releasenotes viewpoint 4 - wordpress.com...er zijn verschillende typen portlets beschikbaar en u...

Releasenotes ViewPoint 4.2

Document: 20120610 Releasenotes 4 2 R1s5.docx Versie: R1s5 Datum: 14 juni 2012 In opdracht van: DT Auteur: Theo Mahler Review: Projectteam release 4.2 Copyright: © 2012 Itris BV

Rhijnspoor 243-245 2901 LB Capelle aan den IJssel Tel: +31(0)10 2666111 Fax: +31(0)10 2666112

20120610 Releasenotes 4 2 R1s5.docx Pagina 2 van 40

Documenthistorie Versiebeheer

Versie Datum Auteur Samenvatting van de wijzigingen R0s1 09 maart 2012 Theo Mahler Voorlopige versie R0s2 12 maart 2012 Remco van Niekerk Bijgewerkte versie R0s3 18 maart 2012 Theo Mahler Verwerkte commentaren R0s4 23 maart 2012 Theo Mahler 2e ronde review R0s5 16 april 2012 Theo Mahler 3e ronde review R0s6 17 april 2012 Remco van Niekerk Diverse wijzigingen R1s0 25 april 2012 Theo Mahler Aanpassingen printscreens R1s1 02 mei 2012 Remco van Niekerk Vrijgave voor klanten R1s2 14 mei 2012 Theo Mahler WOS koppeling R1s3 28 mei 2012 Theo Mahler Diverse aanpassingen R1s4 10 juni 2012 Remco van Niekerk Financiële rapportages R1s5 14 juni 2012 Remco van Niekerk Diverse aanpassingen

Goedkeuring De hieronder genoemde personen hebben kennis genomen van de inhoud van het document en deze goedgekeurd:

Versie Datum Naam Functie Handtekening

Distributie Dit document is aan de onderstaande personen verstuurd:

Versie Datum Naam Functie Bedrijf R0s1


Inhoudsopgave

1. Inleiding .......................................... ....................................................................................5

2. ViewPoint Portal................................... ..............................................................................6

− 2.1. Werking................................................................................................................................6

− 2.2. RSS portlet...........................................................................................................................7

− 2.3. Grafiek portlet ......................................................................................................................7

− 2.4. Activiteitenlijst portlet ...........................................................................................................8

− 2.5. Meters portlet .......................................................................................................................8

− 2.6. ViewPoint Berichten portlet..................................................................................................9

− 2.7. Agenda portlet....................................................................................................................11

− 2.8. Vooraankondiging ..............................................................................................................11

3. ViewPoint - DMS.................................... ...........................................................................13

− 3.1. Optionele functies DMS .....................................................................................................13

− 3.2. Aanpassingen DMS ...........................................................................................................14

− 3.3. Extra gebruik schijfruimte door het DMS ...........................................................................15

4. ViewPoint - Google agenda koppeling ................ ..........................................................16

− 4.1. Aanpassingen Agenda.......................................................................................................16

− 4.2. Synchronisatie instellingenscherm ....................................................................................17

5. ViewPoint – VPRA voor klanten ...................... ...............................................................19

− 5.1. Autorisaties ........................................................................................................................19

− 5.2. Universes ...........................................................................................................................19

− 5.3. VPRA standaard documenten ...........................................................................................21

− 5.4. Uitlevering en opleiding......................................................................................................21

6. Financiële rapportages............................. .......................................................................23

− 6.1. Aanpassingen Informatiemanger .......................................................................................23

− 6.2. Aanpassingen operationele rapporten...............................................................................23

7. Aanpassing BTW gebruik binnen ViewPoint ............ ....................................................26

− 7.1. Algemene aanpassingen ...................................................................................................26

− 7.2. Aanpassingen Vastgoed....................................................................................................26

− 7.3. Aanpassingen Financieel...................................................................................................29

− 7.4. Aanpassingen Wonen........................................................................................................30

− 7.5. Aanpassingen Rapportages ..............................................................................................31

8. Koppeling met energielabel van Vabi ................ ............................................................33

− 8.1. Instellen van de Vabi-connector ........................................................................................33

− 8.2. Vabi gegevens in flexlijsten................................................................................................34

− 8.3. Details op Object pagina....................................................................................................34

− 8.4. EPBD status in Viewpoint bijwerken..................................................................................35

− 8.5. Samenvatting op Object pagina.........................................................................................35

− 8.6. Energie Label in Etalage....................................................................................................36

− 8.7. Woningwaardering .............................................................................................................36


9. ViewPoint - Active directory ....................... ....................................................................37

10. Woning Opname Systeem koppeling .................... ........................................................38

11. Supported O.S. voor Itris ViewPoint® ............... ............................................................40

− 11.1. Webserver..........................................................................................................................40

− 11.2. Database server.................................................................................................................40

− 11.3. IM server ............................................................................................................................40

− 11.4. Versie K+V .........................................................................................................................40

− 11.5. Versie VABI........................................................................................................................40

− 11.6. Versie PDA software..........................................................................................................40

− 11.7. Versie Office ......................................................................................................................40

− 11.8. Versie Exchange................................................................................................................40


1. Inleiding Voor u liggen de releasenotes van Itris ViewPoint®, versie 4.2. In deze versie hebben we verschillende verbeteringen van de bestaande functionaliteit aangebracht en worden verschillende nieuwe functies vrijgegeven. ViewPoint 4.2 is samengesteld op basis van release 4.0 en daar zijn de volgende nieuwe onderdelen aan toegevoegd:

• Uitbreiding van de Portal; • Uitbreiding van DMS met een tweetal (optionele) opties:

o Het intelligent herkennen van inkoopfacturen; o Full text search en resultaat markering.

• Aanpassing van DMS met de volgende functies: o Versiebeheer dossierregistraties; o Autorisatie dossiermappen conform NEN normering; o Aanmaakdatum dossierregistratie niet meer te muteren.

• Google Agenda koppeling/synchronisatie; • VPRA voor klanten – Objecten & Relaties en Wonen; • Aanpassingen van de BTW registratie en gebruik in ViewPoint; • Koppeling met energielabel producten van VABI; • Koppeling met Active Directory.

Waarom release 4.2 en niet release 4.1? Voor een aantal klanten die versneld bepaalde functionaliteit nodig hadden is tussentijds een zogenaamde klantspecifieke release uitgeleverd. Deze release heeft nummer 4.1 gekregen en om misverstanden te voorkomen heeft de algemene release nu nummer 4.2.


2. ViewPoint Portal Vanaf ViewPoint 4.0 is reeds de nieuwe portal als vervanger van het bureaublad beschikbaar. In deze release is de functie uitgebreid en op een aantal punten sterk verbeterd. Bij gebruikers van ViewPoint zal de configuratie niet veranderd worden nadat 4.2 is geïnstalleerd. Als u op dit moment gebruik maakt van het bureaublad, blijft dit zoals het is na installatie van ViewPoint 4.2. De nieuwe ViewPoint portal staat wel standaard ingeschakeld bij vanaf heden aangemaakte gebruikers en bij nieuwe organisaties die ViewPoint gaan gebruiken. De instructies over inschakelen en uitschakelen van de nieuwe Portal en het gebruik ervan zijn te vinden in de handleiding. 2.1. Werking De nieuwe ViewPoint Portal bestaat uit portlets die in drie kolommen zijn verdeeld. Een portlet is een kleine zelfstandige applicatie die een specifieke functie uitvoert. De gebruiker kan de portlets slepen en neerzetten om de lay-out van het portaal te herschikken. Bij bepaalde portlets is het mogelijk om uit verschillende afmetingen te kiezen (klein, gemiddeld, groot), zodat u de beste visuele en functionele lay-out verkrijgt. Er zijn verschillende typen portlets beschikbaar en u kunt meerdere portlets van welk type dan ook in de Portal hebben. Bijvoorbeeld: twee RSS feeds van verschillende bronnen, of een berichten portlet die ongelezen berichten zal weergeven en een andere die feestdagen weergeeft.


