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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
UNIVERSIDAD DE TURISMO NÚCLEO HOTEL ESCUELA
DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVENTARIO PARA EL CONTROL DE
ENTRADA Y SALIDA DE SUMINISTROS EN EL ALMACÉN DE LA
POSADA PALMA DORADA C.A.
MÉRDA, JUNIO 2017
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
UNIVERSIDAD DE TURISMO NÚCLEO HOTEL ESCUELA
DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVENTARIO PARA EL CONTROL DE
ENTRADA Y SALIDA DE SUMINISTROS EN EL ALMACÉN DE LA
POSADA PALMA DORADA C.A.
TUTOR ACADÉMICO: SHIRLEY ROJAS
AUTOR: RODRÍGUEZ LARA, LUIS RICARDO
TUTOR EMPRESARIAL: MAIRELYS RIO
MÉRIDA, JUNIO 2017
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO UNIVERSIDAD DE TURISMO NÚCLEO HOTEL ESCUELA
DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVENTARIO PARA EL CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE SUMINISTROS EN EL ALMACÉN DE LA
POSADA PALMA DORADA C.A.
AUTOR: RODRÍGUEZ LARA, LUIS RICARDO
TUTOR ACADÉMICO:SHIRLEY ROJAS
FECHA: JUNIO DEL 2017
RESUMEN
La mala gestión de los recursos de una posada puede llegar a ser, sin
duda, la principal fuente de pérdida económica de cualquier empresa.Hay
una serie de pasos a seguir para evitar que esta depreciación se lleve a
cabo, entre las cuales está primeramente identificar el problema y solventarlo
de la manera más rápida posible, usualmente el problema principal es falta
de comunicación o mal interpretación de la misma. Luego aplicar medidas de
prevención en referencia a los inconvenientes presentes para mejorar tanto
la producción de la empresa como el ambiente laboral.
Las herramientas necesarias para cumplir con esta propuesta, son
formatos de entregas y salida de mercancía de los insumos de almacén,
manteniendo un registro de cada uno y permitiendo la adecuación de
planificación y control en cada rubro para su posterior adquisición. La
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propuesta busca optimizar los procesos de gestión dentro de la posada,
iniciando por la operatividad de los departamentos que almacenan el
producto final.
DESCRIPTORES: almacén, procesos, herramientas, planificación,
control.
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CARTA AVAL
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ACTA FINAL
7
AGRADECIMIENTOS
A Marie, por su cariño y apoyo; y al Doctor Gordon Freeman, por
enseñarme a luchar en contra de todas las probabilidades.
8
ÍNDICE GENERAL
RESUMEN………………………………………………………………………......4
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………6
FASE I: DESCRIPCION DE LA EMPRESA……………………………………..7
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA…………………………………………….7
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA Y SU EXPLICACION…8
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS……………………….9
FASE II: DIAGNOSTICO SITUACIONAL……………………………………....11
FASE III: PRESENTACION DE LA PROPUESTA…………………………….15
JUSTIFICACION…………………………………………………………………..16
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
GENERAL………………………………………………………………….16
ESPECIFICO……………………………………………………………….16
CONTEXTUALZACION Y FUNDAMENTACION DE LA PROPUESTA…….17
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA.………………………………………….20
RECOMENDACIONES…………………………………………………………...30
CONCLUSIONES………………………………………………………………….31
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………………….32
9
INTRODUCCIÓN
La Posada Palma Dorada C.A, ubicada en el estado Falcón consta de
instalaciones bastante reducidas para la capacidad de alojamiento que
desean prestar, a pesar de esto, presenta fallas a nivel administrativo,
especialmente en el área de almacenes, puesto que los espacios se ven
reducidos para albergar los insumos necesarios que brinden los estándares
de calidad que buscan mantener. Dentro de una propuesta para el
mejoramiento de sus procedimientos y registros administrativos, se deben
desarrollar las herramientas adecuadas a la necesidad existente.
