rolling forecast
DESCRIPTION
El constante cambio que hay en el entorno de las empresas genera que la mayoría de las corporaciones se integren a este dinamismo, algunas compañías han optado por implementar un modelo de planificación presupuestaria basado en el aumento de la frecuencia con la cual determinan su presupuesto. El objetivo del Rolling Forecast es el de realizar previsiones presupuestarias más de una vez al año para periodos constantes e independientes del año fiscal o natural. Lo invitamos a ver nuestro próximo webcast para mostrarle acerca de: • ¿Cómo adaptarse con mayor rapidez ante los cambios del entorno de la empresa? • ¿Cómo integrar con éxito este concepto de Rolling Forecast como instrumento de gestión en la corporación? • ¿Con que frecuencia se deben de realizar los el proceso de planificación en las empresas? Presentador: Aureliano Rivera Detalles de las soluciones: [email protected]TRANSCRIPT
Aureliano Rivera
Rolling Forecasts: ¿Cómo adaptarse a los constantes cambios del negocio de manera eficiente?
Objetivos de la sesión
En la sesión de hoy vamos a hablar sobre:
Qué son y para que sirven los Rolling Forecasts
Buenas prácticas para implementar el uso de Rolling Forecasts
Bienvenida e Introducción
Aureliano Rivera
Director General Nexolution
20 años trabajando como consultor en Business Analytics y Administración del Desempeño
Ayudamos a nuestros clientes a entender su pasado,
monitorear y comunicar su presente y prever el futuro
Administración del Desempeño
Análisis de Riesgos
Análisis Predictivo
Inteligencia de Negocios
Ejemplo: Empresa de transporte
Jack
Operaciones
CFO
Ppto Combustible fin Agosto
5,000,000
Real Combustible fin Agosto
8,000,000
Var. Negativa -3,000,000
Razones
1. Precio combustible
2. Volumen. Nuevo cliente, mas viajes
3. Mezcla camiones. Otros modelos de camiones con mayor consumo
4. Timing/calendario. Centro de servicio listo un mes antes de lo planeado
5. Desperdicios, perdidas e ineficiencia. Choques, robo combustible, fuga combustible
Encuesta 1
¿Qué tan frecuentemente hace pronósticos en el año?
1-3 veces 4-7 veces 8-11 Variable/Cuando se necesita
“Espera lo inesperado“
La volatilidad y la incertidumbre llegaron para quedarse
Años para
alcanzar
50M usuarios:
Radio
38 años
TV
13 años
Internet
4 años
2 años
4 de las 10 empresas
mas grandes del
mundo (valor de
mercado) en el 2008
permanecen en la
lista actualmente
2008 2013
Mirando hacia adelante
Flexible
Enfocado en Riesgos & Oportunidades
Basado en
Hechos
Rolling Forecasts
El Presupuesto Anual detalla
como quiere la empresa
que sea el futuro
Los Rolling Forecasts describen
como es más probable que
sea el futuro
“El uso de Rolling Forecasts permite a las compañías incorporar la información y conocimientos mas recientes del mercado.”
Kaplan/ Norton, Autores, Gurús de Administración
“El proceso correcto de presupuestación puede cambiar como funciona una compañía – y reinventar el ritual hace que sea mucho mas fácil ganar, no puede permitirse no intentarlo.”
Jack Welch
Presupuesto Anual vs Rolling Forecasts
Presupuesto Anual vs Rolling Forecasts
Presupuesto Anual Rolling Forecast
Tiempo Anual Mensual/Trimestral
Enfoque Control de costos Creación de valor
Relación con la estrategia Tenue Directo
Mentalidad Cumplir con el presupuesto Información para decisiones
Comprensión de reportes Fácil Difícil
Reportes de variación No muy útil Muy útil
Dueños de los números Finanzas Línea de negocio
Base de preparación Año pasado Ambiente actual/Drivers
Control Centralizado Descentralizado
Fuente: “Managing with Rolling Forecasts”, John Stretch
Encuesta 2
¿Cómo considera el valor de su proceso de pronostico actual?
Excepcional Bueno Adecuado Pobre Muy Pobre
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Participación Modelado
Riesgo &
Incertidumbre Cultura
Medición del
Proceso
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Participación Modelado
Riesgo &
Incertidumbre Cultura
Medición del
Proceso
¿Qué es un Rolling Forecast?
E F M A M J J A S O N D E F M A M J
Forecast Q1
Q2
Q3
Forecast
Tradicional
Forecast Q1
Rolling
forecast
Rolling Forecast = ¿12 meses cada trimestre?
No. ¡Depende de su empresa!