U bent vrij om een bepaalde portlet aan de Portal toe te voegen door deze uit het menu (aan de rechterrand van het scherm) te selecteren. Deze versie van ViewPoint bevat de volgende portlets:

• RSS; • Grafieken; • Activiteitenlijst; • Meters; • ViewPoint Berichten; • Agenda.

2.2. RSS portlet Toont de inhoud van een door de gebruiker configureerbare RSS feed. De inhoud ervan zal regelmatig ververst worden.

2.3. Grafiek portlet De volgende ViewPoint statistieken kunnen weergegeven worden in de vorm van een diagram:

• Aantal lopende registraties; • Aantal afgehandelde registraties; • Status Objecten; • Openstaande werkopdrachten (staaf- of cirkeldiagram); • Afgeronde werkopdrachten (staaf- of cirkeldiagram); • Werkopdrachten (staaf- of cirkeldiagram).


2.4. Activiteitenlijst portlet Deze portlet geeft u een snelle toegang tot uw activiteiten. U kunt er voor kiezen om alle beschikbare activiteiten weer te geven of de portlet te configureren, zodat de activiteiten voor een specifieke werkstroom weergegeven worden. U kunt een activiteit snel vinden door middel van de ‘zoeken terwijl u typt’ velden voor activiteitsnaam, werkstroom en gerelateerde object/relatie.

2.5. Meters portlet De volgende ViewPoint statistieken kunnen weergegeven worden door middel van meters:

• Geregistreerde Facturen; • Status Objecten; • Workflow activiteiten; • Incassoregelingen; • Openstaande werkopdrachten; • Gemiddelde doorlooptijd werkopdrachten.

U kunt uit de voorgedefinieerde lijst één tot drie waarden selecteren om in de portlet weer te geven. Elke meter toont de waarde numeriek en door middel van een naald op een schaal die 3 of 5 gebieden toont (groen-oranje-rood), zodat een snelle visuele referentie wordt verkregen of deze waarde een goede trend heeft of niet.


2.6. ViewPoint Berichten portlet Deze portlet maakt het mogelijk om eenvoudig door recente berichten en notificaties uit ViewPoint te bladeren, agenda uitnodigingen te beantwoorden, nieuwe berichten aan te maken, al aangemaakte berichten te wijzigen en berichten uit mededelingen te verwijderen. De portlet configuratie maakt het mogelijk om de grootte van de portlet te selecteren (klein, gemiddeld, groot of extra-groot), gelezen berichten te verbergen, of weer te geven en alleen bepaalde bericht types te tonen.

Bovenstaande configuratie zou in de volgende portlet resulteren:

Agenda uitnodigingen worden onderscheiden door middel van specifieke iconen die laten zien of een uitnodiging geaccepteerd, geweigerd of dat er nog niet op gereageerd is. U kunt op een uitnodiging op een nieuw scherm antwoorden:


Door de portlet te configureren om ziekmeldingen of feestdagen-berichten weer te geven kunt u notificaties van ViewPoint ontvangen. (Notificaties bevatten ziekmeldingen, feestdagen, jubilea en verjaardagen):

Het aanmaken van een nieuw bericht, of het wijzigen van een bestaand bericht kunt u op een nieuw scherm doen. Het scherm Nieuw bericht/bericht wijzigen bevat een gebruikersvriendelijke selectie van ontvangers, waar u uit relaties, groepen, rollen, of afdelingen kunt kiezen. U kunt de opmaak van berichten aanpassen en ook bijlagen bijsluiten.


2.7. Agenda portlet De persoonlijke agenda geeft u een snelle toegang tot afspraken en taken. Het is mogelijk om uit verschillende portlet afmetingen te kiezen (gemiddeld, groot of extra-groot) en in de portlet taken, evenementen, of allebei weer te geven. Evenementen/taken zullen getoond worden vanaf de geselecteerde datum. U kunt een evenement eenvoudig vinden op evenementnaam of locatie door middel van het ‘zoeken terwijl u typt’ veld.

Om nieuwe afspraken en taken aan te maken (of om bestaande te wijzigen) is een nieuw scherm ontwikkeld waarmee u op een gebruikersvriendelijke manier uitnodigingen naar relaties, groepen, functies en afdelingen kunt sturen (naast de velden en opties die al bekend zijn uit eerdere releases). 2.8. Vooraankondiging Met release 4.2 wordt ook het nieuwe verbeterde bureaublad opnieuw onder uw aandacht gebracht, zodat u als gebruiker kunt wennen aan de gewijzigde vormgeving en mogelijkheden. U kunt in versie


4.2. nog kiezen of u het nieuwe of het oude bureaublad wilt gebruiken. Met de introductie van de volgende ViewPoint release (5.0) vervalt het oude bureaublad. NOOT: Voor gebruik van portals die internet nodig hebben dient de beheerder de beheerhandleiding te raadplegen.


3. ViewPoint - DMS De Document Management functie in ViewPoint is in versie 4.2 gewijzigd en uitgebreid met een vijftal nieuwe onderdelen. Enkele daarvan zijn optioneel af te nemen. Het betreffen de volgende uitbreidingen:

• Optionele functies: o Het intelligent herkennen van inkoopfacturen; o Full text zoeken en resultaatmarkering.

• Aanpassing van DMS: o Versiebeheer dossierregistraties; o Autorisatie dossiermappen conform NEN normering; o Aanmaakdatum dossierregistratie niet meer te muteren.

In de navolgende paragrafen worden de uitbreidingen en aanpassingen kort beschreven. 3.1. Optionele functies DMS De optionele functie uitbreidingen van het DMS zijn apart af te nemen. Hiervoor dient u contact op te nemen met uw account manager zodat er een gedegen intake kan plaatsvinden. Hierbij worden een aantal aspecten die klantspecifiek zijn, zoals aanwezige hardware en omvang van het bestaande digitale archief, met u doorgenomen om tot een passende offerte te komen. 3.1.1. Factuurherkenning

Scannen Herkennen Verwerken.

• Het is nu mogelijk om inkoopfacturen intelligent (herkenning van de factuurinhoud, zodat deze direct digitaal kan worden verwerkt in de ontvangende applicatie) te laten scannen. Deze facturen worden dan automatisch doorgestuurd naar ViewPoint. Hiermee zal het afhandelen van deze facturen aanzienlijk versnellen, doordat handmatige invoer beperkt wordt.

• De externe applicatie Digidata zet gescande- of via e-mail ontvangen inkoopfacturen om in een bepaald formaat, waardoor de factuurherkenningsapplicatie Interfere in staat is de gegevens van de factuur te herkennen.


• Het boekingsproces van inkoopfacturen vindt plaats in een werkstroom en zal voor wat betreft het registreren van de facturen, verlopen op basis van automatisch herkende gegevens van de factuur, eventueel aangevuld en gecontroleerd door de gebruiker.

3.1.2. Optical Character Recognition / Full-text zo eken

• Het is nu mogelijk vanuit het dossier documenten te doorzoeken op trefwoorden.

• Het is nu mogelijk om binnen de DIS-viewer documenten te doorzoeken op trefwoorden

• Tevens is het nu mogelijk te zoeken op de velden ‘Tekst’ , ‘Opmerkingen’ en ‘Sleutelwoorden’ binnen de registratie.

3.1.3. Result highlighting in document-viewer (onde rdeel van OCR/FTS) Wanneer er gezocht wordt binnen het dossier of de documentviewer op trefwoorden zal het resultaat gemarkeerd worden met een kleur. Bij het doorzoeken op meerdere trefwoorden zal het resultaat (elk trefwoord) gemarkeerd worden met verschillende kleuren.

3.2. Aanpassingen DMS Naast de optionele uitbreiding van het DMS zijn ook nieuwe functies toegevoegd ter verbetering van de complete basis functionaliteit van het DMS. 3.2.1. Versiebeheer In DMS ViewPoint release 4.2 zit nu de functie versiebeheer. Hiermee worden de wijzigingen van een registratie vastgelegd en makkelijk inzichtelijk gemaakt.


