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MODIFICADO EN EL MES DE JUNIO DE 2014

CRITERIOS Y POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA CHICA

Criterios y Políticas Administrativas de Operación de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica

C O N T E N I D O

Considerandos…………………………………………………………. 1

I. Generalidades………………………………………………………….. 2

II. Responsables…………………………………………………………... 2

III. Monto Asignado………………………………………………………... 2

IV. Procedimiento para la Asignación de Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica…………………………………………………………...

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V. Operación de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica…………………………………………………………………….

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VI. Prohibiciones…………………………………………………………… 5

VII. Procedimiento de Reposición de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica……………………………………………………………….

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VIII. Formatos que deberán ser utilizados en la creación, asignación y operación de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica……………………………………………………………………..

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IX. Instructivo para el llenado de los formatos utilizados en el procedimiento de creación, asignación y operación de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica……………………………………..

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1

Con fundamento en lo dispuesto en los Artículos 100 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California, 97 Fracciones III, XIII y XXI de la Ley de Fiscalización Superior de los Recursos Públicos para el Estado de Baja California y sus Municipios, así como el Artículo 11 Fracciones VI y XI del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Baja California, y

CONSIDERANDO

1. Que es una obligación irrestricta cumplir con las leyes que regulan el ejercicio del gasto público.

2. Que el Artículo 97 Fracciones III, XIII y XXI de la Ley de Fiscalización Superior de los Recursos Públicos para el Estado de Baja California y sus Municipios, así como el Artículo 11 Fracciones VI y XI del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Baja California, señalan como atribuciones del Auditor Superior de Fiscalización administrar los bienes y recursos a cargo del Órgano de Fiscalización Superior de conformidad con lo establecido en el Artículo 100 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California, facultándolo para emitir las bases y reglas técnicas, así como los criterios y políticas internas, manuales, lineamientos, acuerdos e instrucciones generales necesarias para el ejercicio de las atribuciones que las leyes otorguen al Órgano de Fiscalización y a su Titular.

3. Que es necesario contar con un marco normativo que nos auxilie en el mejor desempeño de nuestras funciones, optimizando el ejercicio de los recursos públicos, emitiendo para ello, los siguientes:


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CRITERIOS Y POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA CHICA

I. GENERALIDADES 1. Los presentes criterios y políticas administrativas son de aplicación

obligatoria para los servidores públicos del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Baja California (OFSBC) y pretenden ser una guía técnica en la determinación y asignación de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica. Previendo que su vigencia dependerá siempre de la actualización constante que se le dé en virtud de las necesidades del área que haga uso del mismo.

2. Los presentes criterios y políticas administrativas se establecen con el fin de

agilizar los trámites que implica el desarrollo de las funciones de diversas áreas del OFSBC; por lo que, se ha desarrollado el procedimiento de creación, asignación y administración de Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica.

3. El objetivo principal de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica es contar

con el recurso suficiente y necesario para cubrir los gastos que por su naturaleza y montos no ameriten la expedición de un cheque, o bien que por la obvia y notoria urgencia del pago no pueda esperar el trámite correspondiente.

II. RESPONSABLES 4. La aplicación de los presentes criterios y políticas administrativas será

responsabilidad, en lo conducente:

A) De la Dirección General de Administración, a través del Departamento de Recursos Materiales y del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

B) De quienes tengan asignado un Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica. III. MONTO ASIGNADO

5. El monto asignado al Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica es determinado

por el solicitante en coordinación con el Director General de Administración considerando las necesidades del área solicitante. La cantidad determinada deberá ser utilizada para sufragar gastos inmediatos que por su naturaleza y montos no ameriten la expedición de un cheque, o en su caso, para cubrir un


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gasto de obvia y notoria urgencia, permitiendo con ello la optimización y agilización de trámites procedimentales posteriores que en ocasiones limita la eficiencia ordinaria de las diversas áreas que integran al OFSBC.

IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE FONDOS FIJOS

REVOLVENTES DE CAJA CHICA. 6. Este procedimiento se llevará a cabo por la Dirección General de

Administración en corresponsabilidad con las diversas áreas que soliciten -justificadamente- la asignación y administración de un Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

7. Será facultad del Director General de Administración, autorizar la asignación

de Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica, en las áreas del OFSBC que por las características de sus operaciones, así lo requieran.

