s10 gerencia de proyectos

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S10 Gerencia de proyectos 1

1 Capítulo I - Introducción .............................................................................................................................................................. 4

1.1 Generalidades ........................................................................................................................................................................ 4 1.2 Entorno de trabajo del S10 .................................................................................................................................................... 5 1.3 Acceso al módulo de Gerencia de proyectos ......................................................................................................................... 6

2 Capítulo II -Planificación .............................................................................................................................................................. 7 2.1 Registro de un nuevo proyecto .............................................................................................................................................. 7

2.1.1 Datos del proyecto....................................................................................................................................................... 7 2.1.2 Registro del proyecto .................................................................................................................................................. 7

2.1.2.1 Llamadas de la ventana “Proyecto” .................................................................................................................. 8 2.1.2.1.1 Propietario ................................................................................................................................................... 8 2.1.2.1.2 Lugar ........................................................................................................................................................... 8 2.1.2.1.3 Fecha de inicio ............................................................................................................................................ 9 2.1.2.1.4 Fecha fin...................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.5 Plazo ........................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.6 La semana comienza el .............................................................................................................................. 9 2.1.2.1.7 Moneda ....................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.8 Moneda Secundaria Almacenes ................................................................................................................. 9 2.1.2.1.9 Empresa ...................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.10 Sucursal ...................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.11 Dirección ..................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.12 Teléfono ...................................................................................................................................................... 9 2.1.2.1.13 Fax .............................................................................................................................................................. 9 2.1.2.1.14 Adicionar ..................................................................................................................................................... 9

2.1.3 Asignar presupuestos al proyecto ............................................................................................................................. 10 2.2 Calendario ............................................................................................................................................................................ 11

2.2.1 Uso del calendario ..................................................................................................................................................... 11 2.2.2 Acceso al escenario .................................................................................................................................................. 11 2.2.3 Registro de días no laborables .................................................................................................................................. 11

2.2.3.1 Procedimiento para registrar un día como no laborable: ................................................................................ 12 2.2.4 Horario de trabajo ...................................................................................................................................................... 12 2.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos .................................................................................................. 12 2.2.6 Botones ..................................................................................................................................................................... 13

2.3 Actividades ........................................................................................................................................................................... 13 2.3.1 Generalidades ........................................................................................................................................................... 13

2.3.1.1 Datos que proporciona este escenario ........................................................................................................... 13 2.3.1.2 Cuando se cambia el presupuesto ................................................................................................................. 13 2.3.1.3 Acceso al escenario ....................................................................................................................................... 13

2.3.2 Asignación de actividades ......................................................................................................................................... 14 2.3.2.1 Caso a) Asignación automática del Venta (recomendable para Valorizaciones) ........................................... 14 2.3.2.2 Caso b) Asignación manual ............................................................................................................................ 15

2.3.2.2.1 Estructura de división del trabajo .............................................................................................................. 15 2.3.2.2.1.1 Registro de las fases (WBS) ............................................................................................................... 16 2.3.2.2.1.2 Preparando las partidas antes de asignar a las fases ........................................................................ 18 2.3.2.2.1.3 Consolidar partidas ............................................................................................................................. 18 2.3.2.2.1.4 Hacer asignable .................................................................................................................................. 19 2.3.2.2.1.5 Asignar partidas a las fases (WBS) .................................................................................................... 21 2.3.2.2.1.6 Subfases ............................................................................................................................................. 22 2.3.2.2.1.7 Botones ............................................................................................................................................... 23

2.4 Partidas de control ............................................................................................................................................................... 25 2.4.1 Acceso al escenario .................................................................................................................................................. 26 2.4.2 Registro de las partidas de control ............................................................................................................................ 26

2.4.2.1 Verificar estructura ......................................................................................................................................... 26 2.4.2.2 Registro .......................................................................................................................................................... 27 2.4.2.3 Asignación de actividades a las partidas de control ....................................................................................... 28

2.4.3 Asignar responsables a las actividades .................................................................................................................... 28 2.4.4 Asignar especialidad a las actividades ...................................................................................................................... 30 2.4.5 Botones ..................................................................................................................................................................... 30

2.5 Vistas .................................................................................................................................................................................... 31 2.5.1 Acceso al escenario .................................................................................................................................................. 31 2.5.2 Registro de vistas ...................................................................................................................................................... 31 2.5.3 Asignar actividades a las vistas ................................................................................................................................ 32

2.6 Diagrama de Gantt ............................................................................................................................................................... 32 2.6.1 Generalidades ........................................................................................................................................................... 32 2.6.2 Acceso al escenario .................................................................................................................................................. 33 2.6.3 Uso del presupuesta meta ........................................................................................................................................ 33 2.6.4 Insertar columnas ...................................................................................................................................................... 33 2.6.5 Escala temporal ......................................................................................................................................................... 34 2.6.6 Control de cambios ................................................................................................................................................... 35 2.6.7 Paquetes ................................................................................................................................................................... 36 2.6.8 Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto ........................................................................ 38 2.6.9 Crear subactividades ................................................................................................................................................. 39 2.6.10 Etiquetas.................................................................................................................................................................... 40 2.6.11 Ingreso de metrados a subactividades ...................................................................................................................... 48 2.6.12 Dependencia de actividades ..................................................................................................................................... 49 2.6.13 Vincular actividades .................................................................................................................................................. 50 2.6.14 Impresión del diagrama de Gantt .............................................................................................................................. 50

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2.6.15 Transferencia por períodos ........................................................................................................................................ 53 2.6.16 Exportar al MS Project ............................................................................................................................................... 54

2.6.16.1 Utilizando el MS Project para planificar .......................................................................................................... 56 2.6.16.2 Importar el diagrama de Gantt del MS Project al S10 .................................................................................... 57

2.6.17 Botones ...................................................................................................................................................................... 61 2.7 Producción ............................................................................................................................................................................ 66

2.7.1 Generalidades............................................................................................................................................................ 66 2.7.2 Requisitos .................................................................................................................................................................. 67 2.7.3 Ventajas ..................................................................................................................................................................... 67 2.7.4 Logros ........................................................................................................................................................................ 67 2.7.5 Metodología de la programación de las 4 semanas .................................................................................................. 67

2.7.5.1 Acceso al escenario del Plan semanal ........................................................................................................... 67 2.7.5.2 Para elegir la semana a partir del cual se mostrarán los datos ...................................................................... 68 2.7.5.3 Para desplegar el contenido del escenario ..................................................................................................... 68 2.7.5.4 Para visualizar más semanas en el escenario ................................................................................................ 69 2.7.5.5 Agrupación de actividades .............................................................................................................................. 69 2.7.5.6 Vistas .............................................................................................................................................................. 69 2.7.5.7 Plan semanal, opciones del menú emergente ................................................................................................ 70

2.7.5.7.1 Adicionar Reserva ..................................................................................................................................... 71 2.7.5.7.2 Quitar Reserva .......................................................................................................................................... 71 2.7.5.7.3 Restricciones ............................................................................................................................................. 71

2.7.5.7.3.1 Procedimiento para asignar una restricción ........................................................................................ 72 2.7.5.7.4 Ver ............................................................................................................................................................. 78 2.7.5.7.5 Ver análisis de precios unitarios ................................................................................................................ 79 2.7.5.7.6 Ver descompuesto de recursos ................................................................................................................. 79 2.7.5.7.7 Ver productividad ....................................................................................................................................... 79 2.7.5.7.8 Contraer ..................................................................................................................................................... 79 2.7.5.7.9 Dividir ......................................................................................................................................................... 80

2.7.6 Restricciones – Escenario. ........................................................................................................................................ 82 2.7.7 Cumplimiento ............................................................................................................................................................. 83 2.7.8 Actas .......................................................................................................................................................................... 84

2.8 Períodos ............................................................................................................................................................................... 90 2.8.1 Generalidades............................................................................................................................................................ 90 2.8.2 Acceso al escenario ................................................................................................................................................... 90 2.8.3 Hacer visible los períodos .......................................................................................................................................... 90 2.8.4 Crear períodos personalizados .................................................................................................................................. 91 2.8.5 Botones ...................................................................................................................................................................... 94

2.9 Cronograma por períodos .................................................................................................................................................... 95 2.9.1 Generalidades............................................................................................................................................................ 95 2.9.2 Resultados de la planificación ................................................................................................................................... 95 2.9.3 Acceso al escenario ................................................................................................................................................... 95 2.9.4 Cronogramas ............................................................................................................................................................. 96 2.9.5 Plan de utilización de recursos .................................................................................................................................. 98 2.9.6 Botones ...................................................................................................................................................................... 98

3 Capítulo III – Ejecución ............................................................................................................................................................ 100 3.1 Registro de información previa a la ejecución .................................................................................................................... 100

3.1.1 Responsables .......................................................................................................................................................... 100 3.1.1.1 Acceso al escenario ...................................................................................................................................... 100

3.1.2 Personal disponible ................................................................................................................................................. 101 3.1.2.1 Registro de obreros en el catálogo de identificadores .................................................................................. 101

3.1.2.1.1 Acceso al catálogo de identificadores ..................................................................................................... 101 3.1.2.2 Elección del personal disponible ................................................................................................................... 104

3.1.2.2.1 Acceso al escenario ................................................................................................................................ 104 3.1.2.3 Propiedades de los obreros .......................................................................................................................... 105 3.1.2.4 Copiar propiedades de los obreros ............................................................................................................... 106

3.1.3 Equipo disponible..................................................................................................................................................... 107 3.1.3.1 Registro de activos en el catálogo de recursos ............................................................................................ 108

3.1.3.1.1 Acceso al catálogo de recursos ............................................................................................................... 108 3.1.3.2 Selección de activos disponibles .................................................................................................................. 111

3.1.3.2.1 Acceso al escenario ................................................................................................................................ 112 3.1.3.3 Propiedades del equipo ................................................................................................................................ 113

3.1.4 Grupo de trabajo ...................................................................................................................................................... 114 3.1.4.1 Acceso al escenario ...................................................................................................................................... 115 3.1.4.2 Asignar obreros a los grupos de trabajo ....................................................................................................... 116

3.1.5 Registro de subcontratos ......................................................................................................................................... 117 3.1.5.1 Acceso al escenario ...................................................................................................................................... 117

3.1.6 Actividades por grupos ............................................................................................................................................ 120 3.1.6.1 Acceso al escenario ...................................................................................................................................... 120

