resmi yazışma kuralları - aybu.edu.traybu.edu.tr/bilgiislem/contents/files/ybu_egitim.pdf ·...

Yıldırım Beyazıt Üniversitesi Resmi Yazışma Kuralları

Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü

[email protected] - [email protected]

Taslak   Yazı / Resmi yazı / Belge nedir?

  Yasal düzenleme

  Belgelerin fiziksel özellikleri

 Gelen / Giden yazı işlemleri

  Belgelerde gizlilik

26 Şubat 2013 - Ankara

2

Resmi yazışma

  Yazışmanın amacı;   Bilgilendirme,   Sorun çözme,  Konuyu açıklığa kavuşturma,   Talep yazıları,   Bilgi alma,   ...


3

Resmi yazı/Belge

 Kurumun görev ve faaliyetlerini yerine getirirken, günlük iş akışı içerisinde oluşan ve kanıt olma özelliği taşıyan yazılı, basılı veya farklı formatlardaki (elektronik, ses, görüntü, grafik vb) kayıtlardır.   Kanıt özelliği taşır,

  Kurumun belleğidir,

  Yönetim kararlarının ortaya konulması, takip edilmesi, sonuçların değerlendirilmesi ve geleceğe yönelik planlamaların yapılmasını sağlar.


4

Yasal Düzenleme

 “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” 2 Aralık 2004 tarihli 25658 sayılı resmi gazete

 Amaç; •  Resmi yazışma kurallarını belirlemek

•  Sağlıklı

•  Hızlı

•  Güvenli bilgi ve belge değişimi

  8 kasım 2012 tarihinde yeni yönetmelik taslağı Başbakanlık web sitesinde kamunun bilgi ve görüşüne açılmıştır.


5

Yazı

 Okunaklı, anlaşılır

  Bütünlük sağlanmış

 Dilbilgisi ve imla kurallarına uygun

  Silinti ve kazıntısız

 Hatasız ve temiz

  Son hali

  Standart formlar

 Önem ve öncelik dereceleri


6

Resmi Yazı İşlemleri

 Belgelerin oluşturulması  Belgelerin fiziksel özellikleri

 Gelen belge işlemleri  Giden belge işlemleri


7

Belgelerin oluşturulması

 Daktilo ???????????

  Faks : “Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.”

  Bilgisayar – Elektronik yazışma: “Güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun güvenlik tedbirlerini içeren EBYS ile yapılır ve elektronik olarak kaydedilir.”


8

Fiziksel Özellikler  Resmi yazı;   En az iki nüsha olmalıdır. Bir kopya mutlaka kurumda

kalmalı,

  Boyut; A4(210X297 mm) ve A5(210x148 mm) olabilir,

  Yazı tipi “Times New Roman”, karakter boyutu 12 punto olmalıdır.

 Rapor, bilgi notu, form gibi farklı türde dokümanlarda farklı tip ve karakterler kullanılabilir.

  Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.


9

Fiziksel Özellikler   “....Ancak zorunlu hâllerde metin 9 puntoya kadar düşürülebilir.”

  Ekler farklı form ve formatlarda üretilebilir.

  Eklerde kağıdın her iki yüzü kullanılabilir.

  “...kâğıt, yazıcı kartuşu ve imza kalemi özellikleri ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun olmalıdır.”

  Metin içerisinde yer alan alıntılar tırnak içerisinde ve eğik olarak, vurgulanmak istenen kısımlar ise kalın harflerle yazılabilir.

  Yazı alanında metin kısmı dışında, süreli belge ve gizlilik derecesi ibareleri hariç kalın harfler kullanılmaz.

  Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

  Yazı alanı dışına sayfa numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.


10

Başlık

  Amblem de kullanılabilir (üst, sağ veya solunda)

  Sayfaya ortalanmalıdır

  Kurum adı büyük harf

  Birim adı başlık formatında

  Üç satırı geçmemeli (alt birim adı bilgisine de dördüncü satırda ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yer verilir)

T.C. BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE İLETİŞİM KURUMU İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı


11

Başlık T.C.

GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI

Ankara Gümrük ve Muhafaza Başmüdürlüğü

Kayseri Gümrük Müdürlüğü

  İdare tarafından üretilen rapor, mevzuat taslağı ve benzeri belgelere anlamlı ve özlü bir başlık konulur

(Örnek: 2012 yılı Kurum Arşivi imha Kurulu Raporu).


12

Sayı, Evrak Kayıt Numarası, Konu ve Tarih   Başlıktan sonra iki satır boşluk bırakılır

  Sola dayalı olarak “Sayı:” formatında

  İdari Birim Kodu, Standart Dosya Planında yer alan dosya kodu tam olarak yazılmalı

  (kod numaranız - dosya numaranız - evrak kayıt numaranız / genel evrak kayıt numarası.)

  Sayının bir aralık altına “Konu:”

  Kısa ama anlamlı olmalı

  Başlıktaki T.C. kısaltmasının hizasını geçmemeli

  Tarih, Sayı ile aynı satırda

  Sağa dayalı olmalı

  İmzalandıktan sonra birimden sayı verildiği tarih

  “Gün/ay/yıl” şeklinde yazılır (Gün.ay.yıl)


13

İdari Birim kodu(Haberleşme Kodu) – Standart Dosya Planı

  1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi

  Resmi yazının hazırlandığı birimi bağlı bulunduğu teşkilatla birlikte tanımlayan ve alt birimlere kadar kullanacakları kodları,


14

İdari Birim Kodu   Belgedeki “Sayı” bilgisi üç bölümden oluşmaktadır


15


16

İdari Birim Kodları


17


18


19


20


21 DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

1 GENEL KONULAR 000-099

2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599

2.1 Nüfus ve Vatandaşlık Olayları İşleri 100-149 2.2 İller İdaresi İşleri 150-249 2.3 Mahalli İdareler İşleri 250-349 2.4 Sivil Savunma Hizmetleri 350-449 2.5 Kihbi İşleri 450-469 2.6 Dernek İşleri 470-489 2.7 Valilik ve Kaymakamlık İşleri 490-529 2.8 Güvenlik İşleri 530-549

3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699

3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri 600-619 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639 3.3 Hukuk İşleri 640-659 3.4 Teftiş İşleri 660-679

4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999

4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-719 4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 720-749 4.3 Emlak ve İnşaat İşleri 750-769 4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri 770-789 4.5 İdari İşler 800-819 4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839 4.7 Mali İşler 840-869 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889 4.9 Personel İşleri 900-929 4.10 Satınalma ve Satış İşleri 930-949 4.11 Sivil Savunma İşleri 950-969 4.12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri 970-999

Kurumların hazırladığı bölüm

Sayı, Evrak Kayıt Numarası, Konu ve Tarih

Sayı: 66277564-772-752/ Sayı: 57776750 -232-932/467

Konu: Eğitim talebi – Gülten ALIR Konu: 2012 mobil telefon tarife itirazları

22/11/2012


22

Gönderilen Makam

  Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yer

  “Konu”nun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan

 Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.

  Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

 Kurum dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle yazılır.


23

Gönderilen Makam

ULAŞTIRMA, DENİZCİLİK VE HABERLEŞME BAKANLIĞINA

(Haberleşme Genel Müdürlüğü)

TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİNE

ANKARA

Sayın Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR

Cinnah Cad. No:16

Çankaya/ANKARA


24


25

İlgi

  İlgi yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada cevap olduğunu ve bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür

  Gönderilen makam bilgisinin iki aralık altına küçük harflerle “İlgi:” formatında, sola dayalı yazılır

  Bir satırı geçerse ”İlgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

  Birden fazla ilgili belge varsa “a)” “b)” şeklinde sıralanır, tarih sırasına göre sıralanır


26


27

İlgi

  Söz konusu yazının “tarih ve sayı” bilgisi belirtilir

  Söz konusu yazının kurum ve birimin dosya kodu tam olarak belirtilir

  İlgi tarih sırasına göre yazılır. (Eski tarihliden yeni tarihliye)

  Birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış cok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

  İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “.................’ın 19.11.2011 tarihli dilekçesi.” biçiminde yazılır


28


29

Metin   Metin, “ilgi”den sonra başlayıp “imza”ya kadar süren bölüm,

  “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık,

  “İlgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

  Paragraf başına 1.25 cm girinti yapılır.

  Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır.

  Sayılar rakam ve/veya yazı ile yazılabilir.

  Önemli rakamdan sonra parantez içinde yazıyla verilebilir.

  Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (11.465.660),

  Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33-yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.


30

Metin

  TDK İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınır.

  Kısaltma var ise ilk geçtiği yerde parantez içinde açık ifadesi verilir.

  Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim” üst ve aynı düzey

makamlara yazılan yazılar “Arz ederim”, üst ve alt makamlara dağıtımlı

yazılar “Arz ve Rica ederim” biçiminde bitirilir.

  Konuya katkısı olmayan gereksiz, uzun cümlelerden kaçının

  Cümle yapısı, öznesi, fiili v.s doğru kullandığınızdan emin olun

  Mutlaka kontrol edin.


31

Metin

 Alt makama muhatap yazılar "… bilgilerinizi rica ederim.”/“Bilgilerinizi rica ederim." veya “… gereğini rica ederim.”/“Gereğini rica ederim.”; üst veya aynı

düzey makamlara muhatap yazılar "… bilgilerinizi arz ederim."/"Bilgilerinizi arz

ederim." veya "… gereğini arz ederim."/"Gereğini arz ederim."; üst ve alt

makamlara muhatap dağıtımlı yazılar "… bilgilerinizi arz ve rica

ederim."/“Bilgilerinizi arz ve rica ederim." veya "… gereğini arz ve rica

ederim."/“Gereğini arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

 Yabancı ülkelerle veya uluslararası kuruluşlarla yapılan yazışmalarda yabancı

dil kullanılabilir. Bu durumda yabancı dille yazılan belgenin Türkçe karşılığı da oluşturulur ve saklanır.

 Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerde; “… arz ederim.” ibaresinin

yokluğu, “… rica ederim.” ibaresinin varlığı, bu ibarelerin yanlış kullanımı ya da

bu ibareler yerine benzeri ibarelerin kullanımı dilekçenin işleme alınmasına

engel değildir. 26 Şubat 2013 - Ankara

32

Metin

 Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerde; “… arz ederim.” ibaresinin yokluğu, “… rica ederim.” ibaresinin varlığı, bu ibarelerin yanlış kullanımı ya da

bu ibareler yerine benzeri ibarelerin kullanımı dilekçenin işleme alınmasına

engel değildir.

 Birden fazla sayfa tutan belgelerde her sayfada başlık ve iletişim bilgilerine yer

verilir. Sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek

ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.


33

İmza

  Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılır.

  Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.

  İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

  Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır.

  Unvanlar adı ve soyadının altına küçük harflerle yazılır.

  Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

 Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre, kurum/kuruluşun imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.


34

İmza   Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakana a.”,”Vali a.” ve “ Belediye Başkanı a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

  Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başbakan V.”, ”Vali V.” biçiminde ikinci satıra yazılır.


35

(İmza) Cem Yılmaz

Daire Başkanı a. Başkan Yardımcısı

(İmza) Ata Demirer

Başkan V.

İmza   Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda,

  İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvan ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa duğru sıralanır.


36

İmza Mehmet Coşan

Genel Müdür Yardımcısı

İmza Mustafa Atıcı Daire Başkanı

İmza

 Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Başbakan Vekili", “Bakan Vekili”, “Müsteşar Vekili”, "Vali Vekili", “Belediye Başkanı Vekili” veya "Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez

 Belgenin birden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır


37

(İmza) (İmza) (İmza) Ayhan Işık Cüneyt Arkın Ediz Hun

Başkan Başkan Yardımcısı Daire Başkanı

Onay

 Yazı üst makamın oluruna sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır.

 ”OLUR”un altında onay tarihi yer alır.

 Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.


38


39

Ekler •  İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı

alanının soluna,

•  “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.

•  Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.

•  Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

•  Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” yada “Ek ...... Konulmadı “, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek ...... konuldu “ ifadesi yazılır.

•  Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.


