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'Manan# Meígor

RESOLUCION DE ALCALDIA No. ÓCfJ -2016-MDMM

l D JUL »Mariano Melgar, v

VISTO:

El Informe No. 254-2016-GPyP-MDMM de Ja Gerencia de Planeamiento v Presupuesto, Memorándum No. 051-2016-SA-MDMM de Alcaldía, Memorándum No. 058- 2016-GA-MDMM de la Gerencia de Administración, con relación, a la atención de la Recomendación No. 02 del Informe No, 002-2014-2-1326 del Examen Especial a la Municipalidad Distrital Mariano Melgar, en el extremo de la emisión de directiva que norma la “ADMINISTRACIÓN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD* DE ENCARGOS INTERNOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL MARIANO MELGAR"; y,

Y CONSIDERANDO:

7 Que, conforme al Artículo 194° de la Constitución Política del Estado, concordantecon el Artículo II del Título Preliminar de la Ley Orgánica de Municipalidades (Ley No. 27972), se establece que las Municipalidades tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia;

/Jy erím■:? ce \V"\ Que, el Artículo 39° de la Ley No. 27972, establece que el alcalde ejerce las ejecutivas de gobierno señaladas en la presente ley medíanle decretos de

Por resoluciones de alcaldía. Por resoluciones de alcaldía resuelve los asuntos \M gj$ fffin istrativos a su cargo. Las gerencias resuelven los aspectos administrativos a su

cargo a través re resoluciones y directivas. Asimismo, el Artículo 20°, Numeral 22, del citado dispositivo legal, establece como una atribución del Alcalde: Implementar, bajoresponsabilidad, las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría interna...15;

Que, el Articulo 4CT de la Directiva No. 001-2007-EF/77.1 5, “Directiva de Tesorería para los Gobiernos Locales correspondiente al Año Fiscal 2007" aprobada mediante Resolución Directoral No. 002-2007-ED/77.1 5 de la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas, establece las disposiciones sobre el manejo de fondos por la Modalidad de “Encargos”, señalando que puede utilizarse excepcionalmente de “Encargo” a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, ai adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, entre otros;

Que, mediante el Informe No. 254-2016-GpyP-MDMM la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, remite la Directiva que norma la “ADMINISTRACIÓN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL MARIANO MELGAR”, mediante acto resolutivo, esta propuesta de directiva contiene, objetivo, alcances, vigencia, base legal, responsabilidades, disposiciones generales y especificas, asi como disposiciones complementarias, y 5 anexos. Lo que, se genera en mérito al Memorándum No. 051-2016-SA-MSMM de Alcaldía, Memorándum No. 058-2016-GA- MDMM de la Gerencia de Administración;

Por estos fundamentos de conformidad a! amparo de la Constitución Política del Perú, Ley Orgánica de Municipalidades, Dictamen Legal No. 270-2016-MDMM/GAJ v estando a lo dispuesto por ésta Alcaldía;

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: APROBAR la Directiva No. 001 -2016-GA-MDMM, sobre “ADMINISTRACIÓN DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL MARIANO MELGAR”, que consta de 7 numerales v 6 anexos, que obra de forma integrante de la presente.

ARTICULO SEGUNDO: PONER de conocimiento de la presente a las áreas .involucradas así como los responsables para su cumplimiento y fines respectivos.

DIRECTIVA QUE NORMA LA ADMINISTRACION DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL

MARIANO MELGAR

L-OBJETIVO

Establecer, excepcionalmente las normas y procedimientos a seguir para ia ejecución y control de los recursos a través de la modalidad de encargos de Sa Municipalidad Distrital de Marianao Melgar

II.- ALCANCE *

La presente directiva es de aplicación a todas las unidades orgánicas que intervienen en la administración de los recursos de la Municipalidad Distrital de Mariano Melgar.

