ringkasan eksekutif - beranda – ppid kota mataram · 1 | l a k i p kpad kota mataram ringkasan...

1 | L A K I P KPAD Kota Mataram

RINGKASAN EKSEKUTIF

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kota Mataram

adalah salah satu Organisasi Lembaga Teknis Daerah, yang dibentuk

berdasarkan Peraturan Daerah Kota Mataram No. 18 Tahun 2000 dan

disempurnakan dengan Peraturan Daerah Kota Mataram No. 05 Tahun

2008 yang memiliki tugas dan fungsi yakni melaksanakan pembinaan,

layanan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan

penataan, pengelolaan, penyimpanan, pemeliharaan, pelestarian bahan

Pustaka dan Arsip Daerah serta mempersiapkan bahan perumusan kebijakan

pembinaan dan pengembangan bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

Berdasarkan tugas dan fungsi tersebut Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kota Mataram berupaya memberikan jasa layanan

Perpustakaan dan Arsip kepada setiap pengguna (user) dengan menyiapkan

bahan pustaka/ arsip yang bernilai guna dan berhasil guna. Seiring dengan

kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, di dalam intern organisasi

khususnya banyak dijumpai berbagai kendala dan hambatan yang

seperti salah satunya minimnya tenaga para pengelola baik secara

kuantitas maupun kualitas khususnya yang menangani bidang Perpustakaan

dan Kearsipan. Sehingga dalam performance segi pelayanan perpustakaan

sampai saat ini belum dapat melayani masyarakat umum secara maksimal.

Untuk dimaklumi bahwa sejak bulan Agustus 2005 Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah telah menempati gedung yang terletak di Jalan Gunung

Rinjani No. 1 Kelurahan Dasan Agung Mataram. Gedung kantor terdiri dari

dua lantai yaitu lantai pertama untuk ruangan sekretariat dan ruang baca

anak, lantai dua dipergunakan untuk ruangan perpustakaan, sementara untuk

Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan menempati gedung eks.

Perhubungan. Dan sejak tanggal 3 Januari 2006 perpustakaan Kota Mataram


mulai memberikan pelayanan untuk masyarakat umum. Untuk itu

diharapan kedepan kegiatan promosi perpustakaan menjadi skala prioritas.

Hal ini penting dilakukan guna memperkenalkan atau menginformasikan

keberadaan maupun kegiatan/fasilitas sebuah perpustakaan termasuk

kegiatan maupun koleksi bahan pustaka yang ada.

Dengan adanya kegiatan sosialisasi, seperti pembuatan brosur,

membuat tulisan di Koran-koran lokal serta mengadakan Lomba yang

dilaksanakan sesuai jadwal yang telah kami rencanakan seperti Lomba

Mewarnai, Lomba Cerita untuk Tk. SD/MI dan Lomba Perpustakaan di

Sekolah-sekolah, patut disyukuri Perpustakaan Kota Mataram sudah

semakin dikenal dan Perpustakaan Kota Mataram akan terus berusaha

meningkatkan kegiatan-kegiatan yang dimana tujuannya adalah

meningkatkan Minat Budaya Baca pada masyarakat sekitarnya.

Untuk bidang Kearsipan, sesuai dengan Visi dan Misi KPAD

diharapkan mampu memberdayakan arsip yang bermutu terutama arsip-

arsip yang bernilai budaya daerah lokal dan agama. Hal ini sebagai

pendukung pencapaian Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan

Berbudaya. Untuk itu yang dilakukan adalah tertatanya atau terkelolanya

arsip-arsip dinamis aktif dan inaktif maupun statis disetiap Unit kerja.

Namun dalam prakteknya belum dapat mencapai sasaran secara

keseluruhan. Kendalanya seperti yang diuraikan diatas, yakni kurangnya

tenaga yang profesional yang menangani kearsipan termasuk jumlah tenaga

pengelola baik di intern KPAD maupun ekstern kantor (SKPD se Kota

Mataram), salah satu terobosan yang dilakukan oleh KPAD Kota Mataram

untuk meningkatkan SDM profesional dibidang kearsipan (arsiparis) dengan

melakukan kerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia dan

Pemerintah Provinsi NTB melaksanakan Diklat Penciptaan Arsiparis

Tingkat Ahli.


Implikasi terhadap kurangnya perhatian maupun perlakukan arsip

menjadi kurang proporsional terutama dikalangan pegawai dan masyarakat

pada umumnya. Disamping kurangnya perhatian dan dukungan pimpinan

dimasing-masing unit kerja.

Dari keterbatasan yang dimiliki oleh KPAD Kota Mataram, secara

bertahap dan berkelanjutan berupaya melakukan peningkatan kinerja sesuai

dengan kebutuhan dan tuntutan yang dihadapi. Terutama pengadaan

gedung Kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Dalam hal ini

eksistensi gedung kantor menjadi skala prioritas. Dan upaya ini telah

diwujudkan dengan membangun gedung yang representatif di sekitar

kawasan sekolah dan dekat dengan pemukiman masyarakat. Dengan

harapan mudah dikunjungi oleh masyarakat umum.


BAB I

PENDAHULUAN

I. I Latar Belakang

Untuk mendukung kelancaran tugas-tugas pemerintahan serta

terwujudnya good governance khususnya di Kota Mataram, berbagai upaya

dilakukan Pemerintah. Salah satunya dibentuknya Organisasi Lembaga

Teknis Daerah yakni Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah disingkat

KPAD. Keberadaan dua bidang profesi antara Perpustakaan dan Arsip

menjadi urgent dan memiliki peran dan fungsi yang vital dalam mengusung

Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya. Eksistensi

Perpustakaan sebagai pusat pembelajaran masyarakat (Society Learning

Centre) serta sebagai pusat informasi masyarakat dibidang Ilmu

Pengetahuan dan Teknologi. Dengan terbentuknya lembaga ini diharapkan

mampu mengentaskan kesenjangan informasi masyarakat. Dan sebaliknya

diharapkan mampu sebagai Lembaga yang dapat mendukung peningkatan

mutu pendidikan, penelitian, tempat rekreasi masyarakat yang murah dan

tidak diskriminatif terhadap pemakai (user) dalam memberikan layanan

informasi. Disatu sisi Arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban

Pemerintahan menjadi penting. Disamping sebagai dasar

pembuatan/penetapan keputusan atau kebijakan yang valid, Arsip sebagai

pusat ingatan organisasi serta bukti pertanggungjawaban nasional.