3.2.2. Autorisatie dossiermap Er is met betrekking tot de autorisatie op dossiermappen een verbetering doorgevoerd waardoor u nu geen resultaat ziet in uw zoekopdracht wanneer u geen leesrechten bezit op registraties die zich bevinden in de betreffende dossiermap.

3.2.3. Aanmaakdatum registratie De aanmaakdatum van een registratie is nu niet meer muteerbaar en wordt met het opslaan tevens aangevuld met een tijdsnotatie.

3.3. Extra gebruik schijfruimte door het DMS Wij hebben een nieuwe methode geïmplementeerd voor het ophalen van documenten. Hierdoor worden documenten veel sneller opgehaald dan u gewend was. Door de nieuwe functionaliteit kan het gebruik van schijfruimte echter fors toenemen. Om het schijfbeslag enigszins te beperken hebben wij een mogelijkheid gecreëerd om alleen documenten vanaf een bepaalde datum versneld te kunnen tonen. Dat gebeurt via het opgeven van het aantal conversiemaanden. De oudere documenten die voor de opgegeven datum liggen, zullen dan iets minder snel opgevraagd worden. Tevens wordt via een bericht op het scherm aangegeven hoeveel documenten er verwerkt zullen worden. Wij zijn u graag van dienst bij de uitleg en inrichting.


4. ViewPoint - Google agenda koppeling Met release 4.2 is naast de reeds bestaande Exchange-koppeling (Microsoft) een koppeling met de Google Agenda gerealiseerd. Om deze koppeling mogelijk te maken is de ViewPoint Agenda aangepast. Hieronder worden deze wijzigingen toegelicht. Vervolgens worden de synchronisatie-instellingen beschreven. 4.1. Aanpassingen Agenda De ViewPoint Agenda module is volledig vervangen door een nieuwe versie met een moderne uitstraling. De functionaliteit is dezelfde gebleven.

Er is een nieuwe wijze van het presenteren en muteren van de ViewPoint Agenda afspraken/uitnodigingen geïntroduceerd. Het uitnodigen wordt nu automatisch weergegeven in agenda’s van de geselecteerde genodigden. Daarnaast worden de agenda uitnodigingen als reguliere activiteiten weergegeven op de overzichtschermen van de agenda. Gewijzigd is dat de genodigden geen mogelijkheid meer hebben om de oorspronkelijke activiteiten te wijzigen. U kunt uitnodigingen accepteren of weigeren in het activiteit wijzigen scherm. Geweigerde uitnodigingen worden weggehaald uit de agenda van de genodigde. De tabel met alle genodigden en hun antwoorden wordt nu weergegeven op tabblad ‘Genodigden’.


De wijze van muteren met betrekking tot groepsactiviteiten in de ViewPoint agenda is gewijzigd. De groepsactiviteiten worden nu hetzelfde behandeld als reguliere activiteiten met genodigden. Het enige verschil tussen groepsactiviteiten en reguliere activiteiten met uitgenodigde deelnemers is dat voor de organisator van de activiteit alle leden van de geselecteerde groep voorgeselecteerd zijn. U kunt als organisator van de activiteit sommige van de leden van de groep verwijderen, of andere genodigden toevoegen die geen lid zijn van de geselecteerde groep. Als de groepsactiviteit aangemaakt wordt door de groepsleider, krijgen de leden van de groep een reguliere activiteit uitnodiging, waarop ze kunnen antwoorden door de activiteit te accepteren of te weigeren. 4.2. Synchronisatie instellingenscherm De ViewPoint agenda kan gesynchroniseerd worden met Google Agenda of met Microsoft Outlook. De Google en Exchange connectiedetails zijn weggehaald uit de object en relaties module. Er is een nieuwe scherm voor het invoeren van connectiedetails ontwikkeld onder Agenda -> Beheer -> Synchronisatie-instellingen.


Indien de synchronisatie tussen ViewPoint agenda en Google agenda is geïmplementeerd, heeft u nu de mogelijkheid om uw ViewPoint agenda aan Google agenda te koppelen.

Alleen de type activiteit ‘afspraak’ kan gesynchroniseerd worden naar Google agenda. Taken kunnen niet gesynchroniseerd worden naar Google agenda. Na een succesvolle aanmelding wordt de in ViewPoint aangemaakte activiteit gesynchroniseerd naar Google agenda en gaan ook alle details mee. In omgekeerde situatie (een activiteit aangemaakt in Google agenda) heeft dezelfde synchronisatiewerking en ook hier gaan alle details mee. Alle functionaliteit van ViewPoint Agenda (raadplegen, aanmaken, wijzigen en verwijderen van enkele of terugkerende activiteiten, deelnemers uitnodigen voor activiteiten, enz.) zijn geïmplementeerd in de Google agenda koppeling. Niet alle functionaliteit die in de Google agenda zitten worden ondersteund in ViewPoint.


5. ViewPoint – VPRA voor klanten Met ingang van release 4.2 is het mogelijk om zelf rapportages te maken op basis van actuele ViewPoint data. 5.1. Autorisaties De standaard VPRA documenten zijn zichtbaar binnen het ViewPoint menu maar staan fysiek op de server waarop (ook) VP Informatie Manager draait. Hierop staat nu ook de technische infrastructuur waarmee het mogelijk is gemaakt om rapportages op een gebruikersvriendelijke manier te maken en te presenteren. Beide omgevingen maken nu gebruik van dezelfde software voor autorisaties, Central Management Console, kortweg CMC genoemd. Er zijn specifieke rollen opgevoerd binnen de autorisaties voor de VPRA universes en documenten. Er is een rol om bestaande VPRA documenten te kopiëren, aan te passen en op te slaan onder een andere map binnen InfoView. Een gebruiker met deze rol kan ook geheel nieuwe VPRA documenten maken. Daarnaast is er een rol die het mogelijk maakt om de door de hiervoor genoemde gebruiker gemaakte documenten te bekijken. Binnen het ViewPoint menu zijn alleen de standaard VPRA documenten die door Itris gebouwd zijn zichtbaar. Zij maken een vast onderdeel uit van ViewPoint. Op het moment dat gebruikers na oplevering van release 4.2 zelf bestaande VPRA documenten hebben aangepast of nieuwe hebben gebouwd, zijn deze alleen zichtbaar op de VP Informatie Manager omgeving en zullen niet zichtbaar zijn in het ViewPoint menu. 5.2. Universes Er is voor gekozen om de bestaande universes op te splitsen naar hoofdonderwerpen en sub-onderwerpen. Daarnaast is ervoor gekozen om deze sub-onderwerpen die voor alle hoofdonderwerpen van belang zijn in iedere universe op dezelfde manier terug te laten komen. Met de oplevering van release 4.2 wordt het hoofdonderwerp Wonen opgeleverd. De vaste sub- onderwerpen zijn bij deze uitlevering Objecten en Relaties. De volgende uitgangspunten zijn gekozen:

• Ieder onderwerp begint met een map met relevante filters. • De detailschermen binnen ViewPoint zijn bepalend voor de volgorde van de mappen en de

dimensies. • Voor de naamgeving van de objecten binnen de universe zijn de schermen in ViewPoint

uitgangspunt. • Een veld met alleen de naam ‘omschrijving’ op een ViewPoint scherm heeft een toevoeging

gekregen zodat uit de naam van het object blijkt uit welk onderwerp deze afkomstig is. • Binnen ViewPoint komen dezelfde velden op verschillende schermen voor. Voor de VPRA

universes is hiervan afgeweken. Een object kan maar eenmalig voorkomen. De volgende mappen komen voor binnen de VPRA universe Wonen:


Voor de mappen Objecten en Relaties zullen in alle universes de volgende mappen voorkomen:

Hieronder zijn de filters zichtbaar voor het onderwerp Objecten:


