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  • Roteiro de Auditoria Interna

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    ROTEIRO DE AUDITORIA INTERNA

    MODELO DISPONIBILIZADO GRATUITAMENTE PELO PORTAL DE

    AUDITORIA

  • Roteiro de Auditoria Interna

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    ROTEIRO DE AUDITORIA INTERNA - CONTROLES INTERNOS

    APLICADOS AOS PAGAMENTOS

    1. Controles Internos dos Pagamentos

    1.1 Estoque - Almoxarifado

    a) A empresa tem definida quantidade mnima e mxima de estoque de cada produto. b) Estoque atinge quantidade mnima: necessidade de compra. c) O responsvel pelo estoque emite diariamente um relatrio dos produtos que atingiram

    a quantidade mnima, o qual enviado, atravs de requisio, devidamente autorizado,

    para o setor de compra de materiais.

    1.1A - Estoque de Matrias-primas

    a) O estoque de matrias-primas, normalmente prximo da produo e separado do estoque do almoxarifado.

    b) Est definido o estoque mnimo, mdio (ideal) e mximo; c) Relatrio encaminhado para o setor de produo quando atinge o estoque mnimo; d) O setor de produo planeja a compra de matrias-primas, atravs de pessoas

    devidamente autorizadas;

    1.2 Requisies de Compras

    a) So efetuadas requisies de compra b) Deve conter os seguintes dados:

    controle numrico

    data

    constar a quantidade e as especificaes detalhadas de cada produto

    Identificado o setor

    assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsvel pelo setor

    assinatura do estoque de produo, Engenheiro de Produo, responsvel pelo setor de produo

    1.3 A Ordem de compra a) O comprador da empresa, mediante a requisio, abre a Ordem de Compra; b) Deve conter:

    Data;

    Numerao;

    Quantidade e especificaes dos produtos;

    Identificao do Setor;

    Cotao de Preos;

    O valor unitrio, valor total e as condies gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa;

    Assinatura do Engenheiro de produo ou responsvel;

    Assinatura do Diretor de Produo;

    Assinatura do Responsvel pelo oramento ou pelo fluxo de caixa;

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    Assinatura do Comprador;

    c) Manter controle das Ordens de Compras em Aberto d) Constar na nota fiscal de aquisio o nmero da Ordem de Compras e) Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor especfico: RECEPO.

    1.4 RECEPO

    a) O setor de RECEPO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matrias-Primas.

    b) Pela ordem de compra os funcionrios da Recepo conferem: - a quantidade

    - as especificaes

    - o acondicionamento e a qualidade dos produtos

    - carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidncia que a mercadoria constante na

    nota fiscal foi recebida;

    1.5 ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATRIAS-PRIMAS

    a) Conduzem os produtos at o responsvel pelo Controle de Estoques da empresa (almoxarifado ou estoque de matrias-primas);

    b) O Almoxarifado (ou Estoque de matrias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispe no estoque;

    c) O registro (input) no Estoque efetuado por pessoa independente do setor de Estoque; d) O responsvel pelo estoque tem acesso para alterar a quantidade de mercadoria no

    estoque;

    e) Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar fica parcialmente bloqueado para anlise do processo;

    1.6 CONTAS A PAGAR

    A nota fiscal encaminhada ao Contas a Pagar que:

    Mediante a Ordem de compra e requisio confere o preo unitrio, o preo total, os descontos e os prazos de pagamentos, etc;

    Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel;

    Aps verificado que todo o procedimento foi efetuado e est em ordem, libera no Sistema de Contas a Pagar;

    O Setor de Contas a Pagar no pode efetuar lanamentos no sistema, somente pode liberar lanamentos efetuados por outros setores;

    As baixas tambm, devem ser feitas por pessoal alheio ao Contas a Pagar, cabendo a este setor somente a conferncia e autorizao para o pagamento;.

    Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel pelo pagamento;

    1.7 PAGAMENTO

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    a) O Contas a Pagar emite espelho (relatrio) dos fornecedores que esto autorizados o pagamento, o qual segue para a Tesouraria;

    b) Tesouraria no implanta dados no sistema de Contas a Pagar; c) Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor. d) Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mnimo 02 assinaturas de

    Diretores/Procuradores no envolvidos em processo anterior de autorizao);

    e) Para a assinatura dos cheques, os Diretores e Procuradores devem visualizar e vistar a nota.

