reorganisation du controle interne dans la gestion …

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MEMOIRE DE MAÎTRISE EN GESTION Présenté par: RAHARIMANANJATOVO Miora Tsilavina Sous l’encadrement de: Encadreur pédagogique: Encadreur professionnel: Mr RAMAROSON Elysée Mr SOLOARISENDRA Dani Enseignant à l’Université Auditeur Interne de la d’Antananarivo PROMODIM Année Universitaire : 2009-2010 Session Décembre 2010 Date de soutenance : 06 Décembre 2010 THEME: REORGANISATION DU CONTROLE INTERNE DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS CAS : PROMODIM

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raharimananjatovoMioraT_GES_M1_10Présenté par: RAHARIMANANJATOVO Miora Tsilavina Sous l’encadrement de: Encadreur pédagogique: Encadreur professionnel: Mr RAMAROSON Elysée Mr SOLOARISENDRA Dani Enseignant à l’Université Auditeur Interne de la d’Antananarivo PROMODIM
Année Universitaire : 2009-2010 Session Décembre 2010
Date de soutenance : 06 Décembre 2010
THEME:
CAS : PROMODIM
REMERCIEMENTS
Ce mémoire n’aurait pu être réalisé sans l’ aide et la fructueuse
collaboration de plusieurs personnes auxquelles je tiens à présenter nos vifs et
sincères remerciements.
-Mes remerciements vont en premier lieu à Dieu, notre Seigneur, de m’ avoir
donné la force et le courage de parvenir à ce stade;
-J’aimerais ensuite témoigner ma profonde gratitude à ma famille pour leur
soutien moral, affectif et financier ;
-Je tiens aussi à exprimer ma reconnaissance à Monsieur
ANDRIATSIMAHAVANDY Abel, Professeur et Président de l’Université
d’Antananarivo ;
-Mes remerciements vont également à Monsieur RANOVONA Andriamaro,
Maître de conférences, et Doyen de la Faculté de Droit, d’Economie, de Gestion, et de
Sociologie ;
ANDRIAMASIMANANA Origène, Maître de conférences, Chef du Département de
Gestion ;
-Je tiens, en outre, à exprimer ma reconnaissance à Madame ANDRIANALY
Saholiarimanana, le Directeur du Centre d’Etudes et de Recherches en Gestion ;
-De plus, je ne saurais pas oublier de remercier chaleureusement les personnes
suivantes:
• Monsieur Jean Claude STARCZAN, le Directeur Général de la
Société PROMODIM de m’ avoir accepté comme stagiaire au sein de
son Etablissement;
• Monsieur Frédéric ANDRIANTSEHENO, le Directeur Administratif et
Financier de PROMODIM de bien vouloir m’accueillir au sein de sa
direction;
ainsi que mes encadreurs professionnels Monsieur Dani
SOLOARISENDRA et Madame Liva ANDRIAMANIRAKA pour la
disponibilité que vous m’avez témoignée ainsi que le partage de vos
expériences pour la bonne réalisation de ce travail;
• Tout le personnel de PROMODIM pour leur accueil agréable et leur
collaboration inoubliable;
• Toutes les personnes qui m’ont, de près ou de loin, apporté leurs aides et
leurs soutiens
• A toutes et à tous, je vous adresse mes sincères remerciements et ma
profonde gratitude.
Section I : Historiques
Section III : Structure organisationnelle et environnementale
Chapitre II : Théorie sur le système de contrôle interne
Section I : Définitions, objectifs, préalables du système de contrôle interne
Section II : Composantes, avantages, importances du contrôle interne
Section III : Obstacles et limites du contrôle interne
PARTIE II : ANALYSE DES FAITS AU NIVEAU DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS
Chapitre I : Les pratiques existantes dans la gestion des immobilisations
Section I : Organisation dans la gestion des immobilisations
Section II : Analyse de la base de données
Section III : Comptabilisation
Chapitre II : Le contrôle interne dans l’administra tion des immobilisations
Section I : La pratique du contrôle interne
Section II : La procédure d’investissements/immobilisations
Section III : La procédure de la gestion des immobilisations
Chapitre III : Les forces et faiblesses constatées
Section I : Les atouts
PARTIE III : PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
Chapitre I : Propositions d’actions
Section I : Au niveau de l’organisation des immobilisations
Section II : Ressources humaines
Chapitre II : Solutions retenues
Section II : Résultats et impact
CONCLUSION
Figure 1 : L’Impérial Tobacco Group
Figure 2 : Tableau de répartition du nombre d’actions selon les actionnaires
Figure 3 : Organigramme de la société PROMODIM
Figure 4 : Relation de la PROMODIM avec les composantes de son
environnement
Figure 6 : Liaison entre informations et décisions
LISTE DES ABREVIATIONS
DAF : Direction Administrative et Financière
DEP : Département
P.V : Procès Verbal
(S) : Somme
SITAM : Société Industrielle de Traitement de Tabacs à Madagascar
SOCTAM : Société de Culture de Tabacs à Madagascar
TTC : Toute Taxe Comprise
VA : Valeur d’acquisition
- 1 -
INTRODUCTION
Dans le contexte actuel de la mondialisation, une gestion saine d’une entreprise
exige une adaptation à des stratégies d’innovation, c'est-à-dire à des technologies
modernes afin d’être proactive et réactive aux changements. Cela peut se manifester par
la substitution des moyens anciens par des matériels plus performants. Ainsi, les
moyens de production permanents représentés par les immobilisations devraient se
conformer à ce principe afin qu’elles n’occasionnent pas un goulot d’étranglement dans
la production.
Ces aspects nous montrent que la bonne gestion des immobilisations peut
conditionner la compétitivité d’une entreprise telle que la société PROMODIM vue son
ampleur et sa position de leader dans son domaine. Faisant une grande partie du
patrimoine de la société, la nécessité d’un bon système de contrôle interne dans la
gestion des immobilisations s’avère importante. Comment réorganiser alors ce système
afin que le rôle des immobilisations contribue réellement à la bonne gouvernance de la
société? D’où le thème de notre mémoire: « REORGANISATION DU CONTROLE
INTERNE DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS: CAS
PROMODIM ».
Comme le contrôle interne est l’ensemble des procédures et des méthodes
utilisées par l’entreprise afin d’assurer la sécurité permanente de son patrimoine, la
fiabilité de l’information interne et de contribuer à l’amélioration des performances ;
ainsi, l’amélioration du contrôle interne dans la gestion des immobilisations constitue la
finalité de notre analyse. Pour ce faire, on suppose une gestion rationnelle et régulière
des matériels mis à la disposition de la société, l’exhaustivité des opérations
comptables, une évaluation suite à un investissement d’immobilisation, une application
des procédures de contrôle interne.
- 2 -
Ces actions devront conduire à la mise en place d’une politique bien définie sur
le suivi régulier des immobilisations, à une information comptable reflétant une image
fidèle de la société, à une évaluation de la rentabilité espérée à partir d’un
investissement; en gros une appréciation du contrôle interne dans la gestion des
immobilisations.
Les données nécessaires à la conception du présent ouvrage ont été obtenues
par les différentes méthodes telles que l’observation, l’entretien, la documentation.
L’observation : Cette phase s’avère incontournable pour mieux saisir la
différence entre les discours et la réalité dans la pratique. Elle constitue d’abord un
outil de recueil d’informations permettant de visualiser ce qui est effectivement réalisé;
et permettant de mieux connaître le circuit des informations. Ensuite,
l’entretien : parfois, l’observation ne suffit pas pour comprendre les faits, c’est
pour cela qu’il faudrait en plus une enquête individuelle auprès du responsable afin
d’obtenir une information plus détaillée. En outre, comme notre thème introduit une
analyse, nous avons eu recours à la formulation d’un questionnaire de contrôle interne
(donné en annexe n°1) que nous avons soumis à certains personnels. Enfin,
la documentation : Nous avons consulté des supports manuels aussi bien à
l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Ces supports servent non seulement pour
soutenir les idées mais aussi pour mieux argumenter, voire même pour illustrer les faits.
