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REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)

DEL ÓRGANO ELECTORAL PLURINACIONAL

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)

DEL ÓRGANO ELECTORAL PLURINACIONAL

CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1 - OBJETIVO

Implantar en el ÓRGANO ELECTORAL PLURINACIONAL, las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación,

identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la

aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en la

entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos de contratación, manejo

y disposición de bienes.

ARTÍCULO 2 - AMBITO DE APLICACIÓN

El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y

unidades del ÓRGANO ELECTORAL PLURINACIONAL.

ARTÍCULO 3 – BASE LEGAL

La Base Legal del presente Reglamento Específico es:

a) Constitución Política del Estado;

b) Ley Nº 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control

Gubernamentales;

c) Ley N° 018, de 16 de junio de 2010, del Órgano Electoral Plurinacional;

d) Decreto Supremo Nº 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el

Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo

N°26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica;

e) Decreto Supremo Nº 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS);

f) Decreto Supremo Nº 1497, de 20 de febrero de 2013, que regula los Convenios

Marco y el Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE);

g) Decreto Supremo N° 4453, de 14 de enero de 2021, que estable la

Subasta Electrónica y el Mercado Virtual Estatal;

h) Resolución Ministerial Nº 274, de 9 de mayo de 2013, que aprueba el

Reglamento del Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE);

i) Resolución Ministerial N° 088, de 29 de enero de 2021, que aprueba el

Reglamento de Contrataciones con Apoyo de Medios Electrónicos, el Manual

de Operaciones del Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES), el

Contenido Mínimo para la elaboración del Reglamento Específico del

Sistema de Administración de Bienes y Servicios para Empresas Públicas

Nacionales Estratégicas (RE-SABS EPNE) y los Modelos de Documento

Base de Contratación (DBC) en las modalidades de Licitación Pública y Apoyo

a la Producción y Empleo (ANPE).

ARTÍCULO 4 - NOMBRE DE LA ENTIDAD

ÓRGANO ELECTORAL PLURINACIONAL.

ARTÍCULO 5 - MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA - MAE

La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es la Sala Plena del Tribunal Supremo

Electoral o la Sala Plena del Tribunal Electoral Departamental, según corresponda.

ARTÍCULO 6 - ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es el Dirección Nacional de

Administración del Tribunal Supremo Electoral.

El presente RE-SABS será aprobado mediante resolución emitida por la Sala Plena del

Tribunal Supremo Electoral del Órgano Electoral Plurinacional.

ARTÍCULO 7 - PREVISIÓN

En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la

interpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los

alcances y previsiones establecidas en las NB-SABS y su reglamentación.

ARTÍCULO 8 - SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugar a

responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capítulo V, de la Ley

Nº 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y

disposiciones conexas.

CAPÍTULO II SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ARTÍCULO 9 - ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC

El PAC será elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinación con

las Unidades Solicitantes.

SECCIÓN I MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

ARTÍCULO 10 - RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR

Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor (RPA) a: Director

Nacional de Administración del Tribunal Supremo Electoral, al Jefe de la Sección

Administrativa Financiera en cada Tribunal Electoral Departamental del Órgano

Electoral Plurinacional y al Jefe de la Sección Administrativa Financiera de cada

SERECI departamental.

El servidor público designado por la MAE, mediante resolución administrativa de Sala

Plena, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad

de Contratación Menor (hasta Bs50.000.-), cuyas funciones son las siguientes:

a) Verificar que la solicitud de la contratación se encuentre inscrita en el POA y PAC

cuando corresponda;

b) Verificar la certificación presupuestaria correspondiente;

c) Autorizar el inicio del proceso de contratación;

d) Adjudicar o declara desierta la contratación.

ARTÍCULO 11 - PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

Las contrataciones menores hasta Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS),

se realizan según el siguiente proceso:

RESPONSABLE ACTIVIDAD Unidad Solicitante I. Elabora las Especificaciones Técnicas o Términos de

Referencia, según corresponda. II. Estima el precio referencial, respaldando su estimación.

III. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria.

IV. Solicita al RPA la autorización de inicio de proceso de contratación.

Unidad Administrativa

I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante.

II. Emite la certificación presupuestaria. III. Remite toda la documentación al RPA.

RPA I. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) y que cuente con la certificación presupuestaria.

II. Autoriza el inicio de proceso de contratación. III. Instruye a la Unidad Administrativa la ejecución del proceso

de contratación. Unidad Administrativa

I. Para la contratación de bienes hasta Bs20.000 (Veinte Mil 00/100 Bolivianos), obtiene: el Reporte de Precios o el Reporte de No Existencia en el Mercado Virtual Estatal, el cual deberá archivarse en el expediente del proceso de contratación. a) En caso de obtener el Reporte de Precios, selecciona

al proveedor registrado en el Mercado Virtual Estatal, el cual realizará la provisión del bien;

b) En caso del Reporte de No Existencia, selecciona por fuera del Mercado Virtual Estatal al proveedor que realizará la provisión del bien.

En ambos casos, remite informe de la selección dirigido al RPA para la respectiva adjudicación.

II. Para la contratación de obras, y servicios generales menores a Bs20.000 (Veinte Mil 00/100 Bolivianos), así como, para la contratación de Servicios de Consultoría

hasta Bs50.000 (Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos), previo conocimiento del mercado selecciona a un proveedor que realice la prestación del servicio, considerando el precio referencial y las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia y remite informe de la selección dirigido al RPA para la respectiva adjudicación.

III. Para contrataciones de bienes, obras y servicios generales mayores a Bs20.000 (Veinte mil 00/100 Bolivianos), identifica la oferta de proveedores para realizar la Consulta de Precios de Mercado de acuerdo con lo siguiente: a) Selecciona un proveedor que cumpla con las

condiciones necesarias para efectuar la prestación del servicio o la provisión de (l) (los) bien (es);

b) Publica en el SICOES mínimamente por dos (2) días hábiles computables a partir del día siguiente de efectuado su registro en este sistema: a. Las especificaciones técnicas, características y

atributos, cantidades, precio y/o demás condiciones de los bienes, obras o servicios, que fueron ofertados por el proveedor identificado. En el caso de bienes se incluirá la marca y origen, si corresponde;

b. La Declaración Jurada de cumplimiento de condiciones del proceso de contratación y aceptación para la publicación de oferta;

c. Otra información que considere pertinente. c) De registrarse alguna oferta en el plazo establecido,

genera el Reporte Electrónico del cual realizará la comparación de precios y seleccionará al proponente con el precio más bajo. De no registrarse ninguna oferta, seleccionará al proveedor de la oferta inicialmente identificada.

d) Remite al RPA la selección efectuada para que se realice la adjudicación.

