reviu rencana strategik (renstra) dinas perpustakaan dan ... renstra 2016-2021...surabaya tahun 2018...

Reviu Rencana Strategik (RENSTRA)

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Surabaya Tahun 2016 – 2021

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KOTA SURABAYA

Jl. Tunjungan Nomor 1-3

SURABAYA

Tahun 2018

i

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan Puji Syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa dan atas

Berkah serta Rahmat - Nya, maka tersusunlah Rencana Strategis Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya Tahun 2016 - 2021

Dengan telah ditetapkannya Rencana Pembangunan Jangka Menengah

Daerah (RPJMD) Kota Surabaya Tahun 2016 – 2021, Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Surabaya menindaklanjuti untuk menyusun Rencana Strategis

(RENSTRA) 2016 - 2021, dalam rangka pembinaan dan pengembangan serta

peningkatan SDM di PD khususnya dan bagi masyarakat umumnya, sehingga Arsip

dan Perpustakaan dapat mencerdaskan dan menjadi sumber informasi yang

dibutuhkan oleh masyarakat guna meningkatkan kualitas hidupnya.

Dalam rangka penyelarasan dengan telah ditetapkannya RKPD Kota

Surabaya tahun 2018 maka telah dilakukan review terhadap Renstra PD Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya.

Demikian Review Renstra ini di buat untuk dipergunakan sebagai dasar

pengambilan kebijakan. Atas partisipasi semua pihak yang terlibat dalam penyusunan

Review Renstra disampaikan terima kasih.

Surabaya, Agustus 2018

KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KOTA SURABAYA

Ir. Musdiq Ali Suhudi, MT

Pembina Utama Muda

NIP. 19671007199403100

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................... - 1 -

DAFTAR ISI ................................................................................................ - 1 -

BAB I ........................................................................................................... - 1 -

PENDAHULUAN.............................................................................................................. - 1 -

I.1. LATAR BELAKANG ............................................................................................. - 1 -

I.2. Landasan Hukum ............................................................................................... - 3 -

I.3. Maksud dan Tujuan ............................................................................................ - 5 -

I.4. SISTEMATIKA PENULISAN .............................................................................. - 6 -

BAB II .......................................................................................................... - 8 -

GAMBARAN PELAYANAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA

SURABAYA ..................................................................................................................... - 8 -

II.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi ................................................................. - 8 -

II.2. Sumber Daya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan .................................................. 15

II.3. Kinerja Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan .......................................... 17

II.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan .............................................. 20

BAB III ........................................................................................................... 22

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI ........................................ 22

III.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi SKPD .......................... 22

III.2. Perumusan isu-isu strategis berdasarkan tugas dan fungsi..................................... 25

III.3. Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih.

....................................................................................................................................... 26

III.4. Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi ........................................................... 29

III.5. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis. .. 35

III.6. Penentuan Isu-isu Strategis .................................................................................... 35

BAB IV ........................................................................................................... 36

VISI, MISI, TUJUAN STRATEGI DAN KEBIJAKAN .......................................................... 36

IV.1 VISI DAN MISI SKPD .............................................................................................. 36

IV.2 TUJUAN DAN SASARAN JANGKA MENENGAH SKPD ......................................... 40

IV.3 STRATEGI DAN KEBIJAKAN ................................................................................ 42

BAB V ............................................................................................................ 45

RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK

SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF ...................................................................... 45

V.1. RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN ................................................................ 45

BAB VI ........................................................................................................... 56

INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN

RPJMD .............................................................................................................................. 56

BAB VII .......................................................................................................... 58

PENUTUP .......................................................................................................................... 58

- 1 - REVIU RENCANA STRATEGIK (RENSTRA) DINAS PERPUSTAKAAN DAN

KEARSIPAN KOTA SURABAYA TAHUN 2016 – 2021

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. LATAR BELAKANG

Dalam rangka pelaksanaan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah

Kota Surabaya Tahun 2016-2021, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Surabaya berupaya untuk menyusun Rencana Strategis SKPD Tahun

2016-2021.

Berdasarkan Permendagri No 86 Tahun 2017 Pasal 343 ayat (9) Penambahan

kegiatan baru dalam RKPD ditindaklanjuti dengan perubahan dan/atau

penambahan kegiatan dalam Renstra Perangkat Daerah, sebagai acuan

penyusunan Renja Perangkat Daerah.

Oleh karena itu perlu dilakukan review terhadap Renstra Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Surabaya Tahun 2016-2021.

I.1.1. Pengertian Renstra SKPD

Dalam Ketentuan Umum Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun

2017 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian Dan Evaluasi

Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah

Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Dan Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Daerah , Serta Tata Cara Perubahan

Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah , Rencana Pembangunan

Jangka Menengah Daerah, Dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah disebutkan

bahwa Rencana Strategis PD yang selanjutnya disingkat dengan Renstra PD

adalah dokumen perencanaan Peraangkat Daerah untuk periode 5 (lima)

tahun.

RPJMD menjadi pedoman PD dalam menyusun Renstra PD. Kebijakan umum

dan program pembangunan jangka menengah daerah serta indikasi rencana

program prioritas yang disertai kebutuhan pendanaan yang telah disepakati

kepala daerah dan DPRD menjadi acuan kepala SKPD merumuskan kegiatan

dalam Renstra PD.

RKPD menjadi pedoman PD untuk melakukan review terhadap Renstra.



I.1.2. Proses Penyusunan Renstra PD

Renstra PD disusun berdasarkan:

a. pendekatan kinerja, kerangka pengeluaran jangka menengah serta

perencanaan dan penganggaran terpadu;

b. kerangka pendanaan dan pagu indikatif; dan

c. urusan wajib yang mengacu pada SPM sesuai dengan kondisi nyata

daerah dan kebutuhan masyarakat, atau urusan pilihan yang menjadi

tanggung jawab PD.



Gambar 1.1

Proses Penyusunan Renja PD

PENYUSUNAN RPJMD

Persiapan Penyusunan

Renstra-SKPD

Analisis Gambaran pelayanan

SKPD

Perumusan Isu-isu

strategis berdasarkan

tusi

Perumusan Strategi dan

kebijakan

Perumusan rencana kegiatan, indikator kinerja,

kelompok sasaran dan pendanaan

indikatif berdasarkan

rencana program prioritas RPJMD

Pengolahan data dan informasi

Perumusan visi dan misi

SKPD

Perumusan Tujuan

Perumusan sasaran

Rancangan Renstra-SKPD

· Pendahuluan· Gambaran pelayanan SKPD· isu-isu strategis berdasarkan

tugas pokok dan fungsi· visi, misi, tujuan dan sasaran,

strategi dan kebijakan · rencana program, kegiatan,

indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif

· indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran RPJMD.

Perumusan indikator kinerja

SKPD yang mengacu pada

tujuan dan sasaran RPJMD

SPM

Renstra-KLdan Renstra Kabupaten/

Kota

SE KDH ttg Penyusunan Rancangan Renstra-SKPD dilampiri dengan indikator

keluaran program dan PAGU per SKPD

Penelaahan RTRW

VerifikasiRancangan

Renstra SKPD dgn Rancangan Awal

RPJMD

Rancangan Renstra-SKPD

Nota Dinas Pengantar Kepala SKPD perihal penyampaian Rancangan Renstra-SKPD

kepada Bappeda

sesuai

Tidak sesuai

Penyusunan Rancangan

RPJMD

Pelaksanaan Musrenbang

RPJMD

Perumusan Rancangan

Akhir RPJMD

Penyempurnaan Rancangan

Renstra-SKPD

Penetapan Renstra-

SKPD

RENSTRA-SKPD

Penyesuaian Rancangan

Renstra-SKPD berdasarkan

hasil verifikasi

PENYUSUNAN RANCANGAN RENSTRA SKPD PENYUSUNAN RANCANGAN AKHIR PENETAPAN

Verifikasi Rancangan

Akhir Renstra SKPD

Rancangan Akhir Renstra

SKPD

sesuai

Tidaksesuai

PERDA ttg RPJMD

Penelaahan KLHS

Renstra-KLdan Renstra Kabupaten/

Kota

Renstra-KLdan Renstra SKPD Prov



I.1.3. Keterkaitan Antara Renstra PD dengan Dokumen Perencanaan Lainnya

Penjelasan keterkaitan dokumen Rancangan Renstra PD dengan RKPD,

Renstra PD, dengan Renja Kementerian/Lembaga (K/L) dan Renja

provinsi/Kabupaten/kota, serta tindak lanjutnya dengan proses penyusunan RAPBD.

Gambar 1. 2

Keterkaitan Antar Dokumen Perencanaan dan Penganggaran

I.2. Landasan Hukum

I.2.1. Ketentuan tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) dan

Kewenangan PD

1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 Tentang Perpustakaan;

2. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007, tentang Organisasi Perangkat

Daerah;

4. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 5 Tahun 2009 tentang

Penyelenggaraan dan Pengolahan Perpustakaan;

5. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 3 Tahun 2013 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan;

6. Peraturan Walikota Surabaya No. 11 Tahun 2010 tentang penyelenggaraan

dan pengelolaan perpustakaan;



7. Peraturan Walikota surabaya Nomor 90 Tahun 2008, tanggal 31 Desember

2008, tentang penjabaran Tugas dan Fungsi Lembaga Teknis Kota Surabaya

I.2.2. Ketentuan tentang Perencanaan dan Penganggaran

Menjelaskan secara singkat mengenai peraturan-peraturan yang terkait dengan

perencanaan dan penganggaran, sebagai berikut:

A. Peraturan mengenai perencanaan adalah:

1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional

2. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara

Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana

Pembangunan Daerah

3. Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara

Perencanaan, Pengendalian Dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata

Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah Tentang Rencana

Pembangunan Jangka Panjang Daerah Dan Rencana Pembangunan

Jangka Menengah Daerah , Serta Tata Cara Perubahan Rencana

Pembangunan Jangka Panjang Daerah , Rencana Pembangunan Jangka

Menengah Daerah, Dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah

4. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2010 tentang

Program Pembangunan yang Berkeadilan

5. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 17 Tahun 2012 tentang Rencana

Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kota Surabaya Tahun 2005-2025

6. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 27 Tahun 2015 tentang Rencana

Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) Kota Surabaya Tahun 2016

B. Peraturan mengenai penganggaran adalah:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan

Keuangan Daerah

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman

Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah kedua kali

dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011.