Pour mieux appréhender le contenu de l’exposé de ce mémoire, nous allons
adopter la démarche suivante :
-La première partie relate les informations relatives à la présentation générale
de la recherche.
-La deuxième partie sera consacrée à l’analyse des faits au niveau de la gestion
des immobilisations
-La troisième partie sera réservée aux discussions suivies des éventuelles
suggestions et recommandations.
LA RECHERCHELA RECHERCHELA RECHERCHELA RECHERCHE
- 3 -
CHAPITRE 1 : VUE GENERALE DE LA SOCIETE
Le premier chapitre qui inaugure ce document a pour but de faire connaître
l’entreprise. Il comprend donc dans ses grandes lignes une description succincte de la
PROMODIM. Ainsi, il est constitué de trois sections à savoir : les historiques, les
renseignements sur la société ainsi que la structure organisationnelle et
environnementale de la PROMODIM
SECTION 1 : HISTORIQUES
L’historique de l’entreprise indique les dates et les faits marquants son
évolution. Il est donc nécessaire d’en parler pour mieux connaître les évènements qui
ont conduit à son fondement.
1.1-Historique du groupe ITG
Le groupe Impérial Tobacco Madagascar est une filiale du géant
Britannique Impérial Tobacco Group qui œuvre dans le secteur tabac depuis 1901.
En 1987, à la suite d’ une crise sur le marché du tabac, l’Etat malgache
a cherché une solution auprès du groupe Bolloré. La coopération entre ce groupe
et la SEITA (organisme public Français gérant, pour le compte de l’Etat, la production
et la commercialisation des tabacs et allumettes) leur a permis de pénétrer le marché
africain, et d’occuper le numéro un mondial de producteurs de cigarettes par
l’intermédiaire de leur représentant CORALMA INTERNATIONAL.
En Avril 2001, Bolloré a cédé 75% de ses parts dans la holding
CORALMA au groupe Britannique IMPERIAL TOBACCO. Selon l’arrêté
interministériel n°3731/89
du 07 Juillet 1989, ce dernier regroupe désormais quatre Sociétés couvrant les
segments clés de la filière tabac à Madagascar dont: SOCTAM, SITAM,
SACIMEM et PROMODIM
SOCTAM
La SOCTAM ou Société de Culture de Tabacs à Madagascar, créée en
1989 à Mahajanga, se spécialise dans la culture de tabacs. Elle emploie
annuellement des salariés à temps pleins, des saisonniers pour ses plantations.
Dans ce sens, elle travaille en étroite collaboration avec 700 planteurs associés ou
- 4 -
planteurs semi-industriels. Ces planteurs cultivent en moyenne entre 2 à 10
hectares et font appel à des mains d’œuvre locales. De cette manière, les
planteurs sont devenus des fournisseurs pour la SOCTAM.
SITAM
La SITAM ou Société Internationale de Traitement de tabacs à
Madagascar, créée en 1994, se spécialise dans le traitement de tabacs provenant
de la SOCTAM. Elle se charge de la filtration et de la sélection des matières
indispensables pour la fabrication de cigarettes. Elle emploie 30 salariés
permanents et 40 temporaires dans son usine de traitement de feuilles à
Majunga.
SACIMEM
La SACIMEM ou Société Anonyme de Cigarettes Mélia à Madagascar a
été fondée le 10 Décembre 1954 par la famille Mélia. Même si l’inauguration
officielle a eu lieu le 02 Mai 1956, la production proprement dite n’a commencé
qu’en Août 1956 et les premières livraisons ont débuté en Septembre 1956.
En Mars 1988, elle devint une des filiales de la division tabac du groupe
BOLLORE qui prit plus tard le nom de CORALMA. Par conséquent,
SACIMEM est devenu un nom propre.
En Avril 2001, 75% du capital social de TOBACCOR, maison mère de
CORALMA, ont été achetés par Impérial Tobacco. De ce fait, la SACIMEM fait
partie actuellement d’un grand groupe qui occupe la quatrième place sur le plan
mondial dans le secteur tabac .
N.B : TOBACCOR et CORALMA INTERNATIONAL sont des sociétés de
Droit Français
La SACIMEM est une société qui se spécialise dans la manufacture de
cigarettes, c’est à dire dans la transformation des matières premières (tabacs
traités) en cigarettes. Son usine sise à Antsirabe a démarré par une production
annuelle de 500 millions de cigarettes pour atteindre une production de 3000
millions en 2006 .
Dans les années soixante, les premières marques de cigarettes furent : Marina ,
Oakland, Melia rouge, Pink, Menthola. Peu de temps après, les cigarettes Gitane
ainsi que Good Look ont été produites et sont devenues désormais la fameuse
marque reconnue comme étant la cigarette Malgache.
- 5 -
Notons que son portefeuille de marques s’est développé au fil des années. En
plus des marques classiques comme Mélia Bleue, Sigara Malagasy, Gauloise, Good
Look menthol, Mélia King Size, Boston, Oxford ; les cigarettes internationales West
Light et West Full font leur apparition en 2003. Actuellement, SACIMEM
commercialise dix (10) marques vendues exclusivement par PROMODIM et lance
une nouvelle marque Mélia blonde.
PROMODIM
La société PROMODIM ou Promotion et Distribution de Tabacs à Madagascar
fait partie aussi du groupe IMPERIAL TOBACCO MADAGASCAR
En résumé, le schéma suivant donne la synthèse de l’historique du groupe ITG
Figure1: L’Impérial Tobacco Group
1.2-Historique de la société PROMODIM
La Société PROMODIM, ayant un capital de 200 000Ariary, a été créée le
17 Juillet 1990 selon le statut d’une Société Anonyme . Etant en situation de
monopole dans son domaine, elle a pu procéder à une augmentation de capital à
100 000 000Ariary au cours de la même année.
IMPERIAL TOBACCO
- 6 -
En 1991, la Société a procédé à l’ implantation de onze (11) agences dans
toute l’île dont Antananarivo, Antsirabe, Diégo, Tamatave, Mahajanga, Fianarantsoa,
Tuléar, Antsohihy, Morondava, Nosy Be, Sambava; et sept (7) représentations à savoir
Antalaha(Rama Export), Ambatondrazaka(Silac), Fort Dauphin(Smar),
Manakara(Rama Export), Maintirano(Pikulas), Maroantsetra(Rama Export) qui sont
reparties sur tout le territoire national.
En 1992, la Société a conclu des contrats d’exclusivité de vente avec les
Sociétés PAPMAD (cahiers) et VARATRAFO (allumettes) en vue de réaliser une
stratégie de diversification de ses produits et celle de ses activités. Ce n’ est qu’
à partir de 1995 qu’ elle a mis en vente les produits de la COMADIS.
En 1994, la Société PROMODIM exportait aussi ses marques de cigarettes
avec l’ implantation d’ un entrepôt ainsi que le lancement de la marque
BOSTON sur le marché Mozambicain, les îles Comores ainsi qu’ à Mayotte.
Mais suite à des problèmes de législation , l’ exportation a été arrêtée en 1995.
En 1997, le groupe a décidé de revenir à son activité principale qui est
le tabac. Par conséquent, il ne disposait plus des produits de la PAPMAD et
ceux de la VARATRAFO.
En 2001 et 2002, le groupe CORALMA est devenu un groupe manufacturier de
tabac Anglo-saxon de IMPERIAL TOBACCO après sa vente.
Bref, à travers ses historiques, on peut en conclure que la société PROMODIM
est une société d’envergure nationale. Les évènements marquants son histoire ont
contribué à son évolution actuelle.
- 7 -
SECTION 2 : QUELQUES RENSEIGNEMENTS SUR LA SOCIETE
Cette section traite les informations constituant la base de la société
PROMODIM notamment son aspect juridique, ses objectifs en tant que société
commerciale ainsi que ses activités
2.1-Aspect juridique
Actuellement, la société anonyme PROMODIM a un capital souscrit de
100 000 000Ar avec 50 000 actions ayant une valeur nominale de 2000Ar. La
répartition du nombre d’actions se présente comme suit:
Figure 2 : Tableau de répartition du nombre d’actions selon les actionnaires
ACTIONNAIRES
NOMBRES
ETABLISSEMENT
HASIMBOLA
2.1.1-Identification
L’ensemble des éléments constitutifs de la spécificité d’une entreprise et qui
sont le fondement de son développement constituent son identité1.
