1 |

Relaciones y Servicios Multimedia

Workshop KMC Bogotá, Colombia- Agosto de 2011

Relaciones y Servicios Multimedia

Workshop KMC Bogotá, Colombia- Agosto de 2011

2 |

ObjetivosObjetivos

1. Por qué nos interesa relacionarnos con los medios de comunicación

2. Cómo identificamos lo que pueden ser noticias propias

3. Cómo nos relacionamos con los periodistas/medios

4. Algunas sugerencias para manejo de comunicación de riesgo

5. Algunas sugerencias sobre distintas herramientas de comunicación

3 |

¿Por qué nos relacionamos con los medios de comunicación?

¿Por qué nos relacionamos con los medios de comunicación?

• Para alcanzar a más personas con nuestros mensajes:

de una manera costo-efectiva,

de una manera atractiva,

para generar confianza

4 |4

¿Cómo vemos a los periodistas?

¿Cómo vemos a los periodistas?

oo

5 |5

¿Cómo son los periodistas? ¿Cómo son los periodistas?

Personas como ustedes y como yo

Bajo presión

Tratando de llegar al final del día

Esperando complacer a sus jefes

De naturaleza curiosa

6 |6

Hablar con periodistas es una oportunidad de difundir nuestros mensajes (!!!)

No es una visita al dentista …

7 |

¿Qué queremos mostrar al público?¿Qué queremos mostrar al público?

Promover el trabajo de la OPS ante una audiencia más amplia

Promover temas de salud y de salud pública que importan (y sobre los que la OPS trabaja)

Mostrar que la OPS produce resultados

8 |

¿Cómo captar el interés de la prensa?¿Cómo captar el interés de la prensa?

“Salud, pesetas y amor”

Preguntas básicas:

- ¿Qué quiero decir?

- ¿A quiénes les puede interesar?

- ¿Por qué y para qué?

- ¿Cuál sería la mejor manera de presentar la información?

9 |

Si nos interesa llegar a muchos …Si nos interesa llegar a muchos …

Comunicado de prensa

Nota para la web

Video

Redes Sociales

10 |

Algunas sugerencias previasAlgunas sugerencias previas

Comunicar acciones y resultados (evitar hablar de procesos)

Destacar logros/hitos en un proyecto

Buscar las historias para contar desde el lugar (contar historias desde el terreno)

11 |

Tipos de historias/notasTipos de historias/notas

Noticias:

Información que puede resultar novedosa/nueva para el público en general

12 |

¿Qué es y qué no es noticia?¿Qué es y qué no es noticia?

Para el público general, es noticia si la OPS organiza una reunión?

Firma un documento?

Aprobó una estrategia?

Puede ser noticia la información que se divulgó en esa reunión (datos presentados) …

El contenido del documento que se firmó…

La estrategia en sí (si es novedosa), o los resultados que se esperan de esa estrategia…

13 |

Otras posibles notas …Otras posibles notas …

Notas basadas en datos “duros” (números, conclusiones basadas en evidencia):

“En los últimos años, la mortalidad infantil se redujo en un 30% en América Latina gracias a un aumento en las tazas de inmunización, según un nuevo informe de OPS”

Destacar lo que se ha encontrado

OPS está promocionando una X acción que puede beneficiar a un X número de personas/ puede beneficiar de X manera …

OPS da una ayuda puntual (ayuda a país a prepararse para posibles pandemias)

14 |

Historias sobre el terreno (o de color)Historias sobre el terreno (o de color)

Destacar un tema a través de una experiencia puntual/ una historia puntual (ej: dengue, HIV)

Suelen ser notas descriptivas, con el relato de personas que ayudan a poner en contexto los datos

Muchas veces requieren ir al lugar a obtener la información

Son buenas historias para hacer videos

15 |

¿Y ahora?¿Y ahora?

Preguntas básicas:

- ¿Qué necesita saber su equipo de Comunicación para producir estas historias?

- ¿Cómo los podemos ayudar a promover lo que se hace desde las áreas técnicas?

16 |

C-C-CC-C-C

Conversación …

Coordinación!!!

COLABORACIÓN

17 |

¿Por qué?¿Por qué?

Conversación puede ayudar a áreas técnicas a saber qué material tienen que puede ser difundido

Coordinación previa para discutir cómo promover mejor los temas que importan al área/ a la OPS

Colaboración para preparar una estrategia de comunicación (no sólo con medios de comunicación, sino también con socios estratégicos)

18 |

¿Cómo?¿Cómo?

Generar instancias de coordinación desde el comienzo de un tema (ayuda a clarificar conceptos y mensajes, descubrir dónde falta datos que potencien esos mensajes)

Debatir posibles públicos a los que dirigirse (no siempre es para el público general, pero los comunicadores pueden ayudar a ampliarlo a otras audiencias)

Ayuda a la organización a consolidarse como referencia en temas de salud.

19 |

Ahora … a prepararse para las entrevistas!Ahora … a prepararse para las entrevistas!