El almacén de la empresa de alojamiento presenta situaciones de
inconvenientes constantes en cuanto a las salidas de insumos, es recurrente
que se presenten situaciones de extravíos de rubros que son necesarios
para el proceso de producción, y sin tener métodos para inspeccionar cada
entrega, estos productos resultaban en pérdida total, causando egresos de
recursos financieros. El desarrollo del entrenamiento empresarial permitió la
observación directa para diagnosticar las necesidades a solventar, mediante
una evaluación de los procedimientos del almacén, se evidenció la ausencia
de mecanismos para llevar el registro de entradas y salidas, y la existencia
en tiempo real de los insumos del almacén. Mientras se plantean posibles
soluciones a nivel gerencial de como atacar la pérdida de dichos rubros, la
implementación de instrumentos para registrar los movimientos por producto
dentro del almacén, es el método para suscitar soluciones inmediatas a la
falta de conocimiento en cuanto a los movimientos de los mismos.
Para desarrollar la propuesta, se deben manejar aspectos de forma
que permiten la continuidad y coherencia entre cada punto a tratar. Dentro de
la Fase I, se encuentra el semblante empresarial de la Posada Palma
Dorada, y aquellos ítems necesarios para entender su organización. En la
Fase II, se plantean aquellos atributos de carácter situacional del diagnóstico
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realizado durante el entrenamiento empresarial, que permiten conocer sus
síntomas para abarcar las causas y consecuencias de la necesidad. Para la
Fase III, se encuentra la propuesta final formulada para la Posada Palma
Dorada y contextualización de la misma, desde la perspectiva del pasante.
Teniendo así aquellos requerimientos que buscan dar solución a una
necesidad presentada en la empresa de alojamiento.
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FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1. Identificación de la empresa
Tabla 1. Identificación de la Empresa
DATOS DE LA EMPRESA
RAZÓN SOCIAL:POSADA PALMA DORADA, C.A.
DIRECCIÓN: CARRETERA MORÓN CORO, KM 60, LOS CORALES, TUCACAS, EDO FALCÓN. ESTADO:FALCÓN CATEGORÍA: - CLASIFICACIÓN:FAMIL
IAR
CAPACIDAD DE ALOJAMIENTO: 21 HABITACIONESHABILITADAS
SERVICIOS QUE OFRECE Acceso a WI-FI Restaurante Servicio de taxi Planta eléctrica Jacuzzi / Hidromasaje Estacionamiento Alojamiento con desayuno incluido Servicio de traslados al Parque Nacional Morrocoy Servicio de Masaje
OBSERVACIONES:
Fuente:Departamento de RRHH de la Posada Palma Dorada C.A.
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1.1 Estructura Organizacional
La Posada Palma Dorada es una empresa pequeña y su jerarquía está
dividida en tresniveles,cuya cúspide es representada por su propietario. El
organigrama está construido de una manera sencilla, siendo un organigrama
vertical, por lo que los departamentos se encuentran establecidos de manera
jerárquica, llevando un orden por cargo (tanto administrativo como operativo)
reflejándose de forma descendente, siendo la gerencia general el
departamento principal.
CUADRO N°1: ORGANIGRAMA GENERAL POSADA PALMA DORADA,
C.A.
Fuente: Departamento de RRHH, Posada Palma Dorada, C.A.
(2017)
Gerencia General
Seguridad Compras Almacén Ama de Llaves Cocina
Administración Recursos Humanos
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Tabla 2. Descripción de las actividades realizadas
Fuente: Departamento de Pasantías CUHELAV (2017)
DATOS DEL DEPARTAMENTO
DEPENDENCIA: ADMINISTRACIÓN ÁREA O DEPARTAMENTO DESIGNADO: DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
FECHA DE INICIO: 12/02/2017 FECHA DE CULMINACIÓN: 06/05/2017
TUTOR EMPRESARIAL:MAIRELYS RIO SUPERVISOR INMEDIATO: MAIRELYS RIO
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO POR OBJETIVOS
Participación en diversas actividades inherentes al departamento
de administración,en aras de conocer la empresa y su personal.
Creación de formato digital de inventarios de alimentos y bebidas,
detergentes y ama de Llaves.
Aplicación de formato Kardex en cada almacén, para mejorar
control de las entradas y salidas de productos.
Optimización de relaciones interdepartamentalesentre compras y
almacén para mitigar pérdidas.
OBSERVACIONES:
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FASE II: DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
El diagnóstico situacional es el mecanismo que se aplica para conocer
el contexto donde se desarrolla un ambiente en cuanto a las actitudes y
aptitudes de los individuos que hacen vida allí. La aplicación de
mecanismospara evaluar la productividad, como observación directa, dentro
de las instalaciones de la Posada Palma Dorada, permitieron establecer
cuáles son las necesidades básicas que presentan, y definir el origen de
éstas, desarrollando así soluciones que les permita mejorar la dinámica
laboral dentro de su ambiente laboral.
