retningslinjer for etikk og samfunnsansvar · definisjon: etikk handlar om kva som er rett og galt...

Retningslinjer

for

etikk og

samfunnsansvar

Rutineansvarleg: Banksjefen Erstattar: 25.303.2015 Gyldig frå: 31.03.2016

Godkjent av: Styret 31.03.2016 Side 2 av 12

Innhald

1. Etiske retningslinjer ..................................................................................................................................................... 4

1.1 Innleiing ............................................................................................................................................................. 4

1.2 Personleg ansvar og integritet .................................................................................................................. 4

1.3 Administrative og organisasjonsmessige tilhøve ............................................................................. 6

1.4 Forholdet til kundar og leverandørar .................................................................................................... 8

1.5 Brot på dei etiske retningslinjene ........................................................................................................... 8

2 Retningslinjer for samfunnsansvaret til banken ............................................................................................... 8

2.1 Forholdet til konkurrentar, leverandørar og andre ......................................................................... 9

2.2 Banken og menneskerettane ..................................................................................................................... 9

2.3 Banken og miljøet .......................................................................................................................................... 9

2.4 Banken, styresmaktene og samfunnet ............................................................................................... 10

2.5 Banken og kundane .................................................................................................................................... 10

2.6 Banken og leverandørane ........................................................................................................................ 11

2.7 Banken og konkurrentane ....................................................................................................................... 11

2.8 Banken og dei valde representantane / tillitsvalde ...................................................................... 11

2.9 Banken og dei tilsette ................................................................................................................................ 11

2.10 Banken og media....................................................................................................................................... 11

3 Oppfølging ...................................................................................................................................................................... 12



Endringstabell

Dato: Ansvarleg: Kommentar:

14.12.2005 Styret Ny

25.03.2009 Styret Justeringar og tillegg

18.03.2010 Styret Mindre korrigeringar

17.03.2011 Styret Ingen endring

15.03.2012 Styret Ingen endringar sidan 18.03.10

11.03.2014 Styret, handsama i leiargruppa januar 2014 Korrigering og tillegg for samfunnsansvar

25.03.2015 Styret Ingen endringar

16.04.2015 Banksjefen 1.3.1 IKT 11, retta til IKT-202 Retningslinjer for bruk av internett

31.03.2016 Styret Ein ny setning under 1.1 elles ajourføring etter lov om finansføretak (ny frå 1.1.2016)



1. ETISKE RETNINGSLINJER

1.1 INNLEIING

Dei etiske retningslinjene til Voss Sparebank gjeld for både tilsette og tillitsvalde i banken.

Definisjon: Etikk handlar om kva som er rett og galt og set normer og prinsipp for kva som er

rett handling mellom menneske. Til dømes god folkeskikk innan ulike kulturar og folkegrupper.

Etiske normer er nødvendige for at menneskeleg samhandling skal fungera på ein god måte.

Verksemda til Voss Sparebank er avhengig av kundane sin tillit og byggjer på truverdet mellom

kunden og banken. Dette forholdet er avgjerande for banken si utvikling og eksistens, noko som

også går fram av visjonen og forretningsidéen til banken.

Banken forventar at leiarane og nøkkelpersonar går føre som gode etiske eksempel.

Visjon: VOSS SPAREBANK – DIN LOKALE MEDSPELAR

Voss Sparebank skal vera ein sjølvstendig, engasjert og trygg medspelar i utviklinga av

lokalsamfunn og næringsliv.

Forretningsidé:

Voss Sparebank skal vera ein sjølvstendig, solid og tillitsvekkjande lokalbank.

Vår idé er å gje utviklingstilhøve for privatpersonar og verksemder i Voss og omkringliggjande

kommunar. Det skal me gjera ved å tilby eit breitt spekter av konkurransedyktige produkt og

tenester, gjennom personleg, aktiv og tillitsskapande rådgjeving.

Dei etiske retningslinjene til banken presiserer forventingar og krav som banken stiller til dei

tilsette sin handlemåte og åtferd. Som forvaltar av kundane sine midlar, vert det stilt høge krav

til den enkelte sine etiske haldningar. Tillitsvalde og tilsette er i all si framferd, både i og utanfor

arbeid, forplikta av desse retningslinjene.

I tillegg vil det vera mange forhold som ligg i ei gråsone, som ikkje er omtala her, men der kvart

enkelt tilfelle må vurderast etter beste skjønn.

Ta kontakt med overordna ved tvil!

1.2 PERSONLEG ANSVAR OG INTEGRITET



Ingen tilsett i banken skal opptre på ein slik måte at vedkomande si rettskaffenheit og integritet

med rette kan bli trekt i tvil.

