r

RESOLUCION DE PRESIDENCIA EJECUTIVA

Lim~ 9 de enero del 2009 Nº oo ./ -2009-ANSC-PE

CONSIDERANDO:

Que, la Ley Nº 27619 - Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 047-2002-PCM, establecen los procedimientos, topes y competencias para la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos;

Que, mediante el Decreto Supremo Nº 181-86-EF, se ha aprobado la escala y disposiciones generales el pago de viáticos en comisión de servicios que realicen los servidores y funcionarios públicos en comisiones de servicios dentro del territorio nacional;

Que, conforme lo define el clasificador del Gasto en el numeral 20 del anexo Nº 04, los gastos de viáticos incluye a personal calificado que sin ser servidores, funcionarios, viajan representando al Estado para el desempeño de determinadas acciones técnicas;

Que, conforme lo dispone el numeral 1.7 del ltem 111 Normas Generales de Control Interno de las Normas de Control Interno aprobadas mediante Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG, "es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los limites de su autoridad"

Que, conforme al marco normativo antes indicado, resulta necesario aprobar la Directiva Nº 002-2009-ANSC-OAF "Normas y procedimientos para el otorgamiento y control de viáticos y gastos vinculados para el personal de la autoridad nacional del Servicio Civil", las misma que contiene los procedimientos, plazos, responsabilidades y competencias para el financiamiento de pasajes y viáticos, tanto al exterior como para las comisiones de servicios dentro del territorio nacional ;

Con el visto bueno de las Oficinas de Administración y Finanzas, Asesoría Jurídica y Gerencia General;

De conformidad, con las atribuciones establecidas por los literales i) y o) del artículo 12º del Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil aprobado por Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM;

SE RESUELVE:

ARTICULO UNICO.-. Aprobar la Directiva Nº 002-2009-ANSC-OAF .,.~ ormas y procedimientos para el otorgamiento y control de viáticos y gastos vinculados

"' el personal de la autoridad nacional del Servicio Civil".

Regístrese y comuníquese.

DIRECTIVA Nº 002- 2009-ANSC-OAF

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO Y CONTROL DE VIATICOS Y GASTOS VINCULADOS PARA EL PERSONAL DE LA AUTORIDAD

NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

INDICE

l. OBJETIVO 11. FINALIDAD 111. ALCANCE IV. RESPONSABILIDAD V. BASE LEGAL VI. GLOSARIO DE TERMINOS VII. DISPOSICIONES GENERALES

1. NIVELES DE AUTORIZACION DE VIATICOS 2. DE LA SOLICITUD DE VIATICOS 3. DEL CALCULO DE VIATICOS 4. DE LOS PASAJES 5. DE LA RENDICION DE CUENTAS 6. DE LA DECLARACION JURADA 7. DE LA PRESENTACION DE INFORMES

VIII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS IX. DISPOSICIONES FINALES

ANEXOS

o ANEXO 01 Escala de Viáticos o ANEXO 02 FORMATO 1: Solicitud de Viaje o ANEXO 03 FORMATO 2: Rendición de Cuentas o ANEXO 04 Declaración Jurada.

OBJETIVO Establecer y normar los procedimientos para el otorgamiento y control de viáticos, así como los gastos vinculados, que constituyen los gastos de viaje por comisión de servicio que se otorgan a los funcionarios, servidores, y personal contratado bajo las distintas modalidades.

11 FINALIDAD Contar con un instrumento normativo para una adecuada ejecución de las asignaciones presupuestarias destinadas al pago de viáticos y gastos vinculados, así como de rendiciones de cuentas correspondientes.

111 ALCANCE La presente Directiva será de aplicación para todas la Oficinas y Gerencias que comprende la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

IV RESPONSABILIDAD Son responsables de la aplicación y cumplimiento de la presente directiva los comisionados así como los Jefes y Gerentes que soliciten y autoricen el otorgamiento de fondos para gastos por viáticos.

V BASE LEGAL 1. Decreto Legislativo Nº 1023 que crea la Autoridad Nacional del Servicio

Civil. 2. Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM con el que se aprueba el

Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

3. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico. 4. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 5. Decreto Supremo Nº 181-86-EF que establece una escala de viáticos

para funcionarios y servidores del Sector Público. 6. Ley Nº 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal

2009. 7. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno. 8. Decreto Ley 25632- Ley Marco de Comprobantes de Pago. 9. Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT, Reglamento de

Comprobantes de Pago y modificatoria.

VI GLOSARIO DE TERMINOS

1. Comisión de Servicio: Desplazamiento programado o imprevisto que realiza el comisionado hacia lugares donde debe desarrollar funciones y/o labores estrictamente indispensables y relacionadas a las actividades propias de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, debiendo tener carácter eventual o transitorio. En este caso, el desplazamiento deberá realizarse fuera de la ciudad de Lima y/o de la provincia constitucional del Callao.

2

2. Viáticos: Desembolso que tiene por objeto sufragar al comisionado, los gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local por cada día de permanencia en el lugar de la comisión de servicio.

3. Gastos vinculados de viaje: Desembolso autorizado que tiene por objeto sufragar gastos distintos a los viáticos y que resultan necesarios para el cumplimiento de las funciones del comisionado, tales como fotocopias, comunicaciones, movilidad utilizada hacia y desde el lugar de embarque, entre otros.

4. Comisionado: Funcionario, servidor, personal contratado bajo cualquier modalidad y/o aquel que no presta servicios y/o labora en la entidad, que en representación de la Autoridad Nacional del Servicio Civil y debidamente autorizado, se desplaza en comisión de servicios, dentro y fuera del territorio nacional.

5. Comprobante de Pago: Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Sólo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquinas registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado control tributario y que expresamente esté autorizado por la SUNA T.

6. Declaración Jurada: Documento sustentatorio de gasto sólo para casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago, el monto de gastos que se sustenta a través de este documento no debe superar el equivalente al 10% de la UIT.

VII DISPOSICIONES GENERALES

1. NIVELES DE AUTORIZACION DE VIATICOS

a) Dentro del Territorio Nacional.- Serán aprobados por:

i. Los viajes de la Presidenta Ejecutiva serán autorizados por el Gerente General.

ii. La Presidenta Ejecutiva aprobará los viajes del Gerente General. iii. El Gerente General aprobará los viajes de los Gerentes de Línea,

Directores, Asesores y Jefes de oficina. iv. Las comisiones de servicio del personal será aprobado por su

respectivo Jefe de Oficina o Gerencia de Línea y autorizado por el Gerente General.

3

b) Fuera del Territorio Nacional.-

Viajes al Exterior que irroga gasto al Estado Peruano.-i. El área que requiere el viaje solicitará la autorización de viajes

correspondiente con una anticipación de 30 días calendario, adjuntando la solicitud y el itinerario del viaje; así como un informe técnico en el cual se sustente la importancia y la necesidad de realizar el viaje.

ii. Los viajes serán autorizados mediante Resolución Suprema o ministerial según corresponda, la misma que deberá ser publicada en el Diario Oficial "El Peruano", antes de iniciada la comisión de servicio.

Viajes al Exterior que no irroga gasto al Estado Peruano.-iii. Cuando se trate de viajes de la Presidenta Ejecutiva, se deberá

adjuntar el itinerario del viaje, el sustento del mismo y la autorización deberá ser ratificada por una resolución del Sector Presidencia del Consejo de Ministros.

iv. En el caso de los demás funcionarios, el área que requiere el viaje solicitará la autorización de viajes correspondiente con una anticipación de 7 días calendario, adjuntando la solicitud y el itinerario del viaje; así como un informe técnico en el cual se sustente la importancia y la necesidad de realizar el viaje.

v. La autorización se efectuará a través de una Resolución de Presidencia.

vi. La Resolución que autoriza estos viajes al extranjero no se publicará en el Diario Oficial "El Peruano".

vii. En ambos casos, el proyecto de dispositivo legal para los viajes al exterior deberá ser preparado y visado por la Oficina de Asesoría Jurídica.

2. DE LA SOLICITUD DE VIAJE

a) Dentro del Territorio Nacional.-i. El requerimiento del viaje deberá constar por escrito, según

FORMATO 1 adjunto, el cual será numerado de forma correlativa por la Oficina de Administración y Finanzas y constará de dos secciones.

ii. En la primera sección el área solicitante deberá indicar la justificación del viaje, personas que viajan, lugar de destino y número de días de duración y la autorización de acuerdo a lo señalado en el acápite VII, numeral 1.

iii. En la segunda sección, la Oficina de Administración y Finanzas deberá indicar el medio de transporte, el monto de los viáticos y de ser el caso el monto correspondiente a la Tasa Única de Uso Aeropuerto y otros gastos vinculados al viaje necesario para el cumplimiento de las funciones del comisionado. La solicitud de viaje (FORMATO 1) deberá ser remitida por la Gerencia o Jefatura correspondiente a la Oficina de Administración y

