Roki hranjenja dokumentarnega gradiva

Dr. Vladimir Žumervladimir.zumer@gov.si

Arhiv Republike Slovenije

Kolokvij 2008

Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007,

63/2007, 115/2007, 122/2007, 31/2008)

Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave

(Uradni list RS, št. 81/2005) Predlog novega navodila!

I. SPLOŠNE DOLOČBE 3

Postopki poslovanja z dokumentarnim gradivom obsegajo

•

Sprejemanje pošte (klasične in elektronske)•

Razvrščanje (klasificiranje) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov z roki hranjenja

•

Dodeljevanje v reševanje (signiranje) na podlagi signirnega načrta

•

Evidentiranje dokumentov, zadev, spisov oz dokumentacije v računalniške evidence in opremljanje gradiva z metapodatki

•

Skeniranje

dokumentov •

Pripravo dokumentov in celostno podobo

•

Odpravo pošte•

Hrambo gradiva (sistemi arhiviranja, roki hranjenja)

•

Elektronsko arhiviranje (e-hrambo v digitalni obliki)•

Izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva

•

Odbiranje arhivskega gradiva

Arhivski predpisi•

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS št. 30/2006)

•

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006)

•

Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe –

ETZ (objavljene na spletni strani Arhiva RS)

•

Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/2006)

Izbor mednarodnih standardov in priporočil

• ISO 15489:2005, Information

and

documentation

-

Recordsmanagement.

• ISO 23081:2006, Information

and

documentation

-

Recordsmanagement

processes

-

Metadata

for

records.

• MoReq

-

Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv Republike Slovenije 2005, objavljeno tudi na spletni strani http://www.arhiv.gov.si(Moreq: Model requirements

for

the

management

of

electronic

records

-

MoReq

Specification, European

Communities, 2001).

Drugi predpisi

• Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004)

• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 6/2004)

• Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001)

Predpisi o ravnanju s poslovno dokumentacijo

•

Slovenski računovodski standardi, št. 21,

22

in 23 (Uradni list RS, št.

118/2005)

•

Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 117/2006)

•

Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006)

Klasifikacija zadev in dokumentov•

Klasificiranje zadev in dokumentov

po vsebini

na podlagi

načrta klasifikacijskih znakov

•

Načrti klasifikacijskih znakov:-

okvirni klasifikacijski načrt,

ki ga je določila Vlada RS,

-

posamezni klasifikacijski načrt, ki ga določi predstojnik organa,

-

enoten načrt, ki ga določi minister, pristojen za vsebinsko področje, (na primer za upravne enote, občine, šole…),

•

Klasifikacijski načrt obsega: seznam klasifikacijskih znakov, opis vsebin, roke hrambe, določbe o arhivskem gradivu.

Klasifikacijski načrt / primer• 1 DELOVNA RAZMERJA IN POLITIKA KADROVANJA

• 10 KADROVSKA POLITIKA rok hrambe•

100 SPLOŠNO O KADROVSKI POLITIKI

10 let•

101 KADROVSKE ZADEVE IN EVIDENCE

A•

102 AKTI S PODROČJA DELOVNIH RAZMERIJ T •

103 PLANI KADROV 5 let•

104 KADROVSKO ŠTIPENDIRANJE

5 let •

108 IMENOVANJE IN RAZREŠITVE

T•

109 PRIZNANJA, ODLIKOVANJA, PLAKETE

A

• 11 ZAPOSLOVANJE•

110 SPLOŠNO O ZAPOSLOVANJU

5 let•

111 BREZPOSELNOST

5 let•

112 POTREBE PO DELAVCIH

5 let•

113 ZAPOSLOVANJE INVALIDOV

5 let

1002 Individualna delovna razmerja

A Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence, poročila in analize,…

1003 Personalne mape

T Personalne mape,.. T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca

1004 Pritožbe in spori

10 A Prenehanje delovnega razmerja (A) Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),…

1005 Druge zadeve iz skupine 100

10 Vse ostalo kar ni možno nikamor uvrstiti

101 Kolektivna delovna razmerja in socialno partnerstvo

5 Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi, pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju, reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov, delovanje sindikatov, stavke ... Izbris sindikata iz evidence

102 Varnost in zdravje pri delu

5 A Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri delu (A) Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja, redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev za varstvo pred požarom, požarni redi (5),...