RPA I. Adjudica al proveedor seleccionado. II. Instruye a la Unidad Administrativa solicitar al proveedor

adjudicado la presentación de la documentación para la formalización de la contratación.


i. Notifica a proveedor seleccionado, remitiendo la adjudicación y solicita la presentación de documentos para la formalización de la contratación.

ii. Recibida la documentación, remite a la Unidad Jurídica para su revisión.

iii. En caso de formalizarse el proceso de contratación mediante orden de compra u orden de servicio, suscribe estos documentos.

Unidad Jurídica i. Revisa la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado.

ii. Cuando el proceso se formalice mediante contrato, elabora, firma o visa el mismo, como constancia de su elaboración y lo remite a la MAE de la entidad, para su suscripción.

Máxima Autoridad Ejecutiva

i. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa, y motivada, de acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley N°2341.

ii. Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes de la Comisión de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPA o a la Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante.

Responsable o Comisión de Recepción

I. Efectúa la recepción de los bienes y servicios. II. Elabora y firma Acta de Recepción o Informe de

Conformidad o Disconformidad para bienes y obras. En servicios generales y servicios de consultoría emite Informe de Conformidad o Disconformidad.

SECCIÓN II MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO – ANPE ARTÍCULO 12 - RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - RPA

Se designará como RPA a: Director Nacional de Administración del Tribunal Supremo

Electoral, al Jefe de la Sección Administrativa Financiera en cada Tribunal Electoral

Departamental del Órgano Electoral Plurinacional y al Jefe de Sección Administrativa y

Financiera de cada SERECI departamental.

El RPA designado por la MAE, mediante resolución administrativa de Sala Plena, es el

responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo

Nacional a la Producción y Empleo - ANPE, sus funciones están establecidas en el

Artículo 34.- de las NB- SABS.

ARTÍCULO 13 - PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE

Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones

mayores a Bs.50.000 (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN

MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente:



III. Define el Método de Selección y Adjudicación a ser utilizado en el proceso de contratación.

IV. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, POA y PAC.

V. Solicita al RPA la autorización de inicio de proceso de contratación.



II. Emite la certificación presupuestaria. III. Elabora el Documento Base de Contratación (DBC),

incorporando las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, elaborados por la Unidad Solicitante, de acuerdo con lo siguiente: a) En caso de que el proceso sea por Solicitud de

Propuestas, en base al modelo elaborado por el Órgano Rector;

b) En caso de que el proceso sea por Cotizaciones, no será necesario utilizar el modelo de DBC, debiendo crear un DBC, de acuerdo con la naturaleza y características de la contratación.

IV. Remite toda la documentación al RPA, solicitando la aprobación del DBC.

RPA I. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y que cuente con certificación presupuestaria.

II. Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación.

III. Instruye a la Unidad Administrativa realizar la publicación de la convocatoria y el DBC.


I. Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y únicamente la convocatoria en la Mesa de Partes, opcionalmente podrá publicar la convocatoria en medios de comunicación alternativos de carácter público.

II. Realiza las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas: a) Organiza y lleva a efecto la Reunión Informativa de

Aclaración y la Inspección Previa, en coordinación con la Unidad Solicitante.

b) Atiende las Consultas Escritas. RPA I. Designa mediante memorándum al Responsable de

Evaluación o a la Comisión de Calificación. Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación

I. En acto público realiza la apertura de cotizaciones o propuestas y da lectura de los precios ofertados.

II. Efectúa la verificación de los documentos presentados aplicando la Metodología Presentó/No Presentó.

III. En sesión reservada y en acto continuo, evalúa y califica las propuestas técnicas y económicas presentadas de

acuerdo con el Método de Selección y Adjudicación, definido en el DBC.

IV. Cuando corresponda, convoca a todos los proponentes para la aclaración sobre el contenido de una o más propuestas, sin que ello modifique la propuesta técnica o económica.

V. Elabora el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al RPA.

RPA I. En caso de aprobar el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta, adjudica o declara desierta la contratación: a) Cuando la contratación sea mayor a Bs200.000.-

(DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS), adjudica o declara desierta mediante resolución expresa elaborada por la Unidad Jurídica.

b) Cuando la contratación sea hasta Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS), adjudica o declara desierta mediante nota elaborada por la Unidad Administrativa.

En caso de no aprobar el Informe deberá solicitar la complementación o sustentación del mismo. Si una vez recibida la complementación o sustentación del Informe decidiera bajo su exclusiva responsabilidad aparatarse de la recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE de la entidad y a la Contraloría General del Estado.

II. Instruye a la Unidad Administrativa notificar a los proponentes el resultado del proceso de contratación.


I. Notifica a los proponentes, remitiendo la resolución expresa o nota de adjudicación o declaratoria desierta.

II. Solicita al proponente adjudicado la presentación de documentos para la formalización de la contratación. En contrataciones mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS), esta solicitud será realizada una vez vencido el plazo de interposición del Recurso Administrativo de Impugnación.

III. Recibida la documentación para la formalización de la contratación remite la misma a la Unidad Jurídica.

IV. En caso de formalizarse el proceso de contratación mediante Orden de Compra u Orden de Servicio, suscribe estos documentos.

Unidad Jurídica I. Revisa la documentación presentada por el proponente adjudicado en coordinación con el Responsable de Evaluación o la Comisión de Calificación.

II. Cuando el proceso se formalice mediante contrato, elabora, firma o visa el mismo, como constancia de su elaboración y lo remite a la MAE para su suscripción.


I. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa y motivada de acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley Nº 2341.

II. Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes

de la Comisión de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPA o a la Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante.