La Société PROMODIM peut être identifiée à travers les renseignements suivants:
1-Cours Mr Mourad, Politique Générale de l’Entreprise 4ème année, 2009
- 8 -
Dénomination sociale :
Forme juridique :
Capital social :
Siège social :
Boite postale :
2002 B00 248
105 001 747
Source: Département juridique
2.2- Les Objectifs
En général, les objectifs de la PROMODIM évoluent en parallèle avec
ceux du groupe Imperial Tobacco Madagascar (ITM). Comme il s’ agit d’une
entreprise à but lucratif, son but principal est d’ accroître son chiffre d’ affaires
et d’ en dégager un résultat bénéficiaire tout en assurant la satisfaction des
entités concernées par son objet social.
Actuellement, sa part de marché1 avoisine les 94% du marché de tabac
national, elle cherche à maintenir sa position de leader dans son domaine en
améliorant la qualité de ses produits et celle de ses nouvelles créations
De plus, la PROMODIM vise aussi à étendre son marché par la prospection
de nouveaux clients, ceci dans le but d’ accroitre la notoriété de ses marques de
cigarettes.
Notons que l’objectif indique vers quoi il faut aller. Il est motivant quant il
répond à trois conditions :
-être mesurable et chiffrable
-être limité par un délai »2
1-Part de marché=Ventes de l’entreprise / Ventes de tous les concurrents
2-Cours Mr Cousin Germain, Organisation 1ère année, 2006
- 9 -
Pour cela, l’intention doit être:
-Qualitative, c’est-à-dire barrer la route à un concurrent et améliorer les
relations avec les tiers
-Quantitative, c’est-à-dire obtenir un bon chiffre d’affaire, vendre un
certain tonnage et enfin réaliser un taux de rentabilité. La quantification de l’intention
permet ainsi à la PROMODIM de contrôler son budget et d’en tirer des jugements grâce
aux résultats, ainsi par la suite prendre des décisions et mesures correctives en cas
négatifs.
Mais les principaux objectifs de la PROMODIM reposent sur la rentabilité en
tant qu’entreprise commerciale et sans oublier la trésorerie.
La rentabilité qui permet ainsi de prélever une part des richesses créées
pour : rémunérer le capital investi, le personnel, l’Etat, financer son
développement, régénérer sa trésorerie
La trésorerie qui la pousse toujours à rechercher la comptabilité adéquate
des moyens et des buts avec les ressources totales de la PROMODIM et
l’emploi de ses ressources, à éviter la prise d’engagement supérieur aux
possibilités de règlement (exemple : les fournisseurs) de peur d’être
emporté par une crise de trésorerie, à rechercher et programmer les
moyens de financement les plus sûrs et plus économiques.
2.3- Les activités
D’une part, au niveau du groupe Imperial Tobacco Madagascar, elles se
résument comme suit. Tout d’ abord, la SOCTAM s’ occupe de la plantation et
du traitement primaire des tabacs dont le filtrage et la sélection des matières
indispensables pour la production de cigarettes.
Ensuite, la SITAM, à son tour , procède au traitement du tabac venant de
la SOCTAM, c’est à dire le battage.
Puis, la SACIMEM assure la production de cigarettes en procédant à la
préparation générale du tabac, en passant par l’ atelier confection paquetage, et
c’est l’ unité de fabrication des filtres qui produit des bâtonnets à base d’acétate
de cellulose.
- 10 -
Enfin, les produits finis ou cigarettes sont mis en carton afin d’être
distribués par la PROMODIM. Cela revient à dire qu’elle assure la distribution et
la commercialisation des cigarettes à travers un large réseau de distribution
représenté par les agences et les représentations sur toute l’ étendue du territoire
malgache.
On peut résumer les activités de PROMODIM à travers sa mission, c'est-à-dire
la tâche à accomplir. Dès son fondement, la mission de la société était de promouvoir et
de distribuer les cigarettes aux grossistes. Cependant, la nouvelle loi malgache de 2004
a interdit la promotion de cigarettes pour une raison de santé. Désormais, la
PROMODIM se focalise uniquement sur la distribution de cigarettes.
SECTION 3 : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET
ENVIRONNEMENTALE
Cette section traite les informations concernant l’organigramme, les rôles des
différentes directions ainsi que les composantes de l’environnement de PROMODIM.
3.1- Organigramme
L’organigramme reflète la structure organisationnelle de la société. Ainsi, son
établissement devient nécessaire dans la mesure où elle constitue la base même d’une
bonne organisation en indiquant les relations hiérarchiques et fonctionnelles de la
société.
L’organigramme de la PROMODIM se présente donc comme suit:
- 11 -
DIRECTION
COMMERCIALE
Source : Département Ressources Humaines Promodim
- 12 -
Au vue de cette organigramme, il s’agit d’une structure hiérarchique-
fonctionnelle composée de la Direction Générale qui est à la tête de l’organisation;
suivie d’une assistante (en position de staff). Il se trouve dans la deuxième ligne de la
hiérarchie. Les directions fonctionnelles sont les suivantes : la Direction des Ressources
Humaines, la Direction Commerciale et Marketing puis la Direction Administrative et
Financière. De plus, chaque Direction est constituée de départements.
3.2- Rôles des différentes directions
Selon la structure organisationnelle, il existe trois directions sous la
supervision de la direction générale, à savoir:
La direction des Ressources Humaines
La direction Commerciale et Marketing
La direction Administrative et Financière
3.2.1-La direction des Ressources Humaines
Elle assure toutes les administrations du personnels telles que :
-la gestion courante qui prépare tous les dossiers individuels de
chaque
employé de la société, la couverture sociale, et la gestion des
absences et
congés ;
-la gestion des paies telle que le paiement des salaires, la
participation
-la gestion prévisionnelle qui concerne surtout les recrutements et les
formations ainsi que l’évaluation du personnel. En tout, c’est la
gestion des carrières ;
-et enfin, la gestion sociale où il y a le mutuel du personnel .
3.2.2-La direction Commerciale et Marketing
Cette direction se divise en deux départements dont :
-le département commercial : qui s’occupe de tout ce qui concerne
la vente à travers les agences et les représentations dans toute l’
île. Elle exerce aussi le suivi journalier des points de vente aussi
- 13 -
bien chez les détaillants que chez les grossistes, c’ est à dire ceux
qui achètent des cigarettes chez PROMODIM. Quant aux
commerciaux, ils se chargent d’ effectuer le travail et font en sorte
de préserver les consommateurs au profit de certains grossistes ;
-le département marketing et information du marché : qui se
charge de l’ étude du marché compte tenu de l’ interdiction de la
publicité des cigarettes par l’ Etat Malgache. A ce propos, un
marketing spécial est appliqué dans ce domaine, par exemple : la
visibilité des produits aussi bien dans les grandes surfaces que sur
les étalages des épiceries, la vente des produits par les marchands
ambulants .
Bref, on peut dire que cette direction constitue le pilier de la
PROMODIM en tant que société commerciale. Par conséquent, elle
doit préserver la notoriété de la marque sur le marché
3.2.3-La direction Administrative et Financière
Cette direction se charge de plusieurs départements, plus
précisément :
-le département comptabilité : qui est chargé de la tenue de la
comptabilité générale. Il assure :
-les déclarations fiscales périodiques
-le bilan et le compte de résultat consolidé.
Il s’ occupe également de la tenue de la comptabilité du groupe
comme :
-la gestion comptable des immobilisations
-le département contrôle de gestion et contrôle interne :
Le contrôle de gestion a pour rôle de faire ressortir un
état financier selon la forme du guide de Reporting
reflétant l’ activité de l’ entreprise dans le mois, par
- 14 -
permet aussi le contrôle de gestion de la société en
intégrant le suivi budgétaire .De plus, il s’ occupe du suivi
des frais généraux et celui des investissements. Bref, le
rôle de ce département est d’ aider les dirigeants à la prise
de décision.
