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UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL
Y CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA DE UN PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL
MANEJO DEL EFECTIVO EN LA EMPRESA GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO.
AUTORES:
FLORES, BRIS
ROMERO, SANDRA
ROJAS, YOHANA
TUTOR DE CONTENIDO:
LIC. TAMARA COLMENARES
BÁRBULA, ENERO 2005
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INTRODUCCIÓN
Las empresas en Venezuela han evolucionado y con ellas las herramientas necesarias para
impulsar su eficiencia y su efectividad, para lo cual es imprescindible tener un control
interno optimo que garantice su buen funcionamiento.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha
incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y
la productividad al momento de implementarlos en especial cuando están centrados en sus
actividades principales, pues de esto depende que se mantengan en el mercado.
El propósito de esta investigación es proporcionarle a la empresa Grupo Nueve Ingeniería,
C.A un manual de políticas y procedimientos de control interno del efectivo que le permita
mejoras sustanciales que se ajusten a las necesidades del negocio.
Pues alcanzar el éxito y mantenerse a la vanguardia en los cambios de la globalización le
permitirá crecer y adaptarse a las exigencias del mundo actual, maximizando su esfuerzo
logrando así un servicio de excelente calidad a sus principales clientes generándole a la
empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A nuevos horizontes que aumenten sus oportunidades.
La investigación consta de 5 capítulos los cuales contienen desde la problemática hasta la
solución del problema, estructurándose de la siguiente forma:
Capitulo I: En dicho capitulo se puede observar la problemática planteada por los
investigadores, en la cual se detectaron las debilidades del Control Interno del Efectivo en
la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A, lo que genero la formulación del objetivo general
el cual especifica Proponer Procedimientos de Control Interno para el manejo del Efectivo,
que permitan mecanismos que contribuyan eficientemente la actividad administrativa en la
empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Capitulo II: Para el desarrollo de esta investigación se hizo indispensable la revisión
bibliográfica de trabajos realizados con anterioridad que ayuden a fortalecer los resultados
obtenidos, de igual forma se recabo información teórica con respecto a Manuales de
Políticas y Procedimientos, Control Interno y El Efectivo como tal, incorporándose bases
legales tales como las Declaraciones de Principios de Contabilidad de Aceptación General
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en Venezuela, Declaración de Normas de Auditoria, Publicaciones Técnicas y Normas
Internaciones de Contabilidad.
Capitulo III: Este capitulo señala el tipo de investigación, la cual es de campo descriptiva,
llevándose a cabo como instrumento de recolección de datos “El Cuestionario” el cual nos
va a permitir recoger la información necesaria para la realización de la propuesta.
Capitulo IV: Se desarrollo el cuestionario basado en 11 ítem aplicado al departamento
administrativo de la empresa que consta de 4 personas dando como resultado la necesidad
de implementar un Manual de Políticas y Procedimientos en el área del Efectivo.
Capitulo V: Se presenta la Propuesta basada en el Manual de Política y Procedimientos de
Control Interno del Efectivo adaptándose a las necesidades de la empresa Grupo Nueve
Ingeniería, C.A. dando respuesta de esta forma a la solución del problema.
Finalmente se concluye la investigación dándole una serie de recomendaciones que
permitirán a la empresa un mejor desenvolvimiento en el control interno de este activo.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La diversidad de cambios y la complejidad creciente a nivel organizacional en contraste
con la globalización existente, permite que cada día las organizaciones sean más
competitivas y que aporten a través de su capital intelectual nuevas formas de subsistencias,
logrando aumentar sus fortalezas y detectar sus debilidades. Esto genera que las empresas
requieran frecuentemente mejores sistemas y controles aplicables para el desarrollo
eficiente del negocio.
El control interno desde sus inicios y hasta la actualidad se ha reconocido como
fundamental e indispensable para promover la eficiencia operacional y la adhesión a las
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políticas gerenciales contenidas en los manuales, permitiendo a la organización ser
competitiva y adaptarse a los requerimientos necesarios para su desarrollo y crecimiento;
lo cual ayuda a mantener un entorno conciente con respecto al control interno pues el grado
de conocimiento que reciben y aportan las personas que se involucran en el negocio genera
recurso y tecnología que será aprovechado al máximo para obtener un mejor
posicionamiento en el mercado.
El control interno en las pequeñas empresa dificulta la adecuada función de labores debido
al escaso personal existente lo que genera que dicho control se debilite o tienda a
desaparecer; sin embargo es necesario que se lleve a cabo procedimientos adecuados, que
se adapte a las necesidades de la empresa salvaguardando la integridad y confiabilidad de
las transacciones.
El efectivo es el activo básico en cualquier empresa independientemente del tamaño, y su
manejo adecuado proporciona estabilidad económica aumentando su capital de trabajo, de
allí la importancia de diseñar un sistema de control interno del efectivo que garantice y
proporcione seguridad razonable a la organización.
La empresa GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A. ubicada en la zona Industrial de
Valencia Estado Carabobo, es una empresa de servicio dirigida a la parte ambiental, que se
encarga del manejo y operación de plantas de tratamientos de aguas residuales e
industriales, servidas, y de sistemas de enfriamiento-calentamiento, en general todo tipo de
tratamientos de aguas, así como el asesoramiento en sistemas de implementación de planes
de gestión ambiental y manejo de normas y regulaciones ambiéntales. Dicha organización
en la actualidad presenta dificultad en el control interno del efectivo; lo cual se traduce en
una inadecuada segregación de funciones, presentando debilidades en la mayor parte de los
registros y manejo del mismo.
El efectivo debe ser la partida del activo de mayor liquidez en una compañía, y uno de los
graves problemas que presenta esta empresa es el tratamiento inadecuado del dinero, la
falta de elaboración de las conciliaciones bancarias, la inexistencia de soportes sobre la
salida del efectivo (voucher), y la no realización de arqueo de caja chica, debido a esta
problemática surge la necesidad en cada una de las actividades de un adecuado sistema de
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control interno; al respecto, Rodríguez J. (2000), define al control interno de la siguiente
manera:
Es un elemento del control que se basa en procedimientos y métodos, adoptados por una
organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra pérdida, fraudes o
ineficiencias; Promover la exactitud y confiabilidad de informes contables y
administrativos; apoyar y medir la eficacia y eficiencia de esta, y medir la eficiencia de
operación en todas las áreas funcionales de la organización (P. 49)
Después de detectar esta dificultad en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A. es
necesario, proponer un procedimiento de control interno sobre el efectivo que le permita
generar información apropiada a la gerencia. Y le permita un adecuado manejo del mismo y
ayude a la gerencia en la toma de decisiones.
1.2.- Formulación del problema
¿Se puede a través de la propuesta de procedimientos de control interno de efectivo,
establecer futuros mecanismos que permitan la eficiencia en el manejo de este rubro, de
acuerdo a las necesidades de la empresa GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.?
1.3.- Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer procedimientos de control Interno para el manejo del Efectivo, que permitan
mecanismos que contribuyan eficientemente la actividad administrativa en la Empresa
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
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Objetivos Específicos
Describir la situación actual, indicando las fortalezas y debilidades del manejo del efectivo
en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Identificar los elementos que conforman los procedimientos del Control Interno del
Efectivo de acuerdo a las necesidades de la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Proponer procedimientos de Control Interno de Efectivo, adaptados a las necesidades de la
empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Justificación de la Investigación
El efectivo es una partida muy vulnerable en cualquier entidad, ya que interviene en la
mayoría de las operaciones contables.
El control interno para el efectivo de una empresa es una de las herramientas más
importantes en el manejo de cualquier sistema de contabilidad, porque la gerencia necesita
información confiable y exacta para la toma de decisiones.
Se pueden enunciar ciertas medidas que proporcionan un margen de seguridad razonable,
con la finalidad de evitar pérdidas, fraudes, errores, desperdicios e ineficiencia, proteger los
recursos de la empresa, mejorar el desempeño, establecer resguardos apropiados sobre el
manejo físico de ingresos y desembolsos y salvaguardar adecuadamente el registro de las
transacciones.
Es necesario que la empresa “Grupo Nueve Ingeniería, C.A.” mejore significativamente
sus debilidades y las transforme en fortaleza, por ello la creación de procedimientos de
control interno para el efectivo de acuerdo a la naturaleza de sus transacciones, lo cual
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proporcionará ese margen de seguridad razonable anteriormente mencionado, en el manejo
de ese rubro del activo circulante.
Dentro de las perspectivas que se exponen, se busca dinamizar la estructura del control
interno del efectivo para lograr así los objetivos propuestos aplicando las acciones
correctivas pertinentes.
La importancia de realizar un procedimiento del control interno del efectivo en la empresa
Grupo Nueve Ingeniería, C.A. es proporcionar mayor efectividad en el funcionamiento
actual de la empresa, adoptando mecanismos que le permitan afrontar la realidad
competitiva en la cual se desenvuelve, para dar respuestas a soluciones con respecto a su
entorno.