3.2 Orden de trabajo ................................................................................................................................................................. 122 3.2.1 Generalidades.......................................................................................................................................................... 122 3.2.2 Generar orden de trabajo ........................................................................................................................................ 123 3.2.3 Exportar la orden de trabajo a Excel ....................................................................................................................... 125 3.2.4 Importar la orden de trabajo de Excel ...................................................................................................................... 127 3.2.5 Para conocer la cantidad de materiales que utilizará .............................................................................................. 129 3.2.6 Tareos manuales ..................................................................................................................................................... 131 3.2.7 Exportar el tareo a Excel ......................................................................................................................................... 132

3.2.7.1 Elija la partida de control ............................................................................................................................... 133 3.2.7.2 Elija el tipo de hora ....................................................................................................................................... 133 3.2.7.3 Importar tareo................................................................................................................................................ 134

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3.2.7.4 Proceso del tareo ......................................................................................................................................... 134 3.2.8 Resultados de la mano de obra por semana ......................................................................................................... 135

3.3 Uso del módulo Almacenes ............................................................................................................................................... 136 3.3.1 Diagrama de bloque del funcionamiento del almacén de obra ............................................................................... 136 3.3.2 Acceso al módulo de Almacenes ............................................................................................................................ 136 3.3.3 Ingreso al módulo de Almacenes como sa ............................................................................................................. 137 3.3.4 Registro de usuarios en el sistema ......................................................................................................................... 137 3.3.5 Acceso al módulo de almacenes ............................................................................................................................. 138 3.3.6 Acceso a los escenarios .......................................................................................................................................... 138 3.3.7 Registro de usuarios en el proyecto ........................................................................................................................ 139 3.3.8 Ingreso al módulo de almacenes como usuario ...................................................................................................... 141 3.3.9 Movimientos ............................................................................................................................................................ 142

3.3.9.1 Ingresos ........................................................................................................................................................ 142 3.3.9.1.1 Ingreso por compra ................................................................................................................................. 142

3.3.9.2 Egresos......................................................................................................................................................... 145 3.3.9.2.1 Egreso a Partida de Control .................................................................................................................... 145

3.3.9.3 Stock ............................................................................................................................................................. 150 3.3.9.4 Informes ........................................................................................................................................................ 151

3.4 Registro de avances........................................................................................................................................................... 152 3.5 Valorización de subcontratos ............................................................................................................................................. 154 3.6 Partes de equipo ................................................................................................................................................................ 159

4 Capítulo IV - Control ................................................................................................................................................................ 164 4.1 Requisito ............................................................................................................................................................................ 164 4.2 Resultados operativos ........................................................................................................................................................ 164

4.2.1 Acceso al escenario ................................................................................................................................................ 164 4.3 Resultados operativos acumulados ................................................................................................................................... 169

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1 Capítulo I - Introducción Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos asignados al proyecto. Todas las labores se realizan dentro del costo previsto, por consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de presupuestos del mismo proyecto. El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado dentro de los nuevos conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma gráfico de Gantt para la parte de planificación, incluye los conceptos de la programación semanal, todos ellos con opciones de fácil manejo y válidos a nivel internacional. Este programa está preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales, equipos y subcontratos. El módulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material. Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de información del campo. Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestión del proyecto son los “Resultados Operativos” para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado. Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las medidas correctivas justo a tiempo. Existen las siguientes alternativas para trabajar en este programa:

• Trabajar sólo con las opciones implementadas en el S10. • MS Project como complemento del S10

1.1 Generalidades Se utilizarán los módulos:

• Presupuestos • Gerencia de proyectos • Almacenes

Resultados que se logran al usar este programa:

• En planificación: Contar con un cronograma gráfico (Gantt), cronograma valorizado, plan de utilización de recursos, cantidad de personal y equipo que se utilizará. Además conocer el tiempo real de ejecución.

• En ejecución: Control del tareo y partes de equipo, productividad; egreso de recursos, valorización de subcontratos.

• En control: Resultados operativos.

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1.2 Entorno de trabajo del S10

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1.3 Acceso al módulo de Gerencia de proyectos

Del tapiz de su PC elija el botón con doble clic, luego el sistema muestra,

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2 Capítulo II -Planificación

2.1 Registro de un nuevo proyecto

2.1.1 Datos del proyecto Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrará el proyecto:

Proyecto: Puente en carretera Propietario: Ministerio de Transportes y Comunicaciones Lugar: Urubamba Fecha Inicio: 04/07/2005 Plazo: 180 días Tipo de moneda: Nuevos Soles. Calendario: Base

2.1.2 Registro del proyecto El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales. A continuación se muestra el acceso al escenario y el registro del proyecto y la secuencia de registro de un nuevo proyecto.

Registro de un grupo en el Catálogo de Proyectos.

Registre: Obras viales,

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Dentro del grupo Obras viales, registre el proyecto;

Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales,

centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc. El sistema muestra la ventana “Proyecto”, donde se ingresan los datos del proyecto a registrar.

2.1.2.1 Llamadas de la ventana “Proyecto”

2.1.2.1.1 Propietario Se refiere a la llamada a: como al elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo.

2.1.2.1.2 Lugar Se refiere a la llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto.

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2.1.2.1.3 Fecha de inicio Se refiere a la llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera períodos semanales y mensuales.

2.1.2.1.4 Fecha fin Se refiere a la llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente.

2.1.2.1.5 Plazo Se refiere a la llamada e: es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de inicio.

2.1.2.1.6 La semana comienza el Se refiere a la llamada f: hay muchas empresas que inician la semana para efectos del pago de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc.

2.1.2.1.7 Moneda Se refiere a la llamada g: elija el tipo de moneda que utilizará en sus movimientos.

2.1.2.1.8 Moneda Secundaria Almacenes Se refiere a la llamada h: elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares Americanos.)

2.1.2.1.9 Empresa Se refiere a la llamada i: ingrese el nombre de su empresa.

2.1.2.1.10 Sucursal Se refiere a la llamada j: este dato es informativo.

2.1.2.1.11 Dirección Se refiere a la llamada k: este dato es informativo.

2.1.2.1.12 Teléfono Se refiere a la llamada l: este dato es informativo.

2.1.2.1.13 Fax Se refiere a la llamada m: este dato es informativo.

2.1.2.1.14 Adicionar Se refiere a la llamada n: después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos.

Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos generales.

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2.1.3 Asignar presupuestos al proyecto

Del catálogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda,

Repita el proceso para asignar los demás presupuestos, a las ramas que le corresponden. Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada una de las ramas. A medida que elabore más presupuestos para el proyecto.

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2.2 Calendario El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del proyecto, incluye horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un proyecto en el escenario de datos generales también le asigna un calendario base por defecto que es utilizado por todas las actividades y subactividades del proyecto. No es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario puede registrar un horario (desde el menú Herramientas) y también puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de Calendario. El calendario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro, luego puede personalizarlo. El usuario también puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto.

2.2.1 Uso del calendario El calendario se usa para asignar al proyecto. Asignar a una actividad (una barra del diagrama de Gantt.); cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida en varias subactividades a cada una de estas se le puede asignar un calendario diferente.

2.2.2 Acceso al escenario

2.2.3 Registro de días no laborables

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2.2.3.1 Procedimiento para registrar un día como no laborable: Llamada a: Elija el mes y año. Llamada b: Elija el día haciendo un clic sobre este. Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable. Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración del proyecto. Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable medio día, elija esta opción y en la ventana que muestre ingrese las horas.

2.2.4 Horario de trabajo Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, digite directamente el horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador. La cantidad de horas es tomada en cuenta en el diagrama de Gantt.

Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la línea del día lunes haciendo un clic sobre el botón luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y viernes, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija pegar. También modifique el horario del día sábado.

2.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos

Después de procesar el calendario desaparece el botón .

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2.2.6 Botones

Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas.

2.3 Actividades

2.3.1 Generalidades El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y manejables con suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participación de todas las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las que se agrupan partes del presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar actividades que son las que se programan. Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de adecuar los presupuestos al proceso constructivo. El proceso de faseado, se recomienda efectuar para las ramas Venta descompuesto, Meta y Línea base. Para la rama Venta, se recomienda efectuar una asignación automática.

2.3.1.1 Datos que proporciona este escenario Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que serán programadas en el escenario del diagrama de Gantt.

2.3.1.2 Cuando se cambia el presupuesto Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botón en el escenario de actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botón .

2.3.1.3 Acceso al escenario

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2.3.2 Asignación de actividades Al ubicar el cursor en una rama del árbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificación. Esta labor se realiza sólo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para visualizar otro presupuesto.

2.3.2.1 Caso a) Asignación automática del Venta (recomendable para Valorizaciones) En la asignación automática, el sistema registra automáticamente las fases o WBS, y también asigna las partidas del presupuesto a cada una de las fases, conservando la estructura del presupuesto, use este tipo de asignación la el Venta. Use el botón

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2.3.2.2 Caso b) Asignación manual Esta opción es recomendada para las ramas Meta, Venta descompuesto y Línea base, permite definir la estructura de registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS para luego asignar las partidas a cada una de las fases, con los metrados que le corresponde.

En el árbol elija Meta, luego use el botón para desplegar el contenido del presupuesto.

2.3.2.2.1 Estructura de división del trabajo Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un análisis de la forma como será construida, en el caso del puente en este croquis se esboza.

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Luego en un organigrama se describe las partes del puente en forma detallada, tal como será construida.

El organigrama, también se utiliza para asignar responsables a cada segmento del proyecto. Lo que se registra en el sistema es el contenido del organigrama como fases y luego se le asigna las partidas de presupuesto con los metrados que le corresponden.

2.3.2.2.1.1 Registro de las fases (WBS) Previamente defina la estructura de registro.

Luego el sistema muestra la ventana,

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Para iniciar el registro del WBS, (datos mostrados en el organigrama).

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2.3.2.2.1.2 Preparando las partidas antes de asignar a las fases

2.3.2.2.1.3 Consolidar partidas Debido a que el presupuesto que se toma como ejemplo para este proyecto, tiene subpartidas para la preparación de agregados en todas las partidas de concreto; al consolidar las partidas son aisladas y las cantidades acumuladas, esto facilita la asignación.

Consolide: Agregado fino para concreto, Agregado grueso para concreto, Piedra grande para concreto.

