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REPORT

Laboratorio Formazione condivisa Percorso partecipato per definire un Piano di Formazione regionale sulle competenze trasversali in vista di Europa 2020

Sala conferenze – piano terra- Dipartimento Regionale della Funzione Pubblica e del Personale 21 gennaio 2014 – Viale della Regione Siciliana n°2194 (Palermo)

SOMMARIO

Premessa ........................................................................................................................................................... 1

1 – Il laboratorio Formazione condivisa – il secondo incontro.......................................................................... 2

2 - L’obiettivo del Laboratorio ........................................................................................................................... 3

3 – Le metodologie ............................................................................................................................................ 3

4 – Contenuti del secondo incontro .................................................................................................................. 3

5 – Articolazione della attività e piano di lavoro ............................................................................................... 5

ALLEGATO I – Programma della giornata .......................................................................................................... 9

ALLEGATO II – Elenco dei partecipanti ............................................................................................................ 10

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Premessa

Capacity SUD è un progetto realizzato da Formez PA su incarico del Dipartimento della Funzione Pubblica (DFP) e finanziato dal Programma Operativo Nazionale "Governance e Azioni di Sistema" (PON GAS).

Ha la finalità di migliorare la capacità istituzionale delle amministrazioni delle Regioni dell’Obiettivo Convergenza supportandole nella programmazione di interventi che rispondano alle loro esigenze prioritarie e nel rafforzamento delle competenze necessarie per la loro efficace attuazione. La Capacità Istituzionale, Asse del Programma, oltre a fornire un supporto strategico per una gestione maggiormente efficiente dei Programmi Operativi, assume un rilievo fondamentale in prospettiva della programmazione comunitaria nel quadro di Europa 2020.

La linea PROGETTARE di Capacity SUD ha l’obiettivo di sviluppare le competenze delle amministrazioni pubbliche per realizzare politiche di qualità e per attuare un miglioramento organizzativo e gestionale.

Le attività aiutano le persone impegnate nelle amministrazioni a disegnare strategie per la programmazione europea 2014-2020, a progettare nuovi interventi, a realizzare azioni efficaci all’interno delle organizzazioni, a partire da obiettivi condivisi e da risultati attesi.

Tutte le attività si fondano su processi collaborativi che includono diversi attori e che si realizzano con metodologie partecipative. Il lavoro viene co-progettato con le amministrazioni in base alle loro specificità e calibrato in corso d’opera a seconda delle esigenze che emergono e dei contributi che lo arricchiscono.

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1 – Il laboratorio Formazione condivisa – il secondo incontro

L’affiancamento del Formez PA alla Regione Siciliana, che vede il Dipartimento della Funzione Pubblica quale committente del Laboratorio, prevede la realizzazione di un progetto pilota che coinvolgerà tre Dipartimenti dell’Amministrazione tra cui:

- Dipartimento della Funzione Pubblica, - Dipartimento Urbanistica, - Dipartimento interventi strutturali ed infrastrutturali dell’Assessorato all’Agricoltura

per la realizzazione di un Piano di Miglioramento che utilizza come principale strumento/azione, la realizzazione di un Piano di Formazione, finalizzato ad individuare le esigenze formative condivise al fine di realizzare un piano di formazione, mirato e costruito in modo partecipato.

L’obiettivo è l’ottimizzazione dell’utilizzo delle opportunità e delle risorse della nuova programmazione 2014-2020.

Il piano di formazione che parte dalle strategie generali della Regione si integrerà con le indicazioni dei Dirigenti e delle diverse figure operative della Regione per arricchirsi dei suggerimenti degli stakeholder.

Lo scenario in cui si muovono le attività proposte, è l’applicazione dell’Appreciative Inquiry, un approccio molto utilizzato in avanzati progetti di co-progettazione, che si è dimostrato efficace e rapido per facilitare il cambiamento organizzativo e sviluppare capacità nei gruppi e nelle organizzazioni, con un forte “focus sul positivo”, sviluppando capacità creative, di resilienza e migliorando le relazioni tra le persone.

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2 - L’obiettivo del Laboratorio

La prima fase del Laboratorio “Formazione condivisa” si caratterizza per la realizzazione di una “mappatura” delle competenze strategiche necessarie per la gestione efficace dei processi dell’azione pubblica insieme a un’ analisi dei fabbisogni formativi dei Dirigenti, Funzionari e Dipendenti dei tre dipartimenti coinvolti.