    1.8 CONTABILIDADE

    a) A contabilidade concilia se os cdigos, despesas e custos foram apropriados corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada) e se h diferena entre o

    relatrio de contas a pagar e os saldos contbeis;

    1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

    Verificar se so efetuados procedimentos de auditoria interna no setor;

    PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE

    INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES

    3.1 ESTOQUES (GERAL)

    a) Estoques

    a) A empresa deve estar organizada no sentido de controle e vigilncia permanente de seus estoques, quanto guarda e movimentao.

    b) Os estoques mantidos pela empresa esto sob controle e responsabilidade de pessoal adequado.

    c) Os locais de armazenagem ou estocagem so adequados quanto a:

    - roubo, fogo, perdas, extravios, etc.

    - inacessibilidade de terceiros, no autorizados. d) Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as sadas de estoques sem

    documentao suficiente e aprovada.

    e) So adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas:

    so utilizados para indicao de mximos e mnimos de estoques

    - registram movimentao e saldos em quantidades e valores (controle fsico e financeiro)

    - registram custo unitrio e em conformidade com a legislao

    - tm sua movimentao integrada contabilidade. f) Os registros ou fichas mencionados so escriturados por pessoal:

    - que no tem acesso s existncias

    - que no autoriza movimentao dos estoques

    - que no tem acesso aos controles e registros contbeis e de custos. g) O responsvel por revises e aprovaes de ajuste ou correes de erros nos registros

    ou fichas de estoques independente das funes de:

    - custdia das existncias

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    - registros da movimentao das mesmas h) As existncias indicadas pelos registros ou fichas de estoques so balanceadas

    mensalmente com as contas da contabilidade:

    - as diferenas so investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas, e contm aprovao do contador os lanamentos dos ajustes

    - os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque, so efetuados vista de documentao aprovada como acima descrito.

    i) Quanto aos estoques imprestveis, deteriorados, obsoletos, etc:

    - so baixados dos registros ou fichas de estoque e da contabilidade mediante autorizao de pessoal responsvel, no ligado custdia e registros dos mesmos

    - so sucateados para venda e, recuperveis ou no, so controlados fisicamente. j) As posies dos estoques so revisadas , periodicamente, no sentido de:

    - determinar existncias excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotao (em funo de mximos e mnimos, nveis de produo ou outras medidas)

    - conferncia contra posies de levantamentos fsicos, fora das pocas do inventrio anual.

    k) Existem registros adequados para controle dos estoques prprios ou de terceiros:

    - transferidos para industrializao, consignao, etc.

    - recebidos para industrializao, consignao, etc.

    - em trnsito. l) Os referidos estoques em poder de terceiros so verificados periodicamente, bem

    como so devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergncias, fora das

    pocas do inventrio anual, por meio de :

    - contagens nos estabelecimentos de terceiros

    - pedidos de confirmao emitidos aos estabelecimentos de terceiros

    - outros procedimentos alternativos m) Quanto s entradas de materiais, produtos ou mercadorias:

    - so registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatrios ou boletins de recepo, numerados tipograficamente

    - os relatrios ou boletins de recepo so controlados quanto seqncia numrica e indicam quantidades e aprovao do controle de qualidade

    - os relatrios ou boletins de recepo que acusem devolues de vendas so conferidos e aprovados por pessoal qualificado da rea de vendas

    - os produtos prontos so lanados nos registros ou fichas de estoque com base em relatrios de produo numerados tipograficamente, controlados quanto

    seqncia numrica e aprovados por pessoal qualificado da rea de produo.

    n) Quanto s sadas de materiais, produtos ou mercadorias:

    - as entregas so feitas somente com base em requisies ou ordens de expedio autorizadas e numeradas tipograficamente

    - controlada a seqncia numrica dos referidos documentos

    - os procedimentos existentes garantem que toda a sada registrada.

    b) Inventrios

    a) A empresa utiliza-se do processo de inventrios permanentes rotativos, visando diminuir custos e paralisao das atividades durante o balano geral. Caso contrrio:

    - so efetuadas contagens pelo menos uma vez ao ano, por ocasio