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RELATRIO DE AUDITORIA INTERNA N 01/2017

AUDITORIA DE GESTO PATRIMONIAL CONTROLE, INVENTRIOS,

GUARDA E CONSERVAO DE BENS

Ao Dirigente Mximo: Magnfico Reitor Wilson Conciani

Com cpia para: Campi Ceilndia, Estrutural, Planaltina, So Sebastio e Taguatinga

Centro.

Local(is) Auditado(s) ou Unidade(s) Examinada(s):

Campus Ceilndia: Diretoria de Administrao e Coordenao de Registro Acadmico;

Campus Estrutural: Diretoria de Administrao e Coordenao de Registro Acadmico;

Campus Planaltina: Coordenao de Planejamento e Oramento e Coordenao de

Registro Acadmico

Campus So Sebastio: Diretoria de Administrao e Coordenao de Registro

Acadmico;

Campus Taguatinga Centro: Diretoria de Administrao e Coordenao de Registro

Acadmico.

1. Introduo

A Auditoria Interna do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de

Braslia/DF, cumprindo as atribuies estabelecidas no Decreto n. 3.591 de 06/09/2000

alterado pelo Decreto n. 4.304 de 16/07/2002 vem, por meio deste, encaminhar o Relatrio

de Auditoria Interna n 01/2017, para apreciao e conhecimento do resultado da Auditoria de

Gesto Patrimonial Controle, inventrio, guarda e conservao de bens mveis, conforme

item n 6.1 do Plano Anual de Auditoria Interna PAINT/2017.

A finalidade deste relatrio cientificar a Reitoria e os gestores dos locais auditados

acerca dos resultados observados em auditoria, a fim de verificar o atendimento dos princpios

da legalidade, economicidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e da eficincia dos

atos e fatos praticados.

2. Objetivo

O objetivo da Auditoria de Patrimnio consistiu em realizar a confirmao da

existncia fsica dos bens patrimoniados dos Campi Ceilndia, Estrutural, Planaltina, So

Sebastio e Taguatinga Centro. Para isso, foram selecionadas algumas reas para pesquisa,

identificao dos bens de seus inventrios e verificao da sua localizao e valor.

Da mesma forma, teve por fim identificar o cumprimento das determinaes legais

referentes ao processo de registro oficial dos bens patrimoniais de cada unidade selecionada,

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ao passo que a verificao dos controles internos utilizados permitiu determinar a segurana

adequada, bem como verificar se h rotinas e procedimentos relacionados ao tombamento,

guarda e conservao dos bens permanentes pertencentes ao patrimnio do IFB.

3. Da Metodologia

O presente trabalho foi realizado seguindo a metodologia estabelecida no programa de

auditoria que lhe originou, conforme seu item 8:

8.1. Anlise preliminar do objeto de auditoria, atravs de:

- Verificao de competncias e estrutura organizacional; - Estudo da legislao pertinente; - Verificao da existncia de relatrios/dossis/notas tcnicas referente aos controles internos;

- Verificao da existncia de recomendaes do NAIN, da CGU e do TCU;

8.2. Coleta de dados, atravs de:

- Visitao in loco; - Aplicao de listas de verificao (check-lists); - Apontamento de constataes verificadas;

8.3. Identificao das Limitaes

- Apontar as limitaes verificadas quanto aos mtodos de investigao adotados;

- Apontar as limitaes verificadas em relao ao acesso, qualidade e confiabilidade dos dados obtidos;

- Apontar as limitaes verificadas quanto aos aspectos operacionais da auditagem, envolvendo recursos humanos,

tecnolgicos, materiais e financeiros.

8.4. Elaborao do Relatrio de Auditoria.

- Elaborar relatrio de auditoria de acordo com roteiro especfico.

4. Emisso do Relatrio

No relatrio constam as principais constataes verificadas pela auditoria na anlise

do processo, apontando as verificaes encontradas e respectivas recomendaes.

5. Equipe de Auditores Internos

A equipe de trabalho foi composta pelos auditores:

- Sarah Lopes Pinto (titular);

- Victor Delbio Ferraz de Almeida Meira.

6. Da Execuo dos Trabalhos, Constataes e Recomendaes

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6.1 Execuo dos Trabalhos

6.1.1 Do Desenvolvimento dos Trabalhos de Auditoria

A presente auditoria tinha como prazo para planejamento, execuo e finalizao o

perodo 09 de janeiro a 31 de maro de 2017. Todavia, houve necessidade de dilao desse

perodo.

