la prolifration des outils, les PME nont pas toujours le temps ni les moyens de faire leur choix et surtout de faire le tri. Lobjectif de ce livre blanc est de fournir aux entreprises, un tat des lieux de la problmatique et les cls pour choisir la solution adapte leurs besoins. Plus dinfos sur notre site
  4. 4. La problmatiquede la paie dans lesentreprises La paie est au cur des relations entre entreprises et salaris. Elle constitue un lien tangible entre ces deux parties. Payer juste et lheure est une obligation, mais la gestion de la paie dans les entreprises est multi-facettes. Au-del de la seule gestion physique du bulletin de paie, beaucoup de paramtres ont une incidence sur la paie des collaborateurs, notamment la gestion des absences qui inclut les congs pays, les RTT, les arrts de travail (congs maladie, congs maternit) et qui sont extrmement lourds grer. Le cot de cette gestion est trs variable. Selon les accords de branche qui comportent des rglementations plus ou moins complexes, le cot de la gestion de la paie varie dune chelle de 1 10 par ETP (Employ Temps Plein). Dans ce contexte, les logiciels de gestion de la paie et des ressources humaines doivent sadapter un contexte lgal et social en constante mutation. Confronts une prise de dcision dans des dlais parfois rduits, les responsables paie & RH doivent tre accompagns par des outils de pilotage et des indicateurs cls afin de faciliter ladministration du personnel et de dynamiser la gestion du capital humain. Librs de leurs tches administratives et routinires, les DRH peuvent ainsi laborer des stratgies de dveloppement du capital humain forte valeur ajoute, afin den faire un avantage concurrentiel durable et den maximiser lemployabilit. Lesautreslmentsde la gestion desRH destination desPME La gestion des RH ne se limite pas la paie. Dautres lments peuvent aujourdhui tre traits par des logiciels spcifiques. Certains aspects administratifs sont mme obligatoirement dmatrialiss comme la tldclaration (1) . Peu peu, les entreprises sont amenes dmatrialiser lensemble des processus administratifs (DADS-U, DUCS...) pour une meilleure fluidit des changes, une rduction des erreurs et une baisse des cots. En outre, plusieurs aspects des RH peuvent tre dsormais traits par des logiciels : la gestion de la formation et par rpercussion le DIF; la gestion des congs; le recrutement et surtout la GPEC (Gestion Prvisionnelle des Emplois et des comptences). (1) Les employeurs redevables dun montant annuel de cotisations URSSAF suprieur 150 000 euros, ont lobligation de dmatrialiser leurs dclarations de cotisations auprs de lURSSAF. Ils peuvent transmettre leur dclaration en EFI, cest--dire en saisissant leur dclaration via un formulaire en ligne disponible sur un portail dclaratif Pour les entreprises quipes dun logiciel de paie compatible, elles peuvent directement produire leurs dclarations et les transfrer par fichier EDI (format DUCS EDI) sans ressaisie dinformation. Plus dinfos sur notre site
  5. 5. 7 Lesavantagesde la dmatrialisation La dmatrialisation rend possible lautomatisation des changes en supprimant les interventions manuelles de ressaisie ou de manipulation de fichier. Lautomatisation peut alors apporter ses bnfices : la traabilit des changes, leur planification, le contrle dexcution, lenvoi multidestinataire dont lenvoi conditionn (par exemple, la Dclaration Annuelle des Donnes Sociales (DADS) peut tre envoye de multiples destinataires : la CNAV/TDS, les Institutions de retraite complmentaires AGIRC-ARRCO, les institutions de prvoyance). Cest ce quon appelle aujourdhui la gestion des flux ou workflow . La dmatrialisation a profondment modifi la gestion des ressources humaines dans les entreprises. Elle permet dinformer le salari travers des self-services contrls et amliore la qualit ainsi que la pertinence de la communication entre lentreprise et ses collaborateurs. Une nouvelle tape a t franchie en 2009 avec la possibilit pour les employeurs de remettre un bulletin de paie aux salaris sous forme lectronique. Ce processus doit suivre un circuit rglementaire strict mais il simpose peu peu dans la modernisation des RH. Anne Van Doorn, Directrice du Dveloppement RH chez Sage France La GPEC est une vraie opportunit pour lentreprise. Elle permet de faire une cartographie de la socit, danticiper les vnements lis lvolution des emplois, de rflchir en amont aux recrutements faire tant en nombre dembauches quen type de comptences. Cela permet aussi de prparer les changements dorganisation, les augmentations ou les baisses de la masse salariale. Pour les DRH, cela a un impact concret car elle nous aide tre en anticipation et non en raction. Bien sr, elle est galement trs importante pour tablir les plans de formation. Par ailleurs, en priode de crise (conomique), la GPEC savre particulirement utile car elle permet dajuster trs vite les plans RH en dterminant les emplois que lon doit prserver et ceux qui sont modulables. Certes, pour lentreprise, cest un investissement et il est indispensable que la GPEC soit tablie par et pour les collaborateurs si lon veut quelle russisse. Mais il faut que limpulsion originale vienne de la Direction Gnrale car cest un investissement, en temps et en technologie. En effet, il y a une trs grande masse de donnes (comptences, rmunration) traiter. Il est donc ncessaire davoir un outil fiable pour grer ces informations mais galement faire des projections. La technologie permet de faire vivre la GPEC et de la rendre accessible aux collaborateurs et la Direction Gnrale.