Radicada en el Estado Falcón, la Posada Palma Dorada C.A. cuenta
con instalaciones de ambiente familiar, para satisfacer, con servicios varios
los requerimientos de alimentos y bebidas de los huéspedes que la eligen.
Dentro de su estructura organizacional, el área del almacén está diseñada
para cumplir con el almacenamiento de los insumos básicos para la gestión
de los clientes. Por esta razón, la adquisición de rubros es constante, y no
se maneja un presupuesto periódico, sino que se recurre a las necesidades
del día, de manera que aquellos alimentos de alta rotación y mayor duración
no tienen un control de salida y al momento de compra no existen formatos
de entrada al almacén. El trabajo del almacenista de turno se basa en
despachar lo necesario para las áreas que lo soliciten y la información es
puesta en un cuaderno de novedades que también funciona como requisición
de compra, éste método de archivo, ya ha evidenciado debilidades, al
momento de comparar las órdenes de salida con los insumos comprados.
Dentro del diagnóstico realizado, la posada presenta fuga constante
de insumos para la producción y el descontrol en cuanto a los movimientos
de cada producto, generando preocupación dentro de la gerencia general.
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Asimismo, la entidad busca métodos para solventar esta necesidad,
enfocándose inicialmente, en establecer patrones de órdenes en cuanto a las
requisiciones de otros departamentos y la periodicidad de los mismos. Sin
embargo, estos instrumentos deben ser diseñados, puesto que no existen
actualmente dentro de los procedimientos de la posada.
Dentro del despilfarro de insumos en la posada, se ve que la situación
actual de su entorno rural y sus capacidades adquisitivas, no les permite
estar en constante compra de productos y necesitan desarrollar mecanismos
para dar cese a la fuga de los mismos. La directiva de la posada muestra su
disgusto con el egreso constante y recurrente de los mismos insumos,
representando una pérdida, a su vez, consideran que pueden realizar ajustes
en las funciones del personal encargado para dar solución y resolver la
situación que presentan de forma óptima y en pro de mejorar como empresa.
Al ser una empresa con poco tiempo de servicio, y un manejo
empírico, no manejan los conocimientos ni la asesoría especial en el campo
hotelero para constatar correctamente los procesos que se deben llevar a
cabo para desarrollar una empresa de alojamiento; como parte de esta
necesidad, no conocen aquellas herramientas que les pueden brindar una
mejoría como sistema de almacenamiento y despacho de productos.
Las consecuencias de la ausencia de métodos para el control, gestión
y despacho de insumos, van inicialmente, en una fuga de recursos por la
constante compra de rubros que son importantes para el desarrollo del
servicio y la producción de los estándares de calidad que buscan mantener,
a su vez, el descontrol de los productos en el stock del almacén y
discrepancias a la hora de realizar inventarios, a raíz de, tampoco manejar
un sistema de gestión para sistematizar y digitalizar los inventarios generales
de lo existente en el almacén. Asimismo, los inventarios deben ser realizados
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constantemente y de forma manual, sin orden alguno, ni plazos, quitándole
tiempo al personal para optimizar otros métodos de mejora para la posada.
A raíz de lo expuesto anteriormente, que es la situación que presentan
las instalaciones, la necesidad a solventar se muestra como la aplicación de
instrumentos de almacenamiento de stock, mediante el orden y control de los
insumos y para las entradas y salidas fuera de horas establecidas del
almacén. Las tarjetas kardex son un instrumento utilizado en hoteles de alto
renombre, para el manejo de sus insumos, éste les brinda el control
necesario, en cuanto a ingresos, transferencias y saldos por inventarios en
tiempo real del producto, identificándose con un código específico para cada
uno, en conjunto, con los almacenistas, supondría una mejoría porque
tendrían la información de stock mínimo y máximo, y su próxima compra.
El método principal de resolución para la situación de la posada es
implementar mecanismos de control y orden, para cada producto, evaluando
su utilización en las áreas para calcular el stock necesario del mismo, y un
formato de aperturas de almacén que deben ser llenados por la personal
responsable del turno para constatar quien, en caso de existir una fuga de
insumos, debe dar información de la mercancía que haga falta dentro del
inventario del almacenista.
