Rozpočet a finanční řízení projektu

v rámci kurzu

"Efektivní realizace a rozvoj projektů"

16.4.2008

Program semináře

9:00-12:10• Úvod do finančního řízení organizace• Tvorba projektového rozpočtu

12:10-13:15 • Přestávka na oběd

13:15-16:25• Sestavení projektového rozpočtu - praktická část• Finanční řízení projektu

Finanční řízení ORGANIZACE

Úvod do problematiky

Role finančního manažera

• sestavení rozpočtu organizace a dalších finančních dokumentů

• průběžné sledování čerpání rozpočtu – zabezpečení souladu a případná korekce vzhledem k realitě vývoje nákladů nebo zdrojů

• dohled nad přípravou vyúčtování jednotlivých projektů, finančních zpráv pro poskytovatele

• sestavení účetní závěrky • vypořádání daňových povinností

Role finančního manažera

• komunikace s vedením a projektovými manažery

• komunikace s účetním / účetní firmou

• nastavení a průběžná optimalizace systému - účetnictví, výkaznictví, interní směrnice

• získávání zdrojů (?) …

Rozpočet organizace

• je nákladovým vyjádřením aktivit organizace, které jsou plánovány na předmětné období

• musí tedy vycházet z operativního plánu organizace nebo OP jednotlivých úseků

• při zohlednění poslání organizace, její cílů, priorit a definované strategie

• konkrétní podoba rozpočtu je odvozena od potřeb organizace

Rozpočet organizace

• skládá se:– z rozpočtu jednotlivých aktivit (projektů) +

administrativního rozpočtu (?)– z přímých a režijních nákladů

• potřeba existence administrativního rozpočtu záleží na vnímání režijních nákladů vzhledem k aktivitám– jedná se o nepřímé náklady – jedná se o přímé náklady, ovšem pouze v alikvotní

výši

Alokace režijních nákladů

• standardizovaný způsob přiřazení režijních nákladů jednotlivým aktivitám (projektům) v příslušné (alikvotní) výši

• kalkulace přiřazení dle: počtu pracovníků, objemu přímých nákladů…

• použitá metodika musí být logická a obhajitelná

Finanční plán

• reflektuje i výnosovou (zdrojovou) stránku pro plánované období

• v podstatě se jedná o rozpočet, do kterého je přidána informace s jakými zdroji je možné počítat pro krytí daných nákladů

• z finančního plánu lze poznat jestli jsou plánované aktivity plně pokryty nebo je pro ně nutné zabezpečit dodatečné zdroje

• v případě ztrátových aktivit je na rozhodnutí příslušného orgánu, zda je možné za těchto okolností realizovat danou aktivitu (projekt)

• na druhé straně se zde mohou objevit i případné rezervy

Plán peněžních toků

• poskytuje rozložení výdajů a příjmů v čase za sledované období

• zohledňuje režim plateb od donorů (příp. příjem jiných prostředků) na jedné straně a distribuci výdajů v čase na straně druhé

• navazuje na finanční plán– je ovšem nutné korigovat náklady/výnosy z finančního

plánu na výdaje/příjmy– rozčlenění výdajů/příjmů dle zvolené časové jednotky

• je ho nutné sestavit v případě, kdy existuje reálné riziko, že se organizace může v určitém období dostat do insolventnosti

Účetnictví

• primární zdroj dat pro veškeré finanční plány a přehledy

• jeho efektivní nastavení je klíčovým faktorem úspěšnosti finančního řízení

• musí být vedeno v souladu s příslušnými právními předpisy – finanční účetnictví

• je ovšem vhodné doplnit ho o prvky manažerského účetnictví

Interní předpisy

• právní předpisy předpokládají že organizace vnitřně upraví některé své postupy

• vztahují se zejména k způsobu účtování ale i k dalším skutečnostem

• příklady interních směrnic:– oběh účetních dokladů– pracovní cesty– inventarizace– dlouhodobý majetek– cenné papíry