40

Ekler

•  Fiziksel ortamda gönderilen belgenin birden fazla sayfa olması durumunda, her sayfa imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Varsa ekler imza sahibi ya da sahiplerinden biri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerek görülmesi hâlinde eklerin imzalanması ya da paraflanması yerine idare mührü kullanılır. İmza, paraf veya mühür belgenin metin bölümüne zarar vermeyecek şekilde sayfanın alt kısmında yer alır.


41

Dağıtım •  Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır.

•  Protokol sırası dikkate alınır.

•  “EKLER”den sonra uygun boşluk bırakılarak kağıdın soluna yazılır.

•  Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır.

•  “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılır.

•  “Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır.


42

Ekler ve Dağıtım


43

Dağıtım


44

Paraf   Yazının kurum içinde kalan nüshası

  Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.

  Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

  Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraf elektronik onay yoluyla alınır.

  Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır,

  (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı tam olarak yazılır.

  El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır 26 Şubat 2013 - Ankara

45

Paraf


46

01.11.2012 Şube Müdürü : Yasemin TELLAL (Paraf)

01.11.2012 Daire Başkanı : Melik ÖZSÖZ (Paraf)

01.11.2012 Genel Sekreter yardımcısı : Muhsin SEZGİ (Paraf)


47

Koordinasyon

  Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda

  Paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon “ yazılır.

  İşbirliğine dahil olan personelin unvanı, adı ve soyadı paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.


48

Adres

•  Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun;

•  Adresi, telefon ve faks numarası , e-posta adresi ve elektronik ağ (web) sayfası adresini içeren iletişim bilgileri yazılır.

•  İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

•  Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlilerinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.


49

Koordinasyon ve Adres


50

İvedi ve Günlü yazılar, Tekit yazısı

•  Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde belirtilir.

•  Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak ‘İVEDİ’ damgası basılır

•  Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

•  Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.


51

Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk

  Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına taplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. (Örnek . 1/9, 2/7, 5/32).

  Bir yazıya örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğin herhangi bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir .

 Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.


52

Yazıların Alınması ve Gönderilmesi

  Kayıt Kaşesi   Gelen belgeler kayıt kaşesi ile kaydedilir.   Belgenin arka yüzüne basılan kaşe ile belgenin tarih ve sayısı

yazılır   Varsa ekleri belirtilir

Türk Hava Kurumu Üniversitesi KAYIT Tarih

Sayı HAVALE Gereği

Bilgi DOSYA NO EKLER YETKİLİ İMZA 26 Şubat 2013 - Ankara

53

Yazıların Alınması ve Gönderilmesi

  Yazıların gönderilmesi  Gönderenin iletişim bilgisi zarfın sol üst bölümüne,  Gideceği yerin iletişim bilgisi zarfın ortasına yazılır.


54

Belgelerde Gizlilik

 Kurum ve kuruluşların, devletin güvenliğinin sağlanması esastır.

 Gizlilik dereceli her türlü bilgi, belge, evrak, doküman, ve malzemenin yetkili olmayan kişiler tarafından erişimini engellemek.


55

Belgelerde Gizlilik

  Gizli belgelere fiziksel olarak erişimi engelleyecek güvenlik tedbirleri alınmalıdır: Güvenlik giriş kartları, izleme sistemleri, personel soruşturması,

  Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilmelidir.

  Bu tür belgelerle çalışacak personel belirlenmeli, yetkisi olmayan personelin ilgili alana girişi engellenmelidir.

  Gizli ve özel gizli belgeler senetle teslim edilir,

  Çok gizli belgeler özel kasalarda, odalarda muhafaza edilir,

  Özel torba ya da çantalarda, iki zarfla, özel kuryeyle ya da şifrelenerek gönderilir,

  Yurtdışına kurye ile gönderilebilir. 26 Şubat 2013 - Ankara

56

Belgelerde Gizlilik

 Kağıdın üst kısmına (Başlığın üzerine) ve alt ortasına (adresin üzerine) gizlilik derecesini gösteren damga vurulur  Gizlilik dereceleri görev alanı ve hizmetin özelliğine göre

kurum veya kuruluşça belirlenir.  GİZLİ: Açıklandığı takdirde ya da başkasının eline geçtiği

zaman milli menfaatimize zarar getirecek yazılar için kullanılır. (Gizli mahiyetteki fotoğraf ve şemalar, ekonomik alandaki tedbirler, yurt savunması programı gibi)


57

Belgelerde Gizlilik

 ÖZEL: Saklı tutulması istenen hususlar, soruşturma raporları, disiplinle ilgili kişilere ait dokümanlar, istihbarat raporları gibi durumlar için kullanılır.