Responsable o Comisión de Recepción


Conformidad o Disconformidad para bienes y obras. En servicios generales y servicios de consultoría emite Informe de Conformidad o Disconformidad.

SECCIÓN III MODALIDAD LICITACIÓN PÚBLICA

ARTÍCULO 14 - RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA - RPC

Se designará como RPC a Director Nacional Económico Financiero en el Tribunal

Supremo Electoral, al Jefe de la Sección de Tecnologías en el Tribunal Electoral

Departamental del Órgano Electoral Plurinacional y al Jefe de la Sección Administrativa

y Financiera de cada SERECI departamental.

El RPC, designado por la MAE mediante resolución administrativa de Sala Plena es el

responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitación

Pública, sus funciones están establecidas en el Artículo 33.- de las NB-SABS.

ARTÍCULO 15 - PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA

La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs1.000.000

(UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su proceso es el siguiente:



III. Define el Método de Selección y Adjudicación a ser utilizado en el proceso de contratación.

IV. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, el POA y PAC.

V. Solicita al RPC la autorización de inicio de proceso de contratación.



II. Emite la certificación presupuestaria.

III. Elabora el DBC, incorporando las Especificaciones

Técnicas o Términos de Referencia, elaborados por la Unidad Solicitante.

IV. Remite toda la documentación al RPC solicitando autorización de publicación del DBC.

RPC I. Verifica que la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y que cuente con certificación presupuestaria.

II. Autoriza el inicio del proceso de contratación. III. Instruye a la Unidad Administrativa realizar la publicación

de la convocatoria y el DBC. Unidad Administrativa

I. Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y únicamente la convocatoria en la Mesa de Partes, opcionalmente podrá publicar la convocatoria en medios de comunicación alternativos de carácter público.

II. Lleva a cabo las actividades administrativas previas a la presentación de propuestas: a) Lleva adelante la inspección previa en coordinación con

la Unidad Solicitante; b) Atiende las consultas escritas. c) Organiza y lleva a efecto la reunión de aclaración en

coordinación con la Unidad Solicitante RPC I. Una vez realizada la reunión de aclaración aprueba el DBC

con enmiendas si existieran mediante resolución expresa. II. Instruye a la Unidad Administrativa notificar la resolución

expresa que aprueba el DBC. Unidad Administrativa

I. Notifica a los proponentes, remitiendo la resolución expresa de aprobación del DBC.

RPC I. Designa mediante memorándum a la Comisión de Calificación.

Comisión de Calificación

I. En acto público realiza la apertura de propuestas y da lectura de los precios ofertados.

II. Efectúa la verificación de los documentos presentados aplicando la Metodología Presentó/No Presentó.

III. En sesión reservada y en acto continuo, evalúa y califica las propuestas técnicas y económicas presentadas de acuerdo con el Método de Selección y Adjudicación, definido en el DBC.

IV. Cuando corresponda, convoca a todos los proponentes para la aclaración sobre el contenido de una o más propuestas, sin que ello modifique la propuesta técnica o económica.

V. Elabora el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al RPC.

RPC I. En caso de aprobar el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta emitido por la Comisión de Calificación, adjudica o declara desierta la contratación de bienes o servicios, mediante resolución expresa.

II. En caso de no aprobar el Informe deberá solicitar la complementación o sustentación del mismo. Si una vez recibida la complementación o sustentación del Informe decidiera bajo su exclusiva responsabilidad aparatarse de

la recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE de la entidad y a la Contraloría General del Estado.

III. Instruye a la Unidad Administrativa notificar a los proponentes el resultado del proceso de contratación.


I. Notifica a los proponentes, remitiendo la resolución expresa de Adjudicación o Declaratoria Desierta.

II. Solicita al proponente adjudicado la presentación de documentos para la formalización de la contratación. Esta solicitud será realizada una vez vencido el plazo de interposición del Recurso Administrativo de Impugnación.

III. Recibida la documentación para la formalización de la contratación remite la misma a la Unidad Jurídica.

Unidad Jurídica I. Revisa la documentación presentada por el proponente adjudicado en coordinación con la Comisión de Calificación.

II. Elabora, firmo o visa el contrato, como constancia de su elaboración y lo remite a la MAE.


I. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa, y motivada, de acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley Nº 2341.

II. Designa a los integrantes de la Comisión de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPC o a la Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante.

Comisión de Recepción


Conformidad o Disconformidad para bienes y obras. En servicios generales y servicios de consultoría de emite el Informe de Conformidad o Disconformidad.

SECCIÓN IV MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

ARTÍCULO 16 - RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El Responsable de la Contratación por Excepción es la Sala Plena del Tribunal Supremo

Electoral o la Sala Plena del Tribunal Electoral Departamental, según corresponda,

quien autorizará la contratación mediante resolución expresa, motivada técnica y

legalmente.

ARTÍCULO 17 - PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la resolución

que autoriza la Contratación por Excepción.

Una vez formalizada la contratación, la información de la contratación será presentada

a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES.

SECCIÓN V MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS ARTÍCULO 18 - RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y /O EMERGENCIAS

El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es la Sala Plena del

Tribunal Supremo Electoral o la Sala Plena del Tribunal Electoral Departamental, según

corresponda.

ARTÍCULO 19 - PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y /O EMERGENCIAS

Las Contrataciones por Desastres y/o Emergencias, serán realizadas conforme dicte la

resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencia, conforme la Ley Nº 602, de 14

de noviembre de 2014, de Gestión de Riesgos.

SECCIÓN VI MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS ARTÍCULO 20 - RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA

designado de acuerdo con lo establecido en los Artículos 12 y 14 del presente

Reglamento Específico.

La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con los

siguientes procesos:

Bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado; gasolina, diésel, gas licuado y otros.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Unidad Solicitante I. Solicita la contratación de gasolina, diésel, gas licuado y

otros, solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.

II. Estima precio de referencia. III. Requiere a la Unidad Administrativa la Certificación

Presupuestaria y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y envía toda la documentación al RPA o RPC para la autorización de inicio de proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.

RPA o RPC I. Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) y si cuenta con la Certificación Presupuestaria, autoriza el inicio de proceso de contratación e instruye a la Unidad Administrativa la ejecución del proceso.


