Time & Attendance Solution

Sadržaj

4 Šta je merenje radnog vremena

6 Šta sve može Wouu

7 Evidencija prisustva

8 Evidencija odsustva

9 Upravljanje smenama

9 Kontrola posetioca

10 Izveštaji

12 Zašto Wouu

15 Implementacija tehnologije

Šta je ERV

4

Vreme kao resursJedan od osnovnih kompanijskih resursa jeste rad-

no vreme zaposlenih. Upravljanje vremenom ima

za cilj veću radnu efikasnost i kreiranje dodatne

vrednosti i konkurentske prednosti. Sa razvojem

organizacije raste potreba da se vremenom zapo-

slenih efikasnije upravlja.

Rešenja za evidenciju radnog vremena (ERV) bele-

že prisustvo zaposlenog na radnom mestu, prate,

kontrolišu i sakupljaju podatke. Na taj način dobija

se uvid u prisustvo svakog pojedinca, ali i ukupnu

radnu posvećenost tima.

Šta je WouuWouu predstavlja napredni ERV alat najnovije ge-

neracije, koji služi za uspostavljanje radnog balansa

u organizaciji, optimizaciju ljudskih resursa i pove-

ćanje produktivnosti i profita. Alat je skoro u pot-

punosti automatizovan, što umnogome umanjuje

mogućnost ljudske greške i potrebu za pisanom

evidencijom, najčešće korišćenom u praksi.

5

Šta sve može Wouu?

6

1

Evidencija prisustvaWouu evidentira i automatski izračunava sve dolaske i odlaske

zaposlenog, uključujući i pauze, službena putovanja, prekovre-

meni rad. Aplikacija omogućava i savremene opcije, kao što

je npr. rad od kuće, čak i ako nema fizičkog evidentiranja na

terminalu.

Evidencija prisustva obuhvata:

· pregled vremena dolaska i pauze u realnom vremenu,

· pregled statusa prisustva zaposlenih u realnom vremenu,

· evidenciju ukupnog radnog vremena zaposlenog za odre-

đeni period i

· evidenciju prosečnog radnog vremena, pauza i prekovreme-

nog rada.

· Aplikacija omogućava napredno filtriranje po svim relevan-

tnim parametrima i daje pregledan izveštaj u vidu tabele ili

grafikona.

· Svako prisustvo može se proveriti u realnom vremenu, kako

od strane zaposlenog tako i od strane menadžmenta, upisati

komentar i pokrenuti diskusija.

FUNKCI JE

7

2

Evidencija odsustvaAplikacija nadgleda i trenutna i predstojeća odsustva – predvi-

đena za godišnje odmore ili službena putovanja. Na taj način

sprečavaju se istovremena odsustva i povećava produktivnost

u periodima koji su inače manje produktivni (leto, praznici…).

Evidencija odsustva obuhvata:

· jasan pregled odsustva zaposlenih, pojedninačno i po gru-

pama,

· prikaz slobodnih dana,

· mogućnost pisanja zahteva za odsustvo i online odobrava-

nje i

· dodavanje različitih fajlova (doznake, putni nalozi...) kao

prilog upitu.

Kao i za prisustvo, omogućen je tabelarni prikaz odsustva. Svi

upiti mogu se dostaviti putem mail-a ili bilo koje eksterne inte-

grisane komunikacione platforme. Na samom upitu moguće

je postaviti komentar ili započeti diskusiju.

FUNKCI JE

ČINJENICA

Apsentizam je pojava čestog

odsustvovanja sa posla u određe-

noj kompaniji. Bilo da se dešava

zbog ličnih ili poslovnih razloga,

apsentizam može naneti veliku

štetu kompaniji. Wouu pomaže

vlasniku kompanije da na vreme

uoči ovu pojavu i da adekvatno

deluje u cilju njenog smanjivanja

ili ublažavanja.