 HİZMETE ÖZEL: Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnızca resmi amaçlar için kullanılacak, ayrı ayrı gizli olmayan ancak, bir araya gelince gizlilik derecesi olan bilgiler topluluğu için kullanılır.

 KİŞİYE ÖZEL: Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir.


58

Belgelerde Gizlilik

  Gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle olarak belirtilir.


59

Belgelerde Gizlilik

  İç zarf ve iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

  Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.


60

Kontrollü Evrak Senedi


61

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Elektronik

Belge


62

E-devlet

 Devletin tüm hizmetlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesidir.  Kamu kurumları arasında  Devlet ve vatandaş  Devlet ve iş dünyası

  Şeffaf

 Düşük maliyetle

 Hızlı


63

E-devlet aşamaları


64

Bilgi Etkileşim

Hareket

Dönüşüm

…E-devlet aşamaları   Bilgi: Web siteleri aracılığıyla kurumsal bilgilerin vatandaş ve iş

dünyasıyla paylaşıldığı, şeffaflığın ilk adımıdır.

  Etkileşim: Kamu kurumlarından e-posta ile bilgi almak, bazı dinamik olmayan formların elektronik olarak ulaşılabilmesi, devlet kurumları arasında intranet ve e-posta iletişiminin yaygınlaştığı aşamadır.

 Hareket: Vergi, pasaport, ehliyet, gümrük, oy verme gibi işlemlerin tamamıyla elektronik ortamda yapılması, teknolojik altyapının geliştiği, bilgi güvenliği ve dolaşımının sağlandığı aşamadır, e-imza kullanılmaktadır.

 Dönüşüm: Tüm bilgi sistemlerinin bütünleşik çalıştığı, kurumlar ve vatandaş arasındaki her türlü belge alışverişinin elektronik ortamda gerçekleştiği, tek bir portaldan tüm hizmetlere ulaşıldığı, kültürel, bürokratik ve hizmet dönüşüm aşamasıdır.


65

Elektronik Belge

  Belge; kurumsal yapı içindeki iş süreçleri sonucunda her türlü ortamda üretilen belge anlaşılmaktadır. Bu kapsamda elektronik belge; bilgisayar ya da diğer elektronik cihazlar aracılığıyla elektronik ortamda iş süreçleri sonucunda üretilen, arşivlenen, erişilen, iletilen ve imha edilen her türlü belgeyi ifade eder.


66

Elektronik Belge Yönetimi

  Elektronik belge yönetimi,

  Elektronik ya da sayısal araçlar üzerinde üretilen veya geleneksel belgelerden dönüştürülen elektronik belgelerin sahip olduğu özellikleri kaybetmeksizin kaydedilmesini,

  korunmasını,

  farklı ortamlara aktarılmasını ve/veya dönüştürülmesini,

  ayıklama-imha işlemine tabi tutulmasını,

  Arşiv belgesi niteliğinde olanların değerini kaybetmeksizin korunmasını sağlayan ilke ve uygulamalar bütünüdür.


67

Elektronik Belge Yönetiminin Avantajları   Belgelere hızlı erişim

  Belgelerin hızlı bir şekilde arşivlenmesi

  Farklı dosyalara ait belgeler arasında bağlantı kurma kolaylığı

  Elektronik ortamdaki belgelerin basılı ortama geçirilmeden

dosyalanması

  Kağıt tasarrufu

  Çalışanların iş sırasındaki fotokopi vb. işlemleri, görece daha az

yapmalarını sağlayan sistem nedeniyle zaman tasarrufu

  İş veriminin artması

  Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesi

  Yüksek seviyede güvenlik


68

Elektronik Belge  Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,

sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı veya mobil elektronik imzayı,

  Elektronik mühür: Elektronik belgeye eklenen ve idare için düzenlenmiş elektronik mühür sertifikasına dayanılarak oluşturulmuş ve fiziksel olarak basılan resmî mühür özelliğini haiz kurumsal elektronik imzayı,

 Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan kimlik bilgilerini,


69


70

Teşekkürler

Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR [email protected] [email protected]


71

Rapor Hazırlama Teknikleri


72

Rapor Hazırlama  Amacı ne????  Bilgi vermek??  Çözümü kolaylaştırıcı önerileri sunmak??  Konuyu çözmek??