I. Invita en forma directa al proveedor de gasolina, diesel, gas licuado y otros y remite la documentación al RPA o RPC, según corresponda, para la adjudicación.

RPA o RPC I. Adjudica e instruye a la Unidad Administrativa solicite documentación para la formalización de la contratación.


I. Recibida la documentación por el proveedor, elabora y suscribe la orden de compra o servicio o remite la documentación a la Unidad Jurídica para la elaboración del contrato.


I. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa, motivada y pública, de acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley Nº2341.

II. Designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción.

Responsable de Recepción o Comisión de Recepción

I. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las condiciones de la contratación para emitir acta o informe de conformidad o disconformidad

Servicios públicos: energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga. RESPONSABLE ACTIVIDAD

Unidad Solicitante I. Remite a la Unidad Administrativa las facturas de consumo de energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga y solicita el pago.


I. Verifica las facturas de consumo de energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga, previa certificación presupuestaria efectúa los pagos correspondientes.

Medios de Comunicación: televisiva, radial, escrita u otros medios de difusión. No se aplica a la contratación de agencias de publicidad.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Unidad Solicitante I. Elabora las Especificaciones Técnicas.

II. Determina el medio de comunicación a contratar. III. Requiere a la Unidad Administrativa la certificación

presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite toda la documentación al RPA o RPC para la autorización de inicio de proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.

RPA o RPC I. Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) y si cuenta con la certificación presupuestaria, autoriza el inicio de proceso de contratación e instruye a la Unidad Administrativa la ejecución del proceso.


I. Invita en forma directa al proveedor que prestará el servicio y remite la documentación al RPA o RPC, según corresponda, para la adjudicación.



I. Recibida la documentación por el proveedor, elabora y suscribe la orden de servicio o remite la documentación a la Unidad Jurídica para la elaboración del contrato.


I. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa y motivada, de acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley Nº2341.



I. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las condiciones de la contratación para emitir acta o informe de conformidad o disconformidad.

Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de centros educativos de salud: NO APLICA para el OEP.

Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas, cuando no cuente con infraestructura propia y en casos de extrema necesidad, previo certificado de inexistencia emitido por el SENAPE.


II. Adjunta la certificación de inexistencia emitida por el SENAPE.

III. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite toda la documentación al RPA o RPC para la autorización de inicio de proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.



I. Invita en forma directa al proveedor que arrendará el inmueble y remite la documentación al RPA o RPC, según corresponda, para la adjudicación.



I. Recibida la documentación presentada por el proveedor que arrendará el inmueble la remite a la Unidad Jurídica para la elaboración del contrato.





I. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las condiciones de la contratación para emitir su conformidad o disconformidad.

Adquisición de pasajes aéreos de aerolíneas en rutas nacionales: siempre y cuando el costo de los pasajes se sujete a tarifas únicas y reguladas por la instancia competente. No se aplica a la contratación de agencias de viaje.


II. Requiere a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite toda la documentación al RPA o RPC para la autorización de inicio de proceso de contratación.



I. Invita en forma directa al proveedor y remite la documentación al RPA o RPC, según corresponda, para la adjudicación.





I. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa, motivada y pública, de acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley Nº2341.



I. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las condiciones de la contratación para emitir acta o informe de conformidad o disconformidad.

Suscripción a medios de comunicación escrita o electrónica: diarios, revistas y publicaciones especializadas.


II. Determina el medio de comunicación escrita o electrónica a contratar.

III. Requiere a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite

toda la documentación al RPA o RPC para la autorización de inicio de proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.












Adquisición de repuestos del proveedor: cuando se requiera preservar la garantía y consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria.


II. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria, el POA y remite toda la documentación al RPA o RPC dando curso a la autorización de inicio de proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.



I. Invita en forma directa al proveedor del bien y remite la documentación al RPA o RPC, según corresponda, para la adjudicación.

RPA o RPC I. Adjudica e instruye a la Unidad Administrativa solicite

documentación para la formalización de la contratación. Unidad Administrativa

I. Recibida la documentación por el proveedor del bien, elabora y suscribe la orden de compra o remite la documentación a la Unidad Jurídica para la elaboración del contrato.






Contratación de artistas, locales y otros servicios relacionados con eventos de promoción cultural, efemérides y actos conmemorativos.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Unidad Solicitante I. Determina la contratación de artistas, locales y otros

servicios relacionados con eventos de promoción cultural, efemérides y actos conmemorativos.

II. Elabora las Especificaciones Técnicas. III. Requiere a la Unidad Administrativa la certificación

presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de inicio de proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite toda la documentación al RPA o RPC dando curso a la autorización de inicio del proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.






I. Recibida la documentación presentada por el proveedor, elabora y suscribe la orden de servicio o remite la documentación a la Unidad Jurídica para la elaboración del contrato.


I. Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función mediante resolución expresa y motivada, de acuerdo al

procedimiento establecido en el Artículo 7 de la Ley Nº2341.




Cursos de capacitación ofertados por Universidades, institutos, academias y otros, cuyas condiciones técnicas o académicas y económicas no sean definidas por la entidad contratante.


II. Adjunta la oferta académica de la universidad, instituto, academia u otros.

III. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria, el POA y PAC y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización de la capacitación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite toda la documentación al RPA o RPC para la autorización de inicio del proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.

RPA o RPC I. Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC cuando la contratación sea mayor a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) y si cuenta con la certificación presupuestaria.

II. Autoriza a la Unidad Administrativa la inscripción al curso. Unidad Administrativa

I. Inscribe a los servidores públicos a los cursos de capacitación

Unidad Solicitante I. Eleva informe dirigido al RPA o RPC, durante el curso o al finalizar el curso, para que la Unidad Administrativa realice el pago o pagos correspondientes.

La Contratación Directa de Bienes y Servicios provistos por Empresas Públicas, Empresas Públicas Nacionales Estratégicas, Empresas con Participación Estatal Mayoritaria, Entidades Financieras con Participación del Estado, Entidades Financieras del Estado o con participación Mayoritaria del Estado así como a sus Filiales o Subsidiarias.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Unidad Solicitante I. Elabora las Especificaciones Técnicas

II. Determina la contratación del bien o servicio provisto por una Empresa o Entidad, señalada en el parágrafo II del Artículo 72 de las NB-SABS, que cumpla con los criterios establecidos para su contratación.

