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SERVIÇO PÚBLICO UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ
REITORIA ARQUIVO CENTRAL
RELATÓRIO DE GESTÃO
EXERCÍCIO 2017
MARIA SUELY MATIAS PALHETA DIRETORA
Belém – Pará
Janeiro – 2018
2
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO
01
1.1.1 1.1 Principais Realizações da Gestão – 2017. 01 1.1.2 1.1.1 Coordenação de Gestão Documental 02
1.1.2 Coordenação de Arquivos Permanentes 03 1.1.3 Coordenação de Apoio Técnico 05 1.1.3.1 Divisão de Comunicação/Expedição 06 1.1.3.2 Correspondências via Malote/Campus – Ano 2017 06 1.1.3.3 Correspondências via Correio - Ano 2017 06 1.1.3.4 Correio/Valores das Faturas – Ano 2017 07 1.1.4 Secretaria Executiva 07 1.1.4.1 Tabela das Unidades Administrativas – Perfil 08 1.1.4.2 Tabela das Unidades Extras - Perfil 08 1.1.4.3 Núcleos - Perfil 09 1.1.4.4 Institutos – Perfil 10 1.1.4.5 Campus – Perfil 11 1.1.4.6 Hospitais Universitários - Perfil 11
1.2 PRINCIPAIS DIFICULDADES
12
1.3 REUNIÕES
12
1.4 VISITAS
14
1.5 REUNIÕES
14
2 ADMINISTRAÇÃO GERAL
15
2.1 Organização e Funcionamento 16 2.2 Identificação da Unidade 16 2.3 Organograma 16 2.4 Relação Nominal dos Dirigentes da Unidade e das Subunidades
17
3 GESTÂO DE PESSOAL 17 3.1 Corpo Técnico - Administrativo
22
4 RECONHECIMENTO PROFISSIONAL E ACADÊMICO
25
5 INFRAESTRUTURA E ACESSIBILIDADE
25
6 AVALIAÇÃO DE RESULTADOS A PARTIR DO PLANEJAMENTO DA UNIDADE
25
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS 29 7.1 Planos e Projetos Concretos para 2018 29
1
1 INTRODUÇÃO
Missão
Coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística da Universidade, visando
prover e agilizar o acesso às informações à comunidade universitária e a Sociedade.
Visão
Referência em gestão de documentos, informação e disseminação do conhecimento por
meio de padronização e racionalização da produção documental da Universidade Federal do
Pará.
O Arquivo Central tem como premissa respeitar e valorizar o processo participativo e
institucional visando à modernização da gestão administrativa com o objetivo de promover uma
gestão pública de excelência focando na formação de cidadãos e profissionais competentes,
com valores éticos de liberdade, igualdade e justiça social.
Os dados dos avanços e o desenvolvimento dos trabalhos estão nos quadros
demonstrativos, sempre tendo em vista perspectivas de melhoria e uma excelente gestão.
Metas e objetivos foram em parte atingidos o que contribuiu de maneira positiva para
refletirmos e buscarmos novas estratégias uma vez que focamos nossas atividades tendo em
vista o acesso á informação.
As dificuldades para atingir nossos objetivos foram parcialmente sanadas, dado a
dedicação da equipe que se esforça em atender as demandas dos usuários e dos serviços.
A expansão é perceptível na medida em que somos reconhecidos pelo Arquivo Nacional
como uma das Instituições entre as IFES, no Brasil, que desenvolve uma Política Arquivística e
uma Gestão de Documentos norteadas pela Legislação Arquivística Brasileira.
1.1 Principais Realizações Da Gestão – 2017
Decorrente das atividades técnicas e administrativas e da prestação de serviços à
comunidade universitária o Arquivo Central desenvolveu inúmeras atividades integradas com
alguns setores da UFPA, empresas externas e eventos realizados pela UFPA e por Instituições
governamentais, que relacionaremos a seguir:
2
1.1.1 Coordenação de Gestão Documental
Unidade que coordena e acompanha as atividades técnicas desenvolvidas em todas as suas
subunidades.
Divisão de Comunicação - Unidade responsável pelos serviços de registro, autuação e
tramitação de documentos no Sistema de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC e
tramitação no Sistema PTA, bem como, recebe e redistribui as correspondências que chegam
a UFPA via correios;
Tabela 1 - Serviços executados pela Divisão de Comunicação no ano de 2017.
TIPO/SERVIÇOS QUANTIDADE
*Registro de Processos/SIPAC - Módulo Protocolo 33.999
*Registro de Documentos/SIPAC - Módulo Protocolo 153
*Processos externos cadastrados/SIPAC - Módulo Protocolo 103
*Etiquetas geradas e não cadastradas em 2016/SIPAC - Módulo Protocolo
1.999
**Redistribuição de Processos/SIPAC - Módulo Protocolo 37.757
**Redistribuição de Correspondências (SEDEX e AR) 5.507
* Fonte Sistema SIG/SIPAC - Módulo Protocolo
** Divisão de Comunicação
Divisão de Arquivos Setoriais – Unidade responsável pelo assessoramento técnico das
atividades nos Arquivos Setoriais da UFPA, realizado por meio de visitas técnicas, orientações
e análise documental.
Divisão de Arquivos intermediários - Unidade responsável pelo tratamento técnico da
documentação em fase intermediária, que encontram -se nos Arquivos Setoriais.
Atividades desenvolvidas da Coordenadoria de Gestão Documental no Ano de 2017:
Continuação do tratamento técnico dos documentos produzidos e acumulados nos
Arquivos Setoriais da Universidade;
3
Revisão, correção e atualização do Código de Classificação; descrição dos assuntos
e temporalidade dos documentos do Banco de Dados do Sistema SIPAC – Módulo
Protocolo;
Visitas Técnicas quanto à orientação na organização dos documentos arquivísticos
produzidos e acumulados nas Unidades Administrativas e Acadêmicas da UFPA.
