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RNPDigital - Formularios Electrónicos
Manual de Usuario – Bienes Inmuebles
Manual de Usuario Formularios Electrónicos
Tabla de contenido
Manual de Usuario Formularios Electrónicos.................................................................................2
Tabla de contenido..........................................................................................................................2
Descripción del Documento............................................................................................................3
Consideraciones...............................................................................................................................3
Ingreso al Sistema............................................................................................................................4
Pantalla de inicio..............................................................................................................................5
Opción: Gestón.............................................................................................................................17
Agregar Asistentes.....................................................................................................................17
Firmar Documentos...................................................................................................................18
Opción: Crear Trámite...................................................................................................................21
Formularios....................................................................................................................................21
Bienes Inmuebles.......................................................................................................................23
Traspaso.................................................................................................................................23
Inscripción de gravámenes.....................................................................................................34
Inscripción del documento.....................................................................................................45
Respuesta de defectos...........................................................................................................46
Tabla de estados del Trámite en los formularios..........................................................................50
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Descripción del Documento
Formularios Electrónicos es una plataforma que ofrece a los notarios la oportunidad de
realizar trámites relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles vía web.
En este documento se describe el uso de la plataforma de Formularios Electrónicos para
los siguientes trámites:
Traspaso de Bienes Inmuebles
Inscripción de Gravámenes Hipotecarios
En este documento se detalla, el proceso que debe seguir para realizar cualquiera de los
trámites mencionados anteriormente.
Además, muestra cómo utlizar la plataforma de Formularios Electrónicos, de manera
fácil y sencilla, desde el proceso de ingreso a la plataforma hasta la generación del trámite,
además de una explicación detallada paso a paso para realizarlos.
Actualmente para poder ingresar a la plataforma Formularios Electrónicos es necesario
la autentficación por medio de firma digital, por lo tanto, se recomienda utlizar Mozilla Firefox.
Consideraciones
A la hora de presentar documentos por la opción digital de Formularios Electrónicos los
interesados deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1- El uso de esta plataforma es opcional, los documentos pueden ser también presentados
de manera fsica en la ventanilla del Registro Nacional.
2- Los trámites iniciados por el medio electrónico deben ser finalizados por esta misma vía,
no hay opción de contnuar el trámite en ventanilla.
3- Los trámites presentados de manera fsica en la ventanilla del Registro Nacional deben
ser finalizados por esta misma vía, no hay opción de contnuar el trámite por el medio
electrónico.
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Ingreso al Sistema
A contnuación, se detallan los pasos a seguir para poder ingresar a la plataforma.
Para poder ingresar a Formularios Electrónicos se debe de ingresar a la siguiente dirección:
www.rnpdigital.com en el apartado de Formularios Electrónicos.
Para el Plan Piloto puede ingresar con la dirección: rnpfacil.go.cr
Pantalla de inicio
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Para el ingreso al sistema se debe dar clic en el botón de “Ingresar con Firma Digital”
Esto despliega una ventana con las indicaciones para ingresar, las cuales el usuario debe
verificar y luego oprimir el botón Aceptar:
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Al utllizar Googlz Chromez (vzrslión 54.0 o supzrlior)
Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que
el usuario debe digitar el botón de descarga para autorizar el proceso.
A contnuación, se debe ejecutar el componente de firma descargado.
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Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK.
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Al utllizar Mozlilla Flirzoor (vzrslión 49.0.1)
Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que
usuario debe digitar el botón de Aceptar.
Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK.
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Al utllizar Intzrnzt Erplorzr (vzrslión 10 o supzrlior)
Para ingresar, se debe oprimir el botón Open de la descarga que ejecuta el componente de
firma.
Luego se debe seleccionar Allow/Permitir.
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Por últmo, se debe ingresar el pin y oprimir OK.
Ingrzso prlimezra vzz
Si usted es usuario que ingresa por primera vez a la plataforma Formularios Electrónicos debe
registrarse. Para registrarse únicamente tene que llenar los datos que se solicitan.
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Una vez que ingresó los datos solicitados y presionó el botón de “Registrarse”, debe de llenar la
información profesional que se solicita en la siguiente pantalla, es importante que tome en
cuenta que estos datos serán utlizados para las consultas públicas del portal.
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Realizado el registro de información personal y profesional el sistema lo redirigirá a la pantalla
principal.
* Si usted es usuario regular solo debe de digitar el pin y una vez realizada la autentcación
aparecerá la pantalla principal.
En esta pantalla se encuentran las opciones de menú, así como el nombre de la persona que
ingreso al sistema (parte superior derecha), como se muestra en la siguiente imagen.