Dette kan også omfatta dei tilsette sine handlemåtar eller mangel på slike overfor sine næraste, i

det etterfylgjande vert «nærståande» nytta. Med dette meiner me ektefelle, ugifte sambuande,

forlovede, slektningar i opp- og nedstigande linje, sysken, ektefellene til dei nemnde personar og

andre som står kvarandre personleg nær (Jf. Dekningslova § 1-5). Vidare inngår selskap,

foreining, lag og liknande, der den tilsette eller nokon av dei nemnde har vesentleg innflyting.

Også andre personlege relasjonar kan etter ei konkret vurdering likestillast med nærståande..

Det skal arbeidast for åtferd som legg forholda til rette for at dei tilsette kan behalda og utvikla

sin personlege integritet .

1.2.1 TEIEPLIKT

Tilsette og tillitsvalde har teieplikt i samsvar med lov og føreskrifter.

Lov om finansføretak §§ 9-6, 9-7, 16-2 og 18-5 omhandlar teieplikt.

Det er heilt grunnleggjande for omdømmet og tilliten til banken at ein handlar korrekt i høve til

både teieplikta og opplysningsplikta.

Teieplikta gjeld ikkje når tilsette i samsvar med lov har plikt til å gje opplysningar. Når

utanforståande meiner å ha rett til å få opplysningar, som er omfatta av teieplikta, skal det

utvisast stor forsiktigheit før oppmodinga om opplysningane eventuelt vert imøtekomen. Slike

oppmodingar skal vera skriftlege, og visa til relevant lovvedtak, i det ein føreset at dei som krev

opplysningar kan dokumentera at informasjonen kan gjevast utan at teieplikta vert krenka. Slike

oppmodingar skal handsamast på leiarnivå.

Ingen tilsette i banken skal via datasystema, eller på anna måte søkja opplysningar om andre

tilsette eller kundar når det ikkje er nødvendig for arbeidet til vedkommande.

Jamfør òg IKT 31 – Datadisiplinerklæringa for tilsette i banken som ligg på intranettet.

Mellom tillitsvalde og mellom tilsette skal berre utvekslast informasjon som er nødvendig for

arbeidet.

Medlemer av styret, kontrollnemnda og varamedlemer, tilsette inkl. reinhaldspersonale og

vikarar skriv under på eiga erklæring om teieplikt ved tiltreding. Teieplikta gjeld også etter

avslutta arbeidsforhold.

Lov om Finansføretak § 9-5 omhandlar habilitet.

Ingen må ta del i handsaminga av saker, eller freista å påverka ei avgjersle når det ligg føre

særlege forhold som er eigna til å svekkja tilliten til hans eller hennar uavhengigheit (habilitet).

Eit slikt forhold kan for eksempel vera at vedkommande sjølv, eller hans eller hennar

http://www.lovdata.no/all/hl-19610524-001.html#21



nærståande direkte eller indirekte har, eller kan oppfattast å ha, økonomisk eller personleg

interesse i saka.

1.2.3 VARSLING

Teieplikta skal ikkje hindra tilsette i å varsla om verksemd eller handlingar som skjer på vegner

av banken, eller i banken sitt namn og som strir mot gjeldande lover eller forskrift.

Banken reknar med at dei tilsette aktivt bidreg til at ulovlege forhold ikkje oppstår, eller vert

stoppa ved å syta for at opplysningar om saka vert førelagt banken i samsvar med reglane rundt

varsling av kritikkverdige forhold.

Banken har utarbeidd eiga rutine for varsling, rutine 9.14 i rutinehandboka. Sjå også

Retningslinjene for HMS.

1.3 ADMINISTRATIVE OG ORGANISASJONSMESSIGE TILHØVE

1.3.1 TILSETJINGSFORHOLD OG FORHOLDET TIL BANKEN/ ARBEIDSGJEVAR

Som hovudregel skal nærståande ikkje arbeida under same leiar, eller i same avdeling.

Nærståande kan ikkje ha stillingar der den eine er direkte overordna den andre.

Ut over dei krav som vert stilte for å sikra tilfredsstillande kontroll, god og upartisk handsaming,

ynskjer Voss Sparebank ikkje å gjera det vanskeleg å tilsetja nærståande i banken.

Ingen tilsett i banken skal nytta stillinga si til å påverka tilsetjingssaker, slik at det skjer ei

favorisering på grunnlag av andre kriteria enn dei som er direkte relevante for den aktuelle

stillinga.

