Sage One Lohn & Gehalt

Produktbeschreibung

03 Allgemeines

04 Leistungsumfang Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket

06 Leistungsbeschreibung Sage One Lohn & Gehalt Pro-Paket

08 FAQ

09 Welche Dokumente werden mir angeboten?

11 Wie sieht Sage One Lohn & Gehalt aus?

17 Zusammenfassung

19 Impressum

Inhaltsangabe

Sage One

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Sage One

Sage One Lohn & Gehalt ist eine Anwendungssoftware, die die Lohnabrech-nung für Unternehmen und private Haushalte ermöglicht. Durch den ein-fachen Aufbau, die leichte Bedienung und die automatisierten Prozesse kann der Anwender eine professionelle Lohnabrechnung ohne Schulungen oder spezielle Vorkenntnisse selbst erstellen. Die Software ist eine Online- Software-as-a-Service-Anwendung und muss nicht auf dem Endgerät instal-liert werden. Ebenso müssen keine Updates eingespielt oder bezahlt werden, da die Online-Lohnabrechnung immer auf dem aktuellsten Stand ist. Die Bedienung erfolgt einfach über den Internetbrowser, es genügt eine Internet-verbindung. Sage One Lohn & Gehalt beinhaltet natürlich die Module zur elektronischen Übermittlung der Daten an die Sozialversicherung (Dakota) und der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER). Sage One Lohn & Gehalt wird in zwei Paketen angeboten: Basis und Pro. Das Basis-Paket beinhaltet bereits alle Funktionen, die für die Lohnabrechnung benötigt werden. Durch zusätzliche Funktionen kann das Basis-Paket jeder-zeit auf das Pro-Paket erweitert werden.

Allgemeines

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Sage One

Funktionen• Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer stets aktuellen

Sage One Lohn & Gehalt Version• Ausgezeichnet mit dem GKV-Zertifikat der Spitzenverbände

der gesetzlichen Krankenkassen• Elektronische Lohnsteuerbescheinigung und

Lohnsteueranmeldung (monatlich, quartalsweise oder jährlich)• Elektronische Datenübermittlung der Beitragsnachweise, der

Sozialversicherungsmeldungen (Sofortmeldung, Meldung von Mehrfachbeschäftigten und Meldungen für Versorgungswerke)

• Elektronische Erstattungsanträge (U1 und U2) und Entgeltbescheinigung• Lohnarten: Angestellter, Arbeiter, Minijobber (Standard und RV-Freiheit),

Rentner, Auszubildende, Geschäftsführer u. v. m.• Gleitzonenregelung• Stammdatenverwaltung der Firmen- und Mitarbeiterdaten• Fehlzeitenverwaltung mit automatischer Erstellung

der Erstattungsanträge• Stundenerfassung (tagesgenau oder monatlich)• Krankenkassenverwaltung• Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz oder Krankheit• Mehrere Betriebsstätten oder Mandanten verwendbar• Einfaches Verwenden von Zuschlägen und Abzügen• Korrekturen bereits abgerechneter Leistungszeiträume

(einfache Korrektur)• Abrechnungsassistent, der durch die gesamte Abrechnung führt• Zugang zu Sage One Lohn & Gehalt über Internetbrowser• Für Windows, Mac und Linux geeignet• Verschlüsselte Verbindung mit 256-Bit-SSL-Zertifikat

Leistungsumfang Sage One Lohn & Gehalt

Basis-Paket

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Sage One

Kostenlose Zusatzleistungen• Automatische Lohnabrechnung oder/und automatische

Beitragsschätzung

Einfache und umfangreiche Auswertungen• Stundenauswertung, Fehlzeitenauswertung, Urlaubsauswertung• Lohnjournal und Lohnkonto• Finanzbuchhaltungsdatei (CSV und PDF)• Lohnscheine• Zahlungsdateien (Überweisungsträger, SEPA-Dateien,

Lastschriftenlisten, Barzahlerlisten)

Kompetenter Service• Steuerprüfungsdatei (GDPdU-Datei, optional)• Support via E-Mail• Support via Telefon (optional)• Unterstützung bei der Ersteinrichtung und Eingabe

der Firmen- und Mitarbeiterstammdaten (optional)• Jahreswechselseminare (optional)