I.2.3. Ketentuan tentang Indikator Kinerja Kunci (IKK) PD

Dasar Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang menjelaskan mengenai IKK. IKK terkait

dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memiliki indikator

sebagai berikut:

1. Indikator Penerapan pengelolaan arsip pola baru sistem baku dengan

target sampai dengan tahun 2015 sebesar 100%.

2. Indikator Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan dengan target

sebesar 3 kali.

3. Indikator Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah dengan

target untuk tahun 2016 sebesar

4. Indikator pengunjung perpustakaan dengan target untuk tahun 2016

sebesar 2.470.670 orang.

Indikator bidang perpustakaan tersebut merupakan pendukung tercapainya

tujuan 2 MDGs : Mencapai Pendidikan Dasar untuk Semua, dengan Target 2A yaitu

Menjamin pada 2015 semua anak-anak, laki-laki maupun perempuan dimanapun

dapat menyelesaikan pendidikan dasar.

I.3. Maksud dan Tujuan

I.3.1 Maksud Review Renstra PD

Maksud Review Renstra SKPD Tahun 2016-2021 adalah

a. Menyelaraskan rencana strategis kota dengan pelayanan PD, usulan

masyarakat, dan evaluasi kinerja tahun lalu menjadi rencana strategis PD

b. mewujudkan sinergitas antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan

dan pengawasan

c. mewujudkan efisiensi alokasi berbagai sumber daya dalam pembangunan di

dalam urusan Kearsipan dan Perpustakaan serta pembangunan daerah

secara umum.

I.3.2 Tujuan Penyusunan Review Renstra PD

Adapun tujuan diisusunnya Renstra PD tahun 2016-2021 adalah untuk:

a. Menjadi pedoman dalam implementasi strategi dan visi misi Pemerintah Kota

b. Menjadi pedoman dalam pelaksaaan pelayanan PD dalam jangka Renstra



c. Menjadi pedoman dalam penyusunan rencana anggaran PD

d. Menjadi dasar dan acuan di dalam penyelenggaraan kegiatan tentang Tahapan

Tata Cara Penyusunan Pengendalian Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan;

e. Memberikan suatu gambaran secara jelas tentang Tugas Pokok dan Fungsi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.

f. Menjadi Pedoman di dalam penyelenggaraan pengelolaan pembinaan

perpustakaan maupun kearsipan

g. Menjadi arah dan pedoman pengembangan Perpustakaan Umum Kota

Surabaya dan Kearsipan, sehingga tujuan dan sasaran dari pengembangan ini

dapat mencapai tujuan yang diharapkan

I.4. SISTEMATIKA PENULISAN

BAB : I PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

I.2. Landasan Hukum

I.3 Maksud Dan Tujuan

I.4. Sistematika Penulisan

BAB : II ANALISIS GAMBARAN PELAYANAN SKPD

II.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi

II.2. Sumber Daya SKPD

II.3. Kinerja Pelayanan SKPD

II.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan

BAB : III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN

FUNGSI

III.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan

Fungsi SKPD

III.2. Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan

Wakil Kepala Daerah Terpilih

III.3. Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi/

Kabupaten Kota

III.4. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian

Lingkungan Hidup Strategis

III.5. Penentuan Isu-isu Strategis



BAB : IV VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN

KEBIJAKAN

IV.1. Visi Dan Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

IV.2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD

IV.3. Strategi dan Kebijakan

BAB : V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR

KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN

INDIKATIF

BAB : VI INDIKATOR KINERJA DINAS PERPUSTAKAAN DAN

KEARSIPAN YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN

SASARAN RPJMD

BAB : VII PENUTUP



BAB II

GAMBARAN PELAYANAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN

KEARSIPAN KOTA SURABAYA

II.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi

Tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Surabaya berdasarkan Peraturan Walikota surabaya Nomor 90 Tahun 2008,

tanggal 31 Desember 2008, tentang penjabaran Tugas dan Fungsi Lembaga

Teknis Kota Surabaya.

II.1.1. Tugas dan Fungsi

Tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya adalah :

Melaksanakan kewenangan Daerah di Bidang Perpustakaan dan Kearsipan

serta melaksanakan tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah.

- Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan di bidang ketatausahaan.

- Bidang Pembinaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan di bidang pembinaan

- Bidang Informasi dan Layanan mempunyai tugas melaksanakan sebagian

tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di bidang informasi dan layanan

- Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di bidang akuisisi,

deposit dan pengolahan

Fungsi

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;

b. Penunjang penyelenggaraan pemerintahan;

c. Pembinaan terhadap Unit Pelaksanaan Teknis Badan;

d. Pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 menyatakan bahwa

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga

Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi kemasyarakatan, dan



perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara. Urusan kearsipan diselenggarakan melalui pembinaan dan

konsultasi kearsipan, publikasi dan pameran kearsipan, akuisisi dan layanan

arsip statis dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.

Penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagaimana diatur

dalam Peraturan Daerah Kota Surabaya no. 5 tahun 2009 menyatakan bahwa

perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan

atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna

memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan

rekreasi para pemustaka termasuk didalamnya taman bacaan dan sudut baca.

Sesuai dengan bidang yang ada dalam Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan yang terbagi menjadi 3 (tiga) bidang dan 1(satu) Sekretariat yaitu :

1. Bidang Pembinaan

a. Seksi Pembinaan Kearsipan

Kondisi Umum Arsip yang sesuai dengan tugas dan fungsi serta Hasil

Capaian Kinerja dari Bidang Pembinaan Kearsipan Tahun 2011 – 2015, dilihat

dari data Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) bahwa

Peningkatan Unit Kerja (SKPD) yang melaksanakan tertib administrasi dan

perbaikan sistem administrasi kearsipan dalam bentuk kegiatan yang

dilaksanakan yaitu :

· Pembekalan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru

· Pelatihan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru

· Pendampingan Sistem Tata Kearsipan Pola Baru

· Evaluasi dan Monitoring Sistem Tata Kearsipan Pola Baru

· Lomba Sistem Tata Kearsipan Pola Baru

b. Seksi Pembinaan Perpustakaan

Tugas Perpustakaan Umum Kota Surabaya adalah pembinaan

dan pengembangan berbagai jenis perpustakaan yang ada di lingkungan

Kota Surabaya. Dilihat dari data Rencana Pembangunan Jangka Menengah

(RPJM) bahwa bidang pendidikan dengan program peningkatan minat baca

masyarakat mempunyai indikator meningkatnya bahan pustaka

perpustakaan umum daerah dan meningkatnya jumlah kunjungan

perpustakaan umum daerah dimana perpustakaan sekolah masih banyak

kekurangan baik dalam bentuk sarana dan prasarana, maupun koleksi.

Maka tidak dapat dipungkiri lagi bahwa tugas Perpustakaan Umum Kota



Surabaya dituntut untuk membantu menuntaskan permasalahan yang

dihadapi perpustakaan sekolah, dengan jalan mengadakan pembinaan

keilmuan tentang perpustakaan yaitu melalui pelatihan, kursus, dan

sebagainya. Dan juga dalam bentuk bantuan sarana dan prasarana

maupun koleksinya.

Adapun bentuk pembinaan dan pengembangan perpustakaan antara lain :

· Pelatihan pengelola perpustakan sekolah

· Pelatihan pengelola perpustakaan PAUD, TBM, dan TP PKK

· Pelatihan pengelolaan perpustakan LSM, Yayasan dan Puskesmas

· Kegiatan pendampingan perpustakaan sekolah

· Kegiatan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pembinaan sudut

baca TBM dan perpustakaan sekolah

· Lomba perpustakaan

· Bantuan Koleksi dan Perlengkapannya kepada Perpustakaan

Sekolah TBM Paud dan puskesmas

2. Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan

a. Seksi Akuisisi dan Deposit Kearsipan

Kondisi Umum Kantor Arsip Kota Surabaya yang sesuai dengan

tugas dan fungsi serta Hasil Capaian Kinerja dari Bidang Akuisisi dan

Pengelolaan Kearsipan Tahun 2011-2015, dilihat dari data Rencana

Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) bahwa program penyelamatan

pelestarian dan perbaikan sistem administrasi kearsipan mempunyai

indikator adalah peningkatan unit kerja yang melaksanakan tertib

administrasi dan penyediaan ruang simpan arsip sesuai standart, dalam

bentuk kegiatan tahun 2006-2010, yang telah dilaksanakan yaitu :

· Pengelolaan Arsip In-aktif

· Penataan Arsip In-aktif

· Inventarisasi Arsip Vital

· Akuisisi Arsip In-aktif dan Statis

· Akuisisi Data Arsip bernilai guna & Penelusuran Arsip Sejarah

· Workshop sistem Kearsipan

· Jaringan informasi dengan menggunakan jaringan LAN (Lokal Area

Network) pada 2 SKPD dan dikembangkan menjadi jaringan WAN (Wide

Area Network)

b. Seksi Pengadaan dan Pengolahan Perpustakaan



Melaksanakan kegiatan Pengadaan sarana dan prasaranakegunaan koleksi

buku didistribusikan untuk kegiatan penyebaran informasi di lingkungan

Perpustakaan Umum Kota Surabaya (PUKS), mobil keliling, peminjaman

secara paket, dan sebagian disumbangkan dalam rangka pembinaan

perpustakaan ke berbagai perpustakaan sekolah, LSM / Organisasi Sosial

perpustakaan kecamatan dan perpustakaan kelurahan di lingkungan Kota

Surabaya.

3. Bidang Informasi & Layanan

a. Seksi Informasi dan Layanan Perpustakaan

- Pelayanan Perpustakaan

Sesuai dengan tugas dan fungsi Perpustakaan Umum Kota Surabaya,

dikarenakan bertambahnya animo masyarakat yang mencari informasi

dan berdasarkan permintaan pemustaka yang setiap hari kerja tidak

bisa datang ke perpustakaan, maka dialokasikan penambahan Gedung

Perpustakaan baru di Balai Pemuda dengan penambahan hari dan jam

buka.

- Pelayanan Koleksi

Pelayanan Sirkulasi yaitu pelayanan dimana koleksi buku dapat

dipinjam/dibawa pulang sesuai denganaturan yang sudah

diberlakukan.

Pelayanan Referensi adalah koleksi rujukan, koleksi ini hanya

sebatas dibaca di tempat / di foto copy dan tidak boleh di pinjam/di

bawa pulang.