103 Pokojninsko in invalidsko zavarovanje

5 T Izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja, dejavnost ZPIZ-a (5), Dodatno pokojninsko zavarovanje (T), …

Evidenca zadev in dokumentov

Evidenca se vodi s pomočjo informacijskega sistema

Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o :• dokumentih• zadevah• dosjejih V računalniške aplikacije

(SPIS, DOKSIS, Lo.Polis, …) vgradimo:

• načrt klasifikacijskih znakov

z roki hrambe

• načrt signirnih

znakov

• šifrant subjektov

• seznam ključnih besed

Zadeva•

Evidenčni podatki o zadevi:–

številka zadeve (klasif.znak

-

zap.št. / letnica)

–

subjekt ali tema–

ključne besede (opcijsko)

–

kratka vsebina–

stanje

–

datum začetka–

signirni

znak

–

rok hrambe–

zveza (če obstaja)

–

seznam dokumentov v zadevi –

drugi podatki

•

Dokumenti v zadevi

04122-1/2005

Metapodatki elektronskih dokumentov

Identifikator

(šifra, številka ali druga temeljna oznaka dokumenta)Naslov, zadeva, kratka vsebina dokumentaAvtor (pravna ali fizične oseba)NaslovnikiDatum, nastanka, sprejema ali odprave in datum evidentiranjaDostopne praviceStopnja tajnostiMetapodatki o e-hrambi (ime datoteke, odvisnost od strojne opreme,operacijskih sistemov, aplikacijske programske opreme, formati datotek, resolucija, verzije in parametri kompresije, shema kodiranja, podatki za prikazovanje)Rok hrambeStatus prenosaElektronski podpis, certifikat, digitalno kvalificirano potrdiloDatum pošiljanja, datum prejemaVerzija zapisaJezikInformacije o šifriranju …

Hramba dokumentarnega gradiva Zbirke dokumentarnega gradiva

tekoča zbirka- glavna pisarna

+

2 leti

stalna zbirka-arhiv

reš.

zbirka nerešenih zadev

• vpogled v zbirke

• seznam in izpis rešenih zadev

Vrste dokumentarnega gradiva

Vrste dokumentarnega gradiva glede rok hranjenja:A -

arhivsko gradivo

T -

trajno dokumentarno gradivo

LLLL -

gradivo z določenim rokom hranjenja(2 leti, 3 leta, 5 let, 10 let, 20 let)

Roki hrambe

•

Roke hranjenja dokumentarnega gradiva določi predstojnik organa v skladu s predpisanimi roki in potrebami poslovanja

•

Arhivsko gradivo določi pristojni arhiv

•

Roki hranjenja in določbe o arhivskem gradivu se vpišejo v klasifikacijski načrt

Roki

hranjenja

dokumentarnega

gradiva

so določeni v predpisih

o:

- evidencah

na

področju

dela, zaposlovanja, delovnih

razmerjih, matičnievidenci

zavarovancev

in uživalcev

pravic

iz

pokojninskega

in

invalidskega

zavarovanja, zdravstvenem

zavarovanju

in socialnemvarstvu,

- varstvu

osebnih

podatkov, tajnih

podatkih, policiji, osebni

izkaznici

terdruge

predpise

s področja

notranjih

zadev,

- državni

statistiki, popisu

prebivalstva

ter

drugih

statističnih

popisih,-

graditvi

objektov

ter

druge

predpise

s področja

gradbeništva,

- računovodstvu, knjigovodstvu, slovenske

računovodske

standarde, -

davku

na

dodano

vrednost, davčnem

postopku, davčni

službi,

- o dokumentaciji

rednih

sodišč

in druge

predpise

s področja

pravosodja, ki

določajo

roke

hranjenja

dokumentarnega

gradiva

pravosodnih

organov, - visokem

šolstvu, gimnazijah, dokumentaciji

v srednješolskem

izobraževanju, dokumentaciji

v osnovni

šoli

in 9 letni

osnovni

šoli, v vrtcih

in druge

predpise

s področja

izobraževanja,

-

zbirkah

podatkov

s področja

zdravstvenega

varstva, - splošnem

upravnem

postopku, obligacijskih

razmerjih, kazenski

zakonik

in druge

predpise, ki

določajo

zastaralne

roke.

Posebne določbe navodil za določanje rokov hranjenja organov javne uprave

Najpomembnejše

zadeve

iz

upravnih

in drugih

postopkov

organ praviloma

hrani

v celoti

kot

trajno

dokumentarno

gradivo

oziroma

kot

arhivsko

gradivo.