Voor een overzicht van alle objecten is een Excel bestand beschikbaar inclusief de helpteksten die uitgeleverd wordt bij ingebruikname van VPRA voor klanten. 5.3. VPRA standaard documenten In voorafgaande ViewPoint releases zijn VPRA standaard documenten uitgeleverd die zichtbaar zijn binnen het ViewPoint menu onder de map Rapportage Actueel onderaan een VP onderdeel. Zo ook voor Wonen. Deze documenten zijn zodanig aangepast dat zij nu gebaseerd zijn op de nieuwe VPRA-Wonen universe. 5.4. Uitlevering en opleiding De standaard VPRA documenten zijn na oplevering van release 4.2 zichtbaar binnen het ViewPoint menu. Om gebruik te kunnen maken van de universes en deze standaard VPRA documenten zullen nieuwe rollen toegevoegd moeten worden aan het Central Management Console, kortweg CMC zoals vermeld onder punt 5.1. Mocht u ook zelf bestaande VPRA documenten willen aanpassen of nieuwe VPRA documenten willen bouwen dan adviseren wij u dringend om medewerkers die belast zijn met informatie voorziening een opleiding te laten volgen, dit om te voorkomen dat foutieve rapportages worden ontwikkeld die kunnen leiden tot verkeerde interpretaties. Er is een tweedaagse opleiding ontwikkeld die uitgaat van relevante kennis van ViewPoint, van Flexlijsten en van VP Informatie Manager. De eerste dag wordt uitleg gegeven over de nieuwe universe en de mogelijkheden op basis van een opleidingsomgeving. Op de tweede dag wordt de opgedane kennis gecombineerd met de eigen ViewPoint test omgeving. Een belangrijk aspect tijdens deze tweede dag zal zijn het stilstaan bij de ondersteuning vanuit Itris op zelfgebouwde rapportages. Onderzoek en analyse in geval van onjuistheden in de gepresenteerde (door de klant zelf ontwikkelde) rapportages zullen altijd worden doorbelast indien blijkt dat de fout wordt veroorzaakt door verkeerd toegepaste uitvragingen.


Voorbehoud Aangezien er (in tegenstelling tot rapporten vanuit Informatiemanager) data vanuit de operationele database wordt opgevraagd, kunnen collega’s dit merken doordat de betreffende query het systeem zwaar kan belasten. Dit kan een nadelig effect hebben op de performance. Om deze reden is deze nieuwe functionaliteit standaard uitgezet en adviseren wij u om rapportagemakers om bovengenoemde reden eerst een cursus (zie 5.4) te laten volgen. Tevens adviseren we rapporten op de lokale testomgeving (indien aanwezig) te ontwikkelen en te testen. Itris heeft gespecialiseerde consultants in dienst die u kunnen helpen met het ontwikkelen en testen van rapporten. In de uitgebreide handleiding wordt nadere informatie verstrekt over welke onderwerpen de VPRA universe omvat. Voor elk van deze onderwerpen staat in het Excel overzicht “VPRA_[discipline]_objectenoverzicht” een uitputtende lijst van de objecten en filters die erbij horen met de eventueel aanwezige helptekst van deze objecten en filters. Verder staan in het document welke onderwerpen eenvoudig met elkaar gecombineerd kunnen worden in een query. Het document is geen handleiding en gaat dus niet in op de rapportagemogelijkheden die Business Objects biedt.


6. Financiële rapportages 6.1. Aanpassingen Informatiemanger Aanpassing Activa In versie 4.2 is er een aanpassing gedaan in de Informatiemanager universe met betrekking tot de activatransacties. Indien een activum is afgehandeld (gedesinvesteerd) dan worden de niet uitgevoerde activa transacties niet meer getoond in Informatiemanager. 6.2. Aanpassingen operationele rapporten De financiële rapporten zijn nu beschikbaar vanuit het ViewPoint menu. U heeft de Decade client niet meer nodig. Een aantal Decade rapporten die niet of nauwelijks gebruikt werden, zijn komen te vervallen. Hiervoor in de plaats ontwikkelen wij rapporten waarvoor een duidelijke behoefte bestaat. Veel van de rapporten hebben wij uitgebreid met extra functionaliteit. Hieronder vindt u een opsomming van de rapporten. Kolommenbalans Dit reeds bestaande rapport is uitgebreid met de mogelijkheid om de gesaldeerde rekeninginformatie op drie verschillende zelf te kiezen subtotaalniveaus te presenteren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een grootboekrekening rapportagestructuur. Tevens biedt dit rapport nu de mogelijkheid om te filteren op de 2e, 3e en/of 4e dimensie, zodat bijvoorbeeld eenvoudig een kolommenbalans per kostenplaats, project of object getoond kan worden. Ook kan een overzicht van alle saldi per kostenplaats, project of object met verschillende subtotaalniveaus getoond worden met behulp van rapportagestructuren. Saldibalans Dit rapport is uitgebreid met de mogelijkheid om de gesaldeerde rekeninginformatie op drie verschillende zelf te kiezen subtotaalniveaus te presenteren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een grootboekrekening rapportagestructuur. Tevens biedt dit rapport nu de mogelijkheid om te filteren op de 2e, 3e en/of 4e dimensie, zodat bijvoorbeeld eenvoudig een saldibalans per kostenplaats, project of object getoond kan worden. Ook kan een overzicht van alle saldi per kostenplaats, project of object met verschillende subtotaalniveaus getoond worden met behulp van rapportagestructuren. Openingsbalans Dit nieuwe rapport biedt u de mogelijkheid om de rekeninginformatie in periode 0 op drie verschillende zelf te kiezen subtotaalniveaus te presenteren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een grootboekrekening rapportagestructuur. Tevens biedt dit rapport nu de mogelijkheid om te filteren op de 2e, 3e en/of 4e dimensie zodat bijvoorbeeld eenvoudig een openingsbalans per kostenplaats, project of object getoond kan worden. Ook kan een overzicht van alle saldi per kostenplaats, project of object met verschillende subtotaalniveaus getoond worden met behulp van rapportagestructuren. Saldi en boekingen per boekingscombinatie Dit nieuwe overzicht biedt u op drie verschillende tabbladen het totale saldo, saldi per periode en de detailboekingen per boekingscombinatie. De boekingscombinatie is de totale codering van een transactie op de dimensies grootboekrekening, kostenplaats, project en object. Door het gebruik van filters is het eenvoudig om gegevens inzichtelijk te maken door te zoeken op een specifieke rekening,


kostenplaats, project of object. De specificatie hiervan over vier dimensies wordt dan getoond in het rapport. Saldi en boekingen per grootboekrekening Dit overzicht biedt u op drie verschillende tabbladen het totale saldo, saldi per periode en de detailboekingen per grootboekrekening. Specificaties per kostenplaats, project of object kunt u eenvoudig inzichtelijk maken door hierop te filteren. Saldi worden echter altijd getoond per totaal op grootboekrekeningniveau. Saldi en boekingen per kostenplaats Dit overzicht biedt u op drie verschillende tabbladen het totale saldo, saldi per periode en de detailboekingen per kostenplaats. Specificaties per grootboekrekening, project of object kunt u eenvoudig inzichtelijk maken door hierop te filteren. Saldi worden echter altijd getoond per totaal op kostenplaatsniveau. Saldi en boekingen per project Dit overzicht biedt u op drie verschillende tabbladen het totale saldo, saldi per periode en de detailboekingen per project. Specificaties per grootboekrekening, kostenplaats of object kunt u eenvoudig inzichtelijk maken door hierop te filteren. Saldi worden echter altijd getoond per totaal op projectniveau. Saldi en boekingen per Object Dit overzicht biedt u op drie verschillende tabbladen het totale saldo, saldi per periode en de detailboekingen per object. Specificaties per grootboekrekening, kostenplaats of project kunt u eenvoudig inzichtelijk maken door hierop te filteren. Saldi worden echter altijd getoond per totaal op objectniveau. Betaalopdrachten Dit rapport vervangt het voormalige rapport betaaladvieslijst. Het rapport kan door de toegevoegde filters nu voor het opvragen van betaalopdrachten in alle statussen gebruikt worden. Dus niet alleen voor de status gevalideerd, maar ook voor reeds verstuurde opdrachten, of om bijvoorbeeld een overzicht te maken van alle betaalopdrachten van een relatie of bankrekening. Ook zijn er controlegetallen toegevoegd op het rapport die onderaan worden afgedrukt. In de selectie kan worden aangegeven of het rapport BBAN of IBAN nummers afdrukt en is daarmee reeds voorbereid op het gebruik van SEPA. Actuele openstaande posten Dit reeds bestaande rapport is uitgebreid met een weergave van de posten naar ouderdom. De categorie waarin u de ouderdom wenst weer te geven kan zelf worden ingesteld. Default is dit 30, 60 en 90 dagen. Dit rapport heeft zowel een tabblad voor debiteuren, crediteuren, als een totaaloverzicht per relatie. Via dit rapport kunnen facturen met alle statussen worden opgevraagd en dit overzicht biedt u dus het meest actuele beeld van zowel goedgekeurde als nog in omloop zijnde facturen. Openstaande posten per peildatum Dit nieuwe rapport geeft zoals de naam doet vermoeden een overzicht van de openstaande posten per peildatum (heden, toekomst, of in het verleden). Dit rapport heeft zowel een tabblad voor debiteuren, crediteuren, als een totaaloverzicht per relatie. Openstaande saldi per peildatum Dit nieuwe rapport geeft zoals de naam doet vermoeden een overzicht van de openstaande saldi per peildatum (heden, toekomst, of in het verleden). Dit rapport heeft zowel een tabblad voor debiteuren,