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2.3.2.2.1.4 Hacer asignable Tiene la finalidad de agrupar las subpartidas a la partida principal, con la finalidad de asignar una sola partida de concreto a la fase o WBS.

Repite el proceso para los ítems marcado con

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Previo a la asignación de las partidas a las fases, visualice sólo los campos que son necesarios,

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2.3.2.2.1.5 Asignar partidas a las fases (WBS) A cada fase se le asigna las partidas que les corresponden. Asigne a la fase Superestructura las partidas que le corresponden.

La siguiente figura muestra a la fase Superestructura con las partidas asignadas, pero sólo el 40% del metrado del acero ordinario corresponde a la superestructura, por lo que se procede a registrarlo:

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2.3.2.2.1.6 Subfases Las actividades que forman parte de una fase se encuentran juntas, en lo que respecta a encofrado, concreto y acero. Con la finalidad de que al escenario del diagrama de Gantt pasen estos datos en forma ordenada y de acuerdo al proceso constructivo; se forman las subfases.

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Asigne todas las actividades a las fases. Para verificar que todas las partidas hayan sido asignadas a las fases use el botón y el sistema muestra el cuadro de diálogo,

2.3.2.2.1.7 Botones Estos botones corresponden a la ventana superior.

Expandir todos, muestra todas las partidas del presupuesto activo.

Contraer todos, muestra el presupuesto sólo al primer nivel

Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del presupuesto.

Todos, sí este botón está hundido muestra todas las actividades asignadas a un grupo de fases, sólo es de consulta.

Generar actividades, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que

cambie datos en el presupuesto.

Definir nivel de asignación, muestra una ventana para elegir el nivel de asignación de las partidas a las fases. • Al último nivel: Mantiene la estructura del presupuesto con partidas y subpartidas. • Al primer nivel: El presupuesto es mostrado como en la hoja del presupuesto, sin

subpartidas.

Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las fases y asigna las partidas del presupuesto.

Asigna sólo el presupuesto actual, sí el proyecto tiene varios presupuestos asignados, esta opción efectúa una asignación automática del presupuesto activo (que es mostrado en la ventana superior de este escenario).

Ubicar actividad con saldo, verifica que todas las partidas estén asignadas a las fases. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida.

Este es el resultado de la asignación

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Este es el reporte de Fases y actividades.

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2.4 Partidas de control Información relacionada: Registre los Responsables. Para el control económico del proyecto, las partidas del presupuesto se agrupan en partidas de control. Ejemplo todas las partidas de encofrado serán agrupadas en una sola partida que se llamará Encofrado. Es como sí “armara” otra partida con todos los análisis de precios unitarios de encofrado.

Para el ejemplo estas son las partidas de control: Puente en carretera Costos directos Preparación de agregados Encofrado Concreto Acero Costos indirectos Gastos generales Permisos sindicales, descansos médicos Se considera como una partida de control los permisos sindicales y los descansos médicos debido a que estos costos son “cargados” al proyecto. Es requisito que en el escenario de Actividades, las partidas del presupuesto sean asignadas a las fases. Información relacionada: Ingrese por el menú Catálogos a Partida de Control General, para

efectuar los registros. Las partidas de control generales, son las que se maneja a nivel de toda la empresa, a las partidas de control del proyecto se le asignará una de esas partida de control general, para luego evaluar por este concepto.

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2.4.2 Registro de las partidas de control

2.4.2.1 Verificar estructura

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Luego el sistema muestra,

2.4.2.2 Registro

A continuación se muestra el registro concluido,

Importante: Después de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura de registro de las partidas de control.

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2.4.2.3 Asignación de actividades a las partidas de control

Repita el proceso para cada una de las ramas.

Nota:

Las partidas de control son compartidas por los módulos de gerencia de proyectos, pedidos y almacenes, para efectuar los egresos y el control.

Para verificar si todas las partidas fueron asignadas, expanda el contenido de la ventana superior usando el botón , luego el botón muestra las partidas que faltan asignar.

Cuando se efectúan cambios en el presupuesto, metrados, rendimientos, cantidades de recursos en los análisis de precios unitarios; procese el presupuesto, luego en el módulo de gerencia de proyectos ingrese al escenario de actividades y use el botón .

A la partida de control “Permisos sindicales, descansos médicos”, no se le asigna ninguna partida. Durante el proceso de ejecución todos los gastos por estos conceptos se irán “cargando” a la partida de control. Después tendremos el monto que cuesta estos permisos y descansos.

2.4.3 Asignar responsables a las actividades A cada una de las actividades del proyecto se le asigna un responsable, esto permite filtrar la información de acuerdo al responsable. Requisito tener registrado a los responsables

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Acceso al escenario

Asignar actividades a los responsables

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2.4.4 Asignar especialidad a las actividades A cada una de las actividades del proyecto se le asigna una especialidad, esto permite filtrar la información de acuerdo la especialidad. Para asignar una especialidad,

El procedimiento es similar a lo descrito en el tema de asignar responsable.

2.4.5 Botones

Expandir todos, muestra todas las actividades de la rama elegida, sea esta del venta, venta descompuesto, meta o línea base.

Contraer todos, muestra las actividades sólo al primer nivel

Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del presupuesto.

Verificar asignación, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que

cambie datos en el presupuesto.

Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las partidas de control y asigna las actividades (previamente agrupadas en el escenario de Actividades).

Use esta opción siempre y cuando no tenga registrado las partidas de control, ya que al efectuar una asignación automática los niveles de “Definir estructura” serán modificados.

Ubicar sin asignación, verifica que todas las actividades estén asignadas a las partidas de control. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida.

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2.5 Vistas Las vistas son segmentos o porciones del proyecto que agrupa el usuario, para visualizar la información posteriormente.


2.5.2 Registro de vistas Previo al registro de las vistas, verifique la estructura de registro, luego registre las vistas como se muestra a continuación.

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2.5.3 Asignar actividades a las vistas

2.6 Diagrama de Gantt

2.6.1 Generalidades Los datos del WBS o fases, del escenario de actividades son mostrados en este escenario, y representados en forma de barras, el tamaño indicara las duraciones. La programación en el diagrama de Gantt es a nivel de ¨plan general¨ como marco en el cual se ejecutará el proyecto, quiere decir que una actividad tiene una fecha inicio y fin, dentro de este rango de fechas debe ser ejecutado. En el grupo “Producción”, en el escenario de “Plan Semanal”, permite visualizar la programación diaria con toda la información necesaria para la toma de decisiones y donde permite reprogramar en caso de ser necesario, es donde se aplica el criterio del último programador. Los datos del WBS también son mostrados en el escenario del cronograma por períodos donde permite exportar al MS Project, para luego actualizar (tomar los datos del MS Project). Labores que se efectúan en este escenario:

- Insertar columnas: Para elegir sólo las columnas que serán mostradas. - Control de cambios: Para guardar el estado en que se encuentra el desarrollo del diagrama. - Paquetes: Para agrupar varias actividades en un solo barra. - Definir grupos de trabajo que se utilizará en el proyecto. - Crear subactividades. - Asignar etiquetas a las barras. - Ingresar metrados a las subactividades. - Vincular las actividades

Después de vincular todas las actividades del proyecto dará como resultado el tiempo real de ejecución del proyecto. Los datos expresados en barras, pasan al escenario del cronograma por periodos como cifras, donde se obtienen los resultados de la planificación. Sí se forman paquetes de actividades el usuario define la duración. El tipo de vínculo en el diagrama de Gantt permite manejar los tiempos en el proyecto.

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La barra (actividad) está directamente ligada a un rendimiento y metrado conocido por consiguiente no existen holguras y lo que se trata de hacer con el diagrama Gantt es ubicar la barra (actividad), de acuerdo al orden constructivo y justo en el periodo que debe ejecutarse. No existe el problema de recursos sobre asignados porque están directamente ligados al análisis de precios unitarios.


2.6.3 Uso del presupuesta meta El ejemplo que seguimos es para el meta, el mismo proceso se repite la el venta descompuesto.

2.6.4 Insertar columnas De todas las columnas implementadas en el escenario, el usuario debe elegir sólo las columnas que serán mostradas. (Esto con la finalidad de registrar la cantidad de cuadrillas o grupos de trabajo y el sistema proporcione la duración en días).

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2.6.5 Escala temporal Esta opción permite elegir la escala temporal, además actúa como un zoom, que es muy útil al momento del vinculas las actividades.

El sistema muestra la ventana,

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2.6.6 Control de cambios El uso del control de cambios, tiene la finalidad de almacenar o guardar el contenido del escenario. Sí comete una equivocación puede restaurar el último control de cambio que hizo, así no perderá mucho de lo que trabajó.

Además tiene la finalidad de documentar todos los cambios que sufrió el proyecto durante al lapso de su ejecución. Antes de iniciar cualquier actividad en el escenario del diagrama de Gantt haga un control de cambio, haciendo clic en el botón , luego el sistema muestra la ventana,

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2.6.7 Paquetes El sistema permite agrupar varias actividades que se ejecutan juntas en una sola barra, el tiempo de ejecución que viene a ser el tamaño de la barra lo define el usuario previo análisis.

Luego,

Comentario: En la ventana Creación de paquete, para definir la duración, también se ¨juega¨ con la

cantidad de cuadrillas y este dato debe ser tomado en cuenta la momento de registrar el personal disponible.

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A continuación se muestra los paquetes formados,

Vuelva a ejecutar un control de cambio.

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2.6.8 Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto El sistema muestra el tamaño de la barra (duración), para la cuadrilla unitaria (una cuadrilla). Ingrese la cantidad de grupos de trabajo para definir la duración de la actividad. Generalmente se recurre a la experiencia del programador o al tiempo disponible para ejecutar el proyecto. También se puede determinar “tanteando”, ingresando la cantidad de grupos de trabajo o cuadrillas y observando la duración de la actividad. Para el presente ejemplo use:

Preparación de agregados: 1 cuadrilla. Encofradores: 4 cuadrillas. Acero: 5 cuadrillas. Concreto: 2 cuadrillas.

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2.6.9 Crear subactividades Consiste en dividir la barra (actividad), en varios segmentos llamados subactividades. Las actividades que corresponden a los estribos serán divididas en dos, debido a que tenemos estribo derecho y estribo izquierdo.