Como resultado de esta investigación, y de acuerdo a la naturaleza de la empresa Grupo
Nueve Ingeniería, C.A. la misma brindará aportes a otras empresas similares en relación
con el Control Interno del Efectivo, y así tener mayor capacidad de crecimiento y
adaptación a la dinámica de los negocios, por otra parte tomar conciencia de la importancia
de la presentación de la información financiera de forma razonable.
CAPÍTULO II
Marco teórico
La sociedad desde hace muchos años ha venido sufriendo una serie de cambios tanto
económicos como sociales, por lo que las organizaciones tienen que avanzar a la par con
los avances tecnológicos, a tal fin toda investigación que se lleve adelante debe puntualizar
aspectos relevantes relacionados con dichos avances.
2.1.- Antecedentes
El control interno se manifestó en su inicio en el sector privado, donde se reconoció como
fundamental e indispensable en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de
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las operaciones, los niveles de riesgos, la complejidad de los sistemas de información y el
aumento de los niveles de riesgos reales y potenciales.
Debido a la importancia del tema, cada día se hace indispensable adquirir mayores
conocimientos sobre el Control Interno del Efectivo por lo que se lleva adelante la
realización de este trabajo. Entre las investigaciones mas recientes relacionadas con el tema
objeto de estudio se encuentran:
Oria, J. (2001) En su trabajo de grado Sistema de Control Interno en el Área del
Efectivo en Caja y Bancos, Bases para su Evaluación en una Empresa Manufacturera
Ubicada en la Zona Industrial Municipal Norte de Valencia Edo. Carabobo.
Presentado en la Universidad de Carabobo. Esta investigación tiene como objetivo evaluar
las actividades administrativas y contables en el área del efectivo así como la aplicación de
un sistema de control interno adecuado, llegando a la conclusión que dicha empresa maneja
un sistema de control interno deficiente, ya que se encuentra carente de información
relativa en el manejo del efectivo, lo que hace que se incremente el riesgo existente y esto
repercuta negativamente en las cifras financieras. Dicho estudio se relaciona con la
presente investigación porque existe la necesidad de proponer un sistema de control interno
adecuado que mejore la situación actual del manejo del efectivo en la empresa objeto de
estudio.
Medina, A. (2001) Propuesta de un Sistema de Control Interno Eficiente de Caja y
Bancos en la Fabrica de Hielo Ice Master, C.A. Ubicada en Maracay Edo. Aragua.
Presentada en la Universidad de Carabobo, siendo un estudio de campo, descriptivo y
documental. Dicha investigación se presentó bajo la propuesta de un sistema de control
interno eficiente de caja y bancos que se adapta a la naturaleza, estructura, características y
necesidades de la empresa objeto de estudio.
El diseño de la referida propuesta establece los parámetros que permitirán suprimir las
debilidades e incrementar las fortalezas para así optimizar todo el proceso y alcanzar los
objetivos de promover la eficiencia operacional, salvaguardar el efectivo, emitir
información confiable, y asegurar registros contables completos y exactos. La relación de
esta investigación con el objeto de estudio es proponer el fortalecimiento de las deficiencias
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para obtener información confiable y exacta que permitan a la gerencia tomar decisiones
apropiadas.
Araujo, D. (2001) En su trabajo de grado titulado Incidencias de las Medidas de Control
Interno en el Área de Efectivo para la Confiabilidad de la Información Financiera y
de la Eficiencia de las Operaciones en la Empresa de Servicios Asados Guacara, C.A.
Presentado en la Universidad de Carabobo. El objeto principal de esta investigación fue la
evaluación y el diseño de un procedimiento de control interno en el área de efectivo con la
finalidad de obtener información financiera confiable y relevante que ayude a la eficiencia
de las operaciones. Este estudio se realizó bajo un tipo de estudio descriptivo y de campo,
donde se llega a la conclusión que los puntos mas débiles encontrados fueron la
segregación de funciones, los documentos y el personal competente y confiable, por lo que
propusieron un procedimiento de control interno para estos elementos. Esta investigación se
relaciona con la investigación objeto de estudio ya que surge la necesidad de realizar un
procedimiento de control interno para el efectivo, que permita obtener información veraz y
eficiente en la presentación de los Estados Financieros.
Guerra, Z. (2001) Estudio del Control Interno para el Manejo del Efectivo en las
Pequeñas y Medianas Empresas Ubicadas en la Zona Industrial Carabobo. Presentado
en la Universidad de Carabobo. Esta investigación se basó en el estudio del control interno
del manejo del efectivo bajo el enfoque del Comité of Sponsoring Organization of the
Tread Way Comision (C.O.S.O), con la finalidad de mejorar en esta área la eficiencia de
las operaciones de las pequeñas y medianas empresas. Este estudio es de campo y
descriptivo. Las conclusiones a las cuales llegaron es la necesidad de reforzar los controles
internos, ya que detectaron una inadecuada segregación de funciones, puesto que las
funciones de custodia y registro generalmente la ejecuta la misma persona, no existe una
planificación para el manejo del efectivo, carencia de un manual de normas y
procedimientos, así como de un ambiente de control donde se realicen arqueos sorpresivos
de caja chica, situación tal que llevo a una serie de sugerencias para contribuir a mejorar el
proceso de control interno, tal es el caso de un ambiente de control propicio de conciencia
de control entre todos los individuos de la organización partiendo de la alta gerencia. Este
trabajo guarda relación con la investigación objeto de estudio ya que aporta ideas para
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mejorar el control de este activo en las pequeñas y medianas empresas con la finalidad de
evitar pérdidas y fraudes que puedan afectar a la organización.
2.2.- Bases Teóricas
2.2.1 Reseña Histórica de la Empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Grupo Nueve Ingeniería C.A. es una empresa que nace de un grupo de profesionales con
maestría en Ingeniería Ambiental y cuya esencia es prestar servicio a las empresas con el
objetivo de contribuir a la preservación del ambiente como un derecho de la vida.
Grupo Nueve Ingeniería C.A. es una empresa avalada por la experiencia profesional de su
personal quienes han realizado o participado en un gran número de estudios de índole
ambiental, con muchos años de experiencia técnica y académica en actividades tales como:
Diseño, Montaje y Arranque de Plantas de Tratamientos Biológicos, Físico-Químico y de
Agua Potable, Estudios de Impacto Ambiental, Asesoramiento en Normativa Legal
Ambiental: Ley Penal del Ambiente, Normas Técnicas, Ejecución de Obras civiles,
mecánicas, eléctricas e Hidráulicas, Manejo de desechos tóxicos, Diseña e imparte
programas de entrenamiento orientados a personal de piso, supervisorio y gerencial en el
área ambiental, Auditorias Ambientales orientadas hacia el cumplimiento de la Normativa
Ambiental Vigente, igualmente entrenamiento en atención al cliente, motivación al logro,
contexto organizacional, efectividad gerencial.
Todas las organizaciones por su naturaleza jurídica no escapan de tener que manejar
conceptos básicos relacionados con el control interno para poder lograr que el desarrollo de
las operaciones tengan confiabilidad y objetividad, por lo que se hace necesario fijar
criterios del control interno que proceden al análisis de diferentes teorías que tengan
relación con el tema objeto de estudio, esto conlleva a revisión bibliográfica pertinente y
relacionada con la investigación que se esta llevando adelante.
2.2.2 Importancia que tiene para las Organizaciones, el Conocimiento en cuanto al Uso de
Manuales, Políticas y Procedimientos para el Desempeño de las Labores del Manejo del
Efectivo.
Manual
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Es una herramienta indispensable para el logro de las metas fijadas en una organización, ya
que nos permite elaborar una guía que le proporcione al personal directamente involucrado
realizar sin mayor dificultad los objetivos a alcanzar. Al respecto, Álvarez, M. lo define:
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permite a
cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la
que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y
solidez. (P. 24)
Política
Para una organización crear políticas le facilita la fluidez de las actividades, de ellas
depende el orden o desorden de una organización, por lo tanto las políticas son aquellas que
garantizan a través de sus lineamientos el cumplimiento y optimización del tiempo y los
recursos dirigiendo de esta forma las acciones y propósitos de sus empleados. Para el
cumplimiento de las políticas es necesario el conocimiento de ellas por parte de los
empleados logrando que estos se involucren y las hagan suyas, alcanzando así los objetivos
propuestos.
Procedimiento
Un procedimiento es un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos
empleados que trabajen en área distintas, y que se establecen para asegurar, el tratamiento
uniforme de todas las operaciones respectivas. Los procedimientos están constituidos
sustancialmente por una serie de normas operativas que dictan las reglas de conductas a
seguir en todos los casos de que se trata. Los procedimientos permiten además:
Reducir los retrasos y las pérdidas de tiempo ya que cada quien conoce siempre lo que debe
hacer.
Uniformidad en las operaciones.
