1  

 

 

 

 

RENTAL BILLING 

PROCEDURE 

 

 

 

 

2  

Rental Billing Processes 

 

Individual Unit Billing ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 3 

Individual Unit Billing Cont. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 4 

Individual Unit Billing Cont. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 5 

Individual Unit Billing Cont. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 6 

Individual Contract Billing ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 7 

Individual Contract Billing Cont. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 8 

Weekly/Group Billing ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ pg 9 

Weekly/Group Billing Cont. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 10 

Weekly/Group Billing Cont. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 11 

Miscellaneous Insurance Charges Billing ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐pg 12  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3  

Individual Unit Billing Process: 

‐When a rental unit is returned, the inspection is complete and no damage is found, an 

individual unit should be TERMINATED and a final bill should be generated. 

‐Click the L/R CONTRACT tab located in LEASE/RENTAL – L/R OPERATIONS to search for the 

billable unit. 

‐Enter the active unit number and click FIND. Make sure that you have UNIT selected and unit 

status ACTIVE (located on the top right corner) before clicking find to make sure the correct 

contract is selected. 

‐To TERMINATE a unit and generate a final invoice, DOUBLE CLICK the individual unit contract. 

  Example: 

 

 

 

4  

‐Once the active unit contract page opens, click EDIT and change the unit status to 

TERMINATED. 

‐Enter the ENDING METER and click SAVE. 

Example: 

 

 

‐Once you click SAVE, the L/R BILLING page will automatically open. 

‐Click CALCULATE BILLINGS. 

Example: 

 

5  

‐Once the billing has been calculated, review the CHARGES box at the bottom of the page to 

ensure billing accuracy. 

‐If all charges are correct, click INVOICE BILLINGS and a final invoice will be generated. 

Example: 

 

   

‐If you notice a billing discrepancy, click EDIT to adjust COST, RATE or QUANTITY until correct 

and click SAVE before clicking INVOICE BILLINGS. 

‐When the invoice is generated, the invoice can be printed or emailed per customer preference. 

‐This unit will now be in TERMINATED contract status permanently and cannot be altered or 

deleted. 

 

 

6  

‐Individual unit billing can also be completed manually if a unit is already in RETURNED status and 

you do not want to complete the billing during your recurring weekly billing. 

‐Click on the L/R BILLING tab located in LEASE/RENTAL – L/R OPERATIONS. 

‐BILLING TYPE should be INDIVIDUAL. 

‐Locate the INDIVIDUAL UNIT BILLING section and enter in your unit AND contract number. 

‐Click CALCULATE BILLINGS. 

Example: 

 

 

‐Continue with the review of the charges and make any needed adjustments to ensure accuracy. 

‐Once the billings are correct, click INVOICE BILLINGS. 

Example: 

 

 

‐When the invoice is generated, the invoice can be printed or emailed per customer preference. 

‐This unit will now be  in TERMINATED  contract  status permanently and  cannot be altered or 

deleted.   

7  

Individual Contract Billing Process: 

‐If multiple units have been returned on a short term contract (less than 1 week) OR you are 

billing a contract with no billing group and you would like to bill all units on a single invoice, use 

the Individual Contract Billing process. 

‐Click on the L/R BILLING tab located in LEASE/RENTAL – L/R OPERATIONS. 

‐BILLING TYPE should be INDIVIDUAL. 

‐Enter the CONTRACT NUMBER. 

‐Select STARTING BILLING DATE and ENDING BILLING DATE for fixed and variable charges. The 

starting billing date should be the first day of the rental and the ending billing date should be 

the current date. 

‐Click CALCULATE BILLINGS. 

Example: 

 

 

‐If there are multiple units, check each line in the AGREEMENTS AND CONTRACTS box by double 

clicking each line and reviewing the charges for each in the CHARGES box. 

Example: 

 

8  

‐If you notice a billing discrepancy, click EDIT to adjust COST, RATE or QUANTITY until correct 

and click SAVE. 

‐Once all unit charges have been reviewed and you are sure all charges are correct, click 

INVOICE BILLINGS. 

Example: 

 

 

‐When the invoice is generated, the invoice can be printed or emailed per customer preference. 

 

   

 

   

   

 

 

9  

Weekly/Group Billing Process: 

‐Weekly billing should occur on the same day every week to ensure customers are receiving 

invoices in a timely manner. 

‐For active rentals that are billed every week, a mileage reading needs to be logged in L/R MASS 

UNIT METER UPDATE for each unit at least once a week to ensure the customer is getting an 

accurate variable charge. 

‐Mileages can be acquired though VERIZON CONNECT or by contacting the customer/driver and 

getting an odometer reading from the actual unit. 

‐To begin logging mileages, click on the L/R MASS UNIT METER UPDATE tab which is located 

under LEASE/RENTAL – L/R OPERATIONS. 

‐Select R1 DAILY/WEEKLY RENTAL for the Billing Group and enter in the location code that is 

being logged, click FIND. 

Example: 

 

 

10  

‐Once you click FIND, every active weekly rental will be listed in the records box. To update the 

meters, click UPDATE SELECTED METERS. 

Example: 

 

 

‐The unit you are entering a meter for will be highlighted in BLUE. Enter the current mileage and 

click SAVE. 

‐Once you click SAVE it will automatically drop down to the next unit needing a meter reading. 

Continue until all units for the location have been updated with new mileage readings. 

Example: 

 

 

 

 

 

11  

  ‐Once all meter readings have been logged, you can begin the billing process. 

  ‐Click on L/R BILLING located in LEASE/RENTAL ‐ L/R OPERATIONS. 

  ‐BILLING TYPE should be GROUP. 

  ‐Enter in BRANCH code of the location that is being billed. 

‐FIXED CHARGES BILLING GROUP and VARIABLE CHARGES BILLING GROUP should both be          

R1/DAILY WEEKLY RENTAL. 

‐The STARTING BILLING DATE and ENDING BILLING DATES should auto‐populate to the current 

billing week. 

‐Click CALCULATE BILLINGS. 

Example: 

 

 

‐Review each unit in the AGREEMENTS AND CONTRACT box by double clicking each line and 

reviewing the charges in the CHARGES box. 

‐If you notice a billing discrepancy, click EDIT to adjust COST, RATE or QUANTITY until correct 

and click SAVE. 

‐Once all unit charges have been reviewed and you are sure all charges are correct, click 

INVOICE BILLINGS. 

‐When the invoice is generated, the invoice can be printed or emailed per customer preference. 

 

 

 

 

 

12  

Billing Allen Insurance Charges: 

‐The daily charge for Allen Insurance is a miscellaneous charge and must be manually added to a 

rental contract. 

Example: 

 

 

‐Since Allen Binders are a miscellaneous charge, the QUANTITY will need to be edited during 

billing to ensure the customer is getting billed the correct amount for insurance. 

‐Allen insurance is charged by calendar date while rentals are charged per 24 hours. This means 

rentals can be charged for 3 days while insurance will be charged for 4. 

‐When you see the INS MISCELLANEOUS charge in the CHARGES box during billing, double click 

and click EDIT. 

‐Change the quantity from 0 to however many calendar days need to be charged to the 

customer for insurance and click SAVE. This will need to happen for both LIABILITY and 

PHYSICAL DAMAGE. 

Example: