Novembre 2017

RESSOURCES HUMAINES

HORS SÉRIE

#4

C’est avec un grand plaisir que nous vous présentons notre deuxième Hors-Série RH mc²i News, entièrement consacré à notre offre historique, la gestion des Ressources Humaines.

La fin de l’année 2017 s’annonce chargée pour les Directions des Ressources Humaines entre les obligations réglementaires, la réforme du code du travail et la digitalisation de la fonction RH, perçue comme un moyen d’améliorer l’efficacité de l’entreprise.

Beaucoup d’obligations légales et réglementaires restent au cœur des préoccupations des entreprises. Le prélèvement à la source, dont la mise en œuvre semble se confirmer pour 2019, selon les dispositions initiales. La loi de financement de la sécurité sociale qui modifie les méthodes de calcul du plafond de la sécurité sociale et des taux applicables, selon le fait générateur des cotisations et non plus selon la période de versement. Pour finir, le Règlement Général de Protection des Données (RGPD), qui entrera en vigueur en mai 2018, va générer un travail important d’alignement des SIRH.

Bien évidemment, ces travaux ne remettent pas en cause les grands chantiers des Directions des Ressources Humaines pour accompagner la croissance et le développement de l’entreprise. Pour accélérer cette évolution, les outils en mode SaaS, qui prennent le pas sur les outils en mode OnPremise, permettent un déploiement rapide de solutions « clés en main », modernes et ergonomiques.

Un autre sujet qui intéresse les Directions des Ressources humaines est l’arrivée de l’IA (Intelligence Artificielle) dans les SIRH, dont la première déclinaison est l’intégration des Chatbots dans la fonction RH. Ces nouveaux outils, d’abord utilisés comme une assistance temps réel de premier niveau, pourront à terme gérer des situations plus complexes, par exemple être un premier interlocuteur dans le cadre du recrutement.

Un autre sujet de réflexion est l’utilisation de toutes les possibilités du BigData dans le monde des ressources humaines. Un des enjeux des entreprises, et donc des DRH, est d’anticiper la transformation de leur métier, en lien avec la digitalisation des métiers, et donc des nouvelles compétences nécessaires. La puissance de calcul et le traitement de masse de données doivent permettre d’améliorer l’expérience RH des collaborateurs. On peut citer par exemple la transmission aux collaborateurs des offres de postes et de formations en lien avec leurs compétences auto-déclarées. Un autre axe peut être de fournir aux décideurs RH des analyses permettant d’identifier les compétences nécessaires à moyen et long terme.

Je vous laisse découvrir ce nouveau Hors-Série RH mc²i News, en espérant qu’il vous apporte un éclairage nouveau et vous souhaite une excellente fin d’année 2018. Bonne lecture.

Benoît CapitantDirecteur associé, responsable de l’offre RH de mc²i Groupe

TABLE RONDERGPD

Comment passer des généralités et des principes à la mise en conformité concrète ?

Jeudi 16 novembre 2017 de 8h30 à 10h30 au fouquet’s Paris

Renseignements et inscription : evenement@mc2i.fr

02

Le nouveau gouvernement établi en juin dernier a remis le projet de loi travail sur le devant de la scène. Le projet a été revisité, certaines mesures abandonnées, d’autres ajoutées. Nous vous présentons dans cet article les grandes lignes de la politique autour du travail annoncées par le gouvernement le jeudi 31 août et leurs impacts sur la gestion des Ressources Humaines dans les mois à venir.

La réforme du travail est prévue en trois grands axes : la relation employeur / salarié (et l’issue de celle-ci), le dialogue social au sein de l’entreprise et le domaine de compétences des accords d’entreprise et de branche.

Ce qu’il faut retenir des ordonnances En ce qui concerne la relation employeur / employé, et la façon dont celle-ci se termine, les principales mesures touchent les indemnités prud’homales qui sont plafonnées tandis que le recours aux Prud’hommes est limité à un an pour que les entreprises gagnent en flexibilité. En contrepartie les indemnités de licenciement augmentent de 25%. Si le licenciement est effectué pour un motif économique, ce n’est plus la situation globale de l’entreprise qui sera évaluée mais bien ses performances sur le territoire français. Enfin, sans aller jusqu’aux licenciements, l’entreprise pourra mettre en place une rupture conventionnelle collective afin de créer un cadre collectif pour les départs volontaires.

Le dialogue social, lui, tend vers la simplification dans les TPE et PME où les négociations seront réalisables directement avec les employés pour les structures de moins de 20 employés et avec un élu du personnel pour celles de 20 à 50 employés sans que l’élu ne représente nécessairement une organisation syndicale. Autre mesure phare, les instances représentatives du personnel (CE, DP et CHSCT) fusionnent pour former le Comité Social et Economique (CSE) qui permettra à l’employeur de réduire le nombre de consultations dans les cas où plusieurs instances devaient être consultées sur un même sujet. Si l’accord de branche le prévoit, le CSE pourra également absorber les délégués syndicaux (devenant le « conseil d’entreprise ») et négocier des accords collectifs.

Enfin, les périmètres des accords d’entreprise et de branche s’étoffent : les niveaux des primes ou le temps de travail, qui étaient du ressort des accords de branche, sont dorénavant décidés par accord d’entreprise tandis que les caractéristiques des CDD (durée, nombre de renouvellements...) qui étaient du ressort de la loi peuvent être couvertes par les accords de branche.

Les autres mesures à prévoirOutre les nouveaux plafonds et délais des Prud’hommes, les entreprises ne pourront plus être sanctionnées pour des fautes de forme si le fond est validé par les Prud’hommes, c’est à dire si les fautes sont de « bonne foi ».