Mi APROBACION, VIGENCIA Y ACTUALIZACION

La presente Directiva es aprobada por ia Alcaldía, su vigencia es anual y su actualización se efectuara a propuesta de la Gerencia de Administración.

IV BASE LEGAL

* Ley N° 27972 ley Orgánica de MunicipalidadesL' * Ley N° 27444 Ley de! Procedimiento Administrativo General

Ley N° 30372 Ley de! Presupuesto para el Sector Publico para el año fiscal 2016

* R.M N° 801-81 EFC/76.01, Normas Generales del Sistema de Contabilidad,* Resolución N3 007-99-SUNAT y modificatorias que aprueba el Reglamento

de Comprobantes de Pago.■ Decreto Supremo Nc 054-99-EF Texto Único Ordenado del Impuesto a Sa

Renta.* Resolución Directoral Nu 002-2007-EF/77.5 Directiva de Tesorería y

modificaciones.

V. RESPONSABILIDADES

5.1 El encargado de la Administración de los fondos por encargo, tendrá ¡as siguientes responsabilidades:

Llevar el control detallado del movimiento del fondo de recursos públicos encargados, de acuerdo a io establecido en la presente directiva.

Efectuar la Rendición de Cuentas del Encargo asignado en el plazo legal.

5.2 El proceso de rendición de cuentas constituye una declaración de responsabilidad exclusiva del personal que la formula, que se sujeta a ser revisada y verificada si el caso ío amerita.

En tal virtud la omisión de datos, presentación de documentos que no corresponden y/o con alteración, dará lugar para que la Oficina de Contabilidad informe a la Gerencia de Administración sobre las anomalías encontradas sin perjuicio de proponer la apertura de proceso sancionador por la presunta responsabilidad en que se hubiera incurrido.

5.3 En caso de determinarse pagos que no correspondan o hayan pagado comprobantes adulterados, falsificados, entre otros, e! usuario que cancelo el gasto asumiría la reposición de ios Fondos Públicos con su peculio y/o se procederá ai descuento establecido en el Formato N° 2, independientemente de las responsabilidades administrativas, y demás acciones legales que

; correspondan.

Por tal motivo, el {los) responsable(s) del “Encargo interno” están obligados a verificar entre otros en la página WEB de la SUNAT las autorizaciones de los comprobantes de pago y demás documentación fuente que sustenten gastos,

Vcá.sp contrario asumirá la reposición de los fondos Públicos con su peculio.

' SA El encargado de la administración del fondo por encargo que se asigne asumirá las responsabilidades que dispone la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería, Directiva de Tesorería, entre otras normas inherentes a sus funciones, respecto a los gastos que no se ajusten a la normatividad legal vigente.

Vi DISPOSICIONES GENERALES

6.1 Conceptos de los Encargos

Es la ejecución de gastos de carácter excepcional, para ía realización de actividades imprevistas o no programables en un plazo determinado, que conlleven al cumplimiento de objetivos institucionales específicos de ¡a Municipalidad Distrital de Mariano Melgar.

Puede utilizarse excepcionalmente, la modalidad de “ encargos” siendo el Gerente del Área usuaria quien sustentará el requerimiento de habilitación de fondos públicos al personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar atendiendo la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales de esta Municipalidad, a las acciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificas en cuanto a ía oferta de! mercado local de determinados bienes y

servicios. En este úitimo caso, con previo informe emitido por la Oficina de Abastecimientos y Servicios Generales.

8.3 Montos máximos

\ Eí monto máximo a otorgarse bajo ia modalidad de Encargos con cargo ai" t"I presupuesto de la Municipalidad Distrital de Mariano Melgar será de hasta 1 UÍT.r

6.4 Fuente de Financiamiento

, Los Encargos estarán financiados por la fuente de financiamiento Recursos Determinados y/o directamente recaudados

>s responsables de ¡os fondos por encargos deberán custodiar adecuadamente c. dinero en efectivo y los comprobantes de pago que sustenten los desembolsos efectuados. En caso de pérdida de dinero, este hecho será informado a ¡a

modo que gestione la determinación de las

Todos ios gastos que se realicen a través de Encargos con cargo al presupuesto de la Municipalidad Distrital Mariano Melgar deberán contar con el marco presupuestal correspondiente.