Aumentar la eficacia del personal (se reducen trabajos inútiles)
Atribuir responsabilidades bien definidas en relación con cada trabajo.
Facilitar la formación del personal.
Reducir las posibilidades de errores.
A tal fin Catacora, F. (1997) destaca:
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Procedimientos son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los
libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer
procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas
de los estados financieros. (P. 71)
Manual de Políticas y Procedimientos
Para crear un manual de políticas y procedimientos es necesario clasificar actividades que
le permitan elaborar de acuerdo de la función de cada departamento políticas que le
proporciones una mayor organización a la empresa, complementando luego con
procedimientos que permitan como hacerlo.
Forma parte del control interno, y el mismo se crea para obtener una información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realiza en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,
tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para
poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y autocontrol, y objetivos que participen en el cumplimiento
con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para los directivos de cualquier empresa con la finalidad de
modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia.
Control Interno
Es un conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con
el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables
sean fidedignos, y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente de acuerdo con
las políticas trazadas y los objetivos previstos y de esta manera poder lograr los objetivos
trazados por la organización. Tal como lo destaca Whittington, R. (2000) cuando define el
control interno:
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Un proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal,
diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las
siguientes categorías: - Confiabilidad en la presentación de informes financieros. -
Efectividad y eficiencia de las operaciones. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables. (P. 172)
Por otra parte la definición de control interno del Comité of Sponsoring Organization of the
Tread Way Commisión (C.O.S.O) hace énfasis en su definición y resalta:
Es un proceso o un medio para llegar a un fin, y no un fin en si mismo. El proceso se
efectúa por medio de individuos, no solamente a partir de manuales de políticas,
documentos y formas. Al incluir el concepto de seguridad razonable, la definición reconoce
que el control interno no puede proporcionar en forma realista seguridad absoluta de que se
logran los objetivos de una organización. La seguridad razonable reconoce que el costo de
control interno de una organización no debe exceder los beneficios que se espera obtener.
(P. 172)
El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, los jefes necesitan
estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se
logra a través del sistema de control interno de la organización.
El control interno se refiere a todos los diversos métodos y medidas adoptadas dentro de
una empresa para salvaguardar sus activos, al comprobar la exactitud y confiabilidad de su
contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adhesión a las políticas
administrativas prescritas.
Fines del Control Interno
El control interno es mucho mas que una herramienta dedicada a la prevención de fraudes o
al descubrimiento de errores en el proceso contable, es por esto que un sistema de control
interno consiste en aplicar todas las medidas utilizadas por una organización con las
siguientes finalidades:
Proteger sus recursos contra pérdidas, fraudes o ineficiencias.
Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Apoyar y medir el cumplimiento de la organización.
Juzgar la eficiencia de operaciones en todas las áreas funcionales de la organización.
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Cerciorarse si ha habido adhesión a las políticas generales de la organización.
Clasificación del Control Interno
De acuerdo con la Publicación Técnica No. 2 (2000) emitida por la Federación de Colegios
de Contadores Públicos de Venezuela, establece que el control se subdivide de la siguiente
manera:
El Control Administrativo: incluye, pero no se limita a, el plan de organización y los
procedimientos y registros que se refieren al proceso de decisiones conducentes a la
autorización de transacciones de la gerencia. Tal autorización es una función de la gerencia
directamente asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la organización y
es el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones.
El Control Contable: Comprende el Plan de organización y los procedimientos y registros
que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros
financieros. (P. 310)
Medidas para Lograr un Eficiente Control Interno
Se pueden adoptar medidas que contribuyan a un adecuado sistema de control interno para
brindar una seguridad razonable de la información contable suministrada, estas medidas son
las siguientes:
Establecer líneas claras de responsabilidad.
Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de transacción, (cada una
debe de pasar por 4 etapas separadas, debiendo ser: autorizada, aprobada, ejecutada y
registrada).
Subdivisión de funciones: este es, quizás, el elemento más importante para el logro de un
adecuado control interno.
El Efectivo
El efectivo es un tema de gran importancia para toda persona interesada en tener
conocimientos de cómo llevar un control del mismo, como sabemos el efectivo se refiere al
dinero disponible para poder realizar gastos e inversiones necesarias. Por tal motivo
citamos los temas mas relacionados con el efectivo.
Es el activo más importante de cualquier compañía, y esta conformado por el dinero
depositado en los bancos así como cheques, que sirvan para cumplir con los gastos
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planeados y situaciones de emergencia. La mayoría de las compañías mantienen diversas
cuentas bancarias así como una pequeña suma de dinero en caja, “caja chica” para la
realización de pagos menores.
Un eficiente manejo de efectivo es muy importante en cualquier compañía, y se debe
planear, controlar, contabilizar las transacciones y los saldos de efectivo. El manejo del
efectivo es esencial para el éxito y supervivencia de toda organización. Y para lograr el
eficiente manejo del efectivo es necesario tomar en cuenta los siguientes objetivos:
Proporcionar un control preciso de los cobros, desembolsos y saldos de efectivo.
Evitar o minimizar pérdidas por robo o fraude.
Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de sumas
adecuadas de efectivo para realizar las operaciones del negocio.
Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo en las cuentas
bancarias sin producir ingresos.
Control Interno Sobre El Efectivo
Los sistemas de control interno del efectivo son métodos y procedimientos que se adoptan
para evitar el fraude y el robo en una organización. Un buen sistema de control interno
también ayudará a alcanzar los objetivos del manejo eficiente del efectivo.
Idealmente, las funciones del departamento de finanzas y el de contabilidad deben estar
integradas en una forma que proporcione seguridad.
Al desarrollar los procedimientos de control más eficientes es necesario un estudio
detallado de las rutinas de operación del negocio individual pero, en todo tipo de negocios
hay algunos lineamientos generales para la práctica adecuada del manejo del efectivo.
Caja Chica
Dentro del efectivo en la empresa se puede mencionar la Caja Chica, la cual es un fondo de
dinero colocado bajo el control de un empleado para que una compañía pueda cancelar
pequeñas cantidades que seria imposible saldar mediante un cheque.
Los pasos para utilizar un sistema de caja chica son:
Se designa a un empleado como custodio de la caja chica; el fondo se establece en un
monto que se estime suficiente para cubrir los gastos de un periodo corto.
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los recibos de caja chica se imprimen, se folian y se entregan al custodio del fondo; así
mismo se utilizan como evidencia de los gastos. Por tanto en todo momento, el total del
dinero en el fondo mas las cantidades de los recibos de gastos deben ser iguales a la cifra
original del fondo.
Cuando la cantidad del efectivo en el fondo de caja chica se va agotando o se halla al final
de un periodo contable, los recibos se clasifican en categorías de gastos y se cuenta el
efectivo restante, los desembolsos se registran luego y se vuelve a dotar de recursos al
fondo. En este momento se emplea una cuenta de caja chica para registrar cualquier faltante
o sobrante entre el saldo inicial del fondo de caja chica y el efectivo restante en el mismo
mas las cantidades que se incluyen en los recibos de caja chica, esto ayuda a detectar
errores y a mejorar el control interno.
Conciliación Bancaria
Es una confrontación del estado de cuenta enviado mensualmente por el banco con la
cuenta que se encuentra registrados en el libro mayor de la empresa, de tal manera, que sea
posible comparar si todas las operaciones que aparecen en el estado de cuenta del banco,
están registradas en los libros de la empresa, de esta forma descubriremos las diferencias y
semejanzas que hay entre los dos, para determinar el saldo exacto que debe tener dicha
cuenta. Nikolai, L. (2001) define la conciliación bancaria de la siguiente forma:
Es un documento preparado por una empresa para analizar la diferencia entre el saldo de
efectivo final en los registros contables de la empresa y el saldo de efectivo final reportado
por su banco en un estado bancario, con el fin de determinar el saldo correcto de efectivo
final. (P. 229)
2.2.3 Normativas y Bases Legales que Amparan el Manejo del Efectivo en las
Organizaciones.
Al diseñar un sistema de control interno de efectivo, este tiene un impacto significativo en
los estados financieros por lo cual el estudio y evaluación se rigen por las declaraciones de
Principios de Contabilidad de Aceptación General en Venezuela que sustentan el desarrollo
de un procedimiento de control interno de efectivo en la empresa Grupo Nueve Ingeniería,
C.A.
Declaración de Principios de Contabilidad No. 11 (DPC 11)
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La generación de flujos positivos de efectivo es un objetivo relevante dentro del contexto
de la administración financiera de las empresas. La capacidad y habilidad para producirla es
materia de constante atención por parte de quienes se interesan en las finanzas de la
entidad, tales como: Inversionistas, Acreedores y otros entes involucrados. Tal situación
hace aconsejable que se incorpore como estado financiero básico el Estado de Flujo de
Efectivo.