Des mesures vont également être prises pour favoriser la mise en place du télétravail et en sécuriser la réalisation.L’ancien compte pénibilité, renommé le « Compte Professionnel de Prévention », sera revu et simplifié.

Le CDI de projet sera mis en place selon des critères et dispositions définis par les accords de branche, dans les secteurs pour lesquels ces CDI de chantier revisités sont pertinents.

Quels impacts sur les SIRH ?C’est bien évidemment une mise à jour profonde des pratiques RH et des processus les accompagnants qu’il faudra réaliser dans les mois à venir au sein des directions des Ressources Humaines.L’impact le plus fort à prévoir sur les SIRH et les éditeurs est le transfert des compétences de la loi vers les branches ou des branches vers les entreprises. La tendance étant aujourd’hui aux logiciels SaaS standardisés, les éditeurs de solutions de Paie devront revoir leurs modèles pour personnaliser leurs solutions au niveau de leurs clients individuellement plutôt que selon un secteur. Cela peut sous-entendre une modification importante de la philosophie des modèles des éditeurs. La stratégie d’uniformisation des solutions va à l’encontre des ordonnances qui visent à donner plus de flexibilité aux entreprises. L’importance des moyens mis en œuvre pour orienter le marché vers le SaaS depuis des années (+23% entre 2013 et 2014, aux dépens d’outils comme les ERP) va justifier d’adapter ce modèle en le rendant plus flexible dans les domaines de la Paie et de la Gestion Administrative quitte à modifier les infrastructures des éditeurs. La prise en compte d’un nouveau contrat, le CDI de projet, dont les dispositions seront définies au niveau de la branche est un bon exemple de ce qui attend les éditeurs d’outils de gestion administrative.

Au final la plupart des mesures aura une incidence sur les SIRH. La fusion des instances représentatives du personnel va entraîner la refonte des SI soutenant les différentes instances pour n’en supporter plus qu’une. Le nouveau Compte Professionnel de Prévention va devoir se construire sur les bases du compte pénibilité. L’accélération de la mise en place du télétravail va également pousser les entreprises à s’outiller afin de répondre aux besoins de leurs collaborateurs, les Français étant demandeurs de ce mode de travail.

En somme les impacts seront multiples et d’une complexité relative pour l’entreprise. La plus grande partie de la difficulté de l’exercice repose sur les éditeurs de solutions et sur leur capacité à proposer des outils répondant au nouveau modèle vers lequel ces ordonnances semblent aller.

Présentées dans des versions partielles à la fin de l’été, les ordonnances seront vraisemblablement amenées à évoluer. Des journées de mobilisation ont eu lieu au mois de septembre et les ordonnances doivent être publiées au Journal Officiel avant d’être enfin ratifiées courant octobre si le calendrier est respecté. Les lignes peuvent donc encore bouger.

Réglementaire

NOUVELLE LOI TRAVAIL : DES ÉVOLUTIONS À PRÉVOIR

" Enfin, les périmètres des accords d’entreprise et de branche s’étoffent : les niveaux des primes ou le temps de travail, qui étaient du ressort des accords de branche, sont dorénavant décidés par accord d’entreprise. "

Hors Série Numéro 4 / mc2i News

03

Digital RH

LE PROJET SIRH SAAS : UNE OPPORTUNITÉ POUR LES PROCESSUS RH ET LA DRH Vous avez tous dans la poche ou dans la main un appareil tout à la fois témoin et responsable de la première grande révolution technologique du vingt-et-unième siècle : le smartphone. Celui-ci fait bouger les lignes dans un élan de « digitalisation » qui n’épargne aucun secteur, aucun métier. Les métiers des Ressources Humaines en particulier doivent changer de paradigme : selon une étude paru dans RH et digital, les collaborateurs deviennent clients avec des exigences nouvelles d’accessibilité aux outils, d’instantanéité et de qualité vis-à-vis des services RH.1

Des solutions « clés en main » Les outils SaaS ont à cet égard l’avantage d’être simples et rapides à implémenter. Le Software as a Service est en effet accessible depuis un navigateur web de manière sécurisée et libérée des contraintes qui étaient celles des logiciels « SaaP » (Software as a Product) : gestion des serveurs, coûts d’achat et de maintenance des solutions informatiques, manque d’évolutivité des outils, etc. Les éditeurs proposent aujourd’hui des solutions « clés en main » qui permettent aux Directions des Ressources Humaines de se doter en quelques mois d’outils modernes, ergonomiques, évolutifs et accessibles à tous points de vue2, comme nous le montre un article paru dans myRHline.

Les outils SaaS ne sont pas pour autant dénués de contraintes et s’engager la fleur au fusil dans un projet d’implémentation SaaS pourrait mal finir pour un RH insouciant. Tout d’abord, si l’Interface Homme Machine (IHM) est personnalisable en matière de design et de graphisme et peut ainsi donner l’impression d’un outil « maison », les fonctionnalités et processus RH intégrés à l’outil sont standards. Comme l’indique une étude du Centre d’Etudes pour l’Emploi3, la propriété de l’outil reste à l’éditeur qui en assure la conception, la maintenance et les évolutions, contraignant ainsi ses clients à composer avec un cadre rigide de fonctionnalités au cœur duquel se trouvent des processus qui, par nécessité, doivent convenir au plus grand nombre de clients possible.

Le temps de la réflexionIl est par conséquent absolument nécessaire de prendre le temps en phase amont d’écrire, d’analyser et d’évaluer ses processus RH. Cela permet souvent de constater qu’il n’y a pas un seul processus mais une multitude de pratiques relevant de l’interprétation du processus par chaque intervenant – lorsque celui-ci est écrit !