III. Solicita a la Unidad Administrativa la certificación presupuestaria y al RPA o RPC, según corresponda, la autorización del inicio del proceso de contratación.


I. Verifica la documentación remitida por la Unidad Solicitante, emite la certificación presupuestaria y remite toda la documentación al RPA o RPC dando curso a la autorización de inicio de proceso de contratación, incluyendo el POA y PAC.



I. Invita en forma directa al proveedor del bien o servicio y remite la documentación al RPA o RPC, según corresponda, para la adjudicación.



I. Recibida la documentación presentada por el proveedor, elabora y suscribe la orden de compra, orden de servicio o remite la documentación a la Unidad Jurídica para la elaboración del contrato.





II. Efectúa la recepción verificando el cumplimiento de las condiciones de la contratación para emitir acta o informe de conformidad o disconformidad

Una vez formalizada la contratación, la información de la contratación será presentada

a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES.

SECCIÓN VII PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO 21 - UNIDAD ADMINISTRATIVA

La Unidad Administrativa del Tribunal Supremo Electoral, es la Dirección Nacional de

Administración cuyo máximo ejecutivo es el Director Nacional de Administración, en los

Tribunales Electorales Departamentales las Unidades Administrativas son las Jefaturas

Administrativa Financiera cuyo máximo ejecutivo son los Jefes de Sección

Administrativo Financiero y en los SERECI departamentales, son las Jefaturas

Administrativa Financiera cuyo máximo ejecutivo son los Jefes de Sección.

El Director Nacional y los Jefes de Sección señalados velarán por el cumplimiento de

las funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS.

ARTÍCULO 22 - UNIDADES SOLICITANTES

En el Órgano Electoral Plurinacional las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el

Organigrama adjunto al presente RE-SABS son:

TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL:

a) Secretaria de Cámara

b) Protocolo y Relaciones Internacionales

c) Unidad de Auditoría Interna

d) Unidad Técnica de Fiscalización

e) Unidad de Comunicación Institucional

f) Unidad de Geografía y Logística Electoral

g) Unidad de Transparencia y Control Social

h) Unidad de Archivo Central

i) Dirección Nacional de Administración

j) Dirección Nacional Jurídica

k) Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y la Comunicación

l) Dirección Nacional de Desarrollo Estratégico

m) Dirección Nacional Económica Financiera

n) Dirección Nacional de Procesos Electorales

o) Servicio de Registro Cívico- SERECI

p) Servicio Intercultural de Fortalecimiento Democrático - SIFDE

q) Jefaturas Departamentales

TRIBUNALES ELECTORALES DEPARTAMENTALES:

a) Jefatura de Sección Administrativa Financiera

b) Jefatura de Sección de Tecnologías

c) Unidad del Servicio Intercultural de Fortalecimiento Democrático

d) Unidad de Secretaria de Cámara

e) Unidad Legal

f) Unidad de Geografía y Logística Electoral

Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes

señaladas precedentemente, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas.

Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el

Artículo 35.- de las NB- SABS.

ARTÍCULO 23 - COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y /O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE)

La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA,

mediante memorándum de designación, dentro de los dos (2) días hábiles previos a la

presentación de cotizaciones o propuestas. La Comisión de Calificación deberá

conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad

Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante Memorándum,

designará un Responsable de Evaluación, dentro de los dos (2) días hábiles previos a

la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones

de la Comisión de Calificación.

La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirán las funciones

establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.

ARTÍCULO 24 - COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA

Será designada por el RPC, mediante memorándum de designación, dentro de los cinco

(5) días hábiles previos al acto de apertura de propuestas, y estará integrada por

servidores públicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante.

La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo38.-de las

NB-SABS.

ARTÍCULO 25 - COMISIÓN DE RECEPCIÓN

Será designada por la MAE o por el responsable delegado por éste (RPC, RPA o

Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante), mediante memorándum, dentro de los

dos (2) días hábiles previos a la recepción de bienes y servicios.

La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad

Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por

ésta (RPA o Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante), designará un

Responsable de Recepción, mediante Memorándum, que asumirá las funciones de la

Comisión de Recepción.

La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones

establecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS.

CAPÍTULO III SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

ARTÍCULO 26 - COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes:

a) Administración de Almacenes.

b) Administración de Activos Fijos Muebles.

c) Administración de Activos Fijos Inmuebles.

ARTÍCULO 27 - RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES

El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Director Nacional

de Administración mediante el Jefe de la Sección de Bienes y Servicios y en los

Tribunales Electorales Departamentales los Jefes de Sección Administrativo Financiero.

ARTÍCULO 28 - ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

El Órgano Electoral Plurinacional cuenta con un Almacén de Bienes de Consumo (TSE),

un Almacén de Material Valorado (TSE), 9 Almacenes de Bienes de Consumo, uno en

cada Tribunal Electoral Departamental, 9 Almacenes de Bienes de Consumo, uno en

cada Servicio de Registro Cívico Departamental.

Los Almacenes están a cargo del Oficial III de Almacenes en el Tribunal Supremo

Electoral y el Administrativo III de Almacenes en cada Tribunal Electoral Departamental.

El Almacén de Valores del Servicio de Registro Cívico SERECI, Oficina Nacional está a

cargo del Oficial III de Almacén de Valores y del Técnico I de Almacenes de Materiales

y Valores en cada departamento.