4

Finanzas con una anticipación no menor a 03 días útiles a la fecha de inicio de la comisión de servicios.

b) Fuera del territorio nacional:

i. Se aplicará el mismo procedimiento establecido en el acápite VII , numeral 2 a) ii) y iii) precedentes de ser el caso; considerando, para tal efecto, el FORMATO 1 de solicitud de viaje al exterior; el cual, será numerado de forma correlativa por la Oficina de Administración y Finanzas.

ii. La solicitud de viaje será aprobada conforme a lo indicado en el literal b) del numeral 1. del acápite VII

iii. Se acompañará a la solicitud a que se hace referencia en el numeral i) del presente literal, el sustento de la necesidad y la importancia de las actividades a realizarse motivo del viaje.

c) Comisiones dentro del territorio nacional mayores a 15 días calendario por mes:

i. Se aplicará el mismo procedimiento establecido en el acápite VII, numeral 2 a) ii) y iii) precedentes; considerando, para tal efecto, el FORMATO 1; el cual, será numerado de forma correlativa por la Oficina de Administración y Finanzas.

ii. La solicitud de viaje será aprobada conforme a lo indicado en el acápite VII, numeral 1 y deberá ser ratificada por una Resolución del Gerente General la cual no requiere ser publicada en el Diario Oficial "El Peruano".

iii. Se acompañará a la solicitud a que se hace referencia en el numeral i) del presente literal , el sustento de la necesidad y la importancia de las actividades a realizarse motivo del viaje.

3. DEL CALCULO DE VIATICOS

Los viáticos comprenden los gastos de alimentación y hospedaje.

No se encuentran comprendidos dentro de los viáticos, la movilidad desde o hacia el lugar de embarque ni la utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios.

a) Dentro del territorio nacional

i. Los viáticos, pasajes y otros gastos serán establecidos tomando en consideración el Decreto Supremo Nº 181-86-EF o la norma que lo sustituya (ANEXO 1 ).

5

ii. Los viáticos por comisión de servicio que perciba el comisionado estará sujeto a la escala establecida por día siempre que la comisión requiera pernoctar, caso contrario, se otorgarán los viáticos de manera proporcional a las horas de la comisión, independientemente de la categoría ocupacional del comisionado, de su relación laboral con la entidad, o del motivo de la comisión de servicios.

b) Fuera del territorio nacional

i. El monto de viáticos al exterior por día no excederá los montos fijados en el Decreto Supremo Nº 047-2002-PCM o en la norma que lo sustituya.

ii. En concordancia con dicho decreto supremo, los montos de viáticos diarios serán los indicados en el ANEXO 1.

iii. A los viáticos se podrán sumar, por una sola vez, el equivalente a un día adicional por concepto de gastos de instalación y traslado cuando el viaje es a cualquier país de América y de dos días cuando el viaje se realice a otro continente.

iv. El importe de los viáticos que se abonarán al servidor, es el que finalmente se aprueba en la correspondiente Resolución Suprema o Resolución Ministerial, según corresponda.

4. DE LOS PASAJES Con la Solicitud de Viaje (FORMATO 1 ), también se solicitarán los pasajes, dicha solicitud se derivará a la Unidad de Abastecimiento o la que haga sus veces para su adquisición cuando se trate de pasajes aéreos, y cuando se trate de pasajes terrestres, se otorgará el valor de los mismos en la solicitud de viaje.

En el caso de transportes interprovinciales o regionales, se hará uso de los servicios públicos o de las salidas regulares, quedando restringida la utilización de movilidades tipo expreso o de alquiler espera, con excepción de las situaciones en que el costo beneficio lo justifique, acreditado con el comprobante de pago respectivo.

5. DE LA RENDICION DE CUENTAS Los viáticos serán asignados bajo la modalidad de adelanto, debiendo rendirse cuenta de ellos, para lo cual el comisionado deberá de presentar la rendición de cuentas en el FORMATO 2 al Gerente o Jefe de Oficina según corresponda, para la visación de toda la documentación sustentatoria.

La rendición de cuentas por la comisión de servicios realizada dentro del territorio nacional será presentada a la Oficina de Administración y Finanzas, debidamente sustentada en el plazo máximo de ocho (08) días calendario después de culminada la misma, debiendo devolver el

6

importe no utilizado.

Los comprobantes de pago (facturas, boletos de transporte terrestre, boletos aéreos, ticket electrónicos, boletas de venta , TUUA, etc. reconocidos por la SUNAT, según Resolución Nº 007-99-SUNAT), serán emitidos a nombre de la Autoridad Nacional del Servicio Civil y consignarán el número de RUC 204 77906461.

Los comprobantes de pago deben presentarse sin enmendaduras ni borrones, detallándose el servicio utilizado o consumo realizado.

El comisionado deberá priorizar la obtención de facturas por los gastos realizados, en caso de presentar boletas de venta emitidas por un monto superior a 0.5 de la UIT, consignará el RUC, razón social y dirección de la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

El sustento de gasto con tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Reglamento de Comprobantes de Pago, numerales 5.3 y 5.4:

• Se identifique al adquiriente o usuario con su número de RUC, así como con sus apellidos y nombres o denominación y razón · social;

• Se emitan como mínimo en original y una copia además de la cinta testigo.

• Se discrimine el monto del impuesto.

Asimismo, cabe señalar que para sustentar los pasajes aéreos y terrestres, se tomará en cuenta lo siguiente:

• Adjuntar la tarjeta de embarque y/o boarding pass; • Los tickets electrónicos y/o boletos deberán consignar fecha y

hora de viaje, tanto de ida como de retorno;

Los gastos vinculados de viaje, se realizan en el lugar de la comisión de servicios y se sustentan con documentos originales que deberán registrar la autorización expresa de la persona que autorizó el viaje.

En la sustentación de los viáticos, no se aceptará comprobantes de pago con el detalle "por consumo", debiendo indicarse el detalle del consumo realizado.

La rendición de cuentas por viajes al exterior deberán ser presentadas en el correspondiente FORMATO Nº 2, adjuntado los pasajes utilizados y documentos de gastos hasta por lo menos el setenta por ciento (70%) del monto de viáticos asignados. El treinta por ciento (30%) restante podrá sustentarse mediante Declaración Jurada. El comisionado hará devolución del monto correspondiente a los viáticos cuyo gasto no se

7

encuentre debidamente sustentado.

6. DE LA DECLARACION JURADA Sólo se presentará Declaración Jurada de manera excepcional cuando para comisiones de servicio dentro del territorio nacional , se trate de conceptos por movilidad local , desplazamiento al aeropuerto o terrapuerto y los gastos de alimentación y alojamiento en zonas inhóspitas o alejadas de la ciudad donde no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. Los gastos sustentados mediante Declaración Jurada no pueden exceder del 30% de los viáticos otorgados hasta por un máximo del diez por ciento (10%) de una Unidad Impositiva Tributaria vigente a la fecha de la comisión de servicios.

7. DE LA PRESENTACION DE INFORMES

En el caso de viajes al interior del país, será potestad de aquel que autorizó el requerimiento de viaje, solicitar este informe.

Tratándose de viajes al exterior, será obligatoria la presentación de un informe escrito, dentro de los quince (15) días calendario siguientes de efectuado el viaje, que describa las acciones realizadas y los resultados obtenidos. Este informe deberá ser presentado al Titular del Pliego.

VIII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

r

1. La Unidad de Contabilidad, llevará el registro y control de los viáticos otorgados, debiendo comunicar a los comisionados el incumplimiento de la rendición de cuentas.

2. No se otorgará una nueva planilla de viáticos mientras el personal no presente su rendición de cuentas, salvo que, de manera inmediata, el comisionado deba salir de viaje.

3. Las comisiones de servicios debidamente justificadas no podrán exceder de quince (15) días por mes. En caso de requerirse mayor tiempo al señalado deberá ser autorizado por el Titular del Pliego .

4. Cuando por cualquier motivo se cancele o postergue la comisión de servicio, la persona que autoriza la comisión, comunicará a la Oficina de Administración , exponiendo el motivo y las razones justificadas de la anulación o reprogramación del mismo.

8

5. En caso de cancelación de la comisión , se procederá a la anulación del cheque y en caso de haber cobrado el cheque, dentro de las 24 horas, se procederá a devolver a la Unidad de Tesorería o la que haga sus veces, el importe del viático otorgado, debiendo extenderse el respectivo Recibo de Ingreso y proceder al depósito o reversión a la Cuenta Corriente que corresponda.

6. El dinero recuperado de la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, será depositado en la Cuenta Principal del Tesoro Público utilizando la Papeleta de Depósitos a favor del Tesoro Público T-6, con indicación del monto y concepto.