C’est lors des phases amont qu’il faut prendre le temps de modéliser son processus pour intégrer les spécificités de chaque entité, le stabilisant par la même occasion. Le processus intégré au SIRH sera en effet contraignant pour les utilisateurs RH et doit trouver le juste équilibre entre les pratiques en vigueur, les nécessités liées aux spécificités RH (type de profils gérés, taille des populations, nécessités règlementaires de l’activité…) et une harmonisation bienvenue de l’activité.

L’entrée de la DRH dans une nouvelle èreL’implémentation d’un outil SIRH en mode SaaS rejoint par ce biais une autre préoccupation des Directions des Ressources Humaines. En effet, comme indiqué sur le site de certification ISO, les normes ISO-9001 de 20004 avaient vocation à instaurer dans les entreprises un management par les processus, approche qui a connu un succès mitigé. Si le management par les processus est identifié comme un gage de qualité, sa mise en œuvre s’est heurtée à de nombreux obstacles et les chantres du management par les processus sont donc restés sur leur faim. Le SaaS est donc peut-être l’opportunité qu’ils attendaient !

En dehors de faciliter une réelle mise en place du management par les processus, l’implémentation d’un SIRH en mode SaaS introduit le DRH et ses équipes dans une nouvelle dimension de leur métier. Si l’outil SaaS ne convient pas, il n’est pas recommandé de faire des développements spécifiques, car ceux-ci, en plus d’être contraires à la logique du SaaS, ont des inconvénients importants : dysfonctionnement de l’outil, absence de maintenance des fonctionnalités développées, effets de bord lors des montées de version, surcoûts… La solution consiste pour la DRH à peser de tout son poids sur l’éditeur pour lui faire intégrer à la roadmap des évolutions prévues les fonctionnalités souhaitées. Cela passe par une implication de la DRH à l’extérieur des frontières de l’entreprise dans des interactions avec d’autres DRH utilisant la solution, la participation à des retours d’expérience et des communautés de partage de pratiques, la participation à des évènements et salons professionnels… sans quoi le SaaS pourrait ne pas tenir ses promesses.

1 RH et digital – Regards collectifs de RH sur la transformation digitale, sous la direction de Jean-Noël Chaintreuil – Editions Diateino2 « Les RH dans le cloud : L’adoption du SaaS en 5 tendances majeures », myRHline3 « Outils informatiques de gestion de recrutement et standardisation des façons de recruter », Yannick Fondeur et France Lhermitte – Avril 20134 http://www.certification-iso-9001.fr/definitions/processus/

"Les éditeurs proposent aujourd’hui des solutions « clés en main » qui permettent aux Directions des Ressources Humaines de se doter en quelques mois d’outils modernes, ergonomiques, évolutifs et accessibles à tous points de vue. "

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Prélèvement à la source

EN 2019, LE PRÉLÈVEMENT À LA SOURCE : UNE ÉVOLUTION À ANTICIPER !

À compter du 1er janvier 2018, toute personne physique ou morale devait devenir un acteur de la collecte de l’impôt sur le revenu : revenus d’activité, de placements, de remplacement, de capitaux mobiliers… tous devaient être concernés ! Leur perception et leur paiement associé devaient alors être effectués simultanément. Un changement important qui, s’il ne modifiait pas les modalités de calcul de l’impôt sur le revenu mais uniquement celles de son prélèvement, n’en constituait pas moins un réel défi pour les entreprises et leurs directions RH et Financière.

L’importance du changement a certainement largement contribué à la décision portée par le Président de la République, Emmanuel Macron, de reporter l’application du prélèvement à la source au mois de janvier 2019 et de procéder au préalable à une expérimentation.

Des entreprises fortement concernées… Avec la réforme envisagée du prélèvement de l’impôt sur le revenu à la source, les entreprises participeraient à un nouveau rôle : celui de collecteur d’impôt, comme elles le font d’ailleurs déjà pour les cotisations sociales. Toutefois, cet élargissement de périmètre, nécessiterait d’adopter une approche fiscaliste dans la relation avec les collaborateurs des entreprises et impacterait l’ensemble des processus de paie de l’entreprise.

… Et, insuffisamment informées Le projet initial est complexe et l’ensemble des communications qui sont intervenues depuis les élections présidentielles n’ont pas encore éclairé les mécanismes définitifs envisagés. Dans ces conditions, comment avancer et communiquer sur le sujet en interne ? À ce jour, près de 3 entreprises sur 4 n’ont toujours pas envisagé de plan de communication sur ce point. Cette réalité témoigne de leur fort besoin d’informations et d’accompagnement. En effet, elles ne savent pour autant pas nécessairement par où commencer, ni comment s’y prendre pour l’aborder.

Des problématiques à résoudre Les entreprises ont néanmoins mesuré la complexité du projet initial et s’interrogent sur des problématiques clefs : cas des contrats courts, cas des IJSS subrogées, cas où l’assiette doit être différente du net imposable, cas des saisies arrêt sur salaires, cas des populations particulières, mode de régularisation…

Par ailleurs, le projet pose également le problème de la responsabilité pénale des acteurs de la filière RH qui seraient notamment amenés à exploiter des informations jusque-là confidentielles.

Des problématiques à anticiper Au-delà des RH, c’est un ensemble de services qui seront touchés (comptabilité, SI…) et il sera important de travailler avec les entreprises autour de ces 5 axes :

1. Agir sur les processus du SI impactés par la collecte, mais aussi adapter les processus métier. 2. Expliquer et accompagner la mise en œuvre de ces processus : Comment cela fonctionne-t-il ? Quels sont les droits des salariés ?

Entre autres questions... 3. Former les acteurs concernés, principalement au sein du service RH, mais pas seulement, au métier de collecteur d’impôt. 4. Préparer les gestionnaires de paie, en tant que responsables du bulletin de salaire, à répondre aux questions des collaborateurs, qui ne manqueront pas d’affluer dans les premiers mois d’application de la réforme. 5. Informer et rassurer les salariés : il est important que l’employeur personnalise cette information auprès de ses collaborateurs.