crediteuren, als een totaaloverzicht per relatie. De saldi worden naar ouderdom in zelf in te delen categorieën weergegeven. De default waarden hiervoor zijn 30, 60 en 90 dagen. Historie saldi per factuur debiteuren en crediteure n Dit overzicht geeft u een overzicht van alle goedgekeurde facturen die in een bepaalde periode geboekt zijn en nu nog openstaan. Het overzicht geeft een beeld per factuur met het openstaande saldo en een saldo betaald, zoals op het moment van opvragen beschikbaar is. Dit rapport heeft zowel een tabblad voor debiteuren, crediteuren, als een totaaloverzicht per relatie. Historie debiteuren en crediteuren Dit overzicht geeft u een overzicht van alle goedgekeurde facturen, betaalopdrachten en afschriften die in een bepaalde periode op een relatie geboekt zijn. Het overzicht geeft u een beeld van alle bij elkaar horende boekingen per factuur, zoals op het moment van opvragen beschikbaar is. Dit rapport heeft zowel een tabblad voor debiteuren, als voor crediteuren. Controle factuurbetaaltermijnen Dit nieuwe rapport controleert per cluster van administraties of alle facturen aansluiten met de bijbehorende factuurbetaaltermijnen. Als alles in evenwicht is dan is het rapport leeg. Dit is een rapport dat bedoeld is als controle van de subadministraties debiteuren en crediteuren aangezien deze handmatig gewijzigd moeten kunnen worden, maar tegelijkertijd wel moeten blijven aansluiten. Het rapport geeft op factuurniveau aan wat de eventuele verschillen zijn en bevat aparte tabbladen voor debiteuren en crediteuren. BTW Aangifte Dit reeds bestaande rapport met BTW informatie per vak is uitgebreid met een aantal tabbladen waarop detailgegevens worden gepresenteerd die voorheen alleen op raadpleegschermen zichtbaar waren. Er zijn details per vak naar debet en credit beschikbaar, maar bijvoorbeeld ook naar type boeking. Ook de voorschriften voor pro-rata btw zijn geïntegreerd, zodat nu ook details worden weergegeven van de kostenverhogende BTW.


7. Aanpassing BTW gebruik binnen ViewPoint De aanpassingen in deze versie zorgen er o.a. voor dat de BTW boekingen vanuit projecten goed worden weergegeven en dat vanuit de woonservice direct een goed inzicht aanwezig is wat de huurcomponenten zijn exclusief en inclusief BTW. De gewijzigde functionaliteit ‘Verdeling projectfacturen’ wordt apart opgeleverd. Dit vormt dus geen onderdeel van deze releasenotes. 7.1. Algemene aanpassingen 7.1.1. Verwijderde schermen In versie 4.2 zijn de schermen “Verzamelfacturen” en “Afboeken projectfacturen” verwijderd. In plaats daarvan is het scherm inkoopfacturen uitgebreid met de mogelijkheid om middels een verdeelsleutel meerdere werkopdrachten af te boeken. In de handleiding “Inkoopfacturen versie 4.2” wordt de werking uitgebreid beschreven. 7.1.2. BTW codes Vanaf versie 4.2 houdt ViewPoint rekening met de volgende velden:

• Verlegging Ja/Nee. Indien deze indicator op “Ja” staat, wordt in alle schermen rekening gehouden met verlegde BTW berekening. Tevens zorgt deze indicator ervoor dat de BTW codes, die verlegde BTW betreffen niet in alle schermen getoond worden;

• Geblokkeerd Ja/Nee. Indien een BTW code wordt geblokkeerd, wordt de betreffende BTW code niet meer in invoerschermen getoond.

• Omschrijving. Het is nu mogelijk om de omschrijving van een BTW code aan te passen, zodat de gewijzigde omschrijving ook in alle schermen wordt getoond

• De BTW code is nu optioneel geworden in alle invoerschermen. Het is niet meer noodzakelijk om de BTW “Geen” te gebruiken.

7.1.3. Startdatum BTW tarief Binnen Vastgoed wordt nu rekening gehouden met de, bij de BTW code, vastgelegde startdatum. Dit was al wel het geval met de financiële transacties. 7.2. Aanpassingen Vastgoed 7.2.1. Algemeen Bij projecten is er een tabblad financieel. De velden die getoond worden hangen af van het vinkje ‘financieel niveau’. Bij alle (sub)projecten worden op deze tab de kosten die via projectregels vastgelegd zijn gesommeerd weergegeven. Eén project in de reeks kan aangemerkt worden als financieel hoofdpunt. Bij dit project zijn dan extra financiële parameters in te geven. Dit betreffen een bedrag onder aanneming en percentages bouwplaats, verlet, algemeen, kosten onder aanneming, renteverlies, risico, winst en verzekering. Verlet is afgeleid van de begrote loonkosten exclusief BTW per projectregel. De begrote loonkosten per project zijn daarom exclusief (kostenverhogende) BTW. Oorspronkelijk stonden op het scherm de begrote bedragen voor loon, materiaal, materieel, artikelen, gemengd en derden. Deze bedragen waren inclusief BTW (apart per begrote post berekend). Deze werden getotaliseerd tot hoofdaanneming. Doordat over de afzonderlijke begrotingen BTW werd berekend en niet over het totaal, konden afrondingsverschillen ontstaan t.o.v. de totalen per


projectregel. De huidige begrote bedragen zijn sommaties van de onderliggende projectregels. Er kunnen dus geen verschillen meer zijn. Deze wijziging geldt voor alle projecten. De oorspronkelijke bedragen zijn niet meer zichtbaar en de nieuwe bedragen wijken (hoogst waarschijnlijk) van deze oude bedragen af. Noot: Door toepassing van de BTW wijzigingen, zullende de bestaande begrotingen na deze update mogelijk gewijzigde (herrekende) bedragen tonen! 7.2.2. Projectregels Om het BTW percentage te kunnen bepalen is altijd een datum nodig. Bij projectregels wordt deze afgeleid van de eerste dag van ‘Jaar’. Dus als ‘Jaar’ 2012 is, dan wordt naar het tarief op 01-01-2012 gekeken. Bij niet-vastgoed projecten was geen ‘Jaar’ aanwezig. Deze is om bovenvermelde reden nu ook hier verplicht. Invoer gaat geheel analoog aan vastgoed projecten. Voor bestaande projectregels zal Jaar gevuld worden met het jaar uit respectievelijk startdatum projectregel, geplande startdatum projectregel, startdatum project of aanmaakdatum projectregel. Het eerste veld dat een waarde bevat bepaalt het jaar waarbij aanmaakdatum projectregel altijd gevuld is. Het BTW bedrag per stuk en bedrag inclusief BTW per stuk zijn vervallen. BTW wordt altijd over het totaal berekend. Bedragen per stuk leverden verwarring op m.b.t. afronding. Indien er geen BTW tarief wordt geselecteerd, dan zijn het BTW bedrag en kostenverhogende BTW vrij in te geven. Verder zijn de onderstaande zaken van belang:

