3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales administrativos.Estructura de un ManualLas partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

Tabla de contenido

Introduccin

Instrucciones para el uso del manual

Cuerpo del manual

Flujogramas

Glosario de trminos

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos

Tipos de Manuales AdministrativosEntre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:1.- Manuales de Organizacin

2.- Manuales de Polticas

3.- Manuales de Normas y Procedimientos

4.- Manuales para Especialistas

5.- Manual del empleado

6.- Manual de contenido mltiple.

7.- Manuales de finazas

8.- Manuales del sistema

Manual de OrganizacinEl manual de procedimientos deber contener:

Cartula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable.

Portada. sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin.

ndice general. Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.

Presentacin. Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la exposicin de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del titular.

Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin de una organizacin.

Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:1.- Identificacin Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin.

Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de revisin (en su caso).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.

Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la organizacin; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.

2.- ndice o Contenido Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prlogo y/o Introduccin Seccin en donde se explica qu es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico.

4.- Antecedentes HistricosDescripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados.

5.- Legislacin o Base LegalEste apartado, contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha de publicacin en el Diario Oficial).

6.- AtribucionesTranscripcin textual y completa de las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

7.- Estructura OrgnicaDescripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin, en funcin de sus relaciones de jerarqua. sta descripcin de la estructura orgnica, debe corresponder con la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Adems, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia.

8.- OrganigramaEs la representacin grfica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales d comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

9.- Funciones Especificacin de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organizacin.

Es conveniente que en la presentacin de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica.

Que sigan el orden establecido en la estructura.

Que la redaccin se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.- Descripcin de PuestosResea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc)

Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y asesora.

Funciones Generales y Especficas.

Responsabilidades o deberes.

Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos dentro de la organizacin, as como las que debe establecer externamente.

Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

Estructura del Manual de OrganizacinContenido: Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa).

Resea Histrica.

CAPTULO II: Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

CAPTULO III: Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Descripciones de cargos.

GLOSARIO.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFA. Manual de PolticasEs la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Manual de Normas y ProcedimientosEs la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin de normas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros de la misma.

Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un manual de estas caractersticas:

Normas de procedimientos: es la relacin por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la indicacin de los distintos sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.

Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.

Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen tambin como diagramas de procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Estructura del Manual de Normas Y ProcedimientosContenido: Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:SECCIN A: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa).

Resea Histrica.

SECCIN B: Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

SECCIN C: Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Organigrama especfico del rea del manual.

Descripciones de cargos.

SECCIN D: Objetivos del manual.

Poltica de calidad de la empresa.

CAPTULO II: Normas generales del manual.

Normas tcnicas del manual.

CAPTULO III: Objetivo del procedimiento.

Norma tcnica del procedimiento.

Procedimiento (Playscript).

Flujograma.

GLOSARIO.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFA. Manual de Polticas, Normas y ProcedimientosEste manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organizacin. Adems, incluyen toda la informacin referente a la organizacin (antecedentes, estructura orgnica, funciones, organigramas, etc). Tambin, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin importante sobre el uso de recursos materiales y tecnolgicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

Estructura del Manual de Polticas, Normas Y ProcedimientosContenido: Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:SECCIN A: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa).

Resea Histrica.

SECCIN B: Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

SECCIN C: Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Organigrama especfico del rea del manual.

Descripciones de cargos.

SECCIN D: Objetivos del manual.

Poltica de calidad de la empresa.

CAPTULO II:SECCIN A: Objetivos del rea.

Poltica del rea.

SECCIN B: Normas Generales.

CAPTULO III: Normas tcnicas.

Procedimientos.

Flujogramas.

Objetivos del procedimiento.

Normas del procedimiento.

Playscript.

GLOSARIO DE TRMINOS.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFA. Manual para EspecialistasEs aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin en forma especfica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de entrenamiento y capacitacin de empleados, como as servir tambin de elemento de consulta para la realizacin de las tareas asignadas.

6) Manual del EmpleadoSu objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal nuevo (induccin) as como tambin para posterior entrenamiento, este manual es especialmente til para niveles intermedios u operativos.

Se enuncian a continuacin algunas informaciones que un manual de estas caractersticas debe contener:

Actividades desarrolladas por la empresa.