8. El Titular del área solicitante del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica,

procederá a designar al responsable directo de su custodia, pudiendo recaer en su misma persona y además deberá informar al Director General de Administración para que se proceda a realizar el protocolo formal a efecto de habilitar la firma del responsable directo de la custodia del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

9. El Director General de Administración realizará el protocolo formal a efecto de habilitar la firma del responsable directo de la custodia del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, lo cual se hará mediante el llenado del formato “Registro de Firma”, donde se especificará:

A) Fecha de elaboración del formato.

B) Unidad custodiante. Área donde se encuentre adscrito el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

C) Nombre y firma de la persona autorizada para manejar el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

Deberá además, contar con la firma del Director General de Administración.

10. Posteriormente, el Director General de Administración, procederá a realizar la

entrega formal del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, mediante el llenado del formato “Recibo de Entrega Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica”, el cual deberá estar firmado de aceptación por parte del responsable directo del fondo, recibiendo en contraprestación por parte del Departamento de Contabilidad y Finanzas, el cheque destinado a la apertura o ampliación del


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fondo; y además, un ejemplar de los presentes criterios y políticas administrativas.

11. El Responsable Directo del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica hará uso

efectivo del mismo, cambiando el cheque en la institución bancaria que le indique el Departamento de Contabilidad y Finanzas. El dinero en efectivo que integra el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, así como los documentos que se acrediten como vales de caja y facturas originales de los gastos realizados, deberán encontrarse debidamente resguardados en el área de adscripción del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

V. OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA

CHICA 12. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas,

cargar a la cuenta deudora “Fondo Fijo” el importe asignado al Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica por área del OFSBC.

13. Las partidas autorizadas para el ejercicio del Fondo Fijo Revolvente de Caja

Chica serán las contenidas en los grupos 100,000, 200,000 y 300,000 siempre y cuando cuenten con disponibilidad presupuestal.

14. Del grupo 100,000 “Servicios Personales”, únicamente se podrán afectar las

partidas 159,101 y 123,107. La partida 159,101 se afectará sólo para cubrir pagos por concepto de derechos en la expedición de la licencia de conductor para el personal de base adscrito al OFSBC, y la partida 123,107 sólo se podrá afectar para cubrir pagos por concepto de servicio social a estudiantes.

15. Únicamente se pagarán a través de los Fondos Fijos Revolventes de Caja

Chica, los gastos menores diversos autorizados por el personal facultado expresamente, cuyo monto no exceda de $ 2,500.00 (Son dos mil quinientos pesos 00/100 M.N.).

16. El reembolso de los gastos efectuados con recursos del Fondo Fijo

Revolvente de Caja Chica deberá tramitarse los días miércoles de cada semana, ante el Jefe del Departamento de Recursos Materiales quien lo analizará y remitirá con sus observaciones al Director General de Administración, para su trámite correspondiente.

17. No serán reembolsables aquellos comprobantes que se refieren a gastos que

hayan sido efectuados con fecha anterior a la constitución del fondo y/o con fecha anterior a los gastos comprobados en el último reembolso, en este último caso sólo procederá el reembolso cuando se justifique el retraso.


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18. Será responsabilidad del Director General de Administración practicar periódicamente arqueos a los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica, para lo cual podrá designar a un responsable dentro del personal adscrito a su Unidad.

19. Cuando en la práctica del arqueo se detecten importes superiores al monto

autorizado al Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, el responsable directo del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica deberá justificar la existencia de dicho importe, y el responsable de practicar el arqueo deberá registrar el hecho y la argumentación recibida como justificación en el acta de arqueo en el renglón de observaciones.

20. En el caso de importes faltantes el responsable de practicar el arqueo tendrá

que levantar un acta circunstanciada por los faltantes, y posteriormente deberá remitirla al Director General de Administración, el cual a su vez, deberá remitirla al Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas para que realice el descuento correspondiente vía nómina al responsable directo del fondo.

VI. PROHIBICIONES: 21. No está permitido fraccionar las compras de un mismo proveedor en dos o

más facturas que en suma den un importe mayor a $2,500.00 (Son dos mil quinientos pesos 00/100 M.N.).