Vil DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 Del Encargo ai Personal autorizado a solicitar fondos por Encargo.

Las personas autorizadas a solicitar esta modalidad son ¡os Gerentes, Sub. Gerentes, Jefaturas responsables de los sistemas administrativos de la Municipalidad Distrital de Mariano Melgar, quienes lo harán con ía debida anticipación, previa presentación del sustento del requerimiento excepcional del gasto.

No procede la entrega de nuevos fondos por Encargos cuando se tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de Encargos anteriormente otorgados,

7.2 De la solicitud del Fondo por Encargo.

La solicitud del fondo por encargo deberá tener una estructura que incluya, sustento de la acción excepcional del gasto, conceptos del gasto, plazo de la ejecución de! gasto, la persona responsable de la administración del Encargo y

6.5 Custodia de los Fondos por Encargos Internos

obligación de rendición de cuenta documentada de! monto asignado y deberá contar con el \TET de la jefatura inmediata superior de ía Unidad Orgánica requirente y responsables de las adquisiciones de bienes y servidos que autoricen, Gerencia de administración y autorización de la Gerencia Municipal.

7.3 De la utilización del fondo por Encargo

a) El fondo por Encargo será utilizado por el solicitante exclusivamente para gastos establecidos en la Resolución aprobada, sin exceder el límite autorizado y dentro del periodo señalado.

b) El gasto del Encargo se efectuara con criterio de eficiencia y transparencia.

c) Los comprobantes de pago no deberán presentar enmendaduras, borrones ni correcciones y deberán estar debidamente llenados y “ cancelados).

7.4 Viabilidad de la Solicitud

ff.é* ~(I?;Vú

v ;^ Lauaprobación de la solicitud se obtendrá a través de las siguientes unidades 'ij.í' orgánicas.' t v ■ -

Gerencia de AdministraciónLa Gerencia de Administración revisará sí la solicitud se adecúa al cumplimiento de Sos objetivos institucionales y a las acciones, tareas y trabajos institucionales; remitirá la solicitud a la Oficina de Abastecimientos y Servicios Generales para su evaluación en las materias siguientes:

Oficina de Abastecimientos y Servicios GeneralesEvaluará si existen restricciones en e! mercado para adquirir o contratar dichos bienes y servicios o parte de ellos y emitirá opinión por escrito sobe la razonabilidad de la solicitud.

Oficina de ContabilidadLa Oficina de Contabilidad verificará si el solicitante cuenta con encargos pendientes por rendir, lo que será comunicado por escrito.No procede la entrega de dos (2) "Encargos Internos" en la misma fecha o en paralelo.

b) Gerencia de Planeamiento y Presupuesto {Disponibilidad Presupuesta!) La Gerencia de Planificación y Presupuesto emitirá informe de certificación de crédito presupuestario de la Municipalidad Distrital MM y remitirá a la Gerencia de Administración.

c) La Gerencia de Administración autorizara el encargo

.■

7.S Formulación del Encargo

La Gerencia de Administración revisara ia solicitud de encargos y de no contar con presupuesto o ante los informes denegatorios de ia Oficina de Abastecimientos y Servicios Generales y de la Oficina de Contabilidad, comunicara por escrito la decisión al solicitante.

Cuando la solicitud de Encargos es considerada procedente, la Gerencia de Administración expedirá la resolución de Gerencia en el que se ¡ncluir^t;

* Descripción del objeto del Encargo■ Conceptos y la genérica de gastos■ Monto asignado■ Periodo de ejecución del Encargo■ Plazo para la rendición de cuentas, que no deberá de exceder lo (3)

días hábiles después de haber concluido ¡a actividad materia del encargo y se considerara el descuento por planilla y otro correspondiente, en caso de no rendir cuentas, sin menoscabo de las acciones administrativas a que hubiera lugar.