Inicialmente foram emitidas as SAs n 12 a 16, de 23/01/2017, respectivamente, aos

campi Ceilndia, Estrutural, Planaltina, So Sebastio e Taguatinga Centro, com prazo de

atendimento para o dia 31/01/2017. Foram solicitados os nomes dos responsveis diretos

pelas reas, bem como cpias dos termos de responsabilidade relativos aos bens localizados

nos setores auditados, devidamente atualizados e assinados. Alm disso, foram elaborados

questionamentos acerca das rotinas dos procedimentos adotados pelos coordenadores de

patrimnio.

As visitas in loco foram realizadas no perodo de 07 de fevereiro a 08 de maro de

2017, de acordo com a disponibilidade dos setores, oportunidade em que foi feita a

contabilizao fsica dos bens constantes dos termos de responsabilidade ou das planilhas de

controle fornecidos. O resultado das visitas e das respostas das solicitaes de auditoria ser

apresentado nos tpicos abaixo:

6.1.1.1 Campus Ceilndia

A resposta da SA n 12/2017 foi encaminhada por meio do Memorando n 011-

2017/DG/CCEI/IFB e a visita in loco ocorreu no dia 14 de fevereiro de 2017. No Campus

Ceilndia, a auditoria foi realizada nas reas afetas Direo de Administrao e

Coordenao de Registro Acadmico.

Pelas respostas aos questionamentos da SA n 12 e pela visita in loco, verificou-se que

o Campus no possui os termos de responsabilidade dos setores auditados. Foi informado que

os termos sero realizados diretamente no SUAP aps o mapeamento. O Campus tambm

informou que, no caso de mudana de responsvel, no realizada nova carga patrimonial em

nome do substituto.

Foi informado, ainda, que exigida a entrega dos bens patrimoniais para andamento

de processos de exonerao a pedido, aposentadoria, licena para tratar de interesses

particulares e outras formas de desligamento de servidores.

Alm disso, o Campus respondeu que as transferncias entre setores so efetivadas

somente aps competente autorizao e afirmou que existe formulrio prprio preenchido

corretamente e assinado pelo emitente e responsvel em se tratando de transferncia de bens

entre os campi.

Ademais, quando indagado acerca do controle das baixas dos bens considerados

obsoletos ou inservveis, o Campus alegou que o Setor Patrimonial ainda no realizou esse

procedimento. Foi ressaltado que o Campus Ceilndia o mais novo dentre as unidades do

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IFB, e que esto sendo criadas comisses responsveis pela verificao e baixa dos bens

obsoletos e inservveis.

O Campus informou que as atividades do inventrio de 2016 tinha como prazo para

encerramento o dia 20 de fevereiro de 2017. Posteriormente, o Campus informou o inventrio

foi finalizado, conforme Processos 23509.007912.2017-43 e 23509.007914.2017-32.

Cabe salientar, aqui, que as obrigaes relativas gesto de material esto elencadas

na IN 205/88 da Secretaria de Administrao Pblica da Presidncia da Repblica, sendo

assim, necessrio que o Campus Ceilndia cumpra o descrito na legislao pertinente.

Por fim, na visita s reas auditadas do Campus, foram encontradas inconsistncias,

tais como, os setores auditados no possuam controle dos bens mveis especficos por sala,

somente uma planilha de todos os bens do Campus. Alm disso, alguns itens estavam sem as

devidas plaquetas com os devidos nmero de tombamento. Tais itens eram identificados por

meio de adesivos. Essas inconsistncias sero apresentadas no item 6.2 deste relatrio.

6.1.1.2 Campus Estrutural

O Campus Estrutural respondeu a SA n 13 por meio do Memorando n

79/2017/DRAP/CEST/IFB, em 31 de janeiro de 2017, e a visita in loco ocorreu no dia 07 de

fevereiro de 2017. Neste Campus, a auditoria foi realizada nas reas afetas Direo de

Administrao e a Coordenao de Registro Acadmico.

Pelas respostas aos questionamentos da SA n 13 e pela visita in loco, verificou-se que

os setores auditados possuem controle dos bens patrimoniais via planilhas. No h termos de

responsabilidade desses setores. Todavia, foi informado que a atribuio da

responsabilidade dos bens ser realizada com a implantao do mdulo patrimnio SUAP.

O Campus, tambm, informou que, no caso de mudana de responsvel, os bens so

conferidos por meio de planilhas, termos de responsabilidade e termos de devoluo. Foi

informado, ainda, que exigida a entrega dos bens patrimoniais para andamento de processos

de exonerao a pedido, aposentadoria, licena para tratar de interesses particulares e outras

formas de desligamento de servidores.

O Campus destacou que no inventrio realizado no final de exerccio de 2016 foram

constatados alguns itens/bens caracterizados como obsoletos ou inservveis, desta forma o

Campus est verificando como se dar a baixa

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