IX DISPOSICIONES FINALES 1. Si el comisionado no cumple con presentar la rendición de cuentas

dentro del plazo establecido en la presente directiva, con su aceptación y con la visación del Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, se le descontará de la planilla de remuneraciones o del monto de su retribución por el servicio prestado, según sea el caso, el importe adeudado en una sola armada a la sola presentación de la lista de incumplimiento que elabore la Unidad de Contabilidad.

2. Si el comisionado no es servidor remunerado o no presta serv1c10 alguno a la Autoridad Nacional del Servicio Civil , la persona que autorice la comisión de servicio será responsable solidario de los fondos y de las sanciones que se deriven por incumplimiento de la misma.

3. La Oficina de Administración y Finanzas se encargará de contratar el correspondiente seguro de vida por viajes en comisión de servicio, asegurando la cobertura de riesgo para todo comisionado que autorice la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

4. El Órgano de Control Institucional, así como los funcionarios responsables de su ejecución, quedan encargados de cautelar el estricto cumplimiento de la presente directiva.

5. Las disposiciones de la presente Directiva se sujetan a lo que el Gobierno establezca en el marco de las medidas de austeridad u orden presupuesta l.

9

ANEXO Nº 01

ESCALA DE VIATICOS

Remuneración Mínima Vital S/. 550.00

CARGOS Y NIVELES % Importe por día

NACIONAL

Presidenta Ejecutiva y Miembros del Consejo Directivo 35 S/. 192.50

Gerente General y Vocales del Tribunal Gerentes de Linea y Asesores

Jefe de la Oficina de Control Institucional 27 S/. 148.50 Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

Jefe de la Oficina de Asesoría Juridica

Profesional 1,2 y 3 Técnicos y otros (CAS)

21 S/. 115.50

INTERNACIONAL A frica $ 200.00

América Central $ 200.00

America del Norte $ 220.00

America del Sur $ 200.00

Asia $ 260.00

Caribe $ 240.00

Europa $ 260.00

Oceanía $ 240.00

OTROS La asignación por: -Movilidad local será de S/ 30.00 por día -Desplazamiento al aeropuerto y/o terrapuerto por comisión de servicios será de S/ 80.00

10

ANEXO Nº 02

FORMATO DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS

SOLICITUD Nº Fecha:

Senor: Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

Solicito a usted, proveer viáticos, pasajes v otros Qastos al sei'\or (a):

Lugar de Destino:

Motivo del viaje:

Fecha de Salida 1 IMa~ana 1 Fecha de Retorno 1

!Tarde 1 !Noche 1

Firma vsello

Requiere: Aprueba:

Cargo: Cargo:

COSTO ESTIMADO

Viaticas y Movilidad Viáticos nº de dlas Movilidad local Desplazamiento aeropuerto ylo Agencia por

Combustible y Lubricantes Combustible y Lubricantes

Pasajes Pasaje Terrestre ylo Fluvial De: De: Pasaje Aereo De: Impuesto Corpac (TUUA) Fletes:

Peajes, cochera, lavado, engrases y otros

Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

SI.por dla SI.por dla

\2.'-' / ~o. O::>

roº~

IMa~ana !Tarde !Noche

Firma v sello

SI.

o o

Total SI.

En caso de no presentar la rendición dentro de los plazos establecido en la presente Directiva, autorizo se me descuente de mis haberes y/o

retribución según corresponda, el íntegro de los viáticos otorgados.

11

1 1 1

SI.

ANEXO Nº 03

FORMATO RENDICON DE CUENTAS

RENDICION DE ADELANTO Y VIATICOS

COMISIONADO Gerencia I Oficina : ESTAOIA:

No. No.OCTO 1 2

RESUMNE DE VIATICOS

ENTREGADO GASTADO TOTAL POR DEVOLVER

FECHA NOMBRE OESCRIPCION MONTOUS$

1 TOTAL

12

MONTO RECIBIDOS/. :

T.C. MONTOS/.

0.00

ANEXO Nº 04

DECLARACION JURADA

Yo,

identificado con.DNI Nº... ......... ........ ... ... ... . y prestando serv1c1os en la Gerencia/Oficina de ... ... .... ... .. ... ...... ........ ... .. .......... .. ....................... , en aplicación del Artículo No 71 de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007, aprobada por Resolución Directora! Nº 002-2007-EF/77.15;

DECLARO BAJO JURAMENTO

Haber efectuado gastos por los conceptos e importes siguientes:

Nº FECHA CONCEPTO IMPORTE ORDEN SI.

!TOTAL SI.

Gerente General y/o Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas Recibí conforme

13