Después de aplicadas éstas medidas, el establecimiento puede poner
en perspectiva la aplicación de un sistema de gestión hotelero que les
permita llevar digitalmente las cantidades y el descuento correspondiente
para cada salida. Mejoría que se vería como respuesta a la necesidad
general de la situación del almacén de la Posada Palma Dorada C.A.
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
UNIVERSIDAD DE TURISMO NÚCLEO HOTEL ESCUELA
MODELOS DE FORMATOS PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE INSUMOS
EN EL ALMACÉN DE LA POSADA PALMA DORADA C.A.
FALCÓN, ABRIL 2017
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III FASE: LA PROPUESTA
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
El desarrollo de una empresa de alojamiento es directamente
proporcional a las formas de ejecutar todos los procesos que requieran cada
una de las áreas de la misma. El entrenamiento empresarial le permite al
estudiante de Hotelería y Servicios de la Hospitalidad, conocer más a fondo
el desenvolvimiento de una industria prestadora de servicio y le permite
observar cuales serían sus primeras necesidades para mejorar.
Ésta propuesta le permite incidir en la necesidad en cuanto a
problemas con los insumos sin un aparente responsable. Cada área necesita
directamente de la funcionalidad del almacén para poder sobrellevar sus
actividades propias, es por esto, que errores en esta parte de la cadena
productiva, significaría discrepancias constantes en cuanto al control de los
inventarios.
Los diversos formatos realizados en la posada permitieron solucionar,
de cierta manera, algunas incidencias presentadas por los problemas de
insumos. Mantener el orden en cuanto a requisiciones, imponer horarios para
la solicitud de mercancía y el constante control con los inventarios, tanto de
los almacenistas, como del encargado por área.
La observación permitió establecer que no mantenían ningún formato
para el almacén por no tener a alguien con conocimientos en el área,
dispusieron al pasante como almacenista para que instaurara aquellos
procesos que considerara necesarios a fin de solucionar la necesidad.
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JUSTIFICACIÓN
Durante la estadía en la Posada Palma Dorada C.A., y por el método
de observación, se consiguieron las principales necesidades y se plantearon
sus soluciones. Asimismo, la más prioritaria sería la pérdida de insumos
dentro del almacén por no llevar control con formatos establecidos y tener
conocimientos empíricos en cuanto a la industria hotelera. La posibilidad de
tener un pasante con los conocimientos que en la posada carecían,
representa una excelente oportunidad de consumar un nuevo orden de
manejo de recursos.
La importancia de los métodos como mecanismos para el control, se
evidencia cuando la empresa está teniendo fluctuaciones de insumos.
Pérdidas constantes en el almacén y la compra excesiva de rubros por no
tener cantidades necesarias específicas es lo que provoca que tengan
pérdidas financieras en general.
OBJETIVO GENERAL
Establecer formatos para el ingreso y egreso de insumos en el
almacén de la Posada Palma Dorada C.A, que coadyuven a optimizar
su manejo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diseñar formatos para la entrada y salida de insumos del almacén que
permitan mantener su control.
Aplicar mecanismos que conlleven a establecer patrones de pedidos.
Establecer horarios de requisiciones y recepción de mercancía por
áreas para mantener el orden y control del almacén.
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CONTEXTUALIZACIÓN Y FUNDAMENTACION DE LA PROPUESTA
Dentro de cada estructura organizacional, debe existir una amplia
gama de herramientas para mantener factores de orden y control
actualizados en cuanto a los bienes del hotel. Para que estos estén
salvaguardados, el personal responsable debe estar al tanto de los
parámetros a cumplir durante la jornada laboral, que brinden información
fidedigna de los habientes dentro del mismo. La industria hotelera se renueva
constantemente, y esto influye, al momento de adquirir la materia prima
necesaria para desarrollar sus funciones; en cuanto a la compra de insumos,
es preciso tener un control operativo constante para tener al día lo que
realmente es necesario adquirir para funcionar.