8

3 4

Upravljanje smenamaPravljenje rasporeda smena veoma je kompleksan

posao, velike su mogućnosti za grešku, a često se

može desiti da nepravedno raspoređivanje ugrozi

stabilnost tima i dovede do sukoba između zapo-

slenih. Uz Wouu ne može se desiti da se smene

preklope ili da dođe do dupliranja smena. Takođe,

korišćenjem aplikacije lakše je rasporediti dežur-

stva ukoliko su potrebna.

Kontrola posetilacaOva funkcija omogućava jasan uvid u to ko je sve

posetio kompaniju, kod koga je bio i zašto. Na taj

način dobija se jasna slika o broju održanih sasta-

naka, ali i privatnih poseta u toku radnog vremena.

FUNKCI JE FUNKCI JE

9

5

Izveštaji

Za zaposlene

Wouu povećava informisanost zaposlenih jer oni u svakom

trenutku mogu da saznaju kakvo im je bilo prisustvo u odre-

đenom periodu. Oni imaju uvid u to koliko su godišnjeg

odmora iskoristili, da li im je ostalo slobodnih dana i da li su u

nekom mesecu više kasnili.

Svaki zaposleni može od kuće poslati online upit kako bi

menadžer ili vođa projekta odmah znao da mu određeni

radnik nije na raspolaganju tog dana. Na taj način povećava se

efikasnost i ubrzava komunikacija u samom timu.

FUNKCI JE

ČINJENICA

Zaposleni koji radi najmanje šest

časova dnevno ima pravo na od-

mor u toku dnevnog rada (pauzu)

u trajanju od najmanje 30 minuta,

ali je ne sme koristiti na početku ili

na kraju radnog vremena.

10

Za menadžere

Jednim klikom moguće je doći do jednostavnog i preciznog

izveštaja o stanju raspoloživosti i angažovanosti zaposlenih.

Menadžer može jednostavno odgovoriti na upite i zahtevati

dodatna objašnjenja u vidu priloženih dokumenata (doznake,

poziv za službeni put i sl.).

Jedna od najbitnijih funkcija aplikacije Wouu jeste kreiranje

radnog rasporeda. U praksi, ovo je veoma složen posao koji

mora da poštuje sve potrebe i pravila kompanije, s jedne

strane, kao i dostupnost zaposlenih, s druge. Pomoću Wouu

moguće je kreiranje detaljnih smena i njihovo dodeljivanje

zaposlenima ili grupama zaposlenih. Moguće je i kreirati ša-

blone smena koji se koriste u situacijama koje se ponavljaju za

određeni period. Tako se sprečava dupliranje smena, a raspo-

red proverava u cilju smanjenja greške.

CRVENO I ZELENO

U samoj aplikaciji ponuđeni su

mnogi default izveštaji. Izdvajamo

Crveni i Zeleni koji pokazuju ko je

koliko radio u odnosu na normu.

Crveni izveštaj jasno izdvaja one

koji rade kraće, češće koriste

pauzu ili izlaze ranije s posla. Ze-

leni izveštaj pokazuje ko stiže na

vreme i radi duže.

Grafika odsustva i slo-

bodni dani imamo ta-

kođe grafik sa ukupnim

odsustvom grupe koja

postoji u kompaniji

(sumirani dani svakog

korisnika iz grupe)

11

Zašto Wouu

1. Povećanje samosvesti zaposlenihNijedna mera neće promeniti zaposlene dok sami ne shvate

sopstveni uticaj na povećanje produktivnosti i povećanje

profita. Wouu im omogućava da svakog trenutka imaju uvid

u svoje radne časove, pauze i odsustva i sami menjaju svoje

navike unapređujući sebe kao deo tima.

2. Viši nivo bezbednostiUkoliko u samom objektu dođe do nepredviđene incidentne

situacije, osoba zadužena za bezbednost može bukvalno

jednim klikom da dobje informaciju o tome koliko je trenutno

ljudi u zgradi i shodno tome reaguje.

KORIST I

ČINJENICA

12,6 satiZaposleni u toku pet radnih dana

provedu neraspoređeni na poslo-

vima čak 12,6 sati.