-rapprochement des stocks par rapport aux ventes,
-contrôle des agences c’est à dire ses activités globales,
-rapprochement des ventes par rapport aux recettes,
- contrôle de l’ utilisation des matériels mis à la
disposition des agences,
-la détermination des besoins en fonds de roulement (en
court et en moyen terme),
-l’ analyse des réalisations par rapport aux prévisions,
-l’ exécution des décisions de gestion en matière de
trésorerie,
-le département juridique : qui se charge des
• Actes sociaux : à savoir :
-la rédaction de tout type de contrat passé par la société ;
-la mise en harmonie des statuts avec les nouvelles dispositions
de la loi ;
-la préparation des réunions du Conseil d’ administration et de
l’ assemblée générale (à chaque mois d’ avril) ainsi que la
réalisation de toutes les formalités y afférentes.
• Assurances : plus précisément de tout ce qui est souscription,
renouvellement et réalisation de l’ assurance sur la
responsabilité et civilité des transports terrestres, sur la
faculté maritime, sur le dommage global , sur la flotte auto.
• Dossiers litigieux et contentieux
• Veille juridique hebdomadaire
-le département informatique :
Il se charge de l’intégralité et de l’optimisation du système
informatique du siège et de toutes les filiales du groupe à
Madagascar ; de l’administration de l’ensemble du réseau et des
serveurs en cohérence avec les directives du groupe ; de la gestion
de l’entretien du parc informatique ; de la validité juridique et
technique des logiciels(GESCOM, SAGE 500,…).
-le département des ressources humaines :
Il s’occupe de la gestion du personnel du groupe et de mener à
termes toutes les opérations sociales .
Ses travails concernent surtout la gestion de paie, le recrutement, la
gestion de carrière, le social et la formation du personnel, le suivi
des divers tableaux de bord du personnel .
-le département des affaires générales :
Il s’occupe de la gestion du patrimoine dont l’acquisition,
l’inventaire, la maintenance, la cession d’immobilisations.
Une sécurisation est faite entre l’acquisition et la cession
d’immobilisations. Ces tâches sont effectuées en collaboration avec
d’autres directions et les prestataires externes.
L’inventaire et la sécurisation du patrimoine sont effectués
respectivement avec le département comptabilité et les prestataires
de service de sécurité .
La maintenance est effectuée par des prestataires externes de la
société ; tandis que l’acquisition et la cession sont effectuées par la
Direction .
3.3- Les composantes de l’environnement de PROMODIM
Pour pouvoir prendre des décisions pertinentes, une entreprise, en tant que
système ouvert et évolutif, doit tenir compte de son environnement ; ce qui inclue un
certain nombre de composants.
- 16 -
D’une manière plus étendue, on définit l’environnement d’une entreprise
comme étant « l’ensemble des éléments extérieurs à l’entreprise en relation avec ses
activités »1. Philip KOTLER a amélioré cette définition en affirmant que
: « l’environnement rassemble tous les acteurs, forces extérieures à l’entreprise et
pouvant affecter la façon dont elle se développe et maintient des échanges satisfaisants
avec le marché cible »2. Il veut dire que ce sont les environnements de la PROMODIM
qui la façonnent.
3.3.1-L’environnement général
Quand on parle d’environnement général, les facteurs suivants sont mis en
lumières.
Facteurs Géographiques :
Ils parlent surtout du climat favorable à la plantation du tabac, c'est-à-
dire la prise en considération du milieu géographique dans l’implantation de chaque
usine, à savoir la manufacture de cigarettes SACIMEM se trouvant à Antsirabe. En ce
qui concerne la culture et le traitement de tabacs, l’endroit le mieux adapté se trouve à
Majunga d’où l’implantation de la SOCTAM et la SITAM.
Facteurs Démographiques :
Ils parlent par contre de la structure d’âge que la PROMODIM cherche à
attirer et à viser pour son produit qui est la cigarette, son unique activité.
Facteurs Sociaux
Qui touchent particulièrement l’aspect interne à la PROMODIM en se
caractérisant par la motivation du personnel : 13éme mois, primes,…
Facteurs économiques
économiques : inflation, évolution du taux de change,…Le groupe est particulièrement
touché par son évolution puisqu’il évolue avec des fournisseurs étrangers d’où le suivi
journalier des cours de change.
1-Cours Mr Cousin Germain, Organisation, 1ère année, 2006
2-KOTLER (P), « Marketing Management », édition Paris
- 17 -
Facteurs technologiques
Le développement de la PROMODIM ne peut mettre de côté la
technologie. Il concerne surtout l’évolution au niveau du traitement du tabac (machines
industrielles) et sa fabrication. Auparavant, le traitement de tabacs au sein de la
SACIMEM se fait manuellement d’où l’emploi des centaines de mains d’œuvre.
Pourtant, l’implantation des machines permet par la suite d’augmenter l’efficacité et
ainsi suivre la cadence de la demande et aussi de réduire le coût tout en améliorant la
qualité. C’est aussi une marque d’évolution et de croissance.
Facteurs concurrentiels
L ’identification des forces qui agissent sur la position concurrentielle
d’une entreprise permet à cette dernière de mesurer l’intensité concurrentielle du
marché. Dans la définition de l’intensité concurrentielle d’un secteur d’activité, M.E
Porter identifie cinq facteurs. L’analyse de ces facteurs permet alors à l’entreprise de se
positionner par rapport à son environnement concurrentiel qui, s’il est intense, limitera
d’autant plus son pouvoir de décision. Il le représente comme suit :
Figure 4: Relation de la PROMODIM avec les composantes de son environnement
Pouvoir de négociation
Barrières à l’entrée
de son environnement
- 18 -
Ce qu’il faut tirer de ce schéma, c’est que la concurrence prend une place
prépondérante dans l’environnement externe d’une entreprise et qu’elle mérite une
étude approfondie. Pour le cas de la PROMODIM, il en existe deux catégories à savoir
les concurrents directs et indirects.
Les concurrents directs sont les sociétés qui importent des marques étrangères.
En outre, les concurrents indirects sont celles qui fabriquent des produits de
substitutions composés par les cigares (robustas, cigarettas,….) et les poudres de tabacs
(paraky) qui sont encore beaucoup consommées à Madagascar.
3.3.2-L’environnement de proximité
Les clients
Les clients directs de la PROMODIM sont exclusivement des grossistes.
Leur effectif s’élève à plus de cent vingt (120). Tous ces clients sont codifiés au moyen
de la création d’un fichier où sont notés : le numéro de mise à jour du fichier client ; le
titre, le nom du client ; l’adresse et le numéro statistique ; le code client.
En effet, les clients de la PROMODIM devront être inscrits au registre de commerce,
d’une carte professionnelle pour les grossistes en marchandises générales, d’une carte
d’identification statistique, attestation d’immatriculation, certificat d’existence…
Environnement de proximité
- 19 -
L’Impérial Tobacco Madagascar entretient des relations étroites avec les
banques. Pour cela, le groupe est client de cinq banques de Madagascar à savoir la BNI
MADAGASCAR, la BMOI, la BOA, la BFV-SG et l’ACCES BANQUE. Comme
PROMODIM possède des agences, ces banques procèdent par transfert les recettes des
agences vers les banques sièges à Antananarivo.
Les comptes dans ces banques se divisent en deux : les comptes de recette cigarette
seulement et les comptes de fonctionnement. Les virements au compte de la société se
font journalière ment.
Les fournisseurs
Le groupe en entier entretient des relations de confiance envers les
fournisseurs. Le règlement de ces derniers se fait au comptant. Comme fournisseurs,
PROMODIM en possède 57 dont SACIMEM, et cette dernière dispose 20 dont 12
fournisseurs groupe et 8 hors groupe.
En guise de conclusion, on peut dire que la société PROMODIM est une
société d’envergure nationale. Les évènements marquants son histoire ont contribué à
son évolution actuelle, d’où sa place de leader sur le marché du tabac.
