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RENA ACUERDO DE DIRECCtÓN EJECUTIVAiS^Mf NÚMERO DE-034-2017

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REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERODE-034-2017

EL DIRECTOR EJECUTIVO EN FUNCIONES DEL

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo regulado en los artículos 1, 8 y 42 del Decreto número 90-2005 del

Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas, se crea el

Registro Nacional de las Personas, como una entidad autónoma, de derecho público, con

personalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos y contraer

obligaciones; los órganos del Registro son el Directorio, Director Ejecutivo, Consejo Consultivo,

Oficinas Ejecutoras y Direcciones Administrativas; y, la Dirección de Informática y Estadística es el

ente encargado de dirigir las actividades relacionadas con el almacenamiento y procesamiento de

los datos que se originen en el Registro Central de las Personas.

CONSTDERATtDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el articulo 19 de la referida Ley, el Director Ejecutivo es el

superior jerárquico administrativo del RENAP, ejerce la representación legal y es el encargado de

dirigir y velar por el funcionamiento normal e idóneo de la entidad. Asimismo, el artículo 20 literales

a) y m) del mismo cuerpo normativo, señala que son ftjnciones del Director Ejecutivo, cumplir y

velar porque se cumplan los objetivós de la Institución, así como las leyes y reglamentos; y todas

aquellas que sean necesarias para que la Institución alcance plenamente sus objetivos.

CONSIDERANDO:

Que el articulo 1 del Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento dos guión dos mil

dieciséis (DE-102-2016), de fecha seis de septiembre de dos mil dieciséis, establece que a partir I

de la vigencia de dicho Acuerdo, la aprobación por parte del Director Ejecutivo de los Manuales de |Normas y Procedimientos del Registro Nacional de las Personas, Políticas, Guias, Protocolos y

otros instrumentos técnicos administrativos análogos, se realizará a través de Acuerdo; y,

CONSIDERANDO:

Que la Dirección de Gestión y Control Interno solicitó a la Dirección Ejecutiva, la aprobación de la

"GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS", la cual tiene por objetivo proveer

un documento técnico-administrativo que Sirva TJé apoyo y orientación al personal del k-

Departamento de Soporte Técnico de ta Dirección de Informática y Estadística que provea la |

información necesaria para conocer la ubicación de las impresoras arrendadas en el momento que ' '

se necesite, y en virtud que la misma cumple con todas las disposiciones legales correspondientes, , v

se estima procedente su aprobación. ^

CaUada Roos«velt 13-46 tona 7, Edrflclo RENAP CENTRAL

PBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516 www.renao.gob.gt

ífíENAItíitl'a WweM/ et let hneñe!

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVANÚMERO DE-034-2017

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POR TANTO;

Con base en lo considerado, normas legales citadas y lo que para el efecto establecen los artículos

1, 8, 19. 20 literales a) y m) y 42 del Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de

Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas.

ACUERDA:

Artículo 1. APROBAR la "GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS", de la

Dirección de Informática y Estadística.

Artículo 2. Se derogan todas las disposiciones anteriores que regulen la materia o que se opongan

a la Guía que por el presente Acuerdo se aprueba.

Artículo 3. Se Instruye a las Direcciones involucradas, para que una vez se encuentre notificado el

presente Acuerdo, se realicen las diligencias necesarias a efecto de hacer posible la ejecución de

la misma.

Artículo 4. Trasládese a Secretaría General el presente Acuerdo para que por su medio se

notifique a las Direcciones de Gestión y Control Interno, de Informática y Estadística, y de Asesoría

Legal.

Artículo 5. El presente Acuerdo cobra vigencia inmediatamente.

Dado en la ciudad de Guatemala, el dieciséis de febrero de dos mil diecisiete.

N ERA A AMARILIJ&^RAMAJO GONZALEZ

DIRECTOR EJ O EN FUNCIONES

Calzada Rooseveit 13-4fi zona 7, Edificio RENAP CENTRALP8X 2416-1900 CALLCENTER: 1516 www.renao.gob.gt

m

1

In^Jose Jcrgc Afr& FrancoDifecírfle Ges'icn yConlrc! inisno en FuncionesSedel denlrsl Rü'̂ A'̂ . GuatemácU

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA YESTADÍSTICA

GUÍA PARA EL CONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS

RENAPRegistro Nacional de las Pe

DmácciONOE ^

WSabán.w ww^v^rte Técnico

— ww Informática y Estadística5Centrales REMAR, Gur'gmsia

(éF21004- Ing. HéctoíAntonío Molina Pérez

Jefede Organización y MétodosDirección de Gestión yControl InternoSede Central RENAP Guatemala, Guatemala