V nekaterih

pomembnih

zadevah

se kot

trajno

dokumentarno gradivo

ali

kot

arhivsko

gradivo

lahko

hrani

le del dokumentov

zadeve

(na

primer odločbe, sklepi, poročila, analize), ostali dokumenti

v zadevi

pa le določeno

število

let (na

primer vloge,

priloge, soglasja, mnenja, mesečna

poročila

in statistika

itd.), vendar ne

manj

kot

10 let.

Zadeve

manj

pomembnih

(množičnih) upravnih

in drugih postopkov

hrani

organ najmanj

2 leti.

Pomembnost

zadev

iz

pristojnosti

organa

določi

predstojnik

organa.

Posebne določbe navodila

Dokumentarno

gradivo, ki

ga

organ prejme

od

pravnih

in fizičnih

oseb

zaradi

informiranja

ali

v vednost

in ne

povzroči

upravnega

poslovanja

oziroma

upravnega

postopka, se hrani najmanj

2 leti.

Na primer:

prejeti

zapisniki

in gradivo

za

seje

državnega

zbora, vlade, občinskega

sveta, svetov

javnih

zavodov, nadzornih

odborov, skupščin, razna

obvestila, okrožnice, splošni

dopisi

in korespondenca)

Posebne določbe navodilaVloge

strank

s prilogami, ki

so podlaga

za

vpis

dejstev

oziroma

podatkov

v javne

in druge

evidence,

ki

jih

v skladu

s predpisi vodi

organ, se hranijo

najmanj

2 leti.

Vloge

za

izstavljanje

potrdil

iz

javnih

in drugih

evidenc, ki

jih vodi

organ, ter

kopije

izdanih

potrdil

se hranijo

najmanj

2 leti.

Posebne določbe navodila

Letni, srednjeročni,

dolgoročni

ali

občasni

programi, plani, poročila, analize

in statistika, se hranijo

trajno

oziroma

kot

arhivsko

gradivo, dnevna, tedenska, mesečna, kvartalna

pa najmanj

2 leti.

Finančno, računovodsko, knjigovodsko, davčno

in komercialno

dokumentarno

gradivo

kot

specifično

dokumentarno

gradivo

hrani

organ v skladu

z roki, ki

jih določajo

zakon

o računovodstvu, računovodski

standardi

in

zakon

o davku

na

dodano

vrednost: -pomožne

obrazce

in obračune

ter

kopije

kontrolnih

blokov

2 leti,

-

poslovne

knjige

najmanj

10 let,

- računovodske

oziroma

knjigovodske

listine

(računi, pogodbe)

najmanj

10 let,

-

obdavčenje

nepremičnin

20 let,

-

blagajniške

priloge

5 let,

- končne

obračune

plač

in plačilne

liste

za

obdobje, ko

letnih

obračunov ni

bilo, trajno,

-

proračunska

dokumentacija, zaključni

računi

in poslovna

poročila predstavljajo

arhivsko

gradivo

2. člen Uredbe o upravnem poslovanju

Trajno dokumentarno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z veljavnimi predpisi ali aktom ministra ali predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno hraniti trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe

pri organu,

kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu

Trajno dokumentarno gradivo (večina tudi arhivsko gradivo)

•

uradne evidence

(evidence, registri, katastri, seznami)•

sejno gradivo s potrjenimi zapisniki

•

gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov

•

poročila in analitična gradiva

o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih

•

zbirna statistična poročila in rezultati raziskav•

vse tiskane in elektronske publikacije;

•

zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah •

premoženjskopravne zadeve

•

investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve

194. člen Uredbe o upravnem poslovanju

(5) Lastnemu dokumentarnemu gradivu iz prvega odstavka tega člena razen dokumentarnemu gradivu iz 1. točke se lahko rok trajne hrambe omeji na časovno omejen rok hrambe, dokler ne prenehajo vse pravne in dejanske posledice, ki izhajajo iz gradiva.

(6) Roke hrambe iz prejšnjega odstavka z navodilom določi Arhiv Republike Slovenije in jih uskladi z navodili za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva javne uprave.

ZAKON O GRADITVI OBJEKTOV (Uradni list RS, št. 110/2002) (106. in 107. člen) Pristojni upravni organ za gradbene zadeve hrani: - projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja ter - projekt izvedenih del, na podlagi katerega je izdal uporabno

dovoljenje, 10 let po izdaji gradbenega oziroma uporabnega dovoljenja. Lastnik objekta, etažni lastnik in upravljalec objekta v etažni lastnini mora hraniti: - projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja, - projekt izvedenih del, - projekt za vzdrževanje in obratovanje objekta in - projekt za vpis v uradne evidence, dokler objekt stoji oziroma do odstranitve objekta, če ni s posebnimi predpisi za določeno vrsto objektov določeno, da jih je treba hraniti trajno. Projekt se lahko hrani na papirju, elektronskem mediju ali na mikrofilmu.

