riiiiiiiiiii-lii)11111181111111111111111111111 · 2018. 2. 19. · control interno contable y de...

ALCALS MAYOROE BOGOTA DC

SECRETARiA DE GOBIERNO

MEMORANDOBogota

PARA: Dr. ZICO ANTONIO SUAREZ SUAREZAlcalde Local de Barrios Unidos

Al contestar par favor cite estos datos:Radicado No. 20181500082983

riiiiiiiiiii-lii)11111181111111111111111111111

DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Asunto: Resultado Evaluacion Sistema de Control Intern° Contable 2017

Respetado alcalde

En cumplimiento de lo establecido en los articulos 30, 40 y 50 de la ResoluciOn 357 de 2008de la Contaduria General de la Naci6n "Par medio de la cual se adopta el procedimiento deControl Interno Contable y de reporte de informe anual de evaluacion a la ContaduriaGeneral de la NaciOn", y el articulo de la ley 87 de 1993 "For la cual se establecen normaspara el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictanotras disposiciones".

A continuacion, se presenta el informe de evaluacion del Sistema de Control lnternoContable para la vigencia 2017, que se adelanto en al Fondo de Desarrollo Local de BarriosUnidos. Esta evaluacion comprende la revision integral del proceso contable dondeintervienen los responsables de la informed& financiera, economica, social y ambiental deal Fondos de Desarrollo Local de Barrios Unidos.

METODOLOGIA

• Se solicito a cada contador de al Fondos de Desarrollo Local de Barrios Unidos,informaciOn al relacionada con la documentaciOn financiera y contable y los estadosfinancieros al 31 de diciembre de 2017, edemas de manuales, instructivos, politicas yprocedimientos que sustentaran el proceso contable.

• Se solicitO autoevaluacion y evidencias de cada componente del cuestionario adoptadopor la Contaduria General de la Nacion, mediante la ResoluciOn 357 de 2008, diligenciandoy reportando a la Oficina de Control su resultado.

• EjecuciOn de visite al Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos, en 2017 y 2018 paravalidar y responder cada pregunta del cuestionario enunciado en el item anterior,verificando las evidencias en sitio.

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riiiiiiiiiiiiirlill111111111011111111111101• Los rangos de interpretacion de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluaciOndel control interno contable, establecidos por la Contaduria General de la Nacion, son lossiguientes, de conformidad con la Resolucion 357 de 2008, de la Contaduria General de laNaciOn.

RANGO CRITERIO1.0 - 2.0 INADECUADO2.0 — 3.0 (NO INCLUYE 2) DEFICIENTE3.0 — 4.0 (NO INCLUYE 3) SATISFACTORIO4.0 — 5.0 (NO INCLUYE 4) ADECUADO

OBJETIVO

Evaluar el sistema de control interno contable de los hechos que se registran y que se Ilevana cabo dentro del proceso de contabilidad en las diferentes etapas del ciclo contable, desdeel acto administrativo que ordena la apertura de los libros de contabilidad, hasta el cierre delos mismos, los cuales deben ajustarse al Plan General de la Contabilidad POblica. Loanterior, con el proposito de determinar el nivel de confiabilidad que existe en lapresentacion de la informacion que se genera a diario y si las actividades de control que seejecutan son eficaces y eficientes en la prevencion del riesgo inherente a la gesti6n contabley financiera.

ALCANCE

La evaluacion realizada por la Oficina de Control Interno corresponde a la valoracioncuantitativa y cualitativa de las distintas etapas del ciclo contable en al Fondo de DesarrolloLocal de Barrios Unidos de Bogota D.C.

RESULTADO

Conforme a la verificacion y evidencia documental y procedimental, la calificacion que seasigno a cada pregunta oscila entre 1 y 5. Esta valoracion corresponde al grado decumplimiento y efecfividad de cada criterio o acci6n de control. La escala de calificaciOnse interpreta de la siguiente forma:

1. No cumple2. Se cumple lnsatisfactoriamente3. Se cumple aceptablemente4. Se cumple en alto grado

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Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20181500082983Fecha: 14-02-2018

1 10111111 11111 11111 111 11111 11111 11111H111 11111 11111 1111111111 11111 1115. Se cumple plenamente

SegOn la estructura del cuestionario, las calificaciones finales relacionadas con los controlesasociados a cada actividad del proceso contable se obtienen dividiendo el valor de lasumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre la cantidad de preguntas que se hanformulado, es decir se obtiene de un promedio aritmetico, presentando los siguientesresultados:

RANGOS DE INTERPRETACIoN DE LASCALIFICACIONES 0 RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 — 2.0

2.0 — 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 — 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 — 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

De acuerdo con lo anterior, el promedio de la evaluacion del Sistema de Control lnternoContable de al Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos se ubico en ADECUADO, acontinuaci6n, se presenta el desagregado por etapa:

NOMER0

EVALUACION DEL CONTROL INTERNOCONTABLE

PUNTAJEOBTENID

0INTERPRETACIO

N1 CONTROL INTERNO CONTABLE ' 4,29 ADECUADO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,53 ADECUADO1.1.1 IDENTIFICACION c

4,31 ADECUADO1.1.2 CLASIFICACION 4,88 ADECUADO1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,42 ADECUADO

1.2 ETAPA DE REVELACION 4,26 ADECUADO1.2.1

ELABORACION DE ESTADOSCONTABLES Y DEMAS INFORMES

3,86 SATISFACTORIO

1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION YCOMUNICACION DE LA INFORMACIoN

4,67 ADE-CUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,06 ADECUADO1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,06 ADECUADO

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1. CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO


iiiiiiiiiiiiiiit1111111111111111111111111ill

De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pablica, es la etapa "en la coal seincorpora, en el estado de situaciOn financiera o en el estado de resultados, on hechoecon6mico que cumpla la definiciOn de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto. Elreconocimiento de on hecho econOmico implica identificaciOn, clasificaciOn, mediciOn yregistro".

