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Case Study Case Study Mitarbeiter und Kunden, die sich durch Berge von Papier kämpfen müssen: So sah früher der Alltag bei der RUSTLER Gruppe aus. Das Suchen und Auffinden von Dokumenten erforderte einen Fulltime Job. In Zeiten, in denen es Usus geworden ist, das Geschäftsprozesse automatisiert sind, war dies eine unhaltbare Situation. Seit der Ein- führung des elektronischen Dokumenten-Management-Systems von SAPERION werden bei dem österreichischen Immobiliendienstleister heute alle Vorgänge benutzerfreundlich dokumentiert. Gebäude verwalten leicht gemacht RUSTLER GRUPPE AUF EINEN BLICK Branche: Immobilien Kernthema: DMS (Dokumenten- Management-System) Integrationen: Andromeda EASY Pro © Rustler

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Page 1: RUSTLER GRUPPE Gebäude verwalten leicht gemacht · RUSTLER Gruppe Die RUSTLER GRUPPE wurde 1935 in Wien gegründet und zählt heute zu den füh-renden Immobiliendienstleistern in

Case StudyCase Study

Mitarbeiter und Kunden, die sich durch Berge von Papier kämpfen müssen: So sah früher der Alltag bei der RUSTLER Gruppe aus. Das Suchen und Auffinden von Dokumenten erforderte einen Fulltime Job. In Zeiten, in denen es Usus geworden ist, das Geschäftsprozesse automatisiert sind, war dies eine unhaltbare Situation. Seit der Ein-führung des elektronischen Dokumenten-Management-Systems von SAPERION werden bei dem österreichischen Immobiliendienstleister heute alle Vorgänge benutzerfreundlich dokumentiert.

Gebäude verwalten leicht gemacht RUSTLER GRUPPE

AUF EINEN BLICK

Branche: Immobilien

Kernthema: DMS (Dokumenten-Management-System)

Integrationen: Andromeda EASY Pro

© Rustler

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Page 2: RUSTLER GRUPPE Gebäude verwalten leicht gemacht · RUSTLER Gruppe Die RUSTLER GRUPPE wurde 1935 in Wien gegründet und zählt heute zu den füh-renden Immobiliendienstleistern in

Zielsetzung

Die Verwaltung von Immobilien ist ein kleinteiliges Geschäft: Miet-verträge müssen erstellt, Mieterwünsche bearbeitet, Kleinreparaturen in die Wege geleitet und Wartungstermine organisiert werden. Alle diese Ereignisse müssen erfasst und dokumentiert werden. Um die tägliche Arbeit so effizient wie möglich gestalten zu können, war den Verantwortlichen bei dem 1935 gegründeten Familienunternehmen aus Wien, die elektronische Abbildung der Geschäftsprozesse ein großes Anliegen.

Strategie

Nachdem diverse internationale Anbieter genauer unter die Lupe genommen wurden, fiel die Wahl schließlich auf die SAPERION ECM Suite. Das Berliner Unternehmen überzeugte vor allem in Sachen Flexibilität. Darüber hinaus war RUSTLER ein verlässlicher Support vor Ort sehr wichtig. Hier konnte SAPERION mit seinem Partnernetzwerk punkten. Mit der Artaker Computersysteme GmbH, die für die Imple-mentierung der Software betraut wurde, fühlte sich RUSTLER auch vor Ort bestens betreut.

„Wir sind mit der Lösung rundum zufrieden. Durch den reduzierten Suchaufwand können wir unsere Kunden schneller und effizienter bedienen. Und den Platz, den wir uns für Aktenschränke sparen, können wir jetzt viel sinnvoller nutzen.“

Walter Seierl Teamleiter RUSTLER Gruppe

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Eine weitere Neuerung: RUSTLER-Kunden können jetzt direkt über das Internet auf die jeweiligen Akten ihrer Liegenschaft zugreifen und sich alle Dokumente und Rechnungen ansehen – ganz nach dem Motto: „Schau Deinem Immobilienmanger bei der Arbeit über die Schulter“. „Viele Anbieter trauen sich noch nicht, ihren Kunden relevante Doku-mente über das Internet bereitzustellen“, erklärt Walter Seierl, Team-leiter bei RUSTLER. „Wir sind jedoch überzeugt, dass das die Zukunft sein wird. Bei unseren Kunden kommt es jedenfalls sehr gut an.“