Même si cette réforme a été reportée afin de permettre à toutes les parties de s’y préparer, elle induira des changements et de nouvelles responsabilités pour le département RH à l’égard des employés comme de l’administration fiscale, qu’il va falloir intégrer dans le courant de l’année 2018.

Force est néanmoins de constater que la période actuelle ne permet pas d’avoir une parfaite certitude sur le contenu de cette mesure.

"Le projet initial est complexe et l’ensemble des communications qui sont intervenues depuis les élections présidentielles n’ont pas encore éclairé les mécanismes définitifs envisagés."

Hors Série Numéro 4 / mc2i News

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Communiqué de presse

Sephora, l’enseigne de distribution de cosmétiques et parfums, a retenu mc²i Groupe, cabinet indépendant leader dans le conseil et la transformation digitale, pour l’accompagner dans la mise en place de son nouveau Système d’Informations Ressources Humaines international de Gestion des Talents. Le projet concerne l’ensemble des pays dans lesquels l’enseigne est présente, soit 33 pays (Europe & Moyen Orient, Amérique du Nord, Amérique latine et Asie du Sud Est). D’une durée de trois ans, ce projet ambitieux vise à déployer la suite SuccessFactors dans les 2 200 magasins de cette Maison du Groupe LVMH.

Un nouveau SIRH pour accompagner la croissance dynamique de SephoraAlors que l’enseigne prévoit l’ouverture de plusieurs dizaines de boutiques et des recrutements à travers le monde dans les années à venir, la Direction des Ressources Humaines Monde a décidé de doter Sephora d’un nouvel SIRH qui couvrira le recrutement, l’évaluation de la performance, la gestion de carrières et la gestion administrative. C’est la suite SuccessFactors de SAP qui a été choisie et à laquelle l’ensemble des 40 000 salariés accèderont à l’horizon 2020.

Les objectifs du projet sont nombreux et structurants pour contribuer au développement de la Maison qui compte plus de 2 000 boutiques dans le monde et plus de 40 000 salariés :

• Unifier l’expérience employé• Donner accès aux informations et fonctionnalités du SIRH à partir de tous les supports• Mettre à disposition des données en temps réel• Harmoniser les processus• Contribuer au reporting du Groupe LVMH

Un challenge confié à mc²i GroupeFort de son expertise en Assistance à Maîtrise d’Ouvrage SIRH, le cabinet mc²i Groupe a été choisi pour accompagner Sephora dans ce projet stratégique. Déjà auteur d’un livre blanc sur le Core RH résultant d’une enquête menée avec plusieurs dizaines de grands comptes internationaux, mc²i Groupe confirme ainsi son expertise déjà reconnue sur les projets SIRH internationaux d’envergure.

MC²I GROUPE ACCOMPAGNE SEPHORA DANS LA MISE EN PLACE DE SON SIRH INTERNATIONAL

"La Direction des Ressources Humaines Monde a décidé de doter Sephora d’un nouvel SIRH qui couvrira le recrutement, l’évaluation de la performance, la gestion de carrières et la gestion administrative. "

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Transformation des organisations

Qu’est-ce que l’holacratie ?L’holacratie est une pratique organisationnelle (plus qu’un modèle organisationnel) qui repose sur la responsabilisation des employés. Contraction des termes « holarchie » (une hiérarchie d’éléments autorégulés fonctionnant à la fois comme entités autonomes et comme parties d’un tout dont elles sont dépendantes) et « -cratie » (le pouvoir). Ce mode d’organisation se focalise sur la raison d’être de l’organisation, c’est-à-dire sur sa mission « ultime », en la distinguant des personnes qui vont contribuer à sa réalisation.

A l’opposé des modèles pyramidaux top-down plus conventionnels, cette pratique a émergé grâce aux forts besoins en agilité imposés par l’accroissement de la concurrence.

Le postulat fondamental de l’holacratie est que chaque collaborateur peut être autonome, sans encadrer ni être encadré. Ces derniers remplissent des « rôles » clairement définis, en phase avec l’alignement stratégique de la raison d’être de l’entreprise, et dans une optique d’ajustement et d’amélioration continue par la

pratique. Autrement dit, l’autorité et les décisions appartiennent aux salariés, en équipes « auto-managées ». Si cette pratique peut paraître idéaliste et peu « scalable », plusieurs entreprises telles que Danone, Castorama ou encore Décathlon l’ont d’ores et déjà adoptée sur des unités pilotes.

Comment l’holacratie, modifie en profondeur l’organisation et l’environnement de travail ?L’holacratie, en tant que pratique, décrit un certain nombre de concepts directement applicables, à l’image des méthodes Agiles SCRUM.

Les cerclesL’organisation holacratique est constituée d’une imbrication de plus petites organisations et chacune d’entre elles est ce que l’on appelle un « cercle ». Les cercles vont être définis afin de structurer les différentes activités de l’organisation. Il s’agit en général des différents services de l’organisation : comptabilité, ressources humaines, commercial, etc. Dans les différents cercles s’inscrivent les « rôles ».

L’HOLACRATIE : UNE PRATIQUE ORGANISATIONNELLE AU

SERVICE DE L’ALLOCATION OPTIMISÉE DES COMPÉTENCES

Hors Série Numéro 4 / mc2i News

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" Dans la mesure où l’holacratie affirme que la structure est vivante, les processus décrits par cette pratique concourent à obtenir la meilleure adéquation possible entre les besoins de l’organisation et les compétences en présence. "

Les rôlesToutes les activités de l’organisation sont découpées en « rôles », autrement dit en unités de travail, qui doivent poursuivre un objectif clair (une raison d’être également). La personne et le(s) rôle(s) qu’elle remplit sont parfaitement décorrélé(s).En moyenne, une même personne peut embrasser jusqu’à 4 rôles. C’est dans le cadre des rôles que sont produites les redevabilités. Chaque cercle, englobant donc différents rôles, produit des « redevabilités », et est lui-même dépendant d’autres cercles produisant des redevabilités.