A continuación se muestra las subactividades,

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2.6.10 Etiquetas Es el nombre que se asigna a una barra para identificarla, esto facilita ubicarla dentro del cronograma y filtrar las actividades que tienen la misma etiqueta. A cada una de las subactividades también le permite asignar una etiqueta diferente. Estas son las etiquetas que serán registradas:

Etiquetas

Preparación de agregados Estribo derecho Estribo izquierdo Superestructura Gastos generales

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Para iniciar el registro de las etiquetas,

La orden muestra el catálogo de Etiquetas, donde se debe efectuar los registros de las etiquetas, previamente defina la estructura de registro; en esta oportunidad usaremos dos niveles.

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Para registrar el nivel 1

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Para registrar el nivel 2,

A continuación se muestran las etiquetas registradas y para elegir:

Repita el proceso para asignar etiqueta a la barra de la actividad de agregado fino para concreto.

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A continuación se muestra las subactividades con las etiquetas pegadas,

Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repartir

S10


S10


Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repetir

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Vuelva a ejecutar un control de cambios.

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2.6.11 Ingreso de metrados a subactividades En el ejemplo que estamos desarrollando, el puente tiene dos estribos, el metrado del estribo derecho es 45% del total del metrado y al izquierdo le corresponde el 55%. A cada una de las subactividades se le ingresa el nombre y metrado que le corresponde

Luego haga un control de cambios Ahora existen dos formas de trabajar con las barras de Gantt:

a) Con las opciones propias del S10 b) Exportar al MS Project para vincular las actividades y luego importar al S10.

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2.6.12 Dependencia de actividades Las actividades se vinculan con la finalidad de que comiencen en el orden y momento adecuado y determina su participación dentro del proyecto, la superposición de vinculaciones proporciona la duración total del proyecto. No arrastre una barra; este hecho hace que una barra se fije en una fecha.

Las actividades se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.

La colocación de actividades en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre ellas. Para crear dependencias entre actividades es preciso vincularlas.

Para cambiar de tipo de vínculo entre dos barras,

S10


Luego el sistema muestra la ventana,

2.6.13 Vincular actividades

Use el botón para ocultar el árbol y tener mas espacio para trabajar, luego elija en la escala temporal semanas. Vincule las actividades como se muestra,

2.6.14 Impresión del diagrama de Gantt Previamente elija el tipo de impresora que utilizará, hágalo desde el botón de inicio del Windows. Luego de la barra de botones elija el botón y el sistema muestra,

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Llamadas de la ventana Impresión: Llamada a: Graba el reporte en formato PDF. Llamada b: Muestra la ventana para configurar la impresión.

Comentario: La impresora elegida debe soportar el tamaño de papel A3, esta opción ajusta el tamaño del reporte a A3, pero imprimirá en una hoja A4.

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S10


2.6.15 Transferencia por períodos En el diagrama de Gantt del S10, una barra contiene información para cada día de rendimientos, metrados y recursos; use el botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por periodos donde es mostrado en cifras y ver el resultado de la planificación. El sistema muestra la siguiente ventana,

Pase al escenario de Periodos para ver las actividades en cifras. Comentario: Para el traslado de información del diagrama de Gantt al escenario cronograma por

periodos, tenga presente las siguientes recomendaciones: Cuando el traslado se efectúa en una escala diaria, el proceso demora de acuerdo a la

cantidad de actividades y el tipo de período elegido, también la base de datos incrementará considerablemente.

Sí el control del proyecto lo efectuará mensualmente, entonces elija sólo escala mensual. Sí el control del proyecto lo efectuará semanalmente, entonces elija sólo escala semanal. Cuando modifique información en el presupuesto, ingrese al escenario de actividades y use

el botón , luego ingrese al escenario del diagrama de Gantt y también use el botón , luego el botón .

S10


2.6.16 Exportar al MS Project Al exportar el contenido del diagrama de Gantt al MS Project, no exporta los recursos, por lo que utilice sólo para efectuar reportes.

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ADVERTENCIA: En este caso no importe la información del MS Project al S10.

La asignación de actividades a las fases se pierde. El MS Project no trabaja con paquetes.

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2.6.16.1 Utilizando el MS Project para planificar Cuando la planificación se inicia directamente en el MS Project el usuario debe registrar las fases o WBS, definir las duraciones de cada una de las actividades y vincularlas. Cuando trabaje con el MS Project no utilice la opción de paquetes, hágalo sólo a nivel de actividades. A continuación se muestra lo registrado en el MS Project.

S10


2.6.16.2 Importar el diagrama de Gantt del MS Project al S10 La importación se puede efectuar en cualquiera de las ramas

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Esta es la información importada,

S10


Vaya al escenario de actividades,

Asigne las partidas a cada una de las fases como se indica a continuación,

Repita el proceso para cada uno de los registros. A continuación, numere las actividades asignadas.

S10


Vaya al escenario del Diagrama de Gantt y tome los datos de las actividades.

Use el botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por períodos.

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2.6.17 Botones

Diagramas: Muestra el diagrama de Gantt en todo el escenario.

Muestra el diagrama Gantt.

Muestra el diagrama Pert en todo el escenario, que es un tipo específico de diagrama en red del proyecto. Las actividades se representan en cuadros o nodos y las relaciones entre actividades se muestran con líneas que conectan los nodos.

Ventana de visualización

Ventana superior El cursor sólo se activa en la ventana superior. Sincronización Cuando en la ventana superior e inferior muestra el diagrama de Gantt,

Todo lo que se ejecute en el diagrama de Gantt de la ventana superior se refleja en diagrama Gantt de la ventana inferior y viceversa.

Sincronización El cursor sólo se activa en la ventana inferior.

Dividir Ventana, muestra en la ventana inferior la información de acuerdo a la selección hecha en el menú que se muestra a continuación.

Llamada a: Sin división, quita la división de la ventana inferior del escenario. Llamada b: Pestaña General: Muestra información relacionada con la actividad elegida.

S10


Pestaña: Subactividades, permite el registro del nombre de cada una de las subactividades, metrados, cuadrillas. Ingrese a este hipervínculo para ver en detalle. Pestaña Predecesoras: La actividad predecesora es aquella que debe comenzar o finalizar antes que la otra pueda comenzar o finalizar. Ingrese a esta opción para vincular la actividad elegida, con la que se ejecutó anteriormente.

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Pestaña Sucesoras: Una actividad no puede empezar hasta que otra comience o finalice. Ingrese a esta opción para vincular la actividad elegida, con la que se ejecutará luego. El procedimiento es similar a lo descrito en la “Pestaña predecesora”. Pestaña Etiquetas: Permite asignar etiquetas a la actividad elegida.

Luego use el botón para que tome las etiquetas.

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Llamada c: Histograma de recursos, disponible para la actividad elegida y para períodos diarios.

Llamada d: Curvas S, muestra la suma acumulada de las cantidades con el que participa el recurso

dentro del proyecto. Llamada e: Tabla de recursos, para la actividad elegida muestra los recursos. Llamada f: Muestra el análisis de precios unitarios de la actividad elegida. Llamada g: Muestra el análisis de precios unitarios consolidado de la actividad elegida, use esta opción

cuando el análisis de precios unitarios tenga subpartidas. Llamada h: Muestra el análisis de precios unitarios consolidado afectado por el metrado de la actividad

elegida, use esta opción cuando el análisis de precios unitarios tenga subpartidas.

Refrescar Diagrama Gantt: Toma los datos del escenario de Actividades.

Esquema de presentación: Propia: Cuando este botón está activo muestra los cambios personalizados, cuando modifique o

cambie los colores de las barras, fondo, etc., sólo para el proyecto de donde se ejecuta. General: Muestra los colores estándar del sistema y es general para todos los proyectos

registrados en el sistema.

Control de cambio: Guarda el contenido del escenario como una vista, haga un control de cambios todas las veces que realice modificaciones importantes en el diagrama de Gantt. Al recuperar el control de cambio reemplaza al que viene usando en el escenario.

Edición: Edita o muestra los datos de las actividades del cronograma de acuerdo a lo siguiente:

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Programado: Muestra las actividades del cronograma para que el usuario pueda programarlos.

Ejecutado: Muestra las actividades del cronograma con los datos tomados de las ordenes de

trabajo.

Resumen: Muestra los datos del cronograma de acuerdo a lo siguiente:

Programado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo programado.

Ejecutado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo ejecutado (toma de las órdenes de trabajo.)

Valorizado Muestra las actividades del cronograma valorizadas.

Cambiar la escala temporal para ver un nivel de detalle diferente

Reduce la ventana activa con el siguiente valor más bajo.

Ir al inicio de la actividad: Para la actividad elegida muestra el inicio de la barra.

Edita los datos de las actividades de acuerdo a las opciones implementadas en el filtro: Todas las actividades, Actividades resumen, Actividades de primer nivel, Actividades críticas, Hitos, Actividades con notas.

Filtro por especificaciones: Permite ubicar información dentro del cronograma.

Obtener ruta crítica: Calcula la ruta crítica del diagrama Gantt, mostrando de color rojo.

Obtener barras: Sí generó órdenes de trabajo e ingresó datos a los avances, por otro lado ingresó los metrados realmente ejecutados por modo Medición. Este botón muestra en forma de barras en el diagrama de Gantt, con colores rojo y negro.

Transferencia por periodos: Debido a que cada barra contiene metrados, recursos y rendimientos para cada día, esta opción calcula. El resultado puede ser visualizado en el escenario Cronograma por períodos.

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2.7 Producción

2.7.1 Generalidades La información de la programación del diagrama de Gantt, es mostrada día a día agrupada en semanas, con la finalidad de analizarla. Es donde se verifica sí la programación, que se realizó realmente es trabajable. También permite que cada uno de los responsables de las actividades pueda efectuar una planificación detallada día a día hasta 4 semanas hacia delante, con el detalle y análisis necesario para que al momento de ser ejecutadas no tengan ningún problema o impedimento (restricción); es aquí donde aplica la teoría del “último programador”. Después de usar el escenario del Plan semanal, podrá responder las siguientes interrogantes:

¿Se dispone de mano de obra especializada? ¿Se dispone del equipo adecuado? ¿Se dispone de materiales?

También: Permite que la información de obra sea transparente y se conozca y maneje por todos los involucrados Permite una planificación previa a la ejecución Permite una planificación durante la ejecución Se analizan las restricciones de cada una de las actividades En un acta se registra lo acuerdos asignando tareas a los involucrados Previo análisis: Se autoriza la ejecución de la actividad, levantando las restricciones. Se redistribuyen los metrados (programación día a día, tomando en cuenta los rendimientos y cantidad de grupos de trabajo disponibles), esta planificación se efectúa para unas 3 ó 4 semanas hacia adelante. Sí el usuario está familiarizado con los conceptos del Lean, puede aplicarlos dentro del S10.