L’obiettivo di questo secondo incontro è stato quello di formare un gruppo di lavoro di Dirigenti, Funzionari, Referenti in rappresentanza di ciascun Dipartimento e lavorare insieme per creare le condizioni ideali che favorissero il massimo del coinvolgimento partecipe attraverso:

- la presentazione della proposta operativa; - la condivisione delle attività previste ; - la condivisione del piano di lavoro e delle modalità di realizzazione rilevando eventuali necessità specifiche riferite a ciascun Dipartimento; - la realizzazione di un patto psicologico funzionale alla realizzazione delle attività; - la condivisione di un timing realistico al fine di dare avvio alle attività ed in particolare alla prima fase di analisi dei fabbisogni formativi

3 – Le metodologie

L’incontro è stato caratterizzato da modalità di lavoro partecipative e condotto favorendo la discussione ed il coinvolgimento attivo dei partecipanti, finalizzato al raggiungimento dei risultati attesi. Sono stati utilizzati strumenti d’aula tradizionale tra cui slides, filmati e materiali cartacei, al fine di ottenere la massima chiarezza per l’avvio del lavoro di analisi dei fabbisogni. Durante l’incontro sono state esplicitate differenti esigenze da ciascun Dipartimento intervenuto, che verranno tenute in forte considerazione rispetto alla progettazione e realizzazione delle singole attività e permetteranno un migliore attuazione del progetto.

4 – Contenuti del secondo incontro

L’ incontro si è svolto martedì 21 gennaio 2014, dalle 9,30 alle 14,00 presso la sala conferenze del piano terra del Dipartimento della Funzione Pubblica – Servizio Formazione della Regione Siciliana a Palermo.

Il meeting (il cui programma si trova riportato nell’allegato I), è stato aperto da una breve introduzione del Dirigente del Servizio 7 , Formazione e Qualificazione del Personale Regionale, Antonino Cangemi, che ha spiegato il senso del progetto con approfondimenti e specifiche direttamente riconducibili alla realtà dell’Amministrazione Siciliana. A seguire, la presentazione dello staff Formez PA costituito da Emma Maxia, Task Force Centrale, Giovanna Di Gangi e Giuseppe Glaviano Tast Force Territoriale, Gianni Agnesa Project Manager Formez PA.

L’incontro ha visto la specifica formazione dei referenti interni all’Amministrazione e dei loro collaboratori per l’avvio delle attività di analisi dei fabbisogni formativi dei tre dipartimenti ed ha dato avvio alla prima fase di attività, definita “analisi documentale”. Si tratta di una attività desk che riguarda l’individuazione e l’analisi della documentazione dei tre Dipartimenti che consentono di leggere le linee strategiche dell’organizzazione, gli obiettivi e le proposte di cambiamento relativi alle competenze, ai processi di lavoro e alle procedure interne, alla valutazione dei risultati. La documentazione che verrà presa in esame dal personale dell’Amministrazione riguarderà sia le policies prioritarie per ciascun dipartimento e relative alla

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nuova programmazione 2014-2020, o comunque documenti di programmazione riguardanti lo sviluppo e la proiezione al futuro delle politiche regionali, sia la documentazione interna come gli organigrammi, eventuali piani di formazione già realizzati, piani di valutazione delle performance, in modo da arrivare a definire un quadro di riferimento dal quale partire per impostare le successive attività riguardanti l’ analisi dei fabbisogni.

Inoltre, anche se in forma minore, sono state condivise le attività delle altre fasi del percorso: si è parlato delle attività di intervista ai Dirigenti e dei questionari ai rappresentanti dei gruppi professionali, oltre che di focus group e reportistica. L’avvio di ciascuna di queste sarà accompagnata da un incontro con lo staff Formez PA nel quale verranno approfondite metodologie, strumenti e strategie di realizzazione.