(DCS; PPGCAN; ICSA; FFTO; NPJ; PROPESP; AEDI; ICB; ILC; PPGD; ITEC e
ICED);
Transferência de Documentos do Programa de Pós-graduação em Ciência Animal
que funcionava no NCADR/Campus-Belém para o Campus Universitário de Castanhal
(1994/2016 – 5,74 metros lineares);
Transferência de Documentos para o Arquivo Central: REITORIA (1997/2014 – 3,22
metros lineares); PROAD (1974/2008 – 6,16 metros lineares); CIAC (1992/2016 –
4,15 metros lineares);
Consultas, empréstimos e cópias de documentos do acervo custodiado no Arquivo
Central (ICS, ITEC, PROGEP, REITORIA – totalizando 403 cópias em papel e 183
cópias digitais);
Elaboração das listagens de Eliminação de documentos revisados, condensados,
reenviados e aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos-
CPAD (1931-2015 / 209,84 metros lineares);
Elaboração do inventário geral do acervo sob custódia do Arquivo Central (1914-2017 /
438,92 metros lineares);
1.1.2 Coordenação de Arquivos Permanentes
A Coordenadoria de Arquivo Permanente participa dos processos seletivos (bolsistas);
supervisiona o estágio obrigatório; mantem intercâmbios; planeja e desenvolve o tratamento
documental envolvendo a guarda, preservação, restauração e disseminação das informações;
disponibiliza para consulta e pesquisa social aos usuários no Arquivo Central da UFPA os
documentos de guarda permanente, restringindo os níveis de acesso e a fragilidade de alguns
com sério risco de perda. Esta coordenadoria assessora e acompanha uma subunidade:
Divisão de Pesquisa e Investigação Histórica - Unidade responsável pelo tratamento técnico
da documentação em fase permanente, custodiados no Arquivo Central.
4
As Atividades técnicas desenvolvidas da Coordenadoria de Arquivos Permanentes no
ano/2017:
Finalização do Catálogo de Acordos Ajustes, Contratos e Convênios – 2º volume - da
UFPA com datas - limite 1980–1999;
Elaboração do Inventário Sumário Fundo Centro Rural de Treinamento e Ação
Comunitária – CRUTAC;
Elaboração e atualização do Suplemento que incorpora os termos de contratos e
convênios;
Parceria do Arquivo Central com a Faculdade de Arquivologia fundamentada na
Resolução nº 01 de 27 de outubro de 2015, que trata da supervisão do estágio
obrigatório que proporcionou ao alunado, a integração entre a teoria e prática com
aplicação de metodologias de trabalho provenientes na área de conhecimento da
Arquivologia.
Cooperação com o Projeto de Pesquisa: Núcleo de Estudos Agroecológico AJURI –
Espaço de Formação Interdisciplinar para o Fortalecimento da Agricultura Familiar
Amazônica, custodiada pelo Núcleo de Ciências Agrárias e Desenvolvimento Rural
(NCADR).
Finalização da Descrição Arquivística de algumas publicações seriadas publicadas pela
UFPA contendo informações sobre investimento, pesquisa científica, criação de cursos,
avanço tecnológico, todos relacionados à academia;
Continuação, atualização e tratamento técnico da documentação das antigas Escolas do
Estado, incluindo a Escola de Engenharia do Pará, caracterizadas por fundo fechado, a
partir da federalização das universidades no ano de 1957;
Continuação ao Atendimento a Pesquisa Histórica;
Tratamento técnico (Descrição Arquivística) do acervo documental produzido e recebido
pelo Professor Jean Hèbette, contou com as atividades de análise documental; a
transcrição dos documentos apresentando esmaecimento e ou desaparecimento da
informação e do suporte; o papel fotostático - tipo (FAX); a indexação; a descrição
arquivística e o armazenamento definitivo em móveis adequados e em outros meios de
acordo com a disponibilidade do Núcleo, e a disseminação pelo site, custodiada pelo
Núcleo de Ciências Agropecuárias e Desenvolvimento Rural - NCADR da UFPA.
5
1.1.3 Coordenação de Apoio Técnico
Unidade que dá apoio técnico a Direção e as Coordenadorias do Arquivo Central.
As Atividades técnicas desenvolvidas da Coordenadoria de Apoio Técnico no ano/2017:
Orientação aos usuários, quanto aos procedimentos para solicitação de senhas de
acesso e códigos de Unidades no Sistema de Protocolo, Tramitação e Arquivamento-
PTA;
Orientação aos usuários quanto à consulta, empréstimo de documentos na guarda
intermediária e a pesquisa histórica;
Habilitação de perfis aos usuários do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e
Contratos- SIPAC / Módulo Protocolo;
Coordenação, planejamento, execução e controle das atividades do Serviço de
Expedição de Correspondências da UFPA, via Correios e Malote;
Fiscalização e Gestão do Contrato de Prestação de Serviços celebrado entre a
Universidade Federal do Pará e a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos-
UFPA/EBCT, para postagens de correspondências e malote;
6
1.1.3.1 Divisão de Comunicação/Expedição
Esta Coordenadoria juntamente com a Secretaria Executiva dá suporte à Divisão de
Comunicação no que refere - se ao Serviço de Expedição de Correspondências da UFPA, via
Correio/Malote.
1.1.3.2 Correspondências Via Malote/Campus – Ano 2017
QUADRO 02 – Demonstrativo de correspondências expedidas via Malote e recebidas
dos Campi e redistribuídas para as Unidades Administrativas/Institutos/Núcleos/Campus da
UFPA.
Mês Recebidas e Redistribuídas
Expedidas
Janeiro 161 158
Fevereiro 171 134
Março 213 144
Abril 145 123
Maio 205 132
Junho 160 155
Julho 173 164
Agosto 189 168
Setembro 158 124
Outubro 181 168
Novembro 212 136
Dezembro 210 98
TOTAL 2178 1704
1.1.3.3 Correspondências via Correio - Ano 2017
Descrição / Serviços Quantidade/ Valores (R$)
Modalidades utilizadas: Carta Simples, Carta
Registrada, Sedex, Sedex C/AR, Sedex Reverso, EMS
Documento, EMS Mercadoria, Sedex Mundi, Documento
Prioritário, Mercadoria Econômica, Mercadoria Leve, PAC
Reverso, Encomenda PAC, Mala Direta Postal Básica,
Malote.
3.964 – objetos/documentos
expedidos
7
1.1.3.4 Correio/Valores das Faturas - Ano 2017
Tipo/Mês Janeiro a dezembro
CONTRATO MÚLTIPLO (Carta Simples, Carta
Registrada, Sedex, Sedex C/AR, EMS Documento,
EMS Mercadoria, Documento Prioritário,
Mercadoria Econômica, Mercadoria Leve, PAC
Reverso, Encomenda PAC, Mala Direta Postal
Básica). R$ 121.548,54
MALOTE (Campi) R$ 22.585,90
Encargos (Fatura paga fora do prazo) R$ 3.062,06
VSC-Malote (vlr.Serv.Contratado) R$ 10.229,57
*Outras despesas (Caixa postal) -
*Abatimentos (Crédito) -
TOTAL R$ 157.426,07
1.1.4 Secretaria Executiva
Orientação aos usuários do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
- SIIPAC, auxiliando nas informações de Protocolo, desde a autuação, tramitação,
juntada e cancelamento de processos até a criação de perfis para os usuários;
Facilitadora sobre a operacionalização do SIPAC durante o treinamento dos servidores
no Curso de Gestão Documental, ministrado pela Diretora do Arquivo Central;
Treinamento de bolsistas e servidores sobre expedição de correspondências via
Correios e Malote;
Análise orçamentária das despesas com expedição de correspondência mensal das
Unidades, Institutos, Núcleos e Campus;
Fiscalização do Contrato de Prestação de Serviços celebrado entre a Universidade
Federal do Pará e a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos-UFPA/EBCT, para
postagens de correspondências e malote.
Demonstração nas tabelas e gráficos abaixo, o quantitativo anual dos servidores e pessoal
contratado, com o perfil para operacionalizar o Sistema.
8
1.1.4.1 Tabela das Unidades Administrativas – Perfil
TABELA 01 – Demonstrativo dos perfis atribuídos no ano de 2017, de acordo com a
necessidade de utilização do sistema SIPAC nas Unidades Administrativas, diante da
transparência nas informações.
CONTROLE ESTATÍSTICO - SIPAC/MÓDULO PROTOCOLO - PERFIL
UNID. ADMINISTRATIVA SERVIDORES CONTRATADOS
AG. DE INOV. TECNOLOGICA 2
ASCOM 1
CIAC 5
EDITORA 1
REITORIA 1
PREFEITURA 1
PROAD 1
PROGEP 10
PROEX 1
PROPESP 4
SEGE 3
TOTAL 30 0
1.1.4.2 Tabela das Unidades Extra - Perfil
TABELA 02 – Demonstrativo da criação de Unidade Extra, frente às disparidades do
sistema SIPAC e da “escassez de pessoal” em determinadas Unidades.
UNIDADE EXTRA
UNID. ADMINISTRATIVAS SERVIDORES CONTRATADOS
PROGEP/DSQV 1
HUBFS/OUVIDORIA GERAL 1
PGED/PROEX 1
ICJ/BIBLIOTECA 1
PROAD/DFC 2
PROPLAN/PREFEITURA 1
PROGEP-CADC/CRM 1
PROGEP/CRCAP 4
ICSA/PDSTU-NAEA 1
PROGEP/CADC 1
PROGEP/CRM 1
ARQUIVO CENTRAL/CIAC 1
NPI/PROPESP 1
9
IFCH/DSQVC 1
NAEA/COORD. DE PESQUISA 1
ICS/PROAD 1
PROGEP/IFCH 1
IG/PROPESP 1
PROAD/PPGSS 1
SEC. GERAL/CEBN 1
PROGEP/CPAIE 1
ICEN/PROFMAT 1
ICSA/AG. DE INOV. TECNOLOGICA 1
UFOPA/SEGE 1
ILC/PROGEP 1
C. BRAGANÇA/FAC. DE EDUCAÇÃO-BRAGANÇA 3
PROGEP/COORQVIRES 1
PROAD/CAOF 1
IG/PPGG 1
CIAC/ARQUIVO SETORIAL 1
TOTAL 35 1
1.1.4.3 Núcleos – Perfil
GRÁFICO 01 – Demonstrativo de solicitação dos núcleos para a atribuição
de perfil, caracterizando a utilização do sistema.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
NUMA NAEA NCADR NMT NTPC NDAE
NÚCLEOS - SIPAC/MÓDULO PROTOCOLO - PERFIL
NUMA
NAEA
NCADR
NMT
NTPC
NDAE
10
1.1.4.4 Institutos – Perfil
GRÁFICO 02 – Demonstrativo de solicitação dos Institutos para a atribuição de
perfil, caracterizando a utilização do sistema.
0
2
4
6
8
10
12
ICB ICA ICED ICS ICEN ICJ ICSA IEMCI IFCH IG ILC ITEC
INSTITUTOS SIPAC/MÓDULO PROTOCOLO - PERFIL
ICB
ICA
ICED
ICS
ICEN
ICJ
ICSA
IEMCI
IFCH
IG
ILC
ITEC
11
1.1.4.5 Campus – Perfil
GRÁFICO 03 – Demonstrativo de solicitação de perfil nos Campus.
1.1.4.6 Hospitais Universitários – Perfil
GRÁFICO 04 – Demonstrativo de solicitação de perfil nos Hospitais Universitários.
0
1
2
3
4
5
6
7
CAMPUS - SIPAC/MÓDULO PROTOCOLO - PERFIL
C. ABAETETUBA
C. ALTAMIRA
C. ANANINDEUA
C. BRAGANÇA
C. BREVES
C. CAMETÁ
C. CAPANEMA
C. CASTANHAL
C. SOURE
C. TUCURUÍ
C. SALINÓPOLIS
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
HUBFS HUJBB
CONTROLE ESTATÍSTICO - SIPAC/MÓDULO PROTOCOLO - PERFIL - HOSPITAIS UNIVERSITÁRIOS
HUBFS
HUJBB
12
1.2 Principais Dificuldades
As principais dificuldades que enfrentamos são as mesmas dos anos anteriores:
Espaço físico inadequado e insuficiente tanto para o Arquivo Central como para os
Arquivos Setoriais. Em algumas Unidades a inexistência de espaço físico continua sendo
ponto crítico para a organização e a preservação do acervo documental
Escassez de pessoal de apoio e de nível superior no Arquivo Central, nos Arquivos
Setoriais e na Divisão de Comunicação/Protocolo;
Assessoria técnica nos Arquivos Setoriais dos Campi da UFPA tendo em vista a
distância geográfica;
Coordenação das atividades executadas pela Divisão de Comunicação/Protocolo em
virtude de a mesma funcionar em outro espaço físico;
Ausência de um analista de sistema.
A falta de colaboração dos servidores das outras unidades na atuação dos Arquivos
Setoriais.
Execução de ações que dependem da decisão e/ou tramitação de outras unidades da
Instituição.
Tendo em vista solucionarmos a escassez de pessoal, continuamos em contato
permanente com a PROGEP a fim de assegurar as vagas de arquivistas para os próximos
concursos e conseguir mais pessoal de apoio, pois o nosso ponto primordial é atender nossos
usuários, focando nossas atividades principalmente no que diz respeito ao acesso às
informações.
1.3 REUNIÕES
Reunião com o Sr. Lincoln John Campos Ribeiro e Ernani de Oliveira Sales sobre a
Homologação da nova versão do SIPAC 4.28.13, contemplando o Processo Eletrônico
Nacional (PEN) e NUP, - a descentralização do Protocolo e as Portarias sobre Digitalização
dos Processos Administrativos. (22/02/2017).
Reunião com o Sr. Marcelo Galvão - Chefe de Gabinete, Marco Aurélio Capela – Diretor
do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação/CTIC sobre a atualização do
13
sistema SIPAC – módulo Protocolo e a Inclusão do Processo Eletrônico Nacional/PEN.