22. No está permitido realizar préstamos, anticipos de sueldos, y/o cambiar

cheques personales. 23. No está permitido realizar adquisiciones con cargo a los Grupos 400,000 y

500,000 del Presupuesto de Egresos del OFSBC. 24. No está permitido realizar compras en el extranjero. 25. El Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica en ningún momento podrá utilizarse

para realizar el pago de bebidas alcohólicas. 26. Será responsabilidad del responsable directo del Fondo Fijo Revolvente de

Caja Chica, reintegrar el importe asignado al Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica en el momento que éste deje de cumplir con el objetivo de su creación, finiquitando el saldo que para ese efecto contenga en registros de la cuenta deudora “Fondo Fijo”, al Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

27. A petición del Director General de Administración o cuando el responsable

directo del Fondo deje de prestar sus servicios en el OFSBC o cambie de


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adscripción, deberá reintegrar al Director General de Administración el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, efectuándose el abono en la cuenta deudora “Fondo Fijo”, por parte del Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

VII. PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE LOS FONDOS FIJOS

REVOLVENTES DE CAJA CHICA 28. El responsable directo del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica deberá

solicitar justificadamente y presentar el trámite de reposición del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, al Jefe del Departamento de Recursos Materiales quien lo analizará y remitirá con sus observaciones, al Director General de Administración. Lo anterior, se solicitará mediante formato “Solicitud de Reposición de Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica”, el cual deberá estar acompañado de los soportes documentales de los gastos realizados, debidamente firmados por el responsable directo de la custodia del fondo en calidad de solicitante, así como de la firma del Titular del área donde se encuentre adscrito el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica; además deberá anexar a dicho formato, el formato de “Solicitud de Servicios Varios”, ambos debidamente requisitados.

29. Posterior a la recepción del trámite de reposición del Fondo Fijo Revolvente

de Caja Chica por el Director General de Administración, éste procederá a turnar la reposición al Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas para la revisión correspondiente, captura en el Sistema de Control Presupuestal y verificación de la procedencia o improcedencia de la misma reposición. En caso de considerarse procedente, el Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas deberá otorgar el visto bueno del trámite mediante su firma y posteriormente deberá turnarla nuevamente al Director General de Administración para su aprobación y firma.

30. Una vez que la solicitud de reposición es debidamente autorizada, el Jefe del

Departamento de Contabilidad y Finanzas procederá a la emisión del cheque correspondiente.


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Procedimiento de creación, asignación y reposición de Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica

Área de adscripción Fondo Revolvente Dirección General de Administración Departamento de Contabilidad y Finanzas

Área solicitante

El Titular del área presenta la solicitud -justificada- de creación del fondo, ante el Titular de la Unidad Gral. de

Administración.

Dirección General de Administración

No Concluye

trámite

Si

El Director General de Administración determina en conjunto con el Titular del Área solicitante el monto a asignar mediante el fondo y solicita la elaboración del cheque al Jefe del Depto. de Contabilidad y Finanzas.

Anexo Cheque

El Director General de Administración habilita la firma del Responsable Directo de la Custodia del Fondo, señalado por el Titular del área solicitante. Formato “Registro de Firma”.

El Director General de Administración entrega formalmente el fondo al Responsable Directo de la Custodia. Formato “Recibo de Entrega Fondo Fijo Revolvente”.

El Responsable Directo del Fondo elabora la solicitud justificada de reposición del Fondo, mediante formato “Solicitud de Reposición de Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica”, anexando formato Solicitud de Servicios Varios y soportes documentales de gastos realizados. Dicha solicitud es presentada ante el Jefe del Departamento de Recursos Materiales quien la analiza y remite con sus observaciones al Titular de la Unidad Gral. de Administración.

El Jefe del Depto. de Contabilidad y Finanzas revisa el trámite, captura en el Sistema de Control Presupuestal y verifica la procedencia o improcedencia de la misma reposición.

El Jefe del Depto. de Contabilidad y Finanzas remite el cheque al

Responsable Directo del Fondo.

Aprobado el trámite por el Director General de Administración, el Jefe del Depto. de Contabilidad y Finanzas elabora el cheque.

Recibe la solicitud y procede a realizar un análisis de las necesidades reales del área solicitante; así como de la disponibilidad presupuestal del OFSBC.

Decide la procedencia o improcedencia de la solicitud.

El Titular de la Unidad Gral de Administración turna la reposición al Jefe del Depto. de Contabilidad y Finanzas para la revisión correspondiente.

Si

No Decide la

procedencia o improcedencia de la solicitud.

Otorga el visto bueno para la reposición y solicita la aprobación del Director General de Administración.