A conclusione dell’incontro i partecipanti (si veda elenco più avanti) hanno manifestato notevole interesse alla realizzazione delle attività proposte, co-individuato i documenti sui quali poter iniziare a realizzare il lavoro di analisi documentale (Piano di Lavoro di ciascun Dipartimento, Organigrammi presenti su internet, il Piano di Valutazione delle Performance della Dirigenza, oltre al Programma di Lavoro del Presidente della Regione Siciliana Renato Crocetta) ed hanno espresso differenti esigenze di cui tener conto rispetto alle prossime attività:

- Relativamente alla realizzazione dell’intero percorso:

nei giorni scorsi, il Dipartimento della Funzione Pubblica ha fatto richiesta a tutti i Dirigenti dei differenti Dipartimenti dell’Amministrazione, entro l’11 febbraio p.v., di trasmettere le esigenze formative rilevate per ogni servizio/unità organizzativa. Tale richiesta si affianca alle attività che verranno avviate all’interno del Laboratorio “Formazione condivisa” e ciò potrebbe creare non poca confusione. E’ necessario quindi dare visibilità al fatto che le attività di Capacity SUD, si affiancano ma non si sovrappongono a quelle avviate dal DPF e supportare i Dirigenti impegnati nella attività progettuali con la creazione di un piano di comunicazione di progetto da fornire loro per un adeguato supporto nelle differenti attività di comunicazione (piano di comunicazione, notizie da inserire nel sito della Regione Siciliana, fac simile lettera/email differenziata per attività e destinatari, etc).

- Relativamente alla realizzazione delle interviste ai Dirigenti:

1) il Dipartimento di Urbanistica e quello dell’Agricoltura hanno una sede centrale ma anche molte sedi periferiche: è necessario capire se le segnalazioni ricevute a seguito della somministrazione delle interviste ai Dirigenti arrivino dal centro o dalla periferia; 2) emerge che in ogni dipartimento che partecipa al progetto pilota c’è un Dirigente, Responsabile del personale: tra i Dirigenti intervistati sarà interessante andare a sentire anche il loro parere;

- Relativamente alla realizzazione dei focus group:

il Dipartimento dell’Agricoltura segnala l’esigenza di inserire alcuni stakeolder all’interno del lavoro di analisi dei fabbisogni formativi in modo che questi possano suggerire al Dipartimento gli aspetti sui quali il Dipartimento dovrebbe lavorare. Gli stakeolder in questione saranno individuati attraverso l’aiuto dello stesso Dipartimento all’Agricoltura.

E’ inoltre all’attenzione del dott. Cangemi la possibilità di realizzare sul sito della Regione Siciliana uno spazio web condiviso, quale repository, che ospiterà tutti i materiali legati alle attività di progetto in modo che possano essere facilmente condivisi dal gruppo di lavoro. Nello specifico il Dipartimento della Funzione Pubblica si occuperà di dare comunicazione dell’attivazione di questo spazio a tutti i partecipanti al progetto attraverso una comunicazione via mail.

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5 – Articolazione della attività e piano di lavoro

Il percorso che caratterizzerà questa prima fase di lavoro riguardante l’analisi documentale, che sarà realizzato dai Dirigenti e Funzionari coinvolti nelle attività di progetto ed assistito dal Formez PA con la sua Task Force Territoriale e Centrale, si svolgerà secondo quanto sintetizzato nella tabella che segue:

Fasi Attività Tipologia informazioni rilevabili

0 Selezionare 3 documenti significativi

1 Consultare i documenti: piani di lavoro, piani e programmi, delibere ecc

Esigenze strategiche

2 Leggere i documenti inerenti l’organizzazione:

Informazioni generali sulla struttura organizzativa;

Informazioni utili l’AdF al fine di identificare i soggetti da coinvolgere

Prime informazioni sulle esigenze non formative

3 Esaminare i Piani di settore Ulteriori elementi e fattori utili alla comprensione del Dipartimento e alle linee di miglioramento attivabili

In riferimento alla seconda fase di attività ovvero, le interviste ai Dirigenti dei tre Dipartimenti coinvolti, si procederà invece con le attività che seguono:

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Fasi Attività Note

0 Identificare i nominativi 10 ca. per ogni Dipartimento secondo i criteri

1 Informare sulle finalità e fissare appuntamento

e-mail standard personalizzata, telefonata, accreditamento tramite un altro Dirigente

2 Realizzare l’intervista 12 domande più osservazioni

3 Elaborare l’intervista Riportare su supporto informatico (word) quanto è emerso

4 Trasmettere report alla Task Force Sicilia

5 Supporto alla realizzazione report finale

Analisi preliminare del documento elaborato dal Formez PA e suggerimento di eventuali modifiche

In riferimento a questa seconda fase, si procederà dopo un ulteriore incontro di formazione specifica rivolto a Dirigenti, Referenti e Funzionari, che si terrà il prossimo 11 febbraio.

