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Retos y Lecciones Aprendidas de los Programas de Modernización Tecnológica en Colombia. Bogotá, Marzo 2013

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Retos y Lecciones Aprendidas de los Programas de y p gModernización Tecnológica en Colombia.Bogotá, Marzo 2013

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Agenda

1. Programas de Modernización Tecnológica

2. Principales Retos

3. Lecciones Aprendidas

4. Nuevo Papel del Gerente de pProgramas

“Me he pasado los últimos 20 añosMe he pasado los últimos 20 años modernizándola, y ahora me dices que luce obsoleta!”

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Programas de Modernización TecnológicaDe los 1,500 CEOs que respondieron la Encuesta Global 2012, el 95% respondieron que la habilidad para la innovación tecnológica será una factor clave para la competitividad y S ibilid d d l i ió lSostenibilidad de la organización en los próximos 5 años.

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Programas de Modernización Tecnológica

High 1. High fixed costs for application support and

These programs enable targeted transformation initiatives, allowing to better align IT investments with their business objectives over time. 

Application modernization enables clients to reduce total cost of ownership and align business and IT investment while improving High 

Maintenance Costs

1. High fixed costs for application support and maintenance.2. Skills to support legacy applications are limited3. Limited application knowledge and supporting documentation ‐ applications b “ h bl ” d d d

ownership, and align business and IT investment while improving business agility TimeToMarket. 

IT Heterogeneous Ecosystem

become “untouchable” and outdated

4. The application landscape may have evolved to a complex mix of technologies, applications, and versions5 Applications can be inflexible existing in

Business Needs

5. Applications can be inflexible ‐ existing in disconnected silos with long change cycles

6. Business and IT alignment is often lacking 

7 Client is moving to a cloud environment but isIT Infrastructure

Compliance

7. Client is moving to a cloud environment but is not sure what to do to move their application portfolio

8. Facing regulatory pressures

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Programas de Modernización TecnológicaAlt

Transformación del modelo de operación del negocio

Alto

No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.

1. Quick Fixes 3. Modernización Arquitectura 

4. TransformaciónModelo de

2.ModernizaciónAplicaciones

Aplicaciones no alineadas a la operación de la organización,

operación del negocioNuevas iniciativas estratégicas

No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.

1. Quick Fixes

qEmpresarial

Foco Transformación del Negocio

2.ModernizaciónAplicaciones

p

3. Modernización A it t

Operación

Aplicaciones inflexibles, difíciles de

operación de la organización,Time to Market no responde a necesidades del negocioInflexibilidad causada por aplicaciones acopladas

Nivel deComplejidad

No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.

1. Quick Fixes 2.Modernización

Foco Estrategia y Arquitectura TI

Aplicaciones Arquitectura TI

Problemas e incidentes críticosGran presión por plazos

pmodificarAltos costos de mantenimiento (correctivo, evolutivo)

No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y, a continuación, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.

1. Quick Fixes

Aplicaciones

Foco Area Aplicaciones

p p pCambios oportunísticos

TiempoBajo

Foco Táctico

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Retos de los Programas de Modernización

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Lecciones Aprendidas

Program Sponsor&

Steering CommitteeConsolidated Initiative

Initiative Priorities/Guidance

‐ Program Leadership ‐ PMO Team

tiatio

nff

Initiat

InitiativeProgress Reporting

Planning &  Comm. &  Issues  Change l

Initiative Init

kick‐of tive Close

Individual Initiative

Requirements,Services,Documentation

Monitoring Reporting Management Control

Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Individual Initiatives ‐ Initiative Owners, Leaders & Users

TrackDefine   Setup  Plan Transition

InitiativeProgress Reporting

& Deliverables

Run

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Pl i & M it i

Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

Esquema Bigbang vs. Rolling wave planning

Planning & Monitoring Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Priorizar por Valor al Negocio vs. Esfuerzo/Costo

Integre en la planeación a las áreas implicadas

Maximizar el trabajo en paralelo.Maximi ar el trabajo en paralelo.