Pelayanan Koleksi Tandon adalah koleksi cadangan/khusus yang

hanya bisa dibaca di tempat / di foto copy dan tidak boleh di

pinjam/di bawa pulang.

Pelayanan Koleksi anak-anak adalah menyediakan bacaan anak-

anak yaitu dimana pelayanan koleksi anak-anak dapat

dipinjam/dibawa pulang sesuai denganaturan yang sudah

diberlakukan.

Pelayanan Internet adalah pelayanan penelusuran informasi

melalui media komputer.

Peyanan Penelusuran Informasi adalah petugas membantu

pengguan yang memerlukan cara penelusuran informasi yang

dibutuhkan.



Pelayanan Paket yaitu memberikan kemudahan masyarakat

dalam mendapatkan informasi dengan jalan perpustakaan

mengirimkan koleksi ke LSM / Organisasi Sosial tertentu secara

bergiliran dan koleksinya secara rutin pergantian. Adapun LSM /

Organisasi sosial yang sudah mendapatkan pelayanan paket

sebanyak 35 LSM / Organisasi sosial.

Pelayanan Mobil Keliling yaitu memberikan kemudahan

masyarakat dalam mendapatkan informasi dengan jalan

perpustakaan mengirimkan koleksi ke daerah-daerah tertentu secara

bergiliran dengan mobil pustaka.

Promosi Perpustakaan

Salah satu cara dalam memasyarakatkan perpustakaan adalah dengan

jalan mempromosikan melalui, yang antara lain :

Berbagai macam Lomba yang berhubungan dengan buku/

pendidikan

Bedah Buku

Gelar Pustaka

Pameran

Brosur

Temu Pengunjung

Keanggotaan

Syarat menjadi anggota perpustakaan diatur sesuai dengan tata

tertib perpustakaan. Layanan gratis Kartu Anggota dengan cara cepat

saji, dengan memberikan layanan foto di PUKS hanya dengan waktu ±

15 menit.

b. Seksi Informasi dan Layanan Kearsipan

Pelayanan Penggunaan Arsip Statis

Bagi para peneliti dan pemerhati yang mebutuhkan akses ke arsip statis.

Penggunaan arsip juga dibutuhkan sebagai bahan penyusunan kebijakan

serta bukti hukum

Publikasi dan sosialisasi kearsipan

Guna lebih memasyarakatkan pentingnya arsip diselenggaran melalui

pameran kearsipan bekerjasama dengan stakeholder

Wisata Arsip



Wisata arsip ditujukan untuk mengenalkan tentang kearsipan kepada para

pelajar serta menumbuhkan rasa cinta tanah air dengan menyaksikan arsip

tempo dulu dalam bentuk foto maupun film.

HAL LAIN YANG DIANGGAP PENTING

Kewenangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya :

1. Menyelenggarakan pembinaan terhadap arsiparis (tenaga pengelola arsip) dan

Pustakawan;

2. Meningkatkan Minat dan Budaya Baca Masyarakat Kota Surabaya dengan

membuka Taman Baca di Balai RW, Rusun/Liponos,Taman-Taman,

Kelurahan/Kecamatan, Pasar serta Tempat Ibadah

3. Menyelenggarakan pengelolaan arsip statis dan perpustakaan;

4. Menyelenggarakan pembinaan dan pengelolaan arsip dinamis serta

perpustakaan;

5. Menyelenggarakan, kerja sama, penelitian, pengkajian, pengembangan

Sumberdaya Manusia di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;

6. Menyelenggarakan koordinasi di bidang kearsipan dan perpustakaan;

7. Menyelenggarakan penilaian dan akuisisi pada lembaga dilingkungan

Pemerintah Daerah;

8. Menyelenggarakan penarikan, pengelolaan, pemberian layanan arsip statis dan

perpustakaan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya dengan menggunakan

Informasi Teknologi (IT) guna penyelamatan, Pelestarian dan Perbaikan Sistem

Administrasi Kearsipan.

II.1.2. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

adalah sebagaimana berikut :



DDiinnaass PPeerrppuussttaakkaaaann ddaann KKeeaarrssiippaann

KKoottaa SSuurraabbaayyaa

SSttrruukkttuurr OOrrggaanniissaassii sseessuuaaii

PPeerrwwaallii KKoottaa SSuurraabbaayyaa NNoo 6666 TTaahhuunn 22001166

KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN

KEARSIPAN

SEKRETARIS DINAS

KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

KEPALA SUB BAGIAN

KEUANGAN

KEPALA BIDANG AKUISISI

DEPOSIT, DAN PENGOLAHAN

KEPALA BIDANG

INFORMASI DAN LAYANAN

KEPALA BIDANG

PEMBINAAN

JABATAN

FUNGSIONAL

TERTENTU

KEPALA SEKSI. PEMBINAAN

PERPUSTAKAAN

KEPALA SEKSI.

PEMBINAAN KEARSIPAN

KEPALA SEKSI.

INFORMASI DAN

LAYANAN KEARSIPAN

KA.SEKSI.INFORMASI

DAN LAYANAN

PERPUSTAKAAN

KA. SEKSI PENGADAAN

DAN PENGOLAHAN

PERPUSTAKAAN

KEPALA SEKSI. AKUISISI

DAN

DEPOSIT KEARSIPAN

UPTD



II.2. Sumber Daya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

a. Sumber Daya Manusia

JUMLAH KARYAWAN BARPUS

(Tahun 2016)

Tenaga PNS Perpustakaan : 29 Orang

Tenaga Operasional Perpustakaan : 462 Orang

Petugas Keamanan Perpustakaan : 4 Orang

Tenaga Kebersihan Perpustakaan : 6 Orang

Tenaga PNS Kearsipan dan Sekretariat : 25 Orang

Tenaga Operasional Kearsipan : 30 Orang

Tenaga OperasionallSekretariat dan Pembinaan : 6 Orang

Petugas Keamanan Arsip : 6 Orang

Tenaga Kebersihan Arsip : 6 Orang

Tenaga Kebersihan Depo Arsip Balasklumprik : 2 Orang

Tenaga Keamanan Depo Arsip Balasklumprik : 3 Orang

Pengemudi : 4 Orang

TOTAL PEGAWAI : 583 Orang



Keadaan Pegawai

NO SUSUNAN PEGAWAI JUMLAH

I. STATUS

- PNS 54 Orang

- TENAGA OUTSOURCHING 524 Orang

II. GOLONGAN :

- IV 6 Orang

- III 29 Orang

- II 19 Orang

- TENAGA OUTSOURCHING 524 Orang

III. PENDIDIKAN :

- PASCA SARJANA 8 Orang

- SARJANA 27 Orang

- SARJANA MUDA 4 Orang

- SMA 14 Orang

- SMP 1 Orang

Ket : Pengelompokan Pendidikan hanya disesuaikan dengan

Pegawai Negeri Sipil

a. Sarana Dan Prasarana

Perpustakaan

- Gedung Perpustakaan Daerah : 2 unit

- Bis Perpustakaan Keliling : 5 Unit

- Mobil Dinas : 6 Unit

- Sepeda Motor : 8 Unit

- Internet dan WIFI

Kearsipan

- Gedung Depo Arsip : 2 unit

- Sarana Arsip Dinamis terdiri dari : 15 Buah Komputer dan 12 Buah

printer;

- Sarana Arsip Statis terdiri dari : 8 Buah Komputer, 1 Buah Printer, 1

Scanner, 1 Mikro Film.

- Jaringan Komputer berbasis On line untuk pelayanan masyarakat

tentang Arsip yang bernilai guna sejarah.

- Rak arsip : 387

- Mobile File : 8 unit



- Almari Peta : 9 unit

- Brankas tempat penyimpanan Film : 1 buah

- Almari Katalog : 25 buah

- Meja Preservasi : 1 buah

- Alat Penghancur kertas : 2 buah

- Almari Foto : 2 buah

II.3. Kinerja Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

II.3.1 Analisis IKK dan MDGs

Layanan urusan kearsipan dalam Program Perbaikan Sistem

Administrasi Kearsipan sampai dengan tahun 2014 dengan target

indikator kinerja presentese SKPD yang melaksanakan sistem kearsipan

pola baru 100%. tercapai realisasi presentase jumlah SKPD yang sudah

melaksanakan sistem kearsipan pola baru 100% yaitu 226 SKPD dari total

226 SKPD.

Indikator kinerja Program Pengembangan Budaya Baca dan

Pembinaan Perpustakaan adalah jumlah kunjungan perpustakaan.

Peningkatan kunjungan yang terjadi tahun 2013 sangat signifikan yaitu

sebanyak 2.521.655 atau tercapai 148.54 % dari target 1.697.640 orang.

Adapun target kunjungan tahun 2014 sebanyak 1.936.800 orang

yang tercapai realisasi jumlah kunjungan 3.243.366 orang (167,46%).

Pengembangan perpustakaan bersifat menyeluruh baik Perpustakaan

Umum Daerah maupun TBM dan perpustakaan Kelurahan. Untuk tahun

2015 target kunjungan sebesar 2.246.064 orang tercapai sebesar

4.711.419 orang (209.76%).

Realisasi Indikator bidang perpustakaan tersebut merupakan

pendukung tercapainya tujuan 2 MDGs : Mencapai Pendidikan Dasar

untuk Semua, dengan Target 2A yaitu Menjamin pada 2015 semua anak-

anak, laki-laki maupun perempuan dimanapun dapat menyelesaikan

pendidikan dasar.