Esta norma tiene como finalidad proporcionar información relevante sobre los ingresos y
desembolsos de efectivo o equivalente de efectivo de una entidad durante un periodo
determinado. Dicho pronunciamiento define el efectivo y equivalentes de efectivo de la
siguiente manera:
Efectivo: Efectivo disponible, depósitos a la vista en bancos u otras instituciones
financieras, es decir, cualquier partida que permite a la entidad, en cualquier momento,
depositar o retirar fondos sin previo aviso.
Equivalentes de Efectivo: Inversiones Liquidas y fácilmente convertibles, con fechas de
vencimiento inferiores a tres meses tales como certificados de depósitos, activos líquidos,
depósitos a plazo fijo, bonos cero cupón, mesas de dinero. (P. 159)
Declaración de Normas de Auditoria No. 4 (DNA. 4)
Esta norma trata sobre la presentación del informe que el auditor debe comunicar a la
gerencia con la finalidad de mostrar las debilidades del estudio y evaluación del control
interno.
La declaración de norma de Auditoria No. 4 (DNA No. 4), en su párrafo 3 reza:
El estudio de control interno tiene por finalidad obtener un conocimiento de cómo esta
conformado éste; no solo desde el punto de vista de las normas y procedimientos
establecidos por la administración de la entidad auditada, sino también como opera en la
practica. (P. 199)
De igual forma en su párrafo No. 4
El estudio del control interno, abarca dos etapas:
Revisión preliminar del sistema, donde el Contador Público adquirirá un grado de
conocimientos y comprensión acerca de los procedimientos y métodos prescritos por la
entidad.
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Adquirir un grado razonable de seguridad de que los procedimientos y métodos
establecidos, se encuentren en uso y que estén operando tal como se planearon, lo cual se
logra a través de las pruebas de cumplimiento. (P. 199)
Publicación Técnica No. 2. (2.002) emitida por la Federación de Colegios de Contadores
Públicos de Venezuela
Esta Norma trata de la organización y ejecución del trabajo de auditoria. A través de este
objetivo establece la amplitud y confiabilidad del control interno para la aplicación de los
procedimientos adecuados.
Esta publicación en su punto 4, nos define en forma generalizada los conceptos básicos de
control interno y nos dice:
El control Interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las
medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular
la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. (P. 310)
Norma Internacional de Contabilidad No. 7 (NIC 7)
Esta norma obliga a las empresas a presentar información acerca de los movimientos del
efectivo y sus equivalentes, mediante un estado de flujo del efectivo rigiéndose por los
requisitos establecidos en las mismas y deben ser presentados como parte integrante de sus
Estados Financieros.
Para la presentación de un Estado de Flujo de Efectivo confiable la Norma Internacional de
Contabilidad No. 7 (NIC 7) en su párrafo 10 indica lo siguiente: “El estado de flujo de
efectivo debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos durante el periodo,
clasificándolo por sus actividades de operación, de inversión y de financiamiento”. (P. 20)
Ampliando lo de la información por actividades de operación, de inversión y de
financiamiento en su párrafo 18 nos dice:
Las empresas deben informar acerca de los flujos de efectivo de las operaciones usando uno
de los dos métodos siguientes:
a) Método Directo, según el cual se presentan por separado las principales categorías de
cobros y pagos en términos brutos, o bien
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b) Método Indirecto, según el cual se comienza presentando la ganancia o perdida en
términos netos, cifra que se corrige luego por los efectos de las transacciones no
monetarias, por todo tipo de partidas de pago diferido y acumulaciones (o devengos) que
son la causa de cobros y pagos en el pasado o en el futuro, así como de las partidas de
perdidas o ganancias asociadas con flujos de efectivo de operaciones clasificadas como de
inversión o financiación. (P. 20)
Código de Comercio
Establece normas que le permiten a las organizaciones un adecuado manejo de sus
operaciones desde el inicio de las mismas y que son de obligatorio cumplimiento, evitando
de esta forma errores y omisiones que conlleven a la organización a no dar cumplimiento a
la legalidad correspondiente, y es la base de la eficiente administración según lo establecido
en sus artículos:
Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de inventarios. Podrá
llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y
claridad de sus operaciones.
Articulo 33: El libro diario y el libro de inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los lugares donde los
haya, o al juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos
funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que este tuviere,
fechada y firmada por el juez y su secretario o por el registro mercantil. Se estampará en
todas las demás hojas el sello de la oficina.
Ley de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A)
Las organizaciones por estar sujetas a la legislación de cada país, deben tener en
consideración para el desarrollo de sus procedimientos las leyes que rigen las mismas, en
este sentido, debe considerarse el cumplimiento con la Ley del Impuesto al Valor
Agregado, que establece en su artículo:
Articulo 1: Se crea un impuesto al valor agregado, que grava la enajenación de bienes
muebles, la prestación de servicios y la importación de bienes, según se especifica en esta
ley, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar las personas naturales o
20
jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y demás
entes jurídicos o económicos, públicos o privados, que en sus condición de importadores de
bienes, habituales o no, de fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y
prestadores de servicios independientes, realicen las actividades definidas como hechos
imponibles en esta ley. (P. 3)
Ley de Impuesto Sobre la Renta
Al igual que las anteriores normas y leyes, la Ley de Impuesto Sobre la Renta, tiene mucho
que ver con el manejo del efectivo, ya que sobre el enriquecimiento neto gravo su
impuesto, tal y como lo indica el artículo 1:
Artículo 1: Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero o en
especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta ley.
Salvo disposición de la presente ley, toda persona natural o jurídica, residente o domiciliada
en la República Bolivariana de Venezuela, pagará impuestos sobre sus rentas de cualquier
origen, sea la causa o la fuente de ingresos esté situada dentro del país o fuera de él. Las
personas naturales o jurídicas no residentes o no domiciliadas en la República Bolivariana
de Venezuela estarán sujetas al impuesto establecido en esta ley siempre que la fuente o la
causa de sus enriquecimientos esté u ocurra dentro del país, aun cuando no tengan
establecimiento permanente o una base fija en el país, tributarán exclusivamente por los
ingresos de fuente nacional o extranjera atribuidos a dicho establecimiento. (P. 3)
2.3.- Definición de Términos Básicos
Bancos: Cuenta de activo circulante en la cual se mantiene el dinero que se maneja a través
de deposito bancario y cheque.
Caja Chica: Es la reserva que posee una empresa para el mantenimiento de pagos menores
la cual varia de acuerdo al tamaño de la misma y al volumen de sus operaciones.
Control Interno: Es una herramienta que permite verificar de forma razonable, el manejo
adecuado de las políticas, normas y procedimientos que se aplican en la empresa.
Control Interno de Efectivo: Es aquel que busca el manejo eficiente del dinero aplicando
controles adecuados para un mejor desenvolvimiento.
Conciliación Bancaria: Es una comparación entre el estado de cuenta bancario y el mayor
general de bancos que realiza la empresa, con la finalidad de asegurarse que todas las
21
operaciones en efectivo hayan sido contabilizadas para que los registros de efectivo en
banco y en libros sean correctas.
Efectivo: Es la partida más significativa en una empresa el cual representa disponibilidad
inmediata para cubrir gastos.
Manuales: Son guías que orientan el manejo adecuado de las actividades que se realizan en
una organización.
Manual de Políticas y Procedimientos: Es un manual que documenta la tecnología que se
utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización.
Políticas: Establece lineamientos y regula el comportamiento de los individuos en las
organización.
Procedimiento: Son los planes que señalan la secuencia como lógica mas eficientes para
obtener los mejores resultados.
Segregación de Responsabilidades: Es la división de deberes de las operaciones entre dos
o mas personas o departamentos con el propósito de limitar las oportunidades de fraude y
promover la exactitud de los registros contables.
CAPÍTULO III
Marco metodológico
3.1.- Diseño de la Investigación
El presente estudio, está basado en una investigación de campo descriptiva, con modalidad
de proyecto factible y en su desarrollo se utilizó técnicas de aplicación deductivas, de tipo
cualitativas, para el cumplimiento de los objetivos a través del diseño de los instrumentos, y
técnicas de tipo cuantitativa en la recolección y análisis de datos.
La presente investigación está enfocada en la solución a un problema especifico, por lo que
se formula la propuesta de Procedimientos de Control Interno en el manejo de Efectivo de
la Empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A., llevando adelante una metodología idónea como
22
es la observación directa, al respecto Tamayo y Tamayo (1992) la define como: “Aquella
en la cual el investigador puede observar y recoger, datos mediante su propia observación”
(P. 99)
Según la definición anterior, el proyecto contará con la observación directa, como fuente de
información primaria, y el propósito es describir la situación actual en el manejo del
efectivo en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A., fijando según el resultado de ésta
observación, las ideas puntuales sobre las ventajas y desventajas de los procedimientos
aplicados actualmente, además de obtener la evidencia necesaria para plantear la propuesta
de procedimientos de control interno de efectivo, adaptados a la naturaleza y
requerimientos de la empresa.
