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REPÚBLICA DEL ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Procedimiento para el registro y traslado de saldos del subgrupo 134.08 a los subgrupos 151.38 ó 152.38 y el ajuste para disminución por consumo de los “Bienes de
Uso y Consumo para Inversión en proyectos o programas”.
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DE FINANZAS DEL ECUADOR.
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Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Milton Cevallos
Ing. Verónica Achig
Analistas de Estados Financieros
Modificado por: Ing. Gisela Guaña
Analista de Activos Públicos
Cintia Catota
Analista de Activos Públicos
Revisado: Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros
Econ. Carlos Troya
Director Nacional de Activos Públicos
Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha Elaboración: 07/03/2013
Fecha Modificación: 20/05/2013
Fecha Modificación: 28/10/2013
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ÍNDICE
Contenido Pág. 1. ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 4 2. BASE LEGAL ............................................................................................................................. 4 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ......................................................................................................... 5 4. PROCEDIMIENTO ..................................................................................................................... 5 4.1. ENTIDADES QUE MANEJAN eSIGEF ......................................................................................... 5 4.1.1. REGISTRO Y TRASLADO DE SALDOS DEL SUBGRUPO 134.08 A LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o152.38 ............................................................................................................................................ 5 4.1.2. REGISTRO POR DISMINUCIÓN DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSION EN LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o 152.38 .......................................................................................................... 9 4.1.3. RECEPCIÓN Y ENTREGA POR DONACION DE “BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSIÓN EN PROYECTOS O PROGRAMAS” EN LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o 152.38 ...................................... 15
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y TRASLADO DE SALDOS DEL SUBGRUPO 134.08 A LOS SUBGRUPOS 151.38 ó 152.38 Y EL AJUSTE PARA DISMINUCIÓN POR CONSUMO DE LOS “BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSION EN
PROYECTOS O PROGRAMAS”
1. ANTECEDENTES
Mediante Acuerdo 296 de 01 de Noviembre de 2012, el Ministerio de Finanzas emite
Directrices Contables para el Traslado de Saldos para las cuentas de “Existencias de
Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, por tal razón se requiere proporcionar a las
Entidades el documento que contenga el procedimiento para realizar el Registro, Traslado
de saldos de subgrupo 134.08 a los subgrupos 151.38 y/o 152.38 y el respectivo Ajuste
por Consumo.
2. BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas emite las
directrices para proceder al registro contable del traslado de saldos, en concordancia con
el artículo No. 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que señala:
“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”
En este sentido, sobre la base de las cuentas del subgrupo 134, se identificarán los
proyectos y programas en sus correspondientes saldos, manteniendo los auxiliares de las
cuentas.
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3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las directrices emitidas de este documento son de aplicación para las entidades del
Sector Público no Financiero que operan o no en el sistema eSIGEF. Se muestran
pantallas de la herramienta, con la finalidad de ofrecer mayor explicación a las Entidades
que manejan el eSIGEF. Para los GADs y Empresas Públicas, se deberá aplicar
contablemente los asientos descritos.
4. PROCEDIMIENTO
4.1. ENTIDADES QUE MANEJAN eSIGEF
4.1.1. REGISTRO Y TRASLADO DE SALDOS DEL SUBGRUPO 134.08 A LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o 152.38
El Acuerdo Ministerial N° 296 de 01 de Noviembre del 2012, en su Anexo N°2, literal 1.3 establece las Directrices Contables para las Existencias de “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, indicando lo siguiente: “Las entidades que utilizan la herramienta informática eSIGEF, deberán realizar el traslado de saldos, sobre la base de las cuentas del subgrupo 134, para identificar los correspondientes saldos, de los proyectos y programas manteniendo los auxiliares de las cuentas”, para llevar a cabo este procedimiento se debe tomar en cuenta el siguiente detalle:
CUENTAS ORIGEN
DENOMINACIÓN CUENTAS DESTINO
134.08.01 Existencias de Alimentos y Bebidas 151.38.01 ó 152.38.01
134.08.02 Existencias de Vestuarios, Lencería y Prendas de Protección 151.38.02 ó 152.38.02
134.08.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes 151.38.03 ó 152.38.03
134.08.04 Existencias de Materiales de Oficina 151.38.04 ó 152.38.04
134.08.05 Existencias de Materiales de Aseo 151.38.05 ó 152.38.05
134.08.06 Existencias de Herramientas 151.38.06 o 152.38.06
134.08.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones
151.38.07 ó 152.38.07
134.08.08 Existencias de Instrumental Médico Menor 151.38.08 ó 152.38.08
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134.08.09 Existencias de Medicamentos y Productos Farmacéuticos 151.38.09 ó 152.38.09