Tabel 2.1

Target Indikator Kinerja dalam Renstra SKPD 2010-2015

No

. Program

Indikator Sesuai

Tugas dari

Fungsi SKPD

IKK

Kondisi

Kinerja

pada awal

periode

RPJMD

Target Capaian Setiap Tahun

Kondisi

Kinerja

pada akhir

periode

RPJMD Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

1

Program

perbaikan

sistem

administrasi

kearsipan

Presentese

SKPD yang

melaksanakan

sistem kearsipan

pola baru

100%

(71

SKPD)

34% (79

SKPD)

50%

(117

SKPD)

67%

(155

SKPD)

83%

(193

SKPD)

100%

(226

SKPD

dan unit

kerja)

100% (71

SKPD)

34% (79

SKPD)

50% (117

SKPD)

67% (155

SKPD)

83% (193

SKPD)

100%

(226

SKPD

dan unit

kerja)

100% (226

SKPD dan

unit kerja)

2

Program

Pengembangan

Budaya Baca

dan Pembinaan

Perpustakaan

Jumlah

kunjungan

perpustakaan

292,388 1,369,931 1,506,9

24

1,697,6

40

1,936,8

00 2,246,064 292,388 1,369,931 1,506,924 1,697,640 1,936,800 2,246,064 2,246,064

Jumlah

kunjungan baru

perpustakaan

(Jumlah KTA

Baru)

3,228

3,228



Tabel 2.2

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Surabaya

Uraian

Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke- Rata-rata Pertumbuhan

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

Anggaran Realisasi

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2010 2011 2012 2013 2014 2014 2010 2011 2012 2013 2014 2015

(1) (2) (3) (4) "(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21)

BELANJA

TIDAK

LANGSUNG

2.661.1

58.516

3.708.3

24.252

3.708.3

24.252

4.528.1

49.268

6.155.2

41.083

6.173.1

24.593

2.014.1

12.236

3.360.7

03.873

4.010.3

11.170

4.394.7

88.205

5.095.51

3.864

5.856.0

32.459

75,69

%

90,63

%

108,1

4%

97,05

%

82,78

%

94,86

%

243.894.

650 114.773.633

BELANJA

LANGSUNG

12.652.

793.997

14.241.

509.651

14.241.

509.651

16.810.

211.369

21.822.

293.838

24.451.

163.512

10.947.

231.362

12.744.

541.397

12.943.

112.909

15.756.

493.242

20.843.0

82.702

23.064.

011.60

1

86,52

%

89,49

%

90,88

%

93,73

%

95,51

%

94,33

%

2.087.92

0.757 1.847.265.105

Reviu 2018



II.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan

Pengembangan pelayanan SKPD merupakan implikasi dari analisa

terhadap Renstra K/L dan Renstra SKPD Provinsi serta hasil telaahan terhadap

RTRW dan hasil analisis terhadap KLHS.

II.4.1. Analisis Renstra Kementerian/Lembaga dan Renstra SKPD Provinsi

Capaian sasaran pelaksanaan Renstra SKPD telah berkontribusi terhadap

pencapaian sasaran Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa

Timur dan Renstra K/L Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan

Perpustakaan Nasional (Perpusnas). Pengembangan pelayanan di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan selanjutnya diselaraskan dengan sasaran dan

program Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur , Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Perpustakaan Nasional (Perpusnas).

II.4.2. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW)

Dalam penyusunan Rancangan Renstra Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Tahun 2016-2021 telah memperhatikan kesesuaian dengan program

RPJMD Kota Surabaya Tahun 2016-2021 yang sudah melalui telaahan RTRW.

Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak terimplikasi secara

langsung dengan penataan RTRW,

II.4.2. Analisis terhadap Dokumen Hasil Kajian Lingkungan Hidup Strategis

(KLHS)

Dalam menyusun kebijakan, rencana, program pelayanan dalam

Rancangan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2016-2021

memperhatikan hasil analisis KLHS di dalam dokumen RPJMD Kota Surabaya

Tahun 2016-2021 yang memberikan Alternatif dan Tindak Lanjut Rekomendasi

KLHS tersebut.

Adapun alternatif rekomendasi yang berimplikasi pada pelayanan Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan adalah:

- Alternatif a “Penambahan bahan literatur pengembangan wawasan

lingkungan serta pemanfaatan sumberdaya berwawasan ekologi” yang

menentukan arah kebijakan berupa “Penambahan koleksi buku di layanan

baca” sebagaimana Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan.



- Selanjutnya akan dilaksanakan di dalam Kegiatan Penyediaan, Pengolahan,

Perawatan Sarana Prasarana Perpustakaan Umum Daerah dan Taman

Bacaan Masyarakat.

II.4.2. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW)

Dalam penyusunan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun

2016-2021 telah memperhatikan kesesuaian dengan Peraturan Daerah Kota

Surabaya Nomor 12 Tahun 2014 Tentang Rencana Tata Ruang Wilayah

(RTRW) Kota Surabaya Tahun 2014-2034. Penyelarasan disesuaikan dengan

program RPJMD Kota Surabaya Tahun 2016-2021 yang sudah melalui telaahan

RTRW. Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak terimplikasi secara

langsung dengan penataan RTRW,

II.4.2. Analisis terhadap Dokumen Hasil Kajian Lingkungan Hidup Strategis

(KLHS)

Dalam menyusun kebijakan, rencana, program pelayanan dalam Renstra

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2016-2021 memperhatikan hasil

analisis KLHS di dalam dokumen RPJMD Kota Surabaya Tahun 2016-2021 yang

memberikan Alternatif dan Tindak Lanjut Rekomendasi KLHS tersebut.

Adapun alternatif rekomendasi yang berimplikasi pada pelayanan Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan adalah:

- Alternatif a “Penambahan bahan literatur pengembangan wawasan

lingkungan serta pemanfaatan sumberdaya berwawasan ekologi” yang

menentukan arah kebijakan berupa “Penambahan koleksi buku di layanan

baca” sebagaimana Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan.

- Selanjutnya akan dilaksanakan di dalam Kegiatan Penyediaan, Pengolahan,

Perawatan Sarana Prasarana Perpustakaan Umum Daerah dan Taman

Bacaan Masyarakat.



BAB III

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

III.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi SKPD

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya berdasarkan

Peraturan Walikota surabaya Nomor 90 Tahun 2008, tanggal 31 Desember

2008, tentang penjabaran Tugas dan Fungsi Lembaga Teknis Kota

Surabaya :

1. Tugas

Tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya adalah :

Melaksanakan kewenangan Daerah di Bidang Arsip dan Perpustakaan

serta melaksanakan tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah

2. Fungsi

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Arsip dan Perpustakaan;

b. Penunjang penyelenggaraan pemerintahan;

c. Pembinaan terhadap Unit Pelaksanaan Teknis Badan;

d. Pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Permasalahan – permasalahan pelayanan kearsipan yang dihadapi pada

saat ini berkaitan dengan upaya perwujudan penyelenggaraan kearsipan

yang teratur dan terstruktur, sehingga kualitas pengelolaan arsip

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan pemanfaatan teknologi

informatika. Permasalahan tersebut antara lain:

Penyelamatan arsip In Aktif dan Statis pada SKPD baru bisa

dilaksanakan 30 SKPD termasuk SKPD yang sudah digabung dan

atau dihapus

Masa Penyusunan Daftar arsip relatif panjang dengan masalah :

a. Belum semua SKPD membuat daftar arsip

b. adanya keterbatasan sarana dan tenaga

SKPD perlu melakukan penataan kearsipan secara mandiri

Belum memiliki sarana dan prasarana restorasi arsip statis yang

bernilai guna sejarah.



Kesadaran SKPD dan masyarakat untuk menyerahkan arsip inaktif

dan Statis sesuai Perda Kota Surabaya No 3 Tahun 2013 belum

dilaksanakan, dimana seharusnya arsip tersebut disimpan di

Kantor Arsip

Gedung arsip Kota Surabaya masih perlu pembenahan guna

memenuhi standar, sesuai Keputusan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standart Minimal

Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip In Aktif.

nilai standart gedung arsip terdiri dari :

1. Public Service (Kantor dan Ruang Pelayanan)

2. Secrete Service (Ruang semi rahasia dimana tidak semua staf

dapat masuk)

3. Depo

Permasalahan – permasalahan pelayanan perpustakaan sangat

terkait budaya baca yang mencakup upaya perwujudan

peningkatan minat dan budaya baca masyarakat melalui

peningkatan akses baca.

Keberadaan Perpustakaan Umum Kota Surabaya sekarang ini

sudah dapat dikatakan kurang representatif dengan dilihat dari

lokasi perpustakaan, luas dan desain gedung perpustakaan.

Penyebaran koleksi belum merata kepada setiap wilayah yang ada

di Kota Surabaya

Bahwa perpustakaan sekolah masih kurang berkembang dan

perlu pembinaan lebih lanjut.

Rumusan permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi SKPD dapat dilihat

dalam Tabel 3.1 berikut:



Tabel 3.1

Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi


Kota Surabaya

Aspek Kajian Capaian/Kondisi

Saat ini

Standar yang

Digunakan

Faktor yang Mempengaruhi

Permasalahan

Pelayanan

SKPD

INTERNAL EKSTERNAL

(KEWENANGAN

SKPD)

(DILUAR

KEWENANGAN

SKPD)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Hasil Analisis

gambaran

pelayanan

SKPD

Tingkat Budaya

Membaca warga

kota masih kurang

Tingkat Budaya

Membaca warga kota

pada level tinggi

Kompetensi

SDM dan sarana

prasara

Minat dan budaya

baca masyarakat

Terbatasnya

perpustakaan

dan SDM

pengelola

perpustakaan

Masih minimnya

SDM Pengelola Arsip

Setiap SKPD/Unit

Kerja memiliki 1

orang pengelola arsip

Kompetensi

SDM dan sarana

prasara

Dukungan SKPD

terkait sarana

prasarana sistem

informasi

kearsipan dan

perpustakaan

Kurangnya

Komitmen

Pimpinan

dalam

penyelenggar

aan kearsipan

Masih kurangnya

koleksi bahan

pustaka dan sarana

prasarana

pengelolaan

perpustakaan

Rasio judul terhadap

jumlah buku 1

Kompetensi

SDM dan sarana

prasara

Terbitan banyak

dan seharusnya

tersedia untuk

layanan

Terbatasnya

prasarana

sarana

pengelolaan

perpustakaan

dan koleksi

bahan

pustaka



III.2. Perumusan isu-isu strategis berdasarkan tugas dan fungsi

Dari hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan

tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dapat diidentifikasi adanya

Isu-isu strategias yang terkait dengan lingkungan eksternal sebagaimana

digambarkan dalam Tabel 3.2 berikut ini:

Tabel 3.2

Identifikasi Isu-Isu Strategis (Lingkungan Eksternal)

No

Isu Strategis

Dinamika

Internasional Dinamika Nasional DinamikaRegional/Lokal Lain-lain

(1) (2) (3) (4) (5)

1

Mengakhiri

kemiskinan dan

kelaparan

menekankan

pencapaian daya

saing kompetitif

perekonomian

berlandaskan

keunggulan sumber

daya alam dan

sumber daya

manusia berkualitas

serta kemampuan

ilmu dan teknologi

yang terus meningkat

mewujudkan SDM yang

handal, berakhlak mulia

dan berbudaya

Sumber daya

manusia

Perpustakaan dan

Kearsipan

2 Pendidikan

universal

mewujudkan

kemudahan

memperoleh akses

untuk meningkatkan

kualitas hidup

Sistem Pengelolaan

Perpustakaan dan

Administrasi

Kearsipan

3 Kesetaraan

gender

mengoptimalkan

pemanfaatan sumber

daya alam dan buatan

Intensitas Budaya

Membaca

4 Kesehatan anak

mengembangkan

infrastruktur bernilai

tambah tinggi

Pengembangan

koleksiperpustakaan

dan khasanah

kearsipan

5 Kesehatan Ibu

mengembangkan tata

kelola pemerintahan

Pengarusutamaan

gender dalam

penyelenggaraan

perpustakaan dan

kearsipan



III.3. Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala

Daerah Terpilih.