Seringnya terjadi suatu kebijakan tidak dapat di implementasikan,

alternatif suatu tindakan solusi atas masalah/kasus tidak dapat efektif

bahkan tidak dapat terungkap dikarenakan kondisi atau ketidak teraturan

arsip, lamanya proses temu balik, arsip rusak sebelum waktunya bahkan

hilang menjadi fenomena yang umum pada instansi Pemerintah. Dalam hal

ini arsip tidak saja sebagai bukti pertanggungjawaban suatu organisasi akan


tetapi menjadi "asset" Pemerintah Daerah yang tak ternilai harganya bukan

seperti penilaian sebagian orang selama ini sebagai limbah organisasi.

Bahkan arsip tidak saja digunakan untuk kepentingan intern pemerintah,

tetapi dapat dimanfaatkan oleh pihak luar yakni bagi peneliti atau

masyarakat umum yang tentunya sesuai dengan koridor bidang kearsipan.

Dengan demikian eksistensi keberadaan Kantor Perpustakaan dan

Arsip menjadi suatu keharusan sebagai lembaga penyedia informasi bagi

pengguna dalam mengakses informasi. Berdasarkan Perda No. 05 Tahun

2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga-lembaga Teknis

Daerah Kota Mataram Nomor : 35/PERT/2008 tentang Rincian Tugas

Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan & Arsip Daerah

( KPAD) Kota Mataram terdiri dari :

Unsur pimpinan adalah Kepala Kantor

Unsur Pembantu pimpinan adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Unsur pelaksana adalah Kepala seksi, yang terdiri dari :

a. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

b. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

c. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

Kelompok Jabatan Fungsional

I. II Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Mataram

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram sebagai unsur

penunjang penyelenggara Pemerintah Daerah terutama dalam memberikan

pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan buku-buku dan informasi

yang dibutuhkan baik organisasi intern maupun ekstern. Arsip merupakan

rekaman informasi dari setiap kegiatan setiap instansi tentang apa yang telah


dipikirkan/rencanakan, laksanakan/dihasilkan dan berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Walikota Mataram melalui Sekretaris Daerah.

Adapun tugas pokok KPAD adalah melaksanakan pembinaan layanan

dan pengembangan Perpustakaan dan Arsip Daerah serta melaksanakan

penataan, penyimpanan, pemeliharaan, mensistemasikan, mengolah arsip

dinamis dan statis guna memudahkan penemuan kembali serta sebagai

khasanah daerah, bahan penelitian sejarah ( arsip statis).

Sedangkan fungsinya adalah mempersiapkan bahan perumusan

kebijakan pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan di

daerah serta melaksanakan pengolahan bahan pustaka dan arsip.

I.III Rincian Tugas Unsur Organisasi

Dalam melaksanakan kegiatan tugas pokok dan fungsi organisasi,

diuraikan rincian dan tugas unsur organisasi sebagai berikut :

Kepala Kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan,

membina dan mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan

kegiatan kantor dalam menyelenggarakan kewenangan daerah di bidang

Perpustakaan dan Kearsipan.

Disamping itu Kepala Kantor mempunyai fungsi

a. Perumusan dan penetapan Visi dan Misi, Rencana Strategis dan

Program Kerja Kantor;

b. Perumusan Kebijakan Teknis dibidang Perpustakaan dan Arsip

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c. Penyelenggaraan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan

pengendalian serta bimbingan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan;


d. Perumusan program pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan

Kearsipan;

e. Pelaksanaan kerjasama dengan pihak lain baik Instansi Pemerintah,

Lembaga Organisasi Swadaya Masyarakat dan atau swasta;

f. Pengkoordinasian dan sinkronisasi pelaksanaan tugas kantor dengan

Satuan Kerja Perangkat daerah (SKPD) dan instansi terkait;

g. Pembinaan teknis administrasi pelayanan Perpustakaan dan

Kearsipan;

h. Pembinaan manajemen kepegawaian lingkup kantor;

i. Pelaporan Pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris

Daerah;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai

dengan bidang tugasnya.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Tugas :

a. Memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan

mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam melaksanakan

pembinaan.

b. Teknis dan Pelayanan administrasi perencanaan, kepegawaian,

keuangan, rumah tangga dan perlengkapan.

Fungsi Sub Bagian Tata Usaha

a. Mengkoordinasi penyusunan rencana strategis, rencana kerja tahunan

dan penetapan kinerja lingkup kantor;

b. Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen

pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Kantor;

c. Pelaksanaan pelayanan Teknis administratif kepada seluruh unit kerja

lingkup kantor;


d. Perumusan bahan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi

umum;

e. Pengkoordinasian penyusunan Standar Pelayanan Minimal dan

Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan kegiatan lingkup kantor;

f. Perumusan dan penjabaran kebijakan teknis penyelenggaraan

administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian, dan

perlengkapan ;

g. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Satuan Pemegang Kas dan

Bendaharawan Barang;

h. Pengkoordinasian penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP) lingkup kantor ;

i. Pelaksanaan pengaturan, pembinaan dan pengelolaan administrasi

umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;

j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

kesekretariatan;

k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai

dengan bidang tugasnya.

Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

Tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan

mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan

pelaksanaan Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan.

Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

a. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja

Seksi;

b. Penyiapan bahan pedoman dan petun,juk teknis dibidang pengelolaan

dan Layanan perpustakaan.


c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan

pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;

d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang

pengelolaan dan layanan perpustakaan dengan instansi terkait;

e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan

Layanan perpustakaan kepada perpustakaan pada Instansi Pemerintah,

Perpustakaan sekolah, Perpustakaan swadaya masyarakat dan atau

Perpustakaan Swasta ;

f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang pengelolaan dan

layanan perpustakaan;

g. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan;

h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang Pengelolaan dan

Layanan perpustakaan;

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

Seksi;


bidang tugasnya.

Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur,

mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam

penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan layanan

kearsipan.

Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan:


Seksi;

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan

dan layanan kearsipan;



pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;


pengelolaan dan Layanan kearsipan dengan instansi terkait;

e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan layanan

kearsipan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan

lembaga pendidikan lingkup pemerintah daerah;

f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang Pengelolaan

adan Layanan Kearsipan ;

g. Pelaksanaan pengelolaan dan layanan kearsipan;

h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang pengelolaan dan

layanan kearsipan;

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

seksi;


bidang tugasnya.

Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur,

mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam

penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengembangan

perpustakaan dan kearsipan.