Les redevabilitésLes redevabilités sont les activités, les services ou les livrables qu’un rôle doit produire pour l’organisation. Ces redevabilités doivent également être très clairement énoncées afin d’éviter les non-dits et doivent être ajustées au fil de l’eau grâce aux outils de coordination.

Les outils de coordination et de gouvernanceDans l’holacratie l’organisation est vivante, elle évolue en fonction des besoins, du marché, des tendances… Des instances de coordination et de gouvernance sont indispensables pour ajuster de manière collégiale les rouages de l’organisation.

L’holacratie décrit trois niveaux de comitologie :• Réunion « Stratégie » : deux fois par an pour s’aligner sur la raison d’être de l’organisation• Réunion « Gouvernance » : tous les mois, cette instance vise à clarifier et ajuster les projets, les rôles, les redevabilités.• Réunion « de Triage » : toutes les semaines, cette instance vise à discuter de l’avancement de chacune des activités et à évacuer les tensions

Quelles sont les applications au service de l’holacratie ?Plusieurs éditeurs ont profité de l’émergence de l’holacratie pour lancer leur application permettant de supporter les processus, les outils de coordination et les grands concepts de cette pratique.

A ce titre, on peut citer GlassFrog ou holaSpirit. Ces applications permettent par exemple de :

• Créer l’organisation par cercles, rôles et redevabilités,• Visualiser l’holacratie,• Définir clairement les rôles et les redevabilités,• Gérer les différents outils de coordination (réunions),• Recenser, classer et résoudre les tensions.

En quoi les compétences s’inscrivent-elles au cœur de la dynamique d’Holacratie ?Dans la mesure où l’holacratie affirme que la structure est vivante, les processus décrits par cette pratique concourent à obtenir la meilleure adéquation possible entre les besoins de l’organisation et les compétences en présence. L’objectif est d’une part d’identifier la meilleure manière d’agencer les cercles, les rôles et les redevabilités pour accomplir la raison d’être de l’organisation, et d’autre part de l’ajuster sans cesse dans une optique d’amélioration continue.

Dans la structure holacratique, la notion de fiche de poste conventionnelle disparaît, au même titre que l’organigramme classique, dans la mesure où le périmètre d’action d’un collaborateur est appelé à évoluer, au gré de sa volonté et/ou des besoins de l’organisation qui doit sans cesse s’adapter.

Néanmoins, cette philosophie d’ajustement permanent des rôles, des redevabilités, des périmètres d’action, implique une culture d’entreprise forte allant dans le sens de la responsabilisation des collaborateurs. Il est également fondamental d’ajouter que la mise en place d’une telle organisation au sein d’une entreprise existante, avec ses processus, ses contraintes, son héritage et sa culture, implique des efforts considérables de conduite du changement.

La mise en place d’une structure holacratique peut être diversement acceptée, au regard des personnalités de chacun, du niveau d’abstraction de chacun… L’un des grands enjeux est de surpasser le scepticisme de certains et les doutes des autres liés à la particularité de la méthode.

"L’holacratie est une pratique organisationnelle (plus qu’un modèle organisationnel) qui repose sur la responsabilisation des employés."

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LES CHATBOTS APPLIQUÉS À LA FONCTION RH, VRAIE OU FAUSSE BONNE IDÉE ?

Intelligence Artificielle

Le chatbot est un robot logiciel capable de dialoguer avec un individu. Amener cette méthode en entreprise en l’appliquant à la fonction RH est-il envisageable ? Cette idée a-t-elle de l’avenir ? Aurore Rimbod, consultante mc²i Groupe, répond à cette question pour les lecteurs de Solutions Numériques.

Les questions récurrentes des consommateurs ont d’abord donné naissance à des outils classiques comme des FAQ, forme primaire de réponse permettant d’écrémer les problèmes les plus simples et récurrents. Aujourd’hui se développent d’autres moyens, plus dynamiques, plus connectés et faisant la part belle à l’Intelligence Artificielle afin de garantir ce premier niveau d’assistance sans mobiliser l’énergie d’un salarié en chair, en os et en bulletin de paie ! Depuis trois ans ont émergé ce que l’on appelle les chatbots, ou robots conversationnels, notamment dans le domaine de la relation client ou de l’assistance technique. Nous pouvons notamment citer les exemples des sites du Groupe La Poste et d’EDF.

Qu’est-ce que les chatbots ?Les chatbots sont ces nouveaux outils d’assistance garantissant aux utilisateurs un premier niveau de réponse en temps réel. Peut-être les avez-vous avez déjà sollicités car vous ne trouviez pas votre réponse ou n’aviez pas le temps d’effectuer une recherche exhaustive, notamment sur un site de e-commerce ? Le principe est simple puisque l’utilisateur pose par exemple une question dans une fenêtre de chat, par exemple, à laquelle répond immédiatement un robot avec lequel vous pouvez converser. Le chatbot est un robot logiciel capable de dialoguer avec un individu. Amener cette méthode en entreprise en l’appliquant à la fonction RH est-il envisageable ? Cette idée a-t-elle de l’avenir ?

A quoi doit répondre un chatbot ?Les bots sont aujourd’hui partis à l’assaut des entreprises dans lesquelles ils se proposent de répondre à de nombreuses questions relatives au droit du travail ou à des points spécifiques à la société.