Arbeidsforhold, eller verv som kan tenkjast å koma i strid med dei etiske reglane til banken skal

avklarast skriftleg med overordna. Det er ein føresetnad at arbeidsforholdet ikkje er i

konkurranse med banken.

Arbeidstida skal nyttast effektivt. Arbeidstida skal ikkje nyttast til private gjeremål som er

mogleg å ordna før, eller etter avslutta arbeidsdag. Jamfør her også IKT 11 retningslinjer for

Internett.

Det vert forventa at alle tilsette i banken har ordna økonomi og ikkje mislegheld lån eller

innskotskonti.

Alle skal setja seg inn i og lojalt fylgja retningslinjer, instruksar og vedtak fatta av banken.

1.3.2 FØRING ELLER ENDRING AV EIGNE ELLER KONTI TIL NÆRSTÅANDE



Tilsett i banken har ikkje høve til å føra transaksjonar og endringar på eigne, eller konti som den

tilsette disponerer. Tilsvarande gjeld for ektefelle, sambuar eller næraste familiemedlemar sine

konti.

Tilsette, som disponerer andre sine konti i banken, må ha skriftleg og spesifisert fullmakt frå

kontoinnehavaren. Kontantuttak skal ikkje føretakast i eigen kasse.

Tilsette må heller ikkje innvilga lån, fastsetja eller endra forretningsvilkår, eller på annan måte

føreta vurderingar på vegner av banken som rører ved eigne personlege interesser. Heller ikkje

må det skje overfor familiemedlemmer eller så nær slekt som svograr/ svigerinner og

syskenbarn. Tilsvarande gjeld overfor privat og offentleg verksemd/ foreining der ein har

økonomisk interesse eller tillitsverv.

Når ein leiar vert vurdert som inhabil kan også vedkommande sine underordna vera inhabile.

Ein tilsett kan likevel førebu saker for vedtakande organ, der leiaren vert vurdert som inhabil og

når det utan tvil ikkje ligg føre nokon interessekonflikt. Det er den tilsette sitt ansvar å avklara

habilitet med næraste overordna.

Føremålet med reglane er primært å førebyggja mot misbruk, men også å sikra at eventuelle feil

som måtte verta gjort av ein tilsett, ved eit hendeleg uhell, ikkje kan tolkast som forsøk på

misbruk til økonomisk fordel for seg sjølv eller familiemedlemmer.

1.3.3 HANDEL MED VERDIPAPIR

Tilsette kan handla verdipapir, men må ikkje driva verdipapirhandel i eit omfang som går på

bekostning av arbeidet i banken, eller står i eit misforhold til den tilsette sin økonomiske

situasjon.

For dei av banken sine tilsette, som på vegner av banken, står for handel med verdipapir, eller

har innsyn i slike handlar, vert det vist til eigne retningslinjer om eigenhandel med finansielle

instrument, rutine 6.1 Eigenhandel verdipapir.

Ved alle former for likviditetsplasseringar eller kjøp av verdipapir for banken, skal ein stilla

strenge krav til dei etiske sidene ved drifta hjå den einskilde låntakar. Dersom ein kjenner til at

verksemda driv med til dømes våpen, alkohol/tobakk, brot på grunnleggjande menneskerettar

eller utan å ta nødvendige miljøomsyn, skal ein ikkje plassera pengar i selskapet.

Kjøp eller sal av verdipapir må ikkje føretakast av nokon som har innsyn eller fortrulege

opplysningar om verdipapira, utstedaren av desse eller andre forhold som er eigna til å påverka

prisen på verdipapiret vesentleg. Ein føreset at alle tilsette i banken, i all handel av verdipapir

(også ikkje børsnoterte) etterlever dette prinsippet.

Misbruk av innside informasjon er straffbart. Jamfør lov om verdipapirhandel.



1.4 FORHOLDET TIL KUNDAR OG LEVERANDØRAR

Ingen tilsette skal la beslutningar, handlingar eller unnlating av slike, bli påverka av utilbørleg

press eller «smøring» frå partar, verken eksterne eller interne. Slike forsøk skal utan opphald

rapporterast til næraste overordna.

Tilsette skal ikkje nytta tilsetjingsforholdet i banken til å oppnå fordeler ved private innkjøp,

låneopptak eller liknande. Dette gjeld også tilsette sine nærståande. Unnateke dette er formelt

etablerte ordningar som gjev alle tilsette i banken dei same fordelene.

