Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens Januari 2010

Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens Vastgesteld door de Algemene Vergadering van de KNMG op 15 december 2009, in werking getreden op 1 januari 2010. www.knmg.nl/publicatie/medischegegevens www.knmg.nl/dossier/medischegegevens Overname van teksten uit deze Richtlijnen is toegestaan onder vermelding van de volledige bronvermelding: Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens, KNMG, januari 2010. Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst Postbus 20051 3502 LB Utrecht www.knmg.nl

http://www.knmg.nl/dossier/medischehttp://www.knmg.nl/

Inhoud

Inhoud Voorwoord Leeswijzer

1 Dossier en bewaartermijn......................................................................................... 2 1.1 Dossierplicht........................................................................................................................... 2 1.2 Omvang van het dossier ........................................................................................................ 3 1.3 Persoonlijke werkaantekeningen ......................................................................................... 4 1.4 Beheer van dossier ................................................................................................................. 5 1.5 Eigendom van het dossier ..................................................................................................... 5 1.6 Overdracht dossier bij ontstentenis van de arts ................................................................. 6 1.7 Overdracht dossier bij verandering van (huis)arts ............................................................ 6 1.8 Digitaliseren van papieren dossiers en documenten........................................................... 7 1.9 Bewaartermijnen ................................................................................................................... 7

1.9.1 Hoofdregel .................................................................................................................. 7 1.9.2 Afwijken van hoofdregel ............................................................................................ 8

2 Patintenrechten met betrekking tot het dossier .................................................11 2.1 Inzage en afschrift van het dossier..................................................................................... 11 2.2 Verklaring toevoegen aan dossier, recht op correctie en afscherming........................... 12 2.3 Recht op verwijdering en vernietiging .............................................................................. 13 2.4 Het beroepsgeheim en het recht op geheimhouding......................................................... 14

2.4.1 Het beroepsgeheim ................................................................................................... 14 2.4.2 Algemene uitzonderingen op het beroepsgeheim..................................................... 16

3 Omgaan met medische gegevens: enkele specifieke situaties..............................19 3.1 Algemeen uitgangspunt bij gegevensverstrekking op verzoek van derden ................... 19 3.2 Geneeskundige verklaringen .............................................................................................. 20 3.3 Rechtstreeks betrokkenen en vervanger ........................................................................... 21 3.4 Verwijsbrief en specialistenbrief........................................................................................ 22 3.5 Gegevensverstrekking aan vertegenwoordigers ............................................................... 23

3.5.1 Gegevens aan vertegenwoordigers van minderjarigen ............................................. 23 3.5.2 Informatie aan ouders na echtscheiding ................................................................... 25 3.5.3 Meerderjarige wilsonbekwamen............................................................................... 26

3.6 Gegevensverstrekking na de dood ..................................................................................... 26 3.7 Gegevensverstrekking in het kader van de Wet Bopz ..................................................... 29 3.8 Gegevensverstrekking in het kader van de Wet publieke gezondheid ........................... 30 3.9 Medische keuringen............................................................................................................. 32 3.10 Gegevensverstrekking in het kader van arbeid, arbeidsverzuim en rentegratie ......... 34 3.11 Gegevensuitwisseling in het kader van wettelijke sociale verzekeringen....................... 35 3.12 Gegevensverstrekking in het kader van letselschade en private schadeverzekeringen 36 3.13 Gegevensuitwisseling met zorgverzekeraars..................................................................... 38 3.14 Gegevensverstrekking aan levensverzekeraar na overlijden .......................................... 39 3.15 Gegevensuitwisseling in het kader van indicatiestelling Wmo/ AWBZ ......................... 40 3.16 Elektronische gegevens ....................................................................................................... 41 3.17 Identificatie .......................................................................................................................... 43 3.18 Beeld- en geluidsopnamen .................................................................................................. 44 3.19 Informatie in het kader van incidentmeldingen ............................................................... 46 3.20 Gegevensverstrekking aan de IGZ..................................................................................... 48

Inhoud

3.21 Gebruik van gegevens voor wetenschappelijk onderzoek, statistiek en onderwijs ....... 49 3.22 Verwijsindex risicojongeren, kindermishandeling en huiselijk geweld ......................... 51

3.22.1 Verwijsindex Risicojongeren ................................................................................... 51 3.22.2 Kindermishandeling.................................................................................................. 53 3.22.3 Huiselijk geweld ....................................................................................................... 54

3.23 Politie en justitie .................................................................................................................. 54 3.24 De arts in rechte................................................................................................................... 57

3.24.1 De arts als getuige..................................................................................................... 57 3.24.2 De arts als aangeklaagde........................................................................................... 58

Bijlage I : Weigeringsbriefje .................................................................................. 60

Bijlage II : De prijs van een afschrift .....................................................................62

Bijlage III : Aanvraagformulier medische informatie ...........................................63

Bijlage IV : Stappenplan bij Meldcode Kindermishandeling ...............................65

Voorwoord en leeswijzer

Voorwoord De federatie KNMG1 besteedt veel aandacht aan vraagstukken rondom het beheer van patintengegevens en de uitwisseling daarvan. In dit kader stelt de KNMG van oudsher Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens vast. Al in 1949 verscheen het Rapport inzake Geneeskundige Verklaringen, vanwege de groene kaft ook wel het groene boekje genoemd. In dit rapport werd alleen ingegaan op de problematiek van de geneeskundige verklaringen. In de loop der jaren zijn verschillende onderwerpen aan het groene boekje toegevoegd, omdat de uitwisseling van gegevens binnen de zorg steeds vaker tot discussies leidde. De titel van het boekje is daarom gewijzigd in Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens, verder kortweg de Richtlijnen genoemd. De laatste wijziging dateert uit 2003. In de Richtlijnen komen de uitwisseling, opslag en vernietiging van medische gegevens aan bod. Bestaande wetgeving wordt beschreven, alsmede de interpretatie en de aanvulling daarvan door de KNMG. De onderwerpen die aan de orde komen, lenen zich in het algemeen voor een bredere bespreking. Gekozen is voor een benadering waarbij - zoveel mogelijk - alleen wordt ingegaan op gegevensbeheer of verstrekking. In verschillende (KNMG-)publicaties wordt op andere aspecten van die onderwerpen nader ingegaan. Waar nodig wordt naar deze publicaties verwezen. Leeswijzer Dit boekje is opgedeeld in drie hoofdstukken. In de eerste twee hoofdstukken worden de dossierplicht, de bewaartermijn en de patintenrechten (waaronder het recht op geheimhouding) in algemene zin besproken. In het derde hoofdstuk komen enkele specifieke situaties aan de orde over het omgaan met medische gegevens. Bent u op zoek naar een antwoord op een specifieke vraag over het al dan niet verstrekken van gegevens en het beroepsgeheim? Ga dan direct naar hoofdstuk 3. In hoofdstuk 2 vindt u een meer algemene beschouwing van het beroepsgeheim. Heeft u vragen over de Richtlijnen, over ander KNMG-beleid of over medisch-ethische of juridische zaken, neem dan telefonisch contact op met de KNMG Artseninfolijn: (030) 28 23 322, e-mail: artseninfolijn@fed.knmg.nl. Ook kunt u de website bezoeken: www.knmg.nl/artseninfolijn. De wetten waarnaar in de tekst wordt verwezen kunt u vinden op www.overheid.nl onder de rubriek Wet- en Regelgeving. Omwille van de leesbaarheid zijn steeds mannelijke aan