(10/03 e 17/11/2017)
Reunião com o Sr. Lincoln John Campos Ribeiro – técnico de informática da Divisão de
Desenvolvimento de Sistemas do CTIC sobre as mudanças da atualização no sistema
SIPAC – Módulo Protocolo. (11/05/2017).
Reunião com a Sra. Anna Bellisa Silva Rodrigues no Centro de Capacitação sobre a
programação do segundo semestre do curso de Gestão Documental. (14/06/2017)
Reunião com o Sr. Jorge Nogueira - Comitê Gestor do SIPAC, Laura Magalhães (DAP),
Ernani de Oliveira Sales (CTIC), Lincoln John Campos Ribeiro –CTIC, Adriana Bastos Cruz
DCC/PROAD, Francineuto Guedes- DCS, Mauro José Guerreiro Veloso – DCC sobre a
descentralização do Protocolo para o SIPAC, onde ficou definido para a terceira semana de
junho/2017, para demonstração do fluxo e simulação com processos, objetivando dar
celeridade no processo virtual e possibilidade de impressão do processo para cadastrar no
Protocolo Geral. (31/05/2017)
Reunião com a Equipe do Arquivo Central e Divisão de Comunicação sobre os
procedimentos para a implantação da nova versão do SIPAC – módulo Protocolo.
(02/06/2017)
Reunião com a equipe da ECT o Sr. Pedro Paulo dos Santos Pantoja, Mauro César
Souza Rodrigues, Renato Leão sobre a situação do Malote do Campus de Cametá que foi
roubado em 22/06/2017, conforme Boletim de ocorrência nº 00277/2017159396-0,
procedimentos para expedição de correspondências internacionais, sendo recomendada a
utilização da modalidade SEDEX MUNDI, em razão da celeridade nos prazos de entrega, e
a questão da ocorrência em relação à troca das etiquetas de postagens na Agência
Franqueada. (24/08/2017).
Reunião com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD para
aprovação da listagem de eliminação de documentos. (06/11/2017).
Reunião com os novos Arquivistas da Instituição para o repasse nas informações sobre
a implantação da nova versão do SIPAC – Modulo Protocolo (versão 4.32.30); Integração do
SEI (Sistema Eletrônico de Informação) ao SIPAC; sobre o PEN (Processo Eletrônico
Nacional) e integração ao Protocolo Único – NUP. (21/11/2017)
Reunião com a Equipe da Secretaria de Prefeitura de Castanhal (22/11/2017)
Reunião com o Sr. Marco Aurélio Capela – Diretor do CTIC, Jorge Nogueira – Comitê
gestor do SIPAC, Mauro José Guerreiro Veloso – Diretor do DCC/PROAD, Lincoln John
14
Campos Ribeiro, Ernani de Oliveira Sales para esclarecimentos quanto à situação abordada
em relação aos procedimentos dos assuntos tratados na reunião do dia 21/11/2017. Sendo
definida a interrupção momentânea do SIPAC- Módulo Protocolo no período de 15 a 22 de
dezembro de 2017, com a finalidade de viabilizar a transferência das informações contidas
na base de dados do Sistema de Informação de Materiais – SIMA à base de dados do
SIPAC. (29/11/2017)
1.4 VISITAS
Os servidores das Unidades Administrativas e Acadêmicas, dos Campi da Universidade
Federal do Pará, alunos do curso de Gestão Documental, ministrado pela Diretora Maria Suely
Matias Palheta, visitaram o Arquivo Central, sob a sua orientação com o objetivo de conhecer o
Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos /SIPAC – Módulo Protocolo,
visando não somente a implantação do mesmo nas Unidades, bem como as práticas de
Gestão Documental implantada e consolidada na UFPA.
1.5 SERVIÇOS
Os serviços disponibilizados à comunidade universitária e à sociedade em geral, são:
Consulta presencial ao acervo de valor permanente;
Empréstimo de documentos;
Acesso ao catálogo de acordos, contratos e convênios, presencial e online;
Capacitação técnica e assessoria aos servidores dos órgãos e arquivos setoriais;
Treinamento de servidores para operacionalizar o sistema de gestão de documentos;
Visitas técnicas direcionadas a um público específico;
Visitas guiadas, direcionadas para estudantes do Ensino Fundamental e Médio e
Educação Infantil;
Serviço de Protocolo: autuação de documentos; consulta tramitação de processos
presencial, via telefone e Internet;
Expedição de correspondência via correios e malote das Unidades, Institutos, Núcleos e
Campi;
15
2 ADMINISTRAÇÃO GERAL
O Arquivo Central órgão suplementar cuja competência é propor e executar uma política de
produção, organização e preservação de documentos das áreas meio e fim da UFPA, articulando-
se com as unidades acadêmicas e administrativas; e fazer cumprir a legislação e normas
arquivísticas.
Diante das novas tendências e, com o objetivo de definir novos modelos de gestão
documental, tecnicamente, tem-se buscado definir estratégias para a implantação de processos
inovadores, complementares ou de melhorias dos processos já existentes, o que tem gerado
excelentes resultados.
Administrativamente, tem-se empenhado em atender todas as necessidades no que se
refere à Gestão de Pessoal, em relação a férias, afastamento e outras situações do dia a dia,
buscando não interferir no bom desenvolvimento da unidade.
A ética no serviço público ponto relevante que deve ser observado, bem como, os novos
servidores que ingressam precisam saber: seu papel diante da Instituição em que trabalha; das
relações interpessoais, da hierarquia funcional e do compromisso social que assumem.
Na gestão de documentos adota o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e
Contratos-SIPAC/Módulo Protocolo e o gerenciamento dos serviços técnicos são embasada nas
Resoluções do CONARQ e na legislação arquivística brasileira, em vigor.
Disponibiliza serviços e produtos ao público, presencial e online; mantém o portal do
Arquivo com todos os serviços disponíveis; acesso online, ao Catálogo de Acordos, Contratos e
Convênios da UFPA.
Mantém intercâmbio com o Ministério do Planejamento, Ministério da Educação, Arquivo
Nacional e as IFES brasileiras.
Integra a Política Nacional de Arquivos como membro da Subcomissão do Sistema de
Gestão de Documentos de Arquivos – SIGA/MEC, da Administração Pública Federal.
2.1 Organização e funcionamento
A padronização, a racionalização da produção documental e a modernização de processos
com a utilização de tecnologias da informação (TI) são as novas formas de integração entre a
administração e os seus arquivos que contribuem para que a Instituição se consolide como
órgão estratégico de Coordenação do Sistema de Arquivos da UFPA e ser referência nacional
em Gestão de Documentos.