Tvorba projektového rozpočtu

Principy a postupy

Východiska

• Projektové aktivity– musí být definovány před sestavováním rozpočtu

Tvorba projektového rozpočtu = identifikace vstupů potřebných pro realizaci jednotlivých projektových aktivit a jejich finanční kvantifikace

• Podmínky stanovené donorem

Struktura rozpočtu

• odráží ostatní podmínky donora• horizontální struktura (řádky)

– samotný obsah rozpočtu – konkrétní rozpočtové položky členěné do kapitol / podkapitol – důležitý je počet rozpočtových kapitol v návaznosti na podmínky

pro změny (finanční přesuny) v rozpočtu – položky na nejnižší hierarchické úrovni musí být definovány

dostatečně přesně

• vertikální struktura (sloupce)– údaje požadované k jednotlivým rozpočtovým položkám – minimálně je zde k položce uvedena suma nákladu

Oprávněnost nákladů

• stanovená omezení pro použití prostředků

• negativní vymezení– taxativně vyjmenované položky– kursové ztráty, splátky dluhů, debetní úroky…

• pozitivní vymezení– oprávněné, pokud…– posouzení z věcného a časového hlediska

Oprávněnost z věcného hlediska

• nezbytné pro realizaci projektu

• vynaložené v souladu se zásadami řádného finančního řízení

• efektivní a přiměřené, obvyklé za dané plnění v příslušném místě a čase

• řádně vedené v účetnictví, doložitelné doklady

• musí být uhrazeny

Oprávněnost daní

• většinou není oprávněna žádná daň, u které je organizace poplatníkem (DPPO, silniční daň, daň dědická, daň darovací, daň z nemovitostí, daň z převodu a přechodu nemovitostí)

• oprávněným nákladem tedy může být pouze:– DPFO jako součást hrubé mzdy zaměstnanců – spotřební daň jako součást ceny vstupů (organizace

není plátcem)– DPH jako součást ceny vstupů (organizace není

plátcem, anebo je plátcem, ale nemá možnost nárokovat odpočet daně na vstupu)

Oprávněnost z časového hlediska

• náklady musí být vynaloženy v určitém definovaném období –v období realizace projektu

• co ale znamená „být vynaloženy“?– být uhrazeny - VÝDAJ

nebo– být (vzniknout) – NÁKLAD

Náklady/Výdaje

NÁKLAD:• pokles hodnoty aktiv (majetku) nebo zvýšení

závazků• skutečná spotřeba pořízeného plnění, obvykle

spojena s výdejem peněz • vzniká k datu kdy bylo dané plnění dodáno VÝDAJ:• tok peněz ven z organizace• úhrada za pořízené plnění• vzniká k datu platby dle bankovního výpisu nebo

výdajového pokladního dokladu

Oprávněnost z časového hlediska

• výdajový přístup– oprávněné jsou úhrady (platby) za dané období– pokud je striktně dodržována věcná souvislost, tento

přístup znevýhodňuje příjemce (mzdy za poslední měsíc realizace projektu, nájemné hrazené předem)

• nákladový přístup– oprávněné jsou náklady, které vznikly (dle okamžiku

uskutečnění účetního případu) za dané období– datum úhrady nákladu v zásadě nemá na

oprávněnost vliv (pouze existence úhrady k nákladu)

Přímé / nepřímé náklady projektu

• Přímé náklady – vztahují se výlučně k realizaci projektu– plně se na ně vztahuje charakteristika nezbytnosti pro projekt

• Nepřímé náklady– omezeny % z celkových nákladů projektu– možné přístupy

• nemají přímou vazbu na projekt• režijní náklady nezbytné pro projekt

– podmínka doložení doklady• Vnímání režijních nákladů

– buď jako nepřímé náklady (% omezení, taxativní vymezení co zde patří)

– nebo jako přímé náklady, ale pouze v jejich alikvotní výši (metodika – řádně zdůvodněna, poctivá a spravedlivá)