En esta pantalla también se encuentra la sección de trámites. En esta sección se muestra el
histórico de trámites que ha realizado el notario, así como los diferentes estados que pueden
tener:
Confección : Trámite nuevo que aún no se ha enviado a registro
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Corrección : En los casos donde el trámite fue Calificado Defectuoso por Registro
Nacional, y debe realizarse una corrección sobre el mismo
Calificación : Trámite que está en calificación en el Registro Nacional
Cancelado : Trámite que el usuario cancelo
Retrado sin inscribir : Trámite que se envió al Registro Nacional sin embargo el usuario
retra antes de que se inscriba
Inscrito : Trámite finalizado con éxito
En proceso de envió : Trámite que está en espera de recepción del Registro Nacional,
para estos casos el envío lo realiza automátcamente el sistema.
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A contnuación, se realizará una explicación de cada una de las opciones del menú, así como los
pasos a seguir para efectuar los trámites correspondientes a estas opciones.
Opción: Gestión
Esta opción del menú permite agregar asistentes y firmar documentos. Para que se desplieguen
las opciones solo debe de dar clic al menú “Gestón”
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Agregar Asistentes
La plataforma de Formularios Electrónicos cuenta con una opción para agregar asistentes que
pueden ayudar al notario con la confección del formulario. Para autorizar a una persona (la cual
debe contar con firma digital y estar registrada en el sistema) el notario ingresa a la opción
“Agregar Asistentes” selecciona la persona y agrega el periodo de autorización.
Si la fecha actual es superior el periodo de autorización, el sistema pone inactvo al asistente de
forma automátca, el notario también puede hacerlo manualmente seleccionando a la persona
e inactvándolo.
Firmar Documentos
Para realizar algunos trámites en la plataforma, es necesario adjuntar documentos firmados
digitalmente, para facilitar esta labor existe esta opción.
Para la firma de documentos se debe ingresar a la opción de “Firmar Documentos” y oprimir el
botón “Firmar documentos”.
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Luego se debe descargar el componente de firma.
Luego se debe ingresar el pin de la firma digital, seleccionar el archivo pdf que desea firmar y
oprimir el botón “Firmar”.
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El sistema muestra una barra de espera mientras firma el documento.
Cuando el archivo se ha firmado, el sistema muestra el mensaje indicando que el proceso fue
exitoso, creando un nuevo archivo pdf en la ruta donde se encuentra el documento sin firmar,
este nuevo archivo tene el nombre del archivo original con el sufijo ““signed.pdf”
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Opción: Crear Trámite
Esta opción del menú permite realizar los diferentes trámites relacionados con Bienes e
Inmuebles de la plataforma.
Este menú se divide en tres sub-menús, que a su vez se componen de diferentes trámites que
se pueden realizar como se muestra a contnuación
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Formularios
Para realizar los diferentes trámites de Bienes Muebles e Inmuebles se debe de llenar la
información solicitada en cada uno de los formularios.
Los formularios están divididos en secciones generales, estas se mostrarán en la parte superior.
Así mismo algunas secciones están divididas en subsecciones. En este caso estas se mostrarán
en la parte inferior.
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Bienes Inmuebles
Traspaso
Para la creación de un trámite de traspaso de Bienes Inmuebles en el menú, se selecciona la
opción Crear Trámite/Bienes Inmuebles/Traspaso.
Una vez que se seleccionó la opción el sistema lo redirige a la primera pantalla del Trámite. En
esta pantalla se solicitan los Datos Generales como se muestra en la imagen a contnuación.
Paso 1: Datos Gznzralzs
En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, seleccionar el notario responsable, e
incluir el lugar, fecha y hora de otorgamiento
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Además, debe dar clic en la opción del artculo 122 del Código Notarial, al hacerlo el usuario
está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de que no se marque no es
posible contnuar con el trámite.
Paso 2: Datos dz la Proplizdad
En este paso se selecciona la provincia, duplicado, horizontal y se ingresa el número de finca y
derecho de la propiedad a traspasar, se presiona en la opción ‘Buscar’ para realizar la consulta
de los datos de la finca a traspasar, los datos del propietario se cargan automátcamentee una
vez que la consulta nos devuelva la finca, el notario puede verificar la información.
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Validaciones
El notario también debe seleccionar el estado civil del propietario para poder contnuar, como
se muestra a contnuación.
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Paso 3: Vallidaclión dz Anotaclionzs y Gravámeznzs
En esta sección se muestran los gravámenes, anotaciones o afectaciones que presenta la finca,
el notario debe escoger si acepta o no estas condicionantes, seleccionando la opción al final de
la pantalla. Si el bien presenta gravámenes, anotaciones o afectaciones y el notario no indica
que son aceptados por el adquirente, una vez que haga el envío su trámite va a ser calificado
defectuoso por este motvo.