Visi Pemerintah Kota Surabaya lima tahun kedepan “Surabaya Kota

Sentosa yang Berkarakter dan Berdaya Saing Global Berbasis

Ekologi”

Penjelasan Visi:

· “Surabaya Kota Sentosa” Surabaya sebagai kota yang mampu menjamin

warganya dalam kondisi makmur, sehat, aman, selamat dan damai

untuk berkarya dan beraktualisasi diri.

· “Berkarakter” Surabaya sebagai kota yang memiliki watak, kepribadian

yang arif dengan mempertahankan budaya lokal, yang tercermin dalam

perilaku warga kota yang berlandaskan falsafah pancasila.

· “Berdaya Saing Global” Surabaya sebagai kota yang mampu menjadi

hub/pusat penghubung perdagangan dan jasa antar pulau dan

internasional dengan didukung pemerataan akses ke sumberdaya

produktif, tata kelola pemerintahan yang baik, infrastruktur dan utilitas

kota yang terpadu dan efisien serta mampu memantapkan usaha-

usaha ekonomi lokal, inovasi produk dan jasa dan pengembangan

industri kreatif berdaya saing di pasar global

· “Berbasis Ekologi” Surabaya sebagai kota yang penataan ruangnya

mampu mengintegrasikan fungsi kawasan perdagangan/jasa dan

kawasan permukiman dengan sistem jaringan jalan dan transportasi,

mampu mengantisipasi resiko bencana serta mampu melestarikan

kawasan pesisir dengan tetap memperhatikan daya dukung kota

melalui pemantapan sarana dan prasarana lingkungan dan

permukiman yang ramah lingkungan



Adapun pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan merupakan

penjabaran dari Misi 6 untuk urusan Perpustakaan dan Misi 8 untuk urusan

Kearsipan.

MISI 6 : Memperkuat nilai-nilai budaya lokal dalam sendi-sendi

kehidupan masyarakat

Misi 6 dimaksudkan untuk melakukan upaya menanamkan dan

mempertahankan kesenian dan nilai-nilai budaya lokal (ulet, egaliter,

terbuka, kreatif) serta nilai-nilai kepahlawanan yang berfalsafah

pancasila kepada warga kota utamanya generasi muda, yaitu melalui

upaya:

a) Melestarikan budaya lokal

b) Meningkatkan minat dan budaya baca masyarakat

c) Memantapkan wawasan, karakter, dan nilai-nilai kebangsaan

MISI 8 : Memantapkan tata kelola pemerintahan yang baik

Misi 8 dimaksudkan untuk upaya pemantapan tata kelola pemerintahan

yang baik yaitu dengan pencapaian pelayanan prima di sektor

perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan

pembangunan, pengelolaan keuangan daerah dan pelayanan perizinan

yang didukung TIK, yaitu melalui upaya:

a) Meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan

publik

b) Memantapkan kemandirian keuangan daerah

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menyelenggarakan tugas dan fungsi

dalam rangka mewujudkan visi misi Walikota Surabaya. Pada

pelaksanaannya ditemui beberapa hambatan yang dikhawatirkan akan

menghambat pencapaian visi misi Walikota Surabaya. Adapun beberapa

hambatan tersebut adalah:

- Masa Penyusunan Daftar arsip relatif panjang dengan masalah

- Semua SKPD belum membuat daftar arsip

- adanya keterbatasan sarana dan tenaga

- Masih didapatkan personil yang berstatus tenaga harian lepas yang

mengelola kearsipan di SKPD, sehingga tidak sesuai dengan Keputusan

Walikota No 64 Tahun 2004 Pasal 1 dan 2



- Pimpinan SKPD belum menugaskan secara optimal kepada staf yang

telah mengikuti pelatihan

- Penyebaran koleksi belum merata kepada setiap wilayah yang ada di

Kota

- Bahwa perpustakaan sekolah masih kurang berkembang yaitu sejumlah

499 perpustakaan tingkat SD/MI, 280 perpustakaan tingkat SMP/MTs, dan

212 perpustakaan tingkat SMA/MA/ SMK perlu pembinaan lebih lanjut

Gambaran telaahan hambatan terhadap pencapaian visi misi Kota Surabaya

sebagaimana Tabel 3.3

Tabel 3.3

Faktor Penghambat dan Pendorong Pelayanan SKPD

Terhadap Pencapaian Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah

Visi: “Surabaya Kota Sentosa yang Berkarakter dan Berdaya Saing Global Berbasis Ekologi”

No

Misi dan Program Permasalahan

Pelayanan SKPD

Faktor

KDH dan Wakil KDH terpilih Penghambat Pendorong

-1 -2 -3 -4 -5

1 Misi 6 : Memperkuat nilai-nilai

budaya lokal dalam sendi-sendi

kehidupan masyarakat

Program Pengembangan

Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan

Kurangnya sarana

prasarana pengolahan

dan pemerataan

perpustakaan daerah.

Kurangnya jumlah

dan jenis koleksi

bahan pustaka

dan SDM

pengelola

perpustakaan

Kerjasama

dengan para

tokoh peduli

pendidikan

dan bantuan

CSR

2 MISI 8 : Memantapkan tata

kelola pemerintahan yang baik

Program Penataan,

Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/Arsip Daerah

Terbatasnya SDM

pengelola kearsipan di

SKPD dan unit kerja

serta sarana prasarana

pelestarian arsip kurang

memadahi.

Kurangnya

kepedulian

pmpinan SKPD

dan unit kerja

serta masyarakat

terhadap arsip

Komitmen

pimpinan

dan budaya

kerja



III.4. Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi

Komitmen Pemerintah Kota Surabaya untuk meningkatkan

kualitas sumber daya manusia merupakan faktor pendorong untuk

percepatan pengembangan perpustakaan di seluruh wilayah Kota

Surabaya. Demikian juga dengan komitmen untuk membentuk

Pemerintahan yang lebih baik mendorong untuk perbaikan administrasi

pemerintahan, sehingga penataan arsip menjadi bagian penting untuk

perbaikan Pemerintahan. Namun disisi lain dengan pertumbuhan ekonomi

yang semakin tinggi telah mengikis nilai-nilai sosial kemasyarakatan,

kepedulian terhadap masyarakat dan lingkungan semakin berkurang

sehingga untuk meningkatkan minat budaya baca di masyarakat semakin

berat. Demikian juga dengan volume tugas dan pekerjaan yang tinggi

menciptakan semakin banyak arsip yang harus ditangani secara lebih

profesional. Adapun beberapa faktor penghambat dan pendorong yang

akan mempengaruhi penanganan permasalahan SKPD ditinjau dari

sasaran jangka menengah Renstra K/L ataupun Renstra SKPD Provinsi

tersaji dalam Tabel 3.4 dan table 3.5 berikut ini:



Tabel 3.4

Permasalahan Pelayanan SKPD Kota berdasarkan Sasaran Renstra K/L beserta Faktor Penghambat dan Pendorong

KeberhasilanPenanganannya

No Sasaran Jangka

Menengah Renstra K/L

Permasalahan

Pelayanan SKPD

Provinsi/Kabupaten/Kota

Sebagai Faktor

Penghambat Pendorong

-1 -2 -3 -4 -5

1 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

1.1 Terwujudnya

Perpustakaan Nasional

sebagai perpustakaan

deposit yang

mencerminkan seluruh

terbitan Indonesia berupa

karya tulis, karya cetak

dan/atau karya rekam

termasuk naskah kuno/

manuskrip

Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota

Surabaya sudah mulai

menghimpun terbitan

karya cetak namun

belum semua terbitan

dapat

terhimpun/diserahkan ke

perpustakaan

Belum ada

kesadaran dari

penerbit,

pemerintah/swasta

untuk

melaksanakan

undang-undang

Masyarakat

mengharapkan

Perpustakaan

sebagai

penyimpanan

koleksi terbitan

daerah

1.2

Menjadikan Perpustakaan

Nasional sebagai

perpustakaan rujukan yang

lengkap dan mutakhir


Kearsipan Kota

Surabaya belum menjadi

perpustakaan terlengkap

dn mutakhir

Keterbatasan

sarana dan

prasarana

Perpustakaan Kota

Surabaya sebagai

perpustakaan

rujukan bagi

Kabupaten/Kota

yang lain.