CHAPITRE 2 : ETUDE THEORIQUE SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
- 20 -
Le contrôle interne, en tant que système, est composé de plusieurs éléments
interdépendants qui concourent à un objectif commun. Ce chapitre traite ainsi les
notions qui sont à la base du système de contrôle interne. Autrement dit, ce sont les
principes fondamentaux de contrôle interne
SECTION 1 : DEFINITIONS, OBJECTIFS, LES PREALABLES DU
SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
1.1-Définitions du contrôle interne
L’ ICCA (Institut Canadien des Comptables Agrées) propose une définition
dans laquelle le contrôle interne est à la fois un système de traitement et un système de
protection: «constituent le contrôle interne la structure administrative de l’entreprise et
tous les systèmes coordonnés que la direction met en place en vue d’assurer, dans la
mesure du possible, la conduite ordonnée et efficace de ses affaires: notamment la
protection de ses biens, la fiabilité de ses livres et documents comptables et la prompte
préparation d’ une information financière fiable»
La définition suivante est donnée par l’ OECCA (Ordre des Experts
Comptables et des Comptables Agréés) qui synthétise les deux précédentes :
« Le contrôle interne est l’ ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’
entreprise . Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du
patrimoine et la qualité de l’information ; de l’ autre côté, l’ application des
instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se
manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de
l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.»
Bref, le contrôle interne est l’ ensemble des lignes directrices, mécanismes
de contrôle et structure administrative mis en place par la Direction en vue d’
assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l’ entreprise.
1.2-Les préalables du système de contrôle interne
Les grandes orientations, en matière de contrôle interne, sont déterminées en
fonction des objectifs de la société.
- 21 -
Ces objectifs doivent être déclinés au niveau des différentes unités de l’entité et
clairement communiqués aux collaborateurs afin que ces derniers comprennent et
adhèrent à la politique de l’organisation en matière de risques et de contrôle.
Le contrôle interne est d’autant plus pertinent qu’il est fondé sur des règles de
conduite et d’intégrité portées par les organes de gouvernance et communiquées à tous
les collaborateurs. Il ne saurait en effet se réduire à un dispositif purement formel en
marge duquel pourraient survenir des manquements graves à l’éthique des affaires.
En effet, le dispositif de contrôle interne ne peut empêcher à lui seul que des
personnes de la société commettent une fraude, contreviennent aux dispositions légales
ou réglementaires, ou communiquent à l’extérieur de la société des informations
trompeuses sur sa situation. Dans ce contexte, l’exemplarité constitue un vecteur
essentiel de diffusion des valeurs au sein de la société.
1.3-Les objectifs du contrôle interne
Les objectifs essentiels du contrôle interne sont d’ assurer et de favoriser :
• le maintien du système de contrôle fiable : pour que l’ information
financière soit utile à la prise de décision, le système comptable doit
produire des données et des états financiers fiables;
• la préservation du patrimoine : un bon contrôle prévoit divers mécanismes
dont notamment des validations systématiques et des biens comptabilisés
avec les biens physiques, afin de prévenir les erreurs, la perte, et le vol;
• l’optimisation des ressources : la compétence du personnel et la répartition
adéquate des tâches augmentent l’ efficacité et la qualité de l’ information;
• la prévention et la détection des erreurs et fraudes : l’ application des
procédures de contrôle adéquates permet de réduire les risques au
minimum.
De plus, le dispositif du contrôle interne vise plus particulièrement à
assurer :
-la conformité aux lois et règlement ;
-l’application des instructions et des orientations fixées par la Direction
Générale ou le Directoire;
-le bon fonctionnement des processus internes de la Société, notamment
ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs ;
- 22 -
-la fiabilité des informations financières.
Et d’une façon générale, contribue à la maîtrise de ses activités, à
l’efficacité de ses opérations, et à l’utilisation efficiente de ses ressources.
1.3.1- Conformité aux lois et règlements
Il s’agit des lois et règlements auxquels la société est soumise. Les lois et les
règlements en vigueur fixent des normes de comportement que la société intègre à ses
objectifs de conformité. Compte tenu du grand nombre de domaines existants (droits
des sociétés, droit commercial, environnement, social, etc.), il est nécessaire que la
société dispose d’une organisation lui permettant de :
-connaître les diverses règles qui lui sont applicables ;
-être en mesure d’être informée en temps utile des modifications qui leur
sont apportées (veille juridique) ;
-transcrire ces règles dans ses procédures internes ;
-informer et former les collaborateurs sur celles des règles qui les
concernent.
1.3.2-Application des instructions et des orientations fixées par la Direction
Générale ou le Directoire
Les instructions et les orientations de la Direction générale ou du Directoire
permettent aux collaborateurs de comprendre ce qu’on attend d’eux et de connaître
l’étendue de leur liberté d’action.
Ces instructions et orientations doivent être communiquées aux collaborateurs
concernés, en fonction des objectifs assignés à chacun d’entre eux, afin de fournir des
orientations sur la façon dont les activités devraient être menées. Ces instructions et
orientations doivent être établies en fonction des objectifs poursuivis par la société et
des risques encourus.
ceux concourant à la sauvegarde des actifs
Le bon fonctionnement des processus exige que des normes ou principes de
fonctionnement soient établis et que des indicateurs de performance et de rentabilité
soient mis en place.
Par « actifs », il faut entendre non seulement les actifs corporels, mais aussi les
actifs incorporels tels que le savoir-faire, l’image ou la réputation. Ces actifs peuvent
disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter d’une
- 23 -
mauvaise décision de gestion ou d’une faiblesse de contrôle interne. Les processus y
afférents devraient faire l’objet d’une attention toute particulière.
Il en est de même des processus qui sont relatifs à l’élaboration et au traitement
de l’information comptable et financière. Ces processus comprennent non seulement
ceux qui traitent directement de la production des états financiers, mais aussi les
processus opérationnels qui génèrent des données comptables.
1.3.4-Fiabilité des informations financières
La fiabilité d’une information financière ne peut s’obtenir que grâce à la mise
en place de procédures de contrôle interne susceptibles de saisir fidèlement toutes les
opérations que l’organisation réalise.
La qualité de ce dispositif de contrôle interne peut être recherchée au moyen :
-d’une séparation des tâches qui permet de bien distinguer les tâches
d’enregistrement, les tâches opérationnelles et les tâches de conservation ;
-d’une description des fonctions devant permettre d’identifier les origines des
informations produites, et leurs destinataires ;
-d’un système de contrôle interne comptable permettant de s’assurer que les
opérations soient effectuées conformément aux instructions générales et spécifiques, et
qu’elles sont comptabilisées de manière à produire une information financière conforme
aux principes comptables généralement admis.
SECTION 2 : COMPOSANTES, IMPORTANCES, AVANTAGES DU
CONTROLE INTERNE
Cette section englobe les éléments constitutifs qui sont à la base de tout système
de contrôle interne, ses importances, et ses avantages.
2.1-Les composantes du contrôle interne
Le dispositif du contrôle interne comprend cinq composantes étroitement
liées. Bien que ces composantes soient applicables à toutes les sociétés, leur mise en
œuvre peut être faite de façon différente selon la taille et le secteur d’activité des
sociétés. Ces cinq composantes sont les suivantes :
des responsabilités et pouvoirs clairement définis qui doivent être accordés
aux personnes appropriées en fonction des objectifs de la société. Ils peuvent
être formalisés et communiqués au moyen de description de tâches ou de
- 24 -
pouvoirs et devraient respecter le principe de séparation des tâches ;
une politique de gestion des ressources humaines qui devrait permettre de
recruter des personnes possédant les connaissances et les compétences
nécessaires à l’exercice de leur responsabilité et à l’atteinte des objectifs
actuels et futurs de la société ;
des systèmes d’informations adaptés aux objectifs actuels de l’organisation
et conçus de façon à pouvoir supporter ses objectifs futurs. Les systèmes
informatiques sur lesquels s’appuient ces systèmes d’information doivent être
protégés efficacement tant au niveau de leur sécurité physique que logique de
façon à conserver les informations stockées. Leur continuité d’exploitation
doit être assurée au moyen des procédures de secours. Les informations
relatives aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements
doivent faire l’objet d’une documentation ;
des procédures ou des opératoires qui précisent la manière dont devrait
s’accomplir une action ou un processus (objectifs à atteindre à un horizon
donné, définitions de fonctions et de lignes hiérarchiques fonctionnelles,
lignes de conduite, outils d’aide à la décision et d’évaluation, fréquence de
contrôle, personne responsable du contrôle,…), quels qu’en soient la forme et
le support .
des outils ou instruments de travail (bureautique, informatique) qui doivent
être adaptés aux besoins de chacun et auxquels chaque utilisateur devrait être
dûment formé ; des pratiques communément admises au sein de la société.