■yLa Gerencia de Administración remitirá lo actuado a Sa Oficina de Contabilidad para su ejecución correspondiente.

7.6 Del otorgamiento dei fondo por Encargo.

En base a la Resolución aprobada, remitida por la Gerencia de Administración, la Oficina de Contabilidad realizara las acciones y registros contables, y la oficina de Tesorería girara y entregara el cheque al personal designado para ía administración de dicho fondo.

El desembolso de los fondos autorizados por “Encargos Internos" se realizara a través de cheques, suscribiendo la recepción de los recursos asignados, establecidos en el FORMATO N° 2

FORMATO N°2

“ A u to rizac ión Encargo Interno a Personal de la Ins tituc ión ” que contendrá ob ligatoriam ente los igu ien te NOTA: Recibí la cantidad de Si...........Con cargo a rendir cuenta docum entada, en e! plazo detres dias (3} días hábiles después de conclu ida la actividad- Si vencido d icho plazo incum plie ra con la rend ic ión y/o devoluc ión de ios fondos asignados por “ Encargo In terno", au torizo sin lugar a reclam o se me descuente de m is rem uneraciones, bon ificaciones, g ra tificaciones, CTS o cua lqu ie r otro ingreso que me corresponda por cua lqu ie r concepto. En cado no se realice el "E ncargo In terno” , devolveré ios

fon dos púb licos en un plazo no m ayor de 24 horas.

El Jefe de Tesorería, bajo responsabilidad, previo a la entrega del cheque del Encargo, exigirá que el Encargado suscriba el Formato Nc 2.

7,7. De la Rendición de Cuentas del Encargo

a) El responsable de la administración del fondo por Encargo, efectuara la rendición de cuentas de los gastos efectuados debidamente documentados dentro del plazo que no deberá exceder los tres (3) días hábiles después de haber concluido la actividad, materia de Encargo. De tener un incumplimiento en la rendición de cuentas de los encargos la Oficina de Contabilidad dará cuenta expresa a la Gerencia de Administración que el servidor encargado no ha cumplido con su rendición dentro de los plazos establecidos; por tanto, no procederá a la entrega de nuevo encargo interno y asimismo con la finalidad de proceder Gerencia de Administración con notificar al infractor, para que este Cumpla en el plazo de un día con su rendición, caso contrario se procederá a feaiizar el respectivo descuento de sus haberes y remitir copia de sus actuados ante la secretaria técnica de la entidad, para que proceda conforme a sus funciones, sin perjuicio de las acciones legales que de ella se deriven.

, gast os efectuados con cargo ai Fondo por Encargo, serán sustentados con Comprobantes de Pago autorizados por la Superintendencia Nacional de Á d ij^E ^rac ión Tributaria, emitidos a nombre de ia Municipalidad Distrital Mariano

CM jíjtar, consignados al número de RUC 20170422978.

c) Al reverso de cada comprobante de pago, el Gerente solicitante sellara y colocara su firma en señal de conformidad de la recepción del o servicio

d) La Oficina de Contabilidad revisará la documentación sustentatoria de la rendición de cuentas y de ser procedente dará su conformidad. De no encontrarse conforme, la devolverá para la regularización respectiva en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas.

e) En caso de efectuarse pagos afectos al impuesto a la Renta de Cuarta Categoría (Recibos por Honorarios), el encargado bajo responsabilidad efectuara la -retención del porcentaje establecido del Impuesto a la Renta. Procede la suspensión de retención cuando ia SUNAT así lo autorice, para cuyo efecto deberá adjuntar la autorización de suspensión del referido impuesto. La retención mediante encargo debe ser depositada en el plazo de 24 horas hábiles en la Oficina de Contabilidad, para ei trámite correspondiente.

f) Todos los pagos de honorarios (con o sin retención) deben informarse a la Oficina de Contabilidad dentro del periodo tributario por el Encargado, según corresponda, para ser incluidos en la Declaración del PDT, bajo responsabilidad.