Los almacenes de una empresa que brinde atención al cliente, bien
sea de alojamiento o de alimentos y bebidas, deben poseer las condiciones
óptimas en cuanto a higiene, salubridad y mantenimiento, puesto que es allí
donde los rubros permanecerán hasta que sean necesarios. Para evitar
contaminación o posibles infecciones en lo almacenado, el encargado del
mismo debe brindar fidelidad en cuanto a los mecanismos de limpieza de
éste. Aunado a ello, mantener los espacios para los insumos, el control
constante le permitirá designar las áreas más grandes a aquello que más
llegue, y aplicando herramientas como Tarjeta Kardex, cada producto estará
debidamente señalado con la información necesaria.
Implementar permanentemente aquellos formatos y herramientas para
beneficiar los procesos a mantener, es la solución adecuada a todas las
necesidades observadas en cuanto a control y orden, ya sea de entrada,
como de salida.
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De la Rosa, F. (2014), en su investigación titulada “Propuesta para la
reestructuración Organizacional del Departamento de Almacén del Porto
Mare Hotel Palm Beach Margarita Venezuela” indica que: “El Departamento
de Almacén es parte fundamental del mismo y cumple con la responsabilidad
de resguardar los suministros, materiales y equipos que luego deberán
despachar a los diferentes departamentos que lo requiera”.
Nuevamente, se presenta la necesidad de establecer orden entre los
almacenes para incrementar la productividad y el rendimiento. Para poder
controlar las entradas y salidas de cada rubro y subsecuentemente, planificar
las siguientes compras y no exceder presupuestos que inhabiliten las
medidas adquisitivas de la empresa. Durante un tiempo establecido, las
garantías pueden verse afectadas por la dificultad de conseguir los insumos
de primera necesidad para la producción, esté es uno de los factores que
afectan ampliamente la ausencia de control, porque siendo tan escasos,
debe existir mayor inspección sobre ellos.
Gómez, A (2013), en su trabajo “Base de Datos para el Control de
Inventarios del Hotel Boutique 286” explica que: “La importancia del control
de inventarios en las empresas hoteleras, ya que aun cuando los productos
que se utilizan en el hotel no forman parte directa de la venta, son de gran
aporte para la prestación de la mayoría de sus servicios”.
Los rubros que afectan indirectamente el proceso de producción son,
casualmente, los que hacen la diferencia entre las estadías, puesto que el
huésped hace énfasis en los detalles mínimos de su atención. El
almacenamiento de los productos, debe estar a cargo de personal
responsable que brinde información clara y concisa del estado
constantemente, para que exista una reproducción de información en base a
las capacidades a la empresa de alojamiento.
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Rodríguez, J., (2010) en su investigación “Propuesta de Elaboración
de una Guía de Actividades para el Departamento de Almacén de Hotel
Venetur Mérida” expone, acerca del cargo de almacenista que: “…Es
importante destacar que la intervención de los almacenistas dentro del
almacén es fundamental, por cuanto son ellos los que organizan,
resguardan, custodian, controlan y protegen los materiales y productos en
función del hotel…”
Cada cargo en una empresa debe manejar ciertas aptitudes para
cumplir con las responsabilidades del mismo, evaluar y calificar al personal
más apto es fundamental para el orden y control del área a desarrollarse. A
pesar, de que tener el cargo de almacenista, podría no parecer una pieza
esencial dentro de la cadena jerárquica pero su presencia es motivo para
responsabilizarse de todos los rubros que existan en los almacenes. Para
Chiavenato (1999) el cargo es “Conjunto de funciones (tareas o
distribuciones) con posición definida en la estructura organizacional.”
Especificando como es definido el término y que la posición del mismo define
las relaciones entre ese cargo y el resto de la organización. El ocupante del
cargo debe tener los valores laborales para dar fe de la productividad del
almacén y el cumplimiento de los lineamientos para entradas y salidas de los
rubros.
Asimismo, Naím (1999), expone que:
“El almacenista no es meramente un administrador de recursos, objetivos o materiales. El almacenista es un vasto campo cognoscitivo para el manejo eficaz del almacén, el uso inteligente de la seguridad y la responsabilidad adecuada del manejo de los bienes de la organización. Para ello, debe adquirir modelos de acción que sirvan para organizar procesos complejos. Y para hacer que los sistemas sean viables” (p. 25)
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Apoyando la importancia del cargo de almacenista, como parte
importante de la cadena operativa de una empresa de alojamiento, permite
establecer los principios de sus labores y las capacidades para desarrollarse
en el mismo, apoyando el proceso de producción y creando un ambiente
favorable para mantener a flote la empresa de alojamiento.