Gestión de Interdependencias y control de hitos por fases de proyectoWave I:

CONTROL & LEVERAGE

Wave II: INTEGRATIONSegment/Audience

Focused Initiatives

Wave III: INSIGHT

REVENUEGROWTH /

EFFECTIVENESS

Includes Marketing and Relationship

Management

Channel/ Common Services Focused

AccountOpening

Enhancement -Web

Product Design

Integration

Extended Campaign

Management

Advanced Segment and

Channel Analytics

Ad dAd d

Basic Opportunity

Management -Field

Basic Opportunity

Management –Contact Center

Lead Delivery Using Existing

Data Analysis –Contact Center

Lead Delivery Using Existing Data Analysis –

Field

Deploy End-to-End Campaign Management

Account Opening

Enhancement

Client/CustomerValuation

Consistent CustomerSegment and

Consistent CustomerServices Focused

Initiatives

OPERATIONAL EFFICIENCY

Includes Service and Sales Support

Enabling

Consistent Customer

Experience all Touchpoints

Extend Service Environment

Self ServicePhase 2

Enhanced

AdvancedLead

Management

AdvancedOpportunity Management

Extend GenesysCTI and IVR

Workforce Management

Enhance Existing Service Case

PerformanceManagement

Fulfillment

Customer Experience -

Contact Center

Self ServicePhase 1

Segment and Channel Reporting

and Analytics

Customer Experience -

Field

Enabling Infrastructure

BUILD CAPACITY TO SERVE

Includes IT Infrastructure

Multi-channel Self Service

Channel Support

Initial3600 Data View

Service Case Management

Establish Integrated Data

Warehouse

Extended 3600

Data View

Data Mart Operational

Process Improvement

Make Analytics Actionable

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

C i ti & R ti Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Establezca mecanismos de comunicación formales que cubran todos los 

Communications & Reporting

niveles de stakeholders.

La Gestión de Expectativas o gestión del alcance (paradoja del “Huevo o la gallina”).

Tenga Actitud de Servicio para identificar nuevas oportunidades (Win‐Win).Steering Committee

Monthly status reporting (summary status reports)

Illustrative

Program Management Office

• Weekly status reporting by conference call (savings/growth opportunity summary reports)

• Monthly status reporting (summary status reports)

• Weekly conference call• Detail savings/growth opportunity reports• Key milestone status

(savings/growth opportunity summary reports)

Project Team Leader/ PMO Liaison

Business Unit 1

y• Problem areas highlighted

Manufacturing

Business Unit 2

Sourcing Human Resources

Legal

Information Technology

Finance

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

C i ti & R ti 7 Di i

Progress Report –Period #Progress Report –Period #

Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Communications & Reporting – 7 Dimensiones

Integrated Project Plan Status Report

Stakeholders are committed

Business benefits are realized

Work and schedule are predictable

Manage integrated

project plan

Integrated Project Plan Status Report

Stakeholders are committed

Business benefits are realized

Work and schedule are predictable

Manage integrated

project plan

Team is high performing

Scope is realistic and managed

Risk are mitigated

Delivery organization’s benefits are realized

planTeam is high performing

Scope is realistic and managed

Risk are mitigated

Delivery organization’s benefits are realized

plan

Actions Red: Urgent, corrective action required immediatelyYellow: Warning, corrective action required near term Green: Progressing according to plan

Actions Red: Urgent, corrective action required immediatelyYellow: Warning, corrective action required near term Green: Progressing according to plan

Budget reports are 

Budget Tracking - Earned Value as of 3/6/2004

Description

Total Budget per Phase $

Forecasted Cost $ Actual Cost $

Total Work Units per Phase

Forecasted Work Units

Actual Work Units

Cost Indicator

Schedule Indicator Status

BPPs 4,000,000 1,600,000 1,600,000 4,200 1,800 2,100 100% 110% GI t f 5 000 000 2 000 000 1 900 000 250 100 100 102% 100% G

integrated with status reports.

Interfaces 5,000,000 2,000,000 1,900,000 250 100 100 102% 100% GConversions 2,500,000 1,250,000 1,100,000 400 200 180 110% 90% YEnhancements 1,500,000 750,000 500,000 100 50 40 67% 80% RChange Management 1,250,000 600,000 700,000 1,000 500 450 90% 90% YTraining 2,000,000 1,000,000 800,000 1,000 500 500 120% 100% GTechnical Infrastructure 1,000,000 500,000 500,000 N/A N/A N/A 100% 100% G

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

C & Fi R I f

Comm. &Reporting

I M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

1 Evalúe todas las dimensiones de la situación (Estratégico táctico y

Issues Management

1. Evalúe todas las dimensiones de la situación (Estratégico, táctico y operativo). Use el pensamiento sistémico, analice como las partes interactúan con el todo y entre sí.

2. Apueste al cumplimiento del objetivo de negocio, no el suyo o el de un proyecto.

3. Apóyese en otros, colabore con equipos interdisciplinarios de todas las partes involucradas en el problema.

4. Piense “fuera de la caja”, sea creativo.

5. Mire un Issue como una oportunidad.6. Tome decisiones, piense rápidamente un “workaround” y planifique la 

solución definitiva (evite el “analysis paralysis”).7. Establezca un mecanismo de control/información periódico.