Bien entendu, le chatbot n’a pas « la science infuse », le travail préparatoire avant de mettre en place cet outil consiste à déterminer ses domaines d’intervention et le niveau de réponse attendu puis de créer les algorithmes de matching.

Avant de mettre en place un tel outil, l’organisation doit se demander quel sera le retour sur investissement à disposer d’un « robot » plutôt que d’une personne salariée en premier niveau de réponse, et cela dépendra beaucoup de la taille et de l’organisation de l’entreprise (centralisée ou non, organisation hiérarchique etc..). Si l’entreprise n’est pas « orientée innovation », et selon le type de population qu’elle emploie, une communication importante devra accompagner ce changement, surtout si les salariés avaient leurs habitudes avec des correspondants RH locaux en chair et en os.

De plus en plus d’entreprises se laissent séduire par cette technologie innovante et de nombreuses start-up ne s’y sont pas trompées en développant de nouveaux produits sur mesure.

Exemple de services de chatbots appliqués au monde RHLes robots conversationnels ont fait leur entrée sur le marché des Ressources Humaines depuis une petite année, beaucoup d’entre eux sont encore en version test. Nous pouvons par exemple citer Captain Feedback, développé par Slack et qui propose des chatbots par messagerie plutôt utilisé par des start-up innovantes. De grands comptes comme Axa ou Groupama ont choisi « Véronica » développé par Inbenta. On peut enfin citer Do You Dream Up, qui a déployé son chatbot chez PSA ou encore la Caisse des Dépôts et Consignations.

" Les chatbots sont ces nouveaux outils d’assistance garantissant aux utilisateurs un premier niveau de réponse en temps réel. "

Hors Série Numéro 4 / mc2i News

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RGPD

Le Règlement UE 2016/679 du Parlement Européen et du conseil du 27 avril 2016 entrera en application le 25 mai 2018.

Ce texte a pour vocation d’adapter le Droit aux nouvelles réalités numériques, et plus spécifiquement concernant la protection des données personnelles qui sont aujourd’hui devenues une ressource clef pour l’économie mondiale. Le SIRH est l’un des systèmes réunissant le plus de données personnelles et il est porté par la généralisation du mode SaaS qui ouvre la porte à de nouvelles zones de risque.

A l’ère du Big Data et de la révolution digitale, ce règlement pourrait limiter l’exploitation des données personnelles dans le cadre de l’entreprise.

Contenu et objectifs du texte européenA l’échelle européenne, le règlement permet d’unifier les règles au sein de l’ensemble des pays membres. Cette règlementation poursuit un triple objectif :

• renforcer le droit des personnes quant à leurs données personnelles,• responsabiliser les acteurs utilisant ces données,• crédibiliser la régulation grâce à une coopération de protection des données renforcée entre les autorités.

Le texte adopté est un règlement européen, il est directement applicable dans l’ensemble de l’Union Européenne sans nécessiter de transposition dans les différents États membres.

Conséquences du règlement sur les SIRHDe nombreuses formalités auprès de la CNIL vont disparaître, il n’y aura notamment plus de déclaration ou de demande d’autorisation préalable à la mise en place de traitements de données à caractère personnel. En contrepartie, la responsabilité des organismes sera renforcée, tout comme les éventuelles sanctions.

Le texte introduit :La notion de conformité afin d’assurer une protection optimale des données personnelles que les systèmes traitent de manière continue. Les responsables de traitements et les sous-traitants devront mettre en place des mesures de protection des données appropriées et être en capacité de démontrer cette conformité à tout moment (accountability).

Le droit à la portabilité des données : ce nouveau droit permet à une personne de récupérer les données qu’elle a fournies, sous une forme aisément réutilisable, et le cas échéant de les transférer ensuite à un tiers. Concrètement les données personnelles ne devraient plus pouvoir être exploitées sans le consentement des personnes concernées.

Le droit à l’effacement (à l’oubli) : L’article 17 est consacré au droit à l’oubli afin que les personnes ne voient pas leur vie entravée par le rappel omniprésent de leur passé, phénomène démultiplié par les environnements numériques. Ce droit à l’oubli est toutefois conditionné à un certain nombre de motifs énumérés par l’article, par exemple au fait que les données à caractère personnel ne soient plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

La protection des données doit être une préoccupation dès la conception des outils et par défaut (privacy by design), il est désormais essentiel d’intégrer cette approche dans les projets SIRH.

Sous-traitance des données : d’après IDC (International Data Corporation), de nombreuses sociétés vont décider d’externaliser le traitement des données RH afin de limiter leurs risques et de respecter leurs obligations de conformité. Or, les sanctions étant désormais partagées, le sous-traitant pourra être contrôlé et sanctionné au même titre que l’est aujourd’hui le responsable de traitement.

Si le sous-traitant est situé dans un pays non membre de l’Union Européenne, l’article 27 du règlement prévoit qu’un représentant de celui-ci devra être désigné et résider dans l’état membre où se situent les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Le représentant est mandaté par le sous-traitant pour être la personne à qui, notamment, les autorités de contrôle et les personnes concernées doivent s’adresser, en plus ou à la place du sous-traitant, pour toutes les questions relatives au traitement, afin d’assurer le respect du règlement.