Concluye trámite


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VIII. FORMATOS QUE DEBERÁN SER UTILIZADOS EN LA CREACIÓN, ASIGNACIÓN Y OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA CHICA

FORMATO NOMENCLATURA PÁG.

1. Formato Registro de Firma

(F/Registro de Firma/UGA01)

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2. Formato Recibo de Entrega del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

(F/Recibo-Entrega Fondo/UGA02) 11

3. Formato Vale de Caja. (F/Vale-Caja/UGA03) 13

4. Formato Solicitud de Reposición de Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

(F/Reposición Fondo/UGA04) 15

5. Formato Solicitud de Servicios Varios.

(F/Servicios Varios/UGA05) 17

6. Formato Orden de Servicios.

(F/Orden-Servicios/UGA06) 19

7. Formato Acta de Arqueo.

(F/Acta-Arqueo/UGA07) 21


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IX. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN, ASIGNACIÓN Y OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA CHICA

1. Formato Registro de Firma. (F/Registro de Firma/UGA01)

Este formato, será utilizado para habilitar la firma del responsable directo de la custodia del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica, con la conformidad del Titular del área donde se encuentre adscrito el fondo, y con la autorización del Director General de Administración.

F/Registro de Firma/UGA01

FORMATO REGISTRO DE FIRMA

FECHA: ___________________________________________________________. UNIDAD CUSTODIANTE: ______________________________________________. NOMBRE:___________________________________________________________. FIRMA: ___________________________________. EL NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE APARECE EN ESTE REGISTRO ESTÁ FACULTADO PARA AUTORIZAR EL PAGO DE GASTOS DE ACUERDO A LOS CRITERIOS Y POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA CHICA, HACIÉNDOSE RESPONSABLE DIRECTO DE LA CUSTODIA, MANEJO Y BUEN USO DEL FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA.

SOLICITANTE

_________________________________

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA CARGO

_________________________________

AUTORIZA

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


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Llenado del Formato Registro de Firma.

1.1. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el formato.

1.2. Unidad custodiante: Nombre del área bajo la cual se encuentre adscrito el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

1.3. Nombre: Nombre completo de la persona autorizada para manejar el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

1.4. Firma: Firma de la persona autorizada para manejar el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

1.5. Firma del solicitante. Nombre y firma de conformidad del Titular del área donde se encuentre adscrito el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

1.6. Firma de autorización. Nombre y firma del Director General de Administración.


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2. Formato Recibo de Entrega del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

(F/Recibo-Entrega Fondo/UGA02) El presente formato será empleado cuando se formalice la entrega del importe asignado a la apertura o ampliación del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

F/Recibo-Entrega Fondo/UGA02

FORMATO RECIBO DE ENTREGA DEL FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA

BUENO POR: _________________________________________________________.

FECHA: _____________________________________________________________.

RECIBÍ DEL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA LA CANTIDAD DE:

____________________________________________________________________.

(ESPECIFICAR EN LETRA Y NÚMERO)

LA CUAL SE DESTINARÁ A LA CREACIÓN O AMPLIACIÓN DEL IMPORTE ASIGNADO PARA EL FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA, QUEDANDO BAJO MI ENTERA RESPONSABILIDAD SU CUSTODIA Y MANEJO DE ACUERDO A LOS CRITERIOS Y POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE OPERACIÓN DE LOS FONDOS FIJOS REVOLVENTES DE CAJA CHICA, DEL CUAL DEJO CONSTANCIA ADEMÁS QUE RECIBO UNA COPIA DEL EJEMPLAR.

RECIBÍ

EL RESPONSABLE DIRECTO DE LA CUSTODIA DEL FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA.

___________________________________

NOMBRE Y FIRMA.


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Llenado del Formato Recibo de Entrega del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

2.1. Bueno por: Cantidad en pesos equivalente al Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica asignado.

2.2. Fecha: Día, mes y año en que se elabora y entrega el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

2.3. Cantidad de: Leyenda con letra que específica la cantidad monetaria asignada al Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

2.4. Recibí: Nombre y firma del responsable directo de la custodia y buen manejo del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.


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3. Formato Vale de Caja. (F/Vale-Caja/UGA03).

El presente formato será empleado cuando se entregue un importe determinado destinado para realizar un gasto menor.

F/Vale-Caja/UGA03

FORMATO VALE DE CAJA

FECHA: ____________________.

BUENO POR: $ ______________________________________________________.