In riferimento alla terza fase di attività ovvero, l’individuazione dei possibili gruppi professionali dei tre Dipartimenti coinvolti, si procederà invece con le seguenti attività:

Fasi Attività Note

0 Identificare i gruppi professionali

Ca. 10/12 GP per ogni Dipartimento

1 Identificare i nominativi per ciascun gruppo professionale

2 per GP secondo i criteri

2 Informare sulle finalità del questionario ed inviare il link al questionario

e-mail standard personalizzata, telefonata, accreditamento tramite un collega

3 Monitorare compilazione questionari

Sollecitare in caso di ritardo

4 Supporto alla realizzazione report finale

Analisi preliminare del documento elaborato dal Formez PA e suggerimento di eventuali modifiche

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Per rendere possibili le attività suddette si è arrivati a condividere una proposta organizzativa operativa articolata secondo lo schema che segue:

CHI COSA

Regione Siciliana DFP – Servizio Formazione

Committenza, Coordinamento e Controllo

Cabina di Regia Indirizzo, validazione processi e risultati

Dirigenti Indicazioni organizzative, generali e specifiche. Supporto azioni di AdF. Disponibilità alle Interviste

Rappresentanti Gruppi Professionali

Indicazioni Contenuti specialistici e legati a processi di lavoro

Referenti o facenti funzioni

Analisi documentale, interviste, supporto organizzativo, prime elaborazioni

Formez PA Assistenza tecnica AdF, PdF, Formazione referenti e Dirigenti, Elaborazioni

ed una scansione temporale condivisa che ha portato al seguente piano di lavoro:

AZIONE OUTPUT SCADENZA

Analisi documentale

Analisi specialistiche e Piani di formazione precedenti

Elenco documenti

Identificazione idee forza

Report AD

24 gennaio

31 gennaio

11 febbraio

Interviste dirigenti Elenco dirigenti

Interviste

Report interviste

31 gennaio

28 febbraio

15 marzo

Questionari per gruppi professionali

Identificazione gruppi

Questionari

Report questionari

28 marzo

28 aprile

15 maggio

Focus Group attori AdF e Stakeholder (Università, Enti , Associazioni, Imprese)

Indicazioni supplementari di miglioramento qualità

17/18 marzo

30 maggio

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Elaborare sintesi Report finale dell’AdF

10 giugno

Elaborazione Piano di Miglioramento

Report finale PdF e indicazioni operative

26 giugno

Organizzazione e promozione Evento di presentazione PdM

Piano Validato 10 luglio

A chiusura dell’incontro è stato possibile incontrare la D.G. del D.F.P. dott.ssa Luciana Giammanco che ha manifestato molto interesse rispetto alle attività avviate e, viste le necessità manifestate, si è assunta l’impegno di poter avere un contatto con:

- Il Dipartimento del Lavoro e Formazione Professionale, anche attraverso il coinvolgimento dell’Assessore al Lavoro, in modo che si possa arrivare al coinvolgimento di questo Dipartimento nelle attività progettuali, di importanza strategica soprattutto per la successiva realizzazione delle attività di formazione del personale che scaturiranno dal progetto pilota e per la loro realizzazione attraverso il FSE.

- Il Dott. Emanuele Villa, del Dipartimento alla Programmazione, Responsabile del Servizio Programmazione e Coordinamento dell’Attuazione degli Interventi Riguardanti Risorse Umane, Ricerca, Politiche Trasversali per un suo coinvolgimento all’interno del progetto.