• De volgorde van de velden is aangepast; • Het veld ‘Jaar’ bepaalt de gebruikte datum van het BTW tarief. Dit betekent dat de

projectregel naar de eerste datum kijkt van een gegeven jaar; • De volgende velden zijn verwijderd:

o Incl. BTW p/st. o Excl. BTW p/st. o Incl. BTW totaal o Excl. BTW totaal

• De volgende velden zijn toegevoegd / aangepast: o Bedrag BTW (= het bedrag aan BTW) o Bedrag incl. BTW (= het bedrag incl. BTW) o Bedrag BTW kostenverhogend (= het bedrag van de niet terug te vorderen BTW) o Totaal kosten projectregel (=het totale bedrag excl. BTW plus de kostenverhogende

BTW) • Indien een BTW code de indicator verlegd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Het veld BTW code is geen verplicht veld meer.

7.2.3. Offertes Bij een werkopdracht is het mogelijk om naar het scherm offertes te gaan. In het scherm offertes zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:

• Offertedatum wordt verplicht gesteld op het moment dat er een offerte bedrag wordt ingegeven;

• Indien een BTW code de indicator verlegd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Het BTW tarief wordt bepaald aan de hand van de datum van de offerte;


• De volgende velden zijn toegevoegd / aangepast: o Bedrag BTW (= het bedrag van de BTW) o Bedrag Incl. BTW (= het bedrag incl. BTW) o Bedrag BTW kostenverhogend (= het bedrag van de niet terug te vorderen BTW) o Bedrag totaal offerte (=het totale bedrag excl. BTW plus de kostenverhogende BTW)

7.2.4. Verplichtingen Bij een werkopdracht is het mogelijk om naar het scherm verplichtingen te gaan. Er wordt gecontroleerd of de budgetruimte niet overschreven wordt. Dit werd op contractbedrag inclusief BTW gedaan (dus zonder meer/minderwerk en toeslag), maar wordt nu op totale kosten verplichting/reservering (inclusief eventuele meer/minderwerk en toeslag indien van toepassing) gedaan. Indien met budgetten gewerkt wordt, mag een verplichting alleen definitief gemaakt worden indien deze al eerder opgeslagen en geaccordeerd is. De knop ‘definitief’ wordt nu alleen getoond indien relevant. Dit geldt ook voor terugdraaien. Terugdraaien naar concept mag alleen indien er nog geen betaaltermijnen opgenomen zijn. Bij de verplichtingen worden nu linksonder altijd specificatiegegevens getoond en niet meer alleen als er meer/minderwerk is. In het scherm verplichtingen zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:

• De specificatie van alle opdrachten (verplichtingen) is direct zichtbaar; • Bij de verplichting is er nu een datum “verplichtingdatum” toegevoegd. Dit veld is “verplicht”; • Het veld initiële verplichting is toegevoegd; • Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • De volgende velden zijn toegevoegd / aangepast:

o Bedrag BTW (= het bedrag van de BTW) o Bedrag Incl. BTW (= het bedrag incl. BTW) o Bedrag BTW kostenverhogend (= het bedrag van de niet terug te vorderen BTW) o Bedrag totaal verplichting reservering (=het totale bedrag excl. BTW plus de

kostenverhogende BTW) o Financiele verplichting / reservering was (= het bedrag voor de wijziging van de BTW

code) • Het BTW tarief wordt bepaald aan de hand van de datum van de verplichting; • Het veld BTW code is geen verplicht veld meer;

7.2.5. Meer-minderwerk Bij het toevoegen van een meer-minderwerk opdracht zijn de volgende velden aangepast:

• Er is een datum veld toegevoegd die verplicht is; • Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • De volgende velden zijn toegevoegd / aangepast:

o Bedrag BTW (= het bedrag van de BTW) o Bedrag Incl. BTW (= het bedrag incl. BTW) o Bedrag BTW kostenverhogend (= het bedrag van de niet terug te vorderen BTW) o Totaal kosten meer - minderwerk (=het totale bedrag excl. BTW plus de

kostenverhogende BTW) • Het BTW tarief wordt bepaald aan de hand van de datum van het meer - minderwerk;

7.2.6. Betaalschema Bij betaalschema’s zonder termijnen wordt nu geen ‘+’ meer getoond, zodat direct zichtbaar is bij welke betaalschema’s nog geen termijnen zijn.


7.2.7. Samenvattingsscherm(en) projecten De kolommen Begroting, Opdrachten, Offertes, Opdrachten + offertes, Gefactureerd in de samenvattingsschermen bij projecten, tonen de kosten incl. de kostenverhogende BTW, maar exclusief de terug te vorderen BTW. 7.2.8. Budgetten Voorheen werd er gecontroleerd op budgetoverschrijding met bedragen inclusief BTW. Dit zijn nu bedragen inclusief kostenverhogende BTW. Bij personen die budgethouder zijn kan een mandaatgrens ingegeven worden. Deze mandaatgrens geldt nu dus voor bedragen inclusief kostenverhogende BTW. Hetzelfde geldt voor de budgetbedragen die bij budgethouders 1 en 2 bij een budget opgenomen zijn. 7.2.9. Standaard klachten

• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Er wordt geen bedrag inclusief BTW meer getoond, omdat voor het bepalen van BTW

bedrag een (tarief)datum nodig is. Deze is pas bij het aanmaken van de klacht bekend. Omdat een indicatie bedrag inclusief BTW op huidige datum nauwelijks extra waarde heeft wordt het niet getoond.

7.2.10. Afboeken werkopdracht – Materiaal

• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien een BTW code de indicator verlegd heeft, wordt deze niet getoond; • De volgende velden zijn toegevoegd / aangepast:

o Bedrag BTW (= het bedrag van de BTW) o Bedrag Incl. BTW (= het bedrag incl. BTW) o Bedrag BTW kostenverhogend (= het bedrag van de niet terug te vorderen BTW) o Totaal bedrag Materiaalkosten (=het totale bedrag excl. BTW plus de

kostenverhogende BTW) • Het BTW tarief wordt bepaald aan de hand van de boekdatum.

7.2.11. Afboeken werkopdracht - Uren

• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien een BTW code de indicator verlegd heeft, wordt deze niet getoond; • De volgende velden zijn toegevoegd / aangepast:

o Bedrag BTW (= het bedrag van de BTW) o Bedrag Incl. BTW (= het bedrag incl. BTW) o Bedrag BTW kostenverhogend (= het bedrag van de niet terug te vorderen BTW) o Totaal bedrag uur kosten (=het totale bedrag excl. BTW plus de kostenverhogende

BTW) • Het BTW tarief wordt bepaald aan de hand van de boekdatum.

Bij afboeken uren en materiaal wordt de BTW nu niet meer per uur / artikel berekend over de totaalbedragen voor alle uren / materiaal. Dit komt overeen met de boeking in ViewPoint Financieel. 7.2.12. Boekingen Werkopdracht Het scherm met de details m.b.t. de boekingen op een werkopdracht, toont nu de goede gegevens. 7.3. Aanpassingen Financieel 7.3.1. Memoriaal De volgende aanpassingen zijn gedaan:


• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien er een BTW code wordt geselecteerd, met de indicator “Verlegd” dan wordt het bedrag

van de verlegde BTW op het scherm getoond als informatieveld. 7.3.2. Verkoopfacturen De volgende aanpassingen zijn gedaan:

• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien een BTW code de indicator verlegd heeft, wordt deze niet getoond.