FORTALEZAS

• Las descripciones de los registros contables estan de acuerdo con tipo de proveedory contrato, las cuales contienen la siguiente informacion: numero de contrato,nombre del contratista, period° de pago, consecutivo de pago, nOmero de factura yobservaciones adicionales. En algunos casos se presentan limitantes por el nt.Imerode caracteres que se restringe en este campo, las descripciones estan compuestaspor "Notas giro de tesoreria" y "Nota manual causacion cuenta", registradas porpresupuesto y contabilidad.

• El equipo de contabilidad esta conformado por un Profesional Universitario c6digo219 grado 15, que ejerce la funci6n de Contador PCiblico del Fonda de DesarrolloLocal y un contratista con actividades de apoyo a contabilidad, quienes tienenconocimientos generales de las normas que regulan la administraci6n publica y lasque aplican para los Fondos de Desarrollo Local.

• Se realiza una conciliacion mensual de disponibilidad de tesoreria, con los saldosreportados por la Direccion distrital de tesoreria, donde se muestran ingresos portransferencias presupuestales y notas debito; y como egresos las ordenes de pagocanceladas, las conciliaciones revisadas han sido enviadas a la Subdireccion deGesti6n Contable de Hacienda mensualmente.

DEBILIDADES

• El Fondo de Desarrollo Local realiza conciliaciones trimestralmente con la Entidadescon las cuales poseen cuentas reciprocas como son: Unidad administrativa deRehabilitacion y Mantenimiento Vial, Tesoreria Distrital y Empresa de Telefonos de

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rii1111111111iiiiii1V11111180111m11111111111111111111IIIBogota; existen pequelias diferencias, es dificil la conciliacion con ETB, por envioextemporaneo de la informaci6n.

1.2. ETAPA DE REVELACION

De acuerdo con el Plan General de Contabiklad Publica, es la "etapa que sintetiza yrepresenta la situaci6n, los resultados de la actividad y la capacidad de prestaci6n deservicios o generaci6n de flujos de recursos, en estados, informes y repottes confiables,relevantes y comprensibles".

FORTALEZAS

• El Fondo de Desarrollo Local, ha definido indicadores financieros deendeudamiento, como herramienta para el analisis financiero de las cifraspresentadas mensualmente, entre los indicadores se presentan los siguientes:liquidez sobre Raz6n corriente, capital de trabajo, prueba acida, y los deendeudamiento sobre endeudamiento sobre acfivo total, endeudamientoconcentrado del pasivo y endeudamiento solvencia financiera; asi mismo comosoporte del cierre de vigencia y de las notas de los estados financieros adjuntan losindicadores de gesti6n.

• Los analisis e interpretaciones se realizan en las notas de caracter especifico paracada una de las cuentas de los estados financieros, asi mismo se evidencian losindicadores trimestrales que permite analizar e interpretar los estados financieros,la informaciOn financiera suministrada por contabilidad a los usuarios internos yexternos, es revisada y verificada con el objeto de garantizar que cifras seanhomogeneas y correspondan a la realidad financiera del Fondo de Desarrollo Local.

DEBILIDADES

• la consistencia en las notas a los estados contables y los saldos en los estadoscontables y en su mayoria presentan secuencia, pero hay algunas cuentasenunciadas en las notas que no son iguales al valor en el balance, al preguntarporque la diferencia existente se nos comunica que son errores de digitaci6n alpasar los valores a las notas.

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1.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

FORTALEZAS


1101 fIll 11111 DIII 1111 1111 1110 1101 11111 11111 11111 11111 11111 11111 III

• El Fondo de Desarrollo Local cuenta con la Resolucion 052 del 03 de febrero de2015 por la cual se modifica el comite tecnico de sostenibilidad del sistema contabledel Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos, se aporta acta de comite del 29de julio de 2016 y del 15 de marzo de 2017 en las que se decidieron depuraci6n yfue realizada mediante resolucion 168 del 30 de junio de 2017 y mediante el actadel 30 de agosto se determin6 realizar depuracion con resolucion 224 del 11 deoctubre de 2017.

• El Manual de Politica Contable Nivel Local, en el numeral 9, Cierres contables, hacereferencia a los plazos de cierres mensuales, trimestrales y anuales. Asi mismo secuenta con el memorando con nOmero de radicado 20176220004303 del 9 de mayode 2017, que confiene el cronograma para la entrega de informaciOn contable porparte de las areas proveedoras de cada proceso, este contiene el proceso,responsables, maximo plazo, requerimientos de informaci6n y producto final.

DEBILIDADES

• Se tienen identificados los riesgos contables, en la actividades para el procesocontable, en las actividades NOmero 7 "No se generan informes oportunos yconfiables" y numero 8 "registro inoportuno de entradas y salidas de almacen", paralos cuales es necesario mediante autoevaluaciones actualizar y documentar loscontroles que puedan ser verificables y determinar su eficacia, no se evidenci6reporte trimestral en que se realiza un analisis que incluye evaluar si se materializoel evento de riesgo, causas, controles y consecuencias.

• El FDL de Barrios Unidos, no aporta evidencia de las autoevaluaciones medianteseguimientos a las matrices de riesgos por procesos, no se aporto evidencia de quecada tres meses se realiza un analisis que incluye evaluar si se materializo el eventode riesgo, causas, controles y consecuencias.

• El SI CAPITAL es el aplicativo utilizado para generar la informaciOn Financiera, elcual presenta interfaces con los modulos de SAE y SAI, SI ACTUA. Sin embargo,se recomienda evaluar formas automatizadas de conciliar informaci6n en SICO,SIPROJ y otros aplicativos que se requieran para la depuracion y cruce de lainformaciOn.