(ESPECIFICAR EN LETRA Y NÚMERO).

ESTE VALE SE DESTINARÁ PARA: ________________________________________

______________________________________________________________________.

AUTORIZÓ RECIBÍ

__________________________ ___________________________

RESPONSABLE DIRECTO DE LA EMPLEADO ADSCRITO AL OFSBC CUSTODIA DEL FONDO FIJO QUE RECIBE EL IMPORTE. REVOLVENTE DE CAJA CHICA.


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Llenado del Formato Vale de Caja.

3.1. Fecha: Día, mes y año en que se extiende el vale.

3.2. Bueno por: Importe del vale, se pone la cantidad con número, posteriormente se pone la cantidad con letra en el renglón siguiente.

3.3. Concepto: Descripción del gasto al que se destinará el vale.

3.4. Autorizado por: Firma del responsable directo de la custodia del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

3.5. Recibido por: Firma de conformidad de la persona que solicita el vale.


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4. Solicitud de Reposición de Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

(F/Reposición Fondo/UGA04). El presente formato será empleado cuando se solicite la reposición del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

F/Reposición Fondo/UGA04

FORMATO SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA

UNIDAD CUSTODIANTE:_________________________________________________. FECHA:______________________________________.

FACTURA FECHA CONCEPTO NÚMERO

DE PARTIDA

NOMBRE DEL

PROVEEDOR IMPORTE

TOTAL PARTIDA

TOTAL A REPONER

PESOS (00/100 MN.)

APROBÓ DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

VO. BO. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES

VO. BO. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD Y FINANZAS

SOLICITANTE

RESPONSABLE DIRECTO DE LA CUSTODIA DEL FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA


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Llenado del Formato Solicitud de Reposición de Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

4.1. Unidad custodiante: Nombre del área a la cual se encuentra asignado el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

4.2. Fecha: Día, mes y año en que se elabora la solicitud.

4.3. En la parte de las columnas:

1ra. columna: Se captura el número de la factura o nota de gasto.

2da. columna: Se captura la fecha en que se expidió la factura.

3ra. columna: Se captura el concepto del gasto.

4ta. columna: Se captura el número de partida.

5ta. columna: Se captura el nombre del proveedor.

6ta. columna: Se captura el importe de cada factura o nota de gasto.

7ta. columna: Se captura el total del importe por partida.

Total a reponer: Sumatoria de todos los conceptos descritos anteriormente.

Al final del recuadro se captan las firmas de:

4.4. Aprobación: Firma de aprobación del Director General de Administración.

4.5. Visto Bueno: Firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

4.6. Visto Bueno: Firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

4.7. Solicitante: Firma del responsable directo de la custodia del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.


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5. Formato Solicitud de Servicios Varios. (F/Servicios Varios/UGA05) El presente formato será empleado para solicitar la expedición del cheque de reposición del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

F/Servicios Varios/UGA05

FORMATO SOLICITUD DE SERVICIOS VARIOS

SOLICITANTE: _____________________________________________________. FECHA: _________________________. SUBTOTAL $ _________________ TOTAL $ _________________ FAVOR DE ELABORAR CHEQUE POR EL IMPORTE DE: _______________________

(ESPECIFICAR EN LETRA Y NÚMERO) ATENTAMENTE SOLICITÓ C. C.

SOLICITÓ:

REVISÓ:

AUTORIZÓ:

ELABORÓ:


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Llenado del Formato Solicitud de Servicios Varios.

5.1. Solicitante: Nombre del área bajo la cual se encuentra adscrito el Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

5.2. Fecha: Día, mes y año en que se elabora la solicitud de servicios varios.

5.3. Subtotal: Se especifica la cantidad monetaria solicitada por concepto de reposición del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

5.4. Total: Se escribe la misma cantidad que en el concepto anterior.

5.5. Favor de elaborar cheque por el importe de: Señalándose la cantidad solicitada con letra y número.

5.6. Atentamente: Firma del responsable directo de la custodia del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

5.7. Solicitó: Firma del Titular del área donde se encuentre adscrito el fondo. En los recuadros finales se recaban las firmas del solicitante, de quien revisa, de quien autoriza la solicitud, de quien autoriza el cheque y de quien elabora el cheque.


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6. Formato de Orden de Servicio. (F/Orden-Servicio/UGA06). El presente formato será empleado cuando se realicen gastos menores para la reparación de un vehículo.