Leistungsumfang Support (optional buchbar)• Individuelle Hotline• Bei Rückmeldefehlern von Finanzamt oder Krankenkasse

informieren wir Sie per E-Mail• Steuerprüfungsdatei gegen Bearbeitungsgebühr

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Sage One

Das Pro-Paket beinhaltet die Funktionen des Basis-Pakets und zusätzlich: Mitarbeiterverwaltung Erstellen Sie ganz einfach einen Zugang für Ihre Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine Stammdaten und Dokumente. Der Mitarbeiter kann Stamm-daten ändern, einen Urlaubsantrag stellen oder seine abgeleisteten Stunden eintragen. Diese können dann geprüft, freigegeben oder abgelehnt werden. Ebenso kann der Mitarbeiter sich seinen Lohnschein ansehen und speichern. Funktionen• Erstellen eines Zugangs für Mitarbeiter• Stammdatenänderung durch den Mitarbeiter• Lohnschein für Mitarbeiter• Urlaubsantrag online stellen• Genehmigungen verwalten

Online-Zugang für Steuerberater oder Datenerfasser Sie werden von einem Steuerberater oder Datenerfasser unterstützt? Dann können Sie jetzt ganz einfach Ihrem Steuerberater oder anderen Personen einen Online-Zugang zu Sage One Lohn & Gehalt einrichten. Auf welche Daten zugegriffen werden soll, entscheiden ganz allein Sie! Funktionen• Erstellen des Zugangs• Rollen- bzw. Rechteverteilung des Zugangs• Dokumente oder Stammdaten zur Verfügung stellen

Leistungsbeschreibung Sage One Lohn & Gehalt

Pro-Paket

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Sage One

Schnittstellen Sage One Lohn & Gehalt kann mit der Schnittstelle mit vielen Programmen automatisch kommunizieren. Schnittstellen (Stand 08/2017):• Sage 50 und Sage GS-Office• Sage New Classic• Sage Office Line 24• Collmex• freeFIBU• e-conomic.de• DATEV-Exportdatei

Kostenstellen und Kostenträger Kostenstellen und Kostenträger können angelegt und auf die Mitarbeiter verteilt werden. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter auf mehrere Kostenstellen und Kostenträger aufzuteilen.

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Sage One

Was mit Sage One Lohn & Gehalt bearbeitet werden kann Mit Sage One Lohn & Gehalt können neben der Lohnabrechnung auch die Unternehmensdaten verwaltet werden. Das Basissystem stellt Firmen- und Mitarbeiterstammdaten-Verwaltung, Lohnabrechnung (Testabrechnung und Echtabrechnung), Dokumente und Rechnungen zur Verfügung.

Ihnen stehen folgende Funktionen der Lohnabrechnung zur Verfügung:1. Test mit einer vorbelegten Demofirma2. Anlegen, ändern und löschen* der eigenen Firma3. Anlegen, ändern und löschen* der Mitarbeiter4. Anlegen, ändern und löschen von Fehlzeiten und Arbeitszeiten5. Einsicht und Download von Dokumenten6. Ausführen der monatlichen Testabrechnung ohne Monatswechsel (mehr-

fach im Monat)7. Ausführen der monatlichen Echtabrechnung inkl. Monatswechsel8. Ausführen von Korrekturen (rückwirkend für 2 Monate)* Das Löschen von Firmen- oder Mitarbeiterdaten ist nur so lange möglich, wie noch

kein Monatswechsel bzw. keine Echtabrechnung ausgeführt wurde.

Erweiterte Funktionen beinhalten Mitarbeiterverwaltung inklusive Geneh-migungswesen, Schnittstellen zu verschiedenen FiBu-Programmen (jeweils Export der durch Sage One Lohn & Gehalt produzierten fibujournal.csv) sowie Abrechnungen mittels Kostenstellen/Kostenträgern.

FAQ

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Sage One

Mit der Abrechnung in Sage One Lohn & Gehalt werden Ihnen folgende Dokumente zum entsprechenden Zeitpunkt angeboten (Dokumente, wenn nicht anders genannt, als PDF):

Welche Dokumente werden mir angeboten?