Jiné podmínky donora

• omezení stanovená pro míru přenesení realizace projektu na jiné subjekty– partneři projektu– dodavatelé

• omezení stanovená pro vybrané části rozpočtu– např. náklady na vybavení nesmí přesáhnout

určené % z celkových nákladů projektu

Měna rozpočtu

• V případě cizí měny je nutné zohlednit pravidla pro kursový přepočet

• Kurz stanovený pro:– sestavení rozpočtu– převod finančních prostředků– vyúčtování

Časové rozvržení nákladů

• může být vyžadováno zejména u delších projektů

• většinou rozlišení na roky, méně častěji - čtvrtletí, měsíce

Zdroje financování

• oprávněné projektové náklady plně financovány z grantu

nebo• nutnost vložit spolufinancování

PROJEKT = GRANT + SPOLUFINANCOVÁNÍ– povolené zdroje spolufinancování– povinná výše %– podmínky donora je nutné uplatňovat pro celý projekt

nebo pouze pro část financovanou donorem

Zdroje financování

• bilanční princip:

suma nákladů = suma zdrojů

• projekt nesmí pro organizaci generovat žádný zisk

• přímé výnosy musí být vráceny do projektu nebo o ně bude krácen grant

• výjimky: kreditní úroky, kursové zisky

Osobní náklady

• pouze zaměstnanci dle Zákoníku práce - pracovní poměr, DPČ, DPP

• nebo i členové projektového týmu, kteří nejsou zaměstnanci– smlouvy o dílo, mandátní smlouvy, příkazní smlouvy, autorské honoráře...– OSVČ

• stanovené mzdové limity nebo „mzda v místě obvyklá“• oprávněné: hrubé mzdy + povinné zákonné odvody (SP,

ZP, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele)• většinou neoprávněné: stabilizační náklady na

zaměstnance (příspěvek na životní pojištění, penzijní připojištění)

• každá pozice – samostatná rozpočtová položka• výkazy práce

Cestovné

• pouze cestovní náhrady zaměstnanců jako vyúčtování pracovních cest– zvýšené stravovací výdaje (tzv. stravné)– jízdné– náklady na ubytování– nutné vedlejší výdaje

• nebo i cestovní náklady refundované účastníkům projektových akcí

Nákup vybavení a spotřebního materiálu

• Spotřební materiál – papír, kancelářské potřeby... • Vybavení – výpočetní technika, nábytek... • Stanovená objemová a položková omezení• Dlouhodobý majetek

– doba použití více než 1 rok + hodnota nad stanoveno hranici– vstupuje do nákladů postupně formou odpisů - pokud je

oprávněný, je nákladem pořizovací cena nebo odpisy (účetní/daňové)?

– za dlouhodobý majetek jsou v rámci projektu považovány pouze plnění nad hranicí stanovenou ZDP (40 a 60 tisíc Kč), nebo přísněji i pod touto hranicí dle skutečného zaúčtování

Nákup služeb a energií

• lektorné, právní služby, výroba publikací, tisk, catering, překlady...

• energie, nájemné, internet, telefony...

• členové projektového týmu, kteří nejsou zaměstnanci organizace

• pozor na limit pro subdodávky a limit pro výběrová řízení

Další rozpočtové kapitoly - ESF

• Drobné stavební úpravy– nikoliv rekonstrukce a modernizace

• Přímá podpora– mzdové příspěvky, cestovné, příspěvek na péči o dítě

• Křížové financování– možnost zahrnout i jinak neoprávněné náklady např.

pořízení dlouhodobého majetku, nábytku– omezeno %

Praktický nácvik

Sestavení projektového rozpočtu

Režim plateb grantu

• všechny platby poskytnuty formou záloh nebo nutnost předfinancování - návaznost na celkový rozpočet organizace

• nezaměňovat předfinancování se spolufinancováním!