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01 defebrerode 2018

•




RECOMENDACIONES


• La gesti6n de los riesgos contables debe ser complementada con aquellos eventosque puede afectar la calidad, claridad y confiabilidad de la informaciOn contable, asicomo el riesgo de tener cuentas sin conciliar que van pasando de una vigencia aotra, con el fin de que los controles que establezcan sean efectivos y permitansolucionar y evitar la materializacion de eventos que vayan en contravia delRegimen de Contabilidad PUblica. De igual forma es relevante hacer el seguimientotrimestral a dichos controles con el fin de retroalimentar at proceso contable y a losdemes con los que tenga relacion.

•• Se hace necesario establecer mecanismos formales que le permitan ream- a

tiempo y a todas las cuentas con la empresa con las que se tiene operacionesreciprocas, pues se evidencian saldos pendientes por conciliar al cierre 2017.

•• Se evidenciaron diferencias en los saldos de las notas a los estados contables y los

saldos en los estados contables y en su mayoria presentan secuencia, pero hayalgunas cuentas enunciadas en las notas que no son iguales al valor en el balance,at preguntar porque la diferencia existente se nos comunica que son errores dedigitaci6n al pasar los valores a las notas.

Cordialmente,

LADY JOHANNA MEDINA MURILLO

Elabord: Olga Milena Corc-CeAproba/Revis6: Lady Johanna Medina.

CC: Dr. Ivan Casas Ruiz — Subsecretario de Gesfien Local

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Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20181500082983Fecha: 14 02 2018

111101111111111111111111111111111111110111111111111111111111111111111111 - —CONTROL NTERNO

CONTABLE 4,3

1.1 ETAPA DERECONOCIMIENTO 4,5

1.1.1 IDENTIFICACION 4,3

1

tSe tienen debidamenteidentificados los productosdel proceso contable quedeben suministrarse a lasdemas areas de la entidad y alos usuarios externos?

4,0

_El Fondo de Desarrollo tienen identificados losproductos del proceso contable y han .sidodivulgados todos los servidores del FDL, segOnconsta en el memorando con nOrnero de radicado20176220004303 del 05 de mayo de 2017, quecontiene el cronograma para la entrega deinformacion contable por parte de las areasproveedoras de cada proceso, este incluye elproceso, responsable, maxim° plazo,requerimientos de informaci6n y producto final.Adernes, se cuenta con el Manual PoliticaContable Nivel Local 2L-GAR-M002, en el numeral11, hace referencia a los Reporte de informescontables de periodicidad mensual, trimestral yanual.

2

tSe tienen debidamenteidentificados los productos delos dernas procesos que seconstituyen en insumos delproceso contable?

40,

El Manual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002, contiene en el numeral (4) responsables delproceso contable, en el numeral (7) lasresponsabilidades de las areas de gest& frente alproceso contable y en el numeral (10) Indica losproductos e informes del proceso contable. ElFondo de Desarrollo Local durante la vigencia2016 dio cumplimiento en el mes de agosto, alcontrol administrativo enunciado en el numeral (8)relacionado con actualizar y divulgar anualmentelos requerimientos y fechas de reporte de lainformacion contable. Adicionalmente enMemorando de mayo de 2017, se tiene publicadoplazos, responsables y productos.

3

tSe tienen identificados en laentidad los procesos quegeneran transacciones,hechos y operaciones y quepor lo tanto se constituyen enproveedores de informaciondel proceso contable?

4,0

El Fondo de Desarrollo Local en cronogramainterno divulgado contempla los responsables ylos procesos que general las transaccioneshechos y operaciones. El Manual PoliticaContable Nivel Local 2L-GAR-M002, en el numeral(5) relacionado con la identificacion de los bienes,derechos y obligaciones del Fondo de DesarrolloLocal y en el numeral (10) indica los productos einformes del proceso contable.

4

tExiste una politica mediantela cual las transacciones,hechos y operacionesrealizados en cualquierdependencia del ente public°,son debidamente informados

4 0,

Si el Manual de Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 en el numeral (3) hace referencia a ladocumentaciOn y soportes del proceso contable yel Instructivo de causacion y hechos econamicos2L-GAR-I3, hace referencia a los documentosfuente o soporte de las transacciones.

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iiiiiiiiiiii1111o111111101111111111o1al area contable a traves delos documentos fuente osoporte?

5

tSe cumple la politicamediante la cual lastransacciones, hechos yoperaciones realizados encualquier dependencia delente pOblico, sondebidamente informados alarea contable a travas de losdocumentos fuente osoporte?

40'o

Las transacciones revisadas cumplen con elManual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 referente a la documentaci6n y soportes delproceso contable y con el Instructivo de causaciOny hechos econ6micos con los documentos fuente

soporte de las transacciones 2L-GAR-I3.

6

tLos hechos financieros,econ6micos, sociales yam bientales realizados por laentidad contable piblica sonde facil y confiable medici6nmonetaria?

4 0'oficial

Los hechos financieros, econOrnicos, sociales yambientales realizados por el Fondo de DesarrolloLocal se encuentran registrados en la moneda

(pesos colombianos). En los libros oficialesy auxiliares.

7

tLas cifras existentes en losestados, informes y reportescontables se encuentransoportadas con el documentoidOneo correspondiente?

4,0

Las causaciones revisadas de forma aleatoriacumplen con los documentos establecidos en elinstructivo de causaci6n y hechos econ6micos 2L-GAR-I3 y son adecuados para soportar las cifrasreflejadas en los Estados Financieros, estosdocumentos se archivan en el expediente Unica decada contrato. Los registros se encuentransoportados asi: Multas (Constancia de ejecutoria,informes, memorandos o resoluciones), servicios.pUblicos (Facturas fisicas), contratos deprestaciOn de servicios (Informe de actividades,pagos de seguridad social, anexos de disminucionde base de retenci6n mensual).