20 |

Puntos simples a tener en cuenta durante una entrevista con medios de comunicación

Puntos simples a tener en cuenta durante una entrevista con medios de comunicación

El trabajo de los medios de comunicación es obtener una nota/historia/ noticia.

Para usted, el trabajo es contar SU historia a SU manera.

No necesariamente hay que contestar la pregunta que se hace

La única manera de mejorar sus habilidades para tratar con los medios pasa por: prepararse, ensayar y recibir feedback.

21 |

Estamos entrenados para ser lógicos, completos, precisos y tememos

ser malinterpretados.

22 |

Científicos y expertos en diversas áreas suelen hablar así …

Científicos y expertos en diversas áreas suelen hablar así …

Mensaje Principal

23 |

Sugerencia: Ir directo al puntoSugerencia: Ir directo al punto

Mensaje Principal

24 |

¿Qué consideran más efectivo? ¿Qué consideran más efectivo?

25 |

¿Cómo hacer su historia más atractiva?¿Cómo hacer su historia más atractiva?

Enmarque sus datos en una historia

Vincule los datos a cosas cotidianas/de la vida diaria

Explique los conceptos y la jerga

Explique lo que el tema implica para los individuos afectados

Use el lenguaje de la audiencia

26 |26

¿Cuál es la línea de las preguntas?, ¿quién es el periodista?, ¿están informados?

¿CUÁLES SON SUS MENSAJES?

Prepararse para las entrevistasPrepararse para las entrevistas

27 |

Usted tiene cero control sobre lo que escribirán los periodistas.

Tiene el 100% del control sobre lo que usted dice.

Usted tiene cero control sobre lo que escribirán los periodistas.

Tiene el 100% del control sobre lo que usted dice.

MensajesMensajes

28 |

Talking PointsTalking Points

Haga un resumen de los 3 mensajes claves que serán usados repetidamente al tratar este tema en entrevistas

Puede determinar esos mensajes claves con los comunicadores previo a la entrevista.

Deben ser sencillos, directos, al punto (memorables)

Deben resumir lo principal que quiera decir sobre ese tema

Trate de decirlos en el transcurso de la entrevista

29 |

CitasCitas

Las citas que son: CORTAS, FOCALIZADAS Y CLARAS son las más fáciles de repetir y de recordar ( particuarmente

en radio y TV)

Use lenguaje simple- EVITE LA JERGA

Use verbos positivos y activos

Hable para un nivel entre 4to y 6to.

30 |30

“Si”s en entrevistas“Si”s en entrevistas

Use oraciones cortas. Prepare expresiones atractivas para asentar concepto

Use lenguaje sencillo Use términos positivos (“Somos efectivos” en lugar

de “no somos ineficaces”) Responda con entusiasmo (Pero evite usar mucho

“esa es una excelente pregunta”) Trate de explicar cómo lo que usted dice puede

afectar o afecta a la audiencia del reportero

31 |31

“NOs” en entrevistas“NOs” en entrevistas

No diga “Sin comentarios”. Eso sigue siendo un comentario

No trate de responder cuando no sabe la respuesta. (Puede no saberla y está bien. Puede ser peor responder sin saber)

No hable “off the record” con un reportero en el que no confíe

Nunca asuma que el micrófono está apagado.

No dé su punto de vista personal

32 |32

Entrevistas en los diariosEntrevistas en los diarios

Suelen ser las más sencillas

Se pueden discutir los temas con cierta extensión y uno se puede corregir

Uno puede revisar sus notas

Puede entregar material para apoyar los datos

33 |33

Mayor alcance

La audiencia no lo puede ver

Es un estilo de conversación

La radio achata (sea enérgico al hablar)

Mantenga sus respuestas CORTAS

Asuma que el micrófono siempre está encendido

Entrevistas en radioEntrevistas en radio

34 |34

No va a poder usar notas, así que esté preparado

Actúe como si charlara con un amigo.

Quizás tenga sólo 20 segundos

Diga sus puntos principales enseguida

No hable y hable y hable.

Asuma todo el tiempo que está siendo grabado.

Entrevistas en TVEntrevistas en TV

35 |

Algunas reglas de oroAlgunas reglas de oro

1. Nunca, nunca, nunca mienta

2. Nunca diga ”Sin comentarios"

3. Nunca hay un "off the record"

4. Sea breve, vaya al punto y siempre piense en la audiencia a la que se está dirigiendo

5. Mantengase calmo, confiado y sobre el tema

36 |

Más reglas de oroMás reglas de oro

6. Utilice un lenguaje simple, evite la jerga

7. Mantengase en control

8. No especule

9. Esté atento a las tácticas de los reporteros

37 |

“Es mucho trabajo/ Es complicado”“Es mucho trabajo/ Es complicado”

Si, es verdad … pero es necesario

Usted sabe de su tema y puede hacerlo

No evite las entrevistas: ayudan a promocionar su trabajo y el de la organización

Tenga en cuenta que los periodistas NECESITAN LA NOTA YA, YA, YA, YA, YA! (no en tres semanas)

Preparación, coordinación y mensajes claros para no perder una OPORTUNIDAD

38 |

Sugerencias de estilo para comunicadosSugerencias de estilo para comunicados

COMUNICADO DE PRENSA:

Presenta información interesante y noticiosa en un formato conciso y pronto para ser utilizado por la prensa.