Fungsi Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan


Seksi;

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang

pengembangan perpustakaan dan kearsipan;



pengendalian dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;


pengembangan perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait;

e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi manajemen

perpustakaan dan kearsipan;

f. Penyiapan bahan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan

pelatihan bagi aparatur dan masyarakat dibidang pengelolaan dan

layanan perpustakaan dan kearsipan;

g. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang pengembangan

perpustakaan dan kearsipan;

h. Penyiapan bahan pembinaan teknis terhadap jabatan fungsional

Pustakawan dan Arsiparis;

i. Fasilitasi pengembangan perpustakaan dan kearsipan pada instansi

pemerintah, lembaga pendidikan, lembaga sosial swadaya masyarakat

dan lembaga kemasyarakatan;

j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

seksi;

k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai

bidang tugasnya.

Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang perpustakaan dan kearsipan

sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.


I.IV Permasalahan yang dihadapi

Dalam setiap langkah kegiatan masing-masing seksi, secara umum

diuraikan beberapa kendala yang menjadi permasalahan dalam

melaksanakan tugas dan pokok, antara lain :

Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang mengelola perpustakaan

dan kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban

kerja terutama arsip tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola.

Terbatasnya anggaran pengadaan mobil operasional/mobil

perpustakaan keliling sehingga untuk meningkatkan minat baca

masyarakat belum efektif sesuai sasaran yang diinginkan.

Kurangnya kesadaran/kepedulian para pegawai terutama unsur

pimpinan SKPD tentang arti pentingnya arsip dan kearsipan, hal ini

disebabkan karena kurangnya apresiasi dan sosialisasi tentang

pentingya arsip.

Terbatasnya anggaran untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi

perpustakaan yang berakibat kurangnya koleksi buku serta fasilitas

yang dapat menunjang minat baca masyarakat.

Terbatasnya penyediaan dana untuk kegiatan kearsipan di masing-

masing dinas/instansi sehingga pengelolaan arsip di setiap unit kerja

belum optimal

Tidak adanya keseragaman aplikasi sistem kearsipan pada setiap

Dinas/instansi

Dari permasalahan diatas, kiranya yang menjadi wacana krusial yang

harus segera mendapat perhatian adalah penambahan pegawai untuk

pengelola arsip. Dalam hal ini dapat diberikan alternatif solusi dengan

mengangkat pegawai yang khusus menangani arsip. Demikian pula

dukungan pimpinan sangat diharapkan dalam memberikan apresiasi

pentingnya arsip kepada bawahan, sehingga arsip tidak menjadi


termarginalkan. Sebab hal ini akan berimplikasi terhadap keselamatan arsip

itu sendiri. Apabila tidak diperlakukan secara proporsional maka "nasib"

arsip akan menjadi terabaikan. Dengan kata lain arsip tidak dapat berfungsi

sebagai sumber informasi melainkan hanya tumpukan kertas yang tidak ada

nilai gunanya.


I.V

STRUKTUR ORGANISASI

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

KOTA MATARAM JL. GUNUNG RINJANI NO. 1 DASAN AGUNG TELP. (0370) 649245 MATARAM

KEPALA KANTOR

KELOMPOK JABFUNG PUSTAKAWAN / ARSIPARIS

SEKSI PENGELOLAAN DAN LAYANAN

KEARSIPAN

SEKSI PENGEMBANGAN PERPUST. &

KEARSIPAN

SEKSI PENGELOLAAN DAN LAYANAN

PERPUSTAKAAN

SK WALIKOTA MATARAM

No. 35 / PERT / 2008

Tanggal 8 Agustus 2008

SUB BAG. TATA USAHA


I.VI Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Mataram Tahun 2015 adalah sebagai berikut :

I. BAB I PENDAHULUAN

II. BAB II PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KERJA

III. BAB III AKUNTABILITAS KINERJA

IV. BAB VI PENUTUP


BAB II

PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KERJA

A. RENCANA STRATEGIK

Rencana strategik (Renstra) merupakan proses yang berorentasi pada

hasil yang ingin dicapai oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Mataram selama kurun waktu 1 sampai 5 tahun secara sistematis dan

berkesinambungan. Dalam hal ini pentingnya visi dan misi suatu organisasi

serta kajian-kajian internal dan eksternal sebagai dasar perumusan visi dan

misi tersebut.

Visi dan Misi kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Visi : Terwujudnya pendayagunaan perpustakaan dan arsip sebagai sumber

informasi yang bermutu.

Misi :

Melestarikan bahan pustaka dan arsip yang memiliki nilai-nilai

agama dan budaya daerah;

Menggelorakan semangat minat baca dalam rangka peningkatan

Sumber Daya Manusia;

Memanfaatkan dan meningkatkan koleksi bahan pustaka dan arsip

daerah sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi;

Meningkatkan profesionalisme pelayanan dan pengelolaan

Perpustakaan dan Arsip;

Mengembangkan kerjasama koordinasi dan kemitraan.

Tujuan dan sasaran

Seiring dengan visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Mataram, maka tujuan yang ingin dicapai adalah :

Meningkatkan pendayagunaan pengolahan bahan pustaka dan arsip


sebagai sumber informasi, IPTEK dalam rangka peningkatan SDM

serta sebagai pendukung kegiatan pemerintahan.

Sedangkan sasarannya adalah sebagai berikut

1. Tertatanya/terkelolanya bahan pustaka dan arsip disetiap unit

kerja lingkup Kota Mataram dengan baik dan benar.

2. Peningkatan kualitas pelayanan terhadap pengguna Perpustakan

dan Arsip yang efektif dan efisien.

3. Terselenggaranya administrasi dengan baik serta terpenuhi

kebutuhan sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan.

Cara pencapaian tujuan dan sasaran

Dalam upaya pencapain tujuan dan sasaran yang diinginkan. Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berusaha dengan segala

kemampuan serta dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.

Cara pencapaian tujuan

Guna tercapainya tujuan yang diinginkan dapat ditempuh dengan cara

sebagai berikut:

a. Pengolahan bahan pustaka dan arsip secara kontinyu dengan

memprioritaskan penanganan Arsip Kelurahan;

b. Mengembangkan kerjasama dan kemitraan dengan Taman Bacaan

Masyarakat (TBM), sekolah-sekolah, perpustakaan tempat ibadah dll,

terutama dalam menunjang program perpustakaan;

c. Peningkatan pendidikan dan pelatihan bagi para pengelola Perpustakaan

dan Arsip;

d. Melakukan pendataan arsip, monitoring, evaluasi-evaluasi pada

setiap Dinas/Intansi, sampai ditingkat kelurahan;


e. Melakukan kegiatan akuisisi secara periodik untuk menambah

khasanah arsip yang bernilai guna tinggi;

f. Mengikuti kegiatan pameran-pameran yang diadakan oleh

Propinsi atau Kabupaten/Kota lainnya.

g. Membuat Peraturan-peraturan Walikota tentang Urusan

Kearsipan untuk memperoleh keseragaman dan acuan bagi

SKPD Lingkup Kota Mataram dalam penerapan tata kelola arsip

di SKPD masing-masing.

h. Memperbanyak kegiatan-kegiatan bidang perpustakaan yang

bersentuhan langsung dengan masyarakat sehingga dapat

menumbuh kembangkan minat baca masyarakat.