Mettre en place en place les modalités du règlementEn vue de mettre en application les modalités définies dans ce règlement dans les SI, 6 étapes clés sont envisagées :

• Désigner un pilote pour la gouvernance des données personnelles,• Cartographier les traitements des données personnelles afin de mesurer concrètement l’impact du règlement européen sur la protection des données,• Prioriser les actions à mener afin de conformer les traitements aux obligations actuelles et à venir au regard des risques que font peser ces processus RH sur les droits et les libertés des salariés,• Identifier les traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées et mener, pour chacun de ces traitements, une analyse d’impact sur la protection des données (PIA),• Organiser les processus internes afin de respecter le niveau de protection des données personnelles instauré par le Règlement, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un processus informatique comme les risques de failles de sécurité, gestion des demandes de rectification ou d’accès, modification des données collectées,• Documenter la conformité comme le texte renforce le pouvoir de sanction de la CNIL et que les entreprises doivent être en mesure de prouver leur conformité à tout moment. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

A l’échelle de l’Europe, ce règlement devrait permettre une meilleure protection des flux de données transitant par les SIRH notamment. Il restera à mesurer la conséquence de cette règlementation sur les nouvelles technologies pour lesquelles ces données sont clefs.

COMMENT LES SIRH FRANÇAIS DOIVENT-ILS SE PRÉPARER AU RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE PROTECTION DES DONNÉES ?

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Recrutement

LE RECRUTEMENT PRÉDICTIF : UNE MÉTHODE CONTROVERSÉE

D’après une enquête mondiale menée en ligne par Harris Interactive fin 2012, plus de la moitié des employeurs de chacune des dix premières entreprises mondiales admet s’être trompée lors de leur recrutement...

Aux Etats-Unis, 27 % des employeurs indiquent que le coût d’une seule erreur de recrutement est d’environ 50 000 dollars.

Au-delà d’un coût financier, un mauvais recrutement engage également des coûts temporels considérables (du temps pour publier les annonces sur les jobboards, quoique minimisé par une nouvelle fonctionnalité dans les SIRH permettant le multiposting, du temps pour rencontrer les candidats...). Face à ces dépenses, les entreprises ne manquent pas d’imagination afin de réduire les risques d’échec de recrutement. Une méthode connaît actuellement un réel essor au sein des services RH : le recrutement prédictif.

Qu’est-ce que le recrutement prédictif ?Avant de définir ce terme, il est nécessaire d’aborder deux notions afférentes à ce concept. Le recrutement consiste, pour une organisation donnée, à trouver le candidat correspondant aux besoins et compétences requises pour exercer un poste de travail donné. Le Big Data regroupe pour sa part des technologies et pratiques destinées à stocker de très grandes masses de données et à les analyser très rapidement. La combinaison de ces deux notions donne le recrutement prédictif.

Le recrutement prédictif consiste à déployer une méthodologie précise qui permet - lorsque l’on recrute une nouvelle personne - de faire un pronostic détaillé quant à ses capacités de réussite dans le poste et de vérifier par la suite la justesse de cette prédiction. L’objectif est donc de se plonger dans la masse d’informations disponibles sur les salariés que les entreprises possèdent sans forcément l’exploiter : résultats des tests techniques et des tests de personnalité, comptes rendus d’entretiens d’évaluation, anciens employeurs, informations sur le candidat récoltés suite à sa candidature sur le site internet ou via les réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo...) etc. puis d’analyser ces informations pour construire un modèle de réussite. Ainsi, c’est en comparant les caractéristiques des candidats avec ce modèle de réussite, que les entreprises optimisent leur système de pré-sélection.

Cette pratique n’est possible que si l’entreprise dispose au préalable d’une base de données enrichie, et donc exploitable, dans son SIRH. Certains éditeurs de logiciels proposent des solutions ou modules favorisant le recrutement prédictif.

Limiter les discriminations Le recrutement prédictif permet de réduire les discriminations à l’embauche basées notamment sur le diplôme. Il ne serait plus question de prendre en considération notre jugement personnel lors de la sélection des candidats mais de laisser à des algorithmes, excluant toutes notions subjectives, le choix des candidats.

Une étude menée en avril 2014 par deux psychologues de l’université du Minnesota a démontré «qu’en matière de recrutement, les algorithmes font mieux que l’intuition». Ce résultat confirme l’intérêt pour tout service RH d’utiliser le recrutement prédictif afin d’ouvrir le champ de recherche des candidats. En outre, cette pratique peut conduire à la définition d’un modèle de réussite global (par le partage de données entre les recruteurs de chaque pays où l’entreprise est implantée), permettant ainsi de réduire les coûts au niveau international et de propager une image employeur positive en externe en promouvant le fait d’être ouvert aux profils atypiques.

Gare à l’effet de clonage...Attention néanmoins aux effets pervers de cette méthode qui peuvent inciter au clonage dans l’entreprise et conduire à l’immobilisation et la contre-performance de cette dernière. En effet, en s’entourant de profils façonnés par la même expérience, le recruteur gagne sur le champ de l’opérationnel mais pas sur celui de l’innovation et peut se priver d’un regard critique. En matière de diversité, de fidélisation, d’évolution interne et d’employabilité, le clonage comporte donc de réels inconvénients. Face aux risques encourus, il est nécessaire de former les recruteurs aux effets pervers du recrutement prédictif. Cette méthode doit servir d’aide à la sélection, mais sans obstruer l’action humaine qui doit être au fait des limites de cette pratique.

" L’objectif est donc de se plonger dans la masse d’informations disponibles sur les salariés que les entreprises possèdent sans forcément l’exploiter. "

Hors Série Numéro 4 / mc2i News

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The world goes fast. The phenomenon is not new, clearly, but the tendency is still ongoing, and is accelerating: flows of people, money, or information… have never been greater. This triggers, of course, many challenges on many levels (politically, environmentally but also business wise).

Let’s rather focus on the business part and especially on HR world, because this world is also a world that rings a bell to many (just because HR is pretty much everywhere).

In the HR field, now, this phenomenon can be witnessed in a lot of different ways, as the digitalization of every HR process is speeding up. Companies, which are developing on an international scale (as borders tend to fade), trying to gain efficiency in HR processes management, or to find a tool to sustain their global or local corporate strategy, contribute to this sharp increase.