El objetivo es persuadir a los periodistas que tenemos una historia que vale la pena para ser publicada

Muchos medios van a publicar el comunicado directamente como sale de la organización

39 |

Formato del comunicado Formato del comunicado

Es como una nota de prensa: cuanto más fácil se entienda por quienes no son técnicos y cuanto menos esfuerzo tome armarlo, más posibilidades de ser publicado

Corto y simple en lenguaje accesible

Uso de la “pirámide invertida”: la noticia va en el primer párrafo// el principal mensaje

Titulo interesante (define interés en llevar la noticia)

40 |

Otras sugerencias sobre el formato:Otras sugerencias sobre el formato:

Copete/lead/primer párrafo: Busca captar la atención del lector y da el mensaje principal

No es una publicación científica, no está dirigida a los técnicos sino al público en general. Tiene que ser entendible (libre de jerga)

Citar las fuentes

Evitar los adjetivos (“tal cosa es importante”) a menos que sea una cita

41 |

Otros temas a tener en cuentaOtros temas a tener en cuenta

Los comunicados van a los periodistas:

- Considerar el tiempo o cuándo es el momento indicado para emitir un comunicado (día, hora, oportunidad)

- Red de periodistas (identificar quienes pueden promover mejor algunos temas)

- Red de socios estratégicos que puedan ayudar a difusión

42 |42

Lenguaje para TVLenguaje para TV

No cruce sus brazos

Sentarse derecho con las manos a la vista

Mire a los ojos

Inclinarse hacia adelante suavemente

43 |43

No vestirse con camisa blanca

No se ponga trajes negros

Evite los diseños complicados o líneas

Evite los colgantes/joyas muy grandes

Utilice colores sólidos

Vestirse para la TVVestirse para la TV

44 |44

Reconociendo preguntas candentesReconociendo preguntas candentes

Enojadas, emocionales e imprecisasEnojadas, emocionales e imprecisas

Se lanzan rápidamente con un lenguaje Se lanzan rápidamente con un lenguaje corporal acusatoriocorporal acusatorio

45 |45

Mantengase tranquilo

No se apure

No repita las palabras complicadas.

Reconozca el tono

Respondiendo preguntas candentesRespondiendo preguntas candentes

46 |

Preguntas especulativasPreguntas especulativas

Qué pasaría si___? 

Cómo piensa usted que esto sucedió?

 

Podría aventurar una razón de cómo esto pasó________?

No me gustaría especular sobre este punto. Los hechos son___

 Es importante que nos manejemos

con los hechos como los conocemos, y los hechos son_____

Es demasiado temprano para decirlo. Haremos una evaluación completa y sabremos lo que sucedió.

 

Preguntas Respuestas

47 |

Otras preguntas …Otras preguntas …

John Smith de UNICEF nos dijo que _______

 Una fuente del Ministerio de PS nos dijo que______

 Cómo responde al director de OPS que dijo que_______?

 Nuestras fuentes nos dicen_________

 Esta es la información que tengo  Me atengo a los hechos, y éstos

son________ Los hechos dicen

Esto es lo que sé__________ No puedo hablar por Dr. XYZ, pero

puede decir que …

Preguntas Respuestas

48 |

Preguntas negativasPreguntas negativas

Hablenos del brote de E-coli que sucedió aquí hoy?

 Podría haber sido otro

La verdad es____________ Permitame explicarle los hechos

que tengo_____ Nuevamente, permitame compartir

con usted exactamente lo que sucedión__

 (No repetir el comentario negativo

o palabra negativa. Corregir la imprecisión)

Questions Responses

49 |

Pondiendo palabras en su bocaPondiendo palabras en su boca

“Entonces, su tema moral está afectando a la salud pública, no??

“Veamos cuál es el tema aquí, si me permite”… Enfatice ahí una respuesta positiva.

 (Reconozca que sus esfuerzos están dirigidos a que use palabras que no diría. No discuta).

Tactic/Question Response

50 |

Preguntas sobre supuestosPreguntas sobre supuestos

Reportero le da información totalmente falsa para ponerlo a la defensiva.

No es verdad que la OPS no dio suficiente entrenamiento al Ministerio de Protección Social porque gastó el dinero en un nuevo edificio?

Permitame darle la información correcta______

 Esto es lo que sucedió en

verdad___________ La verdad es____________ (No repetir el comentario o palabra

negativa!!)

Tactic/Question Respuesta

51 |

Hechos Falsos e Información incorrectaHechos Falsos e Información incorrecta

“Así que … le dio el 75% del presupuesto de subsidios a una organización para que estudie TB?”

Si el periodista da información incorrecta, se lo puede corregir así …

“Quizás pueda clarificar eso para su audiencia, [nombre del periodista],

 Eso no es verdad…Los hechos

son (Corregir con en tono positivo)

Tactic/Question Respuesta