 Kim okuyacak????

 Ne kadar süreniz var???


73

Rapor Türleri

  Gelişme raporları   Veri toplama raporları   Teknik raporlar   Teftiş soruşturma raporları   Araştırma inceleme raporları   ....


74

Rapor ve Yazı Dili   Yazılar kendine özgü üslubu taşımadıkça istenen etkiyi

yapmayacaktır.

 Her yazının yazılma amacı, muhatabı, beklentileri ve istenen sonuçları farklıdır.

  Yazı tasarlanırken gideceği makam, belirtilen durum, yazıdan beklenen sonuçlar ve bunların ifade edilmesinde kullanılacak üslûp belirlenmelidir.


75

Rapor Hazırlama

 Okuyucuya hangi noktaları aktarmak gerektiğine ve hangi konulara dikkat çekmek istediğinize karar verin. Raporun mesajı nedir??

  Yazının amacına hizmet etmeyen bilgilerden kaçının,

 Mutlaka genel başlıklar ve altında ele alacağınız konulara ilişkin bir taslak hazırlayın,

  Eksik ve gereksiz konuları belirleyin,

 Raporunuzun bütününde giriş-gelişme-sonuç mantığına bağlı kalın

 Çözüm önerilerini işe ve sürece etkisini de açıklayacak şekilde açıklayın,


76

Rapor ve Yazı Dili   Cümleleri kısa tutun   Amaca/konuya hizmet eden sade cümleler kurun   Gereksiz kelimeler kullanmayın   Yabancı kelimeler, bilinmeyen kelimeler kullanmayın   Kelimelerin tekrarından kaçının, kelime haznenizi

zenginleştirin,   Edilgen bir ifade kullanın, kişisel ifadelerden kaçının,   Aklınızdaki düşünceyi açıkça ifade etmeye çalışın,   Monotonluktan kaçının,   Sayfa düzenine, noktalamalara, dilbilgisi kurallarına özen

gösterin,   Resmi kurumların adlarını, kısaltmaları, şahıs isimlerinin

hatasız olması için mutlaka kontrol edin.


77

Rapor Hazırlama

 Uygun yerlerde grafik, tablo v.s kullanın. Gereksiz, amaçsız, sadece sayfa sayısına hizmet eden tablolardan kaçının,

  Tablo, grafik var ise mutlaka numara ve adı yazın,

 Metin içerisinde atıf yapılarak tabloda dikkat çekilmek istenen noktalara değinin, ön plana çıkarmak istediğiniz bilgiyi verin,

  Ekler varsa metin içinde ilgili yerde gönderme yapın, kısa açıklama yapın,

  Ekleri numaralandırın


78

... Rapor hazırlama   Giriş ve yönetici özeti hazırlayın,   Bölümler kendi içinde bütünlük oluşturmalı,   Ana bölümler ve alt bölümler, başlıklar arasındaki kurgu/ilişki

olmasına özen gösterin   Raporun uzunluğuna ve başlıkların çeşitliliği dikkate alınarak

içindekiler ve ekler, şekiller tablosu oluşturun   Kapak hazırlayın, hazırlayan birim (unvan ve isimler), hazırlandığı

tarih, konu, dosya numarasını yazın,   Varsa kullanılan kaynaklar raporun sonuna “Kaynakça” olarak

ekleyin,   Raporunuzu mutlaka kontrol edin!!


79


80


81


82


83


84


85


86


87

Teşekkürler

Yrd. Doç. Dr. Gülten ALIR [email protected] [email protected]


88

resmi yazışma kuralları - aybu.edu.traybu.edu.tr/bilgiislem/contents/files/ybu_egitim.pdf ·...

Documents