Las funciones de los Responsables de Almacenes son las siguientes:

a) Dirigir, coordinar y controlar la recepción, clasificación, mantenimiento y

despacho de materiales y suministros de acuerdo a requerimientos de las

dependencias de la institución, verificando el llenado de los comprobantes y

documentación de uso interno del almacén.

b) Registrar y actualizar los movimientos de inventario en el sistema de inventario

y control de almacenes.

c) Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los materiales y

suministros, así como del material valorado para su ingreso a almacenes.

d) Elaborar notas de ingreso y salida de materiales, suministros y valorados.

e) Organizar el kardex y control del movimiento de almacenes.

f) Realizar el levantamiento de inventarios y efectuar seguimiento a

inventariaciones y/o codificaciones realizadas por el personal de su

dependencia.

g) Elaborar un inventario final físico y valorado de existencias a finales de cada mes

y de cada gestión.

h) Adoptar medidas y normas de protección para evitar robos, pérdidas, daños,

accidentes, ingresos o salida de los mismos dentro y fuera de la entidad.

i) Determinar y certificar la inexistencia de materiales y suministros en el almacén.

j) Elaborar informes mensuales del movimiento físico (ingreso y salida) de

materiales y suministros del almacén general.

k) Asignar espacios con el propósito de facilitar la recepción y la entrega de

materiales y valores.

l) Determinar la cantidad para la reposición de existencias.

m) Efectuar la entrega física de materiales, comprobando que la calidad, cantidad y

características de los mismos correspondan a lo solicitado.

n) Otras tareas inherentes al cargo asignadas por el inmediato superior.

ARTÍCULO 29 - ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES

La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo del Director

Nacional de Administración cuyo responsable es el Profesional II de Activos Fijos

dependiente de la Sección de Bienes y Servicios del Tribunal Supremo Electoral y el

Jefe de Sección Administrativo Financiero en cada Tribunal Electoral Departamental y

en cada Servicio de Registro Cívico Departamental del Órgano Electoral Plurinacional.

Las funciones que cumplen los Responsables de Activos Fijos, Muebles e Inmuebles

son:

a) Realizar el registro, control y custodia de los activos fijos muebles e inmuebles

de propiedad de la institución.

b) Efectuar el registro de altas, estado actual, transferencias y bajas de los bienes

muebles y equipos de la institución

c) Elaborar el inventario físico valorado de los activos fijos (bienes, muebles y

equipos) de la institución de manera periódica.

d) Incorporar, desincorporar y transferir activos fijos de la institución conforme a

normas establecidas.

e) Gestionar la contratación de los seguros.

f) Atender los requerimientos de equipos, muebles y accesorios de las diferentes

unidades y registrar la entrega física de los bienes debidamente autorizados por

autoridad competente en el documento establecido para el efecto.

g) Elaborar y elevar a consideración y aprobación de la Máxima Autoridad de la

Unidad Administrativa, informes técnicos para la disposición y baja de bienes,

muebles e inmuebles de acuerdo a la normativa vigente

h) Mantener registros actualizados de los bienes de la institución en el Sistema de

Información de Activos Fijos - SIAF.

i) Realizar la asignación o entrega de activos fijos muebles a los servidores

públicos de la institución.

j) Mantener el derecho propietario de los bienes y efectuar el seguimiento y control

sobre el saneamiento de la documentación legal de los activos muebles e

inmuebles.

k) Codificar los bienes de uso para controlar su Distribución.

l) Otras tareas inherentes al cargo asignadas por el inmediato superior.

ARTÍCULO 30 - MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES

Los productos y/o resultados de las consultorías por producto solicitado a terceros por

el Tribunal Supremo Electoral y los Tribunales Electorales Departamentales del Órgano

Electoral Plurinacional serán registrados como propiedad de la entidad, así como el

software adquirido y/o desarrollado por personal de la Institución.

a) Consultorías Por Producto:

Una vez concluido el servicio los productos son remitidos a la Unidad Solicitante

con el fin de resguardo y uso.

b) Software:

Ingresa a la Unidad de activos fijos.

Se codifica.

Se asigna al funcionario responsable.

Se entrega la licencia y/o CD con las claves y pasword.

Una copia se queda en la Unidad de Activos Fijos.

CAPÍTULO IV SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

ARTÍCULO 31 - TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes:

a) Disposición Temporal con las modalidades de:

1. Arrendamiento

2. Préstamo de Uso o Comodato

b) Disposición Definitiva, con las modalidades de:

1. Enajenación

2. Permuta

ARTÍCULO 32 - RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES

El Responsable por la disposición de bienes es la Sala Plena del Tribunal Supremo

Electoral, y a nivel departamental la Sala Plena de los Tribunales Electorales

Departamentales quienes deberán precautelar el cumplimiento de lo establecido en el

Subsistema de Disposición de Bienes.

ARTÍCULO 33 - BAJA DE BIENES

La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la

exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos

procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artículo 235.- de

las NB-SABS, son los siguientes:

Disposición Definitiva de Bienes RESPONSABLE ACTIVIDAD

Unidad de Activos Fijos I. Identifica los bienes a ser sujetos del proceso de disposición.

Unidad Administrativa I. Instruye a la Unidad de Activos Fijos la emisión de un informe, identificando valor y documentación de respaldo, con las características de los bienes.

Unidad de Activos Fijos I. Elabora el informe técnico de conveniencia administrativa para la disposición de los bienes en el cual se debe identificar la modalidad de disposición de los bienes.

II. Remite antecedentes mediante la Unidad Administrativa a la Unidad Jurídica para informe legal.

Unidad Jurídica I. Emite informe de factibilidad legal. II. Elabora Proyecto de Resolución para la

Disposición de acuerdo al informe técnico y legal.

Unidad Administrativa I. Ejecuta el proceso de disposición de acuerdo al procedimiento establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

Unidad Administrativa I. Remite antecedentes del proceso de disposición a la Sala Plena.

II. Solicita la emisión de la resolución. Sala Plena I. Emite la Resolución de Baja. Secretaria de Cámara I. Devuelve a la Unidad Administrativa la

carpeta con dos ejemplares de la resolución de Baja.

Unidad Administrativa I. Instruye el registro de la baja de los activos. Unidad Administrativa I. Remite a la Unidad Financiera fotocopia

legalizada de la documentación contenida

en la carpeta y una copia original de la Resolución de Baja.

Unidad de Activos Fijos I. Con la documentación de respaldo, efectúa el registro de baja del activo en el sistema.

Unidad Financiera I. Instruye a la Unidad de Contabilidad la baja de bienes por el proceso de disposición.

Unidad de Contabilidad I. Elabora el Comprobante contable registrando la baja de acuerdo a lo establecido en la resolución.