16
A Instituição norteia a organização dos Arquivos obedecendo aos princípios da arquivística,
tais como: avaliação, análise, seleção e destinação final dos documentos, processamento
técnico, processamento da informação, serviços aos usuários, catálogos, e assessoria técnica
aos Arquivos Setoriais da UFPA.
2.2 Identificação Da Unidade
Nome Completo: ARQUIVO CENTRAL
Sigla da Unidade: AC
2.3 Organograma
17
2.4 Relação Nominal dos Dirigentes da Unidade e das Subunidades
Nome Subunidade Mandato
Início Término
Maria Suely Matias Palheta
Diretora- Arquivo Central 2009
-
Caroline Mesquita Tavares
Secretaria Executiva 2009
-
Angela Vanete Casali Rodrigues Fernandes
Coordenadoria de Gestão Documental
2013
-
- Divisão de Arquivos Setorias
- - -
José Maria da Silva Divisão de Arquivos Intermediárioas
2009 - [email protected]
Cristian Mayko Carvalho da Costa
Divisão de Comunicação 2016 - [email protected]
José de Ribamar da Silva Pinheiro
Assessoria Técnica-Divisão de Comunicação
2009
-
Lurline Soares da Rocha
Coordenadoria de Apoio Técnico
2013
-
Rísia Conceição Silva Lira
Coordenadoria de Arquivos Permanente
2013
- Divisão de Pesquisa e Investigação Histórica
- - -
3 GESTÃO DE PESSOAL
A política de Gestão de Pessoal do Arquivo Central reflete nos seguintes aspectos:
capacitação, qualificação, treinamentos, cursos e participação em eventos.
A Capacitação e/ou Qualificação dos técnicos do Arquivo Central constituem fatores
imprescindíveis para que possamos oferecer serviços de qualidade aos nossos usuários, bem
como, a agregação de novos conhecimentos, aliados ao desenvolvimento de habilidades
compatíveis com os perfis profissionais e as mudanças ocorridas em função das novas
legislações e tecnologias, contribuem de maneira significativa para o crescimento do
desempenho individual e institucional.
A equipe do Arquivo Central esteve envolvida em vários programas de capacitação
internas e externas e qualificação, conforme demonstra o quadro abaixo:
CURSO/EVENTO CARGA
HORÁRIA
LOCAL/DATA PARTICIPANTES
18
SEMINÁRIOS, CONGRESSOS, ENCONTROS, PALESTRAS e etc..
Palestra Dia Internacional da Mulher 2 horas CAA/Fac. De
Arquivologia
08/03/2017
Natália Costa de Lima
Facilitadora: Angela Vanete
Casali Rodrigues Fernandes
Palestra como identificar assédio no
ambiente de trabalho
4 horas PROGEP/CAPACIT
03/05/2017
Cristian Mayko C. da Costa
Kátia Tavares Campos
Palestra Clima e Comportamento
Organizacional
4 horas PROGEP/CAPACIT
17/05/2017
Angela Vanete Casali R.
Fernandes
Cristian Mayko C. da Costa
Encontro sobre Metodologia de
Elaboração, Gestão e Avaliação dos
Novos PDUs
- PROPLAN/UFPA
26/05/2017
Lurline Soares da Rocha
Maria Suely Matias Palheta
Mesa Redonda: Arquivos e
Arquivistas da UFPA (Equipe de
arquivistas da UFPA)
-
Fac. De
Arquivologia/UFPA.
05/06/2017
Angela Vanete Casali R.
Fernandes
Claudio Roberto Leite
Cristian Mayko C. da Costa
Mauro Porfirio Barbosa G.
Junior
Naftaly de Araújo Vieira Melo
Natacha de Oliveira Janes
Natália Costa de Lima
Rodrigo César da C. Sousa
Vivaldo Valeriano dos S. Neto
Lurline Soares da Rocha
A Importância dos Arquivos para a
Memória Científica e Cultural da
Amazônia
- Fac. De
Arquivologia/UFPA.
06/06/2017
Lurline Soares da Rocha
II Encontro do Arquivo Central com
Alunos do Estágio Supervisionado
do Curso de Bacharelado em
Arquivologia
4 horas
(ICSA/UFPA)
20/06/2017
Angela Vanete Casali R.
Fernandes
Claudio Roberto Leite
John Charlles N. Barbosa
Mauro Porfirio Barbosa G.
Junior
Natacha de Oliveira Janes
19
Natália Costa de Lima
Vivaldo Valeriano dos S. Neto
Wagner Capistana Santos
Palestra “A Implantação do Arquivo
Central e Sistema de Arquivos da
Universidade de Brasília: estratégias
e desafio”.
-
Fac. De
Arquivologia/UFPA
11/07/2017
Angela Vanete Casali
Rodrigues Fernandes
John Charlles N. Barbosa
Naftaly de Araújo Vieira Melo
Natália Costa de Lima
Acolhimento dos Novos Servidores
da UFPA - 2017
20 horas PROGEP/CAPACIT
18 a 20/09/2017
John Charlles N. Barbosa
José Augusto da Silva Vilela
Larissa Santana dos Santos
Rita de Cássia F. Machado
Seminário “Programação SEMINIC –
NCADR – UFPA”
- 19/09/2017 Rita de Cássia F. Machado
Semana comemorativa ao “Dia do
Arquivista com palestras alusivas às
perspectivas profissionais e
acadêmicas”
- Fac. De
Arquivologia/UFPA
20/10/2017
Risia Conceição Silva Lira
Palestra de Gestão Documental 4 horas 25/10/2017 John Charlles N. Barbosa
Vivaldo Valeriano dos S. Neto
TREINAMENTOS, CURSOS, MINICURSOS MINISTRADOS, OFICINAS, WORKSHOP e Etc...