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2.7.2 Requisitos

• En el escenario de Partidas de control, asignar responsables a cada una de las actividades. • En el escenario del Diagrama de Gantt, vinculas las barras.

2.7.3 Ventajas Aprovecha la curva de aprendizaje No iniciar actividades sino van a tener un ritmo constante de trabajo Es mejor demorarse un poco que arrancar desordenadamente. Eliminar las pérdidas. Introducción de colchones bien pensados en las secuencias de trabajo (reservas). Proporciona el conocimiento e involucra a todos los actores. Evalúe sus resultados a nivel de cumplimiento. Permite rediseñar el proceso de planificación, incluyendo nuevas etapas. El hecho de coordinar los trabajos en grupo, motiva la participación de distintos estamentos en este proceso Medición de variabilidad en la productividad y resultados operativos. Medición de la eficiencia de la planificación a través del Porcentaje de Actividades Completadas (PAC) Se logra aumentos significativos en la productividad, debido al control constante. Evitar un proyecto no confiable, que genera una cadena de incumplimiento e ineficacia que finalmente se traduce en pérdidas (mayores costos).

2.7.4 Logros Hacer lo mismo con menos recursos (eliminar pérdidas). Hacer más con los mismos recursos (eliminar cuellos de botella) Obtener resultados operativos. Entramos al detalle de la ejecución Los ingenieros administran formal y eficientemente las operaciones de campo Inyecta confiabilidad, certidumbre y honestidad al ambiente de trabajo. Promueve responsabilidad y acción en el equipo de obra Mejora el control Libera tiempo para mejorar métodos de trabajo

2.7.5 Metodología de la programación de las 4 semanas Tomar del plan general una ventana de 4 semanas (que avanza con el tiempo) Efectuar un análisis de restricciones “Habilitar trabajo” eliminando restricciones

2.7.5.1 Acceso al escenario del Plan semanal

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2.7.5.2 Para elegir la semana a partir del cual se mostrarán los datos

2.7.5.3 Para desplegar el contenido del escenario

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2.7.5.4 Para visualizar más semanas en el escenario

2.7.5.5 Agrupación de actividades Permite elegir el tipo de información que debe mostrar el escenario del Plan semanal.

2.7.5.6 Vistas Permite elegir la información agrupada en una vista para mostrarla en el escenario del Plan semanal. Sólo sí previamente se “armaron” las vistas, el sistema muestra la información de la vista.

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2.7.5.7 Plan semanal, opciones del menú emergente

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2.7.5.7.1 Adicionar Reserva En la ventana del Pan semanal, está marcada con la llamada a. Permite adicionar una actividad como reserva para la etapa de ejecución. Cuando una actividad es elegida como reserva, ésta será mostrada en la orden de trabajo generada. Una vez ejecutada la actividad es necesario quitar la reserva para que ya no vuelva a parecer la actividad en las futuras órdenes de trabajo.

2.7.5.7.2 Quitar Reserva En la ventana del Plan semanal, está marcada con la llamada b, la opción se activa sólo si previamente se adicionó una reserva, para quitar la reserva haga clic derecho sobre la actividad, para luego elegir la opción del menú emergente.

2.7.5.7.3 Restricciones En la ventana del Plan semanal está marcada con la llamada c. Restricción es todo aquello que impide que una actividad se ejecute. Desde este escenario puede asignar y quitar una restricción. Sólo las actividades que no tienen restricciones deben ser ejecutadas.

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2.7.5.7.3.1 Procedimiento para asignar una restricción Analice una o un grupo de actividades, está disponible la información en diferentes presentaciones, en esta oportunidad es útil ver el metrado para cada uno de los días

Luego muestra los recursos.

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El sistema tiene dos lugares para registrar las restricciones, en el escenario de “Restricciones” y en el escenario del Plan semanal que a continuación se describe, es recomendable registrar la restricción por este sitio. Para asignar una restricción a la actividad. En este caso será falta de Tractor de orugas de 140-160 HP.

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Llamadas de la ventana Restricción: Llamada 1: Elija la pestaña Actividades. Llamada 1ª: Este botón permite elegir el tipo de restricción.

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Llamada 1b y 1c: Período el sistema lo muestra por defecto. Llamada 1d: Ingrese el nombre de la restricción, en este caso “Disponibilidad de equipo”. Llamada 1e: El estado inicial será “Registrado”.

Llamada 1f: Elija a los “Responsables”, es esta oportunidad se refiere exclusivamente al responsable o interesado de la que la restricción aplicada a esta actividad se levante. Temas relacionados: Registro de Responsables

Llamada 1g: Ingrese el porcentaje de “Avance“ de solución de la restricción, esta opción es informativa. Llamada 1h: Se refiere a la “Fecha de inicio” de la restricción, por defecto toma la fecha del sistema, este puede ser modificado de acuerdo a los requerimientos. Llamada 1i: Se refiere a la fecha de “Vencimiento” de la restricción, dato que debe ser registrado por el usuario.. Llamada 1j: El sistema muestra la actividad que tiene la restricción. Esta ventana es informativa.

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Llamada 2 de la ventana restricciones. La pestaña “Involucrados” permite elegir a las personas encargadas de levantar las restricciones. Se tiene dos posibilidades de elección: Identificador: Puede elegir a una persona del catálogo de identificadores. Responsable: Permite elegir a un responsable previamente registrado.

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Acciones y resultados Llamada 3 de la ventana restricciones. Elija la pestaña de “Acciones y Resultados”, permite calificar la restricción de acuerdo a la etiquetas previamente registradas por el usuario.

Llamada 4 de la ventana restricciones. Elija la pestaña “Apuntes”, para ingresar notas relacionadas con la restricción.

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2.7.5.7.4 Ver Se refiere a la llamada d del menú emergente del Plan semanal: Contiene opciones para visualizar el tipo de información.

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2.7.5.7.5 Ver análisis de precios unitarios Se refiere a la llamada d del menú emergente del “Plan semanal”.De la actividad elegida, muestra en la ventana inferior los análisis de precios unitarios. El análisis de precios unitarios es un componente, que permite modificaciones de su estructura como sí estuviera en la hoja del presupuesto. Para que tome los cambios efectuados debe procesar el presupuesto desde el módulo Presupuestos.

2.7.5.7.6 Ver descompuesto de recursos Muestra la cantidad de recursos para ejecutar la actividad, esta información es útil inicialmente para evaluar sí estos recursos están disponibles y de acuerdo a esto se registran las restricciones. En la etapa de ejecución estas cantidades serán tomadas en cuenta para los egresos desde el módulo de almacenes.

2.7.5.7.7 Ver productividad Se refiere a la comparación de la productividad programada y ejecutada, la consulta debe efectuarse siempre y cuando la actividad haya sido ejecutada y con orden de trabajo.

2.7.5.7.8 Contraer Muestra los niveles de registro de las actividades, para elegir y mostrar la información a ese nivel.

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2.7.5.7.9 Dividir Divide el escenario, en la ventana superior se elije una actividad y en la ventana inferior muestra información relacionada con la actividad de acuerdo al menú.

Llamada a: Sin división, esconde la ventana inferior. Llamada b: Muestra la barra en el diagrama de Gantt de la actividad elegida; para reprogramar puede

modificar el tamaño de la barra incrementando o disminuyendo el número de días. Luego use la opción de refrescar para que tome los cambios.

Llamada c: Muestra el histograma de acuerdo a la información elegida en la ventana superior, en el

caso de la mano de obra proporciona una idea de la participación de la cantidad de personas.

Llamada d: Muestra los recursos en forma detallada con la cantidad de acuerdo al metrado de la

actividad. Llamada e: Esta opción permite relacionar una tarea o actividad no planificada y obtenida desde las

órdenes de trabajo libre con las actividades del Plan semanal o del Proyecto

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2.7.5.7.9.1.1 Filtros Muestra la información de la actividad de acuerdo a la siguiente selección:

Llamada a: Muestra todas las actividades. Llamada b: Muestra sólo las actividades programas. Llamada c: Muestra sólo las actividades que tienen el 100% de porcentaje completado. Llamada d: Muestra sólo las actividades que no tienen el 100% de porcentaje completado.

2.7.5.7.9.1.2 Nota Permite registrar notas al registro elegido.

2.7.5.7.9.1.3 Exportar a Microsoft Excel Exporta el contenido de la ventana a una hoja Excel.

2.7.5.7.9.1.4 Mostrar campos Permite elegir las columnas o campos que están disponibles para este escenario.

2.7.5.7.9.1.5 Refrescar Sí reprogramó la actividad (ítem 2.6.5.7.9 llamada c), tomar lo cambios efectuados.

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2.7.6 Restricciones – Escenario. Use este escenario para analizar y levantar las restricciones. Para registrar una nueva restricción es recomendable efectuarlo desde el escenario del Plan semanal. Acceso al escenario

Para levantar una restricción

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2.7.7 Cumplimiento Este escenario es informativo, muestra el porcentaje de trabajo completado de cada una de las actividades. La información está disponible sólo si se utilizó ordenes de trabajo. Analice las actividades que no fueron completadas y registre en “Actas”.

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2.7.8 Actas En la etapa de gestión del proyecto, todos los eventos y acuerdos que se tomen deben ser registrados en un acta. Entiéndase por evento la exposición de un responsable sobre la programación detallada del plan semanal. Por acuerdo, el hecho de elegir la restricción y la persona que estará encargada de solucionar el problema que generó la restricción. Luego de revisar el escenario de Cumplimiento, también será necesario registrar las causas de incumplimiento para tomar las medidas correctivas y que no vuelvan a ocurrir. También puede registrar todas las reuniones que tenga a nivel de empresa. Para el desarrollo de este tema se toma como ejemplo, el siguiente hecho; luego de analizar la actividad “Extracción cantera (sin explosivos)”, con la opción “Ver descompuesto”, se observa que se necesita un TRACTOR DE ORUGAS DE 140-160 HP, y encargaremos a una persona para que consiga en alquiler este equipo, antes del 30 de junio del 2005, debido a que la obra se inicia el 04 de julio del 2005. Temas relacionados: Registre previamente a los responsables. Acceso al escenario

Registro de una nueva acta

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Participantes: Se refiere a elegir o seleccionar a las personas que participan en reunión.