2.2-Importance du contrôle interne
Outre son rôle en matière de gestion, il permet aussi d’ assurer la sincérité
et la fiabilité des informations enregistrées dans les comptes.
Par exemple, une pièce justificative apporte une preuve directe de la réalité
d’une opération tandis que le contrôle interne apporte une preuve indirecte de
l’enregistrement correcte de toutes les opérations.
De plus, l’existence d’ un système de contrôle interne rationnellement conçu et
correctement appliqué, constitue une très sérieuse présomption de la fiabilité des
comptes, de la coïncidence entre les données comptables et la réalité .
- 25 -
A l’inverse, un système de contrôle interne insuffisant ou mal appliqué, ainsi
que l’absence de tout contrôle interne , peut légitimement laisser craindre :
• soit que les comptes ne reflètent pas l’intégralité de l’ activité de
l’entreprise ;
• soit que tel élément du patrimoine social ait pu être utilisé de façon non
conforme à l’intérêt social .
2.3-Avantages du contrôle interne
En principe, l’ existence d’un contrôle interne dans une entreprise apporte
un bon nombre d’avantages, tels que :
• la meilleure productivité
L’intérêt d’ une définition précise que chaque poste de responsabilité est
souvent sous-estimé. Le contrôle interne oblige les dirigeants à définir un
organigramme harmonisant le plan de travail et les attributions de chaque
secteur d’ activité .
• la meilleure communication
La personne chargée de l’organisation du système est dans l’ obligation d’
entrer en contact avec chaque responsable afin de comprendre ses difficultés
et ses contraintes particulières .
En outre, il permet de s’assurer :
• que toutes les opérations de l’entreprise devant faire l’objet d’un
enregistrement comptable soient comptabilisées, c’est-à-dire de vérifier
l’exhaustivité des enregistrements ;
• que tous les enregistrements comptables soient la traduction correcte
d’opérations réelles, c’est à dire de vérifier la réalité des
enregistrements ;
• que tous les actifs de l’entreprise soient sauvegardés ;
• qu’une même opération soit toujours traduite de la même manière ;
• que les documents justificatifs produits par l’entreprise soient probants ;
• que l’exécution des opérations soient conformes aux décisions de la
Direction.
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3.1-Obstacles du contrôle interne
Le contrôle interne se heurte à différents obstacles qui sont liés au
comportement des dirigeants et aux problèmes humains, tels que la résistance
aux changements et une connotation négative du mot « contrôle » et qui pour
beaucoup impliquent :
• une autorité mal comprise.
un manque de confiance
Ce manque de confiance vient surtout du fait que « personne n’aime être contrôlé
ni contrôler ».
une utilité méconnue
Ceci est dû à la confusion des termes utilisés. Ainsi, beaucoup de chefs
d’entreprise confondent encore contrôle et audit interne. Ils craignent alors de
devoir engager un personnel supplémentaire qui risquera d’ augmenter ses charges .
Or , si le contrôle interne nécessite davantage de rigueur et de formalisme
appliqué à l’ exécution des tâches et aux relations de travail, il n’ exige pas dans
la plupart des cas un surplus de personnel.
une autorité mal comprise
Il existe ici une mauvaise compréhension d’ une autorité lorsqu’on pense que l’
instauration de procédures compliquées dans l’ entreprise diminuera l’ autorité
des dirigeants.
3.2-Limites du contrôle interne
Le dispositif de contrôle interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il,
ne peut fournir une garantie absolue de la réalisation des objectifs de la société.
La probabilité d’atteindre ces objectifs ne relève pas de la seule volonté de la
société. Il existe en effet des limites inhérentes à tout système de contrôle interne. Ces
limites résultent de nombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extérieur,
de l’exercice de la faculté de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en
raison d’une défaillance humaine ou d’une simple erreur.
- 27 -
En outre, lors de la mise en place des contrôles, il est nécessaire de tenir compte
du rapport coût/bénéfice et de ne pas développer des systèmes de contrôle interne
inutilement coûteux quitte à accepter un certain niveau de risque.
En résumé, c’est à travers cette première partie que nous avons pu acquérir
quelque notion concernant la société PROMODIM. Son identité comme les éléments
constitutifs de sa spécificité. Son historique comme les faits marquants son évolution.
Sa culture comme les actions et comportements de tous les acteurs face à
l’environnement. Sa stratégie qui vise à chercher et à obtenir une compétence
distinctive, source de son avantage compétitif sur le marché. De ces éléments, il en
découle que la société arrive jusqu’à présent à maintenir sa position de leader dans son
domaine.
De cette première partie, nous arrivons à appréhender aussi quelque notion
essentielle du contrôle interne en tant que système composé de plusieurs éléments
(définitions, composantes, avantages, obstacles et limites,…) qui concourent à la
production de données fiables et conformes aux exigences légales et réglementaires.
En quelques mots, ce sont la présentation générale et théorique de notre
recherche. La partie suivante consiste à pénétrer davantage dans le vif du sujet qui n’est
autre que l’analyse des faits au niveau de la gestion des immobilisations. Cette
deuxième partie comportera trois chapitres dont :
- Chapitre I : Les pratiques existantes dans la gestion des immobilisations
- Chapitre II : Le contrôle interne dans l’administration des immobilisations
- Chapitre III : Les forces et faiblesses constatées
PARTIE II
ANALYSE DES FAITS AU NIVEAU DE ANALYSE DES FAITS AU NIVEAU DE ANALYSE DES FAITS AU NIVEAU DE ANALYSE DES FAITS AU NIVEAU DE
LA GESTION DES IMMOBILISATIONLA GESTION DES IMMOBILISATIONLA GESTION DES IMMOBILISATIONLA GESTION DES IMMOBILISATIONSSSS
- 28 -
CHAPITRE I : LES PRATIQUES EXISTANTES DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS
Ce chapitre se focalise davantage sur l’analyse des existants au niveau de la
gestion des immobilisations. Il comporte donc trois sections: à savoir l’organisation, le
contrôle interne ainsi que les forces et les faiblesses constatées dans l’administration
des immobilisations.
IMMOBILISATIONS
Cette section nous oriente vers la définition, l’analyse de la base de données et
les opérations effectuées dans le cadre de la gestion des immobilisations de la société.
1.1-Définitions de l’immobilisation selon la PROMODIM
Dans la pratique, les immobilisations utilisées par la société sont des biens
destinés à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise et qui ne se
consomment pas par le premier usage. On distingue d’une part, les biens qui
sont rattachés directement à l’activité de distribution de ses produits (ex : les
matériels de transport,…). D’autre part, il y a aussi les biens concernant les
usages administratifs comme les matériels et mobiliers de bureau.
De plus, la société considère un bien comme immobilisation par sa nature à
savoir meubles ou immeubles, corporels ou incorporels, acquis par la société
PROMODIM. Or toute dépense d’investissement supérieur ou égal au montant de
100.000Ar (valeur seuil) est qualifiée d’immobilisation. Par contre, les dépenses
dépassant le montant de 1.000.000Ar doivent avoir l’objet d’un formulaire de demande
d’autorisation de crédit (CAPEX).
Il est à noter que la mise en œuvre de la conception patrimoniale du
bilan conduise à souligner le fait que seuls les biens appartenant à l’entreprise
doivent figurer à l’actif ; ceux dont elle a l’usage sans en posséder la propriété
ne sont pas enregistrer en qualité d’immobilisation. C’est pour cette raison que
les éléments utilisés dans le cadre d’une location par exemple ne sont pas
mentionnés parmi les immobilisations de la société. Par conséquent, il est
important d’avoir un système de gestion des immobilisations fiable afin d’ assurer
que :
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-elles sont valorisées selon le principe du coût historique ;
-elles existent.