Breve resea histrica.

Objetivos generales que se persiguen.

Derechos y obligaciones de los empleados en general.

Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.

Servicios que la empresa presta a sus empleados.

7) Manual de Contenido MltipleYa se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparacin de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su xito:

manifestacin clara de las normas generales de la empresa.

Comprensin total de la organizacin bsica de la misma.

Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.

8) Manuales de FinanzasLas responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y especficas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de la administracin.

9) Manuales del SistemaEl manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y est constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura fsica del sistema, ndice de componentes, etc.

10) Manual de CalidadEl Manual de Calidad

Define un manual de calidad como un documento que enuncia la poltica de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organizacin. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organizacin o con una parte seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

ISO 9002El ISO 9002ISO son las siglas en ingls de la Organizacin Internacional de Estandarizacin, la cual se dedica a la creacin de estndares internacionales voluntarios, en diversos mbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnologa y la economa.

Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que est registrada en ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se est recibiendo ser como se esperaba. Permite contar con la documentacin de todas las actividades de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.

El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en produccin, instalacin y servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relacin con los manuales, ya que en el momento de establecer una norma o poltica en la organizacin, debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una documentacin en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organizacin.

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CONTENIDO DE MANUALES:

Manual de procedimientos:

1.- ndice. 2.- Introduccin 2.1.- Objetivos del manual. 2.2.- Alcance. 2.3.- Como usar el manual. 2.4.- Revisiones y Recomendaciones. 3.- Organigrama. 3.1.- Interpretacin de la estructura orgnica. -Sistemas de organizacin (lnea, funcional, etc.) -Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.). -Amplitud de la descentralizacin y centralizacin. -Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora. 4.- Grficas. 4.1.- Diagramas de flujo. 5.- Estructura procedimental. 5.1.- Descripcin narrativa de los procedimientos. 6.- Formas. 6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseadas). 6.3.- Instructivos de las formas empleadas.

Criterios Metodolgicos para el Diagnstico de los Manuales de

Procedimientos Con el propsito de estandarizar y unificar los criterios bsicos para el anlisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organizacin.

Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentacin que se genere en esta materia as como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnstico del procedimiento.

A travs del establecimiento de estos requerimientos mnimos de informacin, se estar en posibilidades de emitir juicios y dictmenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la instrumentacin y aplicacin de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.

As pues, resulta indispensable establecer los puntos que debern contener los siguientes documentos.

Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los rganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realizacin de las funciones que se le han asignado.

El manual est integrado por los procedimientos que se dan en el mbito de accin de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin del tema central objeto de estudio: - De Organizacin - De Normas y Procedimientos - De Puestos y funciones MANUAL DE ORGANIZACION: Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella. En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de este contenido se sugiere: - Histora y Descripcin de la Empresa - Misin, visin y objetivos de la empresa - Legislacin o base legal - Estructura de la organizacin (organigrama General) - Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en general (Organigrama por rea) - Normas y polticas generales MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control interno y su vigilancia. Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se decriban. El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin. Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos. La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin: - Identificacin del procedimiento - Nombre - Area de desempeo - Codificacin - Descripcin Genrica (objetivo) - Normas generales - Responsable de cada una de las actividades que lo integran - Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades) - Descipcin de cada una de las actividades que lo integran MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES: Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin. Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin. Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones. La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin: - Identificacin del Puesto de Trabajo - Nombre - Area de desempeo - Codificacin - Descripcin Genrica (objetivo) - Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto - Diarias o frecuentes - Semanales - Quincenales - Mensuales - Trimestrales - Semestrales - Anuales - Ocasionales o eventuales - Requisitos del ocupante del puesto (perfil) - Nivel acadmico - Habilidades y destrezas - Conocimientos tcnicos y/o especficosPara la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma: - RECOPILACION DE INFORMACION - INTERPRETACION Y DISEO DE LA INFORMACION - ELABORACION DEL MANUAL - APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL RECOPILACION DE INFORMACION: La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del documento. La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio. La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de ellas.

INTERPRETACION Y DISEO DE LA INFORMACION: La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos. Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilacin de informacin. Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa. La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos. El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.

ELABORACION DEL MANUAL: La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico. Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo. APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL: La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general. El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin. Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos. Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.

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