Untuk mencapai tujuan dan sasaran, ditetapkan beberapa program-

program yaitu :

a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

c. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

d. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

e. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana

Kearsipan

Cara pencapaian sasaran

Guna tercapainya sasaran yang diinginkan dapat ditempuh dengan

cara sebagai berikut:

1. Melaksanakan kerjasama bidang Perpustakaan dalam Pengembangan

Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat, sedangkan untuk

bidang kearsipan, yakni melakukan kerjasama untuk pembinaan tenaga

teknis pengelola kearsipan (Diklat kearsipan) dengan Badan


Perpustakaan dan Arsip Propinsi NTB maupun Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI).

2. Melaksanakan pembinaan, evaluasi dan monitoring dibidang

Perpustakaan dan Kearsipan ke seluruh unit kerja pada lingkup Kota

Mataram dengan melibatkan Fasilitator Masyarakat, Tokoh

Agama/Masyarakat dan Guru.

3. Berusaha meningkatkan pelayanan jasa peminjaman perpustakaan

kepada seluruh masyarakat/pegawai serta memberikan bantuan teknis

dan peralatan pengolahan Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan

kemampuan/anggaran yang tersedia.

4. Menyelenggarakan layanan penataan/pengolahan Arsip in-aktif dan

kegiatan Akuisisi Arsip di Dinas/Instansi pada lingkup Kota Mataram

dengan melibatkan Arsiparis KPAD dan Pegawai pada unit kerja yang

bersangkutan.

5. Meningkatkan sarana dan prasarana pendukung pelayanan dan kegiatan

baik di bidang perpustakaan maupun kearsipan.


Tabel 1 Rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran, dan Pendanaan Indikatif Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Mataram

Target Rp (000) Target Rp Target Rp Target Rp Target Rp Target Rp

Meningkatkan minat baca

masyarakat Kota Mataram- Meningkatnya minat baca masyarakat Jumlah kunjungan ke perpustakaan Budaya baca di masyarakat yang semakin

meningkat yang dimulai dari lingkungan keluarga.

-Berperan sertanya siswa sekolah di Kota Mataram

dalam lomba bidang kepustakaan di lingkup NasionalPeserta lomba bidang kepustakaan - Kegiatan Pengembangan Minat dan Budaya Baca

Terlaksananya pendataan dan pembinaan

perpustakaan tingkat SD/MI s/d SMA/Ma, Rumah

Ibadah dan TBM

100% 100% 65.720 100% 62.000 100% 62.000 100% 62.000 100% 62.000 100% 313.720

- Terwujudnya perpustakaan di sekolah, rumah ibadah

dan kelurahan yang dapat mengakomodir kebutuhan

bahan bacaan masyarakat

Jumlah perpustakaan yang dibina - Kegiatan Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum

Daerah

Tersedianya Bahan Pustaka Perpustakaan Umum

Daerah100% 100% 119.300 100% 103.000 100% 153.000 100% 123.000 100% 123.000 100% 621.300

Berjalannya pengelolaan perpustakaan berbasis

otomasi

Terpenuhinya sarana-prasarana

perpustakaan- Kegiatan Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca

Terlaksananya Publikasi dan Sosialisasi Minat

dan Budaya Baca (Lomba dan Pameran

Perpustakaan)

- - - - - 3 kgt 30.000 3 kgt 43.000 3 kgt 30.000 9 kgt 103.000

Menyelamatkan dan

melestarikan arsip yang

memiliki nilai-nilai

pertanggung jawaban

pemerintahan, agama,

sejarah dan budaya daerah

-

Selamat dan lestarinya arsip yang memiliki nilai-nilai

pertanggung jawaban pemerintahan, agama, sejarah

dan budaya daerah

SKPD yang menerapkan

pengelolaan arsip secara baku

Meningkatnya penyelamatan dan pelestarian

dokumen/arsip daerah

- Terpublikasinya khasanah arsip daerah Terlaksananya pameran kearsipan -Kegiatan Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan

ArsipMeningkatnya sarana dan prasarana kearsipan 100% 100% 41.925 100% 198.580 100% 3.219.600 100% 234.560 100% 141.664 100% 3.836.329

- Terlaksananya penerapan Sistem Informasi KearsipanTerpenuhinya kebutuhan sarana

dan prasarana kearsipan- Kegiatan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

Terlaksananya pendataan dan penataan arsip

daerah100% 100% 208.900 100% 176.800 100% 126.800 100% 226.800 100% 139.480 100% 878.780

Bertambahnya khasanah arsip vital - Pameran Kearsipan Sosialisasi khasanah/koleksi arsip daerah 1 kgt 1 kgt 5.325 1 kgt 31.340 1 kgt 10.000 1 kgt 34.474 1 kgt 11.000 1 kgt 92.139

Memelihara sarana dan

prasarana kearsipan daerah,

Menyelenggarakan Bintek dan

Lomba Bidang Kearsipan

- Terpeliharanya sarana dan prasarana kearsipan daerah. Arsip terselamatkan dan

Pelestarian Dapat TerjagaArsip terselamtkan dan Pelestarian dapat terjaga

- Keseragaman dalam tata kelola kearsipan.SKPD yang menerapkan

pengelolaan arsip secara baku-

Kegiatan Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan

dan penyimpanan arsipArsip aman dari gangguan yang merusak arsip 100% 100% 18.575 100% 26.255 100% 28.880 100% 31.768 100% 34.945 100% 140.423

- Kegiatan Bintek KearsipanTerlaksananya Bintek Kearsipan di Lingkup

Instansi Pemerintah1 kgt - - - - 1 kgt 25.000 - - 1 kgt 30.000 2 kgt 55.000

- Kegiatan Lomba Tata Kearsipan Tertatanya arsip SKPD dengan baik - 1 kgt 20.000 - - - - 1 kgt 25.000 - - 2 kgt 45.000

Kondisi Kinerja pada akhir

periode Renstra SKPD

Tujuan Indikator Sasaran Program dan kegiatan

Target Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014

Indikator Kinerja Program (outcome) dan Kegiatan

(output)

Data Capaian pada

Tahun Awal

Perencanaan

(Tahun 2010)

Sasaran

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan

Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip

Daerah

Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana

Kearsipan

Tahun 2015


B. RENCANA KINERJA ( RENJA ) TAHUN 2015

Secara umum pada Tahun Anggaran 2015, terdapat 5 ( lima ) program

yang menjadi indikator rencana kinerja pada Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Mataram; terdiri atas

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran; Langkah ini

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan

administrasi perkantoran.