Curso Sistema Eletrônico de
Informações
20 horas ENAP
24/01 a 13/02/2017
Cristian Mayko C. da Costa
Rodrigo César da C. Sousa
Curso Análise e Melhoria de
Processos
20 horas ENAP
24/01 a 13/02/2017
John Charlles N. Barbosa
Oficina de Restauro de Acervo
Bibliográfico
72 horas FCP
01 a 24/02/2017
John Charlles N. Barbosa
Curso de Inglês
- PROGEP/CAPACIT
19/02/2016 em
andamento
Caroline Mesquita Tavares
Treinamento Sistema Pergamum –
Módulo Arquivo
30 horas MUSEU GOELDI
27 a 30/03/2017
Natália Costa de Lima
Treinamento Homologação do
SIPAC/Protocolo versão 4.28.13
6 horas CTIC
19 e 20/04/2017
Equipe do Arquivo Central
20
Curso Sistema Eletrônico de
Informações
20 horas ENAP
25/04 a 15/05/2017
Kátia Tavares Campos
Curso Gestão da Informação e
Documentação
20 horas ENAP
02 a 25/05/2017
Emerson Lima Abdon
Kátia Tavares Campos
Rodrigo César da C. Sousa
Curso Gestão da Informação e
Documentação
20 horas ENAP
02 a 22/05/2017
John Charlles N. Barbosa
Curso gerenciamento de grupos e
liderança equipes
12 horas PROGEP/CAPACIT
23 a 25/05/2017
Cristian Mayko Carvalho da
Costa
Curso Acesso à Informação 20 horas ENAP
06 a 26/06/2017
John Charlles N. Barbosa
Kátia Tavares Campos
Natacha de Oliveira Janes
Rodrigo César da C. Sousa
Oficina de Preparatório para pós-
graduação 2017
40 horas CAPACIT/UFPA
(19/06 a 30/06/2017)
Caroline Mesquita Tavares
Curso Básico em Orçamento Público 30 horas ENAP
08/08 a 04/09/2017
Natacha de Oliveira Janes
Curso O Papel do Gestor no
Desempenho de Equipes
20 horas PROGEP/CAPACIT
21 a 25/08/2017
Vivaldo Valeriano dos S. Neto
Curso Ética e Serviço Público 20 horas ENAP
05 a 25/09/2017
Natacha de Oliveira Janes
Rodrigo César da C. Sousa
Curso Gestão Estratégica de
Pessoas e Planos de Carreira
20 horas ENAP
05 a 25/09/2017
Rodrigo César da C. Sousa
Curso Introdução à Gestão de
Processos
20 horas PROGEP/CAPACIT
11 a 15/09/2017
Natacha de Oliveira Janes
Curso Introdução à Gestão de
Processos
20 horas ENAP
12/09 a 02/10/2017
Rodrigo César da C. Sousa
Curso de Introdução ao Sistema de
Gestão do Assentamento Funcional
Digital - SGAFD
10 horas ENAP
22/08 a 11/09/2017
John Charlles Nogueira
Barbosa
21
Curso de Arquivologia 35 horas ABED
02 a 20/10/2017
John Charlles Nogueira
Barbosa
Curso de Acesso à Informação 20 horas ENAP
03 a 23/10/2017
Cristian Mayko C. da Costa
Rita de Cássia F. Machado
Curso Gestão da Informação e
Documentação
20 horas ENAP
03 a 23/10/2017
Rita de Cássia F. Machado
Curso Formação Inicial na Carreira
Pública – EAD 2017
80 horas PROGEP/CAPACIT
04/10 a 30/11/2017
Rita de Cássia F. Machado
Curso Formação Inicial na Carreira
Pública – EAD 2017
80 horas PROGEP/CAPACIT
02/10 a 02/12/2017
John Charlles N. Barbosa
José Augusto da Silva Vilela
Larissa Santana dos Santos
Natacha de Oliveira Janes
Natália Costa de Lima
Curso Introdução à Gestão de
Processos
20 horas PROGEP/CAPACIT
06 a 10/11/2017
Kátia Tavares Campos
Rodrigo César da C. Sousa
Curso Técnicas de Negociação e
Resolução de Conflitos
32 horas PROGEP/CAPACIT
06 a 14/11/2017
Vivaldo Valeriano dos S. Neto
Curso Análise e Melhoria de
Processos
20 horas PROGEP/ENAP
20 a 24/11/2017
Cristian Mayko Carvalho da
Costa
Vivaldo Valeriano dos S. Neto
QUALIFICAÇÕES
Curso de Graduação Tecnólogo em
Gestão Pública
- 2015 a 2017
Rodrigo César da C. Sousa
Curso de Especialização em Gestão
de Documentos e Informações
-
Educação a
Distância/EAD
(UNYLEIA)
Agosto/2016 em
andamento
Cristian Mayko Carvalho da
Costa
Fac. De Ciências
22
Curso de Graduação em Ciências
Contábeis
- Contábeis – ICSA/UFPA
iniciou em 2014 em
andamento.
Israel Shalom Sousa da Silva
Curso de Especialização em Gestão
Pública
-
Faculdade Educacional
da Lapa/FAEL –
Agosto/2016 a
Setembro/2017
Naftaly de Araújo Vieira Melo
Curso de Especialização em Gestão
Pública
420 horas
Faculdade Educacional
da Lapa/FAEL –
Outubro/2016 a
Agosto/2017
John Charlles Nogueira
Barbosa
Curso de Especialização em Gestão
Pública
450 horas
Faculdade Internacional
Signorelli -
Novembro/2016 a
Junho/2017
Natália Costa de Lima
Curso de Pós-Graduação em
Política e Tratamento de Arquivos
(EAD) pela Faculdade UNYLEIA,
com início em setembro de 2017 e
previsão de término em agosto de
2018.
-
Faculdade UNYLEIA,
setembro/2017 em
andamento.
Natacha de Oliveira Janes
3.1 Corpo Técnico-Administrativo
O quadro de pessoal do Arquivo Central, ainda continua sendo uma das maiores
dificuldades para a composição e manutenção de um quadro necessário para executar as
23
atividades inerentes às atribuições desenvolvidas pelo órgão, tendo em vista a carência de
recursos humanos.
A equipe do Arquivo é formada por técnicos de nível superior (arquivistas e bibliotecários
– documentalistas) e assistentes administrativos de nível médio. Contamos também com
bolsistas dos cursos de graduação da UFPA que suprem a falta de funcionários de apoio.
A capacitação e/ou qualificação do quadro técnico-administrativo tem sido uma
preocupação constante da Direção da Unidade, tendo em vista a posição que os arquivos das
IFES, vêm assumindo no cenário nacional, e os mesmos devem estar aptos para
desenvolverem novos modelos de gestão de documentos, definindo estratégias para
implementação de processos inovadores, ou de melhorias dos processos já existentes.
Alguns servidores do Arquivo Central estiveram envolvidos no Programa de Educação
Continuada, participando de Cursos de Graduação, de Especialização e de Mestrado para os
servidores.