Begleitend zur Einführung eines DMS und der elektronischen Akte wurden ebenfalls Archive für die Bereiche Personal und Einkauf ange-legt. Ein weiteres Projekt befindet sich zudem bereits in Planung: Eine zum Unternehmen gehörende Bauplanungsfirma arbeitet derzeit noch per Dateimanager mit dem Windows-Explorer. Wird ein Pfad zu lang, drohen Probleme mit der Speicherung. Hier soll ein eigenes digitales Archiv Abhilfe schaffen. Interessierte können den Rustler Net Service über die Homepage www.rustler.eu testen (Benutzername: 33474 Kennwort: rustler).

Nach Recherchen internationa-ler Anbieter fiel die Wahl auf die SAPERION ECM Suite. Neben der Flexibilität war Rustler ein verlässlicher Support vor Ort wichtig.

+ Geschäftsprozesse entsprechend ISO 9001 Zertifizierung abbilden

+ Rechtsichere Archivierung

+ SAPERION ECM

+ SAPERION ECM Elektronische Akte

+ AuthentiDate-Modul für SAPERION

+ Kostenersparnis

+ Zeitersparnis

+ Transparenz

+ Vereinfachung von Prozessen

DIE HERAUSFORDERUNG DIE LÖSUNG DIE VORTEILE

Umsetzung

In einem ersten Schritt wurden die laufenden Tätigkeiten der Immo-bilienmanager im System abgebildet. Aufgrund ihrer ISO 9001 Zertifizierung bestand bei RUSTLER die Herausforderung darin, die Geschäftsprozesse entsprechend der Norm abzubilden.

Im zweiten Schritt wurden daraufhin alle Eingangsrechnungen erfasst und archiviert. Heute werden die Rechnungsmerkmale automatisch erkannt und in das Verwaltungsprogramm von Andromeda EASY Pro eingelesen.

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SAPERION AG | Steinplatz 2 | D-10623 BerlinFon: +49 (0)30 600 61 - 0 | Mail: [email protected] | www.saperion.com

Wir freuen uns darauf, Ihrem Unternehmen als Erfolgspartner zur Seite zu stehen.

V2/01-2013Haftungsausschluss: Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.

RUSTLER Gruppe

Die RUSTLER GRUPPE wurde 1935 in Wien gegründet und zählt heute zu den füh-renden Immobiliendienstleistern in Österreich und Zentraleuropa. Unter dem Dach der Marke RUSTLER sind die Geschäftsbereiche Immobilienvermittlung („Rustler-Die Makler“), Gebäudeverwaltung („Rustler-Die Verwalter“), Bauplanung und Projektma-nagement („Aspekt-Die Planer“) und Facility Management („IFM-Die Facility Mana-ger“) zusammengefasst. RUSTLER bietet damit seinen Kunden alle Dienstleistungen rund um die Immobilie aus einer Hand an und steht ihnen in allen rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Fragen beratend zur Seite.www.rustler.eu

Artaker Computersysteme GmbH

Die Artaker Computersysteme GmbH aus Wien, ist das Systemhaus des österreich-ischen EDV-Clusters (www. a-h-erlebnis.at) und bietet Consulting, Implementierung und Gesamtlösungen an. Schwerpunkte sind die Bereiche Dokumenten-Manage-ment, Enterprise Content Management & Workflow, IT-Services & Citrix sowie Indivi-dualprogrammierung. Artaker ist österreichischer Generalvertreter für SAPERION. www.artaker.at

SAPERION AG

Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Die SAPERION AG arbeitet seit vielen Jahren mit Global Pla-yern zusammen und hat dabei ihre Unkompliziertheit, Beweglichkeit und Reaktions-schnelligkeit bewahrt. Die Vision von SAPERION ist es, Unternehmen, Menschen und Prozesse zusammenzuführen, damit sie schneller und mit besseren Entscheidungen in den dynamischen Märkten von heute agieren können. Weltweit steigern zahlreiche Unternehmen aus allen Branchen mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhö-hen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbewerbsvorteile. Die Produkte der SAPERION AG zielen auf drei Kernprobleme vieler Unternehmen: das Optimieren der Prozesse, das Schaffen von Rechtssicherheit und das Integrieren von Informationen.

DIE BETEILIGTEN UNTERNEHMEN IM ÜBERBLICK

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