Unidad Administrativa I. Procede a la destrucción y/o disposición de los bienes en cumplimiento a la resolución.

Hurto, robo o pérdida fortuita RESPONSABLE ACTIVIDAD

Responsable del Bien I. Si el hecho corresponde a hurto o robo, reporta el hecho en forma verbal a la Unidad Administrativa que corresponda.

II. Presenta la denuncia en la Policía Nacional. III. Solicita una certificación de la denuncia. IV. Presenta informe a la Unidad Administrativa,

adjuntando la documentación citada anteriormente.

V. Si el hecho corresponde a pérdida es fortuita, elabora informe con las evidencias de ello.

Unidad Administrativa I. Denuncia la pérdida a la Compañía Aseguradora.

II. Adjunta informe del funcionario responsable. III. Denuncia a la FELCC, adjuntando informe

del funcionario responsable. Unidad Administrativa I. Instruye a los funcionarios encargados se

verifique el hecho reportado y se proceda a la denuncia escrita a la Empresa Aseguradora.

II. Instruye a la Unidad de Activos Fijos la emisión de un informe, con las características del bien.

Unidad de Activos de Fijos

I. Presenta informe estableciendo las características técnicas del bien y el Responsable de su custodia y conservación.

Unidad Administrativa I. Efectúa la denuncia escrita a la Compañía Aseguradora adjuntando el informe y la certificación de la denuncia, presentados por el Responsable del bien, y el informe presentado por el Responsable de Activos Fijos.

II. Informa al Vocal Responsable del Área Administrativa el siniestro adjuntado una copia de todos los antecedentes

Vocal Responsable del Área Administrativa

I. Remite todos los antecedentes a la Unidad Jurídica e instruye la emisión de un informe legal y la presentación de la resolución de baja.

Unidad Jurídica I. Emite informe legal.

II. Elabora proyecto de resolución de baja y presenta toda la carpeta al Vocal Responsable del Área Administrativa.

Vocal Responsable del Área Administrativa

I. Presenta a consideración de la Sala Plana la resolución de baja.

Sala Plena I. Emite la resolución de baja. Secretaría de Cámara I. Devuelve a la Unidad Administrativa que

corresponda la carpeta con dos ejemplares de la resolución de baja.

Unidad Administrativa I. Instruye el registro de la baja de los activos. II. Remite a la Unidad Financiera fotocopia

legalizada de la documentación contenida en la carpeta y una copia original de la resolución de baja.

Unidad de Activos Fijos I. Con la documentación de respaldo, efectúa el registro de baja del activo en el sistema.

Unidad Financiera I. Instruye a Contabilidad: a. Cuando la baja es por disposición definitiva:

registrar la operación contable por la baja. b. Cuando la baja es cubierta por póliza de

seguros, registrar la operación contable por la baja y reposición del bien.

c. Cuando la baja es descontada de los haberes del funcionario responsable de la custodia del bien, registrar la operación contable por la baja del bien y descuento de haberes.

Unidad de Contabilidad I. Elabora el comprobante de contabilidad registrando la baja de acuerdo a lo establecido en la resolución.

Unidad de Activos Fijos I. Cuando el bien es repuesto, registra el ingreso del bien con el respaldo de la documentación por la compañía aseguradora.

Mermas, vencimiento, descomposiciones, alteraciones, deterioros o inutilización

RESPONSABLE ACTIVIDAD Unidad de Almacenes I. Identifica los bienes que son considerados

para baja. II. Presenta a la Unidad Administrativa, un

informe solicitando la baja, para lo cual detalla las características técnicas dichos bienes que se adecuan a lo descrito en el Artículo 235 del D.S.0181.

Unidad Administrativa I. Instruye la inspección in-situ de los bienes que hubiere sido detallado en el informe citado en el punto anterior, verificando si dichas observaciones a los bienes no fueron causados por mal uso.

II. Identifican los bienes que no estén en

condiciones de ser utilizados (toners, material de escritorio, papelería, material electoral, etc.), de acuerdo con las causales de baja establecidas en el Artículo 235 del D.S. 0181.

III. Verifica el estado reportado de aquellos bienes observados e instruye a la unidad correspondiente evaluar la posibilidad de rescatar en algún caso (previo mantenimiento) y darlos en calidad de donación, o intercambio por materiales fungibles que se utilizan en la Institución.

IV. Informa al Vocal Responsable del Área Administrativa, mediante informe pormenorizado con los antecedentes descritos en el informe de la unidad solicitante o responsable de unidad, la necesidad de efectuar la baja de los bienes mencionados.

Vocal Responsable del área Administrativa

I. Remite todos los antecedentes e instruye a la Unidad Jurídica la emisión de un informe legal y la presentación de una resolución de baja.

Unidad Jurídica I. Emite informe legal. II. Elabora proyecto de resolución de baja

III. Presenta toda la carpeta al Vocal responsable del área administrativa.

Vocal Responsable de Área Administrativa

I. Presenta a consideración de la Sala Plena la resolución de baja.

Sala Plena I. Emite la resolución de baja. Secretaría de Cámara I. Devuelve a la Unidad Administrativa que

corresponda la carpeta con dos ejemplares de la resolución de baja.

Unidad Administrativa I. Instruye el registro de la baja del material fungible.

II. Remite a la Unidad Financiera fotocopia legalizada de la documentación contenida en la carpeta y una copia original de la resolución de baja.

Unidad de Almacenes

I. Con la documentación de respaldo, efectúa el registro de baja de los bienes en el Sistema.

Unidad Financiera I. Instruye a la Unidad de Contabilidad, registrar la operación contable por la baja.

Unidad de Contabilidad I. Elabora el comprobante de contabilidad registrando la baja de acuerdo a lo establecido en la resolución respectiva.

Obsolescencia RESPONSABLE ACTIVIDAD

Servidor Público I. El responsable del bien de uso, solicitará mediante nota a la Unidad Especializada, dependiendo del tipo de bien, elabore un informe en el que determinará que el bien o bienes asignados son obsoletos, con el visto bueno de su inmediato superior.

II. Elabora informe dirigido a la Unidad Administrativa solicitando la baja respectiva por obsolescencia del bien a su cargo. El informe debe contar con el visto bueno de su inmediato superior y acompañado del Informe Técnico de la Unidad Especializada.