• může být vhodné sestavit plán peněžních toků (plán cash-flow) pro projekt

Bankovní účet

• samostatný - určený výhradně pro potřeby projektu– požadavek úhrady VŠECH projektových

nákladů z tohoto účtu v podstatě není možné splnit (odvody, pokladní výdaje)

• nebo pouze identifikovaný pro příjem plateb grantu

Partnerství v projektu

• NEMÁ charakter dodavatelsko-odběratelského vztahu !!!

• z projektu mohou být partnerovi uhrazeny pouze oprávněné náklady, doložitelné prvotními doklady - do těchto nákladů nesmí být zakalkulován zisk

• na partnera se vztahuje většina smluvních povinností, které platí pro příjemce

Zakázky/Subdodávky

• pro všechny zakázky - pravidlo transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení

• dodatečné podmínky v případě zakázek, hodnota kterých překročí stanovenou sumu – realizace výběrového řízení

• Zakázka - jakákoliv dodávka poptána organizací• Subdodávka - druh zakázky, prostřednictvím

které je ze strany organizace přenesena realizace některé aktivity projektu na dodavatele– může zde být stanoven % limit z celkových nákladů

Publicita

• Donor stanovuje pro organizaci postupy, kterými ho má prezentovat jako dárce

• Většinou na všech hmotných výstupech projektu, na pořízeném vybavení, na veřejných akcích nebo v médiích

Neoprávněné náklady

• bankovní poplatky, kursové ztráty, daně (z věcného hlediska)

• náklady na přípravu žádosti, vyhodnocení projektu (z časového hlediska)

• nutno pokrýt „mimo projekt“• někdy je možné pokrýt je ze spolufinancování - v

případě, že podmínky donora pro oprávněnost nákladů se vztahují pouze na část projektu financovanou z grantu

Finanční řízení PROJEKTU

Oddělená účetní evidence

• samostatné středisko / zakázka pro projekt

nebo

• systém analytických účtů

• paralelně i mimoúčetní evidence – pokud je to účelné

Průběžné sledování čerpání

• pravidelné uzávěrky

• sledování také u partnerů projektu– pravidelná konsolidace stavu čerpání– strukturované informace od partnera

• pokud je vyúčtování v cizí měně, průběžně také přepočítávat náklady z Kč na tuto měnu

Administrace změn

• pravidla pro změny rozpočtu• Změna velkého rozsahu – dodatek ke Smlouvě

– významně se mění obsahová náplň projektu– úprava nad stanovené % z původního rozpočtu

• Změna malého rozsahu – notifikace změny– změny, které nemají zásadní vliv na obsah projektu – úprava do stanoveného % z původního rozpočtu– informace o formálních změnách

Vyúčtování

• rozpočet = předpoklad/kvalifikovaný odhad

• vyúčtování = skutečnost

• průběžné / závěrečné

• většinou se podává ve struktuře dle schváleného rozpočtu

Vyúčtování

• nutnost dodržet celkovou výši čerpaných nákladů dle rozpočtu – rozpočet nemůže být přečerpán

nebo

• je možné rozpočet přečerpat vložením dodatečných prostředků spolufinancování

• výše grantu stanovená ve Smlouvě ale nemůže být navýšena

Zálohové platby

• energie, nájemné, internet...

• nejsou nákladem, jsou výdajem

• náklad nastane až dodávkou plnění a je vyčíslen v zúčtovacím dokladu – někdy je problém získat ho od dodavatele včas

• dohadné položky

Závěrečný audit

• je požadován pouze u některých donorů

• musí být proveden nezávislým certifikovaným auditorem

• účelem je zejména ověřit že vyúčtování projektu odpovídá evidenci v účetnictví, že účetnictví je řádně vedeno v souladu s právními předpisy a smluvními podmínkami

Kursové rozdíly

• Mechanismus kursového přepočtu

• Kursové ztráty nejsou oprávněným nákladem, na druhé straně kursové zisky nejsou přímým výnosem projektu

• Kurz stanovený pro:– sestavení rozpočtu– převod finančních prostředků– vyúčtování