Regnskapsrutiner i lokallagene 2012

Lokallaget gjør følgende:

• betaler alle regninger som ikke innebærer oppgaveplikt

• attestere alle bilag. Dette skal gjøres av 2 personer i styret

• sender alle bilag og bankkontoutskrift til fylkeskontoret i tråd med datoer i årshjulet

• angir mottakers navn og anledning på bilag vedr. gaver

• angir på bilagene hvilket møte/møtedato bevertning og andre møtekostnader gjelder

Lokallaget gjør følgende:

• sender reiseregninger til fylkeskontoret

• sender bilag som er lønnsrelatert til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet

• sender, v/lokallagsstyret, en underskrevet styreberetning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagsstyret snarest etter at lokallaget har mottatt foreløpig regnskap– Skal underskrives av alle faste medlemmer i lokallagsstyret

Årsresultatet skal bekreftes med kronebeløp i beretningen

NB: Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning

foreligger

Fylkeskontoret gjør følgende:

• håndterer og fører regnskapet fortløpende i Agresso

• sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale

• registrerer bilag som er lønnsrelatert slik at disse blir utbetalt og innberettet av UDF sentralt

• registrerer reiseregninger slik at disse bli utbetalt av UDF sentralt

Fylkeskontoret gjør følgende:

• sluttfører lokallagets regnskap ved årsskiftet

• sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget

• sørger for revisjon

• setter opp fullstendig årsregnskap etter at styreberetning er mottatt

• oversender endelig regnskap med revisjonsberetning til lokallaget

Årshjul - Årsoppgjørsrutiner:

Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret

Innen 15. januar Sender inn de siste bilag og bankutskrifter fra året før. VIKTIG at det bare er for desember.

Innen 6. februar Fører de siste bilag, sender foreløpig regnskap til lokallagene og leverer regnskapene til revisor

Innen 28. februar Sørger for revisjon og sender ferdig revidert regnskap og dokumenter til lokallaget

Årsoppgjørsrutiner:

Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret

Innen 21. mars lager en styreberetning som bekrefter regnskapstallene – overskudd/underskudd – som sendes til fylkeskontoret- Attesteres revidert regnskap

Etter mottatt styreberetning

Revisor lager revisjonsberetning og regnskapet er ferdig

Mars/april (etter årsmøte) Sender inn vedtatt budsjett for kommende år

Legger inn tilsendt vedtatt budsjett for lokallagene

Rutiner ellers i året:

Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret

Innen 1. april Sender inn bilag og bankkontoutskrifter

Innen 30. april Fører bilag og sender status til lokallagene

Innen 1. juni Sender inn bilag og bankkontoutskrifter

Innen 30. juni Fører bilag og sender status til lokallagene

Rutiner ellers i året:

Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret

Innen 10. august Sender inn bilag og bankkontoutskrifter

Innen 31. august Fører bilag og sender status til lokallagene

Innen 10. oktober Sender inn bilag og bankkontoutskrifter

Innen 30. oktober Fører bilag og sender status til lokallagene

Rutiner ellers i året:

Tidspunkt Lokallag Fylkeskontoret

Etter avtale/behov og innen 1. november

Sender oversikt over det som skal utbetales av godtgjøringer/honorar og andre lønnsbilag til tillitsvalgte /foredragsholdereDet kan f.eks være:

• Honorar til foredragsholder• Honorar for kulturinnslag på

årsmøte• Ekstrainnsats i forkant av årsmøte• Møtegodtgjøring styremedlemmer

Husk: be om skattekort og send det til fylkeslaget

Fylkeslaget legger det inn i lønnssystemet og det blir så utbetalt fra sentralt ca 12. i hver måned. Desemberlønn utbetales den 6. desember

Innen 1. november Sender oversikt mobil/bredbånd for de som skal ha noe dekket

Fylkeslaget rapporterer og innberetter til sentralt

Rutiner ellers i året:

Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret

Innen 5. desember Sender inn bilag og bankkontoutskrifter

Innen 20. desember Fører bilag og sender status til lokallagene

Gaver

Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men detfinnes noen unntak fra skatteplikten. Her er de viktigste for oss:

•Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person - 1000 kr

•Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år - 3000 kr

Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt

Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket

Gavesjekk er ikke gave, det er lønn!

Mobil og evnt. mobilt bredbånd

Dekning av mobil fullt ut:• Telefongodtgjøring skal innberettes. Det utløser arbeidsgiveravgift

og kan også utløse skattepliktig fordel. • En arbeidstaker som disponerer/får godtgjørelse for mobiltelefon, vil

bli skattelagt for tjenestens verdi mellom 1000 (skattefritt bunnbeløp) og 5000 kroner, det vil si normalt 4000 kroner.

- Fakturaen betales av lokallaget (adressen må være til lokallaget)

- Kopi av betalte fakturaer sendes fylkeskontoret for registrering i lønnssystemet

- Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp

- Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave

Eksempel mobilbruk

Mobilbruk tillitsvalgt 1: 10 700,- på et år

- Oppgavepliktig: 4000,-- Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 4000,-

som skatteetaten da evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen

Mobilbruk tillitsvalgt 2: 1900,- på et år

- Oppgaveplikt: 1900,-

- Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 1900,- som skatteetaten evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen

Mobil og evnt. mobilt bredbånd

Refusjon av mobilregning:

- Den tillitsvalgte betaler fakturaen selv

- Original faktura og refusjonskravskjema sendes til fylkeskontoret

- Fylkeskontoret registrerer det i lønnssystemet

- Den tillitsvalgte får det utbetalt ca 12. i måneden og tilsendt lønnsslipp

- Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave

Reiseregninger:

• Utbetalinger av reiseregninger MÅ gå via fylkeskontoret (Leveres umiddelbart eller senest 1 mnd etter reisens avlsutning)

Rutinen er som følger:

- Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret :• Nøyaktig gateadresse ved all kjøring til/fra oppdragssted. Hvis

ikke gateadresse så stedbetegnelser + postnummer/poststed eller bare postnummer/poststed.

• Dato og klokkeslett for reisens start og slutt• Ved overnatting skal hotellnavn oppgis• Reiseoppdrag

- Fylkeskontoret legger det inn i Agresso

- Utbetales sentralt

Lønn/godtgjøringer

• Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret

Rutinen er som følger:

- Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret :• fornavn, etternavn, adresse• fødselsnummer • bankkontonummer• hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato• underskrift• skattekort

- Fylkeskontoret registrere lønn i Agresso

- Utbetales sentralt

Lønn/godtgjøringer

- Utbetales skjer fra sentralt ved neste lønnsutkjøring, normalt ca 12. i hver måned

- Lokallaget blir avregnet i neste kontingentutbetaling

Eksempler :• Godtgjøring til styremedlemmer pr styremøte (inntil kr 500,- pr

møte pr deltaker)• Ekstrainnsats i forkant av årsmøte• Honorar til barnepass (sats 400 kr dag og 150 kr natt)• Honorar til foredragsholder

Lønn/godtgjøringer

Frister innsending av dokumentasjon ved lønnsutbetalinger til fylkeskontoret 2012

Januar: Ingen utbetaling August: 28. juni

Februar: 27. januar September: 15.august

Mars: 14.februar Oktober: 17.september

April: 14.mars November: 16.oktober

Mai: 16.april Desember: 14.november

Juni: 31.mai

Juli: Ingen utbetaling