F/Orden-Servicio/UGA06

FORMATO ORDEN DE SERVICIO

FECHA: _____________________________________________. PROVEEDOR: ________________________________________. (NÚMERO DEL PROVEEDOR ASIGNADO EN EL CATÁLOGO DE PROVEEDORES) NOMBRE DEL PROVEEDOR: ___________________________________________________________________. EL C. _________________________________________________________________.

REVISIÓN

PRESUPUESTO

REPARACIÓN

OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________. RESPONSABLE DE LA UNIDAD JEFE DEL DEPARTAMENTO DE UTILITARIA RECURSOS MATERIALES


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Llenado del Formato de Orden de Servicio.

6.1. Fecha: Día, mes y año en que se elabora la forma.

6.2. Proveedor: Número del proveedor asignado en el catálogo de proveedores.

6.3. Nombre: Nombre del proveedor.

6.4. El C.: Nombre de la persona beneficiaria del cobro por el servicio con cargo al OFSBC.

6.5. Posteriormente se marca con un “x” el recuadro por el que se requiera el servicio, puede ser revisión y presupuesto, reparación o los dos conceptos.

6.6. En los renglones siguientes se anotan las características de la unidad utilitaria: Marca, modelo, número de placas, área a la que pertenece y una descripción de las fallas que presenta la unidad a reparar.

6.7. En el recuadro final se recaban las firmas de: El responsable de la unidad utilitaria, y del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.


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7. Formato Acta de Arqueo. (F/Acta-Arqueo/UGA07)

Este formato es empleado cuando se realiza el procedimiento de arqueo.

F/Acta-Arqueo/UGA07

FORMATO ACTA DE ARQUEO

FECHA: ____________________. SIENDO LAS: ___________ HRS., ME CONSTITUÍ EN LA OFICINA QUE OCUPA EL C.

_______________________________, QUIEN TIENE BAJO SU RESPONSABILIDAD UN

FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA PARA PRACTICAR EL ARQUEO

CORRESPONDIENTE.

MONTO AUTORIZADO $ _______________ IMPORTE EN EFECTIVO $ _______________ IMPORTE EN COMPROBANTES $ _______________ IMPORTE EN VALES A COMPROBAR $ _______________ IMPORTE EN REQUISICIONES EN TRÁNSITO $ _______________ TOTAL $ _______________ OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EL PRESENTE ARQUEO SE EFECTUÓ A LA VISTA DEL RESPONSABLE DIRECTO DEL FONDO FIJO REVOLVENTE DE CAJA CHICA, EL CUAL FUE REGRESADO A SU ENTERA SATISFACCIÓN.

____________________________ __________________________________

PRACTICÓ EL ARQUEO RESPONSABLE DIRECTO DEL FONDO


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Llenado del Formato Acta de Arqueo.

7.1. Fecha: Día, mes y año en que se práctica el arqueo.

7.2. Siendo las: Horas en que se práctica el arqueo.

7.3. El C.: Nombre del responsable del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

7.4. Monto autorizado: Cantidad originalmente asignada como Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

7.5. Importe en efectivo: Cantidad monetaria con la que se cuenta en el momento del arqueo.

7.6. Importe en comprobantes: Cantidad equivalente a los vales de caja expedidos hasta el momento del arqueo.

7.7. Importe en vales a comprobar: Cantidad equivalente a los vales de caja expedidos hasta el momento del arqueo.

7.8. Importe en requisiciones en tránsito: Cantidad equivalente a los reembolsos en trámite.

7.9. Total: Cantidad que resulta de la sumatoria de los conceptos anteriores.

7.10. Observaciones: Aclaraciones que el practicante del arqueo tenga que hacer al respecto, derivadas del resultado del mismo.

7.11. Practicó el arqueo: Nombre y firma de la persona que efectuó el arqueo del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

7.12. Responsable Directo del fondo: Nombre y firma de la persona a cargo del Fondo Fijo Revolvente de Caja Chica.

Cualquier situación no prevista en los presentes criterios y políticas administrativas, será resuelta por el Auditor Superior de Fiscalización. Las modificaciones a los presentes Criterios y Políticas Administrativas de Operación de los Fondos Fijos Revolventes de Caja Chica del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Baja California, entrarán en vigor a partir del 20 de junio de 2014.

C.P. MANUEL MONTENEGRO ESPINOZA AUDITOR SUPERIOR DE FISCALIZACIÓN

DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

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