^RENAP/norman Benjamín Cuc Hernández

Subdirector de Servicios CríticosDirección de Informática y Estadística

Curlí'̂ 2'?, Gj'temríi^

EJECUTfVC

l^erto Qu/nrana Galindo¿TICA YESTADISTICA

Informática y Estadísticaéntrales RENAP Guatemala, Guatemala

FECHADE EMISIÓN: Enero 2017

CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOSDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO

§RENAPReglsUo Nacional dolas Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHADE EMISIÓN: Enero 2017


CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01

pAgINA: Página 2 de 12

Contenido

1. Objetivo 3

2. Campo de aplicación 3

3. Base legal 3

4. Monitoreo y seguimiento 3

5. Control de arrendamientos de impresoras 4

6. Entrega de impresora 7

7. Cambio de tóner en Impresoras 8

8. Egreso de Impresoras 9

9. Egreso de impresoras por desperfectos 10

Anexo A 11

Control de cambios 12

afíENAPftegistro Nacional de ¡asPersonas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHA DE EMISIÓN: Enero 2017


CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01

PÁGINA: Página 3 de 12

1. Objetivo

Proveer un documento técnico-administrativo que sirva de apoyo y orientación ai personai

del Departamento de Soporte Técnico de ia Dirección de informática y Estadística que

provea ia información necesaria para conocer la ubicación de las impresoras arrendadas

en el momento que se necesite.

2. Campo de aplicación

La presente Guía será de aplicación y observancia obligatoria para el personai de Soporte

Técnico de la Dirección de Informática y Estadística del Registro Nacional de las

Personas.

3. Base legal

Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro

Nacional de las Personas.

Decreto número 57-92 del Congreso de ta República de Guatemala, Ley de

Contrataciones del Estado.

Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado.

4. Monitoreo y seguimiento

Para garantizar ia vigencia y efectividad de ia Guía, el Jefe de Soporte Técnico,

Subdirector de Servicios Críticos y el Director de informática y Estadística, deberán

mantener un proceso constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para

realizar ia inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo

efectuarse cada vez que cualquiera de los procedimientos establecidos lo requieran.

§RENAPHegíslro Nacional de las Personas



CÓDIGO: GUI-03-01 -2017

VERSIÓN: 01

PAGINA: Página 4 de 12

5. Control de arrendamientos de impresoras

No. Responsable

Dirección de

1 informática yEstadística

Comisión

2 Receptora yLiquidadora

Nombra a un Técnico de

Soporte, quien será eiencargado de ias impresoras y

enlace con ia entidad

arrendadora, si no hubiese sidonombrado un supervisor por la

Dirección Ejecutiva.

Coordinan fecha y hora de iarecepción de impresoras paraverificar que cumplan con ias

especificaciones descritas en elcontrato.

Se presenta ai Departamento deTécnico de ia Soporte Técnico de la Direcciónentidad de informática y Estadística conarrendadora ias impresoras arrendadas listas

para su instalación.

Después de entregar el equipo,corrobora que ias impresoras se

Supervisor o encuentren listas para suTécnico de distribución y posteriorSoporte prestación del servicio,nombrado siguiendo ei procedimiento de la

Ley de Contrataciones delEstado.

Supervisor oTécnico de

Soportenombrado

informa al Técnico de ia entidad

arrendadora ia ubicación de

cada una de ias impresoras,dependiendo ias necesidades

de ias oficinas del RENAP.

Actividad

ElaboraácMffr: Revisado por: l| /

Mi/Validado por: ^ Validado por: Valldad^or:

tfeQtjanlzacSany •Irectw de Gestión y Contri , Técfl^cd^tvOt^Mite It ' ¡efe de Soporte Técnico ipbdlfeeW';de • ~,CÍlf®etorde Iníormátiea y Director E}ecutfvo 1

gRENAPRegisfro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHA OE EMISIÓN: Enero 2017


CÓDIGO: 6UI-03- 01 -2017

VERSIÓN; 01


No. Responsable

Técnico de la

6 entidad

arrendadora

Técnico de la

7 entidad

arrendadora


Soportenombrado

Verifica la distribución ycoordina la instalación

correspondiente para cadaOficina junto con el Supervisor oTécnico de Soporte nombradoquien se asegurará de hacer

cumplir con lo establecido en elcontrato.