Si por ei incumplimiento se generaría multas, estas serán pagadas con su peculio por el responsable.

g) el monto por la adquisición de bienes, prestación de servicios u otros conceptos, no debe exceder de 1 Unidad impositiva Tributaria -U íT vigente.

h) La Oficina de Contabilidad de la MDMM, sacara copias de los comprobantes de pago que sustenten la adquisición o confección de bienes, cuya vida útil estimada sea mayor de un (01) año, e informar al responsable de Control Patrimonial, para su codificación, registro y conciliación.

f

i)E¡ saldo no utilizado, de! fondo por Encargo asignado, será devuelto a la Oficina ele Tesorería de la Gerencia de Administración quien entregara un Recibo de Caja

■que acredíte dicha devolución, que presentara como documento sustentatorio de r,iá; rendición .

VHI DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES

¿ . / i . , . c ,p r im e r a D isposic ión .- Si por caso fortuito o fuerza mayor, se postergue la fecha ■?( 'ETC;' d& ¡inicio de las actividades materia del encargo interno, medíante informe

~ *,y^%kidamente sustentado la Oficina de Contabilidad deberá informar a la Gerencia Administración. Seguidamente mediante cargo procederá a devolver ei cheque

a la Oficina de Tesorería o depositar los fondos públicos en la cuenta bancaría de la MDMM, bajo responsabilidad.

Segunda D isposic ión - La oficina de Contabilidad previo el registro en el SIAF, evaluara el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Directiva y demás normatividad legal vigente sobre la materia. Informando a la Gerencia de Administración sobre lo actuado.

ÍX. ANEXOS

Formato N° 1.- Solicitud de Encargo

Formato N° 2 - Autorización Encargo Interno a Personal de la Institución"

Formato N° 3.- Resumen de rendición de Cuentas por Encargo interno Recibido”

Formato N° 4.- Informe de Resultados del Encargo Interno Recibido”

Formato N° 5.- informe de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Generales.

Formato N° 6.- Autorización de descuento.

SOLICITUD DE ENCARGO

DIA | MES AÑO

i DATOS DEL SOLICITANTE (Apellidos y Nombres)

! GERENCIA CARGO. FUNCION 0 LABOR

’> FECHA DE ACTIVIDAD

INICIO DE].FECHA DE TERMINO DE ACTIVIDAD

i

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l lÍW A NT1D A D D E S C R IP C IO N

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C O S TO ! TO TAL

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E SP E C IF IC A 1 FU E N TE DE1 F INAN C ¡AM IENTOí

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' FIRMA .Y "' SELLO DEL GERENTE j FIRMA Y SELLO DEL SOLICITANTE; SOLICITANTE |

\

FIRM A Y S E LLO DE LA O F IC IN A DE A B A S TE C IM IE N TO S Y

S E R V IC IO S G E N E R A LE S

V 5 EL OFICINA D E

CONTABILIDADAUTORIZACION GERENCIA j MUNICIPAL

FORMATO N °2AUTORIZACION ENCARGO INTERNO AL PERSONAL DE LA INSTITUCION

OBJETO DEL ENCARGO INTERNO:

RESOLUCION DE AUTORIZACIONMONTO ASIGNADO (S /.)_______

1 CHEQUE N° _______ _____¡BANCO ______

\ RECIBI LA CANTIDAD DE Sí............................................ CON CARGO A RENDIRICUENTA DOCUMENTADA EN EL PLAZO MAXIMO DE TRES (3) DIAS HABILES DESPUES DE CONCLUIDA LA ACTIVIDAD SI VENCIDO DICHO PLAZO INCUMPLIERA CON LA RENDICION Y/O DEVOLUCION DE LOS FONDOS ASIGNADOS POR "ENCARGO INTERNO", AUTORIZO SIN LUGAR A RECLAMO SE DESCUENTE DE MIS REMUNERACIONES, BONIFICACIONES, GRATIFICACIONES, CTS O CUALQUIER OTRO INGRESO QUE ME

^C $ |R E S P O N D A POR CUALQUIER CONCEPTO EN CASO NO SE REALICE EL ' “ t í^ A R G O INTERNO”. DEVOLVERE LOS FONDOS PUBLICOS EN UN PLAZO ^ MAYOR DE 24 HORAS.