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
Para abarcar las funciones y procesos que el almacenista debe
cumplir es necesario establecerlas de manera clara y concisa, para
administrar los factores que estas conllevan. En la mayoría de los casos, las
funciones del cargo para García (1987) son:
Recepción de mercancía en el almacén.
Registro de entradas y salidas en el almacén.
Almacenamiento de materiales e insumos.
Mantenimiento de materiales y del almacén.
Despacho de mercancías.
Coordinación del almacén con los departamentos de control y
de contabilidad.
El abastecimiento y dotación de insumos necesarios para la
producción va de la mano con la productividad del almacenista y su área,
permitiendo forjar hábitos laborales que perfeccionen la atmosfera del
almacén y su contacto con el resto de los departamentos del hotel.
La desorganización de insumos dentro del almacén, la falta de
formatos de salida y de horarios para la recepción de mercancía y
requisiciones, la ausencia de control en inventarios diarios provocando
discrepancias en las compras para la posada, fueron factores evidentes que
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llevaron a concretar esta propuesta como la solución más viable para la
situación que acarreaba a un escenario poco favorable como empresa
prestadora de servicios.
Mediante la aplicación de herramientas e instrumentos que permitan
mantener el control y la planificación de todos aquellos insumos que entren al
almacén, el ocupante del cargo velará por los mismo y será el cuentadante
de las entradas y salidas, teniendo los formatos con las firmas necesarias en
caso de existir diferencias o faltas dentro de éste.
Dichos formatos, fueron diseñados en base a los conocimientos
adquiridos durante la formación académica dentro de la institución
universitaria, validados por la planta administrativa de la posada en base a
sus necesidades, propuestas para un uso permanente y que se mantenga
los lineamientos del llenado constante para inquirir en los procesos de control
y orden de los mismos.
Los formatos fueron realizados y aprobados por la gerencia de
administración, desglosándose en:
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FIGURA °1: TARJETA KARDEX
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA (2017)
26
FIGURA °2: ORDEN DE REQUISICIÓN
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA (2017)
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FIGURA °3: INVENTARIO DE LICORES
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA (2017)
28
FIGURA °4: INVENTARIO DE ALIMENTOS
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA (2017)
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De esta forma, luego de tener listos los formatos, se prosigue a
enseñar al personal su función e importancia para el proceso de producción,
buscando integrarlos en cada aspecto para que, de existir un inconveniente
con alguna pieza del engranaje, no sea necesario paralizar las actividades,
sino suplantar, bien sea, temporal o permanentemente los requerimientos de
ese cargo. Asimismo, y en conjunto con la gerencia administrativa, se
establecieron los horarios para las requisiciones, buscando optimizar las
transferencias de insumos por área, evitar la desorganización, respaldar las
entregar y mantener el orden y el control sobre los mismos.
Dichos horarios fueron acordados en periodos de cuatro (4) días
intermitentes a la semana, entre 8:00am a 5:00pm, con las firmas de
administración, gerencia (de no estar presente, administración avalará la
orden), solicitante y la persona que recibe, quedando una copia para el área
de solicitud y otra para el almacenista. Fuera de los horarios establecidos, se
acordaron las aperturas de almacén, bajo responsabilidad del ejecutivo de
guardia, con copias al área solicitante, almacén y administración.
En cuanto a la recepción de mercancía, en constantes conversaciones
con los proveedores, no se logró establecer un horario por lo intermitente de
sus llegadas hacía una zona rural y las posibilidades que tengan de
conseguir el producto solicitado. La normativa aplicada en este caso, fue de
avisar como mínimo con dos (2) horas de adelanto de la entrega para
establecer el espacio y preparar el formato.
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FIGURA °5: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA (2017)
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Manteniendo estas formas al día, y dándole su uso adecuado se
asegura el control en insumos del almacén con las herramientas necesarias
para respaldar transacciones entre esta área y el resto de la empresa de
alojamiento.