Unidad de Activos Fijos I. Verifica el estado de los bienes en cuestión. II. Elabora Informe dirigido a la máxima

autoridad de la Unidad Administrativa. Unidad Administrativa I. Autoriza, si corresponde, el retiro del bien y

su remisión al depósito respectivo para su posterior disposición y/o baja.

II. Elabora nota dirigida al Vocal del Área Administrativa, solicitando baja de los bienes mediante resolución, para lo cual deberá definir técnica y financieramente, si estos deben ser donados, rematados o desecharlos como desperdicio, considerando además, la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o que signifique un retorno económico. Para el efecto, elaborará el informe técnico con unidades específicas.

III. En caso de desecho como desperdicio, se levantara un acta que firmara el Director Nacional de Administración, Jefe de Bienes y Servicios y el Responsable de Activos Fijos en presencia de un Notario de Fe Pública.


I. Remite todos los antecedentes e instruye a la Unidad Jurídica la emisión de un informe legal y la presentación de una resolución de baja.

Unidad Jurídica I. Emite informe legal. II. Elabora proyecto de resolución de baja

III. Presenta toda la carpeta al Vocal responsable del área administrativa.


I. Presenta a consideración de la Sala Plena la resolución de baja.

Sala Plena I. Emite la resolución de baja.

Secretaría de Cámara I. Devuelve a la Unidad Administrativa que corresponda la carpeta con dos ejemplares de la resolución de baja.

Unidad Administrativa I. Instruye el registro de la baja del material

fungible. II. Remite a la Unidad Financiera fotocopia

legalizada de la documentación contenida en la carpeta y una copia original de la resolución de baja.

Unidad de Activos Fijos

I. Con la documentación de respaldo, efectúa el registro de baja de los bienes en el Sistema.

Unidad Financiera I. Instruye a la Unidad de Contabilidad, registrar la operación contable por la baja.


Desmantelamiento total o parcial de edificaciones RESPONSABLE ACTIVIDAD

Unidad Administrativa I. El Director Nacional de Administración, instruirá al Jefe de Bienes y Servicios la elaboración de un informe técnico de evaluación de la edificación a desmantelarse e informará y recomendando al Director Nacional de Administración aquellas partes e instalaciones del inmueble que se retiraran y el uso específico que se les dará.

Unidad Administrativa I. Autoriza por escrito la ejecución de las acciones sugerida por el Jefe de Bienes y Servicios.

II. Instruye al Responsable de Activos Fijos y/o Responsable de Bienes y Servicios para la verificación de los bienes obtenidos de los inmuebles a desmantelar.

Jefe de Bienes y Servicios y Responsable Activos Fijos

I. Concluida dicha verificación, se informara al Director Nacional de Administración y al Director Nacional Económico Financiero, para que se ajusten los registros tanto contables como físicos del bien desmantelado.

Siniestros RESPONSABLE ACTIVIDAD

Responsable del Bien I. Reporta el hecho en forma verbal a la Jefatura de Bienes y Servicios.

II. Presenta la denuncia en la unidad de Transito, Policía Nacional o Bomberos.

III. Solicita una certificación de la denuncia. IV. De ser posible, colecta evidencias del

siniestro y de los posibles responsables que lo causaron.

Unidad Administrativa I. Denuncia de forma verbal el siniestro a la

compañía aseguradora. Responsable del Bien I. Presenta informe a la Unidad Administrativa

que corresponda adjuntando denuncia a la Unidad de Tránsito o a la Policía Nacional o Bomberos, y su respectiva certificación así como las evidencias que posea.

Unidad Administrativa I. Remite documentos e instruye al personal que corresponda verifique el hecho reportado y procede a la denuncia escrita a la empresa aseguradora.

Unidad Administrativa I. Instruye a la Unidad de Activos Fijos o Almacenes la emisión de un informe, con las características del bien (cantidad, precio, estado, etc.)

Unidad de Activos Fijos o Almacenes

I. Presenta informe estableciendo las características técnicas del bien (cantidad, precio, estado, etc.) y el responsable de su custodia y conservación.

Unidad Administrativa I. Efectúa la denuncia escrita a la compañía aseguradora adjuntando el informe y la certificación de la denuncia así como el informe presentado por la Unidad de Activos Fijos o Almacenes.

Unidad Administrativa I. Informa al Vocal Responsable del área Administrativa el siniestro adjuntado una copia de todos los antecedentes.


I. Remite todos los antecedentes. II. Instruye a la Unidad Jurídica la emisión de un

informe legal y la elaboración del proyecto de resolución de baja.

III. Paralelamente, remite los antecedentes a la autoridad sumariante para el inicio del proceso disciplinario correspondiente.

Unidad Jurídica I. Emite informe legal. II. Elabora proyecto de resolución de baja.

III. Presenta toda la carpeta al Vocal responsable del Área Administrativa.


I. Presenta a consideración de la Sala Plena la Resolución de Baja.

Sala Plena I. Emite la Resolución de Baja Secretaría de Cámara I. Devuelve a la Unidad Administrativa que

corresponda la carpeta con dos ejemplares de la Resolución de Baja.

Unidad Administrativa I. Instruye el registro de la baja de los activos fijos o bienes de consumo, según corresponda.

Unidad Administrativa I. Remite a la Unidad Financiera fotocopia legalizada de la documentación contenida en la carpeta y una copia original de la Resolución de Baja.


I. Con la documentación de respaldo, efectúa el registro de baja del activo o bien de consumo en el Sistema.

Unidad Financiera I. Instruye a Contabilidad: a. Cuando la baja es por disposición

definitiva: registrar la operación contable por la baja.

b. Cuando la baja es cubierta por la compañía aseguradora: registrar la operación contable por la baja e imputa a cuenta por cobrar hasta la reposición del bien.

c. Cuando la baja es descontada de los haberes del funcionario responsable de la custodia del bien: registrar la operación contable por la baja del bien y descuento de haberes.



I. Cuando el bien es repuesto registra el ingreso del bien con el respaldo de la documentación por la compañía aseguradora.

reglamento especÍfico del sistema de …

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