ZAKON O ZBIRKAH PODATKOV S PODROČJA ZDRAVSTVENEGA VARSTVA

(Uradni list RS, št.

65/2000)

A. ZBIRKE PODATKOV, KI VSEBUJEJO OSEBNE PODATKE

1. Osnovna medicinska dokumentacija izvajalcev zdravstvene dejavnosti, ki služi tudi kot vir podatkov za evidence, zdravstveni kartoni, dosjeji pacientov:

•

zobozdravstveni karton trajno, •

zdravstveni karton in popis bolezni (zdravstveni dosje) 10 let po smrti bolnika,

•

ostala osnovna medicinska dokumentacija 15 let.

PREDLOG ZAKONA O EVIDENCAH IN GRADIVU

NA PODROČJU ZDRAVJA IN ZDRAVSTVENEGA VARSTVA (2007)

Centralni register zdravstvene dokumentacije in druge zbirke podatkov

s področja zdravstvenega varstva so zdravstveno

arhivsko gradivo

in se izročajo pristojnim arhivom najkasneje 5 let po zadnjem vnosu podatkov.

Kadar ima osnovna zdravstvena dokumentacija na podlagi strokovnih navodil pristojnega arhiva značaj zdravstvenega arhivskega gradiva

se odbira praviloma vsakih 5 let in

izroča

pristojnemu arhivu.

Odbira in izroča se zdravstvena dokumentacija pacientov, od katerih smrti je minilo najmanj 10 let.

PREDLOG ZAKONA O EVIDENCAH IN GRADIVU

NA PODROČJU ZDRAVJA IN ZDRAVSTVENEGA VARSTVA (2007)

Osnovna zdravstvena dokumentacija

in drugo dokumentarno gradivo, ki je posebnega pomena za zdravje ali zdravstveno varstvo posameznika ali večjega števila posameznikov, se hrani deset let po smrti posameznika, na katerega se nanaša. Izjemoma, če datum smrti posameznika ni znan ali če se gradivo nanaša na večje število posameznikov, se hrani 85 let

po vzpostavitvi zdravstvene

dokumentacije za posameznika. Drugo dokumentarno gradivo o zdravstvenem stanju in varstvu se hrani 10 let od nastanka.

ZAKON O RAČUNOVODSTVU (Uradni list RS, št. 23/99) Letni računovodski izkazi trajno Končni obračuni plač zaposlenih trajno Izplačilni listi za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač trajno Glavna knjiga in finančni dnevnik 10 let (po računovodskih standardih trajno) Pomožne poslovne knjige (blagajniška knjiga, knjiga osnovnih sredstev, analitične evidence terjatev in obveznosti, materiala, nadomestnih delov, drobnega inventarja, nedokončane proizvodnje, končnih izdelkov in blaga itd.) najmanj 5 let Knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži (računi, banka, blagajna) najmanj 5 let Knjigovodske listine plačilnega prometa najmanj 3 leta Prodajni in kontrolni bloki najmanj 2 leti Pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine najmanj 2 leti Opomba: Roke hranjenja poslovnih knjig in knjigovodskih listin vsebujeta tudi Slovenski računovodski standard 21 - Knjigovodske listine in Slovenski računovodski standard 22 - Poslovne knjige, ki se uporabljata od leta 1993 dalje in sta objavljena v publikaciji: SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARDI, Slovenski inštitut za revizijo, Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije, Ljubljana, april 1995, str. 104 – 115 ter novi standardi v Uradnem listu RS, št. 118/2005.

ZAKON O DAVKU NA DODANO VREDNOST (Uradni list RS, št. 117/2006), 86. člen

(5) Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejmejo od davčnih zavezancev, ki imajo sedež na ozemlju Slovenije, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. (6) Ne glede na peti odstavek tega člena, mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine, najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

Zakon o davčnem postopku(Uradni list RS, št. 117/2006, 32. člen)

Dokumenti in evidence se morajo hraniti v fizični oziroma elektronski obliki do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo…(10 let)

SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARD št. 21 (Uradni list RS, št. 118/2005) - Hramba knjigovodskih listin Podjetje v svojem splošnem aktu opredeli način hrambe knjigovodskih listin (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov). Po reviziji oziroma sprejetju letnih računovodskih izkazov se knjigovodske listine na papirju arhivirajo oziroma računalniški nosilci podatkov shranijo. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniškem oziroma mikrografskem obravnavanju na nosilcih podatkov, na katere se prenašajo iz izvirnikov. Knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja podatkov, je treba hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogočajo ponovno predstavitev v prvotni nespremenjeni obliki. Izvirne papirne knjigovodske listine, s katerih so preneseni podatki na elektronske nosilce podatkov, se lahko po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma v skladu s predpisi fizično uničijo.

SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARD št. 22 (Uradni list RS, št. 118/2005) - Hramba poslovnih knjig Podjetje s splošnim aktom opredeli način hrambe poslovnih knjig. Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma po sprejetju letnih računovodskih izkazov se poslovne knjige, ustrezno urejene in zaključene, arhivirajo. Pisni odtisi glavne knjige in dnevnika se praviloma hranijo trajno. Podjetje pa lahko ob upoštevanju ustreznih predpisov sámo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo. Poslovne knjige se do konca revidiranja letnih računovodskih izkazov hranijo v priročnem arhivu računovodske službe, potem pa zapisniško predajo v varnejši osrednji arhiv podjetja.

Slovenski računovodski standard 23 (Uradni list RS, št. 118/2005)

- Računovodsko

obračunavanje in računovodski obračuni

e) Hramba računovodskih obračunov

Letni računovodski izkazi in končni obračuni plačzaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera nikončnih obračunov plač

zaposlencev, se hranijo trajno,

pomožni

obračuni pa dve leti.

Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.

Zakon o evidencah na področjudela in socialne varnosti

(Uradni list RS, št. 40/2006)

14. členDokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehavoditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine,na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenihdelavcih, se hranijo kot listina trajne

vrednosti.

17 .členDokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne

vrednosti.

19. členDokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehavoditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kotlistina trajne vrednosti.

PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V OSNOVNI ŠOLI (Uradni list RS, št. 59/2008) ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Osnovna šola trajno hrani: 1. matično knjigo, 2. matične liste, 3. šolsko kroniko, 4. letni delovni načrt šole, 5. letna organizacijska poročila, 6. zapisnike sej učiteljskega zbora, 7. zapisnike sej oddelčnih učiteljskih zborov, 8. zapisnike sej sveta šole. Eno leto po zaključku šolanja učencev osnovna šola hrani: 1. zapisnike komisije za ugotavljanje pripravljenosti otrok za vstop v šolo, 2. vpisne liste, 3. osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje, 4. športnovzgojne kartone, 5. dnevnike, 6. redovalnice, 7. zapisnike o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev, 8. soglasja staršev. Najmanj 5 let osnovna šola hrani: 1. zapisnike sej strokovnih aktivov, 2. zapisnike sej sveta staršev in oddelčnih svetov staršev. Do konca šolskega leta osnovna šola hrani letne priprave in priprave na pouk in mapo vzgojnih ukrepov.

Izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva Odbiranje arhivskega gradiva

•

Komisija za izločanje in odbiranje–

določi direktor

–

pisno obvesti pristojni arhiv o odbiranju

•

Izločanje dokumentarnega gradiva, ki mu potečejo roki hranjenja–

najmanj vsakih 5 let

–

gradivo, ki mu je potekel rok hranjenja–

zapisnik o izločitvi oziroma uničenju

–

okvirni popis izločenega gradiva

•

Odbiranje arhivskega gradiva–

najmanj vsakih 5 let

–

izročanje pristojnemu arhivu najkasneje 30 let od nastanka gradiva–

zapisnik o izročitvi, popis izročenega gradiva

Uničenje izvirnega dokumentarnega gradiva po pretvorbi - skeniranju Uničenje pretvorjenega izvirnega dokumentarnega gradiva (tričlanska komisija) Evidentiranje uničenja gradiva (zapisnik, popis gradiva za uničenje)

Po pretvorbi (skeniranju) se NE SME UNIČITI, ampak arhivirati tudi v izvirniku NA PAPIRJU:

- arhivsko gradivo, ki v izvirniku nastane na papirju!(seznam arhivskega gradiva v Pravilniku o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradivu arhivu iz leta 1999 in Navodilu za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave iz leta 2005, ter v navodilih pristojnih arhivov ),

-

osnovnošolska dokumentacija (po pravilniku o dokumentaciji v osnovni šoli oziroma v 9-letki

- zaključni računi

po Računovodskih standardih (št. 23),-

drugo gradivo,

če tako določajo predpisi.