Paso 4: Datos dzl Contrato - Datos dzl Adqulirlizntz
En los datos del adquiriente el notario debe seleccionar el tpo de identficacióne en el caso de
cédulas fsicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identficación y el
domicilio, la plataforma se encarga de cargar el resto de los datos. Para las otras opciones se
deben completar todos los datos requeridos.
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Validaciones
1. El sistema valida que el notario no traspase bienes a su nombre.
Paso 4.2: Datos dzl Contrato
En los datos del contrato se selecciona el tpo de moneda en el que se hizo el traspaso, pueden
ser colones, dólares o euros. Si la moneda elegida es diferente a colones, el sistema va a utlizar
el tpo de cambio de la fecha de otorgamiento para convertr el monto a colones y definir el
mayor entre este monto y el valor fiscal para el cálculo de impuestos. También se ingresa el
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valor del contrato, Tipo de Movimiento (Compra, Donación) y causa adquisitva, luego si la
propiedad está destnada para vivienda o no, y se selecciona la opción siguiente.
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Paso 4.3: Adjunto dz Tzstmeonlios
En este paso se adjuntan los documentos con el formato pdf que corresponden con la copia del
testmonio y la declaración de impuesto de traspaso (D-120), estos deben ir firmados por el
notario que está realizando el traspaso.
Validaciones
1. En la sección de adjuntos es requerido el testmonio a la hora del envío.
2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados digitalmente por el notario.
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3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF.
Paso 5: Rzsumezn dzl Trámelitz
Esta pantalla muestra los datos generales del trámite, propietario, adquiriente, gravámenes,
anotaciones, infracciones y datos de la finca. El notario debe validar la información y firmar el
documento que se va a enviar al Registro Nacional.
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Validaciones
En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales tenemos:
1. Se valida que tanto el propietario como el adquiriente estén vivos, en caso de ser
personas fsicas.
2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre
moroso con la ley 9024.
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3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite
antes de ser enviado/reenviado.
4. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios.
5. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN.
6. Por últmo, se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles, con respecto al
Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá hacer el pago y el envío hasta
que esté en este horario.
Pago dzl Trámelitz
En esta pantalla el notario debe ingresar los datos de la tarjeta de crédito o débito para realizar
el pago, y procesar este dando clic en el botón. También se muestra el desglose del cobro.
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Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le
otorgaron en el Registro Nacional, como se muestra a contnuación.
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Inscripción de gravámenes
Para la creación de un trámite correspondiente a una inscripción de gravámenes de Bienes
Inmuebles en el menú, se selecciona la opción Crear Trámite/Bienes Inmuebles/Inscripción de
Gravamen Hipotecario.
Una vez que se seleccionó la opción, el sistema lo redirige a la primera pantalla del trámite. En
esta pantalla se solicitan los Datos Generales.
Paso 1: Datos Gznzralzs
En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, así como seleccionar el notario
responsable, poner el lugar, fecha y hora de otorgamiento.
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Al final de la pantalla aparece una opción con el artculo 122 del Código Notarial. Al dar clic en
esta opción el usuario está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de
que no se marque no es posible contnuar con el trámite.
Paso 2: Datos dz la Hlipotzca
En este paso se deben ingresar la información correspondiente al gravamen hipotecario,
monto, moneda, forma de pago, fechas en vigencia, renuncias e intereses.
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Paso 3: Datos dz las Partzs
En los datos de las partes el notario debe seleccionar el tpo de identficacióne en el caso de
cédulas fsicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identficación y el
domicilio, la plataforma se encarga de llenar el resto de los datos. Para las otras opciones se
deben completar todos los datos requeridos.
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Validaciones
1. Se valida que las partes estén vivos, en caso de ser personas fsicas.
2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre
moroso con la ley 9024.
Paso 4: Datos dz la Garanta
En este paso se selecciona la provincia y el número de la finca del bien inmueble a tramitar, se
puede agregar información del duplicado, horizontal y derecho, se da clic en buscar, de manera
que el sistema trae la información de la finca automátcamente, para que el notario verifique la
información.
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Al dar clic en ‘Buscar’ el sistema traerá la información del bien y la mostrará en una ventana
aparte para que se pueda constatar los datos de la finca y se llenen los datos del monto de
responsabilidad, el grado de garanta, la base remate y se da fe por parte del notario que el
propietario se encuentra presente y da su consentmiento para realizar la hipoteca. En caso de
que se esté seguro de que es el bien que se quiere prendar, se llena la información solicitada
para agregarla dando clic en el botón de “Agregar”.
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Al agregar se muestra el bien en la lista de garantas del trámite
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Validaciones
En esta sección se valida que el monto total de las garantas no puede superar el monto de la
hipoteca.
Paso 4.2 Tzstmeonlios
Posteriormente se deben adjuntar los testmonios firmados, el testmonio se firma en la opción
Firmar Documentos, en Gestón.