Tujuan Program

Program Pelayanan Administrasi Perkantoran bertujuan untuk

menciptakan Sistem administrasi Perkantoran yang lancar, tertib

dan teratur serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang

berlaku.

Sasaran Program

Sasaran Program Pelayanan Administrasi Perkantoran adalah

penyediaan jasa surat menyurat, penyediaan jasa komunikasi,

sumber daya air dan listrik, penyediaan jasa pemeliharaan dan

perizinan kendaraan dinas/operasional, penyediaan Alat tulis

kantor, penyediaan barang cetakan dan penggandaan, penyediaan

peralatan dan perlengkapan kantor, penyediaan bahan bacaan dan

peraturan perundang-undangan, penyediaan makanan dan

minuman, rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah, dan

penyediaan administrasi keuangan.

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur; Langkah

ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka

memperlancar kegiatan dan kenyamanan bagi aparatur dalam

melaksanakan kewajibannya.


Tujuan Program

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur bertujuan

untuk penyediaan sarana dan prasarana serta fasilitas yang

memadai untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tupoksi.

Sasaran Program

Sasaran Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

adalah penyediaan sarana/prasarana penunjang kinerja aparatur,

pembangunan/ rehabilitasi gedung kantor, pengadaan peralatan

gedung kantor, pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor,

pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional,

pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor.

3. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan;

Tujuan Program

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan bertujuan terlaksananya pengembangan budaya baca

dan pembinaan perpustakaan.

Sasaran Program

Sasaran Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan adalah pengembangan minat baca dan penyediaan

bahan pustaka perpustakaan umum daerah, Dengan cara

meningkatkan jumlah koleksi buku, sarana prasarana pendukung

dalam menunjang kegiatan pengelolaan perpustakaan serta

pembinaan pada perpustakaan baik disekolah maupun di taman

bacaan masyarakat dengan mengadakan Lomba Perpustakaan

Sekolah, selain itu diadakan pula Lomba Bercerita Tingkat SD/MI

se Kota Mataram, Lomba Mewarnai Gambar dilingkungan TBM

usia 3 s/d 6 tahun, Lomba Mengarang di Lingkungan TBM usia 10


s/d 15 tahun, Lomba Bercerita untuk Ibu Rumah Tangga di

Lingkungan TBM serta Bimbingan Teknis Pengelolaan

Perpustakaan Sekolah, TBM dan Rumah Ibadah se Kota Mataram.

4. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah;

program ini bertujuan untuk menginventarisir dokumen/arsip yang

ada pada Instansi, kantor lingkup Pemerintah Kota Mataram.

Tujuan Program

Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

bertujuan menyelamatkan dan melestarikan dokumen/arsip daerah.

Sasaran Program

Sasaran Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip

Daerah adalah pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan

arsip, pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah serta

Bimbingan Teknis Kearsipan lingkup Sekolah Dasar/ Madrasah

Ibtidaiyah se Kota Mataram.

5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana

Kearsipan;

Tujuan Program

Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana

Kearsipan bertujuan memelihara sarana dan prasarana kearsipan

daerah.

Sasaran Program

Sasaran Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan

Prasarana Kearsipan adalah pemeliharaan rutin/berkala sarana

pengolahan dan penyimpanan arsip


C. PENETAPAN KINERJA TAHUN 2015

Adapun perjanjian Penetapan Kinerja Tahun 2015 yang disepakati

antara Walikota Mataram dengan Pimpinan Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kota Mataram dalam mewujudkan target kinerja tahun 2015

dengan rincian tertuang dalam Matrik Formulir Penetapan Kinerja Tahun

2015 sebagai berikut :


PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA MATARAM

No. Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target

1 2 3 4

1 - Terlaksananya penyediaan prasarana dan sarana perpustakaan umum, TBM/PKBM dan rumah ibadah, serta terwujudnya pelayanan Taman Bacaan dimasyarakat

- meningkatnya minat baca siswa dan masyarakat

6 kgt

2 - Terlaksananya Pendataan, evaluasi dan pembinaan Perpustakaan SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA, Rumah Ibadah dan TBM serta pelaksanaan Lomba Perpustakaan Terbaik Tk. SMP/MTs, Lomba Bercerita Tk/MI, Lomba-lomba di LIngkungan TBM, Pameran Perpustakaan dan arsip, Diklat/Munas IPI dan Bintek Perpustakaan bagi pengelola.

- Tercapainya pendataan, evaluasi dan pembinaan Perpustakaan SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA, Rumah Ibadah dan TBM serta terlaksananya Lomba-lomba, bimbingan teknis dan pameran bidang kepustakaan dan kearsipan

9 kgt

3 - Terlaksananya penyediaan bahan Pustaka Perpustakaan

- Terpenuhinya koleksi bahan pustaka yang siap di baca oleh pengunjung perpustakaan

5 Kgt

4 - Tersedianya sarana pengolahan dan penyimpanan arsip (Boks arsip, Rak pengering dan kipas angin kegiatan preservasi, rak pamer pameran)

- Meningkatnya sarana dan prasarana kearsipan dan terpeliharanya arsip daerah

6 unit


5 - Terlaksananya pendataan dan penataan arsip daerah melalui kegiatan Lomba tata kelola arsip tingkat SKPD dan Kelurahan, Bintek pengangkatatan arsiparis, Bintek Teknis dan Fungsional di Pusdiklat ANRI, pendistribusian aturan dibidang kearsipan, Penelusuran arsip sejarah Kota Mataram serta kegiatan preservasi arsip di ANRI

- Tertatanya arsip daerah 8 kgt

6 - Terlaksananya Bimbingan Teknis di Lingkungan Instansi Pemerintah se Kota Mataram

- Meningkatnya pemahaman pengelola arsip tentang kearsipan di Lingkup Instansi Pemerintah se Kota Mataram

150 org

7 - Terlaksananya pemeliharaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip

- Terselamatkan dan terjaganya kelestarian arsip 1 Tahun

Program

Anggaran Keterangan

1. Pengembangan Budaya Baca dan

Pembinaan Perpustakaan

Rp828.760.000

2. Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/arsip daerah

Rp539.769.500

3.