• Les immobilisations incorporelles
Ce sont des actifs non monétaires, identifiables et sans substance
physique, détenus par une entité pour la production, la fourniture de biens
ou de services, la location ou l’utilisation à des fins administratives .
Les immobilisations incorporelles utilisées par PROMODIM sont en général les
matériels informatiques composés de divers logiciels informatiques ainsi que
les licences.
• Les immobilisations corporelles
Ce sont des actifs corporels détenus par une entité pour la production
ou la fourniture de biens ou de services, la location ou l’utilisation à des
fins administratives, et qu’elle s’attend à utiliser sur plus d’un exercice.
Généralement, les immobilisations corporelles à la disposition de la société
sont :
-l’agencement, l’aménagement, et l’installation;
-les matériels de transport ;
-les matériels et mobiliers de bureau;
Les bâtiments: ils sont constitués de l’immeuble de chaque agence.
Les matériels et outillages divers: ils sont composés généralement par
des instruments de sécurité tels que les extincteurs avec leurs accessoires, les
transpalettes, les groupes électrogènes, les instruments de sonorisation ainsi que
les divers outillages de réparation.
L’agencement, l’aménagement et l’installation: ils classifient les
travaux destinés à réhabiliter les locaux de la société ou à mettre ses
immobilisations en état d’usage. Ils sont composés de l’aménagement des
- 30 -
bureaux et des logements, l’installation téléphonique et des panneaux
publicitaires, etc.…
Les matériels de transport: ils sont généralement représentés par les
véhicules légers comme les voitures et les motos.
Les matériels et mobiliers de bureau:
Les matériels de bureau sont constitués par les instruments et les
machines autre que les matériels informatiques destinés à faciliter les tâches
administratives. Ce sont les appareils téléphoniques, les machines à calculer,
les fax, les photocopieurs, les appareils de projection, etc.…
Tandis que les mobiliers de bureau incluent les meubles et les objets
assimilés utilisés par l’entreprise, soit pour un rangement, soit pour faciliter les
commodités dans le travail du personnel. Ce sont les tables, les chaises, les
meubles de classement et de rangement, les climatiseurs, les radiateurs, les
ventilateurs, etc…
N.B: les fournitures de bureau ne font pas partie des immobilisations. Par
conséquent, elles s’enregistrent directement dans un compte de charge.
• Les immobilisations encours
Pour le cas de PROMODIM, sont classés dans les immobilisations encours
les biens qui n’ont pas encore eu le PV de mise en service. Par conséquent, les
entrées en encours s’inscrit provisoirement dans le reclassement (+) et les sorties
des encours dans le reclassement (-) (voir annexe N°).
• Les immobilisations financières
Elles sont constituées par des créances dont le règlement doit
intervenir dans un délai supérieur à un an, des titres ou des valeurs
assimilées que l’entité a décidé de conserver sur plus d’un exercice. Or, la
société PROMODIM ne détient pas des immobilisations financières.
1.3-Les opérations effectuées dans l’administration des immobilisations
Dans le cadre de la gestion des immobilisations, les opérations suivantes
suscitent une attention particulière:
L’engagement du crédit
Il s’agit du budget à engager dans l’investissement des immobilisations.
L’acte d’achat
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La décision d’achat est faite à partir de la sélection du fournisseur qui
propose la meilleure offre.
La mise en œuvre
Quand le bien est acquis, le responsable chargé du suivi des
immobilisations élabore une fiche de bien qui est rattachée à
l’utilisation de ce bien. C’est pendant cette phase que l’amortissement
commence à courir.
L’inventaire
Selon la société PROMODIM, l’objectif d’un inventaire dans le cadre de
la gestion des immobilisations est de s’assurer de l’existence physique
des immobilisations figurant dans le fichier des immobilisations ;
autrement dit, de rendre conforme ce fichier (dans la comptabilité) à la
réalité (immobilisations physiques) afin de déterminer les écarts qui en
résultent mais aussi de constater l’état des immobilisations.
D’après l’inventaire que nous avons effectué, les immobilisations de la
société portent sur les éléments suivants :
-logiciels informatiques ;
-matériels informatiques ;
Le transfert
Il s’agit de l’affectation d’un bien à un utilisateur défini par le
responsable du suivi des immobilisations ou encore le mouvement d’un
bien d’un emplacement à un autre. Ces opérations sont matérialisées par
un PV de transfert
Le désinvestissement
C’est une opération par laquelle les immobilisations atteintes par l’usure
(physique) ou l’obsolescence (vieillissement induit par le progrès
technique et/ou l’évolution des attentes du personnel) sont à sortir de
la liste des immobilisations ; autrement dit, elles sont mises hors d’usage.
Cette opération est matérialisée par un PV de mise au rebut. Une autre
forme du désinvestissement est aussi le cas de la cession.
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SECTION II : ANALYSE DE LA BASE DE DONNEES
Dans la mise en œuvre des opérations effectuées au sein de la gestion des
immobilisations, la PROMODIM utilise le logiciel SAGE IMMOBILISATIONS 500.
Pour mettre en évidence le traitement des informations réalisé au niveau des
immobilisations, il est donc indispensable d’analyser les quatre fonctions qui sont en
interactions et interdépendants contenues dans ce logiciel, à savoir : Biens,
Exploitations, Paramétrages, Ecritures.
2.1- Biens ou la saisie des fiches de biens
On établit une « fiche de bien » pour chaque bien qui entre dans le cadre des
immobilisations ; c’est pourquoi la nécessité de cette fonction permet de créer et de
mettre à jour cette fiche, dans laquelle sont conservées toutes les caractéristiques
d’une immobilisation :
-les informations statistiques permettant de la classifier,
-la définition du mode d’amortissement à utiliser pour chaque bien.
A chaque création du fiche de bien, les caractéristiques du bien modèle sont
reprises automatiquement. Par conséquent, on peut compléter ou modifier la fiche
modèle.
D’autre part, l’écran de saisie des biens est constitué de cinq (5) onglets
regroupant toutes les informations nécessaires à la création d’une fiche de bien
(voir annexe n° ).
N.B: A chaque création d’une fiche de bien, le code du bien est généré
automatiquement par le logiciel.
- 33 -
-de consulter et d’éditer l’ensemble des données géré par le logiciel,
-d’analyser précisément les immobilisations.
Ce module comporte trois (3) onglets, dont :
Visualisations (sur l’écran)
-Ceci permet d’obtenir une liste de tous les biens sans mise en forme.
-Elle permet aussi de choisir la clé de visualisation (par exemple : visualiser par
code de bien) et d’accéder à l’écran suivant.
-A l’aide des descripteurs d’état de la fonction, les visualisations sont
personnalisables (ajout ou suppression des colonnes de votre choix,
modification de l’ordre d’apparition des variables,…)
Editions (sur papier)
-Cette fonction assure l’édition de l’état des opérations suivantes: inventaire,
acquisition, état économique, état prévisionnel,…
-Elle présente aussi les mêmes caractéristiques que la fonction
« visualisations ». Toutefois, il existe une nuance dans la présentation des
données
Extractions (exportation)
Cette fonction permet de récupérer les données relatives aux biens dans un
fichier. Il s’agit surtout d’une exportation des données de SAGE
IMMOBILISATIONS vers un fichier Excel par exemple.
2.3- Paramétrage
Il consiste à affecter des paramètres aux modules utilisés par l’entreprise. Par
exemple : paramétrage des comptes, des centres analytiques, des journaux, de la zone
géographique, du taux de la TVA, etc.…et selon les besoins de la société.
2.4-Ecriture
Elle opère les fonctions suivantes :
Génération : elle gère le fichier des écritures et détecte les mouvements
enregistrés sur des comptes pour lesquels le compte est déclaré compte
d’immobilisation dans le logiciel SAGE COMPTABILITE 500 et répond à
cet effet un schéma comptable défini dans IMMO500.