1.3 Menjadikan Perpustakaan

Nasional sebagai

perpustakaan penelitian

melalui pengembangan

koleksi digital sehingga

dapat diakses dengan

mudah dan cepat

Koleksi digital yang

dimiliki Dinas

Perpustakaan dan

Kearsipan Kota

Surabaya belum banyak

Keterbatasan

sarana dan

prasarana

Animo masyarakat

yang memerlukan

koleksi digital

sesuai

perkembangan

teknologi informasi




Nasional sebagai pusat

pelestarian pustaka melalui

penguatan sarana

prasarana preservasi dan

konservasi karya tulis,

karya cetak dan karya

rekam serta naskah kuno


Kearsipan Kota

Surabaya sudah

melakukan preservasi

koleksi perpustakaan

namun jumlahnya

terbatas

Keterbatasan

sarana dan

prasarana

Kesadaran

pelestarian koleksi

bahan pustaka


Nasional sebagai pembina

semua jenis perpustakaan

dan kepustakawanan di

Indonesia


Kearsipan Kota

Surabaya sudah menjadi

pembina bagi seluruh

jenis perpustakaan di

Kota Surabaya

Keterbatasan

kuantitas dan

kompetensi SDM

Dukungan dan

SKPD terkait

2

Arsip Nasional Republik Indonesia

2.1

Terwujudnya

pemerintahan yang

bersih dan bebas

koruosi, kolusi dan

nepotisme


Kearsipan Kota Surabaya

telah melakukan

paengelolaan arsip secara

baku sehingga mendukung

jalannya pemerintahan yang

bersih. Namun perlu

pendampingan dan

pengembangan penggunaan

teknologi

Kesadaran untuk

tertib arsip belum

dilaksanakan

semua SKPD

Sudah menjadi

komitmen Walikota

untuk mensiptakan

pemerintahan

yang bersih

dengan melakukan

tertib arsip

2.2

Terwujudnya

peningkatan kualitas

pelayan publik

kepada masyarakat



tekah melakukan usaha-

usaha peningkatan pelayan

publik kepada masyarakat

Keterbatasan

khasanah arsip

statis utk

dilayankan kepada

masyarakat

Kerjasama dengan

kolega para

pemerhati arsip

2.3

Meningkatnya

kapasitas dan

akuntabilitas kinerja

birokrasi



telah melakukan usaha

peningkatan kapasitas dan

akuntabilitas kkinerja

Keterbatasan

kuantitas dan

kompetensi SDM

Pengawasan

melekat dari

berbagai pihak



Tabel 3.5

Permasalahan Pelayanan SKPD Kabupaten/Kota Berdasarkan Sasaran Renstra SKPD Provinsi beserta Faktor Penghambat

dan Pendorong Keberhasilan Penanganannya

No

Sasaran Jangka

Menengah Renstra

Badan Perpustakaan

dan Kearsipan

Provinsi Jawa Timur

Permasalahan Pelayanan SKPD

Sebagai Faktor

Penghambat Pendorong

-1 -2 -3 -4 -5

1 Peningkatan

pengelolaan

perpustakaan dan

pustakawan


Kearsipan Kota Surabaya sudah

melaksanakan peningkatan

perpustakaan dan pustakawan

namun adanya keterbatasan

jumlah pustakawan

Keterbatasan jumlah

pustakawan

Kerjasama

dengan Provinsi

dalam

peningkatan

pustakawan

2 Peningkatan koleksi

perpustakaan




koleksi perpustakaan namun

masih terbatas jumlahnya

Jumlah titik layanan

baca

Kerjasama CSR

untuk

menambah

bantuan buku

3 Peningkatan koleksi

lokal dan muatan lokal

Jawa Timur



berusaha meningkatkan koleksi

lokal dan muatan lokal namun

masih terbatas

Keterbatasa jumlah

karya lokal dan

kesadaran

masyarakat untuk

menyerahkan

Kerjasama

dengan Ikatan

Penerbit

4 Meningkatnya minat

dan budaya baca

masyarakat



melakukan gerakan untuk

meningkatkan minat dan budaya

baca masysarakat walaupun

masih belum tinggi

Kesadaran

masyarakat

Kerjasama

dengan semua

pihak termasuk

pemerhati

masalah

pendidikan

untuk

menggerakkan

budaya baca



5 Peningkatan sistem

administrasi dan

pengembangan SDM

kearsipan SKPD


Kearsipan Kota Surabaya sudh


sistem administrasi dan

pengembangan SDM Kearsipan

namun masih terbatas

Keterbatan kuantitas

dan kompetensi SDM

Kerjasama

dengan Provinsi

dan ANRI untuk

pelatihan SDM

Kearsipan

6 Meningkatnya

penyelamatan dan

pelestarian arsip



berupaya melaksanakan

penyelamatan dan pelestarian

arsip namun masih dalam tahap

pemeliharaan

Keterbatasan sarana

restorasi arsip

Dukungan

SKPD pemilik

arsip dan ANRI

7 Meningkatnya

masyarakat sadar

arsip



meakukan usaha-usaha untuk

meningkatkan kesadaran

masyarakat terhadap arsip

Keterbatasan sarana

dan SDM sosialisasi

kearsipan

Animo para

pelajar untuk

mengetahui dan

mempelajari

arsip



III.5. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup

Strategis.

Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak terimplikasi

secara langsung dengan penataan RTRW,

Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak terimplikasi secara

langsung dengan hasil analisis KLHS namun adanya Alternatif dan Tindak Lanjut

Rekomendasi KLHS di dalam dokumen RPJMD Kota Surabaya Tahun 2016-

2021 maka akan ditindaklanjuti dengan. “Penambahan bahan literatur

pengembangan wawasan lingkungan serta pemanfaatan sumberdaya

berwawasan ekologi”.

III.6. Penentuan Isu-isu Strategis

Dengan memperhatikan berbagai faktor dari pelayanan yang

mempengaruhi permasalahan yang ada sehingga perlu diatasi secara

bertahap. Adapun isu strategis yang ada di Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan adalah:

a. Peningkatan Sarana Prasarana pengelolaan arsip

Peningkatan sistem penyimpanan arsip in aktif (deri rak arsip

menjadi mobile file)

b. Peningkatan kualitas sumber daya aparatur

Pembinaan personil lebih profesional yang nantinya diarahkan ke

jenjang jabatan fungsional pustakawan maupun arsiparis , yaitu dengan

jalan menyekolahkan pegawai dalam bidang perpustakaan atau

kearsipan merekrut pegawai yang berlatar belakang pendidikan

perpustakaan dan kearsipan

b. Peningkatan sarana dan prasarana Perpustakaan Kota Surabaya

Sistem pelayanan perpustakaan diarahkan kepada sistem Digital

Library secara otomasi supaya informasi dapat dengan mudah diakses

(on line).

c. Peningkatan jumlah dan persebaran perpustakaan /taman bacaan

Untuk pemerataan pengetahun dan kesempatan peningkatan kualitas

sumber daya manusia di seluruh wilayah Kota Surabaya.



BAB IV

VISI, MISI, TUJUAN STRATEGI DAN KEBIJAKAN

IV.1 VISI DAN MISI SKPD

IV.1.1 Visi

Berpedoman pada arah pembangunan Kota Surabaya sebagaimana termuat

dalam RPJMD Kota Surabaya Tahun 2016-2021 yang signifikan dengan Visi

Misi Walikota dan Walikota terpilih serta mempetimbangkan berbagai hasil

analisa sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya, Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Surabya menetapkan visi yang sesuai dengan tugas dan

fungsinya yaitu:

”Mencerdaskan Masyarakat Surabaya dan Meningkatkan Kemandirian

dalam penyelenggaraan kearsipan sebagai memori kolektif bangsa”

Makna : - Mencerdaskan Masyarakat Surabaya yang berbudaya literasi

- Meningkatkan kemandirian kepada aparat pemerintah dan lapisan

masyarakat tentang pentingnya arsip sebagai sumber Informasi

terpilih yang dijadikan sebagai pembuatan kebijakan.

Tabel 4.1



IV.1.2. Pokok-pokok Visi dan penjelasan Visi

Tabel 4.2

No. Perwujudan Visi Pokok-pokok Visi Pernyataan Visi

1 Gemar Membaca Masyarakat

Cerdas

Mencerdaskan

masyarakat

Surabaya dan

Meningkatkan

Kemandirian

dalam

penyelenggaraan

kearsipan

sebagai memori

kolektif bangsa

2 Tertib Arsip Kemandirian arsip

Tabel 4.3

Visi Pokok-pokok Visi Penjelasan Visi

Mencerdaskan

masyarakat Surabaya

dan Meningkatkan

Kemandirian dalam

penyelenggaraan

kearsipan sebagai

memori kolektif bangsa

Mencerdaskan

Masyarakat Surabaya

Meningkatnya

kecerdasan

masyarakat surabaya

dengan menjadikan

membaca sebagai

budaya

Kemandirian

penyelenggaraan

kearsipan

Terwujudnya

kemandirian

penyelenggaraan

kearsipan baik di

SKPD/Unit Kerja

maupun masyarakat

Surabaya



IV.1.3. Perumusan Misi :

Untuk mewujudkan Visi pembangunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Surabaya Tahun 2016-2021, maka ditetapkan misi sebagai berikut:

1. Mencerdaskan masyarakat Surabaya melalui peningkatan minat dan budaya

baca.

2. Meningkatkan kemandirian pengelolaan kearsipan di seluruh SKPD, Unit kerja

dan BUMD.



Tabel 4.4

No. Visi Pokok-pokok visi

Stakeholder layanan

Misi SKPD lain

Pengguna

layanan

Pelaku

Ekonomi Lainnya

(√)

Rincian

misi (x) - (√)

Rincian

misi (√)

Rincian

misi

1 Mencerdaskan

masyarakat

Surabaya dan

Meningkatkan

Kemandirian

dalam

penyelenggaraan

kearsipan

sebagai memori

kolektif bangsa

Mencerdaskan

Masyarakat

Surabaya

v Dinas

Pendidikan,

TP PKK

Masyarakat,

Pelajar

Ikatan

Penerbit

Mencerdaskan

masyarakat

Surabaya melalui

peningkatan minat

dan budaya baca

2 Terwujudnya

kemandirian

penyelenggaraan

kearsipan baik di

SKPD/Unit Kerja

maupun

masyarakat

Surabaya

Seluruh

SKPD

SKPD, Unit

Kerja,

BUMD,

Sekolah,

Masyarakat

Pengusaha Meningkatkan

kemandirian

pengelolaan

kearsipan di

seluruh SKPD, Unit

kerja dan BUMD



IV.2 TUJUAN DAN SASARAN JANGKA MENENGAH SKPD

Dalam rangka mendukung upaya mengembangkan dan mewujudkan visi

dan misi yang telah ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan dan sasaran

strategis sebagai berikut:

IV.2.1 Perumusan Tujuan

1. Mewujudkan peningkatan minat dan budaya baca masyarakat melalui

peningkatan akses baca

2. Meningkatkan tata kelola administrasi pemerintahan yang baik.

IV.2.2 Perumusan Sasaran

1. Meningkatkan penggunaan akses layanaan baca masyarakat

2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip melalui

pengelolaan kearsipan yang baik sesuai ketentuan kearsipan secara

mandiri.