8

tSon adecuadas y completaslas descripciones que sehacen de las transacciones,hechos u operaciones en eldocumento fuente o soporte?

5,0

Las descripciones de los registros contables estande acuerdo con tipo de proveedor y contrato, lascuales confienen la siguiente informaciOn: nOmerode contrato, nombre del contratista, periodo depago, consecutivo de pago, numero de factura yobservaciones adicionales. En algunos casos sepresentan limitantes por el numero de caracteresque se restringe en este campo, las descripcionesestan compuestas por "Notas giro de tesoreria" y"Nota manual causaci6n cuenta", registradas porpresupuesto y contabilidad.

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9

tLas personas que ejecutanlas actividades relacionadascon el proceso contableconocen suficientemente lasnormas que rigen laadministraciOn pOblica?

5,0

El equipo de contabilidad esta conformado por unProfesiona I Universitario cOdigo 219 grado 15, queejerce la fund& de Contador POblico del Fondode Desarrollo Local y un contratista conactividades de apoyo a contabilidad, quienestienen conocimientos generales de las normas queregulan la administraciOn pUblica y las que aplicanpara los Fondos de Desarrollo Local.

10

tLas personas que ejecutanlas actividades relacionadascon el proceso contableconocen suficientemente elRegimen de ContabilidadPUblica aplicable para laentidad?

5.0

El Contador y el contratista conocen las normasrelacionadas con el Regimen de ContabilidadPUblica y son de permanente consulta lasrelacionadas con categorias de empleados,.tnbutaria, regimen de contabilidad pUblica, normasy conceptos de la Direcci6n Distrital deContabilidad y del Nuevo Marco NormativoContable.

11

6Los hechos financieros,econ6micos, sociales yambientales que han sidoobjeto de identificaci6n estansoportados en documentosid6neos y de conformidad conla naturaleza de los mismos?

4,0

Las transacciones revisadas tienen los soportesde causaci6n y pago, para los contratos deprestaci6n de servicios, honorarios de ediles, pagode servicios pUblicos y contratos de adquisiciOn debienes y servicios, tienen los documentos soporteestablecidos en el instructivo de causaci6n yhechos econernicos 2L-GAR-I3.

12

6Los documentos fuente querespaldan los hechosfinancieros, econernicos,sociales y ambientalescontienen la informaci6nnecesaria para realizar suadecuada identificacion?

4 0'como:

Los documentos soporte revisados cuentan con lainformaci6n necesaria para identificar el nOmerode contrato, el period° que se esta cobrando, elconcepto y se anexan los demas documentos queaplican y que son exigidos para su causaci6n

Hoja de ruta para reprogramacion de PACy pago, informe de actividades, certificaciOn decumplimiento, pagos de seguridad social, facturasy certificaciones de asistencia de ediles a lassesiones programadas.

13

tLos hechos financieros,econ6micos, sociales yambientales que han sidoobjeto de identificacion fueroninterpretados de conformidadcon lo establecido en elRegimen de ContabilidadPublica?

5'0

Revisados los registros de los hechos financieros,econ6micos, sociales y ambientales objeto derevision, se concluye que fueron identificados einterpretados conforme a lo establecido en elRegimen de Contabilidad POblica.

2 CLASIFICACIoN 4,9

14

4Los hechos financieros,econ6micos, sociales yambientales Ilevados a caboen los procesos proveedoresde la entidad han sidoincluidos en el procesocontable?

5,0

Los proveedores como: Empresas de serviciospUblicos, contratistas, ediles, y proveedores debienes y servicios, se encuentran contenidos en elinstructivo causacion y registro de hechosecon6micos, cOdigo 2L-GAR-13Nersion 5.

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Iiiiiiiiiiiii-1111118011111011111111111111111111111III15

tLos hechos financieros,econ6micos, sociales yambientales realizados por laentidad contable pOblica sonde fad y confiableclasificacion en el Catalog°General de Cuentas?

5,0

En el Fondo de Desarrollo Local se han registradolos hechos econennicos de acuerdo con laclasificaciOn en el catalog° general de cuentas, serealize una revision permanente a las cuentas portercero con saldos contrarios al mes de sepfiembre

16

E,Son adecuadas las cuentasutilizadas para la clasificaciOnde las transacciones, hechosu operaciones realizadas porla entidad contable pliblica? 5 0,

Segtin la verificacien realizada de las cuentas,subcuentas y auxiliares utilizadas en el Fondo deDesarrollo Local, para el registro de hechosecon6micos son adecuadas de acuerdo can lanaturaleza y dinamica establecidas en el regimende contabilidad publica, a excepci6n del registroque ha permanecido sin realizar su ajuste oreclasificacion.

17

i,La clasificaciOn de lastransacciones, hechos yoperaciones corresponde auna correcta interpretaci6ntanto del marco conceptualcoma del Manual deProcedimientos del Regimende Contabilidad POblica?

50 ,

Las transacciones revisadas se realizan de formacoherente entre el marco conceptual del PlanGeneral de Contabilidad Publica y el manual deprocedimientos del regimen de ContabilidadPOblica.

18

tEl Catalog° General deCuentas utilizado para laclasificaciOn de los hechosfinancieros, econOmicos,sociales y ambientales,corresponde a la Ultimaversion publicada en lapagina web de la ContaduriaGeneral de la Nacion?

5,0

El catalog° general de cuentas se encuentraactualizado, segiin el Manual Politica Contable 2L-GAR-M002. El desarrollo, parametrizaci6n,actualizacien, creaciOn de terceros y cuentasestan a cargo de la Direccion de Tecnologias eI nformaciOn de la Secretaria Distrital de Gobierno,bajo los requerimientos del area contable delF.D.L.

19

iSon adecuadas las cuentasy subcuentas utilizadas parela clasificaciOn de lastransacciones, hechos uoperaciones realizadas?