This is actually what Core HR is all about. For those who do not know what it stands for, a common definition would be as follows: a system that enables the structure that uses it to put in common and to share every concepts that are needed (processes, management rules, repositories…) for a global management of Human Resources, through shared information systems (the tool we were talking about earlier). As for what it enables: sharing a global vision, which facilitates decisions, and sustaining global HR strategy.

Back to the introduction of this article now: you may wonder how groups as large as Axa, Vinci or GSK for instance, can manage to deal with such large amount of data, generated by all these fluxes. After all, tackling this issue should require massive investment and a whole team dedicated to it. Something ‘Big’.

As a matter of fact, making such a bestseller about the plan is not about size but about project management. In its 2016 survey, mc²i Group, questioned over 30 international companies from all sizes and business sectors over their vision of Core HR and how to implement it efficiently. Amongst the named best practices, three stood out from this survey :

• Having a strong sponsorship and commitment from the Management Team (HR Direction mainly): in order to support the project within the different subsidiaries and the actors of the project• Stressing the effort on the change management, the targeted communication and the support with countries: change management should be dealt with during the strategic guidance of the project, as a lack of communication can prematurely lead to the end of the project

• An ad-hoc project team: it is advisable to lead an upstream reflection in order to dread the difficulties of the project such as the load and the duration of the project, to be capable of constituting a project team that would have the appropriate skills and that would be able to lead to a successful conclusion of the missions, entrusted in a fixed deadline.

These key success factors, however, need to be linked with several attention points, so as not to overlook what could jeopardize the chances of success in such a project. According to the same mc²i Group survey, the top 3 constraints are the following :

• Poor data quality input: improving the data must, be widely anticipated before the project even starts, in order to avoid discovering an issue that can prove to be crippling.• Multiplicity of actors and local systems: identifying those who are going to support your initiative within corporate but especially within local subsidiaries to prevent the project from losing its dynamic.• Local cultures and language complexity : this issue is a classic one, still, the project leaders need to identify the right talent within the company to lead or even get involved in this kind of project.

To conclude : leading a Core HR project is not an easy task but whatever the profile of the company might be, there are some guidelines to follow. A key factor of success is to identify the resources with the good knowledge of organizational and HR processes issues and with the appropriate experience of international groups.

GLOBAL HR IN A MOVING WORLD : IS CORE HR REALLY THE SOLUTION?

SIRH international

" trying to gain efficiency in HR processes management, or to find a tool to sustain their global or local corporate strategy, contribute to this sharp increase.This is actually what Core HR is all about. "

HORS SÉRIE NUMERO 4 - Novembre 2017

Directeur de publication : Hervé NOGIER, Benoît CAPITANTRédactrice en chef : Anaïs ALARYRédaction : Mathilde NIVAT-HENOCQUE, Xavier MOREAU, Thibaut THERY, Aurore RIMBOD, Rogena CAJUSTE, Aurélien AMALZIEU, Donia NEFIZVersion digitale : Yann GOUPILConception : Orkidées / Réalisation : J’magineCrédits photographiques : iStock / Fotolia

Brèves

HR TECH AMSTERDAMmc²i Groupe a participé au salon HRTech World dédié aux Ressources Humaines qui s’est tenu à Amsterdam les 24 et 25 Octobre 2017.HR Tech World Amsterdam gather the leading movers, shakers and visionaries shaping the Future of Work to highlight how to transform organizations using the HR strategies revolutionizing today’s market.

Pour la 4e année consécutive, mc2i Groupe accompagne les étudiants de la majeure RH de l’école Telecom EM.Le cursus forme les étudiants au pilotage de projets SIRH sur l’ensemble des phases : études amont, expression de besoin, choix de solution, conception fonctionnelle, homologation / recette, conduite du changement, déploiement et MCO.

TABLE RONDE PRELEVEMENT A LA SOURCEInscrivez vous à notre table ronde qui aura lieu le jeudi 14 décembre 2017 afin de partager les nouvelles modalités d’application du Prélèvement à la Source avec Mme Maryvonne LE BRIGNONEN, Directeur du projet prélèvement à la source de la DGFIP, et le retour d’expérience de Mme Irène FOURNIER, Chef de projet prélèvement à la source de la DRH Groupe EDF .

51 rue François 1er - 75008 PARISTél : 01 44 43 01 00 - Fax : 01 44 43 01 10contact@mc2i.fr

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PRÉLÈVEMENT À LA SOURCE

Venez découvrir les enjeux, impacts et déclinaisons du nouveau dispositif.

Jeudi 14 décembre 2017 de 8h30 à 10h30

Renseignements et inscription : evenement@mc2i.fr

En appui aux directions métiers et aux directions des systèmes d’information, mc²i Groupe apporte son expertise méthodologique sur l’ensemble des phases projet : conseil stratégique et opérationnel, assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA), pilotage de la maîtrise d’œuvre (AMOE).

UN ACTEUR INDÉPENDANTL’expertise et la valeur ajoutée des prestations de mc2i Groupe sont renforcées par son indépendance à l’égard des acteurs du marché, en particulier des éditeurs de solutions, des intégrateurs de systèmes et des infogéreurs.

Cette indépendance garantit l’intégrité des recommandations formulées aux clients, enrichies par une veille permanente et des benchmarks réguliers des solutions du marché.

LE CONSEIL EN TOUTE INDÉPENDANCE

PILOTAGE DE PROJET

DÉPLOIEMENT ET MAINTIEN EN CONDITION OPÉRATIONNELLE

CONDUITE DU CHANGEMENT

HOMOLOGATION RECETTE

CONCEPTION FONCTIONNELLE

CHOIX DE SOLUTION

EXPRESSION DES BESOINS

ÉTUDES AMONTS