7.3.3. Inkoopfacturen De volgende aanpassingen zijn gedaan:

• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien er een BTW code wordt geselecteerd, met de indicator “Verlegd” dan wordt het bedrag

van de verlegde BTW op het scherm getoond als informatieveld. 7.4. Aanpassingen Wonen 7.4.1. Algemeen Bij de componentwaarden wordt nu altijd de maandhuur getoond. Als er een component op jaarbasis aanwezig is, werd het jaarbedrag getoond, nu het bedrag op maandbasis. Het heeft wel als consequentie dat als de huur geheel op jaarbasis is, er toch een maandbedrag getoond wordt. Pas na aanklikken van het component wordt de componentwaarde direct getoond zonder rekening te houden met de basis. Zowel bij componenten als bij de VHO kan een BTW code ingegeven worden. Voorheen was deze verplicht. Er moest dus altijd een BTW code geselecteerd worden ook al is deze geheel niet relevant. Er werd hiervoor gebruik gemaakt van BTW code geen. De BTW code is niet meer verplicht. Omdat BTW code ‘Geen’ eigenlijk ongewenst was, is deze bij de componenten en VHO’s verwijderd. Indien bij een VHO een BTW code is opgenomen, overruled deze de BTW code van alle componenten. Bij componentwaarden wordt in dat geval niet de BTW code van het component getoond, maar de BTW code van de VHO. 7.4.2. Componenten De volgende aanpassingen zijn gedaan:

• Indien een BTW code de indicator geblokkeerd heeft, wordt deze niet getoond; • Indien een BTW code de indicator verlegd heeft, wordt deze niet getoond; • Het veld BTW code is niet meer verplicht.

7.4.3. Objectenscherm en contractenscherm Op het samenvattingsscherm van het object en het contract, worden nu het bedrag exclusief BTW, het totale bedrag aan BTW en het totale bedrag incl. BTW getoond. 7.4.4. Componentwaarden Objecten en contracten Bij de componentwaarden is via een extra lay-out inzichtelijk hoe het BTW bedrag berekend is. Per BTW code worden de componenten met de betreffende BTW code getotaliseerd en over dit totaal wordt het BTW bedrag berekend. Bij contractgebonden componenten is de weergave van de streefhuur ook iets aangepast. Indien er een nieuw, niet ondertekend contract is, is de streefhuur tot ingangsdatum van het nieuwe contract € 0, na ingangsdatum is de ingegeven nieuwe streefhuur zichtbaar . Is er geen nieuw contract, dan wordt de streefhuur normaal weergegeven.


7.4.5. Eerste verhuurnota Bij het scherm eerste huurnota worden nu een huurbedrag exclusief en inclusief BTW getoond. Over administratiekosten en waarborgsom wordt geen BTW berekend. Bij de eerste huurnota moet de huurder of t/m de geprolongeerde periode betalen (ongeacht frequentie) of vanaf startdatum maximaal de opgegeven frequentie. Er wordt uitgegaan van de geprolongeerd t/m periode. Daar wordt de frequentie bij opgeteld.

Als de geprolongeerde t/m datum meer dan 'frequentie' maanden terug ligt, wordt een 'volgende' prolongatie genomen.

Stel:

• geprolongeerd t/m: 30-11-2011 • frequentie: 3 (betekent dat er 1x per drie maanden wordt geprolongeerd) • startdatum contract ligt voor 30-11-2011 → betalen over de periode van startdatum t/m 30-

11-2011. • startdatum contract ligt na 30-11-2011 maar voor 29-2-2012 → betalen over periode van

startdatum t/m 29-2-2012. • startdatum contract ligt na 29-02-2012 maar voor 31-5-2012 → betalen over periode van

startdatum t/m 31-5-2012 • etc.

7.5. Aanpassingen Rapportages 7.5.1. Flexlijsten De velden in de flexlijsten zijn uitgebreid met de kolommen:

• Bedrag BTW • Bedrag BTW kostenverhogend • Bedrag BTW opbrengst verhogend • BTW code • Ingang BTW tarief • Totale kosten (project, offerte, verplichting, boekingen)

7.5.2. Rapportage Actueel De rapporten Projecten en Projectdetails zijn aangepast. De kolommen tonen nu de bedragen incl. kostenverhogende BTW, tenzij anders aangegeven. Het rapport BTW Aangifte is uitgebreid met de detail boekingen van de betreffende BTW aangifte. Het rapport Specificatie grootboek en werkopdrachten is uitgebreid. Het tabblad Specificatie werkopdrachten toont de boekingen gekoppeld aan de werkopdracht. Het betreft boekingen van inkoopfacturen, verkoopfacturen, memoriaalposten en uren- & materiaalafboekingen. Het rapport Componenten per complex is aangepast. De bedragen worden nu exclusief en inclusief BTW getoond. De BTW bedragen zijn berekend en kunnen dus afrondingsverschillen bevatten. Het rapport Huurwijzigingenregister toont nu ook het bedrag van de BTW


7.5.3. ViewPoint Informatiemanager In Informatiemanager zijn de velden Bedrag BTW, Bedrag kostenverhogende BTW, Totaal bedrag (projectregels, offertes en verplichtingen) toegevoegd. De volgende standaard documenten zijn aangepast, zodat deze nu de juiste BTW gegevens tonen:

• Document Periode Vastgoedkosten • Document Projecten – Financieel • Document Projecten – Werkopdrachten • Document Projecten Begroot en Realisatie • Document Projecten


8. Koppeling met energielabel van Vabi Met release ViewPoint 4.2 is een (optionele) koppeling gerealiseerd met Vabi. In deze koppeling wordt het product Vabi Assets Energie applicatie van Vabi met ViewPoint gekoppeld. Dit product van Vabi berekent de energie efficiëntie van een object en kent er een energie efficiëntie label aan toe. Het berekende label wordt opgehaald en in ViewPoint opgeslagen en weergegeven. Neem contact op met uw accountmanager als u geïnteresseerd bent in deze module. Voorwaarde voor het gebruik van de koppeling is dat alle objecten die verhuurd kunnen worden ook moeten zijn gesynchroniseerd met Vabi. Dit wordt in twee stappen gedaan:

• Verzenden van alle verhuurbare objecten uit ViewPoint naar Vabi. • Verkrijgen en opslaan van alle berekende gegevens uit Vabi in ViewPoint.

De synchronisatie wordt automatisch gedaan op de achtergrond. 8.1. Instellen van de Vabi-connector

De module VABI bevindt zich onder het beheerscherm van vastgoedbeheer. Op deze pagina geeft u de instellingen in voor de Vabi koppeling. U kunt altijd alle objecten terugzetten en alle uit Vabi gesynchroniseerde gegevens verwijderen en het synchronisatieproces vanaf het begin hervatten. Tevens kunt u vanuit deze pagina de voortgang van de synchronisatie te allen tijde controleren. Het volgende wordt dan zichtbaar:

• Het percentage van uit ViewPoint naar Vabi gesynchroniseerde objecten op een voortgangsbalk;

• De datum van de laatste synchronisatie; • Een eventueel lopend synchronisatieproces.

Noot: Alleen een gebruiker met de autorisatie rol ‘beheerder’ kan deze pagina raadplegen en wijzigen.