5,0

Las cuentas y subcuentas revisadas y que se hanutilizado en el Fondo de Desarrollo Local, para laclasificaciOn de transacciones corresponden a lasdel catalog° general de cuentas y estas sonadecuadas.

20

4,Se elaboran y revisanoportunamente lasconciliaciones bancarias paraestablecer los valores objetode clasificaciOn, registro ycontrol del efectivo?

5,0

Se realize una conciliacien mensual dedisponibilidad de tesoreria, con los saldosreportados por la DirecciOn distrital de tesoreria,donde se muestran ingresos por transferenciaspresupuestales y notas debit°, y como egresos lasOrdenes de pago canceladas, las conciliacionesrevisadas han sido enviadas a la SubdirecciOn deGestion Contable de Hacienda mensualmente.

21

d,Se ejecutan periodicamenteconciliaciones de saldosreciprocos con otrasentidades pu bl ices?

4,0

El Fondo de Desarrollo Local realizaconciliaciones trimestralmente con la Enfidadescon las cuales poseen cuentas reciprocas comason: Unidad administrativa de RehabilitaciOn yMantenimiento Vial, Tesoreria Distrital y Empresa

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riiiiiiiiiiiiiiiriii11011111111111111111111111111111de Telefonos de Bogota; existen pequehasdiferencias, es dificil la conciliaciOn con ETB, porenvie extemporaneo de la informaciOn.

i1;T1T-T --lirp2 ..trity---arr-fm

REGISTRO.y AJUSTES-it ' .41.-; -

22

Se realizan perbdicamenteconciliaciones y cruces desaldos entre las areas dePresupuesto, Contabilidad,Tesoreria, y dernas areas y/oprocesos de la entidad?

4,0

La conciliacien de la cuenta multas, por valor de$1.145.847.125,01 correspondiente a cobrospersuasivos y coacfivos con corte al mes deoctubre; la conciliaciOn con almacen e inventariosse realiza mensualmente, en las conciliaciohes dealmacan se encuentran incluidas las cuentas debienes de uso public°.

23

tSe realizan perbdicamentetomas fisicas de bienes,derechos y obligaciones y seconfronta con los registroscontables para hacer losajustes pertinentes? 5 0 ,

Se realize una verificacien de los bienes mueblesde la localidad que se encuentran en comodatos,los de los funcionarios y los de la bodega,efectuando los respectivos ajustes de bajas porfaltantes encontrados en las visitas. Yperiedicamente se realiza una verificacien debienes cuando se realizan traslados defuncionarios o retiros de contratistas. El avaluetecnico se realize en el afio 2016 y el respectivoajuste se realize durante el aho 2017.

24

4,Las cuentas y subcuentasutilizadas revelanadecuadamente los hechos,transacciones u operacionesreq istradas?

5,0

Las cuentas y subcuentas revisadas y que se hanutilizado en el Fondo de Desarrollo Local, para laclasificaciOn de transacciones corresponden a asdel catalog° general de cuentas y son adecuadas.

25

tSe hacen verificacionesperiodicas para comprobarque los registros contables sehan efectuado en formaadecuada y por los valorescorrectos?

4,0

La revision peri6dica se realiza para comprobarque los registros contables se efectUan de formaadecuada mediante auxiliares, la validacien porparte de la contadora de las causacionesrealizadas por el personal de apoyo y laverificaciOn de los formatos de calculos deimpuestos que son firmados en serial de revision yaprobacien por parte de la contadora y elresponsable de presupuesto.

tSe efectOan los registroscontables en formacronolOgica y guardando elconsecutive de los hechos,transacciones u operacionesrealizadas, cuando a esteUltimo haya lugar?

4,0

Los registros contables revisados se han realizadode forma cronolOgica, los consecutivos decausaci6n no se generan para cada Fondo deDesarrollo Local. Los enicos en orden consecutivoson las 6rdenes de pago y se encuentran en elproceso de conciliaciOn de tesoreria ypresupuesto.

27

tSe generan listados deconsecutivos de documentospara hacer verificaciones decomplefitud de registros?

4,0

Se genera listado del aplicativo OPGET de"Ordenes de pago por Entidad" donde se puedeverificar los consecutivos de estos registros y sonvalidados en el proceso de conciliaciOn con

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9.


ALCALDIA MAYOROE soGarA DC



1 11111111111 1111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 111tesoreria, para los demas documentos no serealiza validacion al no tener un consecutivoexclusivo para cada Fondo de Desarrollo Local. Sesolicita fisicamente el consecutivo del mes dediciembre de las 6rdenes de pago evidenciando elconsecutivo

28

4,Se conoce y aplica lostratamientos contablesdiferenciales existentes entreentidades de gobiernogeneral y empresas pa blicas?

5,0

Se conocen y aplican las normas relacionadas conel Regimen de Contabilidad POblica y son depermanente consulta para Is correcta aplicaciOnde tratamientos contables para el Fondo deDesarrollo Local.

29

tEl proceso contable operaen un ambiente de sistema deintegrado de informacidn yeste funcionaadecuadamente?

4,0

El SI CAPITAL es el aplicativo utilizado paragenerar la informacion Financiera, el cual presentainterfaces con los madulos de SAE y SAI, SIACTUA. Sin embargo, se recomienda evaluarformas automatizadas de conciliar informacion enSICO, SIPROJ y otros aplicativos que se requieranpara la depuraci6n y cruce de la informacion.

30

tSon adecuadamentecalculados los valorescorrespondientes a losprocesos de depreciaci6n,provisi6n, amortizaci6n,valorizacion, y agotamiento,segOn aplique?