Adapun yang merupakan indikator dan target sasaran Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut



Tabel 4.5

Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan SKPD

NO TUJUAN SKPD SASARAN SKPD

TARGET KINERJA PADA TAHUN KE-

INDIKATOR

SASARAN 1 2 3 4 5

1 Mewujudkan

peningkatan minat

dan budaya baca

masyarakat melalui

peningkatan akses

baca

Meningkatkan

penggunaan

akses layanaan

baca

masyarakat

Prosentase

peningkatan

jumlah kunjungan

perpustakaan

10.00% 10% 10% 10% 10%

2 Meningkatkan tata

kelola administrasi

pemerintahan yang

baik.

Meningkatkan

penyelamatan

dan pelestarian

arsip melalui

pengelolaan

kearsipan yang

baik sesuai

ketentuan

kearsipan

secara mandiri

Jumlah SKPD dan

unit kerja yang

didampingi dalam

rangka

penyelamatan

dan tertib sistem

tata kearsipan

22.60% 41.70% 60.80% 79.90% 100%



IV.3 STRATEGI DAN KEBIJAKAN

IV.3.1 Perumusan Strategi

Tabel 4.6



Tabel 4.7

Sasaran, Indikator Kinerja Sasaran dan Strategi

No. Sasaran Indikator Kinerja Sasaran Strategi

-1 -2 -3 -4

1 Meningkatkan

penggunaan akses

layanaan baca

masyarakat

Prosentase peningkatan

jumlah kunjungan

perpustakaan

Meningkatkan akses baca

melalui penambahan

koleksi buku dan kualitas

layanan baca

2 Meningkatkan

penyelamatan dan

pelestarian arsip melalui

pengelolaan kearsipan

yang baik sesuai

ketentuan kearsipan

secara mandiri

Jumlah SKPD dan unit kerja

yang didampingi dalam

rangka penyelamatan dan

tertib sistem tata kearsipan

Meningkatkan

kemandirian pengelolaan

arsip SKPD dan unit kerja

dalam rangka

penyelamatan dan tertib

arsip



Tabel 4.8

Tujuan, Sasaran, Strategi, dan Kebijakan

VISI : Surabaya Kota Sentosa Yang Berkarakter dan Berdaya Saing Global Berbasis Ekologi

MISI 6 :Memperkuat Nilai-nilai Budaya Lokal Dalam Sendi-sendi Kehidupan Masyarakat

Tujuan Sasaran Strategi Kebijakan

Mewujudkan peningkatan

minat dan budaya baca

masyarakat melalui

peningkatan akses baca

Meningkatkan

penggunaan akses

layanaan baca

masyarakat

Meningkatkan akses

baca melalui

penambahan koleksi

buku dan kualitas

layanan baca

Penambahan koleksi buku

Meningkatkan kualitas

layanan baca

Meningkatkan pembinaan

terhadap petugas

pengelola layanan baca

Mengintegrasi sistem

informasi perpustakaan

Meningkatkan even

pustaka

MISI 8 :Memantapkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik

Meningkatkan tata kelola

administrasi pemerintahan

yang baik.

Meningkatkan

penyelamatan dan

pelestarian arsip

melalui pengelolaan

kearsipan yang baik

sesuai ketentuan

kearsipan secara

mandiri

Meningkatkan

kemandirian

pengelolaan arsip

SKPD dan unit kerja

dalam rangka

penyelamatan dan

tertib arsip

Memanfaatkan teknologi

untuk penataan,

penyelamatan dan

pelestarian arsip

Meningkatkan pembinaan

terhadap petugas

pengelola kearsipan

Meningkatkan sosialisasi

kearsipan

Menningkatkan monitoring

dan evaluasi SKPD dan

unit kerja untuk

menyelenggarakan

pengelolaan arsip secara

mandiri



BAB V

RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA,

KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF

V.1. RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN

Penyusunan program kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

diorientasikkan terhadap sasaran yang diharapkan dapat dicapai dalam periode

tahun 2016-2021. Rencana Program tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

meliputi kegiatan :

a) Kegiatan Pelaksanaan Tes Reading Text Levelling

b) Kegiatan Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan

c) Kegiatan Pengelolaan Layanan Baca

d) Kegiatan Penyediaan, Pengolahan, Perawatan Sarana Prasarana

Perpustakaan Umum Daeran dan Taman Bacaan Masyarakat

e) Kegiatan Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca

f) Kegiatan Akse Literasi

2. Program Penataan, Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip

Daerah meliputi kegiatan :

a) Kegiatan Layanan Informasi Kearsipan

b) Kegiatan Pembinaan Sistem Kearsipan

c) Kegiatan Penataan dan Pendataan Sistem Kearsipan Daerah

d) Kegiatan Pengadaan Sarana Penyimpanan, Pengolahan,

Pemeliharaan, Penyelamatan Kearsipan

3. Program Perencanaan Pembangunan Daerah meliputi kegiatan

a) Penyusunan dan Evaluasi Perencanaan Strategis

4. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran meliputi kegiatan

a) Penyediaan Barang dan Jasa Perkantoran Perangkat Daerah

5. Program Pembangunan dan Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Kedinasan meliputi kegiatan

a) Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Perkantoran

Dari program dan kegiatan yang telah ditetapkan dan sudah mengalami

perubahan di tahun 2017 tidak ada perubahan atau penambahan kegiatan lagi.

Namun dalam rangka penyelarasan pencapaian indikator terdapat perubahan

target dari beberapa indicator. Selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut:



Tabel 5.1

Rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran, dan Pendanaan Indikatif


Kota Surabaya

Tujuan Sasaran Indikator

Sasaran Kode

Program dan

Kegiatan

Indikator Kinerja

Program (outcome)

dan Kegiatan

(output) Kegiatan

Data

Capaian

pada

Tahun

Awal

Perencan

aan

Target Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan

Tahun-0 Tahun-1 Tahun-2 Tahun-3 Tahun-4 Tahun-5

Kondisi Kinerja

pada akhir

periode Renstra

SKPD

target Rp Targ

et Rp

Targ

et Rp

Targ

et Rp Target Rp Target Rp Target Rp

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (16) (17) (18) (19)

1 2 Perpustakaan

Mewuj

udkan

pening

katan

minat

dan

budaya

baca

masyar

akat

Mewuju

dkan

peningk

atan

minat

dan

budaya

baca

masyara

kat

Prosenta

se

peningka

tan

jumlah

kunjunga

n

perpusta

kaan

1 1

7

Program

Pengembanga

n Budaya

Baca dan

Pembinaan

Perpustakaan

Rata-rata

kunjungan layanan

baca per bulan

187172

kunjungan

/bulan

(2246064)

205889

kunjungan/

bulan

(2470670

kunjungan)

20.56

1.000

.000

24.361.

000.000

25.652.

000.000

27.237.

000.000

31.387.

000.000

32.98

1.000.

000

50% 32.98

1.000.

000

1. Persentase

peningkatan jumlah

event literasi yang

diselenggarakan

0%(141

event)

10%

10%

10%

10%

10%

10%



melalui

pening

katan

akses

baca

melalui

peningk

atan

akses

baca

2. Persentase

peningkatan jumlah

koleksi buku

84,05% 86,1

8%

88,6

3%

91,5

6%

95,23

%

100,0

0%

100%

3. Persentase

peningkatan jumlah

siswa yang terlibat

dalam tes reading

text levelling

0,69% 20,5

0%

40,4

0%

60,3

0%

80,10

%

100,0

0%

100%

4. Persentase

peningkatan jumlah

perpustakaan yang

berhasil dibina

6,86% 12,9

0%

17,8

5%

22,8

0%

27,74

%

33,00

%

33%

1 1

7

0

1

00

01

Pelaksanaan

Tes Reading

Text Levelling

Jumlah peserta tes

reading text

levelling

2000

pesrta

574

33

ora

ng

219.933

.399

574

33

oran

g

194.749

.246

57433

orang

224.341

.136

57434

orang

235.7

78.16

5

28916

6

orang

235.7

78.16

5

Jumlah laporan

pelaksanaan Tes

Reading Tex

Levelling

12

kali

175.398.

458

1 1

7

0

1

00

02

Pembinaan

Pengelolaan

Perpustakaan

Jumlah

perpustakaan yang

dibina

627

lembaga

100

lem

bag

a

413.517.

917

500

lem

bag

a

463.895

.149

500

lem

bag

a

463.895

.149

500

lemba

ga

532.198

.516

500

lemba

ga

559.6

06.67

7

500

lemba

ga

559.6

06.67

7



Persentase

Pembinaan

Pengelolaan

Perpustakaan

100% 337.6

77.18

1

1 1

7

0

1

00

02

Pengelolaan

Layanan Baca

Jumlah kegiaan

pengelolaan

layanan baca

48 kali 48

kali

18.347.8

78.693

Jumlah kunjungan

layanan baca di 557

lokasi

604

804

8

kunj

ung

an

22.117.

240.722

604

804

8

kunj

ung

an

22.117.

240.722

60480

48

kunju

ngan

22.117.

240.722

60480

48

kunju

ngan

22.11

7.240.

722

60480

48

kunju

ngan

22.11

7.240.

722

Persentase

Pengelolaan

Layanan Baca

100% 17.18

8.613

.729

1 1

7

0

1

00

04

Penyediaan,

Pengolahan,

Perawatan

Sarana

Prasarana

Perpustakaan

Umum

Daeran dan

Taman

Bacaan

Jumlah penyediaan

, pengolahan,

perawatan sarana

prasarana

perpustakaan

umum daerah dan

Taman Bacaan

Masyarakat

51429

buku

565

72

buk

u

1.845.43

6.207

650

58

buk

u

5.185.2

46.169

780

69

buk

u

5.185.2

46.169

97586

buku

5.185.2

46.169

12686

2

buku

5.185.

246.1

69

47557

7

buku

5.185.

246.1

69



Masyarakat

Persentase

Penyediaan,

Pengolahan,

Perawatan Sarana

Prasarana

Perpustakaan

Umum Daeran dan

Taman Bacaan

Masyarakat

100% 2.840

.849.

899

1 1

7

0

1

00

02

Publikasi dan

Sosialisasi

Minat dan

Budaya Baca

Jumlah kegiatan

pengembangan

minat dan budaya

baca

3 kali 3

kali

288.261.