Las fuentes secundarias de este estudio la conformaron las revisiones bibliográficas de los
manuales existentes respecto a los procedimientos de control interno de efectivo, además de
la utilización de textos especializados en materia de control interno de efectivo, y auditoria,
con la finalidad de estructurar la propuesta adaptada a las necesidades, naturaleza y
requerimientos de la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
3.2.- Instrumentos de Recolección de los Datos
Para llevar a cabo sistemáticamente la observación directa se hace necesario recurrir a un
instrumento de recolección de datos conocido como “Cuestionario”, diseñado de acuerdo
a la operacionalización de los objetivos específicos y conformado por (11) ítems de tipo
abierta.
El instrumento se aplica directamente al personal encargado de las funciones
administrativas del manejo del efectivo en la Empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Según Tamayo y Tamayo (1992), “El cuestionario constituye la forma concreta de la
técnica de observación, logrando que el investigador fije la atención en criterios y aspectos
que justifiquen determinadas acciones” (P. 101)
El propósito de la aplicación del Cuestionario es describir aspectos tales como:
Ambiente de trabajo: Espacio y estructura funcional del departamento y personal a cargo
de las funciones del manejo de efectivo.
Métodos de Trabajo: Registro y control del efectivo. Existencia de controles electrónicos,
manuales, contables y administrativos.
23
Responsables Directos: Personal involucrado directamente en las autorizaciones y
elaboraciones de Cheques, manejo de caja, entre otros.
Herramientas de control Utilizadas: conciliaciones, arqueo, depósitos, autorizaciones.
Documentos Involucrados: Informes, reportes.
Información Suministrada: Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Resultado y Balance
general.
El diseño del cuestionario estuvo conformado por preguntas de selección múltiple,
presentadas en forma de afirmaciones y juicios, a los cuales se le asignó un valor numérico,
de acuerdo a la escala de “Likert”.
3.3.- Población y Muestra
La población definida por Murray S (1970):
Es la colección de datos que añaden características de los grupos de individuos u objetos,
tal como estaturas, pesos de los estudiantes de la universidad, o el número de cerrojos
defectuosos y no defectuosos producidos por una fabrica en un día determinado (P. 101)
Para la aplicación del instrumento de recolección de datos se ha escogido el Departamento
Administrativo, y el ambiente de trabajo donde se llevan a cabo las funciones
administrativas y directivas de la Empresa “Grupo Nueve Ingeniería, C.A.”
Motivado a las características de la empresa, las cuales se ubican dentro de la pequeña y
mediana empresa de servicio, el departamento administrativo, posee poco personal para
realizar las funciones administrativas y contables, además de contar con un Gerente
Director. Es por ello que la muestra utilizada será igual a la población, siendo cuatro (4)
personas en total.
3.4.- Técnicas de Análisis de los Datos
Con la finalidad de orientar los datos recolectados de forma que adquieran sentido y
significado, es necesario realizar un conjunto de operaciones que intentarán dar respuestas a
los objetivos planeados en el estudio, sistemáticamente los resultados fueron relacionados
en forma directa con las teorías que sustentan la investigación, las variables delimitadas y
los métodos utilizados para la recolección de los mismos y los resultados fueron
presentados en forma de gráficos.
24
Es decir que en ésta fase, se afirman los criterios fijados al comienzo del capítulo en cuanto
a la utilización de técnicas de aplicación para el análisis e interpretación de los datos de tipo
Cuantitativo y Cualitativo.
En este sentido es bueno señalar que Sabino C. (1986) define el análisis cualitativo como
“El que se proceda hacer con la información de tipo verbal, que de un modo general
aparece en las fichas” (P. 195)
Además resalta el mismo autor, el análisis cuantitativo como “El que se efectúa con toda
información numérica resultante de la investigación, que representara un conjunto de datos
reflejado en cuadros, tablas donde se reflejan datos relativos o porcentuales”. (P. 192)
3.5.- Validez y Confiabilidad del Instrumento
Se trabajo en la adecuación y estructuración de las preguntas con relación a los objetivos
planteados, en tal sentido fue necesaria la optimización del instrumento de recolección de
datos. Por ello la validación del cuestionario estuvo sometida a juicio del experto en el área
de estadística y del tutor metodológico y de contenido, quienes realizaron las revisiones
correspondientes y emitieron sugerencias realizándose las correcciones necesarias para
poder cumplir con los objetivos establecidos. Anexo C
3.6.- Operacionalización de Variables
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
CATEGORIAS INDICADORES ITEMS INSTRUMENT
O
FUENTE
Describir la situación actual
indicando las fortalezas y
debilidades del manejo de
efectivo en la empresa Grupo
Nueve Ingeniería, C.A.
Manejo del efectivo,
dentro de la Empresa
Grupo Nueve Ingeniería,
C.A.
Existencia de Métodos y
Procedimientos
utilizados en el manejo y
registro de las
transacciones que
involucran efectivo
dentro de la empresa
grupo Nueve Ingeniería,
C.A.
Observación
directa de la
situación
actual en el
manejo de
efectivo
dentro de la
empresa
Grupo Nueve
Ingeniería,
C.A.
Cuestionario Persona que
labora
directamente
con el
efectivo.
Identificar los elementos que
conforman los
procedimientos del control
interno del efectivo de
acuerdo a las necesidades de
la empresa Grupo Nueve
Ingeniería, C.A.
Nuevos elementos que
conformarán los
procedimientos de control
interno para el efectivo, de
acuerdo a las necesidades
de la empresa Grupo
Nueve Ingeniería, C.A.
Necesidad de crear
mecanismos de control
interno para el manejo de
efectivo dentro de la
empresa Grupo Nueve
Ingeniería, C.A-
Cuestionario. Manual de
Políticas y
Procedimiento
s
26
Proponer procedimientos de
control interno de efectivo,
adaptados a las necesidades
de la empresa Grupo Nueve
Ingeniería C.A.
Propuesta de
procedimientos de Control
Interno de efectivo
adaptada a las necesidades
y naturaleza de la
empresa.
Desarrollo de la
propuesta, de acuerdo a
los requerimientos de la
empresa.
Elaboración del
Manual de
Políticas y
Procedimientos
de control
interno para el
manejo de
efectivo dentro
de la empresa
Grupo Nueve
Ingeniería, C.A.
CAPÍTULO IV
Análisis e interpretación de los resultados
4.1.- Diagnostico de la Situación Actual del Manejo del Efectivo en la Empresa Grupo
Nueve Ingeniería, C.A.
De acuerdo al diagnostico que incluyo visita y observación del trabajo relacionado con el
manejo del efectivo en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C. A., y con la finalidad de
conocer la situación actual del manejo del efectivo; se manifestó en las entrevistas previas
las deficiencias que tienen en esta área.
En este capitulo se muestran los resultados obtenidos previa aplicación del instrumento, el
cual fue aplicado a una muestra de 4 personas que conforman la población.
El cuestionario fue estructurado con preguntas abiertas al personal del departamento
administrativo, y se diseñaron en forma sencilla y clara para lograr el objetivo de la
investigación.
En este sentido se aplicó el instrumento con la finalidad de tomar información de las
opiniones acerca del tema objeto de estudio para facilitar la comprensión del mismo y
atender la problemática planteada.
4.2.- Presentación de los Resultados
Los resultados obtenidos fueron ordenados y presentados gráficamente en forma de barra y
definidos porcentualmente. Una vez recopilada la información recibida, a través del
cuestionario realizado a los empleados de la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A. y
llevado a gráficos se procede en cada uno de los ítems para interpretar las respuestas y
poder llegar a una conclusión en forma general, que le permita a la organización un mejor
desenvolvimiento en el área del efectivo, logrando dinamizar su estructura y optimizar sus
recursos, generando mejoras sustanciales que la hagan mas competitiva como empresa de
servicio, atendiendo a las necesidades constantes en un mundo globalizado que marcha al
ritmo de los avances tecnológicos.
28
Pregunta No. 1: ¿Considera usted que la empresa posee una estructura de control del
efectivo idónea?
Grafico No. 1
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
Los resultados obtenidos en el grafico No. 1 con respecto a la primera pregunta del
cuestionario nos indica que del 100% de la muestra un 75% esta parcialmente en
desacuerdo y un 25% parcialmente de acuerdo, lo que quiere decir que existe gran
deficiencia en los controles de efectivo.
0
3
1
0 0
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
Pregunta No. 2: ¿La empresa cuenta con un sistema de Control Administrativo que le
permita analizar los registros contables?
29
Grafico No. 2
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
El grafico No. 2 refleja que el 100% de la muestra esta en desacuerdo ya que la empresa no
posee ningún sistema administrativo que le permita hacer análisis a sus registros contables
de una manera confiable, llevándose de forma manual algunas de las operaciones y otras
realizadas en hojas de Excel, observándose esto como una gran debilidad ya que esto puede
ser alterado fácilmente.
Pregunta No.3: ¿Existe en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A un Manual de Normas
y Procedimientos para el rubro del efectivo?