Horizonte de Tiempo de acuerdo al ritmo de la empresa
Ciclos Cortos
Electrónica de consumo
Retail
Banca
Publicidad
Flujo de efectivo
Ingresos
Ciclos Largos
Exploración Petrolera
Desarrollo de medicamentos
Inversión en infraestructura
Construcción de plantas
Inversión en infraestructura
Investigación y desarrollo
Industr
ia
Funció
n
Diferentes horizontes de tiempo para diferentes decisiones, pero integrando el sistema
Sales and operations planning
Planeación Financiera
Inversiones en activos
Horizontes de tiempo comunes
Aerolineas: Rolling 2 trimestres; mensual
Automotriz: Rolling 2 trimestres; trimestral
Química: Rolling 2 trimestres; mensual
Telco: Rolling 4 trimestres; mensual
Tecnología: Rolling 4 trimestres; trimestral
Ingenieria: Rolling 6 trimestres; trimestral
Bienes de consumo Rolling 6 trimestres; mensual
Farmaceutica Rolling 6 trimestres; trimestral
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Participación
Cultura
Modelado
Medición del
Proceso Riesgo &
Incertidumbre
La alta participación crea valor
Ventas
Marketing
RH
....y genera compromiso
& conocimiento
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso Riesgo &
Incertidumbre
Un formato tradicional de presupuesto
¡Menos es más!, simplifica tus modelos
“La simplicidad es la
sofisticación
definitiva.“ Leonardo da Vinci
Cambiar el lenguaje, usar Drivers
634172 – Ventas (Clientes Nuevos)
665891 – Papeleria (Papel)
665892 – Papeleria (Plumas)
677199 – Regalos, Misc.
Oportunidades
No. de Pasajeros
No. de empleados
Ingreso x pasajero
Automatizar
Time
Ingre
so
Acum
ula
do
Cálculo
Objetivo
Run rate
Promedio Captura manual/ Carga
Matematica
Estadistica
O reglas “mixtas“
Empezar con poco y después crecer
Ganancias
Inmediatas 1 Adoptar
Mejores
Prácticas
Más allá
de finanzas
Administración
del desempeño
y ejecución
de la estrategia
AUTOMATIZACION ---------------------------------- TRANSFORMACION ----------------------------
2 3 4
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura Medición del
Proceso
Participación Modelado
Riesgo &
Incertidumbre
¿Pronosticar múltiples escenarios?
Escenarios What if?
What if?
• Múltiples escenarios
• Premisas diferentes
• Volúmenes de datos
Recesión
Profunda
Sin
crecimiento
Recuperación
Moderada
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso Riesgo &
Incertidumbre
Algunas métricas a considerar
Enfoque en repetibilidad
Medir la calidad
Establecer objetivos claros
¿Cómo evaluar la calidad del pronóstico?
Cualitativo Patrones similares entre la historia y el pronostico
No hay variaciones muy grandes al azar
Cuantitativo Desviación estándar
Error absoluto como porcentaje de las ventas
Promedios ponderados (volúmenes y montos)
Salarios
Papelería
Viajes
Telefonía
TOTAL
Código Costo
Ppto Actual Var.
80,000
40,000
30,000
30,000
$180,000
85,000
42,000
31,000
33,000
$191,000
(5,000)
(2,000)
(1,000)
(3,000)
($11,000)
Explicar variaciones y como se va a regresar al objetivo
De variaciones
Source: Borealis
Costos Trimestrales
($000’s)
Q10
60
54
48
42
36
30
Costos Actuales Trimestre
Prom Móvil 12 meses KPI
Target Mediano
Plazo
Explicar si el KPI (promedio móvil de Costos Fijos Totales) esta “fuera de
rango”
Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Q9
Actual Forecast
A KPIs usando líneas de tendencia
y graficas
Análisis de tendencias
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso Riesgo &
Incertidumbre
La administración fomenta la cultura
Forecast substancialmente
menor que el real
“El papel del rolling forecast
en la administración de la
compañía es que debe ser
brutalmente honesto ya
sea que nos guste o no nos
guste lo que vemos.”
Bjarte Bogsnes, Statoil
La administración establece el tono
• “Ok, claramente las
cosas cambiaron.
¿Cuales son los drivers
del cambio?
• ¿Cual es el impacto en
nuestro negocio?
• ¿Que acciones debemos
tomar?”
“¿Porqué no anticipamos
esto en el presupuesto?
¿Quién se equivoco?
La administración es dueña del rolling forecast y clarifica su proposito
Relación con la
toma de decisiones
Relación con el
presupuesto
Propósito del
pronóstico Evaluación de los
procesos
Nuevos esquemas
de compensación
Factores de Exito
Horizonte de
Tiempo
Cultura
Participación Modelado
Medición del
Proceso Riesgo &
Incertidumbre
Lecciones de los lideres Los “mejores” utilizan Analíticos Avanzados
Planeación y reporteo común
Planeación y pronósticos operativos
Análisis predictivo y escenarios
Source: IBM Institute for Business Value, 2010 IBM Global CFO Study (Adapted)
Información confiable y
plataforma analítica
Procesos
Integrados
De Soporte
a
Decisiones
Objetivos
Alineados Plan
Anual
Revisión
Mensual
De Resultados
Evaluación
Mensual de
Riesgos y
Oportunidades
Inversiones
en curso
Pronósticos
Trimestrales
Validación
De la
Estrategia
Del negocio
Plan a
Largo
Plazo
Habilitadores:
Colaboración
entre finanzas y el
negocio
Tecnología y
herramientas
robustas
Información
Visibilidad Externa
Aplicación de
principios de Six
Sigma
Asignación
oportuna de
recursos
Foco en el
desempeño
futuro de la
compañía
Visibilidad
para
mejorar/
ajustar la
formulación
y ejecución
de la
estrategia
Optimización
Del valor
A los
accionistas
Ejemplo de planeación continua
Planeación Continua – American Express
¡La empresa debe aprender y adaptarse!
Preguntas