Izvor: Microsoft

12

3. Povećanje efektivnosti i smanjenje mogućnosti za greškuRučna obrada podataka je naporna, dugo traje i ostavlja pro-

stor za veliki broj grešaka. Wouu smanjuje broj sati za obradu i

u potpunosti uklanja subjektivne razloge za pogrešno obraču-

navanje radnih sati.

4. Komunikacija i kolaboracijaMogućnost razmene poruka i upita podiže upravljanje radnim

vremenom na sasvim drugi nivo. Zaposleni mogu međusobno

razmenjivati poruke, upite i započinjati diskusiju na određenu

temu vezanu za radno vreme. Poruke mogu da se povežu s

kalendarom, ali i da se pokrenu push notifikacije i razvrstaju

u različite kategorije. Sve poruke čuvaju se u inbox-u- i mogu

naknadno da se pregledaju.

5. Pravednija raspodela nagradaWouu precizno evidentira vreme kada svaki zaposleni stigne

i ode sa posla, ali i vreme pauza i privatnih poseta. To omogu-

ćava pravedniju raspodelu stimulacija za one koji su posvećeni

poslu i zaista rade više. S druge strane, moguće je identifiko-

vati zaposlenog koji iz nekog razloga manje vodi računa o

radnim satima i reagovati pravovremeno na takve situacije.

ČINJENICA

KašnjenjeMilenijalci (22%) češće kasne na

posao u odnosu na starije kolege

(15%). Ipak, mnogi od njih ne ka-

sne nikad (38%), ali stariji zaposle-

ni vode i na tom polju (55%).

Izvor: Wouu

13

6. Iz bilo kog mesta i s bilo kog uređajaBudući da su svi podaci centralizovani, svi zaposleni mogu

pristupiti i sa udaljenih lokacija, prijaviti svoje odsustvo ili

izvršiti proveru i kontrolu radnog vremena. Takođe, aplikacija

je responsivna, što znači da se prilagođava svakom uređaju i

svakoj veličini ekrana.

7. Poslovna inteligencijaNa osnovu pametnih izveštaja moguće je dobiti dragocene

informacije o ponašanju radnika, vođenju projekata, kao i

opštoj atmosferi u kompaniji. Moguće je uticati na promenu

smena, radnog intervala ili otkriti uzroke lošeg poslovanja.

Permanentnom analizom može se sagledati koje su aktivnosti

produktivne i da li neki rutinski proces može da se automati-

zuje, koliko vremena se utroši na razvojne i kreativne poslove,

koliko vremena treba planirati za iste poslove u narednom

periodu itd. Ovakva softverska asistencija od neprocenjive je

važnosti za top-menadžment i donošenje strateških odluka.

8. Integracija s poslovnim softveromWouu se jednostavno integriše sa ostalim poslovnim softve-

rom, kao što su ERP ili HR management. Tačno definisanje

satnica i pravila, evidencije i praćenje radnog vremena olakša-

vaju pripremu podataka koji se koriste pri obračunu zarada i

pozitivnih ili negativnih stimulacija.

ČINJENICA

5 miliona korisnikaViše od pet miliona ljudi u ovom

momentu koristi Wouu evidenciju

radnog vremena.

14

Implementacija tehnologije

Rešenje po principu ključ u rukeUz instalaciju aplikacije Wouu moguće je dobiti celokupno

rešenje s najkvalitetnijim hardverom. Za evidentiranje radnog

vremena zaposlenih koriste se terminali koji su postavljeni

po standardima na odgovarajućim mestima i omogućavaju

beleženje dolazaka i odlazaka na posao, službena i privatna

odsustva, pauze i daju dodatne informacije upotpunjujući rad

samog softvera.

AC1100Osnovni uređaj, koji

omogućava identifika-

ciju karticom.

AC 5000Uređaj koji ima najbolji

odnos kvaliteta i cene,

omogućava identifika-

ciju karticom, kao i bio-

metrijsku identifikaciju

otiska prsta.

AC 7000Jedan od najkvalitetnijih uređaja koji pored identi-

fikacije karticom i otiskom prsta, omogućava i Face

Recognition identifikaciju.

15

Wouu IncSilicon Valley

California