4
0
1
2
3
4En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
30
Grafico No. 3
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
Al preguntarle al personal administrativo si existe una manual de normas y procedimientos
para el manejo del efectivo el 100% respondió que esta en desacuerdo ya que no cuentan
con una guía que les permita realizar su trabajo de acuerdo a las necesidades de la empresa.
4
0 0 0 0
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
Pregunta No. 4: ¿Considera usted que se hace necesario la implementación de un Manual
de Políticas y Procedimientos para el control interno del efectivo?
31
Grafico No. 4
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
El 100% del personal administrativo esta totalmente de acuerdo en que se realice un manual
de normas y procedimientos para el control interno del efectivo siendo esto una fortaleza
para la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A. ya que todos estarían dispuestos a seguir los
lineamientos de dicho manual.
Pregunta No. 5: ¿Existe una adecuada segregación de funciones en el departamento
administrativo?
0 0 0 0
4
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
32
Grafico No. 5
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
Los resultados obtenidos en este grafico nos indica que el 75% opina que no existe una
adecuada segregación de funciones en el departamento administrativo y un 25% opina que
si existe. Esta aseveración del 75% lleva a pensar que es necesario que la empresa
comience a segregar funciones.
3
0
1
0 0
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
Pregunta No. 6: ¿Considera usted que la figura de un custodio del efectivo es importante
dentro de la empresa?
33
Grafico No. 6
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
De acuerdo a los resultados obtenidos el grafico No. 6 nos indica que el 100 % de la
muestra esta de acuerdo que es necesario un custodio del efectivo con la finalidad que se
realice de manera eficiente aplicando controles internos que permitan mejorar su manejo.
0 0 0
4
0
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
Pregunta No. 7: ¿Considera usted que actualmente se realizan conciliaciones bancarias y
arqueos de caja chica?
34
Grafico No. 7
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
En el presente grafico se observa que la mitad de la muestra representada por un 50%
opina que se realizan conciliaciones bancarias y arqueo de caja chica pero esporádicamente
Pregunta No. 8: ¿Considera usted que en la empresa existen formularios adecuados para
respaldar los ingresos y desembolsos de efectivo?
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
35
Grafico No. 8
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
Al analizar el grafico No. 8 el resultado arrojo que un 75% esta parcialmente de acuerdo en
que existen formularios adecuados para respaldar los ingresos de efectivos ya que
consideran que estos se pueden mejorar.
Pregunta No. 9: ¿Cree usted que actualmente los fondos de la empresa pertenecen a la
misma y están depositados de acuerdo a la oportunidad de las operaciones?
0 0
3
1
0
0
1
2
3
4En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
36
Grafico No. 9
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
El 100% de las personas encuestadas, al preguntarle si los fondos de la empresa pertenecen
a la misma y son depositados en su oportunidad respondieron que están totalmente de
acuerdo ya que apenas se recibe una cobranza esta se deposita de inmediato y en la cuenta
que esta a nombre de la empresa.
Pregunta No. 10: ¿El departamento Administrativo le entrega a la gerencia un informe y
reporte mensual acerca del movimiento del efectivo?
0 0 0 0
4
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
37
Grafico No. 10
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
El resultado cuantitativo generado en el grafico No. 10 nos indica que un 50% opina que se
realiza pero de una forma muy informal y el otro 50% nos dice que no se entrega el informe
y reporte mensual del movimiento del efectivo.
Pregunta No. 11: ¿Adoptaría usted de ser norma de la empresa un Manual de Políticas y
Procedimientos en forma unificada?
2
0 0
2
0
0
1
2
3
4 En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
38
Grafico No. 11
Fuente: Flores, Romero y Rojas (2004)
Al preguntarle al personal que labora en el departamento si esta de acuerdo en adoptar este
manual de forma unificada, respondieron que están totalmente de acuerdo ya que le
ofrecería a la empresa un mejor desenvolvimiento en el manejo del control interno del
efectivo.
4.3.- Conclusiones Generales del Análisis de los Resultados
De acuerdo a los resultados obtenidos de las preguntas del cuestionario se observa
realmente que en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C. A., es necesario implementar un
manual para el manejo del efectivo a fin de optimizar el uso que se le dará al mismo.
0 0 0 0
4
0
1
2
3
4En desacuerdo
Parcialmente endesacuerdoParcialmente deacuerdoDe acuerdo
Totalmente deacuerdo
39
Por otra parte, los beneficios que ofrecerá dicho manual le garantizará a la empresa mejoras
sustanciales en el control interno del efectivo, logrando satisfacer sus necesidades
prioritarias fortaleciendo las debilidades detectadas en el área administrativa.
Las estadísticas resultantes de las preguntas formuladas anteriormente, nos permitieron
juzgar a ciencia cierta sobre la problemática existente, esperamos con el estudio realizado
cubrir las expectativas de la investigación.
CAPÍTULO V
Propuesta
Presentación de la Propuesta
La presente investigación tiene como objetivo principal crear un manual de normas y
procedimientos para el control interno del efectivo en la empresa Grupo Nueve Ingeniería,
C.A., con la finalidad de establecer un estándar que especifique de principio a fin como
realizar dicho control, de esta manera se le ofrece al personal de la compañía una guía que
muestre secuencialmente y de forma ordenada como realizar el trabajo en forma correcta, al
seguir este patrón de trabajo posiblemente se puedan generar cambios en este manual que
con una revisión efectiva mejore sustancialmente el procedimiento.
Por tal razón, que la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A debe adaptar todas estas normas
y procedimientos a sus necesidades concretas, para lograr a través de la propuesta una
mejor forma de gerenciar eficientemente alcanzando de esta manera la excelencia como
empresa de servicio.
5.2.- Justificación de la Propuesta
El propósito real de nuestra propuesta es diseñar criterios y políticas que le permitan a la
empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A una mayor efectividad en el funcionamiento actual
de la empresa, adoptando mecanismos que le permitan afrontar la realidad competitiva en la
cual se desenvuelve.
40
Nuestra investigación busca el mejoramiento en el área de control interno del efectivo a
través del manual de políticas y procedimientos, el cual le permitirá de manera ordenada y
eficiente el desenvolvimiento de cada empleado en su labor a desempeñar.
A través de la propuesta la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A tendrá las herramientas
necesarias para mejorar sustancialmente el control interno de este rubro tan importante,
pues la misma se justifica por medio de los resultados obtenidos en la aplicación del
cuestionario.
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS
Y PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y
BANCOS
Sección N° 1
Pág. N° 1 de 1
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: CONTENIDO
SECCION
Objetivos del Manual 2
Justificación de Manual 3
Importancia del Manual 4
Organigrama 5
Responsabilidades del Personal 6
Descripción de los Procedimientos 8
41
Descripción de las Medidas del Control Interno 10
Formularios 12
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 2
Pág. N° 1 de 1
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: OBJETIVO DEL MANUAL
Objetivo General
El objetivo de este manual es establecer procedimientos para el buen
funcionamiento en los ingresos y desembolsos de efectivo, de tal forma que se
logre adecuadamente realizar de manera oportuna el control interno del efectivo
con respecto a las necesidades prioritarias de la empresa, manteniendo al personal
involucrado directamente en las operaciones e indicándole el grado de
responsabilidad que tienen cada uno para poder hacer frente a problemas que
42
podrían afectar de manera significativa los resultados futuros de la empresa,
alcanzando eficazmente los objetivos de Grupo Nueve Ingeniería, C.A .
Objetivos Específicos
Agilizar los procesos relacionados con los ingresos y desembolsos del efectivo.
Brindar información clara y objetiva en cuanto al manejo del efectivo.
Resguardar el efectivo contra el uso no autorizado con la finalidad de evitar
fraudes o robos.
APROBADO
POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 3
Pág. N° 1 de 1
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Provee un mecanismo eficaz para la seguridad del efectivo.
Reduce el riesgo a fraudes en el manejo del efectivo.
43
El manual es de fácil entendimiento y puede ser utilizado por cualquier persona
involucrada en esta actividad.
Fortalece la toma de decisión en relación al manejo del efectivo.
APROBADO
POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 4
Pág. N° 1 de 1
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: IMPORTANCIA DEL MANUAL
La necesidad de fijar por escrito un manual de políticas y procedimientos y de
establecer en forma efectiva el control del efectivo.
44
Coordinar las actividades en las distintas áreas funcionales de la organización.
Servir de guía efectiva para cumplir los objetivos fijados por la organización.
Proporcionar una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos con el
uso de normas de control interno en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A.
Crear normas en donde se pueda plasmar pautas o requisitos que ayuden a reducir
el riesgo de error material inherente a las operaciones en el efectivo.