1.4.1 GÅVER

Med gåver meinest her ikkje berre materielle gjenstandar, men også andre fordeler i form av

honorar, faglege reiser, arrangement eller liknande. I nokre samanhengar kan likevel gåver eller

ytingar av ubetydeleg verdi aksepterast. Eksempel på slike gåver er blomar, konfekt, eller

liknande.

Næraste overordna skal alltid informerast om slike gåver.

Tilsette skal ikkje, verken for seg eller andre, ta imot gåver, eller andre ytingar eller fordeler som

er eigna til å påverka handsaminga eller avgjerda i ei sak. Dei skal heller ikkje bruka stillinga til

å skaffa seg sjølv eller andre urettvis fordel, sjølv om desse fordelane ikkje vil påverka deira

tenestehandlingar.

Ved gåveoverrekkingar frå banken skal ein nytta eit nøkternt nivå. Motiva til banken, eller

integriteten til mottakar må ikkje kunna trekkjast i tvil ved slikt gåver. Reglane i skattelova gjeld

også her.

1.4.2 REISER OG ARRANGEMENT

Deltaking i arrangement i regi av samarbeidspartner med banken skal berre skje dersom

arrangementet har eit relevant fagleg innhald.

1.5 BROT PÅ DEI ETISKE RETNINGSLINJENE

Brot på dei etiske retningslinjene kan få fylgje for tilsetjingstilhøvet i banken. Alvorleg brot

medfører tap av stillinga.

2 RETNINGSLINJER FOR SAMFUNNSANSVARET TIL BANKEN



Desse retningslinjene om samfunnsansvaret omhandlar korleis verdiskapinga til banken baserer

seg på lønsemd, ansvarleg og bærekrafig drift og er ein del av samfunnsansvaret til banken etter

rekneskapslova § 3-3 c.

Retningslinjene omfattar finansielle, miljømessige og sosiale spørsmål og risiko. Verksemda til

banken, produkt og tenester skal spegla dei utfordringane samfunnet står overfor og det

kundane er opptekne av.

Banken skal visa ansvar i utøving av all verksemd, med målsetjing om å skapa langsiktige

resultat og løysingar for kundane til banken og samfunnet. Dei produkta banken tilbyr skal vera

nyttige for samfunnet og lønsame for banken, og banken skal ha ei aktiv haldning til

samfunnsansvar i produkttilboda til kundane og i kredittvurderinga.

Banken skal ha høg etisk standard og dei etiske retningslinjene skal vera kjende for alle tilsette.

Konsekvensen av brot på dei etiske retningslinjene skal vera tydeleg kommunisert ut i

organisasjonen.

2.1 FORHOLDET TIL KONKURRENTAR, LEVERANDØRAR OG ANDRE Banken skal alltid opptre ryddig og korrekt overfor både konkurrentar, leverandørar og andre.

I samtale med kundar skal vi omtala våre tilbod positivt og ikkje omtala konkurrentane negativt.

2.2 BANKEN OG MENNESKERETTANE

Banken stør og respekterer vern av internasjonalt anerkjente menneskerettar og skal på ingen

måte medverka til brot på desse. Banken har verksemda si i Noreg og møter ikkje store

utfordringar i høve til menneskerettar i den daglege drifta. Gjennom val av produkt og

leverandørar ynskjer banken å fremma støtte og respekt for anerkjente menneskerettar.

2.3 BANKEN OG MILJØET

Voss Sparebank vart hausten 2013 sertifisert som Miljøfyrtårn og skal arbeida aktivt i samsvar

med punkta i Miljøvegvisaren. Viktige område i så måte er det ytre miljø, arbeidsmiljø, innkjøp,

energi, transport og avfall. Miljøvegvisaren er tilgjengeleg på heimesidene til banken, saman

med offentleg tilgjengelege dokument om samfunnsansvaret som også inkluderer dette

dokumentet.



2.4 BANKEN, STYRESMAKTENE OG SAMFUNNET

Banken skal etterleva gjeldande lover og forskrifter, og under dette forvalta dei midlar banken

har til rådvelde på ein trygg måte. Banken og dei tilsette skal ikkje på nokon måte oppmoda, ta

initiativ til brot på, eller omgåing av gjeldande lover, forskrifter eller banken sine eigne

retningslinjer .

Banken skal vera ein aktiv bidragsytar i lokalsamfunnet i samsvar med den strategiske

forretningsplanen til banken.

Med aktiv bidragsytar meinest:

Eit ynskje om å bidra til å få i gang lokale, bærekraftige tiltak som skapar vekst og

utvikling i lokalsamfunnet og som samtidig gjev banken grunnlag for vidare utvikling og

inntening.

Eit ynskje om å bidra til og betra den finansielle stillinga og lønsemda til kundane til

fordel for kundane og banken.