Pemeliharaan Rutin/Berkala sarana dan

Prasarana kearsipan

Rp107.116.050


BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram sebagai sebuah

Lembaga Teknis Daerah, dalam setiap kegiatannya berusaha memberikan

pelayanan yang prima kepada pengguna (user), dengan kata lain profesionalisme

pelayanan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan menjadi tujuan yang

diinginkan. Disamping akuntabilitas kerja yang dapat menjadi indikator

keberhasilan organisasi.

Mengingat banyaknya tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam

setiap pengolahan Perpustakaan dan Kearsipan dibutuhkan biaya/dana, SDM

sebagai sumber masukan (input). Selama ini masalah penyediaan dana/SDM

menjadi faktor menghambat sehingga belum dapat diharapkan hasil (output)

yang sesuai dengan rencana kerja sehingga secara otomatis efek langsung dari

kurangnya unsur pendukung dimaksud, berimplikasi terhadap pencapaian

hasil/cerminan fungsi dari keluaran (Outcome) yang diharapkan.

Pelayanan perpustakaan yang baik dan sesuai standar kekinian merupakan

kunci pelayanan publik yang baik, standar SDM yang mumpuni dapat

ditingkatkan melalui pelatihan-pelatihan teknis dan fungsional sehingga ilmu-

ilmu perpustakaan yang dimiliki senantiasa terbarukan, untuk peningkatan

sarana dan prasarana bidang perpustakaan KPAD Kota Mataram menjalin

kerjasama dengan Coca-Cola Foundation yang pada tahun ini mendapatkan

fasilitas 4 unit komputer beserta jaringan internet untuk kebutuhan perpustakaan

digital.

Untuk bidang kearsipan, kegiatan yang dapat dikedepankan ialah

peningkatan SDM kearsipan pada SKPD maupun Sekolah-sekolah di Kota

Mataram, dimana pada tahun 2015 KPAD Kota Mataram telah mengusahakan

pengangkatan Arsiparis tingkat keterampilan melalui jalur Inpassing serta

menganggarkan untuk Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli yang


pelaksanaannya dilaksanakan oleh Pemerintah Propinsi NTB sebanyak 13 (tiga

belas) orang peserta dari Pemerintah Kota Mataram.

1. ANALISIS CAPAIAN SASARAN KEGIATAN DIBIDANG

PERPUSTAKAAN

Untuk dapat memberdayakan fungsi Perpustakaan sebagai sumber

pengetahuan/informasi, maka perpustakaan sebagai pengelola informasi dan

sumber informasi harus mampu memberikan pelayanan yang memadai dengan

menyediakan koleksi bahan pustaka yang benar-benar relevan dengan

permintaan pengguna. Dengan kata lain secara fungsional dibutuhkan koleksi

bahan pustaka, sarana dan prasarana dan tenaga pengelola yang sesuai dengan

bidangnya.

Di samping itu, keberadaan tenaga pengelola perpustakaan adalah faktor

pendukung yang dominan. Pelayanan yang baik akan memberikan warna baru

bagi eksisnya sebuah perpustakaan. Saat ini KPAD baru memiliki 6 (Enam)

tenaga Pustakawan yang diangkat melalui kualifikasi pendidikannya dan

impassing. Secara fungsional jumlah tenaga pengelola ini masih belum sesuai

dengan harapan. Namun demikian dari Pihak Pemda Kota Mataram berusaha

meningkatkan SDM para pengelola Perpustakaan dengan mengirim para

Pustakawan untuk mengikuti pendidikan dan Pelatihan Perpustakaan. Sehingga

secara kuantitas dan kualitas masih perlu ditingkatkan.

Disamping memberdayakan fungsi perpustakaan di kantor para tenaga

pustakawan juga membina dan mendata perpustakaan pada sekolah-sekolah

SD/MI/SMP/MTs/ SMA/MA, Rumah Ibadah dan Taman Bacaan Masyarakat

(TBM) dan Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM) se Kota-Mataram, hal

ini dilaksanakan sebagai bentuk pelayanan dan kerjasama dengan pihak-pihak

di luar kantor.

Dari segi peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan Kota Mataram,

dilihat dari grafik jumlah pengunjung di Tahun 2015, jumlah pengunjung


perpustakaan Kota Mataram sejumlah 22.348 orang; 18 Perpustakaan sekolah-

sekolah dan 12 Taman Bacaan Masyarakat yang diadakan pembinaan,

sedangkan dari segi pengembangan perpustakaan disamping adanya Taman

Bacaan Sangkareang, Taman Bacaan Udayana dan Taman Bacaan Pantai

Ampenan. KPAD Kota Mataram sejak Tahun 2011 telah membuka satu

ruangan khusus untuk perpustakaan anak yang terletak dilantai I, perpustakaan

anak melayani anggota mulai tingkat SD sampai dengan tingkat SMP,

kemudian telah dibuka layanan Hotspot Internet gratis bagi pengunjung. Selain

itu untuk mensukseskan Program CAR FREE DAY yang dicanangkan 30

Januari 2011 oleh Walikota Mataram, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Mataram membuka pelayanan di jalan Udayana setiap hari Minggu mulai

jam 06.30 s/d 10.00 pagi.

Uraian rencana dan capaian kegiatan bidang perpustakaan, sebagai

berikut :

a. Kegiatan Lomba Bercerita Tingkat SD/MI se Kota Mataram yang

merupakan kegiatan tahunan dan bersinergi dengan Lomba Bercerita

Tingkat Propinsi dan Tingkat Nasional; pada tahun 2015 jumlah sekolah

yang mengikuti Lomba Bercerita tingkat SD/MI sebanyak 38 (tiga puluh


delapan) peserta, pemenang lomba ini akan diikutsertakan pada lomba

tingkat Propinsi untuk mewakili Kota Mataram.

Dokumentasi Kegiatan Lomba Bercerita Tk. SD/MI

b. Kegiatan Pameran Perpustakaan dan Arsip Tk Propinsi NTB,

kegiatan pameran juga merupakan agenda tahunan yang diadakan oleh

Pemprov NTB yang diadakan secara bergilir diseluruh Kabupaten/Kota di

NTB, untuk tahun 2015 pelaksanaan Pameran diadakan di Kota Selong

Kabupaten Lombok Timur; kegiatan ini untuk mengenalkan khasanah

serta koleksi arsip dan bahan pustaka yang dimiliki oleh masing-masing

Kab/Kota se NTB.