134.08.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 151.38.10 ó 152.38.10
134.08.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería, Carpintería y Señalización Vial
151.38.11 ó 152.38.11
134.08.12 Existencias de Materiales Didácticos 151.38.12 o 152.38.12
134.08.13 Existencias de Repuestos y Accesorios 151.38.13 ó 152.38.13
134.08.14 Existencias de Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 151.38.14 ó 152.38.14
134.08.17 Existencias de Productos Agrícolas por Excedente o Escases de Producción 151.38.17 ó 152.38.17
134.08.18 Gastos para Procesos de Deportación de Migrantes Ecuatorianos y Migrantes Ecuatorianos en Estado de Vulnerabilidad
151.38.18 ó 152.38.18
134.08.19 Adquisición de Accesorios e Insumos Químicos y Orgánicos 151.38.19 ó 152.38.19
134.08.20 Menaje de Cocina, de Hogar y Accesorios Descartables 151.38.20 ó 152.38.20
134.08.21 Gastos para Situaciones de Emergencia 151.38.21 ó 152.38.21
134.08.23 Alimentos, Medicinas, Productos de Aseo y Accesorios para Animales 151.38.23 ó 152.38.23
134.08.24 Insumos, Bienes y Materiales para la Producción de Programas de Radio y Televisión; Eventos Culturales; Artísticos; y, Entretenimiento en General
151.38.24 ó 152.38.24
134.08.25 Ayudas, Insumos y Accesorios para Compensar Discapacidades 151.38.25 ó 152.38.25
134.08.26 Insumos para Procedimientos Médicos 151.38.26 ó 152.38.26
134.08.27 Uniformes Deportivos 151.38.27 ó 152.38.27
134.08.28 Materiales de Peluquería 151.38.28 ó 152.38.28
134.08.29 Insumos, Bienes, Materiales y Suministros para Investigación 151.38.29 ó 152.38.29
134.08.99 Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión 151.38.99 ó 152.38.99
Para la ejecución de lo indicado, las entidades aplicarán el ajuste contable, TSPP (Traslado de saldos de cuentas de Proyectos y/o Programas) como se indica a continuación:
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Ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable U E
Una vez seleccionada la EOD, se deberá presionar el icono “Crear Documento” y se despliega la siguiente pantalla:
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Se deberán llenar los siguientes campos: Clase de Registro: TSPP Tipo Documento Respaldo: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan No. Secuencia: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ruc: Ingresar el Ruc Institucional Entidad Origen: Ingresar la Unidad Ejecutora No. Documento Respaldo: Lo que sustente la transacción Monto Contable: El valor total de la transacción Descripción: Ingresar los datos que corresponda Posteriormente la Entidad, deberá seleccionar el icono “Crear y Detallar”, seguidamente se llenarán los campos de la cuenta mayor deudora y acreedora, subcuenta 1, subcuenta 2 con sus respectivos auxiliares, verificando que la totalidad del asiento corresponda al valor de la cabecera del CUR Contable, finalmente se procederá con la Aprobación del Documento. NOTA: La clase de registro TSPP es de aplicación obligatoria para todas las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado y se encuentra habilitada. IMPORTANTE: Para el tratamiento de los saldos que hayan sido trasladados a las cuentas contables 151.38 ó 152.38, se deberá observar lo indicado en el literal 4.1.2 REGISTRO POR DISMINUCIÓN DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSION EN LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o 152.38, numerales 1.‐Liquidación de Proyectos o Programas y 2.‐ Traslado de saldos de Existencias de Inversión a Consumo Corriente.
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4.1.2. REGISTRO POR DISMINUCIÓN DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSION EN LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o 152.38
1.‐ Liquidación de Proyectos o Programas: En el caso de existencias de inversión no procederá la Acumulación de Costos de Proyectos o Programas ni la Aplicación a Gastos de Gestión, en su lugar operará únicamente el consumo de existencias debitando la cuenta 631.54 “Inversiones en Existencias Nacionales de Uso Público” y acreditando las cuentas 151 ó 152 de “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, por el valor resultante de la toma física. A continuación se detalla su procedimiento, con un ejemplo propuesto:
a. Adquisición de Bienes de Uso y Consumo para Inversión en las cuentas 151.38 y/o 152.38:
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS
TM DEBE HABER EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
PROYECTO ADQUISICIÓN DE EXISTENCIAS
151.38.04 Materiales de Oficina x F 1120 73.08.04 Materiales de Oficina
1120
213.73.01 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión
x F 990
213.73.02 Cuenta por Pagar B/S 1% I.R x F 10
213.73.03 Cuentas por Pagar Bienes IVA ‐ Proveedor 70%
x F 84
213.73.04 Cuentas por Pagar Bienes ‐ SRI 30%
x F 36
P/R. Devengado por Compra de Materiales de Oficina
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b. Pago al Proveedor
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABEREJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
PAGO A PROVEEDOR
213.73.01 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión
X F 990
213.73.03 Cuentas por Pagar IVA BIENES ‐ PROVEEDOR 70%
X F 84
111.03 Banco Central del Ecuador X F 1074
P/R. Pago a Proveedor
c. Disminución de Bienes de Uso y Consumo para la Inversión: En este caso se utilizará a
través de la ruta: Contabilidad – Registro Contable – Comprobante Contable UE, las clases
de registros CEIY “CONSUMO DE EXISTENCIAS INVERSIÓN PROYECTOS 151.38.XX” ó CEIP
“CONSUMO DE EXISTENCIAS INVERSIÓN PROGRAMAS 152.38.XX”; según corresponda.