APROBADO
POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 5
Pág. N° 1 de 1
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: ORGANIGRAMA
45
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
ASESORES TÉCNICOS
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRACION
ASISTENTE DE OPERACIONES
PERSONAL OPERARIOOPERADOR DE PTAR
T.S.U O ING.SUPERVISOR DE PLANTA DETRATAMIENTO
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
PRESIDENTEGERENTE DE OPERACIONES
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS
Y PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y
BANCOS
Sección N° 6
Pág. N° 1 de 2
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
46
N° de Edición: 1
ASUNTO: RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
La segregación de responsabilidades es uno de los puntos mas importante ya que
con ello se separan los deberes y esto limita las oportunidades de fraude y
promueve la exactitud de los registros contables. A continuación se describen las
funciones que se les debe asignar a cada uno del personal que labora en el
departamento:
Presidente:
Autorizar y firmar los pagos realizados mediante cheque.
Revisar mensualmente los estados financieros.
Supervisar permanentemente las operaciones.
Jefe de Contabilidad:
Revisar y analizar los Estados Financieros.
Supervisar el Registro Oportuno de las Operaciones.
Revisar las firmas pertinentes para la realización de los pagos.
Supervisar que se pidan oportunamente los estados de cuenta en el banco.
Revisar los ingresos diarios por concepto de operaciones.
Revisar la adecuada y oportuna elaboración de las conciliaciones bancarias.
Auxiliar de Contabilidad:
Registrar las operaciones diarias.
Elaborar las Conciliaciones Bancarias.
APROBADO POR:
REVISADO POR:
REALIZADO POR:
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 7
Pág. N° 2 de 2
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
Elaborar los depósitos diariamente.
Recibir oportunamente los estados de cuentas bancarios.
Elaborar los Estados Financieros mensuales.
Realizar las cobranzas diarias o mensuales.
Custodio de la Caja:
Manejo de los Ingresos del Efectivo.
Arqueo de Caja y de Caja Chica.
Realizar pagos menores.
Realizar los préstamos pequeños al personal.
Elaboración de cheques con su respectivo Voucher.
48
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 8
Pág. N° 1 de 2
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Entrada del Efectivo mediante cheque:
El Custodio de la caja debe contar con una relación de cuentas por cobrar con el
propósito de que al momento de recibir el pago este pueda ser verificado.
Todo efectivo debe ser recibido mediante cheque.
Elaborar la planilla de depósito endosando el respectivo cheque indicando los
datos de la empresa.
Elaborar notas de remisión.
Se registra el cobro en un listado de control de las entradas de efectivo que
ingresan.
La copia del listado de control se envía al auxiliar contable quien es el
responsable de efectuar los registros.
Cuando el cobro sea realizado a través de transferencia bancaria se debe
verificar mediante los estados de cuentas el monto de la factura correspondiente.
49
Desembolsos de Efectivo mediante cheque:
Verificar el monto de la factura a cancelar.
Se realiza el cheque con su respectivo Voucher.
El presidente o gerente de la empresa antes de firmar el cheque debe estudiar la
evidencia que respalda el pago, luego aprueba y autoriza el pago.
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
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POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y
BANCOS
Sección N° 9
Pág. N° 2 de 2
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Se realiza el pago al proveedor y se recibe la factura respectiva.
Posteriormente al pago se deja evidencia archivando el voucher acompañado
de la factura para evitar el doble pago.
Se registra la transacción en los libros correspondientes.
Entradas y Desembolsos de Caja Chica:
Se apertura un fondo fijo para la caja chica.
50
El custodio hace efectivo el cheque que se asigna a la caja chica.
Deposita las entradas diarias de billetes y monedas en una caja de seguridad
que posee la empresa.
Respaldar todos los desembolsos del fondo con un comprobante de caja chica.
El comprobante de caja chica debe tener el respaldo de la factura respectiva.
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
51
9 INGENIERIA
MANUAL DE
POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y
BANCOS
Sección N° 10
Pág. N° 1 de 2
Fecha de Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: DESCRIPCIÓN DE LAS MEDIDAS DE CONTROL
INTERNO
Para lograr un adecuado control interno sobre las entrada y salida de efectivo ya
sea en cheque o por pagos menores, es de vital importancia sean aplicadas las
normas de manera consistente por el personal que labora en la empresa Grupo
Nueve Ingeniería, C.A.
Se debe conciliar las notas de remisión con el listado de control y verificar que
estas estén contabilizadas de forma correcta.
Se debe restringir al encargado de cuentas por cobrar el acceso a las entradas de
efectivo
Las cuentas de los clientes deben ser conciliadas periódicamente con el Mayor
General.
Se debe segregar la función de los empleados de manera que ninguno lleve una
transacción de principio a fin.
La documentación respectiva debe estar debidamente numerada y con el
número de copias suficientes para las entradas y salidas del efectivo.
Realizar el arqueo de Caja Chica periódicamente verificando que el total de los
comprobantes y el efectivo existente sea igual al saldo de apertura del fondo de
Caja Chica.
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
52
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PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 11
Pág. N° 2 de 2
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: DESCRIPCIÓN DE LAS MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
Realizar las conciliaciones bancarias mensualmente y verificar que todas las partidas
de conciliación sean contabilizadas de forma oportuna.
Verificar la existencia de firmas autorizadas.
No se deben aceptar cheques posdatados.
No se deben realizar desembolsos de caja chica para dar préstamos al personal.
Aquellos cheques recibido de cobranzas que no han sido depositados deben ser
registrados en una cuenta contable que puede denominarse Cobranza en Transito.
Realizar el arqueo de caja chica periódicamente.
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
53
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MANUAL DE POLITICAS
Y PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y
BANCOS
Sección N° 12
Pág. N° 1 de 6
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: FORMULARIOS
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A
COMPROBANTE
DE PAGO NO. 00001
CHEQUE NO.
NOMBRE/SELLO DE LA
EMPRESA BANCO
CODIGO CONCEPTO VALOR
54
ELABORADO
POR
REVISADO POR
RECIBI
APROBADO
POR
CONTABILIZADO
POR
C.I.
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
55
9 INGENIERIA
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PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 13
Pág. N° 2 de 6
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: FORMULARIOS
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
LISTADO DE CONTROL
Cliente Cheque Nº Cantidad
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
56
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PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 14
Pág. N° 3 de 6
Fecha de Emisión:
Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: FORMULARIOS
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
RECIBO DE
CAJA
No. 0001
Ciudad y Fecha
Recibido De
Dirección
La Suma de
Por Concepto de
Cheque N°. Banco Efectivo
Cuenta Débitos Créditos Firma y Sello
57
C.I Rif.
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
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MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 15
Pág. N° 4 de 6
Fecha de
Emisión: Nov/04
N° de Revisión:
0
N° de Edición: 1
ASUNTO: FORMULARIOS
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
Control Nª 0001
58
CONTROL DIARIO DEL EFECTIVO
FECHA / /
Efectivo Disponible al Inicio del Día Bs._________________
Ingresos de Efectivo:
Concepto Bs.
_________________________ ____________________
_________________________ ____________________
_________________________ ____________________
_________________________ ____________________
Total Ingresos de Efectivo Bs._________________
Desembolsos de Efectivo:
Concepto Bs.
_________________________ ____________________
_________________________ ____________________
_________________________ ____________________
_________________________ ____________________
Total Desembolsos de Efectivo Bs._________________
Efectivo Disponible Bs._________________
59
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
9 INGENIERIA
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PROCEDIMIENTOS
EFECTIVO CAJA Y BANCOS
Sección N° 16
Pág. N° 5 de 6
Fecha de
Emisión: Nov/04
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: FORMULARIOS
60
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
ARQUEO DE CAJA CHICA
FECHA / /
COMPROBANTES:
CONCEPTO FACT Nº Bs.
_____________________ ________________ ______________
_____________________ ________________ ______________
_____________________ ________________ ______________
TOTAL COMPROBANTES
Bs.___________
EFECTIVO EN BILLETES Y MONEDAS
__________ X 50.000 Bs.____________ __________ X 20.000
Bs.____________
__________ X 10.000 Bs.____________ __________ X 5.000
Bs.____________
__________ X 2.000 Bs.____________ __________ X 1.000
Bs.____________
__________ X 500 Bs.____________ __________ X 100
Bs.____________
__________ X 50 Bs.____________ __________X 20
Bs.____________
__________ X 10 Bs.____________
TOTAL EFECTIVO DISPONIBLE:
Bs.____________
TOTAL ARQUEO:
FONDO FIJO:
SOBRANTE O FALTANTE
61
Bs.____________
OBSERVACIONES______________________________________________
ELABORADO POR: REVISADO POR:
APROBADO POR:
Fecha:
REVISADO POR:
Fecha:
REALIZADO POR:
Fecha:
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
Sección N° 17
Pág. N° 6 de 6
Fecha de Emisión: Nov/04
62
9 INGENIERIA
EFECTIVO CAJA Y
BANCOS
N° de Revisión: 0
N° de Edición: 1
ASUNTO: FORMULARIOS
GRUPO NUEVE INGENIERIA, C.A.