  6. 6. Une rductiondescots La mise en place dun logiciel de gestion de paie ne signifie pas une rduction des cots immdiate. Il faut intgrer lachat de la licence, le contrat de maintenance (indispensable pour les mises jour), la formation des collaborateurs la nouvelle solution. En fait, le retour sur investissement est dabord li lautomatisation : pas de multi-saisie, vrification des doublons Mais elle vite galement lentreprise dinvestir dans des comptences spcifiques (spcialistes du droit du travail...) pour avoir lassurance dtre en rgle avec la lgislation. Une amliorationdelaproductivit La disponibilit dune base de donnes unique ainsi que les mises jour automatiques de la solution en fonction de lvolution de la rglementation permettent damliorer le travail des gestionnaires de paie et donc leur productivit. Elle rduit par ailleurs, les tches faible valeur ajoute (nouvelle saisie des informations, contrle). Dans le contexte conomique tendu que nous connaissons o les PME ont gnralement des effectifs trs serrs et ne peuvent embaucher, cest la possibilit de basculer des ressources (humaines) vers des tches plus haute valeur ajoute. Un meilleur suivi dela massesalarialeet la possibilitde dvelopper lescomptences Dmatrialiser les RH, cest pour une entreprise soffrir une palette doutils qui lui permet un meilleur suivi de la masse salariale et du dveloppement des comptences. Que deviennent les entretiens annuels remplis sur du papier ? Au mieux, les feuilles sont classes dans un dossier, au pire, elles vont la corbeille. En automatisant ces processus, lentreprise gagne en professionnalisme, et elle est plus mme de connatre les comptences dont elle dispose en interne (ce qui est important quand on ne peut pas recruter mais quil faut pourvoir certains postes) et peut rpondre plus prcisment aux aspirations de ses employs. Lassurancederespecter la lgislation 40 % des bulletins de paie produits en France en 2007 comportaient au moins une erreur engendrant au total un milliard deuros de redressement Urssaf, soit un montant moyen de 800 euros par entreprise, essentiellement des PME (source : Ministre du Travail 2007). Assurer la fiabilit du processus de paie est primordial afin danticiper et de grer les contraintes lgales et ainsi dviter les erreurs de calcul. Cela nest pas forcement d au gestionnaire de paie mais plutt une rglementation trs mouvante. Une tous les deux jours ouvrs en 2009 si lon tient compte des volutions lies aux conventions collectives. A cette complexit rglementaire sajoute la multiplicit des statuts de salari que ce soit lintrieur dun mme mtier (entre cadres et non cadres) ou travers diffrentes professions. Cest pourquoi, il est indispensable de travailler sur un logiciel qui est rgulirement mis jour par lditeur et parfaitement intgr dans le systme dinformation de lentreprise.
  7. 7. Lemoyen de fairecirculer linformation demanireplusrapide et plusfiable Quil sagisse de donnes de paie, dadministration du personnel ou de gestion et dorganisation des Ressources Humaines, la dmatrialisation des processus permet avant toute chose de faire circuler linformation de manire plus rapide, plus fiable et plus actualise. Toutes les personnes habilites ont la mme qualit dinformation, ce qui acclre les prises de dcision et amliore la collaboration entre les diffrentes parties prenantes (salaris, managers, DRH...). Lal uidii cation desrelationsavec lesdif rentsorganismes sociaux(CNAM,Urssaf) A lheure o lEtat incite la dmatrialisation, les entreprises sont obliges dadapter leurs outils de gestion. Mais l encore, condition davoir une solution qui est non seulement intgre dans le systme dinformation mais peut galement dialoguer avec les systmes des diffrents organismes sociaux. Outre les erreurs multiples qui peuvent coter trs cher lentreprise, la dmatrialisation permet de fluidifier et dacclrer les processus avec les diffrents organismes sociaux. LesoutilsdegestiondesRHpour lesPME Pour qui ? Des outils pour les gestionnaires de paie & les responsables RH Les nouvelles solutions dotes dinterfaces conviviales et avec des paramtrages souples mais simples facilitent le travail des professionnels et permettent de dgager du temps pour dautres tches. Les logiciels de gestion de paie ont totalement chang le mode de travail des gestionnaires de paie. Cest lensemble du service RH qui est concern par la dmatrialisation des processus que ce soit pour la gestion des congs, des absences ou de la formation. Cette fluidification donne aux directions des ressources humaines une nouvelle dimension plus oriente vers le conseil et linformation valeur ajoute. Des outils pour les managers La dmatrialisation des processus RH a redonn aux managers leur rle dencadrement et de gestion de leurs ressources humaines. Informs de la situation de leurs collaborateurs en temps rel, pouvant accder immdiatement aux informations de la direction des RH ou de leur propre management, disposant doutils et moyens de communication et de gestion collaborative, les managers ont la possibilit dinformer, de grer et de mieux communiquer avec leurs collaborateurs.