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

Ch C t l Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Controlar cambios es una labor clave y constante del Program Manager sin

Change Control

Controlar cambios es una labor clave y constante del Program Manager sin importar que tan bien planeo, siempre va a enfrentar cambios en el alcance, tiempo y recursos planeados inicialmente.

Hay ajustes que pueden parecer dentro del alcance de un proyecto peroHay ajustes que pueden parecer dentro del alcance de un proyecto pero que impactan al resto del programa.

There are four basic steps for managing program change

IncorporateAgreeAssess

Register

• Register

• Assess impact

The level at which approval is required depends upon the impact of the change

Impact Who agrees

Register

Change Request

p

• Agree or reject

• Incorporate into baseline plan

Within  project

Within the program

Project Manager

Program Manager

Reject

.... ripple factor

Outside the program Program Sponsor/Steering Group

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

C t t M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Haga “shadowing” de las

Contract Management

Haga  shadowing  de las condiciones de servicio (pe. SLAs/penalidades). EXAMPLE SUPPLIER MANAGEMENT APPROACH

Establezca mecanismos de transferencia de riesgo contractuales (pe funcionamiento de un

Program Management& Workstreams

(pe. funcionamiento de un producto).

Fi i t lú d

Program OfficeContract & Third Party Administration

Financieramente evalúe proveedores con el músculo financiero necesario para aguantar la “maratón” del programa

Third Party Supplier A

Third Party Supplier C

Third Party Supplier E

programa. Third Party Supplier B

Third Party Supplier D

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

Fi i l M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Su principal meta es el control de costos dentro del presupuesto de costos

Financial Management

Su principal meta es el control de costos dentro del presupuesto de costos del lado del cliente o de la rentabilidad si es un proveedor de TI.

H lid d l d l fi d l CHaga reporte consolidado mensual de las finanzas del programa. Compare lo planeado vs. Lo ejecutado y use proyecciones con la técnica del valor ganado (EVA).

Durante el mes haga control de daños y acciones de recuperación.

Balancee los costos entre proyectos.

Sea austero con los gastos misceláneos, no los use si no es estrictamente necesario.

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

R M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Defina un esquema de Governance del programa alineado con el esquema 

Resource Management

de comunicaciones (reuniones técnicas, comités de proyectos, comité de programa, comité ejecutivo).

Defina una estructura balanceada de recursos al inicio de cada proyecto ya que ese es el éxito de su modelo de costos de Labor (5 niveles).

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

I f t t M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Infrastructure Management

Program Infrastructure

Ensure Program Facilities, Technology, Logistics

Objectives:Ensure physical program team environment is setup prior to the need to ensure high performing team resources and organizations. Ensure program tools, capabilities required such as network access, desks, phones, website tools, project planning tools, collaborative 

Suggested DeliverablesKey Activities

p g , p q , , p , , p j p g ,tools, testing environments and team rooms are established.

Develop project infrastructure plan

Define accountabilities

Develop project plan and link to key master plan milestones

Program Infrastructure Plan

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

D t M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Acceso y uso al repositorio de calidad y los estándares de la compañía

Document Management

Acceso y uso al repositorio de calidad y los estándares de la compañía sobre la cuál se ejecuta el programa.

C li i i d d lCentralice un repositorio de programa y uno para cada proyecto que lo compone.

Incluya en el repositorio las políticas y procedimientos propios del programa/proyecto.

El repositorio de documentos administrativos puede estar separado o no de los documentos técnicos/fuentes (ambos esquemas tienen pros/contras, tome la decisión basado en los features de producto de Content/Configuration Mgmt que tenga).

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Program Management OfficePlanning & Monitoring

Issues Management

Change Control

Contract & Fin Resource Document Infrastructure

Comm. &Reporting

K l d M t Contract & Fin. Mgmt.

ResourceManagement

Document Management

InfrastructureManagement

Quality Management

Risk Management

BenefitsManagement

KnowledgeManagement

Establezca procedimientos estándar de ONBOARDING/OFFBOARDING de recursos a los proyectos

Knowledge Management

recursos a los proyectos.

Establezca planes estándar de capacitación del programa y para tecnologías específicas.

l l f ó l lAlinee las metas de certificación de los individuos con las metas de conocimiento del programa.

Controle…

Develop methods of and opportunities for knowledge transfer and build into project plans

Implement ongoing feedback process from Sun Life employees to ensure the delivery of knowledge sharing

Agree key skills to be built and knowledge to be shared

Construct development plan per individual that reflects knowledge transfer activities and expected outcomes

Identify technology repository requirements  to support the knowledge transfer process

PMO monitors knowledge sharing status as part of weekly reporting processPMO ensures all information is

captured at end of project and knowledge transfer has been achieved

PMO takes corrective action where required

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Preguntas y Respuestas