Exploitation : c'est-à-dire traitement des écritures.
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Intégration : l’opération d’intégration consiste à intégrer les données dans le
logiciel SAGE IMMO dans le logiciel SAGE COMPTA. L’état économique
est tiré de SAGE IMMO.
SECTION 3: LA COMPTABILISATION
Cette section consiste à présenter voire analyser les écritures comptables à
passer par la société dès l’acquisition de l’immobilisation, passant par la suite à sa
mise en œuvre et qui prend fin au désinvestissement.
3.1-Les règles comptables
Selon Jean Michel Chaplain1, «les règles comptables appliquées dans la société
définissent pour les immobilisations incorporelles et corporelles ;
- les critères d'identification comportant notamment les règles de distinction entre
les charges (entretien, réparation) et les immobilisations ;
- les critères de comptabilisation des immobilisations traitant des questions
suivantes :
les éléments constitutifs du coût d'une immobilisation y compris les modalités
de détermination et de suivi du coût de remise en état des sites pour les
immobilisations corporelles ;
les méthodes et le point de départ de l'amortissement. Cette rubrique
comprend les modalités d'application de l'approche par composants et les
modalités retenues pour la détermination des valeurs résiduelles ;
les critères de détermination des pertes de valeur et en particulier le mode
d'établissement des taux d'actualisation et le niveau (sectoriel par exemple)
retenu pour définir les unités génératrices de trésorerie et le calcul des taux ;
les critères de classement en immobilisations destinées à être cédées ;
les catégories d'immobilisations qui sont réévaluées et le mode de réévaluation
adopté (juste valeur ou indiciaire)».
- 35 -
3.2- L’acquisition d’un bien
Pour le cas de la PROMODIM, les immobilisations acquises par la société
sont valorisées à leur coût d’acquisition autrement dit y compris les frais
directement rattachables qui sont :
-frais initiaux de livraison et de manutention ;
-frais d’installation ;
-honoraires des professionnels.
On distingue deux (2) types d’acquisition effectuée par la société, dont :
-l’acquisition locale, et
3.2.1- L’acquisition locale
La plupart des biens acquis par la société se fait localement mais avec
une prise en considération du rapport qualité-prix et de la sélection du fournisseur qui
propose la meilleure offre.
Le schéma d’écriture se présente alors comme suit :
23- Immo en cours Mtt HT 4456- TVA sur achat Immo Mtt TVA
@ 404- Frns Immo Mtt TTC Ecriture à la date d'acquisition
Source : Département Comptabilité Promodim
3.2.2- L’acquisition à l’étranger
Elle se manifeste par l’importation du bien si celui-ci n’existe pas
localement mais dépend aussi de la qualité-prix offert par le fournisseur étranger.
Le schéma d’écriture se présente alors comme suit:
23- Immo en cours Mtt HT 4456- TVA sur achat Immo Mtt TVA
@ 404- Frns Immo Mtt TTC
Ecriture à la date d'acquisition Source : Département Comptabilité Promodim
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3.2.3- Avance sur acquisition de l’immobilisation
La société n’effectue une avance sur acquisition de l’immobilisation
qu’en cas d’un grand travail. Par exemple : construction d’une agence ou une grande
réhabilitation. Ceci dépend du terme de vente avec le fournisseur, mais généralement en
cas de fournisseur étranger. Lors du paiement de l’avance, l’écriture comptable à passer
par la société est la suivante :
404-Fnrs d'Immo Mtt avance @ 511-Banque Mtt avance
A la date de paiement de l'avance A l’arrêté de compte, si le compte fournisseur immobilisation présente un solde
débiteur, on transfère ce solde dans le compte 409 fournisseur débiteur : avance et
acompte et ce pour une meilleure lecture des données de l’état financier. De ce fait,
l’écriture comptable se présente comme suit:
409-Fnrs débiteurs: avance et acomptes versés/c/de Mtt avances
@
404-Frns Immo Mtt avances
A la date du 30/09/N Après l’arrêté de compte, le schéma comptable se présente comme suit :
409-Frns: avance et acomptes versés/ c/de Mtt avances
@
511-Banque Mtt avances
A la réception de la facture définitive, le schéma comptable est la suivante :
@
404-Frns Immo Mtt TTC A la date de la réception de la facture
404-Frns Immo @
409- Avance/Frns
- 37 -
Lors du règlement de la facture, l’écriture à passer par la société est la suivante :
404-Frns Immo Solde à payer
@ 511-Banque Mtt
A la date du règlement de la facture Source : Département Comptabilité Promodim
3.3- La mise en œuvre de l’immobilisation
Dès que le bien est mis en service, l’amortissement commence à courir. Par
conséquent, le schéma comptable est le suivant :
A la date de mise en service (intégration)
21- Immobilisation Coût
d’acquisition
Amortissement mensuel (intégration)
Les amortissements sont calculés sur la valeur des biens d’après la durée d’utilité des
immobilisations et suivant la méthode linéaire. Les durées d’amortissement appliquées
par rubrique se présentent comme suit:
Concessions, brevets, licences, logiciels : 4ans
Agencements et installations : 10ans
Matériels de transport : 5ans
Matériels et outillage : 10ans
@
3.4- Le désinvestissement
Le désinvestissement est caractérisé par la cession ou la mise au rebut
d’immobilisation obsolète.
3.4.1-Cession d’immobilisation
• Détermination de la VNC.
La VNC est déterminée par la différence entre la valeur d’achat et le
cumul des amortissements comptabilisé au moment de la cession ou mis
au rebut. Il n’y a pas d’écriture à passer.
• A la sortie de l’immobilisation, les écritures suivantes sont à constater :
Si l’immobilisation est complètement amortis à la date de cession :
28- Amt reprise du cumul des Amts (S) Amts @ 21- Immo (S) Amts
Si l’immobilisation est non amortis complètement à la date de cession :
28- Amt reprise du cumul des Amts (S) Amts
652- Moins value/cession d'Immo Va-(S) Amts
@ 21-Immo Va
46-Débiteur divers (Mtt de la cession à un tiers) @
752-Plus value/ cession Immo Constatation de la facture de cession
51- Banque (encaissement du paiement du tiers) @
@
DES IMMOBILISATIONS
Selon Jean Michel Chaplain, les principes appliqués dans une société définissent
pour les immobilisations incorporelles et corporelles sont les suivants :
Les mouvements d'immobilisations font l'objet d'un suivi en vue de leur
comptabilisation.
Les engagements d'achats d'immobilisations sont suivis, afin d'être pris en
compte dans le cadre de l'élaboration des annexes aux comptes.
L'existence des immobilisations corporelles est vérifiée régulièrement par
inventaire.
Les sorties ou mises au rebut sont soumises à l'approbation d'un responsable et
les corrections comptables nécessaires sont prévues.
Les cessions d'immobilisations sont soumises à une procédure d'autorisation
diffusée au sein de l'organisation.
La protection juridique et informatique des immobilisations incorporelles fait
l'objet d'un suivi régulier et de mesures visant à sécuriser les ressources que la
société pourra obtenir de ces immobilisations (protection des marques, des
noms de domaine,...).
SECTION I : LA PRATIQUE DU CONTROLE INTERNE
Cette section concerne les contrôles internes effectuées par PROMODIM dès la
conception d’une immobilisation jusqu’à sa sortie du bilan (relative aux questionnaires
établies selon l’annexe n°1)
1.1-Contrôles au niveau des dépenses
Selon la PROMODIM, un bien est qualifié d’immobilisation selon sa nature.
Autrement dit, toute acquisition dépassant le montant de 100.000Ar entre dans le
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contexte d’immobilisation. Ainsi une dépense se rapporte à un investissement et selon la
nature du travail à faire lorsqu’il s’agit d’un entretien-réparation.
D’autre part, lorsqu’une seule autorisation couvre plusieurs achats distincts, c’est
là qu’intervient le contrôle budgétaire.
1.2-Contrôles au niveau de l’autorisation
- Toute acquisition d’un bien doit être prévue dans le budget et validée par la
Direction ainsi que le Siège. Par contre, tout achat hors budget ou dépassant le budget
initialement