MARIANO MELGAR................. DE................................................. DE 201

Firma del Encargado del FondoAPELLIDOS Y NOMBRES:........................DNI N°.............................................................CARGO: .........................................................UNIDAD ORGANICA DONDE TRABAJA;

OBJETIVO DEL ENCARGO INTERNO:

, | RESOLUCION DE AUTORIZACION / MONTO ASIGNADO (S/.)_____

Yo, _____ , adjunto a!presente la rendición de cuenta documentada en relación a los datos adjuntos .consignados como se detalla.

i FECHA C O M P R O B A N TE ,

DE P AG O

NUMERO CONCEPTO IMPORTE SI.

f'

• , 0 ̂f i

A/í j i

TOTAL GASTADO SI._____________ _ _ _ __ .. ..............MONTO ASi G NA DOS/.________ _ _ _ _ ______POR DEVOLVER O DEVUELTO SEGÚN RECIBO DE CAJA N

¡ OFIC. CONTABILIDAD | Vo B° GERENCIA DE | ENCARGADO j_____ ADMINISTRACION | DNÍ N° ...........

DIA MES ANO

SNNFORME N°DIRIGIDO A:

b APELLIDO- Y NOBRES DEL ENCARGADO: f RESOLUCION DE AUTORIZACIONi OBJETO DEL “ENCARGO INTERNO”

r FECHA DE INICIO DE j FICHA DE TERMINO DE ACTIVIDADES | LA ACTIVIDAD

FICHA DE RENDICION Y/O DEVOLUCION

; i j

.."Me dirijo a usted a fin de informarle que como consecuencia dei “Encargo Interno" 'Tasjgjdabo se efectuaron las siguientes acciones:

r—

3-4.5.6 .

7.Conclusiones y Recomendaciones:

Adjunto a la presente ía correspondiente rendición de gastos de ia comisión de servicios.

V o B° dei Jefe Inmediato Firma del Encargado

INFORME DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOSGENERALES

INFORME N°......... 2016

GERENTE DE ADMINISTRACION

ASUNTO

REFERENCIA

: SOLICITUD DE ENCARGO A PERSONAL

FECHA Mariano Melgar,

-Me es grato dirigirme a usted con la finalidad de justificar las restricciones observadas a la o!e*ta -det mercado !oca[en cuanto a la adquisición de los siguientes bienes y servicios: 'DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO ! CARACTERISTICAS DEL MERCADO

Es cuanto informo, con ia finalidad de proseguir con la aprobación del encargo a persora; de la Municipalidad.

j

FIRMA Y SELLO DE LA OFICINA DE | ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS ! GENERALES

FORMATO N° 6

AUTORIZACION DE DESCUENTOS

Yo........................................................................................ ................................................. .

Identificado con DNi N °....................................asumiendo el cargo d e ......... , ............................

Se me hizo entrega por concepto de Encargos, el monto de............................... Soles

Aprobado con Resolución de Gerencia de Administración N°.............................

Asimismo expreso que al culminar la actividad, evento, comisión u otro y de no rendir cuenta en

plazo establecido de tres días hábiles, AUTORIZO se me descuente el importe percibido en ía

pianilía única de pagos.

el

íf /í Í it,W'

.Mariano Melgar,. .de

f e;íy;ir

de l 20 ...

COMISIONADO NOMBRES Y APELLIDOS DN! N°