Control Nº 0001
RELACION DE CUENTAS POR COBRAR
FECHA / /
Nº Factura Fecha de
Vencimiento
Clientes Monto a Cobrar
APROBADO POR:
REVISADO POR:
REALIZADO POR:
63
Fecha:
Fecha:
Fecha:
CONCLUSIONES
La empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A. fue seleccionada para llevar adelante la
investigación, motivado a que en visitas preliminares se detectó que en dicha empresa no
cuentan con un buen sistema de control interno sobre las entradas y salidas del efectivo, lo
cual conlleva a una gran deficiencia en los procedimientos de esta partida.
El efectivo tanto en las grandes como en las pequeñas organizaciones que prestan servicios,
es el activo más importante, y por lo tanto se hace necesario un adecuado manejo del
mismo ya que por su significancia podría en un momento determinado presentarle grandes
dificultades a la organización.
Debido a la problemática de esta empresa fue necesario aplicar un instrumento al
departamento administrativo, con la finalidad de permitir conocer y analizar las opiniones
y los procedimientos que actualmente se utilizan en el manejo del efectivo. De acuerdo a
los resultados obtenidos se llego a la etapa final procediendo a elaborar un manual de
políticas y procedimiento de control interno de efectivo que le sirva al Grupo Nueve
Ingeniería, C.A. concluir de una forma confiable el manejo de dicho activo tanto en los
ingresos como en los desembolsos del mismo.
Este manual fue realizado adaptándose a la estructura de esta organización y centrándose en
los cuatro empleados que conforman el departamento, se les recomienda las
responsabilidades que deben tener cada uno de ellos, así como el procedimiento que se
debe llevar en cada área asignada, y se contribuyó a la elaboración de nuevos formularios
para mejorar y agilizar los procesos.
RECOMENDACIONES
Considerando que la investigación realizada produjo unos resultados y de acuerdo a la
propuesta planteada, a continuación se realizan las siguientes recomendaciones que le
brindaran a la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C. A., materializar los efectos resultantes
con el propósito de aplicarlos a mediano plazo.
Implementar un Manual de Políticas y Procedimientos que le permita un adecuado manejo
del efectivo.
Capacitar al personal involucrado en el área administrativa permitiendo de esta forma un
mejor desenvolvimiento en sus funciones.
Dar a conocer el Manual de Políticas y Procedimientos al personal administrativo, con la
finalidad de establecer un sentido de pertenencia con relación a la empresa.
Establecer el uso de formularios adecuados a las necesidades de la empresa.
Implementar la realización de conciliaciones bancarias mensuales por parte de la persona
encargada.
La separación de tareas limita las posibilidades de fraudes y mejora también, la exactitud de
los registros contables. Este componente crucial, pero con frecuencia descuidado, del
sistema de control interno, se puede subdividir en cuatro partes:
Separación de las operaciones de la contabilidad, la función contable debe estar totalmente
separada de los departamentos operativos, con el fin de poder mantener registros objetivos.
Separación de la custodia de los activos, de los registros de estos en la contabilidad.
Separación de la autorización de las operaciones, de la custodia de los activos
correspondientes. Siempre que sea posible.
Las responsabilidades deben asignarse, de forma tal que, ninguna persona o departamento
maneje una transacción completa, de principio a fin.
Realizar auditorias o comprobaciones internas.
Diseño adecuado de documentos y registros.
BIBLIOGRAFÍA
ALVAREZ, Martín. Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos.
Editorial Panorama.
ARAUJO, Dalila. (2001). Trabajo de Grado. Incidencias de las Medidas de Control
Interno en el Área de Efectivo para la Confiabilidad de la Información Financiera y
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CATACORA, Fernando. (1997). Sistemas y Procedimientos. Editorial Mc Graw Hill.
Caracas.
CATACORA, Fernando. (1998). Contabilidad. Editorial Mc Graw Hill. Caracas.
CEPEDA, Gustavo. (2001). Auditoria y Control Interno. Editorial Mc Graw Hill.
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COMISIÓN (COSO). (2001). Control Interno Estructura Conceptual Integrada. Santa
Fe de Bogota. 2° edición.
FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PUBLICOS (2002) Declaración de
Normas de Auditoria, Publicaciones Técnicas y Servicios Especiales Prestados por
Contadores Públicos, de Aceptación General. 5ta edición.
FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PUBLICOS (2002) Declaración de
Principios de Contabilidad de Aceptación General. 5ta edición.
GUERRA, Zoraida. (2001). Trabajo de Grado. Estudio del Control Interno para el
Manejo del Efectivo en las Pequeñas y Medianas Empresas Ubicadas en la Zona
Industrial de Carabobo.
HERNÁNDEZ, Sampiery. (1998). Metodología de la Investigación. Editorial Mc Graw
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HORNGREN, Charles. (1997). Contabilidad. Editorial Prentice Hall. México. 3° edición.
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO. (2002). Gaceta Oficial Extraordinaria
No. 5.601.
66
LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA. (2001). Gaceta Oficial Extraordinaria No.
5.566.
MEDINA, Adriana. (2001). Trabajo de Grado. Propuesta de un Sistema de Control
Interno Eficiente de Caja y Bancos en la Fabrica de Hielo Ice Master, C.A. Ubicada en
Maracay Edo. Aragua.
MENDEZ, Carlos. (1997). Guía para Elaborar Diseños de la Investigación en
Administración y Economía. Ediciones Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogota.
NIKOLAI, L.orena. (2001) Contabilidad Intermedia. 8va edición.
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD No. 7 (1992). Estado de Flujo del
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ORIA, José. (2001) Trabajo de Grado. Sistema de Control Interno en el Área del
Efectivo en Caja y Bancos, Bases para su Evaluación en una Empresa Manufacturera
Ubicada en la Zona Industrial Municipal Norte de Valencia Edo. Carabobo.
POCH, Ramón. (1992). Manual de Control Interno. 2ª edición. Eada Gestión.
RODRÍGUEZ, Joaquín (2000) Control Interno. Editorial Trillas. México.
SABINO, Carlos. (1996). Procesos de la Investigación. Editorial Panapo. Caracas.
TAMAYO & TAMAYO. (1992). El Proceso de la Investigación Científica. Editorial
Limusa. Colombia.
WHITTINGTON, Ray. (2000). Auditoa un Enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill.
Colombia. 12° edición.
67
ANEXOS
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BARBULA
CUESTIONARIO
El presente cuestionario tiene como finalidad recabar información referente al
manejo del efectivo en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C. A.. Su respuesta permitirá
conocer la situación actual del manejo del mismo y su opinión acerca de la
implementación de un manual de políticas y procedimientos de control interno del efectivo.
Por tal motivo, se le agradece la mayor objetividad en sus respuestas, para lograr un
efectivo resultado en la investigación.
INSTRUCCIONES
En las alternativas planteadas selecciones solo una de ellas.
Gracias por su valioso aporte.
1- ¿Considera usted que la empresa posee una estructura de control del efectivo idónea?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
68
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
2-. ¿La empresa cuenta con un sistema de Control Administrativo que le permita analizar
los registros contables?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
3- ¿Existe en la empresa Grupo Nueve Ingeniería, C.A un Manual de Normas y
Procedimientos para el rubro del efectivo?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
4- ¿Considera usted que se hace necesario la implementación de un Manual de Políticas y
Procedimientos para el control interno del efectivo?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
69
5.- Totalmente De acuerdo.
5- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en el departamento administrativo?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
6- ¿Considera usted que la figura de un custodio del efectivo es importante dentro de la
empresa?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
7- ¿Considera usted que actualmente se realizan conciliaciones bancarias y arqueos de caja
chica?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
8- ¿Considera usted que en la empresa existen formularios adecuados para respaldar los
ingresos y desembolsos de efectivo?
70
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
9- ¿Cree usted que actualmente los fondos de la empresa pertenecen a la misma y están
depositados de acuerdo a la oportunidad de las operaciones?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
10- ¿El departamento le entrega a la gerencia un informe y reporte mensual acerca del
movimiento del efectivo?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
11- ¿Adoptaría usted de ser norma de la empresa un Manual de Políticas y Procedimientos
en forma unificada?
1.- En desacuerdo.
2.- Parcialmente en Desacuerdo.
71
3.- Parcialmente De acuerdo.
4.- De acuerdo.
5.- Totalmente De acuerdo.
ANEXO B
TABLA DE RECOLECCION DE DATOS
5.- Totalmente de Acuerdo = 3 items
4.- De Acuerdo = 4 items
3.- Parcialmente de Acuerdo = 4 items
2.- Parcialmente en Desacuerdo = 1 items
1.- En Desacuerdo = 4 items
1 2 3 4 5
Items N° % N° % N° % N° % N° %
1 3 75 1 25
2 4 100
3 4 100
4 4 100
5 3 75 1 25
6 4 100
7 2 50 2 50
8 3 75 1 25
9 4 100
10 2 50 2 50
11 4 100
72