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Revisión de actas anteriores. Ingrese a esta pestaña siempre y cuando tenga actas anteriores para revisar el cumplimiento. En este caso es la primera vez que se ingresa al sistema y por consiguiente no tenemos acuerdos anteriores, y los usaremos para describir las opciones implementadas.

Llamada a: Quita o borra la línea elegida del acta. Llamada b: Inserta una nueva línea al acta. Llamada c: Asigna una restricción en la línea donde se encuentra el cursor. Llamada d: Muestra la restricción asignada a la línea de un acta. Llamada e: Asigna un acta en la línea donde se encuentra el cursor. Llamada f: Adiciona los acuerdos anteriores pendientes de actas anteriores cuyos ítems fueron calificados como NOCUMPLIDO Llamada h: Exporta el contenido del acta a Microsoft Excel. Recomendaciones para el uso: Adicione los acuerdos anteriores pendientes, revise si se cumplieron; luego inserte una nueva línea e lleve a cabo el registro de los nuevos acuerdos en el acta.

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Acuerdos: Permite registrar los acuerdos que se tomen en la reunión

Llamada a: Digite el número de línea. Llamada b: Elija el participante (para la línea 1), puede ser la persona que plantea el problema o un tema. En este caso será el Gerente del proyecto, quien dirige la reunión.

Llamada c: En apuntes registre el tema del que trata la reunión. Use una línea para cada tema.

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Llamada d: En la columna “Tipo“ elija sobre el tipo de cumplimiento, para el registro de la línea, en este caso el 01

Llamada e: Elija al “Responsable” o persona encargado de alquilar al TRACTOR DE ORUGAS DE 140-160 HP.

Llamada f: Permite adjuntar una “Restricción” relacionada con el tema. Es requisito que previamente se haya registrado la restricción.

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Llamada g: Sí la línea registrada en el acta, requiere que invoque a otra acta, elija el número de acta. Llamada i: Sirve para calificar el tema tratado en la línea, cuando es calificado como no cumplido, permite ser visualizado en las actas que se elaboren en el futuro.

Las actas que sean calificadas como NO CUMPLIDO, pueden ser adicionada en las futuras actas con la opción ADICIONAR ACUERDO ANTERIORES PENDIENTES. Llamada j: El usuario debe ingresar (digitar) las acciones a tomar, como ALQUILAR. Llamada k: Elija la fecha de vencimiento o tope para solucionar el tema planteado en la línea.

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2.8 Períodos

2.8.1 Generalidades Los periodos son lapsos de tiempo en los cuales se planifica la ejecución de las actividades y el sistema los genera en forma automática de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto y el plazo, estos datos fueron definidos en el escenario de datos generales al momento de registrar el proyecto. Los períodos definidos es para todo el proyecto. Labores que se efectúan en este escenario • Hacer visibles o esconder periodos, para los escenarios donde sean requeridos. • Crear periodos personalizados.


2.8.3 Hacer visible los períodos Por este escenario se hacen visibles los períodos que se utilizarán en el escenario del Cronograma por períodos.

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Repita el proceso para los periodos semanales, Comentario: El escenario del cronograma por periodos soporta 15 periodos visibles, los que pueden ser impresos. Para imprimir el resto de periodos quite previamente el check de los periodos ya impresos y ponga check a los que recién imprimirá.

2.8.4 Crear períodos personalizados En el escenario del diagrama de Gantt, los datos fueron calculados para cada uno de los días y el contenido de las barras es mostrado en el escenario del Cronograma por períodos. Por defecto el sistema muestra los datos en días, semanas y meses. Los periodos personalizados tienen como contenido semanas eso significa que la fecha de inicio y fin de los períodos obedecerá al de las semanas. .

Periodo mensual* Periodo semanal* Personalizado

Valorización 1 Valorización 2 Valorización 3 Valorización 4

* Por defecto el sistema muestra estos dos periodos Para registrar el periodo “Personalizado”,

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Para registrar: “Valorización 1”,

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A continuación elija todos los periodos semanales que formarán parte de la valorización 1, para visualizar sólo los periodos semanales,

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Los periodos elegidos son mostrados en la ventana de donde fueron solicitados

Estos son los periodos registrados,

2.8.5 Botones Eliminar períodos excedentes.

Actualiza los datos del proyecto.

Refrescar, toma los nuevos datos de inicio y fin del proyecto.

IMPORTANTE: Sí crea períodos personalizados, estos necesariamente deben tener como

períodos componentes, semanas o meses.

Los períodos también pueden tener períodos equivalentes, que deben ser semanas o meses. No elimine los períodos básicos (días).

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2.9 Cronograma por períodos

2.9.1 Generalidades Este escenario, proporciona:

• Los resultados de la planificación. o El cronograma valorizado o El cronograma de avances o El plan de utilización de recursos.

En este escenario se ingresan:

• Los avances para la valorización interna del meta, que es utilizado en el control de obra. • Los avances para la valorización que debe pagar el propietario de la obra, en el venta.

El origen de los datos de este escenario es como se muestra a continuación,

2.9.2 Resultados de la planificación


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2.9.4 Cronogramas

Para elegir el tipo de dato que muestre el escenario, de la barra de botones use el botón (modo), luego el sistema muestra la ventana,

Luego elija el tipo de periodo:

Para sumar el contenido de las columnas hacia arriba, use el botón Para imprimir en pantalla el reporte elija el botón y del menú que muestre, elija una opción. Este es el reporte: Cronograma por partida,

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Este es el reporte: Cronograma, puede ser valorizado o metrado, de acuerdo a los datos mostrados en el escenario.

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2.9.5 Plan de utilización de recursos Es la relación de recursos utilizados en la ejecución del proyecto y cuyas cantidades han sido distribuidas en el tiempo de acuerdo a lo programado. Los datos pueden ser mostrados en cantidad o valorizado de acuerdo a lo elección en modo visualización. Para mostrar las actividades con sus recursos,

Luego el sistema muestra, en la ventana inferior el plan de utilización de recursos que puede ser impresa directamente desde el S10 o exportada a Excel.

2.9.6 Botones

Depurar cronograma: Elimina datos que ya no serán utilizados.

Sumar actividades: Debido a que las partidas del presupuesto han sido agrupadas en fases, este botón calcula los parciales y suma hacia los títulos. Use esta opción cuando modifique la asignación de partidas a las fases en el escenario de Actividades.

Especificaciones: Es un filtro que permite mostrar las actividades de acuerdo a las opciones

mostradas en la ventana.

Ubicar partida: Esta opción es informativa, permite ubicar una partida o una actividad asignada a una fase, indica al proyecto y presupuesto de donde proviene.

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Mostrar leyenda: Este botón muestra o esconde la leyenda que permite “jugar” con el número de cuadrillas, para obtener la cantidad de días que es necesario para ejecutarla.

Visualizar: Todas las opciones que muestra el menú, es para la parte inferior del escenario.

Modo: De acuerdo a la selección que se realice, el sistema muestra el tipo de dato.

Modo programado: Los datos que contiene cada barra dentro del escenario del diagrama de Gantt, el sistema calcula los datos para cada día y los muestra Modo orden de trabajo: Toma los datos de las órdenes de trabajo generadas. (Sólo mano de obra y los metrados, no materiales). Modo valorizado: El residente de obra debe ingresar los avances realmente logrados, producto de un metrado.

Sumar actividades: Los datos en modo valorizado, horas hombre u horas máquina, los suma y

acumula en forma vertical

Fin de la planificación

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3 Capítulo III – Ejecución

3.1 Registro de información previa a la ejecución

3.1.1 Responsables Se refiere al personal administrativo y técnico encargado del “manejo” de la empresa. En el escenario de Partidas de Control, cada uno de los registros debe ser asignado a un responsable, esto en el caso del personal técnico. Cuando se trabaja con “Actas” todo el personal necesariamente debe estar registrado como responsable. Datos que serán registrados:


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A continuación registre la información en cada uno de los niveles,

3.1.2 Personal disponible Se refiere sólo al personal obrero que participará en la ejecución de proyecto. El obrero debe ser previamente registrado en el catálogo de identificadores, para luego ser elegido como personal disponible. Estos son lo datos que se utilizarán para el registro: • Obreros

• Peones o Registre 18 peones para concreto.

• Oficiales o Registre 2 oficiales para concreto. o Registre 8 oficiales para encofrado.

• Operarios o Registre 4 operarios para encofrado.

Además:

1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados 1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero.

3.1.2.1 Registro de obreros en el catálogo de identificadores Como ejemplo se toma el registro del obrero: Vicente Gómez, se desempeñará como Oficial de Concreto.

3.1.2.1.1 Acceso al catálogo de identificadores

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En el catálogo de identificadores,

En esta ventana ingrese los datos solicitados,

Llamadas de la ventana Identificador: Llamada a: Tipo de persona, en el sistema están disponibles dos tipos, en esta oportunidad elija

Persona Natural. Llamada b: Código alterno, se refiere al código que tiene esta persona en otro sistema o programa. Llamada c: Tratamiento, es el vocativo como nos dirigimos a una persona, ejemplo; señor (Sr.), señorita

(Srta.), Ingeniero (Ing.). Use el botón para acceder al catálogo de tratamientos y luego elegir con doble clic.

Llamada d: Se refiere al sexo de la persona que se registra, el botón muestra los tipos de sexo disponibles.

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Llamada e: RUC se refiere al registro único de Contribuyentes. Llamada f: DNI se refiere al documento nacional de identidad. Llamada g: Apellidos y nombres, del obrero a registrar. Llamada h: Abreviatura, use esta celda para ingresar la categoría y oficio del obrero, esto ayuda al

momento de elegirlo. Llamada i: Datos complementarios, ingrese los datos solicitados. Llamada j: Tipo de identificador, elija esta pestaña para calificar (en este caso de obrero) al registro que

se efectuará.

A continuación se muestra los datos registrados en la ventana Identificador,

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3.1.2.2 Elección del personal disponible A continuación se muestra los datos que serán utilizados en el ejemplo,

3.1.2.2.1 Acceso al escenario

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El sistema muestra el catálogo de personal de donde debe elegir a los obreros,

Luego en el escenario serán mostrados los obreros elegidos.