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ALLEGATO I – Programma della giornata LABORATORIO

“Formazione condivisa”

Percorso partecipato per definire un Piano di Formazione regionale sulle competenze trasversali in vista di Europa 2020

Sala conferenze piano terra – Dipartimento Regionale della Funzione Pubblica e del Personale

Viale Regione Siciliana 2194 – Palermo

21 gennaio 2014 – ore 9.30 – 14.00

Attività Relatore

0re 9,30 – 10,00 Registrazione dei partecipanti

ore 10,00 – 10,30

Presentazione Staff Formez PA, presentazione Task Force Siciliana e dei partecipanti al

Laboratorio

Il Progetto Capacity SUD: obiettivi, approccio, metodologie del Progetto e dei laboratori di

progettazione

Emma Maxia

Formez PA

Staff centrale di progetto

ore 10,30 – 12,00

Analisi dei fabbisogni formativi, piano di formazione piano di miglioramento.

Esperienza pilota nei dipartimenti coinvolti nel progetto: condivisione delle attività e

dell’impostazione metodologica

La realizzazione dell’analisi documentale

Gianni Agnesa

Formez PA

Project manager

Ore 12,00 – 12,30

Coffee Break

Ore 12,30 – 13,30

La realizzazione delle interviste ai Dirigenti e dei questionari ai rappresentati delle famiglie

professionali

Gianni Agnesa

Formez PA

Project manager

Ore 13,30 – 14,00

Predisposizione di una organizzazione interna e di un programma operativo di dettaglio

Chiusura dei lavori

Gianni Agnesa

Emma Maxia

Formez PA

Project manager

Staff centrale di progetto

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ALLEGATO II – Elenco dei partecipanti

COGNOME E NOME STRUTTURA DI

APPARTENENZA RUOLO E-MAIL

Cangemi Antonino Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale – Servizio 7 – Formazione

Dirigente a.cangemi@regione.sicilia.it

Catalano Sandro Assessorato Regionale Territorio e Ambiente Dipartimento Urbanistica

Funzionario sandro.catalano@regione.sicilia.it

Ciccarelli Santo Regione Siciliana Dipartimento Energia

Quadro santo.ciccarelli@unipa.it

Cipolla Antonino Assessorato risorse Agricole ed Alimentari

Funzionario antoninocipolla@regione.sicilia.it

Dibenedetto Luchina Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione

Impiegata luchina.dibenedetto@regione.sicilia.it

Ingoglia Michele Assessorato Regionale Territorio e Ambiente, Dipartimento Urbanistica Area 1, U.O. A11

Dirigente m.ingoglia@regione.sicilia.it

Marino Giuseppa Assessorato Risorse agricole ed Alimentari, Area 5 U.O. 20

Funzionario giuseppa.marino@regione.sicilia.it

Nicolosi Emanuele Assessorato Risorse Agricole ed Alimentari, Dipartimento Interventi Strutturali

Dirigente Responsabile UOB20 Risorse umane e Formazione

emanuele.nicolosi@regione.sicilia.it

Orlando Salvatore Assessorato Risorse Agricole ed Alimentari

Funzionario Salvatore.orlando@regione.sicilia.it

Palmeri Edmondo Regione Siciliana, Servizio Affari legali

Funzionario edmondo.palmeri@regione.sicilia.it

Paparcuri Giorgia Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione

Impiegata giorgia.paparcuri@regione.sicilia.it

Parrinello Antonio Assessorato Risorse Agricole ed Alimentari, Dipartimento Affari Generali

Dirigente antoniogiuseppe.parrinello@regione.sicilia.it

Saladino Michele Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione

Dirigente m.saladino@regione.sicilia.it

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Terrasi Alba Dipartimento della Funzione Pubblica e del personale, Servizio 7 – Formazione

Funzionario a.terrasi@regione.sicilia.it

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Riferimenti

STAFF DI LINEA

Elena Tropeano Responsabile di Linea 070 67956202 etropeano@formez.it

Donatella Spiga Staff di Progetto 070 67956246 dspiga@formez.it

Emma Maxia Staff di Progetto 070 67956265 emmamaxia@gmail.com

Gianni Agnesa Project Manager Formez PA 070 67956239 gagnesa@formez.it

TASK FORCE SICILIA

Giovanna Di Gangi giovannadigangi@gmail.com

Giuseppe Glaviano peppeglaviano@gmail.com

Il progetto Capacity SUDsviluppa il tema del rafforzamento della capacità istituzionalenella programmazione e gestione dei Fondi strutturali 2014-2020

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