Procede a llenar tas hojas deControl Interno de ImpresorasArrendadas de la Dirección de

Informática y Estadística (veranexo A) para asignarla a cadauno de los encargados de las

diferentes oficinas regístrales yadministrativas.

Acompaña al Técnico de laentidad arrendadora para

realizar la instalación yconfiguración a cada lugar,

únicamente utilizando la

dirección IP\ misma que serásolicitada al Departamento de

Infraestructura Informática de la

Dirección de Informática yEstadística para realizar lasconfiguraciones necesarias.

Verifica que el personalSupervisor o designado a imprimir en laTécnico de correspondiente impresoraSoporte configurada pueda realizarnombrado impresiones de acuerdo a los

requerimientos del RENAP.

Técnico de la

10 entidadarrendadora

Procede a ingresar la direcciónIP de la impresora en el

programa informático quecorresponda para llevar el

control de impresiones, mismoque puede ser verificado de

forma diaria, semanal omensual.

Actividad

OrdMicdor 1 ImprMora OrMMor}

^dirección IP: Internet Protocol • Protocolo de Internet, es la dirección numérica y únicade un dispositivo tecnológico enel internet.

gRENAPHegistro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHA DE EMISIÓN: Enero 2017


CÓDIGO: GUl-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01


No. Responsable

11

12

13

Encargado deImpresoras


Soportenombrado


Soportenombrado

Dirección de

14 Informática yEstadística

Dirección de

15 Informática yEstadística

Elabora informe de distribución

del equipo de impresión,adjuntando las Boletas de

Control Interno de ImpresorasArrendadas, de la Dirección deInformática y Estadística (ver

anexo A), debidamentefirmadas, dejando constancia en

acta interna.

Informa por oficio a la ComisiónReceptora y Liquidadora la

fecha de iniciación del servicio.

Elabora informe mensualmente

y lo entrega a la Dirección deInformática y Estadística, para

respaldar el pagocorrespondiente.

Adjunta informe a la facturamensual y traslada al

Departamento de Compras,para el trámite de pago

correspondiente.

Al finalizar el contrato, elaboraun Informe final de los servicios

mensuales y traslada a laComisión Receptora y

Liquidadora.

Actividad

O

iíií

gRENAPHegistro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA F£CHAOE EMISIÓN: Enero 2017

GUÍA PARA ELCONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS

CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01


6. Entrega de impresora

No. Responsable


Soportenombrado

Responsable dela Impresora


Soportenombrado


Soportenombrado

Llena el formato de Control

Interno de ImpresorasArrendadas de la Dirección de

Informática y Estadística (veranexo A), Ingresa la descripción

del bien, código, número deserie, la dirección IP

correspondiente a la Impresoray firma el documento interno de

entrega.Revisa y coteja los datos en lahoja de control interno, si todo

se encuentra en orden,completa el formato con susnombres y apellidos, firma,

código de empleado, puesto,unidad a la cual pertenece,

número de CUI (Código Únicode Identificación) y sello

correspondiente de ia oficina.

Recibe el formato debidamente

lleno y procede a resguardarlopara tener los debidos controles

de las Impresoras.

Actualiza los controles de las

Impresoras resguardando lasboletas de cargo internas

realizadas por la Dirección deInformática y Estadística.

Actividad

aRENAPRegisíro Nacional de las Personas



CÓDIGO; GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01

PAGINA: Página 8 de 12

7. Cambio de tóner en impresoras

No. Responsable

Encargado de laimpresora


Soportenombrado

Técnico de la

entidad

arrendadora

Notifica al Supervisor o Técnicode Soporte nombrado de laDirección de informática y

Estadística que necesita cambiode tóner.

informa ai Técnico de ia entidad

arrendadora que necesita cambiode un tóner indicando el lugar.

Realiza el cambio de tóner,retirando el vacío el cual será

resguardado por ellos y solicita alencargado de ia impresora quefirme y selle ia hoja de controlcorrespondiente e informa al

Supervisor o Técnico de Soportenombrado.

Verifica que el tóner que seSupervisor o cambió esté funcionando deTécnico de forma adecuada, y solicita aiSoporte técnico de ia entidad arrendadoranombrado ia hoja firmada por ia realización

del cambio de tóner.