QUADROS 1 – Quantitativo de Técnico Administrativo por Subunidade e Classe
Unidade/Subunidade
Classe
Total A B C D E
Arquivo Central 7 7
Coordenadoria de Gestão Documental 2 4 06
Divisão de Comunicação 1 7 1 9
Divisão de Arquivos Setoriais
Divisão de Arquivos Intermediários
Coordenadoria de Apoio Técnico 1 1 2
Coordenadoria de Arquivos Permanentes 2 2
Divisão de Pesquisa e Investigação Histórica
24
TOTAL 1 10 15 26
QUADRO 2 – Quantitativo de Técnico Administrativo por Subunidade e Titulação
Unidade/Subunidade
Titulação Total
Graduação Especialização Mestrado Doutorado
Arquivo Central
1 7 8
Coordenadoria de Gestão Documental
2 2
Divisão de Comunicação
6 1 7
Divisão de Arquivos Setoriais
Divisão de Arquivos Intermediários
Coordenadoria de Apoio Técnico
1 1
Coordenadoria de Arquivos Permanentes
1 1 2
Divisão de Pesquisa e Investigação Histórica
1 1
TOTAL
8
10
3
21
QUADRO 3 - Técnicos Administrativos com Necessidades Especiais (NE)* por
subunidade
Nome Subunidade Titulação Situação Cargo Classe Tipo de
NE
José Maria da
Silva
Divisão de
Comunicação
Graduado Ativo Assistente em
Administração
D Auditiva
*Servidor que apresenta limitações de ordem física (auditiva, visual, mental, e motora), psicológica ou emocional, relativamente à sua faixa etária e aos padrões vigentes.
QUADROS 4 – Técnicos Administrativos que desenvolvem as atividades técnicas em
outros Arquivos Setoriais da UFPA.
Nome Subunidade
1-Claudio Roberto Leite PROGEP – Arquivo Setorial
2-Mauro Porfirio Barbosa Guimarães CMA - Arquivo Setorial
3-Vivaldo Valeriano dos Santos Neto CIAC - Arquivo Setorial
4- Wagner Capistana Santos ITEC - Arquivo Setorial
25
5- John Charlles Nogueira Barbosa ICSA – Arquivo Setorial
6- Natacha de Oliveira Janes PROAD – Arquivo Setorial *Servidores com lotação no Arquivo Central, porém desenvolvem atividades técnicas nos Arquivos Setoriais.
4 RECONHECIMENTO PROFISSIONAL OU ACADÊMICO
Homenagem com o nome da Turma: Angela Vanete Casali Rodrigues Fernandes pelos alunos da 2ª Turma do Curso de Bacharelado em Arquivologia/Faculdade de Arquivologia – ICSA/UFPA.
Tabela 1 – Prêmios, Distinções e Honrarias Concedidos a Docente, Técnico e Discente em 2016.
Tipo Órgão ou Entidade concessor
Data Total por Categoria
Docente Técnico Discentes
Honraria/Placa de Homenagem
NCADR 14/03/2017 2 1
Honraria/Placa de Homenagem
Formandos do Curso de Arquivologia da
Faculdade de Arquivologia - ICSA
26/05/2017 1
Fonte: Memorando nº 11/2017-NCADR do diretor do Núcleo. Fonte: Solenidade de Colação de Grau 2ª Turma do Curso de Bacharelado em Arquivologia/UFPA
5 INFRAESTRUTURA E ACESSIBILIDADE
Espaço Físico – Atualmente o prédio do Arquivo Central não possui condições de
acessibilidade. Porém estamos acompanhando junto a Prefeitura da UFPA, o andamento
do Projeto para a construção do Prédio definitivo do Arquivo Central onde já está
contemplado as condições de acessibilidade e adequação do espaço físico da Unidade
para deficientes;
Ampliação e reposição da plataforma computacional – Computadores;
Aquisição e Manutenção dos aparelhos de refrigeração, bem como a reposição dos
materiais de consumo.
6 AVALIAÇÃO DE RESULTADOS A PARTIR DO PLANEJAMENTO DA UNIDADE
O Arquivo Central visando atingir os objetivos estratégicos e as metas programadas
para 2016 desenvolveu um programa de gestão de documentos com a finalidade de servir de
suporte para as decisões político-administrativas e acadêmicas, bem como preservar a
26
Memória Histórica e Científica da UFPA e, conseguiu alcançar resultados coerentes com a
política arquivística da Instituição,
Especificamente em relação a:
Perspectiva Resultados Institucionais:
Formar cidadãos capazes de transformar a realidade social.
A Direção do Arquivo Central vem se empenhando junto a Administração Superior
no sentido de conseguir viabilizar a construção do prédio visando ampliar a capacidade de
armazenamento e preservação dos documentos permanentes, a fim de subsidiar o atendimento
à Pesquisa Histórica e Científica a todos os cidadãos.
A equipe do arquivo visando melhorar o desempenho de suas funções tem
participado de programas de capacitação e qualificação buscando agregar novos conhecimentos
na área de Arquivologia e TI a fim de desenvolver competências e habilidades para enfrentar
novos desafios.
Produzir conhecimento de valor para a sociedade.
Procuramos alinhar nosso envolvimento com as atividades da UFPA visando
atender uma sociedade, em constante evolução, seja ela acadêmica ou civil, a quem destina-se
a produção final. A implantação de novas ferramentas de gestão de documentos que forneçam
novos meios que facilitem o acesso à informação contida no acervo histórico da UFPA, como
instrumentos de pesquisas impressos e eletrônicos.
Articulação nacional e internacional em ensino, pesquisa e extensão.
Os sistemas, base de dados, e conteúdos digitais disponíveis aos usuários do
arquivo estão perfeitamente articulados com a Política Nacional de Arquivos e integrados a
sistemas nacionais e internacionais de informação visando o acesso à produção científica de
instituições congêneres e a divulgação da produção gerada pela Universidade.
Perspectiva Processos Internos:
Intensificar atividades integradas de pesquisa, ensino e extensão socialmente
relevantes.
Fortalecer os cursos oferecidos pela Instituição.
Instituir programas de pós – graduação, extensão e pesquisa multicampi.
Alavancar parcerias estratégicas nacionais e internacionais.
Promover maior interação da universidade com empresas e comunidade.
27
Intensificar a comunicação institucional.
Gestão da informação e do conhecimento.
Intensificar o uso de tecnologias educacionais e sociais.
Fortalecer atividades de controle interno.
Aperfeiçoar processos de aquisição, contratação e de elaboração de projetos.
Desenvolver processos de planejamento, gestão e avaliação.
Das ações acima relacionadas nem todas são de competência restrita do Arquivo,
no entanto desenvolvemos serviços de sustentação:
Aos programas de ensino, pesquisa e extensão, disponibilizando instrumentos de
pesquisas de divulgação do acervo, disseminando as informações neles contida e, facilitar o
acesso aos documentos de guarda permanente;
De fortalecimento aos cursos oferecidos, incentivando a ampla utilização do
Arquivo como Laboratório de Pesquisa e Investigação Histórica, bem como, disponibiliza
estágios para estudantes de graduação e pós-graduação, profissionais das diversas áreas
afins, focando principalmente o Curso de Arquivologia;
De parcerias municipais, nacionais e internacionais;
De interação com a comunidade buscando promover a melhoria da Comunicação
e atendimento ao usuário dentro da Instituição;
Promovemos a gestão de documentos, da informação e do conhecimento
desenvolvendo e implantando programas de gestão de documentos a serem utilizados pelo
SIARQ/UFPA e acompanhar as constantes atualizações tecnológicas com a finalidade de
desenvolver novos softwares com sistematização de ensino virtual para disseminar as
experiências no campo da Gestão e tecnologias arquivísticas e, de seus instrumentos de
pesquisa e instruções normativas.