Dokument / Zeitpunkt der Anzeige

Stammdaten angelegt Testabrechnung Beitragsschuld Echtabrechnung

Lohnscheine (mit Wasserzeichen)

Lohnjournal

Lohnsteuer- anmeldung

zum Meldezeitpunkt

FiBu-Journal

Lohnkonto

Lohnsteuerbescheinigung

bei Mitarbeiteraustritt und zum Jahreswechsel

Jahreslohnjournal im Dezember

Stammdatenblatt Arbeitnehmer

Überweisungsjournal

Stundenstatistik

Arbeitszeitnachweis Minijobber

Überweisungsträger-Summe

Lastschriftenliste

SEPA_Arbeitnehmer (XML)

SEPA_Krankenkassen (XML)

Zahlungsbegleitschein Arbeitnehmer

Zahlungsbegleitschein Krankenkassen

Urlaubsliste

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Sage One

Dokument / Zeitpunkt der Anzeige

Stammdaten angelegt Testabrechnung Beitragsschuld Echtabrechnung

FiBu-Journal (CSV)

Zahlungen an ausgetretene Arbeitnehmer

Umlageerstattungsantrag U1

Umlageerstattungsantrag U2

DEÜV-Meldungsprotokolle

Sofortmeldungsprotokolle

Barzahlerliste

Beitragsnachweise

Einzelnachweise

Protokoll Zusammensetzung Beitragsnachweise

Lohnnachweis Berufsgenossenschaft

Abstimmungsliste Krankenkasse

Zusammengefasster Buchungsbeleg

Welche Dokumente werden mir angeboten?

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Sage One

Wie sieht Sage One Lohn & Gehalt aus?

Die Startseite Sage One Lohn & Gehalt unterteilt sich in Übersicht, Firma (Stammdaten der Firma), Mitarbeiter (Stammdaten, Fehlzeiten und Arbeitsstunden der Mit-arbeiter), Abrechnungen (Test- und Echtabrechnung), Dokumente (Download) und Extras (Externe Zugriffe, Genehmigungen, Schnittstellen u. Ä.).

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Sage One

Firmenübersicht Unterteilt in Firmendaten, Finanzamt und Behörden und Krankenkassen, gestaltet sich die Stammdatenpflege Ihrer Firma als übersichtlich und klar strukturiert. Fehler werden rot markiert. Im Beispiel fehlt die Betriebs-nummer der Firma.

Mitarbeiterliste In der gezeigten Liste der aktiven Mitarbeiter können Sie wählen, welchen Mitarbeiter Sie bearbeiten möchten bzw. welche Funktionen Sie aus der Detailansicht rechts ausführen möchten, die mit dem gewählten Mitarbeiter zusammenhängen.

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Sage One

Monatliche Abrechnung Die monatliche Abrechnung unterteilt sich in

1. Fehlzeiten,2. Löhne und Gehälter und3. Abrechnung.

Letztere unterteilt sich in Test- und Echtabrechnung sowie Beitrags-schätzung. Bei einer Testabrechnung wird aus den eingegebenen Daten und Änderungen der Nettolohn berechnet, und Ihnen werden Lohnscheine, versehen mit Wasserzeichen, angeboten. Bei der Testabrechnung werden keine Meldungen oder Rechnungen produziert. Bitte prüfen Sie aber, bevor Sie die Echtabrechnung ausführen, Ihre Lohnscheine, um eventuell nach-trägliche Korrekturkosten zu vermeiden.

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Sage One

Dokumente Monatsbezogen, in der Auswahl „Monat:“ Rechts oben im Menü können Sie nun die Dokumente als PDF herunterladen. Die Unterteilung wird in die Kategorien „Arbeitnehmerbezogene Dokumente“, „Zahlungsverkehr“, „Be hörden und Krankenkassen“ und „FiBu und Kostenrechnung“ vor - ge nommen.

Die aktuelle Ansicht können Sie wahlweise einzeln oder als ZIP-gepacktes Format herunterladen.

Wichtiger Hinweis: Die Dokumente bieten wir Ihnen als Download für Ihre abgerechneten Monate an. Diese werden pro Klick neu generiert mit den Daten des gewählten Abrechnungsmonats. Die Verpflichtung der Archi-vierung dieser Dokumente liegt in Ihrer Hand.

Sollte der Account aufgrund offener Zahlung, Kündigung oder Insolvenz gesperrt sein, können Sie die bereits erstellten Dokumente aus Ihrem Account nicht abrufen.

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Sage One

Extras Unter Extras haben Sie in vielerlei Hinsicht die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit Sage One Lohn & Gehalt zu vereinfachen.

• Transferieren Sie das FiBu-Journal in Ihre Sage Rechnungswesen- Software über den Punkt Schnittstellen.

In der Pro-Version enthalten:• Benutzerverwaltung – geben Sie Mitarbeitern die eigene Stammdaten-

pflege, Fehl- und Arbeitszeiten in die Hand, dann legen Sie mit dem Punkt „Genehmigungen“ fest, was Sie freigeben und was nicht.