3.1.2.3 Propiedades de los obreros Las propiedades se refieren al tipo que se utilizó en presupuestos, la categoría que se utilizará para los pagos en planilla y los costos de hora hombre. A todos los obreros registrados, se les ingresa sus propiedades. Estos son los precios que se utilizan en el ejemplo,

Para registrar las propiedades de los obreros (peones de concreto),

El sistema muestra la ventana donde se ingresan los datos,

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Llamada a: Se refiere a que el recurso equivalente que elija, es del presupuesto. Llamada b: Se refiere a que el recurso equivalente que elija, es del catálogo general.

3.1.2.4 Copiar propiedades de los obreros Para copiar las propiedades de un obrero, a otros de la misma categoría, marque un bloque (sólo del obrero que se quiere copiar las propiedades), luego haga clic derecho para mostrar el menú y elegir “Copiar”. Después, marque un bloque de los obreros “destino”, haga clic derecho sobre el bloque y del menú elija Propiedades, luego “Pegar propiedades”.

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A continuación se muestra los registros concluidos,

Luego “jale” a: 2 oficiales de concreto y registre sus propiedades.

8 oficiales de encofrado y registre sus propiedades. 4 operario de encofrado y registre sus propiedades.

1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados 1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero Con este personal se forman los Grupos de trabajo.

3.1.3 Equipo disponible El equipo propio y de terceros que se utilizará en el proyecto debe ser registrado con la finalidad de elaborar los partes diarios de equipo y el costo sea cargado posteriormente a los resultados operativos. El registro de estos equipos es con el código 10 y la unidad (u) dentro del catálogo de recursos. En el presupuesto se utilizaron los equipos con el código 03. Luego se compatibilizará cada activo con el equipo presupuestado y se le asignará las propiedades. Con los activos se formarán grupos de trabajo. Este es el equipo que se utilizará en las diferentes actividades:

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3.1.3.1 Registro de activos en el catálogo de recursos En el presupuesto se utilizó el recurso MEZCLADORA DE CONCRETO DE 11 p3 18 HP con la unidad hm (hora máquina). Datos que serán registrados: Mezcladora de concreto tipo tambor [como recurso principal] Mezcladora de concreto tipo tambor de 11 p3 18 hp (pza) [como recurso específico] El recurso específico es el que se elije como activo disponible, se caracteriza por que tiene 14 dígitos en el código y como unidad puede ser pieza o unidad.

3.1.3.1.1 Acceso al catálogo de recursos

En el árbol del catálogo de recursos,

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En el catálogo se muestra los registros efectuados

3.1.3.2 Selección de activos disponibles El activo disponible es elegido y registrado como “Equipo disponible” para el proyecto, la participación durante la ejecución del proyecto es tomado en el parte diario. Estos son los datos que serán elegidos,

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3.1.3.2.1 Acceso al escenario

El sistema muestra el catálogo de recursos, (donde previamente se tienen registrados) todos los activos propios y de terceros que se usará en la construcción del proyecto,

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Los equipos elegidos son mostrados en el escenario “Activos disponible”,

3.1.3.3 Propiedades del equipo Estos son los datos de las propiedades y precios que se utilizarán, se refieren los que fueron utilizados en el presupuesto. No siempre coinciden con el activo disponible.

A cada uno los activos que participan en la ejecución del proyecto, se relacionará con el equipo presupuestado, además se le ingresará los datos de precios, equivalencias, de similar forma como se hizo para la mano de obra.

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Para ingresar las propiedades a los equipos:

Llamada a: Se refiere a que el recurso equivalente que elija, es del presupuesto. Llamada b: Se refiere a que el recurso equivalente que elija, es del catálogo general. Repita el proceso para los demás activos.

3.1.4 Grupo de trabajo Es este escenario se forman los grupos de trabajo o “cuadrillas” con el personal registrado o elegido, mostrado en el escenario de personal disponible, está conformado sólo por obreros. Datos que serán registrados:

Requisitos: Tener registrado el personal en el escenario de personal disponible, con sus propiedades.

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Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación,

Registro del nivel 1:

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Estos son los registros efectuados,

3.1.4.2 Asignar obreros a los grupos de trabajo

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3.1.5 Registro de subcontratos El subcontrato es un recurso, y su ejecución es encargada a un tercero llamado subcontratista. En esta primera parte sólo registre los Subcontratos. Defina la escala de períodos para subcontratos:

Datos que serán registrados


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Ingrese los datos del subcontrato

Llamadas de la ventana Registro del Subcontrato: Llamada a: Registre los datos solicitados. La frecuencia de pago ya se encuentra definido (En el

escenario de Datos generales, en la celda de Datos adicionales. Llamada b: Ingrese el porcentaje de adelanto sólo en el caso de proporcionarlo, en cada valorización el

sistema amortizará automáticamente. No existe otra forma de otorgar adelanto. Llamada c: En caso de ser necesario ingrese el porcentaje que será descontado de cada valorización.

La devolución del fondo de garantía es manual. Llamada d: Del catálogo de recursos elija un recurso representativo que será utilizado al girar la factura

por parte del subcontratista. Llamada e: El impuesto aplicable al subcontrato para respaldar el pago que recibe, será IGV. El

propietario adicionará el monto del impuesto a la valorización base. Llamada f: Para adicionar recursos al subcontrato. Llamada g: Permite asignar al subcontrato los recursos presupuestados. Llamada h: Permite asignar al subcontrato recursos del catálogo, estén o no presupuestados.

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Luego en el catálogo de recursos,

Los recursos elegidos son mostrados en la ventana de registro de subcontratos, para asignarles partida de control.

Luego el sistema muestra el catálogo de las partidas de control, con la finalidad de asignar a cada uno de los recursos tipo subcontrato,

Una vez que tenga todos los datos del subcontrato use el botón Adicionar, para grabarlos y cerrar la ventana.

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A continuación se muestra el subcontrato registrado:

Para valorizar subcontratos. Lo realizaremos en la semana que registre avances.

3.1.6 Actividades por grupos A cada una de las actividades se le asigna una cuadrilla o grupo de trabajo que se encargará de su ejecución, esto es un requisito previo para generar ordenes de trabajo.


A cada uno de los grupos de trabajo se le asigna las actividades que ejecutará.

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3.2 Orden de trabajo

3.2.1 Generalidades La orden de trabajo es un documento que genera el usuario en el sistema por el cual se ordena la ejecución de una o varias actividades. Con la finalidad es obtener resultados operativos, el sistema está preparado para trabajar en forma simultánea con el módulo de almacenes, para lo cual el se debe cumplir ciertos requerimientos. • Tener registrado las fases o WBS, y haber asignado partidas a las fases. • En el diagrama de Gantt vincular las actividades. • Tener registrado en el escenario de personal disponible a todo el personal obrero, que participará en

la ejecución del proyecto. • En el escenario de grupos de trabajos, con el personal disponible haber formado los grupos de

trabajo o cuadrillas. • Tener registrado en el escenario de activos disponibles a todo el equipo propio y de terceros que

participará en la ejecución del proyecto. • En el escenario de grupos de equipos, con el activo disponible haber formado los grupos de trabajo

o cuadrillas. • Los grupos de trabajo deben estar asignadas a las actividades. A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato en Excel de la “Orden de trabajo por grupo”.

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A la pregunta que efectúe el sistema, responda eligiendo la opción Sí,

Cierre el Catálogo de Formatos por Empresa.

3.2.2 Generar orden de trabajo Las actividades que se ordenen en esta oportunidad están programadas en el diagrama de Gantt. El sistema también acepta que actividades que no estén programadas puedan formar parte de la orden de trabajo. Estas son las órdenes de trabajo que serán generadas:

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Elija la escala de tiempo semanal,

Elija el día sábado 23 de julio,

Para el sábado 23 de julio, elija las actividades programadas,

Llamada a: Incluye todas las actividades en la orden de trabajo Llamada b: Incluye sólo las actividades programada del período elegido.

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Estas son las actividades programas para el sábado 23 de julio del 2005,

Antes de exportar la orden de trabajo a Excel, en su PC cree una carpeta donde serán almacenadas todas las órdenes de trabajo generadas para este proyecto.

3.2.3 Exportar la orden de trabajo a Excel

Nota: La orden de trabajo Impresa se entrega al tareador, maestro de obra y capataz del grupo. El ejemplo que se acaba de realizar es para actividades programadas en el diagrama de Gantt. A continuación se muestra una orden de trabajo exportada al Excel.

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Llamadas del tipo de hora al momento de ingresar la información en Excel.

Llamada a: Se refiere al tipo de hora normal, y cuyo costo fue registrado en “Propiedades” del escenario

de Personal disponible; ingrese solamente la cantidad de horas definidas en el escenario de Calendario.

Llamada b: Se refiere al tipo de hora extra al 60%, y cuyo costo fue registrado en “Propiedades” del

escenario de Personal disponible; este número de horas no incluye las horas normales que le corresponde trabajar de acuerdo al horario establecido.

Llamada c: Se refiere al tipo de hora extra al 100%, y cuyo costo fue registrado en “Propiedades” del

escenario de Personal disponible; este número de horas no incluye las horas normales que le corresponde trabajar de acuerdo al horario establecido.

Llamada d: Al calificar con descanso médico el tareo de una persona, el costo es “cargado” a la obra. Llamada e: El sistema permite ingresar el número de horas globales trabajas por el obrero. Sí trabajó 10

horas, 8.5 horas los registra dentro del horario normal, y 1.5 horas como hora extra al 60%. Llamada f: Por implementar.

3.2.4 Importar la orden de trabajo de Excel La hoja Excel que contiene la orden de trabajo con los datos registrados, tiene que estar grabada y Excel cerrado.

Llamada a: Muchas veces las empresas demuestran calidad y cumplimiento en sus trabajos, entonces

el propietario le ordena que ejecute nuevos trabajos sin que estos hayan sido presupuestados y programados (a este tipo de obras se les denomina Fast Track), el procedimiento se describe en la opción Plantilla de tareos.

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Los avances registrados en la OT son visualizados en el escenario del Cronograma por períodos.

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3.2.5 Para conocer la cantidad de materiales que utilizará Es necesario tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará en la actividad ordenada.

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Estos son los datos exportados a Excel, y puede enviar al almacén un e-mail para que efectúe el egreso.