Perspectiva Pessoas e Tecnologia
Adequar o quadro dos servidores às necessidades institucionais.
Qualificar e capacitar o quadro dos servidores.
Valorizar servidores com foco em resultados
Promover a modernização da infraestrutura física e tecnológica.
28
Persiste a dificuldade de adequar um quadro de servidores para o Arquivo, tendo em
vista, a situação geral da Instituição em relação à escassez de Recursos Humanos. Mas a
instituição tem respondido aos nossos anseios, pois vem realizando Concursos Públicos para
técnicos de nível médio e nível superior (arquivistas) no intuito de suprir nossas necessidades.
Diante da posição que os arquivos das IFES vêm assumindo no cenário nacional, e os
mesmos devem estar aptos para desenvolverem novos modelos de gestão de documentos,
definindo estratégias para implementação de processos inovadores, ou de melhorias dos
processos já existentes, a Capacitação e/ou Qualificação dos técnicos do Arquivo constituem
fatores imprescindíveis para que possamos oferecer serviços de qualidade aos nossos
usuários. A agregação de novos conhecimentos aliados ao desenvolvimento de habilidades
compatíveis com os perfis profissionais, bem como, as mudanças ocorridas em função das
novas legislações e o avanço das tecnologias, contribuirão de maneira significativa para o
crescimento do desempenho individual e institucional. O retorno é visível quando percebemos a
satisfação do usuário e, atualmente somos referência nacional entre as IFES em Gestão de
Documentos. A valorização do servidor dá-se através da participação em ações de educação
continuada, por meio da oferta periódica de cursos de graduação e pós-graduação, objetivando
a valorização e a qualificação de pessoal de acordo com a Política Nacional de
Desenvolvimento de Pessoal. De acordo com o cenário que vemos dentro da instituição em
relação aos seus arquivos constatamos a necessidade de investirmos na consolidação do
Prédio do Arquivo Central com uma infraestrutura moderna e adequada, incentivando a cultura
de preservação e valorização documental, bem como, a manutenção permanente do
patrimônio imóvel da Instituição. É importante ressaltar que não basta apenas organizar os
processos administrativos e acadêmicos existentes, sem antes avaliar sua eficiência e
promover uma reestruturação desses processos conforme o caso. Nesse aspecto, é necessário
analisar o fluxo de documentos pela instituição, o que permitirá a obtenção de processos
padronizados e melhores resultados para a tomada de decisão, resultando em benefícios como
maior rapidez e eficiência para os atos da administração.
É importante também, promover a modernização da infraestrutura de tecnologia da
informação - TI como um dos principais instrumentos na formação de novos conceitos de
gestão para modernização do ensino nas instituições de educação superior públicas do Brasil.
As tecnologias da informação e comunicação – TICs devem, respectivamente, estar a
serviço de conteúdos educacionais de boa qualidade e garantir um acesso adequado a essas
informações (OLIVEIRA, 2006).
29
Em vista disso, a UFPA vem investindo na modernização da infraestrutura da área de
Tecnologia da Informação – TI visando contribuir de maneira decisiva para o aumento da
produtividade, da qualidade e da eficiência na Instituição.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
As atividades desenvolvidas no Arquivo Central e nos Arquivos Setoriais abrangem
duas vertentes que se alinham e se complementam.
Tecnicamente atingimos nossas expectativas, desafios foram vencidos. A capacitação
foi crescente, em virtude da participação em eventos específicos, cursos, reuniões técnicas,
reuniões de integração com outras unidades da UFPA, bem como, reuniões com outros órgãos
federais específicos que demandam por meio de portarias, normativas, resoluções, diretrizes
que norteiam nosso trabalho, em obediência a Legislação Arquivística Brasileira.
A demanda foi ampliada, tanto na pesquisa histórica, como na gestão documental,
pois o Sistema usado no Protocolo trouxe grandes benefícios, o que tem respondido de forma
positiva para o reconhecimento da importância da Divisão de Comunicação/Protocolo.
Administrativamente, conseguimos alcançar 90% do que nos propomos no nosso
planejamento. Mas, algumas dificuldades são difíceis de transpor, principalmente quando o
investimento é grande, como é o caso da construção do prédio para abrigar o Arquivo, pois sua
estrutura atual é inadequada e deficitária, apresentando rachaduras que colocam em risco as
pessoas e o patrimônio documental.
Em relação à equipe, o apoio da administração superior foi incontestável, pois todas as
solicitações da classe, das categorias que aqui labutam, foram atendidas, o que proporcionou a
satisfação da equipe e, consequentemente o melhor desempenho. Assim, podemos afirmar
que a promoção de ações integradas aos objetivos estratégicos da UFPA contribuiu
positivamente para o desenvolvimento da Instituição.
7.1 PLANOS E PROJETOS CONCRETOS PARA 2018.
Planejamento concreto:
Organização contínua dos Acervos dos Arquivos Setoriais;
Atender as solicitações de visita técnica e guiada;
Treinar servidores e bolsistas do Arquivo Central e das Unidades da UFPA;
30
Supervisionar estágios dos alunos do Curso de Bacharelado em Arquivologia;
Estudo de Usuários da Divisão de Comunicação/Protocolo;
Acompanhamento das atualizações dos cálculos financeiros do Projeto Arquitetônico do
Prédio que abrigará o Arquivo Central;
Manutenção do site;
Aplicação da Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015; do
Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015; Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de
2015; Portaria Interministerial 2.321 de 30 de dezembro de 2014; Portaria Normativa nº
199, de 17 de novembro de 2015; Portaria interministerial nº 03, de 29 de dezembro de
2017 e demais legislação em vigor.
Continuação da elaboração do Boletim Informativo do Arquivo Central;
Descentralização / parcial do SIPAC – Módulo Protocolo.
Projetos concretos:
Capacitação contínua e qualificação dos técnicos;
Continuação da expansão do quadro de técnico, tanto de nível médio como nível
superior;
Desenvolver ações no sentido de preservar a memória histórica e científica da UFPA.
Dar continuidade na elaboração de Instrumentos de Pesquisa.
Implantação do Projeto de Assentamentos Funcionais Digitais – AFD.
Prover os materiais necessários para a digitalização dos Assentamentos Funcionais
Digitais - AFD. (Legado)
Submeter a Comissão de Avaliação de Documentos da UFPA, as listagens de
eliminação de documentos em elaboração.
Participação em eventos nacionais e locais.