Para el ejemplo:
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABEREJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
CONSUMO DE EXISTENCIAS
631.54 Inversiones en Existencias Nacionales de Uso Público
X J 1120
151.38.04 Materiales de Oficina X J 1120
P/R. Diminución por consumo de existencias
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MAYORIZACIÓN
Materiales de Oficina
Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión
1 1,120.00 1,120.00 3 2 990.00 990.00 1 1,120.00 1,120.00 990.00 990.00
‐ ‐
Cuentas por Pagar B/S
1% I.R.
Cuentas por Pagar Bienes
IVA ‐ Proveedor 70%
10.00 1 2 84.00 84.00 1 ‐ 10.00 84.00 84.00
‐
Cuentas por Pagar Bienes ‐ SRI 30%
Banco Central del Ecuador
CCU
36.00 1 1,074.00 2 ‐ 36.00 ‐ 1,074.00
Inversiones en Existencias Nacionales
de Uso Público
3 1,120.00
1,120.00 ‐
Al realizar el consumo de todas las existencias el saldo de la cuenta 151 ó 152 se debe reflejar con saldo CERO, y sus consumos quedarán registrados en la cuenta 631.54 “Inversiones en Existencias Nacionales de Uso Público”.
Disminución por
Consumo de Existencias
Incremento por
Consumo de Existencias
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2.‐ Traslado de saldos de Existencias de Inversión a Consumo Corriente: Al finalizar el Proyecto o Programa y de existir saldos en las cuentas 151 ó 152 “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, se trasladarán a las cuentas de “Existencias para Consumo Corriente”. A continuación se detalla su procedimiento, con un ejemplo propuesto:
a. Adquisición de Bienes de Uso y Consumo para Inversión en las cuentas 151.38 y/o 152.38:
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS
TM DEBE HABER EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
PROYECTO ADQUISICIÓN DE EXISTENCIAS
151.38.04 Materiales de Oficina x F 1120 73.08.04 Materiales de Oficina
1120
213.73.01 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión
x F 990
213.73.02 Cuenta por Pagar B/S 1% I.R x F 10
213.73.03 Cuentas por Pagar Bienes IVA ‐ Proveedor 70%
x F 84
213.73.04 Cuentas por Pagar Bienes ‐ SRI 30%
x F 36
P/R. Devengado por Compra de Materiales de Oficina
b. Pago al Proveedor
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABEREJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
PAGO A PROVEEDOR
213.73.01 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión
X F 990
213.73.03 Cuentas por Pagar IVA BIENES ‐ PROVEEDOR 70%
X F 84
111.03 Banco Central del Ecuador X F 1074
P/R. Pago a Proveedor
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c. Disminución de Bienes de Uso y Consumo para la Inversión: En este caso se utilizará a
través de la ruta: Contabilidad – Registro Contable – Comprobante Contable UE, las clases
de registro CEIY “CONSUMO DE EXISTENCIAS INVERSIÓN PROYECTOS 151.38.XX” ó CEIP
“CONSUMO DE EXISTENCIAS INVERSIÓN PROGRAMAS 152.38.XX”; según corresponda.