Dokumentasi Kegiatan Pameran di Selong Kab. Lombok Timur


c. Kegiatan Lomba Perpustakaan Sekolah se Kota Mataram, kegiatan

ini untuk menstimulasi perpustakaan sekolah untuk mengelola

perpustakaannya sesuai dengan standar minimal perpustakaan di sekolah,

pada tahun 2015 terdapat 30 sekolah yang dinilai, dengan hadiah bagi

pengelola berupa kunjungan ke Perpustakaan Nasional RI guna

menambah wawasan kepustakaan yang lebih baik.

Dokumentasi Kegiatan Lomba Perpustakaan Sekolah

d. Kegiatan Lomba Mewarnai Gambar dilingkungan TBM Usia 3 s/d 6

tahun, kegiatan ini merupakan kegiatan yang langsung bersentuhan

kemasyarakat untuk menggalakkan masyarakat gemar membaca di

lingkungan TBM, adapun peserta sebanyak 50 anak perwakilan dari TBM

se Kota Mataram.

Dokumentasi Kegiatan Lomba Mewarnai Gambar


e. Kegiatan Lomba Mengarang dilingkungan TBM usia 10 s/d 15 tahun,

kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan masyarakat gemar membaca;

adapun peserta lomba ini sebanyak 25 anak perwakilan TBM di Kota

Mataram

Dokumentasi Kegiatan Lomba Mengarang

f. Kegiatan Lomba Bercerita untuk Ibu Rumah Tangga di Lingkungan

TBM, kegiatan ini bertujuan meningkatkan masyarakat gemar membaca

untuk kalangan Ibu rumah tangga non pekerja, kegiatan ini diikuti oleh 25

(dua puluh lima) orang IRT perwakilan TBM di Kota Mataram

Dokumentasi Kegiatan Lomba Cerita IRT


g. Kegiatan Bimtek Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, TBM/ Rumah

Ibadah se Kota Mataram, kegiatan ini mengharapkan hasil (outcome)

terciptanya pengelola perpustakaan Sekolah, TBM dan rumah ibadah yang

profesional

Dokumentasi Kegiatan Bimtek Perpustakaan

Disamping kegiatan yang telah direncanakan dalam Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (DPA) 2015, terdapat juga kegiatan insidentil misalnya kunjungan

dari siswa-siswi sekolah mulai dari tingkat Usia Dini hingga tingkat

mahasiswa untuk melakukan pembelajaran lapangan.

Dokumentasi kunjungan siswa-siswi di Perpustakaan anak


2. ANALISIS CAPAIAN SASARAN KEGIATAN BIDANG

KEARSIPAN.

Kegiatan bidang Kearsipan pada KPAD belum maksimal. Hal ini

disebabkan kurangnya tenaga pengelola baik tenaga di KPAD maupun di unit

kerja. Untuk itu KPAD melalui Seksi Pengelolaan dan Layanan

Kearsipan memfokuskan pada kegiatan peningkatan SDM kearsipan.

Uraian rencana dan capaian kegiatan bidang perpustakaan, sebagai

berikut :

a. Kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan, untuk tahun 2015 KPAD

Kota Mataram melaksanakan bintek dengan menyasar para Kepala

Sekolah Tk. SD/MI se Kota Mataram sejumlah 187 (seratus delapan

puluh tujuh) sekolah, adapun hasil (outcome) yang ingin dicapai agar

kepala sekolah sebagai penentu kebijakan lingkup sekolah dapat

memahami tata cara pengelolaan arsip yang baik sehingga terdapat

kesamaan pemahaman dengan pengelola disekolah masing-masing.

Dokumentasi Bimtek Kearsipan


b. Kegiatan Penelusuran Arsip Sejarah Kota Mataram, kegiatan ini

bertujuan untuk menghimpun informasi tentang sejarah berdirinya Kota

Mataram dengan mewawancarai Tokoh Pelaku Sejarah pembentukan

Kota Mataram.

Dokumentasi Penelusuran Arsip Sejarah Kota Mataram

c. Kegiatan Diklat Penciptaan Arsiparis, kegiatan ini merupakan upaya

peningkatan SDM bidang kearsipan (Arsiparis) untuk di SKPD dan

Sekolah di Kota Mataram, kegiatan ini dilakukan secara bertahap,

adapun pelaksanaan Diklat diselenggarakan oleh Badan Diklat dan

Kepegawaian Daerah Pemprov NTB; Kota Mataram me ngirimkan

peserta terbanyak sejumlah 13 (tiga belas) orang.

Dokumentasi Diklat Penciptaan Arsiparis


sedangkan kegiatan pengelolaan dan penataan arsip pada :

1. BPKAD dengan 2 (dua) tahapan pengerjaan;

2. Kelurahan Punia dalam rangka Lomba Kelurahan Tingkat Propinsi NTB.

Sedangkan Pembinaan kearsipan dilaksanakan :

Seluruh Kecamatan dan kelurahan se Kota Mataram

Dari jumlah di atas, bahwa kegiatan pengelolaan kearsipan belum dapat

menjangkau secara menyeluruh kepada Dinas/Instansi. Ada beberapa faktor

penyebab kurangnya capaian hasil kegiatan,yakni sbb :

Tidak tersedianya dana untuk kegiatan kearsipan dimasing- masing unit

kerja;

Kurangnya perhatian dan kepedulian pimpinan terhadap pentingnya arsip;

Tidak ada petugas khusus kearsipan di setiap unit kerja;

Kurangnya sarana dan prasarana kearsipan seperti tempat penyimpanan

arsip aktif maupun in aktif.

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa kegiatan kearsipan

pada lingkup Kota Mataram, belum mencapai sasaran. Hal ini perlu

menjadi perhatian Pemerintah Kota Mataram dengan menawarkan alternatif

solusi sebagai berikut

Diusahakan dimasing-masing unit kerja Dinas/Instansi mengalokasikan

dana/anggaran untuk pengelolaan arsip.

Perlunya pengangkatan petugas khusus (arsiparis) yang menangani

kearsipan di masing-masing Unit kerja.

Apresiasi terhadap bidang kearsipan bagi para pejabat eselon II dan

III menjadi skala prioritas bagi KPAD.

Memberikan "award" atau tunjangan kepada para pengelola arsip

disetiap dinas/instansi.

Untuk mengukur kinerja kegiatan kearsipan perlu diadakan lomba-lomba


bidang kearsipan. Hal ini penting dilakukan untuk memacu para pegawai

untuk lebih memperhatikan arsip.