RECURSOS
Para Navas y Guerras (2002)“Los recursos son el conjunto de factores o activos de
los que dispone una empresa para llevar a cabo su estrategia”, es decir, aquellos
medios necesarios para llevar a cabo distintas funciones u objetivos dentro
de una organización. Es fundamental delimitarlos de forma concreta para
redirigir todos los esfuerzos hacia el logro de las metas y reinvertir para el
futuro y el buen funcionamiento del proyecto.
Durante el entrenamiento empresarial se establecieron cuáles serían
los recursos a plantear para el cumplimiento de estas propuestas, con la
colaboración de la planta, para mejorar el trabajo en equipo y el desarrollo de
la empresa. Al mejorar la dinámica de entregas, mejoran los procesos de
producción.
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TABLA °1: RECURSOS DE LA PROPUESTA
RECURSOS DE LA PROPUESTA
RECURSO
HUMANO
CANTIDAD
COSTO
RECURSO
MATERIAL
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Almacenista 1
El
personal
se mostró
presto a
colaborar.
Hojas
blancas
4 resmas
Bs. 17.000 Bs.
68.000
Encargados
de área
4
Carpetas
manila
100
unidades
Bs. 100 Bs.
10.000
Analista de
Compra
1
Bolígrafos 2 cajas Bs. 350 Bs.
8400
Administración 2 Cartucho
de Tinta
1 ¿
Gerencia
General
1
Tóner 1 ¿
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA (2017)
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RECOMENDACIONES
Mantener actualizados los formatos para el registro de entrada y salida
de insumos del almacén.
Realizar evaluaciones periódicas del desempeño de los trabajadores
de la posada.
Establecer métodos para cumplir los periodos de entrega de los
formatos.
Fomentar los mecanismos que mejoren la comunicación
interdepartamentales.
Mejorar el estado de sanidad de las instalaciones ofrecidas para la
estadía del personal foráneo.
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CONCLUSIONES
La adquisición de conocimientos después de una práctica profesional
permite establecer puntos de vistas directamente proporcionales a las
funciones que se realizan y los objetivos que la empresa desea cumplir.
Como parte de una estructura organizativa, en las instalaciones de la Posada
Palma Dorada, se establecieron bases de trabajo que eran ausentes, y se
presentaron técnicas de trabajo necesarias para mantener la convivencia
dentro del ambiente laboral y de las operaciones que deben ser llevadas a
cabo, para asegurar el buen funcionamiento de la empresa.
Mediante una solución factible, se evidenció la mejora en cuanto a los
valores de planificación y orden presentes en la posada, e implementando
una normativa práctica hacia el personal que permita entender porque es que
estos son tan necesarios para el proceso de producción y su impacto en el
producto final. Asimismo, se busca optimizar aquellos procesos de entrega
en cuanto al resto de las áreas y su rápido manejo de insumos para
procesar.
Sin embargo, la posada al no tener estos conocimientos, sino
manejarlos de forma empírica, se presta a no mantener aquellos
mecanismos implementados de forma correcta y constante. Al registrar todos
los movimientos que se desarrollen en el almacén, podrán crear índices de
rotación de insumos, para establecer formatos de compra en cuanto a su
mayor o menor uso. Mejorando tanto el departamento de almacén como el
de compras, y por consiguiente, toda la cadena laboral para mantener los
estándares de calidad y satisfacción del cliente.
35
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Ballestrini, M. (2002). “Como se elabora el proyecto de investigación”.
Segunda Edición. Caracas, Venezuela.
Arias, F. (2004). “El Proyecto de Investigación. Introducción a la
Metodología científica”. (4ª ed.) Caracas. Editorial Episteme.
González De Landos, I (2010) “Diagnóstico Situacional del Servicio”.
Universidad “Doctor Andrés Bello”. El Salvador.
González Ramos, O. (2001) “Comentarios Sobre la Importancia del
Control Interno de un Hotel”.
Castillo Alvarez, J. (2014) “Selcción y Contratación de Personal”.
Universidad Tecnológica de Queretaro.
Naím, M. (1999). “Las empresas venezolanas: Su Gerencia”. Caracas.
Ediciones IESA
García, A. (1987). “Almacenes: planeación, organización y control”
México. Editorial Trillas.
Chiavenato, I. (1999). “Introducción a la Teoría General de la
Administración”. México.
36
Guerra Martín, L., Navas López, J. (2002). “La Dirección Estratégica
de la Empresa: teoría y aplicaciones” 3ra ed. Editorial Civitas.