Para el ejemplo:
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABEREJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
Consumo de Existencias
631.54 Inversiones en Existencias Nacionales de Uso Público
X J 400
151.38.04 Materiales de Oficina X J 400
P/R. Diminución por consumo de existencias
d. Traslado de saldos para Consumo Corriente: En este caso se utilizará a través de la ruta:
Contabilidad – Registro Contable – Comprobante Contable UE, las clases de registros TIYC
“TRASPASO DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN PROYECTOS A CONSUMO CORRIENTE” ó
TIPC “TRASPASO DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN PROGRAMAS A CONSUMO
CORRIENTE”; según corresponda. Para el ejemplo:
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABEREJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
Consumo de Existencias
131.01.04 Existencias de Materiales de Oficina X J 720
151.38.04 Materiales de Oficina X J 720
P/R. Diminución por consumo de existencias
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Movimientos con la aplicación del “Traslado de Saldos” para Consumo Corriente 131.01.04
Materiales de Oficina
Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión
1 1,120.00 400.00 3 2 990.00 990.00 1 720.00 4 990.00 990.00
1,120.00 1,120.00 ‐
Cuentas por Pagar B/S
1% I.R.
Cuentas por Pagar Bienes
IVA ‐ Proveedor 70%
10.00 1 2 84.00 84.00 1 ‐ 10.00 84.00 84.00
‐
Cuentas por Pagar Bienes ‐ SRI 30%
Banco Central del Ecuador
CCU
36.00 1 1,074.00 2 ‐ 36.00 ‐ 1,074.00
Inversiones en Existencias Nacionales
de Uso Público
Existencias de Materiales
de Oficina
3 400.00 4 720.00 400.00 ‐ 720.00 ‐
Saldo Trasladado
Valor a trasladar para el Consumo Corriente
Registro de Consumo de Existencias
Disminución por
Consumo de Existencias
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4.1.3. RECEPCIÓN Y ENTREGA POR DONACION DE “BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSIÓN EN PROYECTOS O PROGRAMAS” EN LOS SUBGRUPOS 151.38 y/o 152.38
Donación de Existencias: a) Recepción de Existencias: La recepción de existencias a título gratuito, se registrarán
directamente con cargos a las cuentas del grupo Inversiones para Consumo, Producción y Comercialización, conforme correspondan a su naturaleza y finalidad; la contra cuenta será 611.97 Donaciones Recibidas en Existencias.
A continuación se detalla su procedimiento, con un ejemplo propuesto:
Recepción de Bienes de Uso y Consumo para inversión en Proyectos y Programas
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABER EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
PROYECTO RECEPCIÓN DE DONACIÓN DE EXISTENCIAS
151.38.04 Materiales de Oficina x J 1000
611.97 Donaciones Recibidas en Existencias
x J 1000
P/R. Registro por ingreso de Donación de Materiales de Oficina
b) Entrega de Existencias: La entrega de existencias a título gratuito, se registrará disminuyendo
el valor contable de la existencia, según el caso que se trate; para el grupo Inversiones para Consumo, Producción y Comercialización con la acreditación y se debitará la cuenta 611.87 de Donaciones Entregadas en Existencias.
Entrega de Bienes de Uso y Consumo para inversión en Proyectos y Programas
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABER EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
CÓDIGO PARTIDA DEVENGADO
PROYECTO ENTREGA EN DONACIÓN DE EXISTENCIAS
611.87 Donaciones entregadas en Existencias
x J 1000
151.38.04 Materiales de Oficina x J 1000
P/R. Disminución por Donación de Materiales de Oficina
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En la herramienta E‐sigef, para realizar el registro por disminución de Bienes de Uso y Consumo para Inversión de las cuentas 151.38 Bienes de Uso y Consumo para Inversión ó 152.38 Bienes de Uso y Consumo para Inversión, deberá aplicar las siguientes clases de registro:
DEEE “Donaciones entregadas en Existencias ‐ Proyectos” DEEP “Donaciones entregadas en existencias ‐ Programas” DREE ”Donaciones Recibidas en Existencias ‐ Proyectos” DEPG “Donaciones Recibidas en Existencias – Programas”
El funcionario podrá acceder a las clases de registro mediante la siguiente ruta:
Contabilidad Registro contable ‐> Comprobante contable UE
Una vez seleccionada la EOD, se deberá presionar el icono “Crear Documento” y se despliega la siguiente pantalla:
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Se deberán llenar los siguientes campos: Clase de Registro: DEEE (según corresponda) Tipo Documento Respaldo: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan No. Secuencia: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ruc: Ingresar el Ruc Institucional Entidad Origen: Ingresar la Unidad Ejecutora No. Documento Respaldo: Lo que sustente la transacción Monto Contable: El valor total de la transacción Descripción: Ingresar los datos que corresponda Posteriormente la entidad, deberá seleccionar el icono “Crear y Detallar”, seguidamente se llenarán los campos de la cuenta mayor deudora y acreedora, subcuenta1, subcuenta 2 con sus respectivos auxiliares, verificando que la totalidad del asiento, corresponda al valor de la cabecera del Cur Contable y se procede con la Aprobación del Documento.