4 , 0

Los calculos de depreciacion se realizan de formaautomatics, utilizando el metodo de linea recta atroves del m6dulo de almacen, esta informacion seregistra en el aplicativo LIMAY afectando lascuentas correspondientes, no se tienenestablecidos mecanismos de control para verificarperiadicamente los calculos para depreciaciones yamortizaciones.

31

4,Los registros contables quese realizan tienen losrespectivos documentossoportes idoneos?

4,0

Las causaciones revisadas cuentan con unexpediente Cinico para cada uno de los contratos,donde se evidencia la hoja de ruta para cada pagoy los documentos soportes en concordancia con elinstructivo de causacian y registro de hechoseconomicos con c6digo 2L-GAR-I3. Los pagosseleccionados para revision por concepto deServicios pOblicos, honorarios a ediles y contratosde prestaciOn de servicios tienen los soportesdefinidos en el instructivo.

32 5,0

El Fondo de Desarrollo cumple con el registro detransacciones y operaciones mediante laelaboracion de comprobantes de contabilidad enel aplicativo SI CAPITAL.

',Para el registro de lastransacciones, hechos uoperaciones se elaboran losrespectivos comprobantes decontabilidad?

33

6Los libros de contabilidad seencuentran debidamentesoportados en comprobantesde contabilidad?

5,0

Los comprobantes de contabilidad revisados en elFondo de Desarrollo Local estan respaldados condocumentos idol-leas por tanto los registros quemuestran los libros contables se encuentransoportados debidamente.

' 1.2 ETAPA DE REVELACION 4,3

' 1.2.; 1

ELABORACION DEESTADOS CONTABLES YDEMAS INFORMES

3,9

-------Edificio Lievanocave 11 No. 8 -17C6digo Postal: 111711Tel. 3387000 - 3820660Informaci6n Linea 195www.gobiernobogota.gov.co

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BOGOTAmEJOR

GDI - GPO —1031Version: 01\Agenda:

01 de febrero de 2018PARA TO D OS


ALCALEOt MAYORDE BOGOTA0 C

SECRETARIA OE GOBIERNO 111iiIiii11111111110111i —vii'llirio11111111111111m11111111111III

34

tSe elaboran y diligencian loslibros de contabilidad deconformidad con losparametros establecidos enel Regimen de ContabilidadPOblica?

5,0

El FDLBU tiene los libros de contabilidadprincipales (Libro Mayor y Libro diario) impresos yfirmados por el Representante Legal y el Contador,se tienen las actas de autorizacian de folios para:El libro mayor de los folios 300 al 399 con fecha 27de agosto de 2015 y para el libro diario del folio400 al 599 con fecha 27 de diciembre de 2016, loanterior en cumplimiento de lo establecido en elRegimen de Contabilidad POblica.

35

i,Las cifras contenidas en losestados, informes y reportescontables coinciden con lossaldos de los libros decontabilidad?

4,0

Los saldos de los Estados Financieros trimestralesde marzo Junio y septiembre de 2017 reportadosen el formato CGN_001 a la Direcci6n distrital deContabilidad, coinciden con los saldos de los librosde contabilidad.

36

tSe efectua elmantenimiento, actualizaci6ny parametrizaci6n necesariospara un adecuadofuncionamiento del aplicafivoutilizado para procesar lainformaciOn?

3'0

En concordancia con el Manual polifica ContableNivel Local 2L-GAR-M002 el mantenimiento,actualizaciOn y parametrizaci6n del SI_CAPITALeste a cargo de la Secretaria Distrital de Gobierno- DirecciOn de Tecnologias e informacion,dependencia que ha realizado las modificacionesgenerales. No obstante, para los cierres de losmeses de septiembre y octubre se presentarondificultades en los modulos de almacen einventarios.

37

tSe elaboran oportunamentelos estados, informes yreportes contables alrepresentante legal, a laContaduria General de laNaci6n, a los organismos deinspecci6n, vigilancia ycontrol, y a los demasusuarios de la informaciOn?

5,0

Los Informes para la Direcci6n Distrital deContabilidad, correspondientes a "los formatostrimestrales CGN_001 Saldos y movimientos yCGN_002 Operaciones reciprocas", fuerontransmitidos asi: el primer trimestre el d la 10 deabril, el segundo trimestre el 10 de Julio y el tercertrimestre el 10 de octubre, cumpliendo con losplazos establecidos para el envio de estosreportes.

38

tLas notas explicafivas a losestados contables cumplencon las formalidadesestablecidas en el Regimende Contabilidad POblica?

11'0

Las notas explicativas a los Estados contables adiciembre 31 de 2017, de caracter especifico sicumplen con las descripciones y revelan lainformacion adicional a los Estados Contables,presentan variaciones cum pliendo lasformalidades del regimen de Contabilidad POblica.

39

tEl contenido de las notas alos estados contables revelaen forma suficiente lainformaciOn de tipo cualitativoy cuantitativo fisico quecorresponde?

40

Los contenidos de las notas revelan la informacionadicional de tipo cuantitativo y cualitafivo de lascuentas mas relevantes del Balance General.

40

tSe verifica la consistenciaentre las notas a los estadoscontables y los saldosrevelados en los estadoscontables?

2,0

Se verifica la consistencia en las notas a losestados contables y los saldos en los estadoscontables y en su mayoria presentan secuencia,pero hay algunas cuentas enunciadas en las notasque no son iguales al valor en el balance, al

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ALCALIn MAYORDE BOGOTA DC

SECRETARIA DE &MEAN°


riiiiii111iiiiii-liiii11181111v11111111111111111111111111IIIpreguntar porque la diferencia existente se noscomunica que son errores de digitacien al pasarlos valores a las notas.

1.2.2

i

ANALISIS:INTERPRETACION YCOMUNICACION DE LAINFORMACION

4,7

_..

41

tSe presentanoportunamente los estados,informes y reportes contablesal representante legal, a laContaduria General de laNaciOn, y a los organismos deinspecci6n, vigilancia ycontrol?