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Validaciones
1. En la sección de adjuntos es requerido el testmonio a la hora del envío.
2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados por el notario.
3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF.
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Paso 5: Rzsumezn dzl Trámelitz
En esta pantalla se muestran los datos que fueron llenados durante todos los pasos del trámite,
información sobre la hipoteca, datos de las partes, garantas, sus condiciones y documentos
adjuntos. El notario debe validar la información y firmarla, esta es la información que se va a
enviar al Registro Nacional.
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Validaciones
En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales están:
1. Se valida que las partes estén vivos, en caso de ser personas fsicas.
2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre
moroso con la ley 9024.
3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite
antes de ser enviado/reenviado.
4. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios.
5. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN.
6. Por últmo, se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles para recepción de
documentos, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá hacer
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el pago y el envío hasta que esté en este horario. El horario es de 8 am a 3 pm, de lunes a
viernes según se indica en el reglamento para Formularios Electrónicos.
Pago dzl Trámelitz
En esta pantalla el notario debe de ingresar los datos de la tarjeta que se utlizará para realizar
el pago, una vez que se ingresó la información se debe de dar clic en el botón procesar el pago.
También se muestra el desglose del cobro.
Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le
otorgaron en el Registro Nacional. Si existe algún problema en la comunicación con el registro
nacional el trámite queda con estado en proceso de envío y la plataforma reintentar á hacer el
envío unos minutos después.
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Inscripción del documento
Una vez que el trámite es inscrito por el registrador, el notario recibe un correo electrónico y puede ver el nuevo documento en la lista de trámites con un ícono de check.
Respuesta de defectos
Cuando un trámite es calificado defectuoso el notario va a ser notficado vía correo electrónico,
además podrá visualizar dicho estado en la lista de trámites.
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Para visualizar los defectos el notario debe hacer clic en el icono de advertencia .
Para corregir el defecto el notario debe seleccionar la opción Corregir defectos o seleccionar el
trámite desde la lista. Una vez hecho esto el notario podrá corregir los datos del formulario que
se presenten habilitados.
En la sección de adjuntos el notario también podrá enviar los siguientes documentos:
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Para enviar estos documentos el notario debe hacer check en el documento que desea enviar y
adjuntar el archivo firmado digitalmente. Para el caso de envío de documentos adicionales el
notario debe realizar el pago de los tmbres correspondientes y los mismos.
En el resumen el notario podrá verificar los archivos antes de firmar y enviar el documento.
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Una vez que se firma el documento y se hace el pago (cuando hay adicional) el sistema indica
que el envío se realiza con éxito. Si existe documento adicional el sistema muestra las citas de
presentación del mismo.
En la lista el trámite cambia a estado Califcación.
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Seleccionando el trámite de la lista el notario también puede consultar las citas de los
adicionales que contenga el trámite.
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Tabla de estados del Trámite en los formularios
Nombre DescripciónConfección Estado que indica que el trámite está en
digitación.Pagado Este estado indica que el trámite ya fue
pagado por el notarioError Envío Plataforma En este caso se produjo un error de envío
del documento al Registro Nacional, peroel trámite ya fue pagado, por lo que alusuario se le notfica que el trámite está enproceso de envío, en este caso el trámiteserá enviado por la plataformaautomátcamente.
Error Envío RN Este estado es similar al anterior, pero seríaen caso de que se dé un error del lado delRN, el usuario también visualiza el trámiteen proceso de envío, en este caso eltrámite será enviado por la plataformaautomátcamente.
Calificación El documento fue ingresado correctamenteen el registro y el notario recibió las citas.
Defectuoso El documento fue calificado comodefectuoso por parte de algún funcionariodel registro.
Corrección El notario inicia con la corrección deldocumento previamente defectuoso.
Error reenvíoPlataforma
Se da un error de reenvío por parte de losformularios, el usuario visualiza el trámiteen proceso de reenvío, en este caso eltrámite será reenviado por la plataformaautomátcamente.
Error reenvío RN Se produce un error por parte del RN a lahora del reingreso del documento, elusuario también visualiza el trámite enproceso de reenvío.
Calificación El documento es reingresado al RegistroNacional, en caso de tener adicionales elnotario recibe las nuevas citas deladicional, en este caso el trámite será
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reenviado por la plataformaautomátcamente.
Rechazado El trámite posee una situación que nopermite el traspaso del bien.
Inscrito El documento fue inscrito correctamenteCancelado El documento fue cancelado por el RNRetrado sin Inscribir El notario solicita que el documento sea
retrado sin inscribir.No procede El documento no puede ingresar al RN
debido a que posee alguna situación queno permita realizar el traspaso del bien.
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