552

171

kali

424.578

.854

188

kali

424.578

.854

206

kali

424.578

.854

226

kali

424.5

78.85

4

226

kali

424.5

78.85

4

Persentase

Publikasi dan

Sosialisasi Minat

dan Budaya Baca

100% 193.4

89.69

7

1 1

7

0

1

00

02

Akse Literasi Jumlah kegiatan

Akse Literasi

1 kali 1

kali

535.213.

722

1

kali

535.213

.722

1

kali

535.213

.722

1 kali 535.213

.722

1 kali 535.2

13.72

2

1 kali 535.2

13.72

2



1 2 Kearsipan

Menin

gkatka

n tata

kelola

admini

strasi

pemeri

ntahan

yang

baik.

Meningk

atkan

penyela

matan

dan

pelestari

an arsip

melalui

pengelol

aan

kearsipa

n yang

baik

sesuai

ketentu

an

kearsipa

n secara

mandiri

Jumlah

SKPD

dan unit

kerja

yang

didampi

ngi

dalam

rangka

penyela

matan

dan

tertib

sistem

tata

kearsipa

n

1 1

8

Program

Perbaikan

Sistem

Administrasi

Kearsipan

Persentase SKPD

dan unit kerja yang

tertib sistem

kearsipan

100% 10,7% 478.0

00.00

0

Program ,

Penyelamatan

, dan

Pelestarian

Dokumen/Arsi

p Daerah

Persentase SKPD

dan unit kerja yang

diakuisisi dokumen

arsip

11% (8

SKPD)

19% (6

SKPD)

1.933

.000.

000

Program

Penataan,

Penyelamatan

, dan

Pelestarian

Dokumen/Arsi

p Daerah

1. Persentase

jumlah arsip yang

diakuisisi

20,00% 20,0

0%

2.245.00

0.000

20,0

0%

2.364.0

00.000

20,0

0%

2.510.0

00.000

20,00

%

2.893.0

00.000

20,00

%

3.040.

000.0

00

20%

3.040.

000.0

00



2. Persentase

Perangkat daerah,

Unit Kerja, BUMD

dan Sekolah Negeri

yang tertib sistem

tata kearsipan

sesuai Ketentuan

8,20% 22,6

0%

41,7

0%

60,8

0%

79,90

%

100,0

0%

100%

2 1

8

0

1

00

01

Layanan

Informasi

Kearsipan

Jumlah kegiatan

layanan informasi

kearsipan

3 kali 8

kali

82.844.9

60

40

kali

263.988

.708

40

kali

263.988

.708

40 kali 263.988

.708

40 kali 263.9

88.70

8

40 kali 263.9

88.70

8

Persentase Layanan

Informasi Kearsipan

100% 77.39

3.250

2 1

8

0

1

00

02

Pembinaan

Sistem

Kearsipan

Jumlah PD yang

dibina sistem

kearsipannya

56

lembaga

98

lem

bag

a

128.057.

319

130

lem

bag

a

365.853

.799

130

lem

bag

a

365.853

.799

130

lemba

ga

365.853

.799

137

lemba

ga

365.8

53.79

9

681

lemba

ga

365.8

53.79

9

Persentase

Pembinaan Sistem

Kearsipan

100% 260.8

19.33

3

2 1

8

0

1

00

03

Penataan dan

Pendataan

Sistem

Kearsipan

Daerah

Jumlah perangkat

daerah yang

dilakukan penataan

dan pendataan

sistem kearsipan

daerah

104

lembaga

126

lem

bag

a

515.479.

721

126

lem

bag

a

542.715

.556



Jumlah kegiatan

pendataan dan

penataan sistem

kearsipan

54

kali

2.215.1

25.116

54

kali

2.215.1

25.116

54 kali 2.215.1

25.116

54 kali 2.215.

125.1

16

54 kali 2.215.

125.1

16

Persentase

Penataan dan

Pendataan Sistem

Kearsipan Daerah

100% 418.7

82.96

0

2 1

8

0

1

00

04

Pengadaan

Sarana dan

Prasarana

Sistem

Penyimpanan,

Pengolahan,

Pemeliharaan

dan

Penyelamatan

Sistem

Kearsipan

Daerah

Jumlah jenis

pengadaan sarana

penyimpanan,

pengolahan,

pemeliharaan dan

penyelamatan

kearsipan

32 jenis 32

jenis

1.518.75

8.043

Jumlah sarana

penyimpanan,

pengolahan,

pemeliharaan dan

penyelamatan

kearsipan yang

23

unit

1.065.9

75.471

23

unit

1.698.0

94.611

23

unit

1.956.8

26.069

23

unit

2.056.

180.3

37

23

unit

2.056.

180.3

37



diadakanSistem

Kearsipan Daerah

Persentase

Pengadaan Sarana

dan Prasarana

Sistem

Penyimpanan,

Pengolahan,

Pemeliharaan dan

Penyelamatan

Sistem Kearsipan

Daerah

100% 1.515

.737.

108

Program

Perencanaan

Pembangunan

Daerah

Persentase

ketepatan waktu

penyusunan dan

pelaporan

Dokumen

Perencanaan

Strategis dan/atau

sektoral

60% 60% 100

%

100

%

100

%

100% 100% 100%



2 0

1

0

2

00

01

Penyusunan

dan Evaluasi

Perencanaan

Strategis

Jumlah dokumen

penyusunan dan

evaluasi

perencanaan

strategis

9

dok

ume

n

48.677.5

04

12

dok

ume

n

96.500.

245

12

dok

ume

n

113.077

.769

12

doku

men

133.933

.056

12

doku

men

155.7

60.88

7

12

doku

men

155.7

60.88

7

Program

Pelayanan

Administrasi

Perkantoran

Tingkat kepuasan

pegawai terhadap

pelayanan

administrasi

perkantoran

2 0

2

0

1

00

01

Penyediaan

Barang dan

Jasa

Perkantoran

Perangkat

Daerah

Jumlah Jenis Barang

dab Jasa

Perkantoran yang

disediakan

8 jenis 8

jenis

2.743.77

6.881

Persentase

ketersediaan

barang dan jasa

perkantoran

100

%

1.515.7

37.108

100

%

1.515.7

37.108

100% 1.515.7

37.108

100% 1.515.

737.1

08

100% 1.515.

737.1

08

Prosentase

Penyediaan Barang

dan Jasa

Perkantoran

Perangkat Daerah

100% 1.515

.737.

108



Program

Pembangunan

dan

Pengelolaan

Sarana dan

Prasarana

Perkantoran

Persentase Sarana

dan Prasarana

Perkantoran dalam

Keadaan Baik

100% 100% 100

%

100

%

100

%

100% 100% 100%

2 0

2

0

2

00

01

Pemeliharaan

Sarana dan

Prasarana

Perkantoran

Prosentase

Penyediaan Barang

dan Jasa

Perkantoran

Perangkat Daerah

100% 1.515

.737.

108

Jumlah unit sarana

dan prasarana

Perkantoran yang

dikelola

8 jenis 8

jenis

2.743.77

6.881

8

jeni

s

2.946.7

84.135

8

jenis

3.132.7

79.813

umlah unit sarana

perkantoran yang

dipelihara dan

diadakan

345

unit

932.289

.394

345

unit

932.289

.394

345

unit

932.289

.394

345

unit

932.2

89.39

4

345

unit

932.2

89.39

4



BAB VI

INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN

DAN SASARAN RPJMD

Pada lima tahun ke depan kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

dilihat sebagai komitmen untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran

RPJMD Kota Surabaya.

Adapun Indikator kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan

mengacu pada tujuan dan sasaran RPJMD tidak mengalami perubahan

sebagaimana dapat dilihat pada Tabel berikut.

Tabel 6.1

Indikator Kinerja SKPD yang Mengacu pada Tujuan dan sasaran RPJMD

NO Indikator

Kondisi

Kinerja

pada awal

periode

RPJMD


Kondisi

Kinerja

pada akhir

periode

RPJMD

Tahun 0

Tahun

1

Tahun

2

Tahun

3

Tahun

4 Tahun 5

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1 Persentase koleksi

buku yang

termanfaatkan

73.1% 74.6% 76.1% 77.6% 79.2% 80.7% 80.7%

2 Persentase

pengunjung layanan

baca yang meminjam

buku

65.2% 68.5% 71.9% 75.5% 79.3% 83.2% 83.2%

3 Reading text leveling

semua level siswa

sekolah

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

4 Persentase jumlah

arsip yang diakuisisi 20.00% 20.00% 20.00% 20.00% 20.00% 20.00% 20%



NO Indikator

Kondisi

Kinerja

pada awal

periode

RPJMD


Kondisi

Kinerja

pada akhir

periode

RPJMD

5 Persentase Perangkat

daerah, Unit Kerja,

BUMD dan Sekolah

Negeri yang tertib

sistem tata kearsipan

sesuai Ketentuan

8.20% 22.60% 41.70% 60.80% 79.90% 100.00% 100%



BAB VII

PENUTUP

Dengan tersusunnya Review Rencana Strategis PD Tahun 2016-2021

pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya sebagai dasar di dalam

pelaksanaan tugas operasional penyelenggaraan dan pengelolaan urusan

perpustakaan dan kearsipan.

Dokumen Renstra PD memuat tentang sasaran, program dan kegiatan

yang akan dilaksanakan pada tahun 2016-2021. Dengan harapan, dalam

pelaksanaannya tidak mengalami hambatan dan akan menjadi lebih baik di

dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di bidang Perpustakaan dan

Kearsipan.

Dalam rangka menjamin terlaksananya kegiatan-kegiatan yang

tertuang dalam Renstra PD tahun 2016-2021maka perlu dirumuskan kaidah-

kaidah pelaksanaan sebagai berikut:

1. Renstra PD Tahun 2016-2021 merupakan acuan pelaksanaan program dan

kegiatan PD Tahun 2016-2021.

2. Renstra PD menjadi dasar untuk penyusunan Rencana Kerja SKPD Tahun

2016.

3. Dalam hal Renstra PD Tahun 2016-2021 tidak sesuai dengan

perkembangan keadaan dalam tahun berjalan yang berpengaruh terhadap

sasaran, kebutuhan keuangan serta program dan kegiatan, maka perlu

dilaksanakan review untuk penyesuaian Renstra PD melalui penyusunan

Perubahan Renstra PD tahun 2016-2021

.

reviu rencana strategik (renstra) dinas perpustakaan dan ... renstra 2016-2021...surabaya tahun 2018...

Documents