  8. 8. Des outils pour les salaris Grce aux nouvelles solutions qui intgrent des lments collaboratifs, le salari devient un acteur de lagestion des RH(danslapartie qui impacte la paie)par exemple en faisant lui mme la saisie de ses congs ou de ses absences. Les informations sont disponibles en ligne partir dune base centralise. En fonction de leurs attributions, les collaborateurs mettent jour ou visualisent les informations dont ils ont la responsabilit. Il sagit par exemple, pour le salari, de consulter en ligne son bulletin de paie, ses soldes de congs, son planning prvisionnel, son parcours de formation et ses entretiens individuels dvaluation. Bien au-del dune circulation plus rapide de linformation, la dmatrialisation des processus fait voluer lorganisation du travail en permettant la dcentralisation des tches et mme des centres de dcisions. En effet, mieux informs et disposant de tous les moyens dagir (sous contrle de workflow de validation) les salaris sont amens voir leur primtre de responsabilit slargir et leur autonomie se renforcer... Un intranet RH pour tous De plus en plus souvent, les entreprises regroupent leurs principales fonctions RH dans un Intranet. Accessible par mot de passe et disposant de diffrents niveaux de confidentialit, lIntranet RH va permettre de mutualiser sous une seule bannire toute linformation propre aux RH mais aussi de fluidifier les circuits de validation. En fonction de la taille de lentreprise, on y trouve plusieurs rubriques : direction gnrale (notes dinformation...), CE (compte-rendu, offres CE...), CHSCT (compte-rendu, consignes...), administration (procdures comptabilit/budget/notes de frais...), social (gestion du temps de travail, congs, questions mutuelle...).... Sur lIntranet RH peuvent galement figurer les lments suivants : trombinoscope, organigramme, annuaire interne, fiche par site, procdures, liste des postes, dfinition des primes, trame des entretiens annuels (pour les managers), documentation (mutuelle/ retraite), rglement intrieur... Plus dinfos sur notre site
  9. 9. 11 Comment choisir une solution de gestion desRH ? On ne choisit pas une solution de RH de la mme faon quun traitement de texte ou un tableur. Cest une solution structurante qui a un impact sur le fonctionnement de lentreprise. Cest pourquoi, avant de se lancer, il faut se poser les bonnes questions mais aussi trouver les rponses et les interlocuteurs. Quel budget ?Quel primtre ? On trouve aujourdhui sur le march une offre trs large de produits pour toutes les tailles dentreprise. Pour une TPE ou une petite PME, il nest pas forcment utile de prendre la solution la plus sophistique. Il est prfrable de choisir la solution qui sintgre le mieux dans le systme dinformation en place et qui soit facile adopter par les utilisateurs. Par ailleurs, si lentreprise commence par une gestion de paie, elle peut rapidement tre intresse par dautres modules RH. Il faut alors veiller ce que ces nouveaux modules (par exemple une gestion des congs) sintgrent bien dans la solution de paie existante. Quoiquil en soit, des logiciels de RH reprsentent un investissement pour lentreprise. Cest pourquoi, dans son choix final, elle doit privilgier une offre qui lui permette de dgager rapidement de la valeur ajoute. Lespiges viter Dans une PME o les experts informatiques sont gnralement rares, il faut tre prudent avant de faire son choix. Un benchmark des solutions disponibles et des rencontres avec les revendeurs spcialiss sont ltape pralable pour ne pas se tromper. Mais deux lments doivent tre particulirement pris en compte : Prendre une solution surdimensionne par rapport ses besoins. Malgr des similitudes dobjectif (grer la paie, grer les congs...) les PME nont pas les mmes besoins que les grandes entreprises. Elles ne doivent donc pas se laisser tenter par des solutions non adaptes leur taille, souvent trs lourde paramtrer et qui au final savreront chres et inutilisables. Prendre une solution qui na pas de mises jour rgulires On la vu, la lgislation touchant les Ressources Humaines est complexe et trs changeante. Cest pourquoi, lorsquune entreprise choisit un logiciel, elle doit tre certaine que celui-ci sera mis jour en fonction de lvolution de la rglementation.
  10. 10. Aujourdhui, accessible tout type dentreprises, la dmatrialisation des processus mtier, Paie et Ressources Humaines, permet dentraner un effet de levier sur la comptitivit de lentreprise. Un aspect dautant plus important que les DRH comme tous les autres dirigeants dentreprise sont de plus en plus soumis des exigences de retour sur investissement pour leurs actions. Nanmoins, beaucoup dorganisations notamment les plus petites rsument encore leurs GRH la paie. Alors mme que les ressources humaines intgrent normment de facteurs, quils soient administratifs (ex. DADSU...), sociaux ou comptables. Dans ce contexte, savoir choisir les bons outils technologiques est fondamental car cest en tant bien accompagne techniquement que lentreprise peut valoriser ses ressources humaines et en tirer le plus grand bnfice. Conclusion Sage 10, rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 www.sage.fr/pme Retrouvez toutes nos solutions pour dvelopper et grer votre entreprise sur www.nrc.fr