50,

El fondo de Desarrollo Local cumpleahos con lapresentaci6n de los informes a los entes delavalidacion de los Informes a la Direcci6n Distritalde Contabilidad, de los formatos trimestrales"CGN_001 Saldos y movimientos y CGN_002Operaciones reciprocas", fue el 10 de abril, 10 dejulio y 10 de octubre, cumpliendo con laoportunidad en la entrega de la informaci6n, tantoal Representante Legal, como a la DireccionDistrital de Contabilidad.

42

4Se publica mensualmenteen lugar visible y de facilacceso a la comunidad elbalance general y el estadode actividad financiera,econorn Ica , social yambiental?

5,0

El Fondo de Desarrollo Local publica los EstadosFinancieros mensualmente en la pagina web, en ellink http://www.barriosunidos.gov.co/transparencia/presupuesto/estados-financieros, adernas se cumple con lo referente alcontrol social y conforme al numeral 36 del articulo34 de la Ley 734 de 2002 mediante la publicaciOnen una cartelera visible al p6blico en la AlcaldiaLocal.

43

tSe utilize un sistema deindicadores para analizar einterpretar la realidadfinanciera, econ6mica, socialy ambiental de la entidad?

50,

El Fondo de Desarrollo Local, ha definidoindicadores financieros de endeudamiento, comoherramienta para el analisis financiero de las cifraspresentadas mensualmente, entre los indicadoresse presentan los siguientes: liquidez sobre RazOncorriente, capital de trabajo, prueba acida, y los deendeudamiento sobre endeudamiento sobreactivo total, endeudamiento concentrado delpasivo y endeudamiento solvencia financiera; as1mismo como soporte del cierre de vigencia y de lasnotas de los estados financieros adjuntan losindicadores de gestion.

44

i,La informaci6n contable seacompaha de los respectivosanalisis e interpretacionesque facilitan su adecuadacomprensien por parte de losusuarios?

5 0,

Los analisis e interpretaciones se realizan en lasnotas de caracter especlfico para cada una de lascuentas de los estados financieros, as1 mismo seevidencian los indicadores trimestrales quepermite analizar e interpretar los estadosfinancieros.

45

tla informaci6n contable esutilizada para cumplirpropOsitos de gestiOn? 3,0

La informaci6n Contable se utilize para laelaboraci6n de informes de gesti6n y para lasactas de entrega de cargo empalme, y es ellas setoman las cifras de balance para determinar lasobligaciones y derechos que posee el Fondo deDesarrollo Local.

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BOGOTAfriEJOR



ALCALDiA MAYORDE socard

SECRETARIA OE GOBIERNO


111E11E1 1111101 111111111 111111E111 1111111111111111111111111111

46

tSe asegura la entidad depresentar cifras homogeneasa los distintos usuarios de lainformacion?

5,0

La informacion financiera suministrada porcontabilidad a los usuarios internos y externos esrevisada y verificada con el objeto de garantizarque cifras sean homogeneas y correspondan a larealidad financiera del Fondo de Desarrollo Local.

[7.3 OTROS ELEMENTOS DECONTROL

-4,1

._

11.3.L1

ACCIONESIMPLEMENTADAS 4, 1

47

el,Se identifican, analizan y seles da tratamiento adecuadoa los riesgos de indolecontable de la entidad enforma permanente?

2,0

Se tienen identificados los riesgos contables, en laactividades para el proceso contable, en lasactividades NOrnero 7 "No se generan informesoportunos y confiables" y rainier° 8 "registroinoportuno de entradas y salidas de almacen"para los cuales es necesario medianteautoevaluaciones actualizar y documentar loscontroles que puedan ser verificables y determinarsu eficacia, no se evidencia reporte trimestral enque se realiza un analisis que incluye evaluar si sematerianzo el evento de riesgo, causas, controlesy consecuencias.

48

z, Existe y funciona unainstancia asesora quepermits gestionar los riesgosde indole contable? 4,0

El Fondo de Desarrollo Local cuenta con unapersona como promotor para la mejora, que, encoordinaci6n con la Oficina Asesora de Planeaci6nde la Secretaria Distrital de Gobierno, son lasinstancias asesoras encargadas de la gesti6n losriesgos de todos los procesos.

49

4Se realizanautoevaluaciones peri6dicaspara determinar la efectividadde los controlesimplementados en cada unade las actividades delproceso contable?

0,0

El FDL de Barrios Unidos, no aporta evidencia delas autoevaluaciones mediante seguimientos a lasmatrices de riesgos por procesos, no se aport6evidencia de que cada ties meses se realiza unanalisis que incluye evaluar si se materializ6 elevento de riesgo, causas, controles yconsecuencias.

50

z,Se ha n establecidoclaramente niveles deautoridad y responsabilidadpara la ejecuci6n de lasdiferentes actividades delproceso contable?

5,0

Las actividades del proceso contable sonejecutadas por un Profesional Universitario cOdigo219 grado 15, que tiene claramente definido suprop6sito y sus funciones al ejercer comoContador Public() del Fondo de Desarrollo Local yun contratista con actividades de apoyo a lagesti6n y ejecuciOn de actividades de contabilidad.

51

z,Las politicas contables,procedimientos y dernaspracticas que se aplicaninternamente se encuentrandebidamentedocumentadas?

5,0

El proceso contable cuenta con: el Manual dePolitics Contable Nivel Local 2L-GAR-M002Versi6n 2, vigente desde el 22 de diciembre de2014; el Procedimiento para la adquisiciOn yadministracien de bienes y servicios local 2L-GAR-P1 Versi6n 3, vigente desde el 6 de septiembre de2013 y el Instructivo causacion y registro dehechos econOmicos 2L-GAR-I3 Version 5 vigentedesde el 22 de febrero de 2013.