Actividad

ÍUL

MRENAPlí^gisl'O Nocional dolas Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHA DEEMISIÓN: Enero 2017


CÓDIGO: 6Ut-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01

pAgINA; Página 9 de 12

8. Egreso de impresoras por finalización de servicio

No. Responsable

Jefe de SoporteTécnico

Técnico de la

entidad

arrendadora


Técnico de la

4 entidad

arrendadora

Supervisor oTécnico de Soportenombrado

a) Si el retiro de impresoras serealizará fuera de la Sede del RENAP,

le informará a la Coordinación deSeguimiento Administrativo, delDepartamento de Registro Civil;

b) Si el retiro es dentro de la Sede delRENAP, le informará a la Dirección

correspondiente.

En ambos casos tanto RegistroCentral como las otras Direcciones

deben realizar la solicitud de la{s)impresora(s) correspondiente{s) para

tener la continuidad del servicio, almomento de que sea(n) retirada(s)

dicha(s) Impresora(s).Solicita de forma escrita, usando la

Boleta de Control Interno de

Impresoras Arrendadas, de laDirección de Informática y Estadística

(ver anexo A), al Jefe de SoporteTécnico el retiro de la(s) impresora(s).

Realiza la gestión en el Departamentode Seguridad para realizar el retiro de

la(s) Impresora(s), mediante Oficio.

Llena la Boleta de Control Interno deImpresoras Arrendadas, de la

Dirección de Informática y Estadística(ver anexo A), para tener el control de

los movimientos.

Actualiza la Base de Datos de ControlInterno de Impresoras Arrendadas de

la Dirección de Informática yEstadística.

Actividad

9

mmkPRegisfro Nacional dolas Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHA DE EMISIÓN; Enero 2017

GUÍA PARA ELCONTROL DE IMPRESORAS ARRENDADAS

CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01


9. Egreso de impresoras por desperfectos

No.

£¡aboratly(íoff^

Responsable

Técnico de la

entidad

arrendadora


Técnico de la

entidad

arrendadora

Supervisor oTécnico de Soportenombrado

Solicita de forma escrita, usando laBoleta de Control Interno de

Impresoras Arrendadas, de laDirección de Informática y

Estadística (ver Anexo A), al Jefede Soporte Técnico el retiro de

la(s) impresora(s).

NOTA: Debe atender lo

establecido en las clausulas del

contrato, en relación a los Nivelesde Soporte y Servicio.

Realiza la gestión en elDepartamento de Seguridad para

realizar el retiro de la(s)Impresora(s), mediante Oficio.

Llena el formato de Control Interno

de Impresoras Arrendadas de laDirección de Informática y

Estadística (ver anexo A), paratener el control de los

movimientos, e Informa si seránecesario realizar el remplazo del

equipo.

Actualiza el Control Interno de

Impresoras Arrendadas de laDirección de Informática y

Estadística y modifica los datos dela impresora si el Técnico de la

entidad arrendadora reemplaza lamisma.

Revisado poi Validado por: Validado oor: Validado por:

y I Dlrettode Gestión yControl ¿^.T<tri^"te5apofté" 11 i ieMdeSoporteTécnico

Actividad

9

Valda Aprobfdb por:

fiHr^ctor Elacutívo

gRENAPSeglstro Nacional delasPersonas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHA OE EMISIÓN: Enero 2017


CÓDIGO: GUl-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01

pAgINA: Página 11 de 12

Anexo A

Boleta de Control Interno de Impresoras Arrendadas

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONASControl Interno de impresoras Arrendadas de la Dirección de Informática y Estadística

Fecha:

I Descripción del Bien Código de laImpresora

No. Serie Dirección de IP

MOTIVO DE LA SOLICITUD:

NOTA:

En caso de cualquier traslado de la impresora arrendada, notificar previamente a los contactossiguientes: Coordinador de Help Desk Ext. 1783 y/o Coordinador de Soporte Técnico Ext. 2295.

Nombre completo

Firma de quien recibe

Códigode empleado de quien recibe:

Puesto:

No. de CUI:

Unidad, área / dirección y departamento:

Nombre completo

Firma de quien entrega

mENAPPogistro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA FECHADE EMISIÓN; Enero 2017


CÓDIGO: GUI-03- 01 -2017

VERSIÓN: 01


E abora

Control de cambios

érsiún

Dirección de Elaboración de la Guía para el

01 2017 12 Informática y Control de Impresoras

Estadística Arrendadas.

DirectorElecutfvo

Revisado por: ^ Vaíldmlo por: Validado por: Validado por:

soporte Jefe da$epwt«'T^léé^:|̂ * -

gValidado'

rena acuerdo dedirecctÓn ejecutiva registro nacional de … · 2018. 4. 21. · rena acuerdo...

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