• Mit Kostenstellen und Kostenträgern können Sie Ihre Buchhaltung strukturieren.

• Transferieren Sie das FiBu-Journal in Ihre Rechnungswesen-Software von Sage oder von anderen Anbietern über den Punkt Schnittstellen.

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Sage One

Einstellungen Unter „Einstellungen“ verwalten Sie die Rahmenbedingungen Ihres Zugangs. Die Einstellungen beinhalten die Rechnungsanschrift sowie die Zahlungs-bedingungen für die von Sage One Lohn & Gehalt an Sie gestellten Rech-nungen. Möchten Sie Ihr Passwort ändern, verwenden Sie „Benutzerdaten ändern“. Ihr gebuchtes Paket finden Sie unter „Mein aktuelles Paket“ wieder. Alle Rechnungen, ob offen oder als bezahlt markiert, finden Sie unter „Meine Rechnungen“.

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Sage One

1. Sie erhalten Zugang zum System Sage One Lohn & Gehalt zur Verwaltung und Eingabe von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendig sind (Stamm- und Bewegungsdaten). Die Eingabe der Daten erfolgt durch den Auftraggeber.

2. Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive eines Monats-wechsels im Rechenzentrum (Standort Deutschland) des Auftragnehmers. Die Freigabe der Abrechnung erfolgt durch den Auftraggeber.

3. Durchführung der Meldungen an Krankenkassen und Ämter. Voraus-setzung: Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen entsprechend der gesetzlichen Fristen (siehe Abschnitt „Termine für die Abgabe der Beitragsnachweise“).

4. Mit Sage One Lohn & Gehalt können Unternehmensdaten verwaltet werden. Das Basissystem stellt Firmen- und Mitarbeiterstammdaten- Verwaltung, Lohnabrechnung (Testabrechnung und Echtabrechnung), Dokumente und Rechnungen zur Verfügung.

5. Zurverfügungstellung von Dokumenten und Dateien für die Überweisung der Löhne, Gehälter und Zahlungen an die Krankenkassen.

Termine für die Abgabe der Beitragsnachweise und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge Die Meldungen der Beitragsnachweise müssen jeweils zum sechstletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats erfolgen. Die Annahme erfolgt bis 16:00 Uhr am jeweiligen Fälligkeitstag zur Beitragsabgabe.

Zusammenfassung

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Sage One

Folgende Funktionen können mit Sage One Lohn & Gehalt nicht ausgeführt werden:• Berechnung von Beiträgen zu Zusatzversorgungskassen (Baulohn)• Berechnung von Altersteilzeitfällen• Berechnung Tarifverträge im Öffentlichen Dienst• Automatische Berechnung von Pfändungen• Berechnung von Kurzarbeitergeld (Kug) nach Maßgabe des §§ 95 ff.

SGB III

Das System ist vorgesehen für Unternehmen mit einer Betriebsgröße zwischen einem und 20 Arbeitnehmern. Wenn Sie mehr Arbeitnehmer beschäftigen, bitten wir Sie, sich vor Registrierung mit uns in Verbindung zu setzen.

Was kostet Sage One Lohn & Gehalt? Mit den beiden Paketen haben Sie die Wahl. Mit dem Sage One Lohn & Gehalt Basis-Paket haben Sie alle Funktionen, die für eine Lohnabrechnung notwendig sind. Mit dem Zugang haben Sie volle Flexibilität bei schwankender Mitarbeiteranzahl.

Rechnen Sie einen Monat keinen Mitarbeiter ab, erheben wir eine Grund-gebühr von 5,90 €. Rechnen Sie im laufenden Kalendermonat ab, fällt die Grundgebühr weg. Die Grundgebühr ist jeweils zum Monatsletzten fällig.

Im Pro-Paket erhalten Sie neben der Basisfunktion auch erweiterte Funk-tionen wie Schnittstellen für FiBu-Programme, Mitarbeiter-Verwaltung oder Steuerberater-Zugriffssteuerung. Weiterhin sind in den Pro-Paketen alle Korrekturen, Lohnabrechnungen und Supportleistungen inklusive.

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Sage One

Sage GmbHFranklinstraße 61 – 6360486 Frankfurt am MainTelefon: 0341 48 440 3800Fax: 0341 48 440 7702E-Mail: sageone.lohnundgehalt@sage.comwww.sageone.de

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