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GPI CoD - F031Versi6n: 01Vigencla:

01 de fewer° de 2018

S.

_oGOTAMEJORPARA TODOS




IFIli1116111.11 lillilii1111111811111 IIIII IIII 1101 III III 11111 II

52

tLos manuales de politicas,procedimientos y dernaspractices contables seencuentran debidamenteactualizados, y sirven de guiau orientaci6n efectiva delproceso contable?

4,0

El manual de politica contable, procedimiento einstructivo, se utilizan y sirven de gura para laejecuciOn de actividades del proceso contable. Loscuales no se encuentran actualizados de acuerdocon la estructura organizacional de la SDGDecreto 411 de 2016.

53

e,Se evidencia por medio deflujogramas, u otra tecnica omecanismo, la forma comocircula la informaci6n a timede la enfidad y su respectivoefecto en el proceso contablede la entided? 5,0

El procedimiento para la adquisicien yadministraciOn de bienes y servicios local 2L-GAR-P1 contiene en el numeral 2. La descripcien deactividades del procedimiento, representadomediante flujograma donde se establece:actividad, responsable, descripcion de la actividady registro. En cuanto a la forma como circula lainformaci6n a traves de la Entidad se tiene unformato de hoja de ruta, el cual es firmado por elresponsable de cada proceso donde se le datramite a cada documento, este se encuentracontemplado en el Instructivo causacion y registrode hechos econOmicos.

54

tSe ha implemented° yejecuta una politica dedepuraciOn contablepermanente y desostenibilidad de la calidad dela informaci6n? 5,0

El Fondo de Desarrollo Local cuenta con laResolucien 052 del 03 de febrero de 2015 por lacual se modifica el comite tecnico de sostenibilidaddel sistema contable del Fondo de DesarrolloLocal de Barrios Unidos, se aporta acta de comitedel 29 de julio de 2016 y del 15 de marzo de 2017en las que se decidieron depuraciOn y fuerealizada mediante resoluciOn 168 del 30 de juniode 2017 y mediante el acta del 30 de agosto sedetermine realizar depuraci6n con resoluciOn 224del 11 de octubre de 2017.

55

tLos bienes, derechos yobligaciones se encuentrandebidamente individualizadosen la contabilidad, bien seapor el area contable o enbases de datos administradaspor otras dependencias?

4,0

Al reviser las cuentas a nivel de libros auxiliar ycomprobantes de diario se evidencia, que el Fondode Desarrollo Local fiene individualizados losbienes, derechos y obligaciones.

56

tLos costos hist6ricosregistrados en la contabilidadson actualizadospermanentemente deconformidad con lo dispuestoen el Regimen deContabilidad Publica?

4,0

El Fondo de desarrollo local mantiene los costoshist6ricos actualizados, revise los calculos dedepreciacien para validar los saldos acumulados ya su vez para comprobar que estos presentanvalores razonables.

57

tSe cuenta con un areacontable debidamenteestructurada de conformidadcon la complejidad, desarrollotecnologico y estructuraorganizacional de la entidad?

5 0,

El equipo de contabilidad este conformado por unaprofesional Universitaria c6digo 219 grado 15, queejerce la funciOn de Contador P6blico del Fondode Desarrollo Local y una contratista conactividades de apoyo a contabilidad.

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BOGOTAMEJOR

GDI -GPD - F031VersiOn: 01Vigencia:

01 de febrero de 2018PAPA TODOS


ALCALWA MAYORDE BOGOTA DC

SECRETARIA DE GOBIERNO riiiIii11111111.1411-10111iii1(111811111111111111111111111111111111111111

58

j,Los funcionariosinvolucrados en el procesocontable cumplen con losrequerimientos tecnicosserialados por la entidad deacuerdo con laresponsabilidad quedemanda el ejercicio de laprofesi6n contable en elsector publico?

5'0

La profesional universitaria que ejerce lasfunciones de contadora y la contratista cumplencon los requerimientos tecnicos exigidos por elFondo de Desarrollo Local.

59

tSe ha implementado unapolitica o mecanismo deactualizacion permanentepara los funcionariosinvolucrados en el procesocontable y se Ileva a cabo enforma satisfactoria?

4,0

La contadora asistie al curso programado por laSecretaria Distrital de Gobierno con unaintensidad de 40 horas, con asunto "CapacitacienNormas Internacionales de Contabilidad para elSector Peblico" realizado los dias 28 de julio y 4,11, 18 y 24 de agosto de 2017.

60

i,Se producen en la enfidadinformes de empalme cuandose presentan cambios derepresentante legal, ocambios de contador?

4,0

Durante la vigencia no se presentaron cambios decontador, sin embargo, realizaron reemplazos dealcalde por incapacidad, desde el 20 de julio al 15de noviembre y del 19 de noviembre al 18 dediciembre.

61

tExiste una politica paraIlevar a cabo en formaadecuada el cierre integral dela informacien producida entodas las areas odependencias que generanhechos financieros,econemicos, sociales yam bientales?

5'0

El Manual de Politica Contable Nivel Local, en elnumeral 9, Cierres contables, hace referencia a losplazos de cierres mensuales, trimestrales yanuales. Asi mismo se cuenta con el memorandocon numero de radicado 20176220004303 del 9de mayo de 2017, que confiene el cronogramapara la entrega de informaci6n contable por partede las Areas proveedoras de cada proceso, estecontiene el proceso, responsables, maxim° plazo,requerimientos de informacien y producto final.

62

tLos soportes documentalesde los registros contables seencuentran debidamenteorganizados y archivados deconformidad con las normasque regulan la materia?

4 0'

En el instructivo 2L-GAR-I3, en las Polificas deOperacien, hace menden a expedientes Calicospara cada proceso contractual, estos serelacionan en las tablas de retenci6n documentalque se encuentran en proceso de aprobaci6n.

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