8.2. Vabi gegevens in flexlijsten

De uit Vabi verkregen gegevens kunnen in flexlijsten worden bekeken en worden afgedrukt. U kunt de gegevens uit Vabi weergeven met velden gedefinieerd onder objecten groep, energie subgroep. 8.3. Details op Object pagina


In de detailpagina van het object is een tabblad toegevoegd om de energiegegevens van elk apart object te kunnen bekijken. Vanuit dit scherm kunt u certificaat- en bijlagedocumenten downloaden als het energielabel goedgekeurd is. Noot: Gegevens kunnen alleen worden geraadpleegd als u daartoe geautoriseerd bent. 8.4. EPBD status in Viewpoint bijwerken

Als u geautoriseerd bent tot het wijzigen van het energielabel kunt u de EBPD-status in ViewPoint wijzigen. Dit is mogelijk voor een afzonderlijk object, of voor verschillende verhuurbare objecten via “Bulk update”. Deze update zal door een achtergrondproces naar VABI verstuurd worden. 8.5. Samenvatting op Object pagina


Een beperkte hoeveelheid van uit Vabi opgehaalde gegevens wordt ook weergegeven op de samenvattingpagina van het object. Noot: De gegevens kunnen alleen geraadpleegd worden als u daartoe de rechten heeft. 8.6. Energie Label in Etalage

Het is vanaf versie ViewPoint 4.2 ook mogelijk om de energie label in de etalage weer te geven. 8.7. Woningwaardering Direct bij synchronisatie wordt het afgemelde energielabel in het daarvoor betreffende veld gevuld in de woningwaardering en verwerkt in de puntentelling


9. ViewPoint - Active directory Active Directory (Microsoft) staat beheerders toe om het beleid (rechten en instellingen) in het netwerk van een volledig bedrijf te beheren. Het doel is om het beheer van rechten en instellingen op één plaats uit te kunnen voeren. Met ViewPoint versie 4.2. is nieuwe (optionele) functionaliteit toegevoegd aan ViewPoint, zodat bij het inloggen de authenticatie van gebruikers met Active Directory uitgevoerd kan worden. We verzoeken u contact op te nemen met uw accountmanager als u geïnteresseerd bent in deze module. Als de Active Directory functie is ingeschakeld, voert u op de ViewPoint inlogpagina de Active Directory gebruikersnaam en het wachtwoord in om in te loggen. In dat geval is het daadwerkelijk gebruikte wachtwoord niet de in ViewPoint vastgelegde inlognaam en wachtwoord, maar wordt deze authenticatie uitgevoerd op basis van Active Directory. Om dit mogelijk te maken is het verplicht dat er een gebruiker met dezelfde identificatie bestaat in zowel Active Directory als VP en is het voor hem/haar niet toegestaan om in te loggen met het in ViewPoint behouden (vastgelegde) wachtwoord (toestemming “apart aanmelden ViewPoint”). De instructies voor gebruikers zijn in de “Gebruikershandleiding” terug te vinden. Voor de installatie van deze functionaliteit zijn wij u graag van dienst.


10. Woning Opname Systeem koppeling ViewPoint is uitgebreid met functionaliteit om digitaal de woningopname tijdens het mutatieproces te ondersteunen. Hiervoor is een optionele koppeling beschikbaar met de ‘Woning Opname Systeem’ (WOS) applicatie van Movin’U. Indien u geïnteresseerd bent in deze nieuwe module kunt u contact opnemen met uw accountmanager. De volgende functionaliteit in het mutatieverhuurproces wordt ondersteund:

• Gegevens van de vertrekkende huurder zijn op een tablet vanuit ViewPoint opvraagbaar;

• Mutatie van de opgevraagde gegevens zijn beperkt mogelijk (nieuw adres, datum en tijdstip eindcontrole en telefoonnummer);

• Gegevens van de nieuwe huurder, indien beschikbaar/bekend, zijn op een tablet vanuit ViewPoint opvraagbaar;

• Een geselecteerd aantal documenten is beschikbaar op de tablet;

• De vooropnamegegevens van de woning middels de WOS-applicatie zijn beschikbaar binnen ViewPoint;

• De eindopnamegegevens van de woning middels de WOS-applicatie zijn beschikbaar binnen ViewPoint na het zetten van de digitale handtekening door de vetrekkende huurder;

• De aangemaakte en geprinte documenten van de voor- en eindopname zijn ook digitaal verwerkt en beschikbaar in het huurdersdossier;

• De overnamelijst is middels de WOS-applicatie in geprinte vorm (pdf) beschikbaar binnen ViewPoint in het huurdersdossier, nadat de huurder deze digitaal op de tablet heeft ondertekend;

• De inventarislijst van de woning is na opmaak middels de WOS-applicatie in geprinte vorm (pdf) beschikbaar binnen ViewPoint in het objectdossier;

• De middels de WOS-applicatie gemaakte onderhoudslijst is beschikbaar in ViewPoint in het dossier van het object;

• Vanuit ViewPoint is het mogelijk om de door te belasten kosten aan de huurder op te stellen aan de hand van de woningopnamegegevens en door te belasten aan de huurder.

In onderstaand schema is aan de hand van het (vereenvoudigd) mutatieverhuurproces de fasering weergegeven en de onderdelen die operationeel zijn.

Aan de hand van het basisproces verhuurmutatie is de WOS-koppeling tot stand gekomen. Het onderstaand schema heeft bij de ontwikkeling van de koppeling als basis gediend.


In de koppeling is opgenomen: 1. Het opzeggen van de huur (de start van de WOS-koppeling), gegevens van de

huuropzegging worden gesynchroniseerd naar WOS (initiële start van de koppeling); 2. Het controleren en deels kunnen wijzigen van huurdergegevens in het WOS; 3. Het synchroniseren van documenten, per wijziging worden alle gegevens steeds opnieuw

gesynchroniseerd; 4. Het ontvangen van de woningopnamegegevens (voor- en eindcontrole) in de nieuw

ontwikkelde WOS-cartotheek in ViewPoint; 5. Het vastleggen van ZAV- en WMO-kenmerken op attribuutniveau in de WOS-cartotheek; 6. Het koppelen van WOS-opnamegegevens aan de objectcartotheek (in principe alleen de

woningcartotheek en energielabelgegevens); 7. Het geautoriseerd kunnen doorzetten van de opnamegegevens naar de objectcartotheek; 8. Het kunnen aanmaken van de doorbelasting aan de vertrekkende huurder op basis van de

opname-gegevens; 9. Het beheer in ViewPoint van de koppeling met WOS inclusief geautoriseerd gebruik van

WOS-gegevens in ViewPoint.

1 2 3 4

5

6 7 3 4 8


11. Supported O.S. voor Itris ViewPoint®

De nieuwe release 4.2 wordt ondersteund voor de volgende componenten: 11.1. Webserver

• Redhat 4, 32-bits. Alleen op bestaande servers. Redhat 4 wordt niet meer geïnstalleerd op (nieuwe) servers en zal na release 4.2 niet meer ondersteund worden.

• Redhat 5, 32-bits. Indien gebruik wordt gemaakt van IAS (Decade-Financials web versie), dan kan vooralsnog alleen gebruik worden gemaakt van de 32 bits variant van Redhat 5.

• Redhat 5, 64-bits. Voorwaarden voor 64-bits:

o De machine heeft minimaal 8GB intern geheugen; o De grootte van iedere ViewPoint JVM moet minimaal 5GB zijn. Als dit niet mogelijk

is (in verband met onvoldoende geheugen in de machine) dan moet 32-bits geïnstalleerd worden. Met "voldoende geheugen" wordt het fysieke geheugen bedoeld en geen swapspace! Vergeet bij de optelling niet om minimaal 1GB aan ruimte voor het OS mee te nemen. Dit betekent dat een 16GB productie machine maximaal 3x een Tomcat instance kan draaien: 3 x 5 + 1gb = 16GB;

11.2. Database server

• Redhat 4, 32-bits Alleen voor bestaande servers.

• Redhat 5, 32-bits Alleen bij gecombineerde web/database met Decade-Financials web versie.

• Redhat 5, 64-bits (voorkeur) Onder de voorwaarde: met minimaal 8GB geheugen.

11.3. IM server Windows 2003, 32 bits. Microsoft Windows Standard & Enterprise versies. 11.4. Versie K+V De versie van de applicatie waarmee wordt gekoppeld in de DMS functie betreft 3.5.1.517. 11.5. Versie VABI De versie van de applicatie waarmee wordt gekoppeld in de Energielabel functie betref 4.10. 11.6. Versie PDA software Het betreft versie 14. 11.7. Versie Office ViewPoint 4.2. ondersteunt de volgende office versies:

• Office 2003; • Office 2007.

11.8. Versie Exchange ViewPoint 4.2 ondersteunt de volgende exchange koppelingen:

• Exchange 2003; • Exchange 2007.

releasenotes viewpoint 4 - wordpress.com...er zijn verschillende typen portlets beschikbaar en u...

Documents