Otra forma de conocer la cantidad de materiales que se utilizará es ingresar al escenario de Cronograma

por períodos, para luego usar el botón y visualizar el modo: Programado metrado; luego use el botón

para elegir la opción Actividades y recursos.

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Comentario: En la realidad quien decide la cantidad de materiales es el residente o el maestro de obra, lo que anteriormente se indicó es para tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará. Los pedidos que realice el maestro de obra, directamente son atendidos en el almacén, la modalidad de “Egreso a partida de control” mediante el módulo de almacenes.

3.2.6 Tareos manuales Cuando no se utiliza las ordenes de trabajo en una período (semana), los tareos se pueden realizar manualmente con ayuda de Excel. No deben usarse las dos formas en el mismo período. A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato de Excel “Tareos de mano de obra”

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Cierre el Catálogo de Formatos por Empresa

3.2.7 Exportar el tareo a Excel

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3.2.7.1 Elija la partida de control El formato de Excel, toma las partidas de control del proyecto para elegirlo, obligatoriamente se debe elegir la partida de control.

3.2.7.2 Elija el tipo de hora

Registre el tareo para cada uno de los obreros, sí un obrero realiza más de una actividad durante el día, utilice una nueva rotación para cada partida de control. Después de registrar los tareos use el botón para grabar el contenido de la ventana

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3.2.7.3 Importar tareo

3.2.7.4 Proceso del tareo

Use el botón ,

Llamada a: Utiliza lo precios registrados en “Propiedades” del obrero. Llamada b: Cuando cambia el precio de la mano de obra en el semana 33, sólo por única vez procese

el tareo poniendo check en “Actuales”, para la semana 34 y siguientes retorne el check a “Históricos”.

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3.2.8 Resultados de la mano de obra por semana

Para visualizar los resultados use el botón

Llamada de la ventana Resumen por Partida de Control Llamada a: Detalle tareo partida, muestra una ventana con el tareo detallado de la semana elegida. Llamada b: Resumen tareo obrero, muestra en una ventana, todas las semanas en las que trabajo un

obrero en el proyecto, al elegir una semana muestra el detalle de los días. Llamada c: Exportar a Microsoft Excel, exporta el contenido de la ventana. Llamada d: Propiedades, muestra la ventana Identificador, donde se puede editar cada uno de sus

datos.

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3.3 Uso del módulo Almacenes El módulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos tipo material con los movimientos de ingresos y egresos. Lo que toma Gerencia son los egresos hacia las partidas de control, y son mostrados en los resultados operativos.

3.3.1 Diagrama de bloque del funcionamiento del almacén de obra

3.3.2 Acceso al módulo de Almacenes Del tapiz de su PC elija el botón de acceso directo

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3.3.3 Ingreso al módulo de Almacenes como sa El (sa) es el administrador del sistema

3.3.4 Registro de usuarios en el sistema El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y dar acceso al módulo de almacenes, a los escenarios, catálogos y documentos. El usuario llamado Andrade Andrés, será registrado en el sistema.

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3.3.5 Acceso al módulo de almacenes

3.3.6 Acceso a los escenarios

Repita el proceso para la pestaña de catálogos y luego para los documentos.

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3.3.7 Registro de usuarios en el proyecto Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el proyecto,

El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.

Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el almacén.

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El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.

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Para otorgar permisos al usuario dentro del módulo de almacenes,

Con lo que concluye el proceso de registro de usuarios. Cierre o salga del módulo de almacenes.

3.3.8 Ingreso al módulo de almacenes como usuario

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3.3.9 Movimientos

3.3.9.1 Ingresos Todo recurso sebe ser ingresado al almacén antes de ser egresado y debe estar respaldado por un documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad.

3.3.9.1.1 Ingreso por compra Este movimiento se efectúa cuando los recursos que ingresarán al almacén vienen respaldados por una factura, boleta de venta o ticket y cuya adquisición ha sido realizada sin un trámite previo como una Nota de Compra u Orden de Compra. Datos que serán utilizados para el ingreso por compra

Para iniciar el ingreso por compra

Sí el sistema solicita el tipo de cambio,

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Luego el sistema muestra el formulario de ingreso.

De catálogo de recursos elija a los que formarán parte del ingreso,

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Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y precios,

Con lo que concluye el ingreso. Reporte

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A continuación efectúe un ingreso por compra,

Antes efectuar egresos vaya al escenario de Stock y recosté, para que los recursos tomen el precio promedio.

3.3.9.2 Egresos

3.3.9.2.1 Egreso a Partida de Control Este tipo de egreso es el más usado durante la ejecución, es cuando el residente o maestro de obra envían un pedido al almacén y el almacenero efectúa un movimiento de egreso. Es requisito tener en el stock del almacén los recursos que serán egresados. Dentro de una misma guía cada recurso puede ser asignado a diferentes PC. Un recurso puede estar más de una vez en el detalle de una misma guía pero con diferentes PC. Para comenzar a hacer uso de este tipo de egreso debe tener ya creadas las PC del proyecto Estos son los datos que se utilizarán en el ejemplo,

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Para iniciar el egreso,

Luego el sistema muestra el formato de egreso a partida de control,

A continuación elija los recursos que forman parte del egreso,

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Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de egreso a partida de control,

Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija “Asignar partida de control”.

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Para imprimir los reportes:

Reporte

Efectúe los egresos para los días 25, 26 y 27 de julio del 2005.

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En el reporte se muestran los egresos efectuados:

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3.3.9.3 Stock Muestra la cantidad de reservas o existencias en el almacén de un determinado recurso, en el momento de realizar una consulta. El resultado de los movimientos de ingresos y egresos, constituye el stock de un recurso. Las opciones implementadas en este escenario facilitan información importante sobre el movimiento de un almacén. Antes de emitir reportes o ver la información, recostee (procese), como se muestra a continuación,

Los reportes del escenario de Stock están orientados a proporcionar información del tipo de recurso, a una fecha determinada, este puede ser valorizado o físico (cantidades). También permite

Use el botón , para visualizar el reporte y el sistema muestra las opciones en esta ventana,

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3.3.9.4 Informes Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacén donde este ubicado. Si se ubica en un almacén tipo:

Material: Se basa en las guías de egreso a Partida de Control Activo: Se basa en las guías de egreso a Persona Repuestos: Se basa en las guías de egreso a Activo Economato: Se basa en las guías de egreso a Unidad Operativa

Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacén tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guías de egreso a Partidas de Control, involucra también a todas las guías de egreso de “Partida de Control con Descarga Directa”.

Elija la semana,

Luego use el botón para procesar, estos son los resultados,

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Continuación del uso de Gerencia de proyectos

3.4 Registro de avances Los avances realmente logrados en obra dentro de un período, se registran en el sistema con la finalidad de valorizar y luego evaluar. Los que se ingrese en este escenario es lo que se toma en cuenta para los (resultados operativos). Estos son los datos que se ingresarán, en metrados.

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Para ingresar los avances:

El sistema debe calcular los recursos para los metrados registrados por el usuario,

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Para visualizar los datos en costo,

Luego use el botón para sumar los datos en forma vertical y estos son los resultados,

Comentario: Existe la posibilidad de que los datos puedan ser ingresados por días para luego sumar a

semanas, o ingresar directamente los datos en los períodos semanales

3.5 Valorización de subcontratos Todas las actividades consideradas como subcontratos se valorizan dentro de los periodos semanales. Datos para la valorización 01

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Para valorizar,

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Impresión de la valorización

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3.6 Partes de equipo El trabajo diario del equipo debe ser registrado en el sistema con la finalidad de controlar las horas o días trabajados y tener como resultado el costo por la participación del equipo en cada una de las partidas de control. Para el registro de las horas o días trabajados del equipo se utilizará una hoja Excel. A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato de Excel “Parte de Equipo”

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A la pregunta que efectúe el sistema, responda eligiendo la opción Sí. Cierre el Catálogo de Formatos por Empresa Antes de exportar los partes diarios a Excel, en su PC cree una carpeta “01 Partes de Equipo” donde se almacenará. Estos son los datos que se registrarán:

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Exportar a Excel los partes de equipo

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Esta es la información exportada a Excel

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Importar partes de equipo de Excel

Use el botón para procesar el parte de equipo

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Use el botón para visualizar el reporte

4 Capítulo IV - Control El control periódico del proyecto (de preferencia semanal), permite observar la marcha del proyecto, en cuanto al avance y costo, de acuerdo a estos datos se toman las decisiones.

4.1 Requisito • Ingreso de avances: En el escenario del cronograma por periodos modo valorizado porcentaje o

metrado del meta. • Valorizar los subcontratos realizados en el período que se controla. • En almacenes procesar el stock. • Ingresar los partes de equipo y procesar. • Procesar los tareos de los períodos a controlar.

4.2 Resultados operativos Es el resultado de la ejecución y proporciona información consolidada de la marcha del proyecto global a nivel de partidas de control, para comparar los montos programados, valorizados y el realmente gastado.


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El sistema muestra el catálogo de períodos de donde se elije,

Use el botón (Definir nivel de trabajo)

Llamadas de la ventana de Resultados Operativos Llamada 1: Corresponde al monto programado en el diagrama de Gantt. Llamada 2: Corresponde a los datos ingresados en el escenario de cronograma por períodos en modo

valorización.

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Llamada 3: Es el monto que corresponde a la suma de los tareos (participación de la mano de obra), los partes de equipo, los egresos de recursos del almacén hacia la partida de control de Concreto y las valorizaciones de los subcontratistas dentro del período.

Llamada 4: Es el factor de avance, cuando el valor es mayor a uno significa que la obra está adelantada.

Llamada 5: Es el factor de costo, cuando el valor es mayor a uno significa que la obra es rentable o estamos ganando.

Para visualizar el detalle de los recursos operativos

Análisis de la información de la ventana Detalle de los Resultados Operativos A nivel de “Todos los recursos”, el factor de avance es 0.1335 lo que significa que el proyecto está atrasado. El factor de costo es 1,0246 significa que la semana 30 fue rentable. A nivel de grupo de recurso “EQUIPOS”, se observa que la inversión es S/. 200.00 (llamada 3) es superior a la valorización S/. 120.75 (llamada 2).

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Para visualizar por que se está perdiendo

Luego cierre la ventana “Detalle comparativo”

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4.3 Resultados operativos acumulados Disponible para un período, proporciona información acumulada sobre lo valorizado y saldo, use el botón

s10 gerencia de proyectos

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