Untuk peningkatan SDM dan penciptaan tenaga ahli bidang kearsipan,

hendaknya Pemda mengupayakan pengiriman pegawai untuk Tugas

Belajar atau kegiatan magang guna memberikan pengetahuan kepada

Pengelola Arsip.


3. AKUNTABILITAS KEUANGAN

Rencana dan Realisasi DPPA

Berdasarkan Rencana Kerja tahun 2015, terdapat beberapa program kerja

yang tertuang dalam Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran (DPPA) Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Adapun jumlah dana yang tersedia seluruhnya sebesar Rp. 3.536.212.867,-

dengan uraian rincian kegiatan adalah sebagai berikut :

No. Program/ Kegiatan Anggaran tahun 2015

1 Administrasi Umum, sbb :

Belanja Pegawai

Rp. 1.380.970.317,-

2 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran, sbb:

Penyediaan Jasa Surat Menyurat

Penyediaan Jasa Komunikasi, air dan listrik

Penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan

Kendaraan dinas/operasional

Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan

Penyediaan Alat Tulis Kantor

Penyediaan barang cetakan dan penggandaan

Penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor

Penyediaan bahan bacaan dan peraturan

perundang-undangan

Penyediaan makanan dan minuman

Rapat-rapat koordinasi & konsultasi ke luar

daerah

Penyusunan Dokumen Perencanaan

Penyediaan Administrasi Keuangan

Rp. 2.010.000,-

Rp. 52.155.000,-

Rp. 6.600.000,-

Rp. 142.195.000,-

Rp. 26.860.000,-

Rp. 4.950.000,-

Rp. 6.885.000,-

Rp. 13.008.000,-

Rp. 2.750.000,-

Rp. 70.400.000,-

Rp. 525.000,-

Rp. 46.890.000,-


3 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana

Aparatur, sbb :

Pembangunan gedung kantor

Pengadaan peralatan gedung kantor

Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor

Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan

dinas/Operasional

Pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung

kantor

Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor

Rp. 17.305.000,-

Rp. 24.000.000,-

Rp. 91.250.000,-

Rp. 51.004.000,-

Rp. 13.740.000,-

Rp. 113.425.000,-

4 Program Pengembangan Budaya Baca &

Pembinaan Perpustakaan, sbb :

Pengembangan Minat dan Budaya Baca

Supervisi, Pembinaan dan stimulasi

Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan

Pameran Perpustakaan dan Arsip Tk. Prov NTB

Lomba Bercerita Tk SD/MI

Lomba Perpustakaan Sekolah

Lomba Mewarnai Gambar

Lomba Mengarangan usia 10 s/d 15 thn

Lomba Bercerita IRT dilingkungan TBM

Bimtek Pengelolaan Perpustakaan Sekolah

Bimtek Pengelolaan Perpustakaan TBM/RI

Rp. 170.600.000,-

Rp. 185.768.000,-

Rp. 183.470.000,-

Rp. 18.375.000,-

Rp. 39.670.000,-

Rp. 47.262.000,-

Rp. 18.295.000,-

Rp. 15.635.000,-

Rp. 15.635.000,-

Rp. 34.750.000,-

Rp. 38.945.000,-

5 Program Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/Arsip Daerah, sbb :

Pengadaan Sarana Pengolahan dan

Penyimpanan Arsip

Rp. 76.500.000,-


Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip

Daerah

Bimtek Kearsipan Tk SD/MI se Kota Mataram

Rp. 489.272.000,-

Rp. 50.619.500,-

6 Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan

Prasarana Kearsipan, sbb :

Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Pengolahan

Dan Penyimpanan Arsip

Rp. 84.494.050,-

Rincian rencana dan Realisasi Anggaran KPAD Kota Mataram dapat dilihat dari

tabel dibawah ini :

No Program Rencana (Rp) Realisasi (Rp) Capaian

Kinerja (%)

1

2

3

4

5

6

Pemberdayaan Organisasi

KPAD

Pelayanan Administrasi

Perkantoran

Peningkatan Sarana &

Prasarana Aparatur

Pengembangan Budaya

Baca dan Pembinaan

Perpustakaan

Penyelamatan dan

Pelestarian Dokumen/Arsip

Daerah

Pemeliharaan

Rutin/Berkala Sarana dan

Prasarana Kearsipan

1.380.970.317,-

375.228.000,-

310.724.000,-

768.405.000,-

616.391.500,-

84.494.050,-

1.314.465.924,-

332.809.558,-

282.727.000,-

714.662.500,-

577.906.850,-

84.494.050,-

95.18 %

88.70 %

90.99 %

93.01 %

93.76 %

100 %

TOTAL 3.536.212.867,- 3.307.065.882,- 93.52 %


Sumber : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Dengan demikian, dari hasil perhitungan anggaran maka secara kuantitatif

capaian nilai kinerja anggaran rata-rata sebesar 93.52 %, sehingga masing-

masing seksi dinilai sangat berhasil dalam menyerap anggaran yang telah

direncanakan.


BAB III

PENUTUP

Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa secara umum capaian

atau target realisasi anggaran kegiatan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Mataram mencapai 93.52 %. Namun dari capaian nilai kinerja

dari masing-masing para pelaku aktivitas belum sesuai dengan harapan.

Untuk itu langkah strategis yang tepat untuk pencapaian kinerja menjadi

lebih maksimal adalah perlunya peningkatan Sumber Daya Manusia, baik dari

segi kuantitas maupun kualitas. Sehingga diharapkan profesionalisme dan

optimalisasi di bidang Perpustakaan dan Kearsipan lebih meningkat dari pada

tahun-tahun sebelumnya.

Aplikasi manajemen yang efektif dan efisien di bidang Perpustakaan dan

Kearsipan merupakan kata kunci untuk tercapainya tujuan yang diinginkan,

sehingga dengan demikian nantinya mampu memberikan pelayanan secara

maksimal kepada masyarakat pengguna (user) yang pada akhirnya akan

menimbulkan pengaruh kontribusi terhadap Pendapatan Asli Daerah (PAD)

Pemerintah Kota Mataram.

Mataram, Januari 2016

Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Mataram

Ir. Hj. Ririn Yuniarti L. W.

Pembina Tk. I (IV/b)

NIP. 19620620 198603 2 014


LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. RENCANA KERJA TAHUNAN TAHUN 2015

2. PENGUKURAN KINERJA KEGIATAN TAHUN 2015.

ringkasan eksekutif - beranda – ppid kota mataram · 1 | l a k i p kpad kota mataram ringkasan...

Documents