Å bidra gjennom banken si årlege gåveutdeling.

Det kan oppstå situasjonar der banken står overfor valet mellom å fylgja legitime

forretningsmessige interesser eller interessene til samfunnet. I slike tilfelle skal vedtaket fattast

av styret når saka er av stor viktigheit.

2.5 BANKEN OG KUNDANE

Banken skal vera ein samarbeidspartner og medspelar med høgt truverde og stor kompetanse.

Informasjonen til kundane skal vera nøyaktig, forståeleg og påliteleg, slik at kundane får høve til

gode og rasjonelle val av produkt og tenester.

Marknadsføring og rådgjeving av sal av produkt og tenester skal utførast sakleg, med korrekt

informasjon og i samsvar med marknadsføringslova. I rådgjeving og sal skal dei tilsette ha fokus

på kunden si interesse. Prisane for dei viktigaste tenestene skal vera tilgjengeleg i

ekspedisjonslokalet og på heimesidene.

Banken skal vera open for alle typar kundar. Det skal ikkje finnast diskriminering basert på

alder, kjønn, rase, nasjonalitet eller sivil status

Kundane skal møtast med respekt og venleg handsaming. Kjem ein personleg låntakar i

økonomiske vanskar, skal dei tilsette visa god forståing for problema til kunden. Ein skal freista

å koma fram til løysingar som er akseptable for kunden, samtidig som dei tenar banken sine

interesser.

Krav og klager som vert sett fram mot banken skal handsamast på ein god og ryddig måte. Slike

krav og klager skal føreleggjast for banksjefen.



2.6 BANKEN OG LEVERANDØRANE

Banken sitt val av leverandørar skal spegla haldningane til banken sitt samfunnsansvar.

Banken skal difor fortrinnsvis inngå avtalar med leverandørar som i heile verksemda si

respekterer grunnleggjande menneske- og arbeidstakarrettar, og som er bevisst

samfunnsansvaret sitt ved val og oppfølging av underleverandørar.

2.7 BANKEN OG KONKURRENTANE

Banken skal gje konkurrentane sine effektiv og fair konkurranse. Opplysningar som banken gjev

om seg sjølv og produkta sine skal vera korrekte. Tilsvarande gjeld opplysningar vedkommande

konkurrentar og produkta deira, t.d. samanliknbar reklame.

Banken skal visa respekt for konkurrentane og ikkje nedvurdera dei eller produkta deira.

2.8 BANKEN OG DEI VALDE REPRESENTANTANE / TILLITSVALDE

Banken skal møta dei tillitsvalde med respekt og rettidig gje dei opplysningane som dei etter lov,

forskrift, vedtektene til banken og internt regelverk skal ha.

2.9 BANKEN OG DEI TILSETTE

Banken legg vekt på å skapa eit trivelege, positivt, motiverande, utviklande og utfrodrande

arbeidsmiljø.

Gjensidig tillit, samarbeid og openheit er grunnlaget for å nå dette målet. Det same gjeld

samhandlinga med dei tillitsvalde til banken.

Dei tilsette i banken skal omgå kvarandre med respekt og tilstreba personlege relasjonar som

underbyggjer den enkelte sin integritet. Ærlegdom og truverde vert verdsett høgt.

Diskriminering på grunn av kjønn, alder, rase og nasjonalitet skal ikkje finna stad og ingen tilsett

i banken skal utsetja andre tilsette for mobbing eller seksuell trakassering.

Kundane sitt inntrykk og tillit til banken avheng av summen av alle einskildpersonar si åtferd, og

kvar enkelt tilsett må vera seg bevisst at han/ ho er banken sin ambassadør – også på fritida.

2.10 BANKEN OG MEDIA



Banken skal ha ei positiv haldning til media og, så langt det er praktisk mogeleg, handsama ulike

mediegrupper likt. Berre den/ dei som banken har peika ut, skal uttala seg til media.

3 OPPFØLGING

Av marknadsplanen til banken skal det for komande år gå fram korleis banken arbeider

(handlingsplan) for å nå målsetjingane etter samfunnsansvaret.

Årsmeldinga vil i samsvar med rekneskapslova § 3-3 c visa til heimesidene til banken, der dette

dokumentet er å finna som ein del av samsfunnsansvaret til banken

Banken sine etiske retningslinjer og samfunnsansvar skal årleg føreleggjast styret og deretter

gjennomgåast med dei tilsett.

retningslinjer for etikk og samfunnsansvar · definisjon: etikk handlar om kva som er rett og galt...

Documents